Gestion et archivage du contenu Web

Enjeu

Le gouvernement du Canada (GC) doit s'assurer que l'information fournie dans le cadre du Web soit la plus exacte, la plus actuelle et la plus pertinente possible afin de communiquer aux Canadiens l'information à laquelle ils s'attendent et dont ils ont besoin.

Contexte

Les principes régissant la bonne gestion de l'information (GI) doivent s'appliquer à l'information qui est produite et utilisée à l'intérieur du GC, y compris le contenu Web. L'archivage du Web est une pratique exemplaire de GI qui rehaussera la visibilité et l'utilité du contenu Web actualisé, et qui aura une incidence positive sur la viabilité à long terme des sites Web du GC.

Le contenu Web peut se diviser en trois catégories :

• le contenu Web actuel désigne l'information à jour, pertinente et requise sur un site Web;
• le contenu Web archivé désigne l'information qui n'est plus d'actualité mais qui est conservée dans un site Web aux fins de consultation ou pour situer le contenu actuel dans son contexte;
• le contenu Web existant désigne l'information qui a été révisée ou remplacée par du contenu Web plus actuel et qui a été retirée du site pour être conservée dans le référentiel de l'organisation aux fins de la gestion des documents.

Directives

Pour gérer le contenu Web de manière efficace, les mesures suivantes s'appliquent :

1. Avant de déterminer le contenu Web à archiver, une évaluation de la totalité du site devrait être effectuée en profondeur. Il est recommandé que les institutions utilisent le processus de Réduction du contenu RID pour effectuer cette évaluation.
2. Un plan d'examen du contenu Web indiquant la durée de vie de tous les textes contenus dans le Web selon leur usage devrait être dressé, soulignant leur pertinence et leur actualité. Le plan devrait être accompagné d'un calendrier de conservation des contenus Web actuel et archivé.
3. Les gestionnaires de Web, les spécialistes fonctionnels de la GI et les responsables de processus doivent tous participer au processus d'examen et d'évaluation du contenu Web.
4. La délimitation des pouvoirs pour l'archivage du contenu Web doit être clairement établie, documentée et communiquée (par les responsables de processus, de concert avec les cadres supérieurs ministériels).
5. Les calendriers de conservation devraient clairement indiquer la date à laquelle le contenu Web archivé devrait être retiré du site Web de l'institution. Ces calendriers doivent être harmonisés avec les calendriers approuvés aux fins de conservation et d'élimination des documents.
6. Le contenu Web archivé doit porter clairement la mention (archivé) dans le site Web, conformément au Guide de mise en œuvre de la Norme sur l'accessibilité des sites Web. Ceci comprend la mise à jour des éléments de métadonnées.
7. Le site Web doit fournir des renseignements aux utilisateurs éventuels sur l'endroit où a été archivé le contenu Web et sur la façon d'y accéder, ainsi que sur la période durant laquelle ce contenu demeurera accessible en ligne.
8. Le plan d'examen du contenu Web doit comprendre les règles administratives documentées qui s'appliquent au contenu scientifique, d'une part, et au contenu général, d'autre part. Voici quelques exemples de règles administratives :

   1. Le contenu Web qui est également accessible par le biais d'un autre site doit être supprimé au lieu d'être archivé dans le Web. Des hyperliens ou des liens doivent plutôt diriger l'utilisateur vers l'autre site.

      p. ex., en ce qui concerne les RMR et les RPP : Les institutions pourraient conserver le rapport d'une ou de deux années précédentes afin de situer le RMR de l'année en cours dans son contexte. Les RMR et RPP des années antérieures devraient être accessibles dans le site des Publications du gouvernement du Canada.

   2. L'information ne doit pas être conservée dans le Web plus longtemps que l'information de base connexe ne doit y être conservée aux fins de la gestion des documents.

      p. ex., en ce qui concerne les rapports de divulgation proactive : l'information de base telle que les contrats, les états de frais de déplacement et les documents relatifs à la reclassification ont une durée de vie de cinq (5) ou six (6) ans. Par conséquent, les rapports de divulgation proactive ne devraient pas être conservés dans le Web pendant plus de six ans après la date à laquelle ils ont initialement été publiés. Ces rapports deviennent alors du contenu existant qui ne doit pas être archivé.

   3. Les limites de la capacité technique, les statistiques sur l'usage récent et la pertinence devraient tous être pris en compte lorsque l'on détermine la durée de temps pendant laquelle l'information devrait être gardée dans le Web :

      p. ex., en ce qui concerne les communiqués et les avis : les données analytiques indiquent que le taux de consultation en ligne chute de façon importante après deux ans. Les institutions devraient retirer les communiqués du contenu actuel de leur site web après deux ans. Rien ne les empêche de les conserver plus longtemps dans le contenu archivé ou leur référentiel aux fins de consultation interne et de gestion des documents.

   4. Dans les cas où une loi ou une politique exige que des documents particuliers soient accessibles à plus long terme, les institutions doivent fournir un avis qui avise les visiteurs que l'information a été retirée et que le contenu peur leur être communiqué sur demande.

Renseignements additionnels

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8^e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)