Gestion du courriel pour les employés

Enjeu

Le courriel est l'un des modes de communication les plus couramment employés au gouvernement du Canada (GC), donnant lieu à une importante quantité de renseignements électroniques en grande partie non gérés. L'absence de pratiques adéquates en matière de gestion de l'information pour les messages de courriel nuit à l'efficacité du processus décisionnel, à la transparence et à la reddition de comptes, et augmente les risques liés à la conservation et à l'élimination des renseignements. Il est nécessaire de clarifier les rôles et les responsabilités des employés du GC au regard des renseignements qu'ils créent, transmettent et reçoivent par courriel. Il faut également les orienter pour s'assurer qu'ils satisfont aux exigences du GC pour ce qui est du nettoyage de leurs comptes de courriel.

Nota : Aux fins du présent document, le terme « employé » désigne quiconque travaillant au gouvernement du Canada, y compris les employés occasionnels et les employés temporaires, de même que les consultants et les entrepreneurs.

Contexte

Toutes les ressources documentaires créées ou acquises au cours d'une période d'emploi au GC, quel qu'en soit le format ou le support, appartiennent à la Couronne. Ce principe s'applique également aux messages de courriel. Il incombe aux employés de déterminer si les renseignements créés ou reçus sous forme de courriel ont une valeur opérationnelle. La plupart des messages de courriel n'ont pas de valeur opérationnelle, sont considérés comme étant éphémères, et doivent être supprimés dans les meilleurs délais. Les courriels considérés comme ayant une valeur opérationnelle doivent être organisés, classifiés et stockés dans le dépôt indiqué.

Conseils

Les employés devraient suivre les procédures de gestion de l'information (GI) de leur organisation en ce qui concerne la gestion du courriel. En l'absence de procédures officielles, ils devraient mettre en œuvre les pratiques exemplaires énumérées ci-dessous, lesquelles ont servi à mettre au point la « Liste de contrôle pour le nettoyage des comptes de courriel » présentée à titre d'exemple à l'annexe A.

  1. Les employés sont responsables de la gestion des messages dans leur boîte de réception, dans les dossiers de messages envoyés et de messages supprimés, dans les dossiers qu'ils ont créés, ainsi que des pièces jointes dans le compte de courriel qui leur est attribué.
  2. Conformément à la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information, les employés doivent repérer et protéger les messages de courriel et les ressources documentaires à valeur opérationnelle connexes qui ont été créés, recueillis et stockés dans l'exercice de leurs fonctions, ainsi que repérer et éliminer les messages de courriel éphémères.
  3. Les employés devraient transférer dans les plus brefs délais les messages de courriel contenant de l'information à valeur opérationnelle au dépôt ministériel approprié, par exemple, GCDOCS ou l'équivalent. Afin que l'information à valeur opérationnelle soit accessible et correctement conservée et protégée, il est recommandé que les messages de courriel à valeur opérationnelle soient, dans la mesure du possible, transférés au dépôt ministériel dans un délai de 30 jours.
    • Les exemples de messages de courriel à valeur opérationnelle comprennent :
      • les messages faisant état d'une décision;
      • les communications directes avec les clients; et
      • les messages qui autorisent ou exécutent une transaction opérationnelle et dont la teneur n'est pas consignée ailleurs (p. ex., dans un système de gestion des ressources financières ou humaines).
  4. Les employés devraient supprimer régulièrement l'information éphémère.
    • Les exemples de messages de courriel éphémères comprennent :
      • les messages qui constituent des copies de renseignements utilisés uniquement pour des raisons de commodité et non à titre de documents officiels;
      • les messages utilisés pour des communications informelles (invitations à des réunions, demandes de dîners, messages de remerciement);
      • les messages informels qui ne sont pas requis comme preuve lors de l'élaboration d'un document;
      • les messages utilisés pour envoyer une pièce jointe dans la mesure où la pièce jointe est conservée dans le dépôt ministériel;
      • les messages qui sont des copies de l'information; et
      • les messages reçus au moyen d'une liste de distribution ou provenant de listes de diffusion électronique ou d'autres sources d'information par l'entremise d'Internet, et utilisés uniquement pour des raisons de commodité.
    • Les messages de courriel éphémères peuvent être supprimés quand l'information en question n'est plus utile
  5. Lorsqu'une demande est reçue en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une copie fidèle et complète des messages de courriel et des pièces jointes en réponse à cette demande doit être fournie au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Si des messages de courriel éphémères n'ont pas été éliminés avant la réception de la demande, et à laquelle ils sont pertinents, ceux-ci sont alors assujettis aux lois précitées et doivent conséquemment être considérés comme n'importe quel autre document et traités dans le cadre de la demande.

    Comme stipulé à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information, entraver le droit d'accès en détruisant des dossiers en prévision d'une demande d'accès ou lors du traitement d'une telle demande constitue une infraction.

    Une fois qu'une copie fidèle et complète de tous les messages de courriel et pièces jointes en réponse à une demande reçue en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été fournie au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les messages de courriel et les pièces jointes peuvent continuer d'être gérés selon la durée de leur cycle de vie habituel.

  6. Il est important de procéder régulièrement au nettoyage des comptes de courriel en consacrant cinq minutes par jour à la gestion des messages afin de contrôler le volume d'information, de protéger les ressources documentaires du ministère ayant une valeur opérationnelle, et d'accélérer la recherche et l'échange de renseignements pertinents. Une liste de contrôle est présentée à titre d'exemple à l'annexe A afin d'aider les employés à s'acquitter de cette tâche.
  7. Les employés ayant quitté une organisation devraient rediriger tous les messages de courriel concernant cette organisation au gestionnaire précédent.
  8. Les employés qui supervisent d'autres employés sont également responsables de prendre les mesures qui s'imposent pour que leurs subalternes comprennent les exigences de la Norme sur la gestion du courriel et se conforment à celles-ci. De plus, les gestionnaires doivent aviser l'autorité compétente des modifications au statut d'emploi des détenteurs de comptes de courriel dont ils sont responsables, selon les processus de gestion des ressources humaines de leur organisation.
  9. Les employés qui gèrent des comptes de courriel génériques devraient suivre ces mêmes pratiques exemplaires.

Autres conseils

Les employés qui ont des questions au sujet de la gestion de leur courriel devraient s'adresser à leur gestionnaire.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les notions fondamentales de la gestion de l'information, veuillez consulter la Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI) du SCT.

Renseignements additionnels

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

Annexe A - Liste de contrôle pour le nettoyage des comptes de courriel

Les employés sont responsables de la gestion courante de leur courriel.

Le nettoyage des comptes de courriel comporte quatre étapes :

  1. Trier les messages de courriel à des fins de nettoyage.
  2. Déterminer les messages de courriel qui doivent être conservés.
  3. Transférer les messages de courriel à valeur opérationnelle dans le dépôt ministériel.
  4. Supprimer les messages de courriel éphémères

1. Trier les messages de courriel à des fins de nettoyage

Les messages de courriel peuvent être triés de nombreuses manières. On peut recourir à autant de manières que possible afin de faciliter la récupération et de la suppression de l'information éphémère.

  • Tri selon le type de courriel
    • On peut supprimer les invitations à assister à des réunions et les accusés de réception.
    • On peut supprimer les messages de courriel reçus seulement à titre de CC (copie conforme) ou de CCI (copie conforme invisible).
  • Tri selon la conversation
    • Réponses à des messages de courriel : L'information est créée en double dans les fils de réponse. L'information en double est éphémère et peut être supprimée.
    • Messages de courriel en série : Le dernier message de courriel du fil contient toute l'information des messages précédents. Uniquement ce dernier message devrait être conservé. On peut supprimer tous les messages précédents dans le fil.
    • Réponses distinctes : Lorsque plusieurs destinataires ont répondu au message de courriel initial, seul le message initial peut être supprimé.
    • Les demandes de renseignements et les messages envoyés « à titre d'information » peuvent être supprimés quand ils ne sont plus nécessaires.
  • Tri selon l'expéditeur
    • Les messages de courriel envoyés dans le cadre de publipostages et de distribution à grande échelle au ministère, en provenance de comptes de courriel génériques et de listes de distribution ou de diffusion peuvent généralement être supprimés.
  • Tri selon la date
    • On peut trier les messages de courriel selon la date en commençant par le plus ancien. Certains messages anciens sont éphémères et peuvent être supprimés; cependant, il faut d'abord vérifier leur valeur opérationnelle.
  • Tri selon la taille
    • Les messages de courriel les plus volumineux ont probablement des pièces jointes. Les systèmes de messagerie électronique ne devraient pas servir à conserver des pièces jointes.
    • Si la pièce jointe est éphémère (référence ou version abrogée), le message de courriel peut être supprimé.
    • Si la pièce jointe est une ressource documentaire à valeur opérationnelle qui a été sauvegardée dans un dépôt ministériel, le message de courriel peut être supprimé.
    • Dans les cas où la pièce jointe a une valeur opérationnelle mais le message de courriel n'en a pas, la pièce jointe est sauvegardée dans le dépôt ministériel. Autrement, le message de courriel et la pièce jointe sont sauvegardés dans le dépôt ministériel.

2. Déterminer les messages de courriel qui doivent être conservés

Conformément à la Directive sur la tenue de documents, les messages de courriel contenant de l'information opérationnelle doivent être conservés. Il s'agit de messages :

  • Faisant état d'une décision.
  • Qui autorisent ou exécutent une transaction opérationnelle et dont la teneur n'est pas consignée ailleurs (p. ex., dans un système de gestion des ressources financières ou humaines).
  • Contiennent une communication directe avec des clients.

3. Transférer les messages de courriel à valeur opérationnelle dans le dépôt ministériel

Une fois le compte de courriel nettoyé, il est plus facile de le garder en ordre.

  • On recommande de transférer les messages de courriel contenant de l'information à valeur opérationnelle dans le dépôt ministériel dans un délai de 30 jours si possible, et de supprime l'information éphémère qui n'est plus nécessaire.
  • Il ne faut pas oublier de gérer le dossier « Éléments envoyés » de son compte de courriel.
  • Ne pas envoyer de pièces jointes. Dans la mesure du possible, il faut utiliser des liens menant aux dépôts ministériels où les documents sont conservés.

4. Supprimer les messages de courriel éphémères

On peut supprimer les messages de courriel éphémères de façon continue dès qu'ils ne sont plus nécessaires. Mise en garde : une copie fidèle et complète des messages éphémères en réponse à une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information doit être fournie au bureau de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels avant que ces messages soient supprimés.

Ne pas oublier!

  • Pour garder son compte de courriel en ordre, il suffit de consacrer cinq minutes chaque jour à la gestion de ses messages de courriel.
  • La responsabilité de sauvegarder un message de courriel contenant de l'information à valeur opérationnelle dans le dépôt ministériel incombe généralement à l'expéditeur du message de courriel.
  • La responsabilité de sauvegarder un message de courriel contenant de l'information à valeur opérationnelle provenant de l'extérieur du ministère ou de l'organisme incombe au récipiendaire du message de courriel.
  • On peut supprimer les messages de courriel éphémères dès qu'ils ne sont plus nécessaires.
  • On peut supprimer les messages de courriel de référence lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
  • Il est recommandé d'envoyer moins de messages de courriel éphémères. On peut téléphoner à ses collègues ou leur parler en personne.
  • Pour gérer ses messages de courriel, on peut tirer avantage des fonctions du système de messagerie électronique comme les règles de réacheminement automatique et les alertes. Pour obtenir de l'aide supplémentaire, on peut communiquer avec son Service de dépannage en TI.
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