Gestion du courriel pour les employés

Enjeu

Le courriel est l'un des modes de communication les plus couramment employés au gouvernement du Canada (GC), donnant lieu à une importante quantité de renseignements électroniques en grande partie non gérés. L'absence de pratiques adéquates en matière de gestion de l'information pour les messages de courriel nuit à l'efficacité du processus décisionnel, à la transparence et à la reddition de comptes, et augmente les risques liés à la conservation et à l'élimination des renseignements. Il est nécessaire de clarifier les rôles et les responsabilités des employés du GC au regard des renseignements qu'ils créent, transmettent et reçoivent par courriel. Il faut également les orienter pour s'assurer qu'ils satisfont aux exigences du GC pour ce qui est du nettoyage de leurs comptes de courriel.

Nota : Aux fins du présent document, le terme « employé » désigne quiconque travaillant au gouvernement du Canada, y compris les employés occasionnels et les employés temporaires, de même que les consultants et les entrepreneurs.

Contexte

Toutes les ressources documentaires créées ou acquises au cours d'une période d'emploi au GC, quel qu'en soit le format ou le support, appartiennent à la Couronne. Ce principe s'applique également aux messages de courriel. Il incombe aux employés de déterminer si les renseignements créés ou reçus sous forme de courriel ont une valeur opérationnelle. La plupart des messages de courriel n'ont pas de valeur opérationnelle, sont considérés comme étant éphémères, et doivent être supprimés dans les meilleurs délais. Les courriels considérés comme ayant une valeur opérationnelle doivent être organisés, classifiés et stockés dans le dépôt indiqué.

Conseils

Les employés devraient suivre les procédures de gestion de l'information (GI) de leur organisation en ce qui concerne la gestion du courriel. En l'absence de procédures officielles, ils devraient mettre en œuvre les pratiques exemplaires énumérées ci-dessous, lesquelles ont servi à mettre au point la « Liste de contrôle pour le nettoyage des comptes de courriel » présentée à titre d'exemple à l'annexe A.

1. Les employés sont responsables de la gestion des messages dans leur boîte de réception, dans les dossiers de messages envoyés et de messages supprimés, dans les dossiers qu'ils ont créés, ainsi que des pièces jointes dans le compte de courriel qui leur est attribué.
2. Conformément à la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information, les employés doivent repérer et protéger les messages de courriel et les ressources documentaires à valeur opérationnelle connexes qui ont été créés, recueillis et stockés dans l'exercice de leurs fonctions, ainsi que repérer et éliminer les messages de courriel éphémères.
3. Les employés devraient transférer dans les plus brefs délais les messages de courriel contenant de l'information à valeur opérationnelle au dépôt ministériel approprié, par exemple, GCDOCS ou l'équivalent. Afin que l'information à valeur opérationnelle soit accessible et correctement conservée et protégée, il est recommandé que les messages de courriel à valeur opérationnelle soient, dans la mesure du possible, transférés au dépôt ministériel dans un délai de 30 jours.
   • Les exemples de messages de courriel à valeur opérationnelle comprennent :
     • les messages faisant état d'une décision;
     • les communications directes avec les clients; et
     • les messages qui autorisent ou exécutent une transaction opérationnelle et dont la teneur n'est pas consignée ailleurs (p. ex., dans un système de gestion des ressources financières ou humaines).
4. Les employés devraient supprimer régulièrement l'information éphémère.
   • Les exemples de messages de courriel éphémères comprennent :
     • les messages qui constituent des copies de renseignements utilisés uniquement pour des raisons de commodité et non à titre de documents officiels;
     • les messages utilisés pour des communications informelles (invitations à des réunions, demandes de dîners, messages de remerciement);
     • les messages informels qui ne sont pas requis comme preuve lors de l'élaboration d'un document;
     • les messages utilisés pour envoyer une pièce jointe dans la mesure où la pièce jointe est conservée dans le dépôt ministériel;
     • les messages qui sont des copies de l'information; et
     • les messages reçus au moyen d'une liste de distribution ou provenant de listes de diffusion électronique ou d'autres sources d'information par l'entremise d'Internet, et utilisés uniquement pour des raisons de commodité.
   • Les messages de courriel éphémères peuvent être supprimés quand l'information en question n'est plus utile
5. Lorsqu'une demande est reçue en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une copie fidèle et complète des messages de courriel et des pièces jointes en réponse à cette demande doit être fournie au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Si des messages de courriel éphémères n'ont pas été éliminés avant la réception de la demande, et à laquelle ils sont pertinents, ceux-ci sont alors assujettis aux lois précitées et doivent conséquemment être considérés comme n'importe quel autre document et traités dans le cadre de la demande.

   Comme stipulé à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information, entraver le droit d'accès en détruisant des dossiers en prévision d'une demande d'accès ou lors du traitement d'une telle demande constitue une infraction.

   Une fois qu'une copie fidèle et complète de tous les messages de courriel et pièces jointes en réponse à une demande reçue en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été fournie au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les messages de courriel et les pièces jointes peuvent continuer d'être gérés selon la durée de leur cycle de vie habituel.

6. Il est important de procéder régulièrement au nettoyage des comptes de courriel en consacrant cinq minutes par jour à la gestion des messages afin de contrôler le volume d'information, de protéger les ressources documentaires du ministère ayant une valeur opérationnelle, et d'accélérer la recherche et l'échange de renseignements pertinents. Une liste de contrôle est présentée à titre d'exemple à l'annexe A afin d'aider les employés à s'acquitter de cette tâche.
7. Les employés ayant quitté une organisation devraient rediriger tous les messages de courriel concernant cette organisation au gestionnaire précédent.
8. Les employés qui supervisent d'autres employés sont également responsables de prendre les mesures qui s'imposent pour que leurs subalternes comprennent les exigences de la Norme sur la gestion du courriel et se conforment à celles-ci. De plus, les gestionnaires doivent aviser l'autorité compétente des modifications au statut d'emploi des détenteurs de comptes de courriel dont ils sont responsables, selon les processus de gestion des ressources humaines de leur organisation.
9. Les employés qui gèrent des comptes de courriel génériques devraient suivre ces mêmes pratiques exemplaires.

Autres conseils

Les employés qui ont des questions au sujet de la gestion de leur courriel devraient s'adresser à leur gestionnaire.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les notions fondamentales de la gestion de l'information, veuillez consulter la Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI) du SCT.

Renseignements additionnels

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8^e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

Annexe A - Liste de contrôle pour le nettoyage des comptes de courriel

Les employés sont responsables de la gestion courante de leur courriel.

Le nettoyage des comptes de courriel comporte quatre étapes :

1. Trier les messages de courriel à des fins de nettoyage.
2. Déterminer les messages de courriel qui doivent être conservés.
3. Transférer les messages de courriel à valeur opérationnelle dans le dépôt ministériel.
4. Supprimer les messages de courriel éphémères