| Planifier |
- Définir les besoins et la vision de l’organisation.
- Identifier les principaux intervenants.
- Compléter ou réviser une évaluation existante des besoins en matière de métadonnées (consulter l’Orientation sur l’évaluation des besoins en matière de métadonnées).
- Déterminer les niveaux de maturité des métadonnées actuels et ciblés (consulter l’Orientation sur l’évaluation des besoins en matière de métadonnées).
- Prescrire (c’est-à-dire adopter, adapter ou créer) les normes référentielles sur les métadonnées en fonction des besoins, en limitant l’élaboration de normes référentielles pour les métadonnées sur mesure (voir l’Orientation sur la prescription de normes référentielles sur les métadonnées et consulter le Répertoire des normes référentielles sur les métadonnées du gouvernement du Canada).
- Élaborer un plan de mise en œuvre par étapes.
- Planifier le changement organisationnel et culturel.
- Examiner les rôles, les processus et les organes de gouvernance établis et déterminer s’il est possible d’intégrer la gouvernance des métadonnées.
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- Les besoins organisationnels sont compris.
- Les intervenants sont identifiés.
- Les besoins organisationnels en matière de métadonnées sont compris (par exemple créer de nouvelles données, comprendre les données existantes, permettre le mouvement des données, accéder aux données, partager les données, etc.).
- Un accord sur l’état futur et la manière d’y parvenir est conclu.
- Les sources de métadonnées sont établies.
- Un plan de mise en œuvre est élaboré.
- L’évaluation de la protection de la vie privée est lancée en réponse aux besoins en matière de métadonnées et selon les conseils de l’équipe d’évaluation de la protection de la vie privée de l’organisation.
- Les métadonnées sont documentées selon les normes référentielles reconnues.
- Un référentiel pour l’hébergement/le catalogage des métadonnées est déterminé afin de garantir leur gestion tout au long de leur cycle de vie.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris.
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- Utilisateurs/gestionnaires organisationnels
- Gardiens
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Architectes de données
- Administrateurs de bases de données
- Organes de gouvernance des données
- Responsables des données
- Bibliothécaires
- Commanditaire exécutif/champion
- Gestionnaires de la communication et du changement
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| Créer, collecter, capturer |
- Obtenir, appliquer ou mapper les normes référentielles sur les métadonnées appropriées qui répondent aux exigences commerciales et techniques.
- Obtenir ou développer le profil d’application des métadonnées, le dictionnaire de données ou le glossaire, selon les besoins.
- Développer une architecture de métadonnées appropriée.
- Créer un modèle de données pour le dépôt de métadonnées.
- Développer des processus spécifiques de gouvernance des métadonnées, attribuer des rôles de gouvernance ou les intégrer dans la structure de gouvernance existante.
- Exploiter les sources de métadonnées et les architectures de l’information et de données existantes.
- Déterminer le format de fichier pour les métadonnées.
- Cerner et prendre en compte les risques et les problèmes liés au partage et à la publication des métadonnées.
- Veiller à ce que des mesures de qualité appropriées des métadonnées soient mises en place.
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- Les métadonnées sont normalisées.
- L’engagement organisationnel est garanti.
- Un accord sur la manière dont les métadonnées seront créées, maintenues, intégrées et accessibles.
- Une compréhension organisationnelle des termes commerciaux et de leur utilisation.
- Les concepts commerciaux et la terminologie des organisations, les définitions et les relations entre les termes sont documentés.
- Les métadonnées sont formatées de manière cohérente et les fichiers contenant des métadonnées sont interopérables.
- La gestion des métadonnées est intégrée dans les processus globaux de gouvernance des données OU de nouveaux processus de gouvernance sont mis en place s’il n’en existe pas.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris.
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- Utilisateurs/gestionnaires organisationnels
- Gardiens
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Architectes de données
- Administrateurs de bases de données
- Organes de gouvernance des données
- Commanditaire exécutif/champion
- Spécialistes externes du sujet/domaine
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| Organiser, stocker |
- Confirmer que la mise en œuvre des normes référentielles sur les métadonnées répond aux exigences commerciales et techniques.
- Veiller à ce que les métadonnées appliquées permettent aux fonds d’informations et de données d’être compris, gérés, découverts, consultés et utilisés par les utilisateurs de manière appropriée, facile et efficace.
- Intégrer des métadonnées provenant de diverses sources.
- Communiquer la nécessité et la valeur des métadonnées aux intervenants.
- Documenter les politiques, les procédures et les instructions de travail.
- Documenter les solutions de gestion des métadonnées.
- Veiller à ce que les systèmes/environnements techniques dans lesquels les métadonnées sont stockées répondent aux besoins actuels et prévus.
- Examiner la classification de sécurité des métadonnées afin de veiller à ce que des mesures de sécurité appropriées soient en place et que le niveau de sécurité du système soit suffisant.
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- Les similitudes et les différences entre les différentes ressources d’informations et de données sont comprises.
- Les normes référentielles sur les métadonnées qui ne sont plus adaptées sont supprimées.
- Les systèmes de métadonnées existants sont harmonisés, ce qui améliorer la valeur commerciale et l’utilisation.
- L’amélioration de l’intégration des métadonnées dans les processus opérationnels pertinents.
- La qualité, la cohérence, l’actualité et la sécurité des métadonnées sont assurées.
- L’organisation est engagée et désireuse de contribuer.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris.
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- Utilisateurs/gestionnaires organisationnels
- Gardiens
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Architectes de données
- Analystes organisationnels
- Analystes de systèmes
- Organes de gouvernance des données
- Gestionnaires de projets
- Bibliothécaires
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| Utiliser, réutiliser, diffuser |
- Veiller à ce que l’accès aux métadonnées requises soit maintenu, le cas échéant, pour les utilisateurs et les systèmes autorisés.
- Distribuer et fournir des métadonnées aux utilisateurs et aux systèmes autorisés, selon les besoins.
- Veiller à ce que les exigences en matière de qualité, d’accessibilité, de langues officielles, de respect de la vie privée et de sécurité soient respectées et surveillées, y compris la déclassification le cas échéant.
- Mettre en place des processus afin d’appuyer et de promouvoir le partage, la collecte, l’indexation, la réutilisation ou la publication appropriés des métadonnées, y compris par l’intermédiaire du Portail du gouvernement ouvert.
- Partager, réutiliser et publier les métadonnées conformément aux politiques en vigueur.
- Réviser régulièrement les politiques, les procédures et les instructions de travail qui les appuient.
- Interroger, rapporter et analyser les métadonnées.
- Obtenir des informations à partir de multiples sources de métadonnées.
- Suivre l’évolution de l’utilisation des métadonnées.
- Utiliser la dépersonnalisation pour protéger les renseignements personnels, le cas échéant.
- Organiser les métadonnées recueillies auprès des sources existantes (se reporter à la phase du cycle de vie « Organiser » ci-dessus).
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- Une méthode standard d’accès à l’information et aux données est fournie.
- Les métadonnées sont fournies aux consommateurs avec l’information et les données qu’elles décrivent, ainsi qu’aux systèmes ou aux outils qui en ont besoin.
- Les personnes chargées d’interpréter les métadonnées disposent des outils nécessaires pour le faire.
- Les métadonnées sont partagées et publiées de manière appropriée afin de faciliter la recherche d’informations et de données.
- Les métadonnées techniques sont intégrées aux métadonnées pertinentes relatives aux activités, aux processus et à la gérance.
- Les flux de travail sont rationalisés.
- Les métadonnées, ainsi que l’information et les données qu’elles décrivent, sont utilisées et réutilisées de manière efficace.
- Le contenu est compris de façon plus facile et plus précise.
- L’information et les données sont utilisées de manière cohérente.
- Le cheminement des données est documenté à mesure qu’elles passent d’un système à l’autre.
- La visibilité est assurée par un suivi de bout en bout.
- Une prise de décision plus efficace est facilitée.
- Une amélioration de la productivité.
- Une amélioration de la gestion des risques.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris.
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- Utilisateurs/gestionnaires organisationnels
- Gardiens
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Spécialistes des données ouvertes
- Organes de gouvernance des données
- Utilisateurs professionnels
- Utilisateurs techniques
- Développeurs d’applications
- Analystes de données
- Scientifiques des données
- Archivistes
- Bibliothécaires
- Clients
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| Maintenir, protéger, préserver |
- Appliquer des stratégies de gestion des métadonnées pour :
- maintenir l’état actuel des métadonnées ou l’améliorer (c’est-à-dire la qualité, l’état) lorsque cela est nécessaire pour mieux répondre aux besoins commerciaux et techniques actuels et futurs (par exemple l’automatisation);
- respecter les exigences en matière de langues officielles, d’accessibilité, de qualité des métadonnées, de sécurité et de respect de la vie privée;
- préserver et continuer à vérifier l’intégrité des métadonnées;
- protéger les métadonnées contre la perte et l’accès non autorisé, l’altération ou la destruction, en informant les utilisateurs de leur responsabilité de maintenir, de protéger et de préserver les métadonnées qui leur ont été confiées;
- mettre en œuvre des procédures efficaces de contrôle d’accès, en veillant à ce que les métadonnées classifiées et protégées ne soient mises à la disposition des personnes autorisées à y accéder qu’en cas de besoin, mais qu’elles ne soient pas restreintes inutilement;
- veiller à ce que les métadonnées soient préservées en utilisant des formats de fichiers non exclusifs;
- mettre en œuvre des processus ou des procédures permettant de déterminer quand et comment résoudre les problèmes de métadonnées incorrectes ou obsolètes;
- veiller à ce que toutes les phases du cycle de vie des métadonnées soient prises en compte lorsque les métadonnées sont modifiées de manière autorisée (par exemple les mises à jour).
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- La qualité et la cohérence des métadonnées sont maintenues ou améliorées si nécessaire.
- La disponibilité, l’accessibilité et la découvrabilité des métadonnées sont maintenues ou améliorées si nécessaire.
- Les possibilités d’automatisation (étiquetage, profilage, rapprochement sémantique, récolte) sont explorées.
- Les politiques, les procédures, la formation, les glossaires commerciaux et les dictionnaires de données sont examinés afin de veiller à ce qu’ils soient adaptés à l’objectif actuel, tandis que les activités de « recherche et d’exploration » sont en cours.
- Le marché est surveillé en ce qui concerne les nouveaux outils et/ou les nouvelles approches et/ou les cas d’utilisation supplémentaires cernés.
- Les métadonnées sont maintenues et conservent leur intégrité pendant toute la durée de leur application à l’information et aux données.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris.
- Les utilisateurs signalent les métadonnées incorrectes ou obsolètes et les métadonnées sont corrigées ou mises à jour en conséquence, le cas échéant.
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- Utilisateurs professionnels
- Utilisateurs techniques
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Organes de gouvernance des données
- Archivistes
- Bibliothécaires
- Responsables de processus
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| Éliminer |
- Assurer la liaison avec les utilisateurs professionnels et les autres intervenants lorsqu’il s’agit d’envisager le retrait/la migration des normes référentielles ou d’éliminer des métadonnées :
- le besoin de l’organisation d’utiliser les normes référentielles sur les métadonnées sélectionnée a changé de manière significative ou n’existe plus;
- les données décrites par les métadonnées ont atteint la fin de leur durée de vie utile et sont archivées ou détruites.
- Mettre en œuvre une mesure d’élimination.
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- Les métadonnées sont conservées, archivées ou éliminées conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et aux calendriers de conservation et d’élimination approuvés par les ministères.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris.
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- Utilisateurs professionnels
- Utilisateurs techniques
- Spécialistes de la gestion des documents
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Archivistes
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| Évaluer |
- Évaluer, en liaison avec l’utilisation et conformément à la stratégie de gestion de l’information et des données :
- l’incidence commerciale des métadonnées :
- valeur commerciale permanente et incidence opérationnelle de l’information et des données prises en charge,
- portée et fréquence d’utilisation,
- adaptation à l’objectif actuel,
- soutien à la prestation de services et d’opérations;
- l’incidence commerciale future des métadonnées :
- possibilités d’appuyer des cas d’utilisation supplémentaires,
- réalisation d’avantages mesurables,
- potentiel de réduction des risques,
- options de croissance et d’amélioration de la prestation de services (par exemple l’automatisation des processus);
- état des pratiques de gestion des métadonnées et des stratégies de gouvernance associées.
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- Les métadonnées sont évaluées (par les utilisateurs professionnels et techniques) afin d’examiner leur capacité à fournir des avantages actuels et futurs.
- Les pratiques de gestion des métadonnées font l’objet d’une vérification et d’une amélioration continue.
- La gouvernance de l’information et des données est appuyée.
- Des gains d’efficacité dans la gestion des métadonnées sont réalisés.
- Les rôles et les responsabilités sont attribués et compris, et les obligations de rendre compte sont respectées.
- Les activités futures du cycle de vie des métadonnées et les plans de gestion s’appuient sur les résultats et les enseignements tirés (voir la phase « Planifier » du cycle de vie, ci-dessus).
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- Utilisateurs professionnels
- Utilisateurs techniques
- Spécialistes de la gestion de l’information
- Spécialistes de la technologie de l’information
- Spécialistes de la sécurité de l’information
- Organes de gouvernance des données
- Spécialistes de la protection de la vie privée
- Responsables de processus
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