Amélioration de la prestation des services (APS) lignes directrices relatives au financement de 2017

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Avant-propos

Grâce au Programme d’établissement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), IRCC travaille avec plusieurs partenaires en vue d’assurer la prestation des services aux nouveaux arrivants au Canada, en plus d’appuyer leur intégration au sein des collectivités canadiennes.

Du financement consacré à l’amélioration de la prestation des services est actuellement offert dans le cadre du Programme d’établissement à l’aide d’un processus de déclaration d’intérêt (DI) en vue de projets qui abordent tout particulièrement les priorités, les principes et les résultats énumérés dans les présente lignes directrices relatives au financement.

La date prévue pour le début des projets sera le 1er avril 2018. Les projets dont le début est prévu pour le premier trimestre de 2018 pourraient être considérés. Tous les projets prendront fin au plus tard le 31 mars 2021.

IRCC compte entreprendre deux processus de DI au cours de chaque exercice financier (EF).

Ce document a pour but d’aider les demandeurs à comprendre le processus de DI et de les guider comme il se doit afin de remplir une lettre d’intérêt et la proposition subséquente (s’il y a lieu) en vue du financement consacré à l’APS en vertu du Programme d’établissement.

Afin d’accroître la capacité du Ministère d’innover au sein du secteur de l’établissement et de l’intégration, nous désirons faire participer les partenaires nouveaux et existants à l’élaboration d’approches novatrices en vue de mieux satisfaire aux besoins des clients nouveaux arrivants et de mieux appuyer le processus d’intégration.

Le montant de financement et la portée des activités qui seront appuyées par IRCC dépendront de la négociation satisfaisante d’une entente de contribution (EC). Toute dépense engagée avant la signature d’une EC par IRCC ou tout coût lié à la préparation d’une proposition ne sera pas remboursé.

Pour obtenir des précisions ou des réponses à des questions au sujet de ce processus, veuillez communiquer IRCC à l’adresse ADP@cic.gc.ca.

Remarque : Les demandeurs sélectionnés devront respecter les lois canadiennes sur la protection de la vie privée, comme la législation en matière de protection des renseignements personnels et d’accès à l'information en vigueur à l’échelle fédérale et provinciale/territoriale et/ou la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Les demandeurs devront aussi se conformer à toutes les exigences liées à la sécurité physique et électronique stipulées dans l’EC.

1. Le processus de déclaration d’intérêt (DI)

Le processus de DI vise à réduire le temps et l’effort requis par les demandeurs pour présenter une demande en exigeant des renseignements préliminaires par le truchement d’une lettre d’intérêt avant d’inviter les demandeurs à soumettre une proposition complète. Le processus de DI est employé pour aborder les priorités de programme et/ou les besoins émergents à l’aide d’une source de fonds particulière. Les projets recherchés à l’aide de ce processus permettront à IRCC de mettre à contribution les partenaires nouveaux et existants afin d’aborder les priorités particulières sur le plan de l’innovation et de l’expérimentation qui forment une partie de l’initiative d’APS plus vaste.

Seuls les demandeurs dont la proposition franchira une première étape de présélection (évaluation de la lettre d’intérêt) seront invités à une consultation initiale avec des représentants d’IRCC dans le but de faciliter l’élaboration et la présentation éventuelle d’une proposition complète, dans laquelle ils devront décrire en détail les activités proposées, le calendrier, les coûts, la faisabilité du projet, les méthodes d’évaluation et la façon dont le projet répond aux critères spécifiques liés à l’APS.

2. L’amélioration de la prestation des services (APS)

IRCC reconnaît que recommencer une nouvelle vie dans un autre pays peut s’avérer un processus difficile et que les services aux nouveaux arrivants devraient être livrés d’une manière qui reflète leur dignité et leurs forces. Par souci de mieux appuyer les nouveaux arrivants au Canada, IRCC aimerait également améliorer la communication de sorte que la bonne information puisse parvenir aux nouveaux arrivants en temps opportun.

Par conséquent, IRCC inaugure une voie de financement consacrée à l’amélioration de la prestation des services dans le but d’accroître l’efficacité et l’efficience du Programme d’établissement, s’articulant autour des principes et des approches de conception axée sur l’utilisateur.Note de bas de page 1 Cette voie de financement vise à améliorer notre compréhension des besoins des nouveaux arrivants ainsi que nos modes de prestation de services en réponse à ces besoins.

Plus particulièrement, IRCC aimerait obtenir de l’information sur l’efficacité des services d’établissement que nous offrons actuellement, ainsi que les méthodes fondées sur la preuve permettant d’améliorer la prestation des services. Les représentants d’IRCC travailleront en étroite collaboration avec les bénéficiaires de financement tout au long du cycle de vie des projets pour s’assurer de la disponibilité des soutiens nécessaires pour obtenir de solides éléments de preuve de l’état actuel de nos modèles de services et permettre de faire rapport sur les résultats, particulièrement lorsque ceux-ci ne correspondent pas à ce qui avait été prévu ou ne sont pas favorables.

IRCC reconnaît la valeur considérable qui découlera de la mise en œuvre de projets qui génèrent des pratiques exemplaires, cernent des leçons apprises et favorisent des améliorations aux services pouvant être appliquées par divers intervenants dans l’ensemble du secteur de l’établissement, tout en mettant l’accent principalement sur les clients du Programme d’établissement.

L’innovation par l’expérimentation

Une portion du financement consacré à l’APS sera allouée à des activités qui sont de nature expérimentale et qui font l’essai de nouvelles approches pour assurer la prestation des services d’établissement et/ou mesurer l’incidence des services/modèles précis sur les clients du Programme d’établissement. Les activités expérimentales pourraient comprendre :

  • l’essai et l’élaboration de programmes davantage axés sur les clients;
  • l’élaboration ou l’essai de nouveaux modèles de services;
  • l’atteinte de résultats plus ciblés pour les groupes de clients particuliers;
  • l’essai de modèles de prestation des services existants dans un nouveau contexte ou une nouvelle application;
  • l’analyse et les rapports sur les résultats positifs, négatifs et neutres.

3. Les exigences en matière de financement

3.1 Les bénéficiaires admissibles

Pour que CIC puisse atteindre son objectif visant à promouvoir l’intégration réussie des résidents permanents au Canada, des ententes de contribution peuvent être conclues avec les bénéficiaires admissibles suivants pour la prestation de services d’établissement :

  • les organismes sans but lucratif, y compris des organismes non gouvernementaux, des sociétés sans but lucratif, des groupes communautaires, des organismes-cadres, des organismes réglementaires et des autorités en matière d’apprentissage;
  • les établissements d’enseignement (y compris les conseils, les arrondissements et les divisions scolaires);
  • les particuliers;
  • les entreprises y compris celles qui offrent des services indirects (p. ex. les employeurs embauchant des nouveaux arrivants; les écoles de langue privées; les organisateurs de conférences; les entreprises d’élaboration d’outils, qu’elles soient des entreprises Web ou de production);
  • les gouvernements provinciaux/territoriaux et les administrations municipales;
  • les organismes internationaux.

3.2 Les clients admissibles

Les personnes suivantes peuvent avoir recours aux services d’établissement :

  • les résidents permanents du Canada;
  • les personnes protégées en vertu de l’article 95 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR);
  • les personnes sélectionnées, depuis le Canada ou l’étranger, en vue de la résidence permanente (en attendant les vérifications nécessaires) et qui en ont été informées par l’entremise d’une lettre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada;
  • les réfugiés au sens de la Convention et les personnes protégées qui sont à l’étranger et qui ont été sélectionnés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada en vue d’être réinstallés au Canada;
  • les travailleurs étrangers temporaires qui sont titulaires ou ont été approuvés en vue de l’octroi d’un permis de travail aux termes de l’article 112 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR) ou qui ont reçu une première approbation en vue de la résidence permanente aux termes de l’article 113 du RIPR.

Veuillez vous reporter aux modalités du Programme d’établissement pour obtenir de plus amples renseignements sur l’admissibilité des clients et des bénéficiaires.

3.3 Les priorités et les thèmes

Les priorités en matière d’APS

Les priorités suivantes sont celles que le Ministère cherche à aborder à l’aide de ce processus de déclaration d’intérêt relatif au financement consacré à l’APS et auxquelles les projets devront répondre afin d’être considérés à des fins de financement :

  1. L’acquisition linguistique
    Faire l’essai de modèles d’enseignement linguistique en milieu de travail ainsi que d’autres interventions linguistiques pour mieux comprendre lesquels sont le plus efficaces et efficients aux fins de l’apprentissage linguistique.
  2. L’emploi
    Appuyer l’intégration économique des nouveaux arrivants, en particulier des réfugiés, grâce à des interventions visant à améliorer les résultats sur le plan de l’emploi des nouveaux arrivants et à appuyer l’esprit d’entrepreneuriat des nouveaux arrivants.
  3. Le soutien de la jeunesse
    Faciliter l’intégration des jeunes nouveaux arrivants, spécialement des jeunes vulnérables, et se concentrer plus particulièrement sur le bien-être et la santé mentale, l’accès au marché du travail, l’accès à l’enseignement supérieur ainsi que les outils de soutien à 360 degrés.
  4. L’exploitation des bénévoles et l’appui du renforcement des capacités au sein du secteur de l’établissement
    Effectuer des investissements afin d’appuyer les fournisseurs de services pour tirer parti des bénévoles et générer des approches novatrices pour améliorer l’efficacité et l’efficience de la prestation des services, ainsi que de mieux répondre aux besoins des nouveaux arrivants.
  5. La rémunération au rendement
    Faire l’essai de modèles de rémunération au rendement, en particulier ceux qui sont axés sur les résultats en matière d’emploi et de perfectionnement linguistique.
  6. Le bien-être des nouveaux arrivants et les programmes visant à appuyer les clients vulnérables
    Accroître le bien-être, la dignité et les liens sociaux des nouveaux arrivants, et mettre en place d’autres programmes adaptés pour mieux répondre aux besoins uniques des clients vulnérables et des communautés (p. ex., les femmes, les nouveaux arrivants handicapés, la LGBTQ, les aînés, les minorités visibles, etc.).
  7. La recherche et l’analyse comme moteur de l’innovation et/ou la compréhension de l’expérience de l’utilisateur
    Effectuer de la recherche qui contribue à l’innovation dans la conception de services et de solutions de prestation et/ou qui se traduit par une meilleure compréhension des besoins des nouveaux arrivants (les sondages, les entrevues, les observations des participants, les données ethnographiques, la conception quasi-expérimentale, l'économie comportementale et la théorie du nudge (incitation en douceur), etc.).

Au moment de soumettre une lettre d’intérêt et/ou une proposition, les demandeurs devraient considérer l’adaptabilité (la capacité de modifier la taille ou la portée) des activités peu importe la priorité abordée par le projet. Les demandeurs devront démontrer l’utilisation de méthodologies, par exemple : l’établissement de partenariats/renforcement des capacités, les approches novatrices, la conception axée sur l’utilisateur/les données comportementales, l’utilisation novatrice de technologies émergentes, les autres modes de prestation de services, les programmes adaptés, la recherche et les essais contrôlés aléatoires.

Thème lié à l’établissement : les services indirects

Malgré le fait que les activités financées au titre de la catégorie de l’APS puissent être offertes directement aux clients, le thème central de ces projets potentiels d’APS devrait être indirect, tout en privilégiant le développement des connaissances et le renforcement des capacités en ce qui a trait aux modèles de prestation des services nouveaux et existants. Plutôt que de se concentrer sur le résultat d’une activité en particulier, on mettra l’accent sur la capacité d’un projet d’assortir la méthode de prestation de services employée au résultat positif ou négatif obtenu par un client et d’approfondir notre compréhension des besoins des clients. Il existe aussi un intérêt à comprendre comment les modèles de prestation des services spécifiques pourraient être utiles à d’autres volets du secteur de l’établissement et, en bout de ligne, avantageux pour l’ensemble du Programme d’établissement. Pour cette raison, les projets et activités d’APS sont considérés comme faisant partie du thème des services indirects du Programme d’établissement, qui comprennent :

  • des occasions et ressources qui aident les collectivités, les employeurs, les organisations/institutions publiques et d’autres ordres de gouvernement à prendre part à l’établissement et à l’intégration, à favoriser la création de liens avec les nouveaux arrivants et à encourager la participation des immigrants à la société et à l’économie du Canada;
  • les soutiens et outils indirects pour assurer que le secteur de l’établissement offre des services novateurs et coordonnés aux clients;
  • l’adaptation des services d’établissement afin de répondre plus efficacement aux besoins des groupes uniques d’immigrants ou des communautés au sein desquelles ils s’établissent (p. ex., les nouveaux arrivants francophones dans les communautés francophones minoritaires).

Les clients admissibles au Programme d’établissement devraient être le principal groupe de clients à tirer parti de toutes les propositions.

3.4 Les principes de l’APS

Les principes directeurs qui se trouvent ci-après visent à appuyer les projets d’APS en ce qui a trait à leur conception et à leur mise en œuvre. Même si on ne s’attend pas à ce que les demandeurs abordent chacun de ces principes dans leur lettre d’intérêt, ces principes guideront l’examen des propositions de la part d’IRCC, et ils devraient être dûment considérés au cours de l’élaboration et de la mise en œuvre du projet. Ces principes aideront à orienter IRCC dans sa prise de décisions relatives à l’élaboration et au perfectionnement de mécanismes nouveaux et existants.

Il y’a un totale de 7 Principes de Projets :

L’impératif d’innovation

Prémisses : Le projet fait appel à des interventions et/ou à des approches novatrices pour servir les clients ou renforcer les capacités organisationnelles au sein du secteur de l’établissement d’une manière qui est susceptible de changer la façon dont les services d’établissement sont livrés tant à l’échelle locale que du programme.

Exemples de questions d’approfondissement : Les preuves fournies démontrent-elles clairement que le projet utilise de nouvelles méthodes? Le projet pourrait-il éventuellement être adapté en vue d’être appliqué ou reproduit à plus grande échelle? Le projet change-t-il la façon dont l’utilisateur/client se prévaut des services d’établissement?

Indicateurs : Il existe des preuves tangibles démontrant qu’on a fait preuve d’innovation pour aborder des lacunes et barrières concrètes dans la prestation de services aux nouveaux arrivants

L’orientation de l’utilisateur

Prémisses : La conception de projet tient compte d’une variété de perspectives et d’expériences des utilisateurs incluant celles des fournisseurs de services, des clients nouveaux arrivants ainsi que des intervenants de l’ensemble du secteur.

Exemples de questions d’approfondissement : Le projet sera-t-il conçu et adaptatif en fonction des utilisateurs finaux? Comment en fera-t-on la démonstration? Où se situent les boucles de rétroaction entre les utilisateurs et les approches/adaptations de prestation?

Indicateurs : Un accent manifeste est mis sur l’expérience de l’utilisateur dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation continue du projet.

Les résultats par l’innovation

Prémisses : Des améliorations seront apportées à la prestation de services grâce à l’innovation, qui peut inclure un processus d’essais et d’erreurs, donc la collecte d’observations et d’information sur le processus comme tel sera aussi essentielle que l’activité même.

Exemples de questions d’approfondissement : Quels processus sont en place pour saisir l’information pertinente liée aux méthodologies utilisées? L’information sera-t-elle pertinente et facile à diffuser? L’information sera-t-elle solide et exhaustive de telle sorte qu’IRCC pourrait modifier le programme à la suite de cette information?

Indicateurs : Un accent important est mis sur la tenue d’une évaluation continue de la méthodologie du projet, la définition du potentiel et des limites des différents processus et le recours à un solide cadre de présentation de rapports pour communiquer les progrès au sein d’IRCC

Une bonne intendance

Prémisses : Des activités novatrices peuvent se traduire par des changements imprévus à certains objectifs et activités de projet, cependant, les méthodes d’évaluation et de présentation de rapports seront des moyens à employer obligatoirement pour s’assurer que les fonds sont gérés de manière responsable et appropriée, même en cas de modifications des projets.

Exemples de questions d’approfondissement : Les projets respectent les exigences en matière de gestion financière et de présentation de rapports, conformément aux modalités de l’entente de contribution.

Indicateurs : Les fournisseurs de services nouveaux et existants sont prêts et/ou disposés à apporter tout changement nécessaire pour satisfaire aux exigences de présentation de rapports.

L’accent sur les résultats

Prémisses : Il faut évaluer plus efficacement les résultats uniques par type de client, activité et/ou modèle de service précis.

Exemples de questions d’approfondissement : Les résultats sont-ils clairement reconnaissables par type de client/activité/modèle de service? Les résultats peuvent-ils être clairement attribués à une intervention spécifique? L’information sur les résultats des clients est-elle accessible et facile à inclure dans un rapport? Les leçons apprises en cours de processus sont-elles documentées?

Indicateurs : Les résultats sont propres à un type de client, à une activité, à un modèle de service ou à une méthodologie en particulier et peuvent être efficacement inclus dans un rapport en tant que tels

La collaboration et l’établissement de relations

Prémisses : Le dédoublement des efforts devrait être évité et, au lieu, une approche axée sur la collaboration devrait être utilisée pour tirer des enseignements de l’expérience des partenaires nouveaux et existants.

Exemples de questions d’approfondissement : Existe-t-il des preuves de la mise à profit des partenariats nouveaux et existants afin d’accroître les chances de succès d’un projet? Quels types de relations ont été établis ou approfondis au cours du cycle de vie du projet? Les consultations ont-elles servi à orienter les changements à la conception du projet dès le début et durant tout son cycle de vie?

Indicateurs : La collaboration et l’établissement de relations occupent une place prééminente tout au long du cycle de vie du projet.

L’adaptabilité

Prémisses : Apporter un changement à l’orientation ou à l’approche d’un projet (« pivotement ») est encouragé à condition que la modification est justifiée à l’aide de preuves bien documentées et, tout particulièrement, si les modifications : augmenteront les probabilités de succès du projet; contribueront à la profondeur du projet; et/ou guideront les projets qui seront financés à l’avenir par IRCC par l’entremise du Programme d’établissement.

Exemples de questions d’approfondissement : Comment le besoin de changement sera-t-il défini? Comment ce besoin sera-t-il documenté et inclus dans un rapport? Comment s’effectuera le suivi de tout échec possible dans l’atteinte des résultats prévus? Qu’est-ce qui justifiera la modification d’une méthode ou d’une approche? Comment cela sera-t-il communiqué/ signalé à IRCC?

Indicateurs : Un processus de surveillance continue est en place pour les projets et, ce faisant, les pivotements sont signalés à IRCC et les « échecs » sont documentés en tant qu’éléments contribuant à l’ensemble de preuves et sont employés de manière proactive pour établir les nouveaux objectifs/ résultats à atteindre.

3.5 Les résultats des projets d’APS

Au bout du compte, les propositions de projet définitives soumises à IRCC doivent comprendre des jalons, des extrants/livrables et des indicateurs de rendement clairement définis. Toutes les propositions sélectionnées à des fins de financement doivent être conçues de manière à bien fonctionner à l’intérieur d’un solide cadre d’évaluation et de présentation de rapports, dans lequel les résultats fondés sur les preuves peuvent être facilement définis et extraits.

  • Toutes les propositions seront assujetties aux modalités du Programme d’établissement et, de même, doivent comprendre des éléments comme : un solide plan de mesure du rendement et d’évaluation (le recours à des évaluateurs indépendants est encouragé), en plus de démontrer une optimisation des ressources.

Pour recevoir du financement, les projets doivent aussi aborder un des résultats immédiats suivants, ainsi qu’un résultat intermédiaire :

  • Résultats immédiats
    • Des preuves accrues de modèles de services plus efficaces ou efficients – incluant des solutions technologiques
    • Des connaissances accrues au sujet des groupes clients/besoins particuliers des groupes clients
    • La participation accrue des partenaires nouveaux et existants
    • Un environnement davantage propice à l’innovation pour le secteur et IRCC – peut comprendre de la souplesse dans le financement, la mise à contribution des partenaires et la conception de services axés sur l’utilisateur.
  • Résultats intermédiaires
    • De meilleurs modèles de prestation des services
    • Des interventions plus adaptées aux groupes clients particuliers
    • De meilleurs partenariats
    • Une capacité accrue d’amélioration continue et d’innovation.

4. La marche à suivre pour présenter une demande

Examiner les documents de référence

Les Modalités des programmes d’établissement vous fourniront de l’information au sujet du Programme.

Phase 1

Étape 1 – Créer un compte

Pour soumettre une lettre d’intérêt dans le cadre de ce processus, vous devrez d’abord vous inscrire et créer un compte à partir du portail des partenaires du Système de subventions et de contributions (SSC) et obtenir un numéro d’ID d’organisation (si vous n'en avez pas déjà un) que vous utiliserez pour remplir votre lettre d’intérêt en ligne, ainsi que pour soumettre une proposition, si votre projet est retenu en vue de passer à la prochaine étape du processus.

Étape 2 – Remplir votre lettre d’intérêt

Une fois que vous aurez examiné tous les documents de référence et ouvert un compte à partir du portail en ligne d’IRCC, vous pouvez aller de l’avant. Soumettre une lettre d’intérêt. À l’aide de l’ID de votre organisation, suivez les instructions sur cette page pour remplir et soumettre votre lettre d’intérêt.

Ce formulaire sera disponible en ligne à compter de 8 h 00 HNE le lundi 14 novembre 2017 jusqu’à 17 h 00 HNE le mardi 28 novembre 2017.

Après avoir soumis votre lettre d’intérêt dans le cadre de ce processus, il vous sera impossible de la soumettre à nouveau ou d’y apporter des modifications.

Phase 2

Étape 3 – Participer à une consultation initiale (le cas échant)

Dans un délai de sept jours à partir du moment où on vous avise que vous serez invité à présenter une proposition complète, un agent d’IRCC communiquera avec vous en vue d’organiser une consultation initiale visant à faciliter la préparation de la demande/proposition. Cette consultation a pour but de renforcer l’harmonisation entre les activités proposées et les résultats qu’IRCC compte obtenir spécifiquement en lien avec l’APS ainsi qu’à faciliter le processus de présentation des propositions en ligne. Cet échange servira également d’occasion de gérer les attentes des demandeurs et d’IRCC, étant donné la nature unique de ce processus de financement et des résultats escomptés. Cette consultation initiale est optionnelle et, par conséquent, vous pouvez aller de l’avant et soumettre votre demande sans le concours d’un agent d’IRCC.

Étape 4 – Soumettre une demande complète (le cas échéant)

Dans un délai de trois semaines à partir de l’avis initial, vous devrez soumettre une proposition complète. On vous demandera de retourner au portail des partenaires du SSC et, à l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, de suivre les instructions afin de créer une demande complète.

Chaque partie de la demande en ligne accessible à l’aide du portail des partenaires doit être dûment remplie avant que vous puissiez soumettre la demande.

Cela comprend :

  • De l’information sur votre projet (comprenant sept sections : sommaire, justification, activités, sensibilisation et résultats, capacités, évaluation et budget);
  • Des documents obligatoires propres aux types de demandeurs énumérés ci-dessous :
    • Les institutions publiques (comme un conseil scolaire) et les niveaux de gouvernements non fédéraux :
      • une lettre de soutien de chaque partenaire financier.
    • Les autres organisations :
      • le plus récent rapport annuel
      • des états financiers complets incluant des renseignements comparatifs pour les deux derniers exercices financiers (vérifiés, de préférence);
      • les noms des personnes siégeant à votre conseil d’administration;
      • au moins un élément parmi ceux-ci : un acte constitutif, les règlements administratifs, une lettre de constitution en société ou un instrument de gouvernance semblable;
      • une lettre de soutien de chaque partenaire financier.
    • Les particuliers :
      • votre curriculum vitæ;
      • une preuve de votre statut de citoyenneté canadienne ou de votre statut de résident permanent;
      • une lettre de soutien de chaque partenaire financier.

Les demandeurs devraient soumettre des demandes distinctes lorsque :

  • L’ampleur des activités et des résultats connexes est trop divergente pour que ceux-ci puissent être expliqués de façon claire et logique dans une seule proposition.

Le processus de présentation des demandes

Version texte: image du processus de présentation des demandes décrite ci-dessous
Le processus de présentation des demandes

En Commencent avec la première phase, dans laquelle la première étape est de créer un compte à partir du portail des partenaires du SSC afin d’obtenir un ID d’organisation. La seconde étape est de remplir et soumettre votre lettre d’intérêt en ligne entre le 14 et le 28 novembre 2017. Suivant la deuxième étape, attendais de recevoir un avis d’IRCC sur les résultats de votre proposition et indiquant si votre projet proposé a été retenu en vue de passer à la phase 2 ou s’il ne sera plus considéré dans le cadre du processus.

Si vous recevez une décision positive, vous avancerez à la phase 2, dans laquelle la troisième étape sera la consultation initiale (dans un délai de deux semaines à partir de l’avis), en suivant avec la quatrième étape qui est de Soumettre une demande complète. Si vous recevez une décision négative, votre demande sera retirée du processus et ne sera plus considérée.

5. Le processus d’évaluation

Tous les projets doivent inclure des jalons et extrants/livrables clairement définis. De plus, toutes les propositions qui seront choisies à des fins de financement doivent être conçues de manière à bien fonctionner à l’intérieur d’un solide cadre de présentation de rapports, dans lequel les résultats fondés sur les preuves peuvent être facilement définis.

Les propositions seront évaluées en fonction de leur capacité globale, de leur harmonisation avec les priorités, de la pertinence des extrants/livrables du projet, de la qualité du rendement et de la stratégie de mesure des résultats, du plan d’évaluation et de l’optimisation des ressources. Cependant, une bonne intendance viendra compléter une tolérance aux risques élargie qui reconnaît les défis uniques des projets novateurs.

Les demandeurs doivent démontrer des capacités, des connaissances et de l’expérience dans au moins un des domaines suivants :

  • le secteur de l’établissement;
  • l’innovation – une conception axée sur l’utilisateur, une conception expérimentale, des données comportementales et des solutions ou services basés sur la technologie, etc.;
  • la recherche;
  • les partenariats et la création de liens.

5.1 L’examen des lettres d’intérêt

Les lettres d’intérêt feront l’objet d’un premier processus de présélection pour évaluer :

  • l’harmonisation du projet avec au moins une des priorités en matière d’APS;
  • l’harmonisation du projet avec au moins un résultat immédiat et un résultat intermédiaire exigé pour l’APS;
  • le besoin global du projet décrit/des activités décrites;
  • dans quelle mesure les activités proposées sont pertinentes pour les nouveaux arrivants et le Programme d’établissement;
  • la capacité globale du demandeur d’exécuter le projet;
  • la faisabilité de la mise en œuvre du projet dans les délais prescrits;
  • le caractère approprié des techniques et des méthodologies décrites;
  • le potentiel d’innovation du projet au sein d’un ensemble de programmes en matière d’établissement;
  • le potentiel du projet d’ajouter de la valeur à la base de connaissances et de preuves d’IRCC pour accroître l’efficacité et l’efficience au sein du Programme d’établissement.

5.2 L’évaluation des demandes complètes

Les demandes complètes (phase 2) présentées en vue du financement consacré à l’APS seront évaluées à l’aide des critères suivants :

Pertinence du projet : 40 % de la note globale

  • Le besoin d’harmoniser et l’harmonisation même du projet avec les priorités d’APS sont clairs et appuyés par des preuves. Il existe un/des objectif(s) de projet ayant un/des lien(s) clairs au thème des services indirects d’IRCC;
  • Les activités de projet abordent tous les aspects du projet, ne révèlent aucune lacune majeure et les activités sont toutes pertinentes pour l’achèvement réussi du projet;
  • Le projet aborde efficacement au moins une des priorités établies pour ce processus de financement;
  • Les résultats du projet s’harmonisent avec au moins un des résultats visés par IRCC établis pour cette initiative d’APS.

Potentiel de succès : 35 % de la note globale

  • Le demandeur a la capacité, l’expérience, les connaissances contextuelles et les partenaires appropriés (le cas échéant) pour exécuter le projet;
  • La stratégie de mobilisation/participation des clients cibles est suffisante et appropriée;
  • Chaque résultat est mesurable et appuyé par un plan de mesure du rendement efficace;
  • Un plan est en place pour surveiller le rendement global du projet et évaluer les résultats du projet;
  • L’expérience du demandeur : l’organisation existe depuis plus de deux ans ou la personne possède au moins trois ans d’expérience, ce qui fait qu’ils ont les qualifications nécessaires pour exécuter le projet.

Rapport coût-efficacité du projet : 25 % de la note globale

  • Le budget proposé est équilibré. Tous les coûts et les revenus liés au projet ont été ventilés et expliqués;
  • Les coûts du projet correspondent aux coûts moyens à prévoir pour des services semblables. Le demandeur démontre une utilisation adéquate et responsable des fonds liés à l’administration et à la prestation de programme.

Les éléments suivants seront également pris en compte tout au long de l’évaluation globale de la proposition :

  • Capacité organisationnelle – Le demandeur démontre qu’il possède la capacité organisationnelle voulue et que les systèmes de régie nécessaires sont en place pour entreprendre le projet proposé.
  • Expérience acquise – Le demandeur possède des antécédents et une expertise en gestion de projets ayant une portée, une faisabilité et des activités proposées similaires.

Les recommandations et décisions en matière de financement seront fondées sur la note globale découlant de l’évaluation de la proposition et les considérations ministérielles, comme la couverture du service basé sur les priorités énumérées, la distribution géographique, l’innovation et le financement disponible.

6. Les normes de service et la communication avec IRCC

IRCC tiendra les demandeurs au courant de l’état d’avancement du traitement de leur demande à chaque étape du processus de DI et conformément aux normes suivantes :

L’accusé de réception

Dans les 7 jours suivant la fermeture du processus : Sur réception de votre lettre d’intérêt, IRCC vous fera parvenir par courriel un message confirmation la réception de votre lettre.

L’admissibilité à procéder

Dans les 25 jours suivant la fermeture du processus (phase 1) : IRCC vous fera parvenir une confirmation écrite vous indiquant si votre lettre d’intérêt a franchi ou non avec succès l’étape de présélection initiale.

Dans les 60 jours suivant la fermeture du processus (phase 2) : Sur réception d’une proposition complète, IRCC vous fera parvenir par courriel un avis automatique confirmant la réception de votre proposition complète.

La décision

Dans les 110 jours suivant la fermeture du processus (phase 2) : IRCC fera parvenir au demandeur un avis lui indiquant si le Ministère est intéressé ou non à amorcer un processus de négociations avec lui, ou si IRCC a besoin de plus de temps avant d’être en mesure d’émettre une décision quelconque (positive ou négative).

À moins d’avis contraire, ces confirmations seront communiquées par voie électronique. Pour obtenir de plus amples précisions ou pour poser des questions, veuillez communiquer avec IRCC à l’adresse ADP@cic.gc.ca.

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