Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2015-2016

Table des matières

• Partie I—Loi sur l’accès à l’information
• Introduction
• À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
• Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Activités et réalisations
  • I. Rendement
  • II. Initiatives
  • III. Promotion, sensibilisation et formation
• Aperçu statistique
  • I. Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information
  • II. Sources des demandes
  • III. Règlement des demandes traitées
  • IV. Motifs d’exception invoqués
  • V. Consultations
  • VI. Prorogations
  • VII. Délai de traitement
  • VIII. Plaintes
  • IX. Appels devant la Cour fédérale
  • X. Demandes d’accès non officielles
• Annexe A : Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe B : Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Partie II—Loi sur la protection des renseignements personnels
• Introduction
• À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
• Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Activités et réalisations
  • I. Rendement
  • II. Initiatives
  • III. Promotion, sensibilisation et formation
• Aperçu statistique
  • I. Demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • II. Règlement des demandes traitées
  • III. Motifs d’exception invoqués
  • IV. Communication de renseignements personnels en application du paragraphe 8(2)
  • V. Consultations
  • VI. Prorogations
  • VII. Délai de traitement
  • VIII. Plaintes
  • IX. Atteintes à la vie privée
  • X. Appels devant la Cour fédérale
  • XI. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe C : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Partie I—Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 22^e rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi au cours de l’exercice allant du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication. La Loi prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions indispensables à ce droit doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Suivant l’article 72 de la Loi, à la fin de l’exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière d’accès à l’information au cours de la période de référence 2015-2016.

À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Le 5 novembre 2015, dans une déclaration du Bureau du Conseil privé, il a été confirmé que Citoyenneté et Immigration Canada porterait dorénavant le nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Ce changement de titre traduit les responsabilités du nouveau ministre, tout en reconnaissant la grande et longue tradition du Canada en matière d’aide aux réfugiés.

IRCC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et d’enregistrement de la citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de bâtir un Canada plus fort. Le Canada est fier de sa tradition d’accueil des immigrants. Ses systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du Programme de Passeport (auparavant Passeport Canada) ainsi que l’application du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux ont été transférées d’Affaires mondiales Canada à IRCC.

IRCC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867, de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux.

Le travail accompli à IRCC englobe un large éventail d’activités, notamment :

• faciliter la venue des personnes et leur adaptation à la vie au Canada de manière à optimiser leur contribution au pays, tout en protégeant la santé des Canadiens et en assurant leur sécurité;
• perpétuer la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et promouvoir les droits et les responsabilités qui en découlent;
• veiller à l’application du Décret sur les passeports canadiens;
• favoriser l’adoption dans le monde de politiques migratoires qui concourront aux objectifs du Canada en matière d’aide humanitaire et d’immigration.

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des affaires ministérielles du Secteur des services ministériels. Elle veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, et son directeur agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités : Opérations; Cas et questions complexes; et Protection des renseignements personnels, politiques et gouvernance. Le gestionnaire de chacune des unités relève du directeur.

La Division de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes d’information présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information et offre un service rapide et de grande qualité aux demandeurs. La Division de l’AIPRP coordonne également les demandes présentées dans le cadre du Traité d’entraide judiciaire en matière pénale.

IRCC s’entoure d’un réseau de 34 agents de liaison de l’AIPRP, qui représentent les directions générales et les régions du ministère. Ces agents participent au traitement des demandes en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu’en présentant des recommandations relativement aux demandes.

Activités et réalisations

I. Rendement

Encore une fois, IRCC a reçu plus de demandes d’accès à l’information que toute autre institution fédérale. Au total, il a reçu 41 660 demandes d’accès à l’information en 2015-2016, ce qui représente une augmentation importante de 22 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. Ainsi, il s’agit d’une autre année record pour IRCC. Malgré cette hausse marquée de la charge de travail, le ministère a traité 40 107 demandes et a maintenu un taux de conformité élevé de 87,49 p. 100.

II. Initiatives

Pendant l’exercice 2015-2016, IRCC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d’améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur l’accès à l’information :

• mise en œuvre d’un rapport de rendement mensuel en vue de réduire les délais dans lesquels les directions générales répondent aux demandes de documents ministériels;
• restructuration des étapes de traitement liées à l’AIPRP de manière à mieux organiser et à accélérer le traitement des demandes;
• surveillance active de la réception et du traitement des dossiers sur une base hebdomadaire et mensuelle, réévaluation régulière des priorités et redistribution des charges de travail de façon à maintenir un taux de conformité élevé.

En outre, par le truchement de consultations officielles et informelles, IRCC continue de collaborer et de partager des pratiques exemplaires avec de nombreux organismes, tels que l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, Services publics et Approvisionnement Canada, Emploi et Développement social Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor et Affaires mondiales Canada.

Ces pratiques exemplaires visant l’amélioration et la modernisation de l’AIPRP se poursuivront en 2016-2017 et au cours des exercices suivants.

III. Promotion, sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice, la Division de l’AIPRP a continué de promouvoir la sensibilisation à l’AIPRP grâce à une variété de stratégies et de moyens, y compris :

• la distribution de messages promotionnels à l’échelle du ministère au moyen d’Aujourd’hui@IRCC, le bulletin de nouvelles électronique interne du ministère;
• l’examen de ses processus, qui a mené à la création d’une nouvelle formation de trois heures, intitulée « Comprendre et gérer les demandes d’AIPRP ». Cette formation s’adresse aux agents de liaison de l’AIPRP et à toute personne qui participe directement au processus de l’AIPRP. La formation permet de mieux comprendre les rôles et responsabilités de la Division de l’AIPRP, de l’agent de liaison et des divers agents ministériels dans le traitement d’une demande d’AIPRP. Environ 165 employés d’IRCC ont suivi la formation offerte dans le cadre de 12 séances;
• le lancement d’une nouvelle formation en ligne obligatoire, intitulée « Protection des renseignements personnels et accès à l’information à IRCC », à l’intention de tous les employés. La formation vise les répercussions des lois sur les activités du ministère, la façon de protéger la vie privée des particuliers, ainsi que les rôles et responsabilités de la Division de l’AIPRP et du personnel ministériel. Durant l’exercice, 2 919 employés ont suivi cette formation.

Au total, en 2015-2016, la Division de l’AIPRP a formé (en salle de classe et en ligne) environ 3 084 employés d’IRCC à l’échelle du Canada et à l’étranger.

Aperçu statistique

I. Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC demeure l’institution fédérale la plus consultée, ayant reçu un nombre sans précédent de 41 660 demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information entre le 1^er avril 2015 et le 31 mars 2016. Il s’agit d’une augmentation de près de 22 p. 100 par rapport à la période de référence précédente. Le nombre de demandes reçues par le ministère a plus que doublé au cours des cinq dernières années. La majorité des demandes d’accès à l’information reçues concernaient des dossiers de cas. IRCC gère cette hausse importante en améliorant continuellement son efficacité afin d’être en mesure de traiter les demandes dans les délais prescrits. Cela englobe notamment un effort concerté à l’échelle du ministère en vue d’améliorer le service à la clientèle aux divers secteurs de programme, de manière à réduire le nombre de demandes d’AIPRP qui sont reçues.

À mesure que le nombre de demandes augmente de façon exponentielle, le volume et la complexité des renseignements qu’il faut examiner augmentent eux aussi. En 2015-2016, IRCC a examiné plus 2 145 173 pages, soit une augmentation de 33 p. 100 par rapport à l’exercice précédent.

II. Sources des demandes

Le secteur des affaires (constitué principalement de consultants en immigration et d’avocats) demeure la plus importante source de demandes, étant à l’origine de 55 p. 100 de toutes les demandes. Le grand public a présenté 32 p. 100 des demandes. Les médias, les universités et les autres organismes sont à l’origine de 9 p. 100 des demandes. Les derniers 4 p. 100 proviennent de demandeurs qui ont refusé de s’identifier.

III. Règlement des demandes traitées

En 2015-2016, IRCC a traité 40 107 demandes. La Division de l’AIPRP a mis en place diverses mesures, notamment des séances d’information hebdomadaires auprès de la haute direction, dans le but de faire le suivi du nombre de demandes reçues et de veiller à ce que ces demandes soient traitées dans les délais prévus par la loi.

IRCC a fourni tous les renseignements demandés dans 10 650 cas (27 p. 100). Il a invoqué une exception pour 26 559 demandes (66 p. 100). Pour les 2 898 autres demandes (7 p. 100), soit aucun dossier n’existait, ou la demande a été transférée ou abandonnée, ou IRCC n’a pu ni confirmer ni infirmer l’existence de ces dossiers.

IV. Motifs d’exception invoqués

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur l’accès à l’information relevaient des trois dispositions suivantes :

• le paragraphe 19(1), qui vise à protéger les renseignements personnels, a été invoqué dans 18 388 cas (46 p. 100);
• le paragraphe 15(1), qui porte sur les relations internationales, la défense et les activités subversives, a été invoqué dans 8 885 cas (22 p. 100);
• le paragraphe 16(1), qui concerne l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 7 865 cas (20 p. 100).

Il convient de mentionner que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

V. Consultations

En plus de traiter les demandes qui lui ont été présentées directement au titre de la Loi sur l’accès à l’information, IRCC a été consulté par d’autres institutions fédérales dans 270 cas pour lesquels les documents relevant de ces institutions étaient en lien avec les activités d’IRCC.

VI. Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, ou si la demande concerne un volume important de documents et que l’observation du délai initial entravait de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

IRCC a obtenu un total de 954 prorogations au cours de la période de référence 2015-2016. Des prorogations ont été requises dans 332 cas pour permettre à IRCC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 593 autres cas, des prorogations ont été requises pour trouver de nombreux documents, effectuer des recherches dans ces documents, ou encore pour gérer l’arrivée des demandes, ce qui a nui aux opérations. Le ministère s’est également prévalu de 29 prorogations pour pouvoir donner un avis à un tiers.

VII. Délai de traitement

IRCC a traité 28 306 demandes (71 p. 100) en 30 jours ou moins, et 10 130 autres demandes (25 p. 100) dans un délai de 31 à 60 jours. Le ministère a traité 987 demandes (2 p. 100) dans un délai de 61 à 120 jours, tandis que 684 demandes (2 p. 100) ont exigé 121 jours ou plus.

VIII. Plaintes

Au cours de la période de référence 2015-2016, le Commissariat à l’information a avisé IRCC que 185 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins de 0,5 p. 100 de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité des plaintes étaient liées aux délais de traitement, aux prorogations et aux exceptions.

Au cours de la période visée par le rapport, 110 plaintes ont fait l’objet d’une enquête. De ce nombre, 47 ont été abandonnées, ont fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. Les 63 autres plaintes ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

IX. Appels devant la Cour fédérale

Au cours de l’exercice 2015-2016, aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information.

X. Demandes d’accès non officielles

En 2015-2016, IRCC a reçu 900 demandes d’accès non officielles visant des documents ministériels; ces documents avaient déjà été publiés sur le site Internet « Données ouvertes » du gouvernement du Canada, sous la rubrique « Divulgation proactive ».

Annexe A : Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période d’établissement de rapport : 01/04/2015 au 31/03/2016

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Remarque: Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seribt désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 - Frais

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Annexe B : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs : Loi sur l’accès à l’information et Règlement sur l’accès à l’information

Délégation

Partie II—Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 22^e rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice allant du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. La Loi protège aussi les renseignements personnels des particuliers en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès, ainsi qu’en conférant aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

Suivant l’article 72 de la Loi, à la fin de l’exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période de référence 2015-2016.

À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Le 5 novembre 2015, dans une déclaration du Bureau du Conseil privé, il a été confirmé que Citoyenneté et Immigration Canada porterait dorénavant le nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Ce changement de titre traduit les responsabilités du nouveau ministre, tout en reconnaissant la grande et longue tradition du Canada en matière d’aide aux réfugiés.

IRCC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et d’enregistrement de la citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de bâtir un Canada plus fort. Le Canada est fier de sa tradition d’accueil des immigrants. Ses systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du Programme de Passeport (auparavant Passeport Canada) ainsi que l’application du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux ont été transférées d’Affaires mondiales Canada à IRCC.

IRCC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867, de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux.

Le travail accompli à IRCC englobe un large éventail d’activités, notamment :

• faciliter la venue des personnes et leur adaptation à la vie au Canada de manière à optimiser leur contribution au pays, tout en protégeant la santé des Canadiens et en assurant leur sécurité;
• perpétuer la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et promouvoir les droits et les responsabilités qui en découlent;
• veiller à l’application du Décret sur les passeports canadiens;
• favoriser l’adoption dans le monde de politiques migratoires qui concourront aux objectifs du Canada en matière d’aide humanitaire et d’immigration.

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des affaires ministérielles du Secteur des services ministériels. Elle veille à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et son directeur agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités : Opérations; Cas et questions complexes; et Protection des renseignements personnels, politiques et gouvernance. Le gestionnaire de chacune des unités relève du directeur.

À son administration centrale à Ottawa, IRCC traite les demandes de communication de renseignements personnels, y compris les demandes provenant d’organismes d’enquête, ainsi que les demandes présentées dans le cadre du Traité d’entraide judiciaire en matière pénale.

IRCC s’entoure d’un réseau de 34 agents de liaison de l’AIPRP, qui représentent les directions générales et les régions du ministère. Ces agents participent au traitement des demandes en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu’en présentant des recommandations relativement aux demandes.

Activités et réalisations

I. Rendement

Au cours de l’exercice 2015-2016, IRCC a reçu 15 292 demandes de communication de renseignements personnels, soit une augmentation d’environ 11 p. 100 par rapport à l’exercice précédent.

II. Initiatives

Pendant l’exercice 2015-2016, IRCC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d’améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• création d’un nouveau rôle, à savoir celui de chef de la protection des renseignements personnels, chargé d’assurer un leadership et une orientation stratégiques pour les activités liées à la protection des renseignements personnels, ainsi que de veiller à la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein du ministère;
• élaboration du Cadre de protection de la vie privée, en vue de respecter les obligations du ministère en matière de protection de la vie privée et de favoriser une approche cohérente touchant la protection des renseignements personnels. Le cadre accroît la capacité d’IRCC de protéger la vie privée des personnes en conservant de façon sécurisée les renseignements personnels dont l’organisation est responsable;
• révision approfondie des Lignes directrices sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en vue de fournir une orientation stratégique et des conseils pratiques sur la façon de réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée à IRCC. Ces lignes directrices témoignent de l’engagement et de l’effort continu du ministère en vue d’atténuer les risques liés au traitement des renseignements personnels du public;
• réalisation d’un examen approfondi et d’une mise à jour des banques de renseignements personnels d’IRCC;
• mise à jour des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée à IRCC, en vue de faire face et de réagir efficacement aux atteintes à la vie privée. Le document décrit les rôles et responsabilités des diverses parties au sein du ministère, ainsi que les exigences en matière de notification à la suite d’importantes atteintes à la vie privée;
• surveillance active de la réception et du traitement des dossiers sur une base hebdomadaire et mensuelle, réévaluation régulière des priorités et redistribution des charges de travail de façon à maintenir un taux de conformité élevé.

En outre, par le truchement de consultations officielles et informelles, IRCC continue de collaborer et de partager des pratiques exemplaires avec de nombreux organismes, tels que l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, Services publics et Approvisionnement Canada, Emploi et Développement social Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Affaires mondiales Canada.

Ces pratiques exemplaires visant l’amélioration et la modernisation de l’AIPRP se poursuivront en 2016-2017 et au cours des exercices suivants.

III. Promotion, sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice, la Division de l’AIPRP a continué de promouvoir la sensibilisation à l’AIPRP grâce à une variété de stratégies et de moyens, y compris :

• la distribution de messages promotionnels au sujet de la protection des renseignements personnels à l’échelle du ministère, au moyen d’Aujourd’hui@IRCC, le bulletin de nouvelles électronique interne du ministère;
• le lancement d’une nouvelle formation en ligne obligatoire, intitulée « Protection des renseignements personnels et accès à l’information IRCC », à l’intention de tous les employés. La formation vise les répercussions des lois sur les activités du ministère, la façon de protéger la vie privée des particuliers, ainsi que les rôles et responsabilités de la Division de l’AIPRP et du personnel ministériel. Durant l’exercice, 2 919 employés ont suivi cette formation;
• la promotion et la célébration de la Journée de la protection des données le 28 janvier 2016, en organisant un kiosque d’information pour sensibiliser le personnel à l’importance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels;
• la présentation d’ateliers et de séances de sensibilisation dans le but d’accroître la connaissance et la compréhension des questions liées à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Au total, en 2015-2016, la Division de l’AIPRP a formé (en salle de classe et en ligne) environ 3 084 employés d’IRCC à l’échelle du Canada et à l’étranger.

Aperçu statistique

I. Demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016, IRCC a reçu 15 292 demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation d’environ 11 p. 100 par rapport à la période de référence précédente.

II. Règlement des demandes traitées

Le nombre de demandes reçues et traitées a augmenté considérablement : il a plus que triplé au cours des cinq dernières années. En 2015-2016, IRCC a traité 15 077 demandes. La Division de l’AIPRP a mis en place diverses mesures, notamment des séances d’information hebdomadaires auprès de la haute direction, dans le but de faire le suivi du nombre de demandes reçues et de veiller à ce que ces demandes soient traitées dans les délais prévus par la loi.

IRCC a fourni tous les renseignements demandés dans 2 810 cas (19 p. 100). Il a invoqué une exception pour 9 785 demandes (65 p. 100). Pour les 2 482 autres demandes (16 p. 100), soit aucun dossier n’existait, ou la demande a été transférée ou abandonnée, ou IRCC n’a pu ni confirmer ni infirmer l’existence de ces dossiers.

III. Motifs d’exception invoqués

La majorité des exceptions invoquées par IRCC relevaient de trois dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• l’article 26, qui vise à protéger les renseignements personnels, a été invoqué dans 6 549 cas (43 p. 100);
• l’article 21, qui porte sur les relations internationales, la défense et les activités subversives, a été invoqué dans 5 394 cas (36 p. 100);
• l’alinéa 22(1)b), qui concerne l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 2 820 cas (19 p. 100).

Il convient de mentionner que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

IV. Communication de renseignements personnels en application du paragraphe 8(2)

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels qui relèvent d’elle, sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

Au cours de la période visée par le présent rapport, IRCC a communiqué des renseignements personnels en application du paragraphe 8(2) dans ses réponses à 4 837 demandes provenant d’organismes d’enquête visés par l’alinéa 8(2)e).

Par ailleurs, huit demandes ont été faites en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et des renseignements personnels ont été communiqués pour six d’entre elles :

• Affaires mondiales Canada (AMC) a demandé à IRCC de lui communiquer les renseignements personnels de deux personnes afin de lui permettre de contacter des autorités dans un contexte où la sécurité d’un enfant était menacée. Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a été avisé après la communication des renseignements demandés, en raison de l’urgence de la situation;
• dans le cadre d’une deuxième demande, AMC a demandé les coordonnées des répondants figurant sur les demandes de passeport de deux personnes, afin d’aviser ces répondants du décès de deux Canadiens à l’étranger. Le CPVP a été avisé en même temps que les renseignements étaient communiqués à AMC, en raison de l’urgence de la situation;
• dans le cadre d’une autre demande, le ministre d’IRCC a communiqué des renseignements concernant un particulier. Ces renseignements comprenaient le nom, le statut d’immigrant et les motifs d’attribution du statut d’immigrant. Le CPVP a été avisé en même temps que les renseignements étaient communiqués. La communication de ces renseignements visait à protéger la sécurité des Canadiens;
• en réponse à une demande, IRCC a fourni les coordonnées d’un particulier au Tuteur et curateur public de l’Ontario, pour permettre à ce dernier de communiquer avec le particulier qui était le seul membre de la famille toujours en vie;
• l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) a présenté deux demandes. Dans un cas, l’Agence voulait obtenir les coordonnées (l’adresse, le numéro de téléphone ou tout autre mode de contact) de personnes ayant été à proximité d’une personne atteinte d’une maladie transmissible. Dans un autre cas, l’ASPC a demandé les noms, les dates de naissance, la ville de destination et les numéros de dossier d’immigration de personnes ayant été à proximité d’une personne atteinte d’une maladie transmissible. Dans le premier cas, le CPVP a été avisé en même temps que les renseignements étaient communiqués à l’ASPC. Dans le second cas, le CPVP a été avisé après la communication des renseignements demandés, en raison de l’urgence de la situation;
• les deux autres demandes ne satisfaisaient pas aux critères énoncés à l’alinéa 8(2)m).

V. Consultations

En plus de traiter les demandes présentées directement au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, IRCC a été consulté par d’autres institutions fédérales dans 46 cas, pour lesquels les dossiers de ces institutions étaient liés aux activités d’IRCC.

VI. Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, si des traductions sont requises, ou si la demande concerne un volume important de documents et que l’observation du délai initial entravait de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

IRCC a obtenu 157 prorogations au cours de l’exercice 2015-2016. Des prorogations ont été requises dans 39 cas pour permettre à IRCC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 118 autres cas, des prorogations ont été requises pour trouver de nombreux documents, effectuer des recherches dans ces documents, ou pour gérer l’arrivée des demandes, ce qui a nui aux opérations. Enfin, le ministère n’a invoqué aucune prorogation à des fins de traduction.

VII. Délai de traitement

Malgré la hausse considérable du nombre de demandes, IRCC a réussi à traiter la majorité d’entre elles en moins de 30 jours. IRCC a traité 10 465 demandes (69 p. 100) en 30 jours ou moins, et 4 080 autres demandes (27 p. 100) dans un délai de 31 à 60 jours. Le ministère a traité 303 demandes (2 p. 100) dans un délai de 61 à 120 jours, tandis que 229 demandes (2 p. 100) ont exigé 121 jours ou plus.

VIII. Plaintes

Pendant la période de référence 2015-2016, le CPVP a avisé le ministère que 14 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins de 0,5 p. 100 de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité des plaintes étaient liées aux délais de traitement.

Pendant la période visée, 17 plaintes ont fait l’objet d’une enquête. De ce nombre, six ont été abandonnées ou jugées sans fondement, et 11 ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

IX. Atteintes à la vie privée

Pendant l’exercice 2015-2016, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de 55 atteintes importantes à la vie privée. Un grand nombre de ces atteintes concernaient des lettres ou des courriels mal acheminés. IRCC surveille de près ces atteintes à la vie privée; il met en place des mesures de notification et des mesures correctives, car les renseignements relatifs au dossier d’une personne pourraient être utilisés à mauvais escient, possiblement pour commettre des vols d’identité.

Le secteur du programme a informé les personnes concernées et leur a envoyé des lettres d’excuses. La Division de l’AIPRP a offert des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, les hauts fonctionnaires sont informés de toutes les atteintes importantes à la vie privée, afin de faciliter les communications au sein du ministère et d’accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

X. Appels devant la Cour fédérale

Il y a eu un appel interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence 2015-2016. La Cour a tranché en faveur d’IRCC et, par conséquent, l’appel a été rejeté.

XI. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pour pouvoir remplir son mandat et assurer la prestation efficace de ses programmes et services, IRCC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la politique du SCT, le ministère effectue régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), qui lui permettent de déterminer si les programmes, initiatives ou projets ministériels nouveaux et actuels pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés présentent des risques à ce chapitre.

Au cours de l’exercice 2015-2016, IRCC a effectué sept ÉFVP. Elles sont résumées ci-dessous.

Loi renforçant la citoyenneté canadienne

Une ÉFVP a été réalisée en vue de l’application de la Loi renforçant la citoyenneté canadienne (LRCC), laquelle a reçu la sanction royale en juin 2014 et dont les dispositions finales sont entrées en vigueur le 11 juin 2015. La LRCC, qui constitue la première réforme majeure de la Loi sur la citoyenneté du Canada apportée en plus de 30 ans, a comme objectifs principaux de renforcer la valeur de la citoyenneté, d’accroître l’intégrité de programme et de lutter contre la fraude ainsi que d’accroître l’efficacité.

L’ÉFVP visait à cerner et à évaluer les répercussions possibles sur la vie privée associées à la mise en œuvre de la LRCC sur le Programme de citoyenneté d’IRCC. L’évaluation comprenait un examen des nouveaux pouvoirs pour l’échange d’information prévus dans la LRCC ainsi que dans le Règlement sur la citoyenneté et le Règlement n^o 2 sur la citoyenneté nouveaux et modifiés, de même qu’un examen de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels dans le cadre du processus de demande de citoyenneté actualisé d’IRCC.

L’ÉFVP a conclu que les risques d’atteinte à la vie privée associés à la mise en œuvre de la LRCC sont de modérés à faibles, et tous les risques d’atteinte à la vie privée définis par le truchement de l’ÉFVP sont gérés efficacement à l’aide des contrôles ministériels. En résumé, les personnes sont avisées à quelles fins serviront les renseignements personnels avant que l’on procède à leur collecte, et tous les renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués ou conservés par IRCC se limitent aux fins autorisées par la LRCC et ses dispositions réglementaires connexes.

Évaluation des diplômes d’études

L’exigence en matière d’évaluation des diplômes d’études (EDE) a été imposée pour la première fois dans le cadre de la modernisation du Programme des travailleurs qualifiés (fédéral) (PTQF), en mai 2013. Depuis, son application s’est élargie à d’autres programmes d’immigration économique et projets pilotes. Les rapports d’EDE, qui visent à vérifier l’authenticité du diplôme étranger obtenu par un demandeur d’immigration et à en attester l’équivalence au Canada, sont publiés par des organisations désignées par le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté. Dans le cadre du système Entrée express mis en place le 30 janvier 2015, les demandeurs qui s’inscrivent au PTQF doivent présenter dans leur profil en ligne leurs résultats d’EDE et le numéro de référence de leur rapport d’EDE.

Puisque le rapport d’EDE constitue une nouvelle exigence minimale à laquelle prennent part des organisations tierces, on a effectué une ÉFVP afin de cerner tout risque d’atteinte à la confidentialité des renseignements personnels et afin de déterminer les mesures d’atténuation qu’il convient de mettre en place. Pour offrir un service d’EDE, les organisations désignées recueillent des renseignements personnels sur les demandeurs éventuels, notamment la documentation relative à leurs diplômes, et s’efforce au cas par cas d’authentifier les diplômes étrangers et d’en déterminer la valeur équivalente au Canada. Une fois qu’une personne présente une demande dans le cadre d’un programme d’IRCC qui exige une EDE ou pour lequel on tient compte de l’EDE, les agents d’IRCC bénéficient d’un accès en ligne sécurisé aux bases de données des organisations désignées, ce qui leur permet de vérifier et de valider le rapport d’EDE du demandeur concerné. Les résultats de l’ÉFVP indiquent que les mécanismes mis en place par IRCC, comme les ententes de services conclues avec les organisations désignées par le ministre, offrent la protection des renseignements personnels qui est nécessaire. Les deux risques liés à l’accès aux renseignements personnels et à leur sécurité, mis en évidence dans le cadre de l’analyse associée à l’ÉFVP, sont considérés comme faibles, puisqu’on a mis en place des mesures d’atténuation appropriées qui permettent de réduire la possibilité que ces risques se produisent.

L’autorisation de voyage électronique

L’autorisation de voyage électronique (AVE) est une nouvelle exigence d’entrée que le Canada mettra en place pour renforcer la sécurité du périmètre nord-américain. En vertu de cette initiative, les citoyens de pays qui sont dispensés de visa pour entrer au Canada (à l’exclusion des citoyens des États-Unis et d’autres groupes exemptés, au nombre limité) doivent détenir une AVE pour entrer au Canada par avion ou y transiter. Cependant, jusqu’au 29 september 2016, les voyageurs qui n’ont pas d’AVE pourront monter à bord de leur avion, pourvu qu’ils aient des titres de voyage appropries, comme un passport.

Les objectifs du rapport d’ÉFVP visent à déterminer et décrire sommairement les mesures d’atténuation nécessaires pour éliminer tout risque pour la vie privée associé à la gestion des renseignements personnels recueillis auprès des demandeurs d’AVE. L’ÉFVP a aussi pour but de veiller à ce que le programme d’AVE ne recueille que la quantité minimale de renseignements personnels nécessaire pour évaluer l’admissibilité de la personne à entrer au Canada.

GCDOCS

L’objectif de l’ÉFVP pour GCDOCS est de cerner les risques liés à la protection de la vie privée associés à la mise en œuvre de GCDOCS. L’ÉFVP fournit des recommandations sous la forme de mesures d’atténuation pour réduire ou éliminer ces risques. GCDOCS constitue la norme pour le Système de gestion électronique des dossiers et des documents (SGEDD) du gouvernement du Canada et sera l’unique dépôt ministériel d’IRCC, en remplacement du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) et des disques partagés. GCDOCS appuiera les efforts d’IRCC en vue de se conformer à la Directive sur la tenue de documents du SCT du Canada. L’objectif à long terme est que GCDOCS soit le seul dépôt pour la gestion de l’information non structurée à IRCC.

Une analyse des facteurs relatifs à la vie privée, réalisée pour la mise en œuvre de GCDOCS, a fait ressortir certaines questions relatives à la protection de la vie privée, lesquelles présentent un niveau de risque allant de faible à moyen. Cette ÉFVP met l’accent sur la collecte, l’exactitude, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels qui peuvent être stockés dans GCDOCS. Certains risques d’entrave à la vie privée ont été cernés ainsi que des stratégies d’atténuation pour contrer ces risques.

Transition du Programme de passeport

Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du Programme de passeport (auparavant Passeport Canada) a été transférée du ministre des Affaires mondiales du Canada (AMC), anciennement connu sous le nom de ministre des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD), au ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada, anciennement connu sous le nom de ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada, tandis qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a été chargé de la prestation de la plupart des services de passeport au pays au nom d’IRCC. Les responsabilités d’EDSC en matière de prestation de services pour le Programme de passeport se limitent à son initiative Service Canada (SC).

Conformément à ce transfert, IRCC assumait la responsabilité liée au Programme de passeport, notamment la politique de programme, les décisions relatives à l’admissibilité au passeport, les refus et la révocation, et la gestion des frais d’administration à l’aide du fonds renouvelable. EDSC est devenu responsable de la majeure partie de la prestation de services au pays, notamment la réception de demandes en personne et par la poste, l’examen et le traitement, l’impression de documents et les centres d’appel. AMC continue d’offrir des services de passeport par l’intermédiaire de son réseau de points de service à l’étranger.

L’objectif de l’ÉFVP concernant la transition du Programme de passeport était de déterminer les processus opérationnels qui régiraient le programme à compter du 1er avril 2014. La portée de l’ÉFVP vise à expliquer les aspects qui ont changé dans le déroulement des opérations, à expliquer les aspects qui nécessitent des échanges de renseignements supplémentaires ou élargis entre les trois ministères et à expliquer la façon dont les trois ministères collaborent pour exécuter le Programme de passeport.

De nombreux risques décelés initialement dans l’ÉFVP menée au début de 2014 figuraient également dans des ÉFVP antérieures de Passeport Canada. Ces risques, ainsi que des risques supplémentaires prévus comme des conséquences de la transition, se sont avérés faibles. Ces risques ont récemment fait l’objet d’un nouvel examen afin de s’assurer qu’ils ont été atténués de manière adéquate ou que des stratégies d’atténuation ont été mises en place.

Pouvoir discrétionnaire de rejet

En vertu de l’article 22.1 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR), le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté peut déclarer qu’un étranger ne peut pas devenir résident temporaire pendant une période pouvant aller jusqu’à trois ans si ce dernier soulève des préoccupations liées à l’intérêt public. Ce pouvoir, appelé « pouvoir discrétionnaire de rejet », est entré en vigueur le 30 août 2013.

Des lignes directrices, publiées sur le site Web du ministère, offrent des exemples de comportements et d’activités qui peuvent attirer l’attention du ministre et l’inciter à exercer ce pouvoir (par exemple, si une personne fait la promotion du terrorisme ou incite à une haine susceptible d’entraîner des actes de violence envers des groupes vulnérables).

Une ÉFVP a été réalisée dans le but de déterminer si le recours au pouvoir discrétionnaire de rejet est conforme aux principes de protection de la vie privée et s’il existe des risques associés à la protection de la vie privée, et de formuler des recommandations pour atténuer ou éliminer ces risques, le cas échéant.

Le rapport d’ÉFVP relève quelques risques liés à la protection de la vie privée qui seront atténués ou éliminés en modifiant les fichiers de renseignements personnels existants. IRCC et l’ASFC modifient actuellement leurs fichiers de renseignements personnels pertinents en fonction du nouvel usage compatible établi de ces renseignements et pour y intégrer l’échange de renseignements personnels avec les transporteurs à des fins d’application de la LIPR et de son Règlement.

L’annexe au cas par cas entre le Canada et Le Royaume-Uni

L’annexe concerne l’échange de renseignements au cas par cas, aux termes du protocole d’entente entre le ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada, dans le cadre duquel le secrétaire d’État de l’Intérieur du Royaume-Uni est représenté par le Home Office concernant l’échange de renseignements.

Le 9 septembre 2015, le Canada a conclu une entente actualisée sur l’échange de renseignements avec le Royaume-Uni (R.-U.), qui permet l’échange de renseignements en matière d’immigration et de citoyenneté au cas par cas, pour aider à l’application et à l’exécution des lois des deux pays sur l’immigration et la citoyenneté. L’entente actualisée sur l’échange de renseignements tient compte de mesures modernisées de protection des renseignements personnels.

Une ÉFVP détaillée a été effectuée en 2015 afin de garantir que l’annexe concernant l’échange de renseignements au cas par cas était conforme aux exigences du Canada en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques qui s’y rattachent.

L’entente actualisée contient des dispositions protégeant les renseignements personnels selon des normes rigoureuses, conformément aux lois des deux pays.

Des mesures précises seront prises pour protéger les renseignements personnels, à savoir :

• veiller à ce que les procédures relatives à la conservation et à l’élimination des renseignements soient clairement établies;
• exiger que soient mis en place de solides mécanismes de suivi et de vérification du processus d’échange de renseignements pour s’assurer que les pays respectent les exigences en matière de sécurité des données et de protection des renseignements personnels;
• utiliser le chiffrement et d’autres outils de sécurité pour protéger les fichiers échangés;/li>
• procéder régulièrement à des examens et à des vérifications d’assurance de la qualité pour veiller au bon fonctionnement des mesures de protection des renseignements;
• consulter l’organisation responsable de la surveillance de la protection des renseignements personnels dans les deux pays, au besoin;
• veiller à ce que les personnes visées par l’échange de renseignements aient accès à leurs renseignements et puissent corriger les renseignements erronés;
• mettre en place des mesures pour s’assurer que les échanges sont nécessaires, pertinents et proportionnés, notamment en désignant des agents autorisés à échanger des renseignements.

Les stratégies d’atténuation vont être mises en œuvre concernant les risques indiqués dans l’ÉFVP, incluant la nécessité de documenter les rôles et les responsabilités, de désigner des responsables du programme, de désigner les agents autorisés à échanger des renseignements, d’améliorer les processus de notation, de préciser les procédures pour corriger les renseignements inexacts et de mettre à jour les fichiers de renseignements personnels pertinents.

Annexe C : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés er Citoyenneté Canada

Période d’établissement de rapport : 01/04/2015 au 31/03/2016

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Retards

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe D : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs : Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement sur la protection des renseignements personnels

Délégation

Légende

SM

Sous-ministre

SMASM / DGAM

SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives

SMAPSP / DGRE

SMA Associé(e), Politiques stratégiques et programmes / Directeur(trice) général(e), Recherche et évaluation

AIPRP / DIR

Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)

AIPRP / DGA CQC

Directeur(trice) adjoint(e), Unité des cas et questions complexes (CQC), (PM-06)

AIPRP / DGA OPS /
AIPRP / PM-05 OPS

Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS), (PM-06)
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-05 CQC

Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)

AIPRP / PM-04 OPS

Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-04 CQC

Administrateurs de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)

AIPRP / PM-03 OPS

Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-03 CQC

Agent(e) de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)