Vérification interne de l’administration des subventions et des contributions

Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Février 2016

Table des matières

Sommaire

Une vérification interne de l’administration des subventions et contributions était prévue dans le Plan de vérification fondé sur le risque 2013-2014 de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) approuvé par le sous-ministre sur recommandation du Comité ministériel de vérification.

Le but de cette vérification était de donner l’assurance du respect par CIC de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et des politiques et autres instruments ministériels applicables. Cette vérification devait aussi permettre d’évaluer les pratiques de gestion adoptées par les bénéficiaires pour favoriser l’exécution efficace des programmes.

Pourquoi est-ce important?

Les paiements de transfert sont un outil privilégié par le gouvernement du Canada pour atteindre ses grands objectifs en matière de politique et ils mobilisent une grande partie des ressources fédérales. Le gouvernement entend s’assurer que ces paiements, c’est à-dire les subventions, les contributions et les paiements de transfert aux autres paliers de gouvernement et aux organismes internationaux, font l’objet d’une gestion respectueuse de sains principes d’intendance et de normes élevées d’intégrité, de transparence et de responsabilisation.

Principales constatations

Le Ministère dispose de processus normalisés de demande aux fins de ses principaux programmes de subventions et contributions, mais les procédures établies de réception et d’évaluation des demandes n’ont pas toujours été suivies et, dans bien des cas, les décisions de financement ne s’appuyaient pas sur des documents justificatifs suffisants. Afin de renforcer les processus de demande, les procédures et les lignes directrices internes doivent être mises à jour, et soutenues au moyen de communications et/ou d’une formation appropriée.

Une stratégie de surveillance fondée sur le risque a été mise au point pour les ententes de contribution. Elle normalise les évaluations des risques et encadre clairement les activités de surveillance de ces ententes, mais elle n’est pas toujours respectée par le personnel de programme. Une même stratégie n’a pas été élaborée pour les subventions et les contributions de CIC aux particuliers.

Le Ministère ne s’est pas entièrement conformé non plus aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux politiques financières qui s’y rattachent en son sein et à l’échelle du gouvernement.

Conclusion de la vérification

De façon générale, le Ministère s’en tient à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Il a fait un grand pas en avant dans la modernisation et la normalisation de ses programmes de paiements de transfert. Il devrait toutefois rendre ses activités plus conformes à la LGFP et à ses propres politiques financières. Il devrait aussi mieux s’efforcer de documenter et d’uniformiser ses décisions en matière d’évaluation des demandes, ainsi que de renforcer les activités de surveillance des bénéficiaires.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Les constatations et la conclusion de la vérification se fondent sur une comparaison des conditions existantes au moment de cet exercice et des critères convenus préalablement avec la direction de CIC.

1.0 Contexte

La Politique sur les paiements de transfert de 2012 du Conseil du Trésor exige que les paiements de transfert, c’est-à-dire les paiements qui ne donnent pas lieu à une acquisition de biens, de services ou d’actifs par le Ministère, soient gérés en tenant compte du risque, en recherchant un juste équilibre entre le contrôle et la souplesse et en combinant de manière appropriée de bonnes pratiques de gestion, des mécanismes administratifs simplifiés et des exigences de rendement clairement définies. Les administrateurs généraux sont chargés de surveiller le respect de cette politique et des directives qui la soutiennent grâce à des vérifications et autres évaluations périodiques permettant de juger de l’efficacité de sa mise en œuvre et de prendre des mesures correctives au besoin.

En 2013-2014, Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a consacré 956 millions de dollars à ses programmes de subventions et de contributions. Le Ministère dispose de neuf programmes pour l’intégration des nouveaux arrivants et la gestion de la migration. Deux d’entre eux, les programmes d’établissement et de réinstallation, prennent 98 % des paiements de transfert de CIC (en excluant l’Accord Canada-Québec). Le Programme de réinstallation comprend deux sous-programmes, l’un prévoyant un financement pour les organisations non gouvernementales (Réinstallation − ONG) et l’autre visant les réfugiés pris en charge par le gouvernement (soutien du revenu au titre du PAR ou PAR SR). Un troisième programme, celui du multiculturalismeNote de bas de page 1, reçoit 1 % des paiements de transfert. (Voir à l’annexe A les objectifs et la description de tous les programmes de subventions et contributions en 2013-2014.)

Les autorités fonctionnelles de la conception et la réalisation stratégiques de ces trois programmes sont la Direction générale de la gestion du programme d’intégration (DGGPI) et la Direction générale des opérations financières (DGOF). Les bureaux régionaux des quatre grandes régions, à savoir l’Ontario, l’Ouest, l’Est et la région de la capitale nationale (RCN), sont responsables de l’administration de ces mêmes programmes.

À l’administration centrale (AC), la Direction générale des relations internationales et intergouvernementales (DGRII), la Direction générale de la citoyenneté et du multiculturalisme (DGCM) et la DGGPI assument la responsabilité de l’administration de cinq programmes de paiements de transfert de moindre taille : Organisation internationale pour les migrations – Adhésion (OIM), Institut pour la citoyenneté canadienne (ICC), Programme d’élaboration de politiques en matière de migration (PEPM), Programme d’aide mondiale aux migrants irréguliers (AMMI) et Adhésion à l’Alliance internationale pour la mémoire de l’Holocauste (AIMH)Note de bas de page 2. Le Conseil du Trésor a approuvé les modalités de chacun de ces programmes. Leur financement total réel représente 10,8 M$ ou 1,7 % du budget.

L’administration des subventions et contributions a subi des changements importants à CIC :

  • Depuis dix ans, les fonds administrés par CIC ont augmenté de 261 M$ en 2005 2006 à presque 1 G$ aujourd’hui.
  • Le Ministère a lancé, en décembre 2011, l’Initiative de modernisation des subventions et des contributions à la suite de l’adoption du Plan d’action du gouvernement du Canada pour la réforme des subventions et des contributions.
  • En 2012, dans le cadre du Plan d’action pour la réduction du déficit, la DGGPI et la DGOF se sont vus attribuer comme nouveau rôle de fournir une orientation fonctionnelle centralisée. Cette initiative a donné naissance à des directives nationales qui s’appliquent aujourd’hui à la plupart des aspects clés de la gestion des subventions et contributions (lignes directrices en matière de négociation, surveillance financière, etc.).
  • Le système iEDEC a été inauguré en 2013. Pour la première fois, CIC applique un mode uniforme de collecte de données auprès des fournisseurs de services (FS) de tout le pays afin d’établir des rapports sur les clients, les services et les des programmes d’établissement et de réinstallation. Ce système de mesure du rendement appuie les processus de surveillance et d’évaluation. Il permet au personnel de programme de suivre les progrès des FS dans la réalisation des objectifs en matière de service fixés dans les ententes de contribution.
  • Les premiers éléments du Système de subventions et de contributions (SSC) ont été officialisés en 2015 en remplacement des processus sur papier et des systèmes incomplets hérités du passé. Ce système devrait être entièrement en place en 2017.

En 2014, le cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions a été soumis à une vérification interne. L’exercice a permis de conclure que des progrès avaient été réalisés avec ce cadre et qu’il était encore possible pour le Ministère d’améliorer sa conformité à la Politique sur les paiements de transfert. Le Ministère met actuellement en œuvre un plan d’action qui tient compte des recommandations des vérificateurs et reconnaît qu’il reste du travail à faire.

Objectif et critères de la vérification

La vérification visait à donner l’assurance que CIC se conformait à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et aux politiques et autres instruments ministériels applicables. Il s’agissait également d’évaluer les pratiques de gestion dont disposent les bénéficiaires pour soutenir l’exécution efficace des programmes.

Voici les critères qui ont été retenus :

  • Les programmes de subventions et de contributions de CIC sont administrés avec diligence et transparence.
  • CIC surveille les bénéficiaires avec efficacité et efficience et en tenant compte des risques et des résultats de rendement.
  • CIC exerce des contrôles efficaces sur l’administration de la Politique sur les paiements de transfert et de ses politiques internes applicables.

Portée et orientation de la vérification

Cette vérification visait l’exercice 2013-2014. Dans sa portée, elle prenait en compte tous les programmes actifs de subventions et de contributions à l’exception de la subvention de l’Accord Canada-Québec. Elle tenait également compte de toutes les régions du Ministère qui administrent des subventions et contributions (Ontario, Ouest, Est et RCN).

Elle a été réalisée selon les normes de pratique professionnelle de la vérification interne. L’étape de l’examen a eu lieu de septembre 2014 à mars 2015 avec les méthodes suivantes :

  • Réalisation de plus d’une cinquantaine d’entrevues auprès des représentants des autorités fonctionnelles et du personnel des opérations de toutes les régions.
  • Examen de la documentation : énoncés de politique financière, documents de formation, comptes rendus des décisions, rapports financiers, etc.
  • Analyse des documents ministériels et dégagement des tendances des rapports financiers.
  • Examen des processus et une schématisation des tâches.
  • Collaboration avec l’équipe de contrôle financier interne à la vérification des processus de contrôle.
  • Constitution d’un échantillon d’une taille totale de 335 dossiers (73 subventions et 262 contributions).

Les dossiers ont été sélectionnés au jugé de manière à tenir compte de l’ensemble des programmes et des régions.

2.0 Constatations et recommandations

2.1 Promotion des programmes et décisions de financement

La Politique sur les paiements de transfert exige que ces paiements soient gérés en toute équité, transparence et accessibilité pour tous les demandeurs éventuels. Les vérificateurs s’attendaient à ce que ceux ci aient rapidement accès à l’information sur ces programmes et qu’une description de chaque programme soit rendue publique avec ses exigences en matière de demande et d’admissibilité et les critères de son évaluation.

Il faut normaliser davantage les processus de demande

On procède par appel de propositions pour la plupart des possibilités de financement. Ces quatre dernières années, CIC s’est servi de son site Web pour la publicité de deux appels de propositions à grande échelle aux fins des programmes d’établissement et de réinstallation. Dans un appel de propositions, les organismes sont invités à produire des demandes dans un certain délai. Le programme de multiculturalisme comporte trois volets de financement selon les activités (subventions), les projets (contributions) et les initiatives stratégiques (subventions ou contributions). Les renseignements utiles et les formulaires de demande sont disponibles dans le site Web de CIC. En 2013-2014, la majorité des demandes reçues concernaient des activités. Dans ce cas, la réception et l’évaluation des demandes se fait en permanence dans l’année.

À l’occasion, CIC accepte des propositions spontanées d’organismes. Les raisons peuvent être diverses : un organisme peut avoir manqué une date limite d’appel de propositions ou il peut avoir discuté d’une initiative particulière avec le Ministère. Les propositions spontanées confèrent la souplesse nécessaire pour tenir compte d’initiatives nouvelles ou émergentes. Elles ont mobilisé en gros 19 millions de dollars en 2013-2014. Elles sont directement présentées aux secteurs d’exécution des programmes par le Cabinet du ministre ou les collègues des politiques au Ministère. Au cours de l’exercice 2013-2014, CIC ne disposait pas d’un processus normalisé pouvant garantir que son personnel traiterait toutes les propositions spontanées de la même manière. Cette absence nuit à la transparence et à la cohérence et risque de créer des perceptions de traitement inéquitable chez les demandeurs éventuels.

Recommandation 1 – Risque modéré

Le Ministère devrait veiller à ce que des procédures et des processus de réception soient établis et dûment appliqués pour toutes les demandes, y compris pour les propositions spontanées.

Les décisions de financement ne reposaient pas toujours sur une preuve documentaire

Une fois présentées, les demandes passent par une suite graduée d’évaluations avant que la décision de financement soit prise. Les agents de programme les examinent pour ensuite recommander ou non un financement aux cadres supérieurs. Dans le cadre du processus d’évaluation, divers critères sont appliqués : viabilité financière de l’organisme, concordance avec les résultats et objectifs de programme, caractère suffisant du budget proposé, antécédents de financement par CIC, etc. L’examen gradué des demandes favorise une évaluation équitable et transparente de celles ci. Dans certains cas cependant, la justification écrite au dossier n’étayait pas suffisamment les recommandations et les décisions. La chose est plus préoccupante quand la décision finale de financement s’écarte de la recommandation initiale de l’agent de programme.

Comme l’appel de propositions de 2012 était la première invitation nationale de CIC, il était raisonnable de s’attendre à ce que les contrôles de réception et d’évaluation aient encore à mûrir. Il faut néanmoins qu’une documentation suffisante et appropriée existe pour étayer des décisions équitables et transparentes.

Recommandation 2 – Risque modéré

Le Ministère devrait veiller à ce que toutes les recommandations et les décisions de financement reposent sur une documentation suffisante et appropriée.

2.2 Surveillance des bénéficiaires

Une fois prise la décision de financer, CIC conclut une entente avec le bénéficiaire. Celui ci peut faire l’objet d’une surveillance financière ou autre que financière (surveillance des activités) où est vérifié le respect des obligations et des objectifs de rendement de l’entente de financement.

La Directive sur les paiements de transfert dit que toutes les activités de surveillance des bénéficiaires devraient être fondées sur le risque. Les vérificateurs s’attendaient, par conséquent, à ce que l’évaluation des ententes des bénéficiaires traduise l’évaluation des risques du programme, la valeur du financement par rapport aux coûts administratifs et le profil de risque des intéressés.

La surveillance des bénéficiaires n’était pas toujours fondée sur le risque

Les autorités fonctionnelles à CIC ont élaboré un cadre de contrôle fondé sur le risque appelé Modèle d’évaluation du risque en financement (MERF) pour l’appréciation des risques des ententes de contribution. Le MERF est un outil qu’emploie le personnel pour reconnaître les éléments de risque liés aux ententes de contribution et qui les guide dans l’adoption de mesures d’atténuation des risques (nombre d’activités de surveillance que doivent exercer les agents de programme, par exemple). Pour la plupart des dossiers examinés, la surveillance des activités et des finances n’était pas dictée par l’évaluation MERF.

Le MERF est à combiner avec le jugement que porte l’agent de programme sur un dossier, mais aucune documentation n’indiquait pourquoi on s’était écarté de l’orientation du MERF ni ne précisait les éléments de risque pris en compte par l’agent de programme. On ne tient donc pas les données nécessaires pour pouvoir juger si le MERF doit être rajusté ou si d’autres mesures correctives sont à prendre pour garantir que le MERF est appliqué comme prévu.

De plus, le guide de surveillance du PAR SR dit que 10 % des dossiers doivent faire l’objet d’un tel contrôle. Toutefois, un seul cas de surveillance pour 88 dossiers PAR SR a été relevé. De plus, le cadre de surveillance n’est pas fondé sur le risque et il n’y a pas non plus de processus établi pour recueillir les données sur les résultats de la surveillance et pour adopter des mesures correctives le cas échéant.

La Politique sur les paiements de transfert n’exige pas de surveillance des subventions. Dans le cas du programme du multiculturalisme, les discussions avec l’autorité fonctionnelle ont révélé que, compte tenu du peu d’importance et du faible risque de la majorité des subventions au multiculturalisme (activités) versées par CIC, il n’y avait pas lieu de surveiller les événements en question. L’examen des dossiers d’événements multiculturels a fait voir qu’un exercice de surveillance se faisait dans 25 % des cas en gros. Les décisions de surveillance relèvent du jugement de l’agent de programme et de l’approbation de son superviseur. Souvent, la justification et/ou l’approbation d’une activité de surveillance ne sont pas consignées et les méthodes appliquées varient selon les bureaux régionaux.

Qui plus est, CIC ne soumet pas ses activités de surveillance des subventions et des contributions à des examens périodiques de qualité propres à garantir que ces activités seront conformes aux lignes directrices et exécutées comme prévu. Un examen périodique de la stratégie de surveillance fondée sur le risque permettrait au programme d’apporter tout rajustement nécessaire à son traitement des risques.

Recommandation 3 – Risque modéré

Le Ministère devrait évaluer la stratégie de surveillance des bénéficiaires de tous les programmes de subventions et de contributions, ce qui devrait comprendre un mécanisme d’examen de l’efficacité des activités de contrôle en question.

2.3 Contrôles de gestion financière

2.3.1 Prévisions de programme

La gestion financière tient une grande place dans l’exécution des programmes de subventions et de contributions et dans l’intendance des ressources. Les activités de base sont notamment les suivantes : planification et inscription des affectations initiales de l’ensemble du budget, production de rapports et de prévisions, contrôle et surveillance, aide et conseils à la prise de décisions. La prévision financière est un processus permanent permettant de modifier au besoin les affectations de ressources et les dépenses prévues.

Les vérificateurs s’attendaient à ce qu’un processus soit en place pour appuyer des affectations appropriées de ressources et que les prévisions de programme subissent une évaluation régulière pouvant garantir une gestion des fonds conforme à leur planification.

Les processus ministériels de prévision ne permettaient pas des affectations appropriées de ressources en 2013-2014

Le Ministère applique un processus normalisé et contrôlé aux prévisions de dépenses en subventions et contributions. Toutefois, les prévisions des dépenses en contributions ont été systématiquement gonflées en 2013-2014. Les rapports d’étape du Ministère faisaient voir des excédents s’établissant en moyenne à 15,6 M$ pour l’exercice, mais en fin d’année l’excédent réel devait être de 30 M$, ce qui faisait de 2013-2014 une quatrième année consécutive d’excédent global pour les programmes. L’examen des dossiers de contributions a montré des lacunes dans les activités de gestion financière (surveillance des finances, examen critique des tableaux de flux de trésorerie, précision du codage des catégories de demandes, etc.) et pour les périodes de modification des engagements financiers existants. Le résultat en a été des données de prévision peu fiables qui diminuaient la possibilité de modifier les chiffres en temps utile et de bien réaffecter les fonds de programme.

Recommandation 4 – Risque modéré

Le Ministère devrait renforcer ses procédures de prévision de manière à pouvoir recueillir des données financières exactes.

2.3.2 Efficacité des contrôles financiers

Les contrôles financiers internes ont de l’importance dans une saine gestion des ressources publiques. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les politiques financières connexes de CIC énoncent les exigences de gestion financière des paiements de transfert. Les vérificateurs s’attendaient à ce que les paiements aux bénéficiaires soient conformes aux prescriptions des lois et des politiques.

Les procédures d’approbation des dépenses n’étaient pas toujours suivies

L’engagement des dépenses est la première étape dans la démarche d’approbation. Il représente l’approbation d’une proposition avant toute négociation d’une entente avec le bénéficiaire ou toute modification importante d’un accord. Il faut ensuite une attestation en vertu de l’article 32 de la LGFP pour confirmer que les fonds disponibles sont suffisants pour conclure une entente. À l’étape suivante, le pouvoir d’exécuter une opération est exercé lorsque le représentant du Ministère appose sa signature après celle du bénéficiaire. Ensemble, ces trois étapes constituent l’autorisation de dépenser.

On a constaté que 58 % des dossiers (143 sur 247) étaient conformes à l’autorisation de dépenser pour l’ensemble des programmes, PAR SR non compris. Voici des exemples de manque de conformité : absence de consignation de l’engagement de dépense, signature d’une entente avant approbation de l’engagement de dépense, absence de délégation de pouvoirs en vertu de l’article 32 de la LGFP, entente de financement signée avant l’attestation de l’article 32.

Dans le cas du programme PAR SR, 38 % des dossiers évalués (33 sur 88) étaient conformes à l’autorisation de dépenser. Voici des exemples de manque de conformité : documentation insuffisante en confirmation de la justesse du calcul des paiements, consignation erronée du montant des engagements nécessitant des corrections de 6 % à 50 %, absence d’attestation en vertu de l’article 32 de la LGFP. Le peu de normalisation des procédures et des instruments d’administration financière jouait un rôle déterminant et créait de l’incohérence dans l’exercice des responsabilités financières. Ces constatations sont semblables à celles de la Vérification interne de l’administration du Programme d’aide à la réinstallation en 2010.

L’approbation des paiements ne s’accompagnait pas toujours de la bonne attestation de l’exécution

L’attestation en application de l’article 34 de la LGFP est l’approbation de la demande de paiement après que l’on a vérifié si la demande de paiement ou d’avance est exacte et conforme aux modalités de l’entente.

Pour l’ensemble des programmes, à l’exception du PAR SR, on a constaté que 76 % des dossiers évalués étaient conformes aux procédures de l’article 34. Voici des exemples de manque de conformité : attestation sans la documentation requise à l’appui, absence de séparation des tâches entre l’auteur de l’autorisation de l’opération et l’auteur de l’attestation de paiement en vertu de l’article 34. Dans 56 % des dossiers évalués, les éléments de justification étaient insuffisants pour que les vérificateurs puissent conclure que les dépenses dont les bénéficiaires demandaient le remboursement étaient bel et bien admissibles.

Dans le cas du PAR SR, 21 % des dossiers étaient conformes à l’article 34. Dans les autres cas, la documentation manquait pour l’attestation de l’article 34 ou encore les vérificateurs étaient incapables d’évaluer les formulaires originaux de demande de paiement avec attestation en vertu des articles 34 et 33, le personnel opérationnel étant dans l’incapacité de trouver les dossiers en question.

Les retenues et les immobilisations financées ne sont pas gérées selon les exigences des politiques de CIC

Un moyen de s’assurer que les bénéficiaires s’en tiennent aux obligations des ententes est que les agents de programme retiennent une tranche du financement total prévu par l’entente de contribution. L’examen des dossiers a permis de constater des manquements aux procédures de CIC dans le cas des retenues. En voici des exemples : absence de documentation sur les retenues, calcul erroné de la retenue, approbation de la levée de la retenue manquant au dossier ou signée après le paiement final.

Les agents de programme ont aussi l’obligation d’établir le mode d’affectation des immobilisations financées par le Ministère. Dans le modèle d’entente de contribution de CIC, diverses possibilités d’affectation sont mentionnées et le sort définitif des biens immobilisés est à déterminer dès la conclusion de l’entente. Les vérificateurs ont relevé 38 dossiers réglés comportant des immobilisations financées par CIC et aucun de ces dossiers ne précisait le mode d’affectation des biens en question.

Des contrôles financiers internes ont été institués, mais ils n’ont pas été suffisamment mis en œuvre pour garantir le respect entier des procédures d’approbation des dépenses et des paiements. Comme facteurs explicatifs, mentionnons notamment que les agents et les gestionnaires de programme n’ont pas reçu toute la formation obligatoire et que, par exemple, la participation au cours de gestion financière appelé « Gestion des paiements » a été faible. Signalons enfin qu’il n’y a pas de formation de suivi et que les guides des programmes d’établissement, de réinstallation et de multiculturalisme sont désuets.

Recommandation 5 – Risque élevé

Le Ministère devrait :

  1. évaluer l’administration financière des paiements de transfert dans les régions pour s’assurer que les exigences des processus et des politiques sont bien comprises grâce à des activités suffisantes de formation, d’orientation et de surveillance du respect des politiques financières;
  2. appliquer un processus et des procédures en bonne et due forme qui tiennent compte des exigences uniques du cycle des paiements PAR SR.

Conclusion de la vérification

De façon générale, le Ministère se conforme à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Il a fait de grands pas dans la modernisation et la normalisation de ses programmes de paiements de transfert, mais il doit apporter des améliorations pour s’assurer que l’administration de ses programmes de subventions et de contributions respectera entièrement et constamment la LGFP et les politiques financières ministérielles. Il doit enfin s’efforcer davantage de documenter et de normaliser les décisions liées à l’évaluation des demandes, ainsi que de renforcer ses activités de surveillance des bénéficiaires.

Annexe A – Programmes de subventions et contributions de CIC en 2013-2014

Programme : Programme d’aide à la réinstallation (PAR)
Dépenses (000s$) : 51 163
Nombre de bénéficiaires : 4 535
Nombre d’ententes : 4 593
Objectif du programme : Prêter un soutien financier direct et financer la prestation de services immédiats et essentiels aux bénéficiaires admissibles (p. ex. les réfugiés pris en charge par le gouvernement ou RPG) qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour subvenir à leurs besoins fondamentaux et à ceux de leurs personnes à charge.

Programme : Programme d’établissement
Dépenses (000s$) : 572 212
Nombre de bénéficiaires : 475
Nombre d’ententes : 686
Objectif du programme : Fournir des services qui font une différence dans la vie des nouveaux arrivants. Ces services sont notamment les suivants : formation linguistique; information et orientation; aide à la recherche d’emploi en fonction des compétences et des études du nouvel arrivant; aide à l’établissement de réseaux et de contacts au sein de la collectivité.

Programme : Programme de multiculturalisme
Dépenses (000s$) : 6 582
Nombre de bénéficiaires : 190
Nombre d’ententes : 205
Objectif du programme : Promouvoir l’égalité des chances pour les personnes de toutes les origines. Il s’agit de favoriser la compréhension interculturelle, la citoyenneté, la commémoration et la fierté civiques et le respect des valeurs démocratiques fondamentales ancrées dans notre histoire.

Programme : Programme d’élaboration de politiques en matière de migration (PEPM)
Dépenses (000s$) : 349
Nombre de bénéficiaires : 4
Nombre d’ententes : 8
Objectif du programme : Financer les organismes participant activement à l’élaboration et l’étude de politiques en matière de migrations internationales; promouvoir la recherche et les échanges d’information sur les questions migratoires; appuyer les positions canadiennes en gestion des migrations et en protection migratoire internationale.

Programme : Accord Canada-Québec
Dépenses (000s$) : 319 967
Nombre de bénéficiaires : 1
Nombre d’ententes : 1
Objectif du programme : Le Québec reçoit une subvention annuelle du gouvernement fédéral pour la prestation de services d’accueil et d’intégration à tous les immigrants qu’il est appelé à recevoir, y compris à l’ensemble des réfugiés.

Programme : Quote-part annuelle à l’Organisation internationale pour les migrations (OIM)
Dépenses (000s$) : 1 717
Nombre de bénéficiaires : 1
Nombre d’ententes : 1
Objectif du programme : Assurer l’adhésion annuelle à l’OIM, d’où la possibilité pour le Canada de participer aux mécanismes de gouvernance et de décision de cet organisme.

Programme : Institut pour la citoyenneté canadienne (ICC)
Dépenses (000s$) : 1 059
Nombre de bénéficiaires : 1
Nombre d’ententes : 1
Objectif du programme : L’ICC est un organisme de bienfaisance indépendant qui vise à mieux sensibiliser les gens à tout ce qui est citoyenneté canadienne et à susciter un débat à ce sujet. Il s’intéresse aux organismes à la base et encourage un dialogue national sur la citoyenneté pour mieux faire connaître et édifier des réseaux nationaux à des fins de cohésion sociale.

Programme : Aide mondiale aux migrants irréguliers (AMMI)
Dépenses (000s$) : 3 086
Nombre de bénéficiaires : 1
Nombre d’ententes : 1
Objectif du programme : Financer des organismes internationaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux dignes de confiance qui, par leurs activités et leurs moyens de soutien, se mettent au service des migrants interceptés pour leurs besoins fondamentaux, les services médicaux à leur fournir ainsi que le retour et la réintégration au pays d’origine. Ce programme prévoit également des activités de sensibilisation et d’information dans le contexte de la gestion des conséquences de la migration irrégulière.

Programme : Quote-part à l’Alliance internationale pour la mémoire de l’Holocauste (AIMH)
Dépenses (000s$) : 45
Nombre de bénéficiaires : 1
Nombre d’ententes : 1
Objectif du programme : Le renouvellement annuel de l’adhésion à l’AIMH (Groupe de travail pour la coopération internationale en matière d’éducation, de mémoire et de recherche au sujet de l’Holocauste) soutient la réalisation de l’objectif de multiculturalisme que représente la part active à prendre aux discussions sur le multiculturalisme et la diversité à l’échelle internationale.

Annexe B – Plan d’action de la direction

Recommandation 1 – risque modéré

Le Ministère devrait veiller à ce que des procédures et des processus de réception soient établis et respectés pour toutes les demandes, y compris les propositions spontanées.

Énoncé de la réponse de la direction :

La direction approuve la recommandation. Depuis 2013-2014, le processus de demande relatif aux propositions sollicitées et spontanées a été amélioré et normalisé. Des directives sur les propositions spontanées ont été émises en 2014 et les appels de propositions régionaux sont regroupés en un seul appel national. Les efforts déployés à ces égards ont été appuyés par la mise en œuvre du nouveau Système des subventions et des contributions (SSC) aux fins de l’appel de propositions national en 2015.

Les procédures et les processus seront normalisés et automatisés. De plus, les lignes directrices relatives au financement seront révisées et des comités d’évaluation de la surveillance seront établis.

Bureau de première responsabilité (BPR) : Sous-ministre adjointe (SMA) déléguée, Opérations
Date d’échéance : 30 nov. 2015

Recommandation 2 – risque modéré

Le Ministère devrait s’assurer que toutes les recommandations et les décisions relatives au financement sont appuyées par des documents suffisants et pertinents.

Énoncé de la réponse de la direction :

La direction approuve la recommandation. La direction a demandé un examen indépendant des processus, des pratiques et des outils à la suite de l’appel de propositions de 2012 et procède actuellement à la mise en place de nouvelles procédures visant à assurer que les recommandations et les décisions relatives au financement sont appuyées par des documents suffisants et pertinents. Grâce à la mise en œuvre du nouveau SSC, le Ministère pourra veiller à ce que tous les documents décisionnels pertinents soient saisis, afin d’appuyer les recommandations en matière de financement.

Les pratiques et les outils existants en matière de recommandations de financement seront examinés afin de s’assurer que toutes les recommandations de financement sont appuyées par des documents suffisants et pertinents. Toute lacune décelée sera abordée dans un plan d’action visant à améliorer les processus normalisés dans le SSC.

BPR : SMA déléguée, Opérations
Date d’échéance : 31 janvier 2016

Recommandation 3 – risque modéré

Le Ministère devrait évaluer la stratégie actuelle de surveillance des bénéficiaires pour tous les programmes de subventions et de contributions, y compris un mécanisme d’examen afin d’assurer l’efficacité des activités de surveillance.

Énoncé de la réponse de la direction :

La direction approuve la recommandation. Une approche officielle de surveillance fondée sur le risque a été adoptée parallèlement à la diffusion du Modèle d’évaluation du risque en financement (MERF) en novembre 2012 visant l’ensemble des ententes de contribution à l’intention des organismes. La conception du MERF a été revue, et la direction a mis en œuvre sept des huit recommandations en novembre 2014. Depuis 2014-2015, la direction a rectifié la situation, et a démontré une conformité avec le MERF de 94 à 96 %. La direction continuera de surveiller le MERF et de soumettre le MERF à un exercice d’assurance de la qualité (AQ) afin d’en évaluer la mise en œuvre. De plus, la direction a normalisé et diffusé des directives sur les contrôles financiers et les a intégrés au SSC. D’autres actions comprennent :

  1. Élaborer un cadre de surveillance fondé sur le risque pour le volet de SR du PAR, des stratégies d’atténuation et  des mesures de suivi.
    BPR : SMA déléguée, Opérations
    Date d’échéance : 31 décembre 2015

  2. Élaborer des lignes directrices normalisées sur la surveillance des activités pour tous les programmes de contribution.
    BPR : SMA déléguée, Opérations
    Date d’échéance : 30 mai 2016

  3. Réaliser un exercice d’AQ de la mise en œuvre du MERF et rendre compte des résultats et des recommandations.
    BPR : SMA déléguée, Opérations
    Date d’échéance : 31 mars 2017

  4. Mener à terme le projet pilote d’AQ des contrôles financiers et formuler des recommandations fondées sur les résultats en matière d’AQ.
    BPR : SMA, administrateur principal des finances (APF)
    Date d’échéance : 31 mars 2016

  5. Élaborer un cadre national d’AQ des contrôles financiers.
    BPR : SMA, APF
    Date d’échéance : 31 mars 2017

Recommandation 4 – risque modéré

Le Ministère devrait renforcer les procédures de prévision pour assurer la collecte de données financières exactes.

Énoncé de la réponse de la direction : établissement des prévisions

La direction approuve la recommandation. Le Ministère a pris des mesures qui consistent à améliorer la rigueur, les outils et la fonction de remise en question concernant son processus de prévision ministériel. Ces changements ont été appuyés par une formation importante fournie à l’échelon régional par les Finances en 2014-2015. Depuis 2013-2014, un ensemble complet d’outils, de guides et de formation a été élaboré pour pallier les lacunes dans la gestion financière des subventions et des contributions relativement aux contrôles financiers, à l’établissement des prévisions, au codage et aux engagements. De plus, en 2014-2015, de nouveaux outils et de nouvelles mesures de rigueur ont été intégrés au processus de prévision et ont permis de réduire l’inutilisation du Programme d’établissement. D’autres actions comprennent :

  1. Du matériel de formation a été élaboré sur l’utilisation et la fonctionnalité des modèles et outils d’établissement des prévisions. Le personnel de toutes les régions a reçu la formation sur les outils et modèles d’établissement des prévisions financières. Une formation d’appoint continue est offerte.
    BPR : SMA, APF
    Terminé. (Juin 2014)

  2. Apporter une aide supplémentaire pour l’exercice d’établissement des prévisions de la P8 en indiquant les engagements et les ententes de contribution qui comportent un risque supérieur de sous-utilisation des crédits, au moyen de la trousse d’information financière fournie aux clients.
    BPR : SMA, APF
    Date d’échéance : 30 décembre 2015

  3. Élaborer et fournir une formation sur les lignes directrices relatives au recouvrement des trop-payés. (Les lignes directrices ont été établies.)
    BPR : SMA, APF
    Date d’échéance : 31 mars 2016

Recommandation 5 – risque élevé

Le Ministère devrait :

  1. Évaluer l’administration financière des paiements de transfert dans les régions afin de s’assurer que les exigences des politiques et des processus financiers sont bien comprises, grâce à des mesures de formation et d’orientation suffisantes, et font l’objet d’un suivi pour en déterminer la conformité aux politiques financières.
  2. Mettre en œuvre un processus et des procédures officiels portant sur les exigences particulières du cycle de paiement du volet de SR du PAR.

Énoncé de la réponse de la direction :

a) Administration financière des paiements de transfert

La direction approuve la recommandation. Des cours ont été conçus et offert permettant de combler les besoins relatifs à l’administration financière des paiements de transfert. Des outils, des politiques, des lignes directrices et une formation normalisés ont été élaborés en ce qui concerne la conformité au processus de délégation et d’autres domaines clés de la gestion financière des subventions et des contributions. Les besoins et les priorités en matière de formation liée à ce secteur de programme seront pris en compte lors de la collecte de données et de l’analyse des besoins relatifs aux subventions et aux contributions. Un formulaire de demande d’approbation a été créé en 2014-2015 afin d’assurer le suivi officiel de l’assurance emploi (AE) et de la mise en œuvre des modifications majeures et mineures. Ce formulaire a été intégré dans le SSC et fait maintenant obligatoirement partie du processus de modification. D’autres actions comprennent :

  1. Examiner, réviser et mettre en œuvre des procédures et formulaires financiers obligatoires concernant le processus d’approbation et de paiement. Cette action comprendra l’élaboration et l’offre de formation sur le processus de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers.
    BPR : SMA, APF
    Dates d’échéance : 30 septembre 2016

    Élaborer et mettre en œuvre une méthode de surveillance de la conformité de la séquence    d’AE au pouvoir d’exécuter une opération, y compris la répartition des tâches.
    BPR : SMA, APF
    Dates d’échéance : 31 mars 2017

  2. Revoir et améliorer les procédures opérationnelles. De plus, mettre à jour les guides et les lignes directrices fournissant une orientation opérationnelle aux agents chargés de gérer les subventions et les contributions. Les régions élaboreront une stratégie visant à veiller à ce que le personnel suive toute la formation obligatoire. Les procédures de clôture, y compris l’aliénation des immobilisations seront mises à jour parallèlement à la création du guide des subventions et des contributions et seront ensuite intégrées au SSC.
    BPR : SMA déléguée, Opérations
    Dates d’échéance : 1 juin 2016

    Lancer le module de paiement dans le SSC (selon le financement reçu pour la mise en œuvre intégrale du SSC).
    BPR : SMA déléguée, Opérations
    Dates d’échéance : 1 avril 2017

  3. On procède actuellement à la collecte et à l’analyse de données sur les besoins en formation relatifs aux subventions et aux contributions, en vue d’examiner le programme de formation existant et de déterminer les besoins en formation et les lacunes de la formation. Le processus englobera les besoins d’apprentissage des superviseurs et des gestionnaires et la formation obligatoire.
    BPR : SMA, Services ministériels
    Date d’échéance : 31 mars 2016

b) Procédures et processus officiels pour le volet de SR du PAR

La direction approuve la recommandation. La direction mettra en œuvre des procédures et des processus officiels portant sur les exigences particulières du cycle de paiement du volet de SR du PAR. Le traitement du volet de SR du PAR repose actuellement sur un processus manuel. L’appui d’une solution informatique faciliterait la normalisation et permettrait d’assurer l’intégrité du programme. D’autres actions comprennent :

  1. Élaborer du matériel de formation relatif au volet de SR du PAR en ce qui concerne la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et l’intégrer à l’ensemble de la formation élaborée pour tous les autres programmes.
    BPR : SMA, APF
    Date d’échéance : 30 sept. 2016

  2. Rationaliser le processus du volet de SR du PAR et l’intégrer au SSC, selon les ressources disponibles.
    BPR : SMA déléguée, Opérations
    Date d’échéance : 1 avril 2017

Annexe C – Lois, politiques et directives applicables du gouvernement du Canada

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