Audit interne du programme d’aide à la réinstallation – soutien du revenu

Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
11 juin 2019

Table de matières

I. Contexte

Introduction

  1. L’audit du Programme d’aide à la réinstallation – Soutien du revenu (PAR-SR) a été intégré au Plan de vérification axé sur les risques 2018-2020 du Ministère, qui a été examiné par le Comité ministériel de vérification (CMV) lors de la réunion de février 2018, puis approuvé par la sous-ministre.
  2. Le Programme d’aide à la réinstallation est un programme de subventions et de contributions qui a été créé pour offrir un soutien financier direct et pour financer la prestation de services immédiats et essentiels aux réfugiés pris en charge par le gouvernement (RPG) et à d’autres bénéficiaires admissibles à leur arrivée au Canada. Ce programme comporte deux volets : la prestation de services immédiats et essentiels pendant une période maximale de six semaines et l’attribution d’un soutien du revenu pour une durée maximale d’un an ou, dans des circonstances exceptionnelles, de 24 mois.
  3. Le soutien du revenu est une aide financière fournie par le Ministère qui est habituellement versée sur une base mensuelle. Cette aide est destinée à couvrir les besoins essentiels, par exemple les coûts initiaux de l’établissement du ménage et les besoins mensuels de base comme le logement, la nourriture, les frais accessoires, le transport et les communications. Les montants accordés pour la nourriture, les frais accessoires et le logement doivent suivre les taux en vigueur au régime d’aide sociale provincial de la province de résidence du bénéficiaire. De 2016 à 2018, quelque 18 000 bénéficiaires ont reçu des paiements totalisant environ 164 000 000 $ dans le cadre du soutien du revenu. Plus précisément, on parle de 101 000 000 $ au cours de l’exercice 2016-2017 et de 63 000 000 $ en 2017-2018.
  4. L’exécution du programme relève du Réseau de l’établissement du Secteur de l’établissement et de l’intégration et est assurée dans 18 bureaux locaux de quatre régions, par des équipes chargées du PAR-SR normalement composées d’un gestionnaire, d’un superviseur, d’un agent de programme et d’un commis de soutien. Le soutien et l’orientation sont assurés par six autres directions générales de trois secteurs : Opérations – Réseau international pour l’orientation fonctionnelle; Établissement et intégration – Réseau de l’établissement pour la gestion des opérations et du budget et Politiques de l’établissement et de l’intégration pour l’élaboration et l’interprétation des politiques; Gestion ministérielle – Gestion financière et ADPF pour le soutien financier, Opérations financières pour les comptes débiteurs et Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines pour l’apprentissage et le perfectionnement et l’achat de meubles.

II. Objectif et portée de l’audit

Objectif et portée de l’audit

  1. L’objectif de l’audit était d’évaluer la pertinence de certains éléments du cadre de contrôle de gestion pour le PAR-SR, plus particulièrement dans les domaines de la gouvernance, des activités de contrôle et de la gestion des risques.
  2. Quatre critères ont été sélectionnés pour évaluer dans quelle mesure le Ministère atteint l’objectif de l’audit :
    • Une structure de gouvernance qui définit les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles afin de faciliter la surveillance du PAR-SR a été mise en place et transmise dans l’ensemble des régions.
    • Des activités de formation, des outils et des orientations ont été élaborés de manière uniforme et sont mis à la disposition des agents de programme du PAR-SR.
    • Des mécanismes sont en place pour mesurer et suivre le PAR-SR; des modifications à la conception ou à l’exécution du programme sont apportées au besoin.
    • Un processus de gestion du risque de fraude a été élaboré et mis en œuvre dans le but de cerner, d’évaluer et d’atténuer les risques de fraude.
  3. L’audit a couvert la période allant de l’exercice 2016-2017 à l’exercice 2017-2018 et comportait une évaluation de la gouvernance, de diverses activités de contrôle et de la gestion du risque de fraude pour la portion SR du PAR.
  4. L’audit ne prévoyait pas d’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers en place, puisque l’équipe chargée des contrôles internes, à Opérations financières d’IRCC, a mené de tels travaux en parallèle.

Méthode

  1. Pendant la phase de planification, l’équipe chargée de la vérification a effectué quelques travaux de recherche dans deux régions en vue d’étoffer le processus d’élaboration du programme de vérification et a réalisé des essais sur place dans trois régions durant la phase d’exécution. Les visites sur place ont eu lieu en août et en décembre 2018, respectivement. Les procédures de vérification suivantes ont été exécutées :
    • entrevues avec certains cadres supérieurs, superviseurs, agents et commis du PAR-SR à l’administration centrale (AC) ainsi que dans les bureaux régionaux de Vancouver, d’Edmonton, de Calgary, de Winnipeg, d’Etobicoke, de Hamilton, d’Ottawa et d’Halifax;
    • étude des dossiers des bénéficiaires; et,
    • examen des principaux documents à l’appui et des documents de référence pertinents comme les politiques, directives, orientations, outils et documents de formation régionaux, ministériels et fédéraux.

Les observations, conclusions et recommandations découlant de l’audit reposent sur le travail effectué.

Énoncé de conformité

  1. Cet audit a été planifié et mené conformément au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation.

III. Constatations et recommandations de l’audit

Gouvernance et surveillance

Gouvernance

  1. Le fait de pouvoir compter sur une structure de gouvernance bien établie et documentée comptant des obligations redditionnelles clairement définies favorise une surveillance et une prise de décision efficaces, ce qui aide le programme à atteindre ses buts et ses objectifs.
  2. La structure organisationnelle du PAR-SR a subi des changements majeurs au cours des dernières années. Par conséquent, la structure de gouvernance actuelle n’a pas encore été bien documentée. Elle compte actuellement six directions générales qui relèvent de trois secteurs ministériels. La responsabilité du programme est partagée entre le Secteur de l’établissement et de l’intégration, qui est responsable du budget, des opérations, de l’exécution et de la politique du programme, et le Secteur de la gestion ministérielle, qui s’occupe des prévisions et des affectations budgétaires. La présentation d’orientations fonctionnelles aux employés régionaux est la responsabilité de la Division des opérations de réinstallation du Réseau international, Secteur des opérations.
  3. Des intervenants de l’AC ayant pris part à l’exécution du programme ont relevé des points à améliorer dans la structure de gouvernance du PAR-SR, plus particulièrement en ce qui concerne les orientations fonctionnelles présentées par le Secteur des opérations aux employés des bureaux régionaux du Secteur de l’établissement et de l’intégration. Aucun mécanisme officiel ne permet d’avoir la certitude que le Secteur de l’établissement et de l’intégration à l’AC a bien été mis au courant de toutes les orientations fonctionnelles fournies aux régions par le Secteur des opérations.
Programme d’aide à la réinstallation – soutien du revenu
Graphique décrit ci-dessous
Pièce créée par l’équipe de vérification.
Version textuelle : Programme d’aide à la réinstallation – soutien du revenu

Structure de gouvernance du soutien du revenu du Programme d’aide à la réinstallation

Sous-ministre

  • Secteur des opérations
    • Réseau international
      • Opérations de réinstallation responsable des Chargée de l’orientation fonctionnelle
  • Secteur établissement et intégration
    • Réseau de l’établissement
      • Opérations du programme d’aide à la réinstallation responsable des opérations PAR et du budget SR
    • Politiques de l’établissement et de l’intégration
      • Politiques de programme d’aide à la réinstallation soutien du revenu responsable de la politique PAR-SR

Sous-ministre déléguée

  • Secteur de la gestion ministérielle
    • Gestion financière & DPFA
      • Services nationaux de paiements et de comptabilité (SNPC)
      • Gestion financière des subventions et contributions (GFSC)
    • Opérations financières
      • Comptes débiteurs responsable des fonctions SNPC et de la budgétisation et prévisions
    • Dirigeante principale des RH
      • Centre d’expertise sur l’apprentissage et le perfectionnement responsable de la formation PAR-SR
    • Approvisionnement

Surveillance

  1. L’existence d’organes et de fonctions de surveillance mobilisant des intervenants pertinents, lesquels reçoivent en temps opportun de l’information exacte sur le programme, contribue au caractère approprié des orientations, des plans et des actions de la direction et favorise l’atteinte des objectifs du programme.
  2. Il existe plusieurs organes de surveillance qui comptent des représentants de différents secteurs du Ministère responsables du PAR-SR, comme le Comité directeur des DG sur le crédit 10 et le Comité de gestion de l’établissement et de la réinstallation. Le programme n’est pas abordé sur une base régulière lors des réunions de ces organes. Par conséquent, il n’existe actuellement aucun organe de surveillance qui se concentre sur le PAR-SR et qui réunit des cadres supérieurs des trois secteurs pour discuter du programme et prendre des décisions.
  3. Le Groupe de travail national sur les RPG et le PAR se compose de représentants du Réseau de l’établissement du Secteur de l’établissement et de l’intégration. Ce groupe de travail formule des recommandations et conseille la haute direction d’IRCC sur la façon de veiller à ce que les RPG et d’autres clients du PAR reçoivent le soutien nécessaire pour s’établir avec succès et s’adapter à la vie au Canada. La question du PAR-SR est abordée par le groupe de travail; toutefois, ce dernier se concentre surtout sur le soutien global que le PAR offre aux clients, souvent du point de vue des services immédiats et essentiels fournis dans le cadre de l’autre volet du programme.
  4. Dans le but de renforcer la gouvernance et la surveillance des deux volets du PAR, le Réseau de l’établissement a formé, en janvier 2019, un groupe de directeurs et de directeurs généraux qui se réunit sur une base récurrente et qui compte des représentants des trois secteurs concernés. Le mandat, la composition et les principaux rôles et responsabilités de ce groupe n’ont pas encore été définis.

Rôles et responsabilités

  1. Il faut définir les rôles et responsabilités, puis les faire connaître aux personnes responsables de la réalisation des objectifs du programme. Lorsque les rôles et responsabilités sont définis et que les employés les connaissent, on renforce le degré de cohérence des décisions prises dans l’ensemble des régions; de plus, les employés sont en mesure de savoir où et quand ils devraient demander l’expertise nécessaire pour prendre des décisions.
  2. Bien que les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles relatifs au PAR-SR qui incombent au personnel de l’AC et aux bureaux régionaux chargés de l’exécution du programme aient été définis, on ne les a pas revus afin qu’ils tiennent compte des modifications apportées à la structure de gouvernance du PAR-SR.

Surveillance

  1. Une surveillance continue contribue à l’efficacité de la supervision, puisque la direction obtient de l’information pouvant être utilisée pour étoffer la prise de décisions concernant la conception et l’exécution du programme.
  2. Les seules exigences en matière de surveillance définies par l’AC pour le PAR-SR sont celles utilisées pour étoffer les exercices de prévision et d’affectation budgétaire et pour fixer des cibles concernant le nombre de bénéficiaires qui devraient recevoir des services dans le cadre du programme. L’AC n’a pas élaboré de stratégie de surveillance pour appuyer la supervision et étoffer l’exécution du programme. Les régions, elles, conservent différents types et niveaux de statistiques sur le programme afin que les directions générales puissent mieux comprendre les pressions et besoins opérationnels. Par exemple, une région crée des tableaux de bord mensuels contenant des statistiques sur l’exécution du programme, comme le nombre et la catégorie de réfugiés qui arrivent, le délai moyen pour orienter un bénéficiaire et le nombre moyen de jours ouvrables avant la réception d’un premier chèque. Cependant, l’information recueillie n’est pas automatiquement transmise à l’AC.
  3. L’absence d’une approche définie de surveillance, y compris d’identification des principaux renseignements à utiliser pour étoffer le processus décisionnel, ainsi que le peu de renseignements actuellement saisis et déclarés nuisent à la capacité de l’AC d’assurer une supervision efficace du PAR-SR.
  4. Recommandation 1. Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’Établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des Opérations, devrait mettre à jour, coucher par écrit et transmettre la structure de gouvernance et de supervision du PAR-SR, notamment les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations redditionnelles qui se rapportent au PAR-SR
  5. Recommandation 2. Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des opérations, devrait élaborer une stratégie de surveillance du PAR-SR pour assurer un suivi à l’égard de l’exécution du programme et ainsi favoriser l’amélioration continue du programme.

Activités de contrôle

Formation et orientation

  1. Il est important d’offrir des activités de formation officielles si l’on veut que les employés exécutent le programme de façon uniforme en respectant les exigences de ce dernier. Voilà pourquoi le personnel du PAR-SR doit recevoir la formation, les outils, les ressources et l’information nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités.
  2. En 2008, on a élaboré un outil en ligne pour former le personnel afin qu’il puisse mettre en œuvre le programme. Une mise à jour de l’outil a été amorcée en 2015; elle a toutefois été mise de côté en raison de nouvelles priorités. Par conséquent, la formation sur le PAR-SR pour les nouveaux employés consiste principalement à de l’observation au poste de travail, c’est-à-dire que les employés apprennent en quoi consistent leurs tâches et responsabilités en observant des employés chevronnés du programme. Étant donné que le programme est mis en œuvre par quatre régions à l’échelle du pays, il est difficile d’assurer une uniformité dans la formation avec une telle méthode; en effet, la formation dépend alors des connaissances et de l’expérience précise de la personne qui est observée dans le cadre de son travail. La Division de l’apprentissage et du perfectionnement du Secteur de la gestion ministérielle est au courant de la nécessité de mettre à jour la formation en ligne sur le PAR-SR et prévoit s’en occuper au cours de la prochaine année.
  3. Les documents d’orientation du PAR-SR qui prennent la forme de politiques, de manuels, de modèles et d’instructions sur l’exécution des programmes (IEP) sont accessibles en ligne; ils peuvent être utiles pour les employés qui veulent savoir comment s’acquitter de leurs responsabilités dans le cadre du PAR-SR. Par exemple, de tels documents sont utiles pour calculer des rajustements au droit au SR d’un bénéficiaire. Les documents d’orientation et modèles du PAR-SR se trouvent sur différentes plateformes d’IRCC comme Connexion, l’intranet et GCdocs; le personnel responsable de l’exécution du programme dans les régions a de la difficulté à les trouver. En l’absence d’un dépôt centralisé, les régions ont établi leurs propres dépôts. Ces dépôts régionaux ne contiennent pas toujours la version la plus à jour des orientations et des modèles. Par exemple, on a observé qu’une région utilisait encore une ancienne version du modèle de l’entente du PAR-SR devant être conclue entre le bénéficiaire du SR et le Ministère. La création d’un dépôt central où l’ensemble des orientations et des modèles seraient conservés et mis à jour contribuerait à réduire le risque d’utilisation de documents désuets et à s’assurer que le programme est exécuté de manière uniforme dans toutes les régions.

Outils

  1. En remettant aux agents de programme des outils, des ressources et de l’information comme des logiciels et des bases de données, on s’assure que le programme est mis en œuvre de manière uniforme, dans le respect des exigences du programme.
  2. Dans l’ensemble des régions canadiennes, les dossiers des bénéficiaires du PAR-SR sont gérés au moyen d’un système sur support papier. L’une des difficultés rattachées à l’utilisation de dossiers papier concerne le fait que l’information contenue dans les dossiers ne peut pas être consultée facilement par les agents de programme à l’AC qui désirent assurer une surveillance ou réaliser différents types d’analyse des données et des tendances dans le but d’étoffer le processus d’élaboration de politiques et de conception de programmes.
  3. À l’exception des six principaux documents décrits dans le manuel du PAR-SR, il n’existe aucune ligne directrice nationale décrivant la façon de tenir les dossiers ou indiquant les documents qui doivent être versés au dossier; une telle ligne directrice garantirait l’application d’une approche uniforme. Ainsi, chaque bureau régional a élaboré sa propre approche relativement à la création des dossiers et aux documents qui doivent être versés dans les dossiers. L’examen d’un échantillon de 122 dossiers de bénéficiaires a fait ressortir un taux d’exhaustivité de 93 % pour les six documents désignés dans les outils d’orientation. Le document le plus souvent omis des dossiers est celui intitulé Réception du chèque initial par le client, qui n’avait pas été versé dans 13 des 122 dossiers examinés.
  4. Dans le cadre du PAR-SR, le SR suit les taux des régimes d’aide sociale provinciaux. Le calcul des prestations individuelles au titre du SR est effectué par des agents du PAR qui utilisent des outils de calcul Excel élaborés par les régions. Puisque ces outils de calcul sont gérés par chaque région, aucun processus systématique n’a été mis en place pour vérifier que les taux sont bien mis à jour selon les directives de l’AC.
  5. Une initiative est actuellement en cours pour la transition des dossiers papier du PAR-SR vers le Système mondial de gestion des cas (SMGC), un système mondial intégré unique qui est utilisé pour traiter les demandes qui touchent à l’immigration, aux réfugiés et à la citoyenneté. Des agents nous ont informés que cette transition aura lieu au cours de l’année. Cette initiative devrait permettre d’améliorer la cohérence dans la mise en œuvre du programme, puisqu’on normalisera les exigences relatives aux documents à produire et à conserver au dossier. Par ailleurs, les agents du programme de l’AC profiteront d’un accès direct plus opportun à l’information contenue dans les dossiers des bénéficiaires qui est requise pour mener à bien différentes analyses. Selon ce qui est prévu, le SMGC devrait aussi contenir un outil de calcul national qui remplacera les outils de calcul régionaux actuellement utilisés.

Assurance de la qualité

  1. Il est nécessaire de mettre en place un processus d’assurance de la qualité pour vérifier et s’assurer que les régions offrent le programme conformément aux politiques, aux lignes directrices et aux exigences établies, comme la nécessité de produire des documents à l’appui des décisions qui sont prises concernant le droit au SR des bénéficiaires.
  2. Il n’y avait pas de processus d’assurance de la qualité pour ce qui est de la création et de la gestion des dossiers des bénéficiaires du PAR-SR. Lors de l’étude des dossiers, on a relevé une approche incohérente pour la tenue des dossiers dans l’ensemble des régions. La présence au dossier de documents servant à appuyer les décisions en faveur ou non de l’attribution d’allocations spéciales aux bénéficiaires (p. ex. supplément au logement ou indemnité de transport) et la pertinence de ces documents variaient d’une région à l’autre. Par exemple, dans certaines régions, il est obligatoire de présenter une copie du bail pour avoir droit au supplément au logement au titre du PAR-SR, alors que d’autres régions n’ont pas cette exigence.
  3. On a aussi observé des anomalies et des incohérences dans la déclaration ainsi que dans le suivi et le recouvrement des trop-payés. On considère qu’il y a un trop-payé lorsque le bénéficiaire reçoit un SR auquel il n’a pas droit. Selon le manuel du PAR-SR, les agents doivent tenir compte des circonstances ayant mené au trop-payé et des difficultés possibles que vit le bénéficiaire et noter le tout au dossier de ce dernier.
  4. Les circonstances ayant mené à des situations de trop-payé ont été documentées dans les dossiers. Toutefois, aucun dossier ne contenait de preuve documentée indiquant qu’une évaluation des difficultés avait été réalisée par un agent, conformément à ce qui est exigé. Par ailleurs, il y avait des écarts dans la façon dont certaines régions s’occupaient du recouvrement des trop-payés. Par exemple, des régions renvoyaient systématiquement les cas de trop-payé au service des comptes débiteurs de l’AC, alors que d’autres déduisaient le trop-payé des versements du SR à venir ou mettaient fin au SR. Dans deux autres régions, des agents ont renoncé à des trop-payés sans verser de documents à l’appui de leur décision au dossier.
  5. Recommandation 3. Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des opérations, devrait s’assurer que les orientations et les documents de formation du PAR-SR sont à jour, puis créer, diffuser et tenir un dépôt centralisé qui serait mis à la disposition de tous les agents du PAR-SR.
  6. Recommandation 4. Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des Opérations, devrait élaborer un processus d’assurance de la qualité pour le PAR-SR dans le but d’examiner les dossiers des bénéficiaires et de s’assurer que les agents respectent toujours les exigences du programme et que les documents requis ont été versés au dossier.

Gestion du risque de fraude au PAR-SR

  1. L’intégration d’un processus de gestion du risque de fraude, qui prévoit la déclaration et la surveillance des risques de fraude possibles, dans la structure de gouvernance d’un programme contribue à étayer et à appuyer les activités de contrôle requises pour détecter, prévenir et atténuer les possibles risques de fraude propres à un programme.
  2. Étant donné que le PAR-SR suppose un échange de fonds entre IRCC et un bénéficiaire, on se trouve devant un risque inhérent de fraude ou d’abus possible à l’endroit du programme. Aucun processus de gestion du risque de fraude propre au PAR-SR, prévoyant la détermination, l’évaluation et l’atténuation des risques de fraude, n’a été élaboré. Les orientations mises à la disposition du personnel pour savoir comment cibler d’éventuels cas de fraude sont par ailleurs très limitées.
  3. La méthode de contrôle ciblée pour atténuer la possibilité de fraude ou d’usage abusif du PAR-SR consiste à s’assurer que les bénéficiaires sont au courant de leur obligation de déclarer tout changement dans leur situation avant de signer une entente en vertu du PAR-SR et à leur remettre à ce moment le formulaire de déclaration de changement dans la situation. À l’aide de ce formulaire, les bénéficiaires peuvent aviser IRCC de tout changement dans leur situation qui pourrait avoir une incidence sur le maintien de leur admissibilité au SR, comme des revenus gagnés.
  4. Les bénéficiaires sont peu enclins à déclarer leurs gains additionnels sachant que de tels gains pourraient nuire à leur situation financière. Dans le cadre du PAR-SR, les bénéficiaires peuvent gagner jusqu’à 50 % du montant auquel ils ont actuellement droit dans le cadre du SR; tout montant supérieur à ce seuil pourrait entraîner une réduction ou la cessation des versements du SR.
  5. Une faiblesse a été constatée relativement à cette mesure de contrôle lorsqu’un certain nombre de bénéficiaires qui avaient gagné un revenu, mais ne l’avaient pas signalé à IRCC, ont été identifiés par un agent de programme dans le cadre d’un sondage mené par le fournisseur de services. Cela fait montre de la nécessité d’adopter une approche plus proactive pour assurer un suivi du maintien de l’admissibilité des bénéficiaires et ainsi réduire les possibles abus à l’égard du programme. Des agents nous ont informés qu’une ébauche d’approche avait été élaborée en 2016 pour régler ce problème, mais que l’approche n’a pas été mise en œuvre.
  6. Recommandation 5. Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des opérations, devrait réaliser une évaluation du risque de fraude au PAR-SR, puis élaborer et mettre en place des stratégies d’atténuation pour aborder les risques inhérents ciblés.

IV. Conclusion

  1. En conclusion, certains éléments du cadre de contrôle de gestion du PAR-SR évalués lors de cet audit nécessitent des améliorations. Une structure de gouvernance est en place pour faciliter la supervision du PAR-SR, mais elle n’est pas bien documentée en raison de changements apportés récemment au programme. Dans le même ordre d’idées, les rôles et responsabilités du personnel du programme à l’AC et dans les régions ont été établis, mais doivent être mis à jour. Des activités de formation, des outils et des orientations concernant le PAR-SR sont mis à la disposition des agents du PAR-SR, mais il faudrait les améliorer pour qu’ils soient à jour et accessibles. Enfin, aucun processus de gestion du risque de fraude au PAR-SR n’a été élaboré, notamment en ce qui concerne la détermination, l’évaluation et l’atténuation des risques de fraude.
  2. Le Ministère prend des mesures pour corriger plusieurs éléments désignés comme nécessitant des améliorations dans le cadre d’initiatives actuellement en cours. On parle entre autres de la transition des dossiers sur support papier vers le SMGC, des mises à jour prévues à l’outil de formation en ligne du PAR-SR et de la création du groupe de directeurs et de directeurs généraux qui doit se réunir sur une base récurrente et regrouper les trois secteurs participant à la gouvernance du PAR-SR.

La direction a accepté les conclusions de la vérification et conçu un plan d’action qui donne suite aux recommandations.

Annexe A – Réponse de la direction

Recommandation 1

Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’Établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des Opérations, devrait mettre à jour, coucher par écrit et transmettre la structure de gouvernance et de supervision du PAR-SR, notamment les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations redditionnelles qui se rapportent au PAR-SR.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation et améliorera les structures existantes de gouvernance et de supervision afin de veiller à ce que les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles de ceux impliqués dans la supervision et l’exécution du PAR-SR soient mis à jour, documentés et communiqués.

Recommandation 2

Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des opérations, devrait élaborer une stratégie de surveillance du PAR-SR pour assurer un suivi à l’égard de l’exécution du programme et ainsi favoriser l’amélioration continue du programme.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation et élaborera une stratégie de surveillance pour évaluer l’exécution du programme.

Recommandation 3

Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des opérations, devrait s’assurer que les orientations et les documents de formation du PAR-SR sont à jour, puis créer, diffuser et tenir un dépôt centralisé qui serait mis à la disposition de tous les agents du PAR-SR.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation et améliorera l’accessibilité aux orientations. Comme indiqué dans le rapport, des travaux sont actuellement en cours pour mettre à jour et améliorer le module de formation pour PAR-SR.

Recommandation 4

Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des Opérations, devrait élaborer un processus d’assurance de la qualité pour le PAR-SR dans le but d’examiner les dossiers des bénéficiaires et de s’assurer que les agents respectent toujours les exigences du programme et que les documents requis ont été versés au dossier.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation et élaborera un processus d’assurance de la qualité qui soit aligné avec la fonctionnalité du SMGC afin d’assurer la conformité aux exigences du programme, qui comprend la conservation de la documentation appropriée sur les dossiers examinés.

Recommandation 5

Le sous-ministre adjoint du Secteur de l’établissement et de l’intégration, de concert avec le sous-ministre adjoint du Secteur des opérations, devrait réaliser une évaluation du risque de fraude au PAR-SR, puis élaborer et mettre en place des stratégies d’atténuation pour aborder les risques inhérents ciblés.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation et effectuera une évaluation du risque de fraude du programme.

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