Vérification des frais de voyage et d’accueil

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Février 2011


Table des Matières


Liste des acronymes

AC
Administration centrale
ADPF
Adjoint au dirigeant principal des finances
AGV
Autorisation générale de voyager
CIC
Citoyenneté et Immigration Canada
CNM
Conseil national mixte
DG
Directeur général
GL
Grand livre
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
NAV
Numéro d’autorisation de voyage
SAP
Produits et applications des systèmes
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor

Sommaire

Le plan de vérification axé sur le risque pour 2009-2012 de la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation, à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), prévoyait une vérification de la gestion des activités de voyage et d’accueil. Cette vérification s’est concentrée sur le cadre de contrôle interne en place ainsi que sur les politiques et les directives applicables. Le travail sur place a été effectué en janvier et en février 2010.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne pour le gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

La vérification visait les objectifs suivants :

  • Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion relatif aux activités de voyage et d’accueil afin de s’assurer que les dépenses de cette nature sont correctement approuvées et consignées dans les registres financiers de CIC.
  • Vérifier le degré de conformité aux directives, aux politiques et aux lignes directrices régissant les activités de voyage et d’accueil ainsi qu’à la politique sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d’accueil des cadres supérieurs désignés.

La vérification portait sur les frais de voyage et d’accueil engagés entre le 1er avril 2008 et le 30 juin 2009 par l’administration centrale (AC) et les régions de l’Ontario, des Prairies et des Territoires du Nord, de la Colombie-Britannique et du Yukon, du Québec, et de l’Atlantique. La vérification avait une portée nationale et comprenait un examen sur place à l’AC. Aux fins de l’exercice, l’équipe de vérification a demandé aux régions d’envoyer les dossiers sélectionnés à l’AC.

L’équipe de vérification a examiné les frais de voyage et d’accueil dans le but d’évaluer les processus en place, tels que décrits par le Secteur des finances du Ministère. L’intégrité et l’efficacité du processus de divulgation proactive ont également été vérifiées. L’équipe a examiné les frais de voyage engagés durant la période visée par des fonctionnaires et des non-fonctionnaires au Canada et à l’étranger.

L’équipe de vérification a constaté ce qui suit :

  • Plusieurs composantes d’un bon cadre de contrôle de la gestion sont en place à CIC; l’obligation redditionnelle est bien définie, des mécanismes sont en place pour surveiller les transactions et, dans l’ensemble, les transactions sont traitées et consignées correctement. Il faut toutefois renforcer les lignes directrices ministérielles sur les voyages et la délégation des pouvoirs financiers.
  • Tous les paiements examinés ont été approuvés par les fondés de pouvoir appropriés. Dans certains cas cependant, les pièces justificatives n’ont pas permis de démontrer que la séquence d’approbation était conforme à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses.

En général, l’équipe a constaté que, pour l’ensemble des dépenses de voyage et d’accueil, le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) a été exercé conformément aux dispositions législatives applicables. Les recommandations incluses dans le présent rapport visent principalement à renforcer les mesures de contrôle relatives à l’autorisation préalable, la délégation des pouvoirs financiers et les lignes directrices ministérielles sur les voyages.

Les sections suivantes présentent des observations détaillées et des recommandations. Les réponses de la direction et un plan d’action sont également inclus.

1.0 Introduction

Le plan de vérification axé sur le risque pour 2009-2012 établi par la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation de CIC prévoyait une vérification de la gestion des activités de voyage et d’accueil.

1.1 Contexte

Les frais de voyage et d’accueil engagés par le gouvernement suscitent un intérêt continu de la part du public et des médias. La population veut avoir l’assurance que les fonds publics sont dépensés judicieusement et demande que ces frais fassent l’objet d’une surveillance plus rigoureuse et attentive. En outre, comme le public exige une plus grande transparence, une politique sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d’accueil des cadres supérieurs désignés – appelée divulgation proactive – a été mise en place. Ces renseignements sont accessibles au grand public et peuvent être consultés sur le site Web de CIC.

1.1.1 Aperçu des activités de voyage et d’accueil à CIC

La responsabilité générale des activités de voyage et d’accueil relève du Secteur des finances. Les dossiers et les pièces justificatives concernant les activités de voyage et d’accueil du personnel de l’AC sont vérifiés et gérés par la Direction des opérations comptables, Secteur des finances. Ces documents sont conservés au Bureau d’opérations des dossiers de la Direction de la gestion de l’information, Secteur des services ministériels.

Les gestionnaires doivent s’assurer que les dépenses de voyage et d’accueil sont autorisées et remboursées conformément aux dispositions des politiques, des directives et des lignes directrices établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Conseil national mixte (CNM) et CIC. Les employés doivent :

  • connaître les dispositions des politiques, des directives et des lignes directrices du SCT, du CNM et de CIC;
  • consulter leurs gestionnaires et faire approuver les dépenses de voyage et d’accueil conformément aux directives;
  • préparer et présenter en temps opportun les demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil, accompagnées de toutes les pièces justificatives requises, pour approbation par leurs gestionnaires.

1.1.2 Voyage

En 2009-2010, l’effectif de CIC comptait environ 3 946 équivalents temps pleinNote de bas de page 1 répartis dans 46 points de service au Canada et 90 points de service dans 76 pays. Vu l’étendue géographique des activités de CIC, un grand nombre d’employés à différents niveaux de l’organisation font souvent des voyages en service commandé au Canada et à l’étranger. Les frais de voyage et d’accueil dans les bureaux à l’étranger sont systématiquement vérifiés par les équipes de vérification interne dans le cadre des missions de vérification.

En 2008-2009, à l’exclusion des bureaux du Canada à l’étranger, CIC a dépensé 10 460 984 $Note de bas de page 2 en frais de voyage.

Les règles et principes régissant les dépenses de voyage sont énoncés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et les Autorisations spéciales de voyager établies par le SCT. Ils ont pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé et prévoient le remboursement des dépenses raisonnables relatives, notamment, au transport, au logement, aux repas et aux frais accessoires. Ils insistent sur la nécessité de traiter toutes les transactions relatives aux voyages conformément aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de vérifier régulièrement toutes les demandes de remboursement. Ils exigent également que les ministères et organismes assurent la conformité aux exigences de la LGFP.

1.1.3 Accueil

L’accueil est défini comme une activité pendant laquelle des rafraîchissements, de la nourriture et un divertissement sont offerts aux invités des ministères et organismes fédéraux. Les dépenses associées à la tenue de conférences constituent également des frais d’accueil.

Le gouvernement du Canada offre des activités d’accueil selon les règles et principes énoncés dans la Politique sur l’accueil du SCT. Cette politique a pour objet d’assurer la tenue d’activités d’accueil économiques, uniformes et appropriées lorsqu’elles facilitent les affaires du gouvernement. Des activités d’accueil peuvent être offertes à des non-fonctionnaires lorsqu’elles facilitent les affaires du gouvernement ou du ministère ou qu’elles sont jugées souhaitables sur les plans de la courtoisie et du protocole.

CIC a donc élaboré ses propres lignes directrices sur l’accueil afin de préciser les activités jugées acceptables et les occasions où elles peuvent être organisées au nom de CIC ou du gouvernement fédéral. Les lignes directrices confirment en outre le processus d’approbation et les limites de la délégation à respecter pour la préparation d’une demande en vertu de la Politique sur l’accueil du SCT et des lignes directrices sur l’accueil de CIC.

En 2008-2009, à l’exclusion des bureaux à l’étranger, les dépenses d’accueil se sont élevées à 466 187 $Note de bas de page 3 au total.

1.1.4 Divulgation proactive des frais de voyage et d’accueil

La fonction de divulgation proactive relève du Secteur des finances. La Direction des opérations comptables est responsable de la vérification des comptes, du traitement, et de la surveillance des dépenses de voyage et d’accueil présentées. La Direction des politiques financières et du contrôle interne s’occupe de recueillir toutes les données requises pour la divulgation proactive et de les afficher sur le site Web de CIC.

L’information publiée sur le site Internet du Ministère est mise à jour aux trois mois, et les données sur les dépenses doivent être déposées sur le site dans les 30 jours de la fin de chaque période de déclaration.

1.2 Évaluation des risques liés à la vérification

La mission de vérification a été sélectionnée à la lumière de l’évaluation des facteurs de risque et des critères de pondération ayant servi à l’élaboration du plan de vérification axé sur le risque. L’équipe de vérification a confirmé l’évaluation préliminaire des risques en s’appuyant sur les données tirées des entrevues préliminaires et en tenant compte du fait que les frais de voyage et d’accueil n’ont encore jamais fait l’objet d’une vérification au Ministère.

Les principaux risques mis au jour sont regroupés dans les catégories suivantes :

  • Perte de réputation et perte de la confiance du public – Les dépenses de voyage et d’accueil du gouvernement suscitent un intérêt continu de la part du public et des médias. Quel que soit la somme en jeu, ces dépenses deviennent souvent un indicateur de la prudence et de l’intégrité avec lesquelles le Ministère gère les fonds publics et elles sont soumises aux critiques des médias. Par conséquent, le risque de perdre la confiance du public est élevé.
  • Clarté et importance des politiques et des procédures – Il est possible que les procédures et les pratiques relatives aux activités de voyage et d’accueil ne soient pas efficaces ou appliquées de manière uniforme à l’échelle du ministère, d’où un risque d’erreurs ou d’omissions.
  • Complexité des responsabilités et des opérations – Bien que les responsabilités soient clairement établies et que le pouvoir décisionnel discrétionnaire soit limité, il est possible que les mesures de contrôle servant à déceler et à prévenir les activités frauduleuses et les erreurs ou omissions volontaires et involontaires ne soient pas adéquates.

1.3 Objectifs de la vérification

La vérification visait les objectifs suivants :

  • Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion relatif aux activités de voyage et d’accueil afin de s’assurer que les dépenses de cette nature sont correctement approuvées et consignées dans les registres financiers de CIC.
  • Vérifier le degré de conformité aux directives, aux politiques et aux lignes directrices régissant les activités de voyage et d’accueil ainsi qu’à la politique sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d’accueil des cadres supérieurs désignés.

1.4 Critères de la vérification

Les critères servent de points de référence pour évaluer l’objet de la mission de vérification. Les critères utilisés aux fins de la vérification s’appuient sur les politiques et les directives du SCT, du CNM et de CIC ainsi que sur les dispositions législatives applicables. Les critères détaillés de la vérification ainsi que leurs sources sont présentés à l’annexe A.

1.5 Portée de la vérification

La vérification portait sur les frais de voyage et d’accueil engagés entre le 1er avril 2008 et le 30 juin 2009 par l’administration centrale (AC) et les régions de l’Ontario, des Prairies et des Territoires du Nord, de la Colombie-Britannique et du Yukon, du Québec, et de l’Atlantique. L’équipe de vérification a examiné les dépenses de voyage ministérielles engagées durant la période visée au Canada et à l’étranger.

Ont été exclus de la portée de la vérification :

  • les voyages pour réinstallation, ce processus faisant l’objet d’une directive distincte du Conseil national mixte;
  • les frais de voyage et d’accueil des bureaux à l’étranger, qui sont systématiquement examinés par l’équipe de vérification interne dans le cadre du programme de vérification des missions;
  • les possibilités d’économies financières dans la planification et les préparatifs de voyages, comme l’utilisation de cartes de voyage ou les marchés et tarifs négociés pour le transport aérien, l’hébergement à l’hôtel et la location de voitures.

La vérification avait une portée nationale et comprenait le travail effectué sur place à l’AC. Aux fins de son examen, l’équipe a demandé aux régions d’envoyer les dossiers sélectionnés à l’AC.

1.6 Méthode de vérification

La vérification comprenait un examen des procédures et des processus associés au cadre global concernant les activités de voyage et d’accueil, à l’autorisation préalable des dépenses, aux pièces justificatives pour les demandes de remboursement, à la divulgation proactive des frais de voyage et d’accueil des cadres supérieurs désignés de CIC et à l’admissibilité des dépenses.

Les activités suivantes ont été réalisées durant la vérification sur place en janvier et en février 2010 :

  • Discussions préliminaires avec des membres du personnel du Secteur des finances à l’AC au sujet des éléments suivants : activités de traitement relatives aux voyages et à l’accueil; documentation; processus d’approbation; conseils, soutien et formation offerts; possibilités d’amélioration.
  • Analyse comparative des politiques et directives du SCT et du CNM et des lignes directrices internes de CIC, afin d’en assurer l’uniformité.
  • Examen des lignes directrices de CIC concernant le traitement des demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil ainsi que du cadre de contrôle de gestion connexe.
  • Examen et évaluation des mécanismes de contrôle, de surveillance et de rapport en place.
  • Entrevues avec des gestionnaires et des employés à l’AC afin de déterminer si les lignes directrices internes de CIC sont conformes aux politiques et directives du SCT et du CNM, et si elles sont respectées. Au nombre des répondants figuraient le chef de la comptabilité à l’AC, des analystes financiers, des adjoints administratifs et des voyageurs.
  • Examen des trois échantillons suivants :
    • 95 demandes de remboursement de frais de voyage ont été sélectionnées au hasard à l’aide d’une méthode statistique parmi les demandes de remboursement présentées entre le 1er avril 2008 et le 30 juin 2009;
    • 42 demandes de remboursement de frais d’accueil ont été sélectionnées au hasard à l’aide d’une méthode statistique parmi les demandes de remboursement présentées entre le 1er avril 2008 et le 30 juin 2009;
    • un échantillon discrétionnaire de 20 dossiers de divulgation proactive a été sélectionné pour la période du 2 mars 2008 au 1er mars 2009.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne pour le gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

2.0 Conclusions de la vérification

À la lumière de l’examen, l’équipe de vérification tire les conclusions suivantes :

  • Plusieurs composantes d’un bon cadre de contrôle de la gestion sont en place à CIC; l’obligation redditionnelle est bien définie, des mécanismes sont en place pour surveiller les transactions et, dans l’ensemble, les transactions sont traitées et consignées correctement. Il faut toutefois renforcer les lignes directrices ministérielles sur les voyages et la délégation des pouvoirs financiers.
  • Tous les paiements examinés ont été approuvés par les fondés de pouvoir appropriés. Dans certains cas cependant, les pièces justificatives n’ont pas permis de démontrer que la séquence d’approbation était conforme à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses.

Les sections suivantes présentent des observations détaillées et des recommandations.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Cadre de contrôle de la gestion

L’équipe de vérification a examiné l’ensemble des politiques, procédures et lignes directrices en place, le processus de surveillance et de déclaration des coûts, ainsi que les mécanismes de vérification utilisés pour gérer les activités de voyage et d’accueil.

3.1.1 Lignes directrices de CIC en matière de voyage et d’accueil / Formation

Nous nous attendions à ce que des procédures et des politiques sur les voyages et l’accueil soient en place pour appuyer et guider les employés dans l’administration de ces activités et à ce qu’elles soient conformes à celles publiées par le SCT et le CNM. Nous avons examiné les politiques, directives et lignes directrices sur les voyages et l’accueil utilisées par CIC ainsi que les procédures connexes en place.

Lignes directrices sur l’accueil

La Politique sur l’accueil du SCT est la directive principale suivie par CIC. Le Ministère a aussi élaboré des lignes directrices sur l’accueil afin d’aider ses employés à appliquer la politique du SCT. Cet instrument comble les besoins opérationnels de CIC puisqu’il précise les activités d’accueil approuvées et les occasions où elles peuvent être offertes. Les lignes directrices ministérielles confirment aussi le processus d’approbation et les limites de la délégation qui doivent être respectés durant la préparation d’une demande.

Les lignes directrices sur l’accueil de CIC ont été comparées à la politique du SCT dans le but de cerner d’éventuels écarts ou contradictions. L’analyse en parallèle a permis de confirmer qu’elles sont conformes à la politique du SCT.

Lignes directrices sur les voyages

La Directive sur les voyages du CNM est la principale source d’orientation pour les activités de voyage à CIC. Nous avons constaté que la directive ne prévoit aucune procédure particulière de surveillance de la gestion. Par exemple, elle ne précise pas les formulaires à utiliser à CIC, les étapes de traitement menant au remboursement, les conditions d’utilisation de l’Autorisation générale de voyager (AGV), les mesures de contrôle visant les voyages effectués par des non-fonctionnaires ou les rôles et responsabilités des titulaires d’un numéro d’autorisation de voyage (NAV).

CIC suit la Directive sur les voyages du CNM, mais il n’a pas élaboré de lignes directrices internes pour ses besoins opérationnels comme il l’a fait pour les activités d’accueil. Des lignes directrices faciliteraient les préparatifs de voyage des employés, qui n’auraient plus à consulter de multiples sources d’information. Cela contribuerait aussi à réduire les problèmes d’interprétation et à assurer une application uniforme.

Formation

Nous nous attendions à ce que le Ministère donne une formation sur les activités de voyage et d’accueil pour s’assurer que toutes les parties connaissent leurs responsabilités et suivent les procédures connexes respectives.

Nous avons tenu quatre entrevues à l’AC : avec deux adjoints administratifs qui préparent des demandes de remboursement et deux voyageurs. Aucun des répondants n’avait reçu une formation officielle.

Lors de l’examen de la conformité des dossiers de voyage sélectionnés, nous avons constaté que les demandes de remboursement présentées au Secteur des finances contenaient des erreurs administratives (63 des 95 dossiers examinés), augmentant la charge de travail des adjoints financiers qui doivent apporter les corrections requises. Une formation aiderait les employés participant au processus à mieux comprendre les procédures relatives aux voyages. Depuis la visite sur place, nous avons appris que le Secteur des finances a commencé à offrir davantage de séances de formation sur les activités de voyage et d’accueil. Nous avons confirmé la disponibilité de nouvelles séances de formation pour les agents administratifs à l’AC sur les activités de voyage et d’accueil et la délégation des pouvoirs. Ces séances font partie du calendrier de cours 2010 2011 de l’AC.

Recommandation 1

Le directeur général (DG) des Opérations financières et adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) doit élaborer des lignes directrices ministérielles normalisées sur les voyages qui précisent les exigences particulières à CIC. Elles pourraient inclure des procédures sur l’utilisation des AGV et des NAV, et les étapes du traitement menant au remboursement des frais de voyage.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. La Direction générale des opérations financières a déjà distribué une brochure d’information sur les voyages. Elle est également à revoir l’ensemble des politiques, directives, procédures et lignes directrices de CIC, y compris sa politique sur les voyages, dans le cadre de l’Initiative de renouvellement des politiques du SCT.

3.1.2 Cadre de responsabilisation et d’autorisation

Lors de l’évaluation du cadre de contrôle de la gestion existant pour les activités de voyage et d’accueil, l’équipe s’attendait à ce que les rôles et les responsabilités soient clairement définis aux niveaux national et régional. Elle s’attendait aussi à ce que les pouvoirs financiers soient délégués de façon appropriée, afin que les dépenses de voyage et d’accueil soient correctement approuvées et consignées, et à ce que le processus fonctionne comme prévu.

La LGFP prévoit des dispositions touchant l’administration financière du gouvernement du Canada. L’article 32 exige une vérification de la disponibilité des fonds et leur imputation à un crédit (budget) avant qu’une dépense soit effectuée. L’article 34 confère le pouvoir d’attester que les fournitures ont été livrées, les services rendus ou les travaux exécutés conformément au marché. L’article 33 confère le pouvoir de payer les dépenses une fois qu’il a été déterminé que le paiement est imputable sur un crédit affecté et que les articles 32 et 34 ont été correctement appliqués.

Délégation des pouvoirs financiers

La politique du SCT sur la délégation du pouvoir décisionnel (remplacée le 1er octobre 2009 par la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses) contient des lignes directrices pour garantir que la délégation des pouvoirs financiers associés au processus de dépense fait l’objet de contrôles de gestion financiers et opérationnels appropriés.

CIC a délégué à ses agents financiers les pouvoirs requis pour autoriser des paiements au moyen du document de délégation des pouvoirs de signature en matière financière, lequel est autorisé par le ministre.

Dans le cadre de la vérification, nous avons appris que l’AC utilise un tableur Excel pour consigner et mettre à jour les pouvoirs délégués. Ce document indique les centres de coûts, les noms des centres de fonds, les noms des gestionnaires et de leurs remplaçants investis de pouvoirs délégués, ainsi que les noms et numéros de téléphone des membres du personnel administratif. Le fichier est maintenu et mise à jour par les Opérations comptables, Secteur des finances.

Nous avons examiné les outils utilisés dans le processus et avons vérifié si les autorisations ont été faites par des personnes ayant les pouvoirs financiers appropriés. Nous n’avons pu confirmer la validité de certains pouvoirs délégués sans demander des renseignements supplémentaires aux Opérations comptables. De plus, des gestionnaires ayant statut de délégataire permanent ont un pouvoir de signer sans date de fin déterminée, ce qui est contraire à la politique sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses qui était en vigueur au moment de la vérification. De nouvelles cartes de spécimen de signature doivent être produites au début de chaque exercice.

Si les cartes de spécimen de signature ne sont pas tenues à jour, CIC risque que des dépenses de voyage et d’accueil soient engagées par des personnes non autorisées. Nous n’avons trouvé aucune situation où cela se serait produit, cependant.

Recommandation 2

Le directeur général des Opérations financières et ADPF doit s’assurer que les outils servant à valider les pouvoirs financiers délégués, y compris l’examen annuel de toutes les cartes de spécimen de signature, sont tenus correctement et mis à jour au besoin.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. Depuis avril 2010, une base de données automatisée sur les pouvoirs de signer des documents financiers a été installée dans le système SAP (produits et applications des systèmes) pour l’AC. Les cartes de spécimen de signature peuvent être consultées facilement par les employés qui ont besoin de valider des signatures. Ce processus automatisé sera mis en œuvre graduellement dans les régions à compter de 2011-2012. En outre, pour donner suite à la recommandation du Bureau du contrôleur général concernant la vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers, un avis d’information a été envoyé aux employés de CIC au dernier trimestre de 2009-2010 afin de leur rappeler qu’ils doivent procéder à un examen annuel des documents d’autorisation financière.

3.1.3 Surveillance

Nous nous attendions à ce qu’il y ait un processus de surveillance en place pour garantir la conformité des activités de voyage et d’accueil aux politiques et lignes directrices applicables.

La responsabilité en matière de vérification des comptes ainsi que des mesures connexes de contrôle financier incombe aux agents auxquels le pouvoir de payer a été délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP. Avant d’autoriser un paiement, l’agent doit fournir une attestation du pouvoir de dépenser (article 34).

Nous avons constaté que, durant la période visée, CIC s’était conformé à la Politique de vérification des comptes du SCT parce que chaque demande de remboursement de frais de voyage et d’accueil avait fait l’objet d’un contrôle financier avant le paiement. Les agents financiers ont examiné toutes les demandes de remboursement.

De plus, une équipe de surveillance relevant des Opérations comptables a été créée à l’été 2007 pour confirmer que des contrôles appropriés sont en place pour assurer la conformité. Cette équipe a effectué quelques examens à l’AC et dans les régions, et l’un de ses rôles consiste à vérifier si les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux politiques, directives et lignes directrices existantes en sélectionnant et en examinant un échantillon de transactions. En 2009-2010, un projet de surveillance a été mené par la Section des comptes généraux à l’égard des dépenses de voyage et d’accueil de l’AC pour 2007 2008. Un plan d’action correctif a été instauré et reste en vigueur.

Nous concluons qu’un mécanisme de surveillance est en place pour détecter les problèmes de conformité.

3.1.4 Traitement, production de rapports et qualité des données

Nous nous attendions à ce que les transactions relatives aux dépenses de voyage et d’accueil soient entrées correctement dans le système financier. En outre, nous comptions constater que CIC produit des rapports détaillés de frais de voyage et d’accueil et que ces rapports, le cas échéant, répondent aux besoins en information de la direction pour la prise de décisions.

Traitement et production de rapports

CIC utilise le système financier SAP pour enregistrer les transactions financières relatives aux activités de voyage et d’accueil. Une ligne de codage est composée de divers éléments, tels que les centres financiers et les comptes du grand livre (GL), qui précisent la nature de la transaction. La direction utilise les données financières du GL pour la prise de décisions. Une imputation exacte et uniforme des dépenses est essentielle. L’absence de directives uniformes et le manque de rigueur dans l’imputation des transactions à l’AC et dans les régions pourraient compromettre l’exactitude et l’utilité ultérieure des données existantes.

Nous avons comparé tous les dossiers de voyage et d’accueil faisant partie de notre échantillon avec les pièces de journal du SAP pour nous assurer de l’exactitude des données entrées dans les systèmes financiers de CIC. De façon générale, les données sont exactes.

Gestion des dossiers

Dans le cadre de notre examen de l’échantillon de dossiers, nous avons demandé au Secteur des finances de l’AC et aux régions intérieures de nous fournir les dossiers physiques originaux. Tous les dossiers de voyage ont été retrouvés et nous ont été transmis. Durant la période de vérification, quatre des 42 dossiers d’accueil n’ont pu être retracés. Lorsque les échantillons de remplacement ont été demandés, il en manquait encore un sur quatre. Nous avons donc examiné 41 dossiers d’accueil. La situation a été confirmée auprès du Bureau d’opérations des dossiers.

Recommandation 3

La Direction de la gestion de l’information doit, de concert avec la Direction générale des opérations financières, élaborer et mettre en œuvre des procédures concernant la sécurité, la gestion et la garde des dossiers papier de nature financière.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. À titre d’autorité fonctionnelle responsable du fonds de renseignements de CIC, le Centre de renseignements consignés intégrés assurera la mise en œuvre de cette recommandation et fournira des outils ainsi que des séances de formation et de sensibilisation pour aider à satisfaire aux exigences en matière de sécurité, de gestion et de garde des dossiers.

3.2 Conformité aux politiques et aux directives du SCT, du CNM et de CIC

Les processus liés aux activités de voyage et d'accueil en place à CIC ont été examinés afin de vérifier leur degré de conformité à la Directive sur les voyages du CNM et aux Autorisations spéciales de voyager du SCT, aux politiques et directives du SCT et de CIC sur les activités d'accueil, et à la politique du SCT sur la divulgation obligatoire des frais de voyage et d'accueil des cadres supérieurs désignés.

Nous avons sélectionné un échantillon afin de vérifier la conformité aux exigences établies.

3.2.1 Autorisation préalable

Nous nous attendions à ce que les demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil soient approuvées d’avance par les agents délégataires appropriés et à ce que les formulaires d’autorisation préalable soient correctement remplis.

Voyage

La Directive sur les voyages du CNM précise ce qui suit : « Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. »

Notre vérification révèle que tous les voyages ont été effectués à des fins officielles. Treize autorisations de voyager ont été signées après que le voyage a été effectué, et douze signatures n'étaient pas datées. Nous ne disposions pas de renseignements suffisants pour déterminer si l'autorisation a été obtenue préalablement au voyage.

Accueil

L’autorisation préalable des activités d’accueil est une occasion de faire preuve de transparence au chapitre des dépenses en plus de renforcer la responsabilisation et la diligence raisonnable.

À CIC, les dépenses d’accueil doivent être autorisées au préalable par le palier de délégation approprié. Aux fins de l’approbation, un formulaire doit toujours être rempli et signé par une personne habilitée à valider la dépense avant la tenue de l’activité.

Lors de notre examen de 41 demandes de remboursement de frais d’accueil, nous avons constaté que quatre demandes n’avaient pas été approuvées au préalable conformément à la Politique sur l’accueil. Une autorisation a été signée après la tenue de l’activité, et trois signatures n’étaient pas datées. Nous ne disposions pas de renseignements suffisants pour déterminer si l’activité d’accueil a été autorisée avant sa tenue.

Aux fins de la conformité, il est essentiel que les employés suivent les lignes directrices du SCT et de CIC sur l’autorisation préalable des dépenses de voyage et d’accueil. Il ressort de notre vérification que le Ministère doit exercer une plus grande discipline afin de renforcer ce processus. Les employés et les gestionnaires doivent être sensibilisés à l’importance de faire approuver les dépenses de voyage et d’accueil à l’avance et de fournir tous les renseignements requis sur les formulaires d’autorisation préalable.

3.2.2 Pouvoirs de dépenser et de payer

Nous nous attendions à ce que les demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil ont été vérifiées et avaient les pièces justificatives requises avant que les pouvoirs de dépenser et de payer ont été exercés en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP, et conformément aux pouvoirs délégués de CIC et aux indemnités autorisées (SCT).

Voyage

Pour obtenir le remboursement de leurs frais de voyage, les voyageurs de CIC doivent préparer et soumettre à leurs gestionnaires une demande de remboursement accompagnée de toutes les pièces justificatives, y compris les reçus originaux et une justification de tout écart à la Directive sur les voyages du CNM. Une fois que le gestionnaire a examiné et approuvé la demande (article 34 de la LGFP), celle ci est transmise aux Finances pour traitement et vérification avant le paiement.

Nous avons constaté que les 95 demandes de remboursement de frais de voyage portaient sur des dépenses engagées lors de voyages en service commandé. Nous n'avons relevé aucuns frais personnels. Dans l'ensemble, les renseignements principaux ont été obtenus préalablement au paiement et les pièces justificatives requises accompagnaient la demande. Dans cinq cas cependant, l'attestation requise aux termes de l'article 34 de la LGFP n'était pas datée, de sorte que nous ne disposions pas de renseignements suffisants pour confirmer si la séquence d'approbation a été respectée.

Nous avons constaté que, pour toutes les dépenses de voyage, le pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP a été exercé conformément à la législation applicable.

Accueil

Nous nous attendions à ce que les demandes de remboursement de frais d’accueil examinées respectent les exigences de la Politique sur l’accueil du SCT.

Nous avons vérifié 41 demandes de remboursement et avons constaté que, dans six cas, le formulaire était incomplet et des renseignements importants manquaient, comme les dates de signature (quatre demandes), le nombre de participants (une demande) et le nom du demandeur (une demande). Deux demandes totalisant plus de 5 000 $ ne comportaient pas de bon de commande, mais le fondé de pouvoir était approprié. Le Cadre de délégation et de responsabilisation en matière de passation des marchés à CIC précise clairement qu’un bon de commande doit être préparé par les Services d’achats et de contrats pour toute activité dont le coût est supérieur à 5 000 $.

Nous avons constaté que, pour toutes les dépenses d’accueil, le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP a été exercé conformément à la législation applicable.

Recommandation 4

Le directeur général des Opérations financières et ADPF doit réitérer aux gestionnaires que les dépenses de voyage et d’accueil doivent être autorisées au préalable et que les exigences prescrites (articles 32 et 34 de la LGFP) doivent être respectées.

Réponse de la direction

La direction accepte cette recommandation. L’autorisation préalable des dépenses de voyage et d’accueil de même que les exigences prescrites aux articles 32 et 34 ont été réitérées lors des séances de formation. La Direction générale des opérations financières a également révisé ses formulaires électroniques pour l’autorisation préalable et le paiement des frais de voyage et d’accueil. Les modifications encouragent les utilisateurs à fournir tous les renseignements requis.

3.2.3 Divulgation proactive

Nous nous attendions à ce que toutes les dépenses de voyage et d'accueil des cadres supérieurs désignés soient publiées sur le site Web de CIC en temps opportun et de manière exhaustive, exacte et uniforme, conformément aux exigences prescrites.

Nous avons sélectionné et examiné un échantillon discrétionnaire de 20 dossiers de divulgation proactive et avons constaté que les renseignements divulgués étaient exacts. Les rapports ont fait l'objet d'un rapprochement avec les documents sources.

Annexe A – Critères détaillés de la vérification

Secteur d’intérêt 1 – Cadre de contrôle de la gestion

  • 1.1 Lignes directrices de CIC sur les voyages et l’accueil: Les lignes directrices de CIC sur les voyages et l’accueil sont claires et conformes aux politiques et directives du SCT et du CNM.
  • 1.2 Cadre de responsabilisation et d’autorisation: Les rôles et les responsabilités, y compris le cadre d’autorisation pour les voyages et l’accueil, sont clairs et adéquats, et compris par les gestionnaires délégataires à l’AC et dans les régions.
  • 1.3 Communications et formation: Les communications et la formation ayant trait aux activités de voyage et d’accueil sont claires et uniformes à l’échelle de l’AC et dans les régions, afin que tous les intervenants connaissent parfaitement leurs responsabilités.
  • 1.4 Surveillance: Les pratiques de surveillance sont adéquates et assurent la conformité aux politiques et directives sur les voyages et l’accueil. Des risques sont cernés, évalués et gérés de façon continue.
  • 1.5 Traitement, production de rapports et qualité des données: Les fonctions de traitement et de rapport sont exécutées en temps opportun et d’une manière exhaustive, exacte et uniforme, afin de garantir l’exactitude des données enregistrées dans le système financier de CIC.

Secteur d’intérêt 2 – Conformité aux politiques et aux directives du SCT, du CNM et de CIC

  • 2.1 Autorisation préalable : Les frais de voyage et d’accueil sont autorisés au préalable afin de s’assurer qu’ils sont engagés ou prolongée conformément aux dispositions des politiques du SCT, du CNM et de CIC.
  • 2.2 Pouvoirs de dépenser et de payer – articles 34 et 33 : Les demandes de remboursement de frais de voyage et d’accueil sont accompagnées des pièces justificatives requises et sont vérifiées préalablement à l’exercice des pouvoirs de dépenser et de payer en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP, et conformément aux pouvoirs délégués de CIC et aux indemnités autorisées (SCT).
  • 2.3 Divulgation proactive : Tous les frais de voyage et d’accueil des cadres supérieurs désignés de CIC sont obligatoirement publiés dans le site Web de CIC en temps opportun et d’une manière exhaustive, exacte et uniforme.

Sources des critères

  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Directive sur les voyages du CNM
  • Autorisations spéciales de voyager du SCT
  • Politique sur l'accueil du SCT
  • Politique de vérification des comptes du SCT
  • Document d'orientation du SCT sur la divulgation proactive des dépenses de voyages et d'accueil
  • Lignes directrices sur l'accueil de CIC
  • Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du SCT
  • Politiques financières de CIC

Annexe B – Plan d’action de la direction

Plan d’action de la direction
Recommandation Plan d’action Responsabilité Date cible
1. Le directeur général (DG) des Opérations financières et adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) doit élaborer des lignes directrices ministérielles normalisées sur les voyages qui précisent les exigences particulières à CIC. Elles pourraient inclure des procédures sur l’utilisation des AGV, des NAV et les étapes du traitement menant au remboursement des frais de voyage. Dans le cadre de l’Initiative de renouvellement des politiques, la Direction générale des opérations financières examinera l’ensemble des politiques, directives, procédures et lignes directrices du Ministère, y compris sa politique sur les voyages. Elle réévaluera les besoins des voyageurs et préparera les documents d’information requis. Direction générale des opérations financières 2011-2012, T2
Élaborer une brochure d’information sur les voyages. 2010-2011, T2 (Terminé)
Tenir des séances d’information financière sur les voyages pour les agents administratifs à l’AC et améliorer les séances de façon continue. 2009-2010, T2 (En cours)
2. Le directeur général des Opérations financières et ADPF doit s’assurer que les outils servant à valider les pouvoirs financiers délégués, y compris l’examen annuel de toutes les cartes de spécimen de signature, sont tenus correctement et mis à jour au besoin. Poursuivre la mise en œuvre de la base de données automatisée sur la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers : Direction générale des opérations financières  
AC 2010-2011, T1 (Terminé)
Régions 2011-2012
Élaborer et distribuer un communiqué des Finances sur l’examen annuel des documents d’autorisation financière. 2009-2010, T4 (Terminé)
3. La Direction de la gestion de l’information doit, de concert avec la Direction générale des opérations financières, élaborer et mettre en œuvre des procédures concernant la sécurité, la gestion et la garde des dossiers papier de nature financière. La mise en œuvre de la recommandation sera dirigée par le Centre de renseignements consignés intégrés. La Direction générale des opérations financières engagera des ressources pour évaluer : l’état actuel des dossiers d’accueil; les besoins des Finances en matière d’accès, d’utilisation et de stockage des dossiers; l’obligation de suivre la Directive sur la conservation des documents pour assurer la conformité aux politiques et directives sur la gestion de l’information de l’organisme central.

La situation actuelle sera examinée afin d’élaborer des outils ainsi que des séances de formation et de sensibilisation pour aider à améliorer les pratiques de conservation des documents.

Centre de renseignements consignés intégrés (Gestion de l’information) 2011-2012, T1
4. Le directeur général des Opérations financières et ADPF doit réitérer aux gestionnaires que les dépenses de voyage et d’accueil doivent être autorisées au préalable et que les exigences prescrites (articles 32 et 34 de la LGFP) doivent être respectées. Élaborer ou modifier les formulaires électroniques pour qu’ils incluent les dates de pré approbation et d’autorisation : Direction générale des opérations financières

 

 

Formulaire pour les voyages 2010 2011, T3 (Terminé)
Formulaire pour les activités d’accueil 2010 2011, T3(Terminé)
Présenter des séances d’information financière aux agents administratifs (en moyenne six fois par année dans les deux langues officielles) sur :
  • les voyages pour les agents administratifs à l’AC;
  • la délégation des pouvoirs, l’accueil, l’utilisation des cartes de crédit, les factures et les engagements.
2009-2010, T2 (en cours)

Annexe C – Calendrier de la vérification

  • Planification de la vérification : De août à octobre 2009
  • Examen sur place : Janvier et février 2010
  • Remise de l’ébauche à la direction pour rétroaction : 28 avril 2010
  • Mise au point définitive du plan d’action de la direction : 1er février 2011
  • Recommandation du rapport par le Comité de vérification pour approbation par le sous-ministre : 10 février 2011
  • Approbation du rapport par le sous-ministre : 10 février 2011
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