Audit interne des marchés de services de consultation attribués à McKinsey & Company par le gouvernement fédéral
Direction générale de la audit interne et de la responsabilisation
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Mars 2023
Table des matières
Conformité aux normes professionnelles
L’audit interne a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.
Saarangi Balasingam CPA, CIA
Chef de l'audit interne p.i.
Audit interne et responsabilité
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Renseignements généraux
L’approvisionnement au sein du gouvernement du Canada est assujetti à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (et à la Politique sur les marchés en vigueur avant le 13 mai 2022, désormais abrogée)Note de bas de page 1, dont l’objectif est de veiller à ce que l’approvisionnement de biens, de services et de travaux de construction permettent d’obtenir les biens et les services nécessaires pour appuyer la prestation de programmes et de services aux Canadiens tout en offrant le meilleur rapport qualité-prix à l’État. Ainsi, les approvisionnements doivent notamment permettre d’obtenir des résultats opérationnels, être assujettis à des mécanismes de gouvernance et de surveillance efficaces, être équitables, ouverts et transparents et répondre aux attentes du public en matière de prudence et de probité.
Le premier ministre a chargé la ministre Fortier, en sa qualité de présidente du Conseil du Trésor (CT), ainsi que la ministre Jaczek, ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, d’entreprendre un examen des marchés attribués à la firme McKinsey & Company (McKinsey). Le 8 février 2023, le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) a demandé aux organismes gouvernementaux de soumettre, au plus tard le 15 février 2023, une liste de tous leurs marchés conclus avec McKinsey depuis le 1er janvier 2011, et de fournir de l’information connexe sur ces marchés. Pour ces organismes qui ont été l’autorité technique et/ou qui ont conclu de tels marchés à titre d’autorité contractante, le BCG a chargé les dirigeants principaux de l’audit (DPA) de ces organismes d’effectuer un audit interne indépendant officiel des processus d’approvisionnement connexes, dont les résultats doivent être communiqués au BCG d’ici le 22 mars 2023.
Objectifs et portée de l’audit
Les objectifs de l’audit étaient de déterminer ce qui suit pour l’ensemble des marchés avec McKinsey visés par la portée :
- L’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue dans le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts;
- Les approvisionnements ont été effectués d’une manière équitable, ouverte et transparente conformément à la politique du Conseil du Trésor en vigueur à l’époque (Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement);
- Les approvisionnements ont été effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisme (c’est-à-dire, conformément aux cadres de gestion de l’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité).
La portée de l’audit a mis l’accent sur l’examen des pratiques d’approvisionnement pour l’ensemble des marchés concurrentiels et non concurrentielsNote de bas de page 2 avec McKinsey qui ont été attribués (signés) par l’organisme entre le 1er janvier 2011 et le 7 février 2023Note de bas de page 3. Plus précisément, l’audit comprenait une évaluation des marchés suivants :
| Marché #1 | Marché #2 | |
|---|---|---|
| Titre |
Stratégie de transformation des services et feuille de route |
Services de soutien au bureau de la transformation |
| Objectif(s) |
Développer une stratégie de transformation des services; un modèle opérationnel orienté vers l'avenir; une feuille de route pour la transformation des services et des recommandations sur la manière dont Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) devrait s'organiser pour mener à bien la transformation. |
Fournir une expertise dans la conception et l'exécution d'un bureau de gestion de la transformation des services pour l'IRCC. Le Bureau de gestion de la transformation des services avait besoin de conseils et de services d'experts pour permettre au département de gérer et d'exécuter sa stratégie de transformation des services, de maximiser les avantages potentiels des initiatives de transformation et de fournir des conseils continus sur l'évolution de la feuille de route de la transformation, de l'approche et du plan de mise en oeuvre. |
| Autorité contractante |
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) |
Services publics et approvisionnement Canada (SPAC) |
| Valeur monétaire totale |
2 890 822 $ (valeur initiale: 1 593 300 $) |
24 848 700 $ (valeur initiale: 16 373 700 $) |
| Type d’approvisionnement |
Concurrentiel |
Concurrentiel |
| Durée du marché |
du 8 août 2018 au 7 août 2019 |
du 26 juin 2019 au 31 décembre 2021 |
| Modifications |
Modification #1 (5 décembre 2018) : Augmentation de la valeur du marché de 339 000 $ pour tenir compte des engagements supplémentaires des parties prenantes, des séances d'information et de l'analyse plus approfondie de la stratégie de transformation et feuille de route. Modification #2 (12 février 2018) : Augmentation de la valeur du marché de 958 522.50 $ pour fournir des séances d'information supplémentaires, une priorisation affiner des initiatives de la feuille de route, la consultation et la liaison avec les parties prenantes internes et externes, l'élaboration d'objectifs mesurables clairs et précis, de priorités et de cibles pour la stratégie de transformation et la feuille de route, et l'élaboration d'un modèle d'exécution de la transformation détaillé pour la stratégie de transformation et feuille de route. |
Modification #1 (8 mai 2020) : Pas de fonds supplémentaires alloués. Re-profiler la base de paiement et mettre à jour la liste de contrôle des exigences de sécurité et modifier la date de fin de marché au 31 mars 2021. Modification #2 (10 novembre 2020) : Pas de fonds supplémentaires alloués. Inclut la possibilité de mettre à jour les clauses de sécurité pour accéder aux ressources situées aux États-Unis. Modification #3 (5 mars 2021) : Augmentation de la valeur du marché de 8 475 000 $ et prolongation du marché jusqu'au 31 décembre 2021. En raison de Covid19, IRCC a eu besoin de continuer à bénéficier des conseils et des services d'experts de l'entrepreneur pour accélérer la mise en place des capacités ministérielles afin de soutenir, d'étendre et d'accélérer la transformation numérique d'IRCC. |
L’audit n’a pas évalué ce qui suit :
- Tous les marchés conclus avec toute entité autre que McKinsey.
- Tous les marchés attribués (et signés) en dehors de la période d’audit.
- La conformité à tout autre instrument de politique, lois ou règlements qui ne sont pas expressément mentionnés dans ce rapport d’audit.
- Bon de commande créé pour permettre à un ADM de participer à un sommet organisé par McKinsey. Étant donné que la valeur du bon de commande s'élevait à 950 dollars et qu'il a suivi un processus différent, il est considéré comme présentant un risque faible.
Approche
Le BCG a fourni à tous les ministères un plan d’audit et un programme d’audit pour assurer l’uniformité de la couverture à l’échelle du gouvernement du Canada. Bien que le BCG ait élaboré les objectifs, la portée, les critères d’audit et le programme d’audit aux fins d’utilisation par les ministères concernés, les constatations et les recommandations de l’audit ont été élaborées de façon indépendante par la fonction d’audit interne de [l’organisme]. L’approche suivie par [l’organisme] était conforme à l’approche décrite dans le plan d’audit et le programme d’audit du BCG. Pour assurer l’intégrité et l’objectivité du travail d’audit, cet audit a été exécuté uniquement par des auditeurs internes fonctionnaires assujettis au Global Internal Auditing Code of Ethics de l’Institute of Internal Auditors.
Constatations et recommandations
Constatations pour l’objectif 1 : intégrité du processus d’approvisionnement
Conclusion
Pour les deux marchés, l'équipe d'audit n'a trouvé aucune preuve de compromis ou d’incohérence avec:
- l'intégrité du processus de passation des marchés par les fonctionnaires et les titulaires de charges publiques,
- le code de valeurs et d'éthique du secteur public, et
- la directive sur les conflits d'intérêts.
En outre, l'équipe d'audit a constaté qu'aucun ancien fonctionnaire n'était impliqué dans l'un ou l'autre de ces marchés.
Constatations pour l’objectif 2 : équité, ouverture et transparence, conformément à la politique applicable
Conclusion
Mise en garde : pour le marché #2, le SPAC était l'autorité contractante et était chargé d'auditer les activités relevant de la responsabilité du SPAC en tant qu'autorité contractante.
Pour les deux marchés, les services fournis par McKinsey n'ont été exécutés qu'une fois les marchés initiaux et les modifications approuvés par l'autorité déléguée. Les modifications des marchés ont été justifiées et approuvées avant la date d'expiration du marché. Étant donné que les conditions contractuelles permettaient à McKinsey de fournir des mises à jour écrites ou orales, la direction a démontré que des réunions d'avancement avaient été organisées avec McKinsey et que les mises à jour avaient été fournies à la satisfaction de la direction. Une fois que les services convenus ont été fournis par McKinsey, le paiement a été approuvé par l'autorité déléguée. Les deux marchés, y compris les modifications, répondaient aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. Pour les deux marchés, les appels d'offres ont suivi une procédure concurrentielle et ont été publiés sur le site web CanadaBuys de SAPC. Il existait également un document de questions et réponses comprenant les questions posées par les fournisseurs présélectionnés.
D'après les informations fournies par le SPAC, les exigences de sécurité de l'appel d'offres étaient conformes aux dispositions de la Politique de sécurité du gouvernement. Les consultants soumissionnés dans le cadre de chaque marché disposaient d'une habilitation de sécurité valide au moment de l'attribution de chaque marché, conformément aux exigences.
Constatations pour l’objectif 3 : respect des processus et des cadres de contrôle ministériels
Conclusion
La Direction générale des opérations financières et des achats (DGOF) d'IRCC travaille actuellement à l'élaboration d'un cadre formel de politique d'approvisionnements. L'équipe d’audit a examiné une version préliminaire du cadre afin de déterminer les contrôles internes pertinents pour le présent audit qui ne sont pas couverts par les critères d’audit des deux premiers objectifs d’audit du présent rapport. Seuls deux des contrôles clés identifiés dans le cadre n'ont pas été couverts dans les autres sections du présent rapport :
- Le comité de surveillance des acquisitions et des marchés approuve les acquisitions à haut risque. Étant donné que les deux marchés ont été jugés à faible risque, le comité n'a pas eu à les examiner.
- La direction des services d'approvisionnements et de passation de marchés procède à des examens aléatoires des dossiers à des fins d'assurance qualité. Le marché n° 1 a été sélectionné pour ce processus. Aucun sujet de préoccupation n'a été relevé.
Approbation par l'administrateur général
Les résultats de cet audit ont été présentés à la direction d'IRCC. Le rapport d’audit a été examiné par le comité ministériel d’audit d'IRCC, qui a recommandé à l'administrateur général de l'approuver.
Si des problèmes ou des recommandations sont constatés à la suite des résultats des examens externes effectués par le Bureau du médiateur pour les marchés publics et/ou l'auditeur général, l'IRCC élaborera un plan d'action de gestion pour y remédier.
L'administrateur général de l'IRCC approuve le présent rapport.
SM e-approuvée 21 mars 2023
Sous-ministre
Christiane Fox
Annexe A : Critères d’audit
| Objectifs de l’audit | Critères | Sources de critères |
|---|---|---|
| 1. L’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue, conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts; | 1. Les fonctionnaires et les titulaires de charge publique veillent à ce que l’intégrité du processus d’approvisionnement soit maintenue, et soit conforme au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts; | Loi sur les conflits d’intérêts – partie I Directive sur les conflits d’intérêts – articles 4.2.16, 4.17.3 Code de valeurs et d’éthique du secteur public – section sur l’Intégrité (3) Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – articles 4.2.12, 10.8, 11.1.1, 12.4 Directive sur la gestion de l’approvisionnement – articles 4.2.2, 4.3.2 |
2. La conclusion d’un marché avec d’anciens fonctionnaires et titulaires de charge publique est exécutée avec intégrité conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts, à la Loi sur les conflits d’intérêts et aux instruments de politique sur l’approvisionnement. |
Loi sur les conflits d’intérêts – partie I et partie III (35, 36) Directive sur les conflits d’intérêts – article 4.2.16 Code de valeurs et d’éthique du secteur public – section sur l’Intégrité Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – articles 4.1.9 et 4.2.20, Appendice C, Annexe 5 Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – articles 4.5.5, 4.6.4, 4.10.1.7 |
|
|
2. Les approvisionnements ont été effectués de manière équitable, ouverte et transparente conformément à la Politique du Conseil du Trésor en vigueur à l’époque (Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement); |
1. Approvisionnement : non concurrentiel – Il existe des documents à l’appui de la justification des marchés non concurrentiels conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État. |
Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – articles 10.2.1, 10.2.6, 10.5, 10.7.30 et Appendice C Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – articles 4.3.1, 4.3.2, 4.3.5 (l’article 4.1.1 du cadre d’approvisionnement (PDF, 413 Ko) devrait inclure des exigences détaillées) Avis sur la Politique des marchés 2007-4 – Marchés non concurrentiels Règlement sur les marchés de l’État (PDF, 173 Ko) [à jour au 25 janvier 2023] – article 6 |
2. Approvisionnement : concurrentiel – Les critères d’évaluation des soumissions étaient énoncés dans la demande de propositions et ont été utilisés pour sélectionner les entrepreneurs d’une manière ouverte, équitable et transparente. |
Politique sur les marchés(avant le 13 mai 2022) – articles 4.1.2; 4.1.4, 4.1.9; 16.1.2;10.5; 10.7; 10.8; 11.1, 11.3, annexe J Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – articles 4.1.1, 4.3.1, 4.3.5 (l’article 4.1.1 du cadre d’approvisionnement (PDF, 413 Ko) devrait comprendre les exigences détaillées) |
|
3. Gestion des marchés – Les marchés et les modifications de marché ont été approuvés avant la réception de services ou avant l’expiration du marché initial, et les documents à l’appui sont conservés au dossier. Un suivi documenté et une attestation de la prestation des services ont été mis en œuvre. |
Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – articles 4.2.10; 11.2; 11.3; 12.3; 12.4.1; 12.9, Appendice H 2.6 Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – articles 4.3.1, 4.3.5 (devrait comprendre les exigences détaillées de la gestion des marchés), 4.10.6 Politique sur la sécurité – annexe A A.6 |
|
4. Pouvoir d’attestation (article 34) – Le pouvoir d’attestation est exécuté par une personne ayant le pouvoir délégué pour le faire, est accompli en temps opportun et vérifie l’exactitude du paiement demandé (article 34 de la LGFP). |
Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers [2017-04-01] – Articles 4.1.11, A.2.2.1.1 à A.2.2.1.3, A.2.2.1.7 à A.2.2.1.9. Loi sur la gestion des finances publiques [à jour au 18 mars 2018] – Article 34 |
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5. Divulgation proactive – Les marchés, y compris les modifications, évalués à plus de 10 000 $ satisfont aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. |
Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) – article 5.1.6 Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) – annexe C Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés – Canada.ca article 4.1 (modifiées le 1er avril 2022) Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés [version précédente] – article 4.1 |
|
3. Les approvisionnements ont été effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisme (c’est à dire, conformément aux cadres de gestion de l’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité). |
1. Les approvisionnements sont effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de votre ministère. |
Politique sur les marchés (avant le 13 mai 2022) Directive sur la gestion de l’approvisionnement (après le 13 mai 2022) |
Remarque : Le 11 avril 2019, les limites de la passation de marchés pour les organismes et SPAC ont été mises à jour pour refléter une hausse de 25 % pour tenir compte de l’inflation (appendice C de la Politique sur les marchés).
Annexe B : Répartition des constatations
| Critères d’audit | Évaluation de l’audit (conforme, partiellement conforme, non conforme, impossible à évaluer, sans objet) | Justifications pour les évaluations |
|---|---|---|
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Objectif de l’audit 1 : L’intégrité du processus d’approvisionnement a été maintenue dans le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts |
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|
1. Les fonctionnaires et les titulaires de charge publique veillent à ce que l’intégrité du processus d’approvisionnement soit maintenue et soit conforme au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d’intérêts. |
Marché 1 : conforme |
Marché 1 :
|
| Marché 2 : conforme |
Marché 2 :
|
|
|
2. La conclusion de marchés avec d’anciens fonctionnaires et titulaires de charge publique est exécutée avec intégrité conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts, à la Loi sur les conflits d’intérêts et aux instruments de politique sur l’approvisionnement. |
Marché 1 : conforme |
Marché 1 :
|
Marché 2 : conforme |
Marché 2 :
|
|
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Objectif de l’audit 2 : Les approvisionnements ont été effectués de manière équitable, ouverte et transparente conformément à la Politique du Conseil du Trésor en vigueur à l’époque (Politique sur les marchés ou Directive sur la gestion de l’approvisionnement) |
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1. Approvisionnement : non concurrentiel – Il existe des documents à l’appui de la justification des marchés non concurrentiels conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État. |
Marché 1 : Sans objet |
Marché 1 : Ce marché était un marché concurrentiel. |
Marché 2 : Sans objet | Marché 2 : Ce marché était un marché concurrentiel. |
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2. Approvisionnement : concurrentiel – Les critères d’évaluation des soumissions étaient énoncés dans la demande de propositions et ont été utilisés pour sélectionner les entrepreneurs d’une manière ouverte, équitable et transparente. |
Marché 1 : conforme |
Marché 1 :
|
| Marché 2 : conforme | Marché 2 :
| |
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3. Gestion des marchés – Les marchés et les modifications de marché ont été approuvés avant la réception des services, ou avant l’expiration du marché initial, et les documents à l’appui sont conservés au dossier. Un suivi documenté et une attestation de la prestation des services ont été mis en œuvre. |
Marché 1 : conforme |
Marché 1
|
Marché 2 : conforme | Marché 2
| |
|
4. Pouvoir d’attestation (article 34) – Le pouvoir d’attestation est exécuté par une personne ayant le pouvoir délégué pour le faire, est accompli en temps opportun et vérifie l’exactitude du paiement demandé (article 34 de la LGFP). |
Marché 1 : conforme |
Marché 1
|
Marché 2 : conforme |
Marché 2
|
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5. Divulgation proactive – Les marchés, y compris les modifications, évalués à plus de 10 000 $ satisfont aux exigences minimales en matière de divulgation proactive. |
Marché 1 : conforme |
Marché 1
|
Marché 2 : conforme |
Marché 2
|
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Objectif de l’audit 3 : Les approvisionnements ont été effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de l’organisme (c’est-à-dire, conformément aux cadres de gestion de l’approvisionnement, aux contrôles financiers et aux contrôles de sécurité). |
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1. Les approvisionnements sont effectués conformément aux processus internes et aux cadres de contrôle de votre ministère. |
Marché 1 : conforme |
Marchés 1 et 2 La direction des opérations financières et des achats d'IRCC travaille actuellement à l'élaboration d'un cadre formel de politique d'achat. Aux fins du présent audit, l'équipe d’audit a évalué les deux marchés en fonction de deux contrôles internes clés liés à la passation de marchés :
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Marché 2 : conforme | ||
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