Vérification interne Méthodes de passation de marchés au sein de CIC

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Septembre 2012


Table des Matières


Sommaire

La présente vérification avait pour objectif d’évaluer l’efficacité du cadre de gouvernance, des pratiques en matière de gestion du risque et des mécanismes de contrôle internes qui sont utilisés pour adjuger et administrer les marchés et les approvisionnements au sein de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). La vérification a porté sur les transactions de passation de marchés et d’approvisionnement effectuées durant l’année civile 2011.

Importance de la vérification

En vertu de la politique gouvernementale, les méthodes de passation des marchés doivent permettre la dépense des fonds publics d’une façon axée sur l’ouverture, l’équité et la transparence. En raison de la complexité des politiques et règlements adoptés par les organismes centraux, la fonction de passation de marchés est habituellement considérée comme un secteur à risque élevé. S’ajoute à cette complexité la nature décentralisée des opérations de CIC (seulement 20 % des activités de passation des marchés ont fait l’objet d’un examen par une entité centralisée durant la période visée par la présente évaluation), qui peut nuire aux efforts de normalisation et de surveillance. Il est donc important que les méthodes de passation de marchés de CIC soient efficaces pour que le Ministère puisse répondre à ses besoins, et que ses activités fassent l’objet d’un niveau adéquat de supervision; ainsi, les politiques et règlements seront respectés et des mesures correctives seront prises lorsqu’il le faut. La passation de marchés ne doit pas être perçue comme un obstacle à l’efficacité des opérations, mais plutôt comme une activité qui exige une certaine planification pour que les ressources nécessaires soient mises en place.

Principales constatations

Il se fait une certaine surveillance des activités de passation de marchés, mais celle-ci n’est pas suffisante. Un Comité d’examen des marchés a été créé et investi d’un mandat, mais les analyses critiques qu’il mène ne traitent pas de tous les aspects qui sont à risque élevé. CIC ne surveille pas de manière adéquate les activités courantes de passation de marchés réalisées à l’administration centrale ou en région. À la lumière de la centralisation des services de passation de marchés, les Services, d’acquisitions et decontrats sont maintenant mieux en mesure de mettre en œuvre des activités de surveillance fondées sur les risques.

En général, nous avons constaté un besoin pour une documentation plus complète dans les dossiers des marchés. Nous avons observé un fractionnement des marchés dans quatre dossiers; dans tous les cas, on a voulu éviter le dépassement d’un seuil d’approbation. Certains d’entre eux ne sont pas conformes aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et certains marchés n’ont pas fait l’objet d’une divulgation proactive intégrale lorsqu’il était requis de le faire.

Conclusion

Le cadre de gouvernance, les pratiques en matière de gestion du risque et les mécanismes de contrôle internes dont se sert CIC pour attribuer et administrer les marchés et gérer les approvisionnements ne suffisent pas à assurer la conformité avec la politique en matière de passation de marchés.

Si la vérification n’a révélé aucun cas de comportement frauduleux ou contraire à l’éthique, il reste du travail à faire pour rationaliser et mieux cibler les processus opérationnels obligatoires et les activités de surveillance afin d’assurer la conformité.

La direction s’est engagée, dans son plan d’action (voir l’annexe B), à procéder à une évaluation approfondie de la fonction d’approvisionnement pour trouver des occasions de renforcer les mécanismes de contrôle tout en assurant l’efficience. À l’issue de cette évaluation, des propositions seront présentées à la haute direction en décembre 2012 concernant un nouveau modèle opérationnel d’approvisionnement qui contiendra les éléments suivants : nouveau mandat pour le Comité d’examen des marchés, plan de surveillance des activités d’approvisionnement à l’échelle du Ministère, listes de vérification obligatoires pour toutes les activités de passation de marchés, plans de formation du personnel des approvisionnements et des autres employés, et normes de service proposées.

S’il est mis en œuvre de façon opportune, le plan d’action de la direction devrait permettre d’atténuer les risques soulevés dans le présent rapport.

Énoncé d’assurance

La mission de vérification a été exécutée conformément aux normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, qui intègrent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors. Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées en vue d’offrir un haut degré d’assurance à l’égard des conclusions du présent rapport.

Gibby Armstrong
Dirigeante principale de la vérification
Citoyenneté et Immigration Canada

Contexte

La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor permet l’acquisition de biens et de services « d’une manière qui contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l’État et du peuple canadien ». La Politique stipule que « [l]es marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et [qu’]ils doivent résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics ».

Les secteurs de l’approvisionnement et de la passation de marchés de CIC ont des objectifs qui sont conformes à ceux du gouvernement fédéral, et leurs pratiques doivent être menées en conformité avec le Règlement sur les marchés de l’État et les politiques du Conseil du Trésor.

À CIC, les responsabilités en matière de passation de marchés et d’approvisionnement sont déléguées en fonction du niveau d’autorité. Ainsi, la délégation des pouvoirs aux divers bureaux se fonde sur le risque, et les décisions concernant les marchés sont assujetties à des seuils de 5 000 $ ou de 10 000 $. Tous les achats dont la valeur dépasse les pouvoirs délégués, mais est inférieure à deux millions de dollars, sont traités par les Services d’acquisitions et de contrats (SAC), au Secteur des services ministériels de CIC; dans de tels cas, la responsabilité est donc partagée avec les bureaux qui sont à l’origine de la demande. Sauf s’il s’agit de logiciels achetés dans le cadre d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement, l’achat de biens et de services de moins de 5 000 $ ou de 10 000 $ (selon le niveau d’autorité) est traité directement par le demandeur; l’intervention des SAC n’est alors pas requise. Les marchés de service de plus de deux millions de dollars et les marchés de biens de plus de 25 000 $, sauf s’il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement, doivent faire l’objet d’une demande à TPSGC.

Jusqu’en 2012, la fonction d’approvisionnement était décentralisée en fonction des seuils des pouvoirs délégués, et la surveillance des activités était confiée aux divers bureaux de tout le Canada. Cette situation a mené à l’examen d’environ 20 p. 100 des activités de passation de marchés par les SAC. Tout récemment, la fonction d’approvisionnement a évolué vers une plus grande centralisation, et les SAC sont maintenant investis de responsabilités accrues en ce qui concerne la surveillance des activités d’approvisionnement de l’ensemble du Ministère.

Objectifs et portée de la vérification

La présente vérification avait pour but d’évaluer l’efficacité du cadre de gouvernance, des pratiques en matière de gestion du risque et des mécanismes de contrôle internes régissant l’adjudication et l’administration des marchés et la gestion des approvisionnements au sein de CIC.

La vérification a porté sur les processus d’approvisionnement et de passation de marchés en place dans l’ensemble du Ministère, y compris les pratiques mises en œuvre dans les bureaux suivants :

  • Administration centrale (AC), fonctions centralisées et décentralisées;
  • Bureau régional de l’Ontario;
  • Centre de traitement centralisé de Mississauga (Ontario).

La vérification a visé les activités de passation de marchés et d’approvisionnement réalisées durant l’année civile 2011.

Recommandations et conclusions détaillées

Constatation 1 : Gouvernance et gestion du risque

Il se fait une certaine surveillance des activités de passation de marchés, mais celle-ci n’est pas suffisante.

Une surveillance efficace des activités de passation de marchés devrait permettre de répondre aux exigences liées aux marchés de manière ouverte, équitable et transparente. Il convient de faire une analyse critique des décisions en matière de passation de marchés et des méthodes employées pour conclure des marchés de biens et services afin de satisfaire aux exigences suivantes, notamment : les besoins sont clairs, on ne pouvait y répondre par d’autres moyens et ils s’inscrivent dans le mandat législatif, et les procédures de passation de marchés respectent les politiques et règlements pertinents.

Il importe que la haute direction participe aux décisions en matière de passation de marchés. L’analyse critique devrait faire en sorte que la stratégie d’approvisionnement choisie favorise un processus de passation de marchés ouvert, équitable et transparent, et respecte les politiques et règlements connexes. En dernier lieu, les sujets de discussion et les conclusions tirées de cette analyse critique doivent être consignés par écrit afin de fournir la preuve qu’une surveillance a été faite.

Des responsabilités en matière de surveillance sont attribuées.

Le Comité d’examen des marchés peut assurer un niveau de gouvernance adéquat en ce qui concerne les activités de passation de marchés, et nous avons constaté que CIC reconnaît l’importance d’une telle analyse critique. CIC a investi ce comité d’un mandat, qui consiste notamment à examiner les types de marchés suivants : demandes de recours à un fournisseur unique qui dépassent 25 000 $; tout besoin de CIC affiché sur MERX, tout approvisionnement jugé délicat ou controversé par le DG des SAC, et toute confirmation de commande (lorsque les biens ou services sont reçus avant la conclusion du marché). Le Comité tient un registre de décisions et se réunit au besoin selon son mandat.

L’analyse critique que permet la surveillance ne porte pas sur tous les secteurs à risque élevé.

Dans le cadre de son mandat, le Comité d’examen des marchés devrait tenir compte des pratiques efficaces en matière de gestion du risque et par le fait même, s’attaquer aux secteurs à risque élevé. Ce comité devrait également être investi des pouvoirs nécessaires pour exercer son mandat afin d’atténuer les risques dans ces secteurs.
À CIC, le mandat du Comité d’examen des marchés n’inclut pas l’examen des modifications qui sont apportées aux marchés. À l’heure actuelle, ces modifications représentent de 40 à 60 p. 100 des activités trimestrielles qui se rapportent directement à la passation de marchés; or, les modifications ne font pas partie des responsabilités de ce comité. Au cours de certains trimestres, le nombre de modifications dépasse toutes les autres activités réunies en matière de passation de marchés, ce qui signifie que l’échantillon du Comité n’est pas représentatif de la fonction qu’il doit surveiller. Il se peut donc que, si elles ne font pas l’objet d’un examen par un organisme de surveillance, les modifications permettent de contourner d’autres fonctions de contrôle, notamment les limites imposées aux fournisseurs uniques ou la délégation de pouvoirs, ou donnent lieu à une mauvaise planification, c’est-à-dire lorsque les besoins ne sont pas bien cernés avant la conclusion d’un marché avec un fournisseur.

Nous n’avons trouvé aucun élément de preuve nous permettant de conclure que le Comité d’examen des marchés est en mesure de savoir si tous les marchés nécessaires font l’objet d’un examen. L’échantillon que nous avons prélevé contenait deux confirmations de commandes qui n’avaient pas été examinées par le Comité. Au cours de l’année civile 2011, le Comité a examiné 1 p. 100 de toutes les activités de passation de marchés, qui représentaient moins de 5 p. 100 de la valeur totale des activités de passation de marchés réalisées à CIC. Le Comité n’a recours à aucun processus pour bien cerner les transactions à risque élevé et s’assurer qu’elles font l’objet d’un examen dans le cadre de son mandat.

CIC n’effectue pas une surveillance adéquate des activités de passation de marchés.

Si le Comité d’examen des marchés s’occupe de l’examen des marchés désignés dans son mandat, il ne se fait aucune surveillance des marchés qui dépassent la portée de ce mandat. CIC n’a donc aucune manière de garantir que les activités de passation de marchés sont conformes à la politique ou qu’il obtient la valeur optimale pour ses activités d’approvisionnement. Maintenant que la fonction d’approvisionnement est plus centralisée, les SAC sont mieux en mesure de surveiller les activités de passation de marchés à l’échelle de CIC. Le cadre de surveillance devrait être fonction des risques et permettre de garantir que toutes les personnes investies de pouvoirs délégués respectent la politique. Il doit être assorti d’une stratégie d’échantillonnage, d’un plan de surveillance ainsi que d’une stratégie relative à la présentation des résultats au Comité d’examen des marchés.

Les SAC sont dotés d’un plan des ressources humaines, mais il ne traite pas de certains enjeux clés.

À la lumière des changements de responsabilités qui se sont opérés récemment au sein de la Direction générale des SAC à CIC, il serait prudent d’évaluer de nouveau la stratégie en matière de ressources humaines et d’opérations pour veiller à ce que toutes les activités visées par le mandat des SAC puissent être menées de manière efficiente et efficace. Cet examen doit tenir compte de l’efficience des activités actuelles et des ressources nécessaires pour exécuter le mandat de manière efficace.

Nous avons constaté que le roulement du personnel au sein des SAC nuisait à l’efficience des activités de passation de marchés. Or, le plan des ressources humaines ne prévoit pas de stratégie d’atténuation à l’heure actuelle pour cette fonction. Nous avons également observé que la modification de toutes les données du système financier est faite par le personnel des SAC; c’est là une lourde charge susceptible de peser sur les ressources existantes et de nuire à l’efficience de la fonction. Même si cette responsabilité dépasse la portée de la présente vérification, nous avons constaté que ces activités représentaient de 41 à 78 p. 100 de toutes les transactions traitées par les SAC au cours des derniers trimestres. Dans nombre d’organismes, cette responsabilité n’incombe pas à la fonction de passation de marchés; cette question pourrait faire l’objet d’une vérification ultérieure pour assurer l’efficience des pratiques.

Les SAC déploient des efforts pour améliorer les services d’approvisionnement.

Au cours de la présence vérification, les SAC ont mis sur pied un groupe de travail chargé de se pencher sur les problèmes systémiques en matière d’approvisionnement. Le groupe de travail a demandé à divers secteurs de l’ensemble du pays de participer au processus afin d’obtenir l’avis de tous les secteurs fonctionnels. Les SAC souhaitent préparer un rapport pour résumer les constatations tirées au cours de l’exercice. Ils ont également élaboré des normes de service à la clientèle et ont entrepris de surveiller la performance en regard de ces normes. Les progrès réalisés par rapport à ces normes de service sont présentés à la haute direction de CIC régulièrement.

Recommandations

1. CIC doit passer en revue le mandat du Comité d’examen des marchés et tenir compte de tout autre secteur problématique qui devrait faire l’objet d’une surveillance.

2. Les SAC doivent mettre en œuvre un cadre de surveillance active des activités de passation de marchés afin de veiller au respect des politiques du gouvernement et des processus de CIC.

3. Afin de remplir leur mandat efficacement, les SAC doivent élaborer une stratégie opérationnelle qui tienne compte des capacités, des efficiences des pratiques actuelles ainsi que des exigences en matière de surveillance.

Constatation 2 : Adjudication et administration des marchés

La documentation ne suffit pas pour attester l’adjudication des marchés de manière ouverte, équitable et transparente.

L’adjudication des marchés doit se faire de manière ouverte, équitable et transparente. Les demandes de propositions de la part des fournisseurs doivent contenir un énoncé de travail qui décrit les besoins particuliers d’un ministère ou organisme. L’énoncé de travail doit préciser notamment le contexte des besoins, les services requis, l’échéancier et le soutien fourni au client. La demande de propositions doit être assortie de critères d’évaluation qui permettent la sélection objective de la meilleure proposition reçue des fournisseurs. Les critères doivent être clairs et avoir un lien logique avec les besoins en matière de services professionnels.

Lorsqu’ils évaluent des propositions, les agents de négociation des marchés doivent consigner clairement la qualité des réponses reçues en regard des critères d’évaluation établis dans la demande de propositions. Ils doivent fournir assez de détails pour justifier le choix du fournisseur retenu. Lorsqu’ils adjugent le marché, ils doivent s’assurer que les modalités du marché, la portée du projet et le budget de la mission sont proportionnels aux services requis décrits dans la demande de propositions.

La Loi sur la gestion des finances publiques sert à contrôler toutes les transactions financières effectuées au sein du gouvernement du Canada. Les signataires sont investis du pouvoir délégué d’effectuer ce qui suit : a) confirmer la disponibilité des fonds avant de passer un marché, conformément à l’article 32 de la Loi, et b) confirmer que les services ont été rendus ou que les biens ont été livrés avant d’effectuer le paiement, conformément à l’article 34 de la Loi. Le gouvernement du Canada exige que toutes les dispositions de la Loi soient respectées.

En outre, la divulgation proactive de tous les marchés de plus de 10 000 $ (y compris de toutes les modifications qui y sont apportées) est un élément important de l’administration des marchés; elle se fait habituellement à la fermeture du dossier, de sorte que tous les marchés importants conclus par les ministères et organismes sont communiqués à la population canadienne de manière transparente. La divulgation proactive permet également au Canada de savoir pour quels types de services les ministères et organismes attribuent des marchés à des fournisseurs, et quels fournisseurs effectuent les travaux requis.

Les dossiers des contrats ne sont pas assez étayés.

En général, nous avons constaté un besoin pour une documentation plus complète dans les dossiers des marchés.  Plusieurs documents étaient souvent manquants : justification du recours à un fournisseur unique, dont des documents pour appuyer le fait que les activités ne seront pas modifiées, lorsque la justification du recours à un fournisseur unique est que le marché est de moins de 25 000 $; justification de l’emploi d’une stratégie de passation de marché donnée; documents expressément requis lors d’offres à commandes particulières comme celles visant des services d’aide temporaire; et justification requise pour les modifications apportées à un marché.

Dans quelques-uns des dossiers examinés, il était impossible de trouver une copie du contrat. Le contenu des dossiers variait d’un bureau à l’autre, les exigences n’étant pas les mêmes à l’échelle de l’organisation. Les SAC ont élaboré des lignes directrices à l’intention des agents d’approvisionnement, mais celles-ci ne sont pas connues ou utilisées de manière courante à l’échelle du Ministère. Si certains bureaux disposaient de listes de vérification assurant l’exhaustivité des dossiers, ces listes étaient différentes d’un bureau à l’autre et elles étaient rarement utilisées.

Le fractionnement de marchés, visant à éviter le dépassement des pouvoirs délégués, a été observé dans quatre dossiers.

Des 83 dossiers examinés, quatre contenaient des preuves que des marchés avaient été fractionnés. Dans chaque cas, le fractionnement visait à éviter le déclenchement d’un seuil. Si aucune surveillance n’est faite, le fractionnement des marchés risque de permettre de contourner la plupart des mécanismes de contrôle de la fonction de passation des marchés, ce qui empêchera CIC de se conformer à la politique et d’obtenir la meilleure valeur possible. Le fractionnement des marchés qui a été observé souligne davantage la nécessité que CIC passe en revue le mandat du Comité d’examen des marchés et que les SAC surveillent activement les activités de passation de marchés, surtout lorsque la valeur du marché atteint les seuils d’approbation ou se situe près de ceux-ci.

Les dossiers des marchés ne sont habituellement pas assez étayés pour favoriser l’évaluation des soumissions.

Même si les agents de négociation des marchés évaluent les soumissions de manière équitable, il n’existe aucun document pour en attester. S’il ne consigne pas les exigences contractuelles de manière transparente, CIC ne peut avoir la garantie que les soumissionnaires répondront aux exigences particulières établies dans la demande. De plus, si les exigences ne sont pas communiquées clairement avant le début des travaux, il y a un plus grand risque que les entreprises retenues comprennent mal les exigences et que les coûts totaux des marchés augmentent en raison des modifications apportées.

Par ailleurs, un grand nombre des marchés examinés avaient été adjugés au même fournisseur plusieurs fois au moyen d’offres à commandes. CIC n’a communiqué avec aucun autre fournisseur des offres à commandes et il a fait appel au même fournisseur pour chaque commande. Si cette pratique ne contrevient pas explicitement à la politique, il reste que CIC n’obtient pas d’offres multiples pour l’acquisition de biens et services au moyen de méthodes efficientes et actuelles, ce qui signifie qu’il ne peut être certain d’obtenir la meilleure valeur possible.

Certains dossiers de marchés ne sont pas conformes aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Notre échantillon de dossiers a révélé de manière constante des problèmes en ce qui concerne l’approbation préalable de fonds et la confirmation des services rendus ou des biens livrés. Dans 33 des 83 dossiers, la signature en vertu de l’article 32 a été obtenue après le début des travaux impartis. Sur 36 modifications apportées à des marchés, 12 ont été autorisées après l’expiration du marché d’origine. L’article 34 est mis en application de manière plus rigoureuse, mais il reste que 12 des 83 dossiers ne contenaient pas toutes les factures, ce qui nous a empêchés de conclure que les biens avaient été livrés ou que les services avaient été rendus avant que le paiement ait été effectué.  

Certains marchés requis n’ont pas fait l’objet d’une divulgation proactive.

Nous avons examiné la pratique de la divulgation proactive pour déterminer si les marchés de plus de 10 000 $ avaient été rendus publics de manière ouverte. Des 24 dossiers qui auraient dû faire l’objet d’une divulgation proactive, cinq ne l’ont pas été. Un dossier n’a tout simplement pas été rendu public, tandis que pour trois autres, la valeur totale des marchés, compte tenu de toutes les modifications, n’a pas été divulguée. Un autre marché n’a pas été divulgué parce que son coût avait été fractionné : comme les deux marchés au dossier avaient chacun une valeur inférieure à 10 000 $, ils n’ont pas été retenus aux fins de la divulgation proactive. Le fait de ne pas divulguer des marchés de manière proactive va à l’encontre de la politique et peut donner à la population l’impression que CIC ne mène pas ses activités de passation de marchés de manière transparente.

Recommandations

4. CIC doit imposer l’emploi d’une liste de vérification pour tous les dossiers de marchés. Il en résultera une normalisation des activités de passation de marchés et des exigences connexes qui permettra d’assurer le respect des politiques gouvernementales et ministérielles. Cette liste de vérification fera à tout le moins état des éléments suivants :

  • méthode de sélection et critères d’évaluation; ces critères doivent figurer dans l’invitation à soumissionner avant la publication de la demande de propositions;
  • justification de tous les marchés d’approvisionnement non concurrentiels;
  • évaluation des propositions et du choix des entrepreneurs, qui se fait suivant les critères établis à l’avance dans la demande de propositions, et de manière ouverte, équitable et transparente;
  • copie papier du marché, signée;
  • garantie que les marchés sont adjugés avant que les biens soient livrés ou que les services soient rendus;
  • autorisation (signature) de modifications avant l’expiration des marchés d’origine;
  • garantie que les marchés d’une valeur de plus de 10 000 $ font l’objet d’une divulgation proactive.

5. CIC doit rapidement s’attaquer au problème du fractionnement des marchés.

6. CIC doit s’assurer que tous les dossiers de marchés contiennent les signatures requises en vertu de l’article 32 de la Loi et que tous les fichiers de paiement contiennent les signatures des personnes investies du pouvoir délégué qui sont requises en vertu de l’article 34 de la Loi, en temps opportun.

7. CIC doit s’assurer que tous les dossiers de marchés dont la valeur totale dépasse 10 000 $ font l’objet d’une divulgation proactive.

Annexe A – Critères détaillés de la vérification

La présente vérification avait pour but d’évaluer l’efficacité du cadre de gouvernance, des pratiques en matière de gestion du risque et du cadre de contrôle interne qui servent à l’attribution et à l’administration des marchés et des approvisionnements au sein de CIC.

La vérification a été réalisée selon les critères suivants :

Premier critère

  • Le Ministère dispose des politiques, des systèmes et des procédures nécessaires pour favoriser la réalisation d’activités d’approvisionnement de manière transparente, efficiente et efficace dans le respect des lois et politiques fédérales pertinentes.

Deuxième critère

  • Des mécanismes sont en place pour favoriser le respect des politiques et pratiques d’approvisionnement du Ministère.

Troisième critère

  • Des processus permettant de cerner et d’atténuer les risques opérationnels liés à la passation de marchés et à la gestion des approvisionnements sont en place et fonctionnent correctement.

Quatrième critère

  • Des mécanismes de surveillance et de reddition de comptes efficaces sont en place pour fournir à la direction de l’information exacte, pertinente et fiable aux fins de la prise de décisions.

Annexe B – Plan d’action de la direction

Recommandation Classement du risque Plan d’action Responsabilité Date cible

1. CIC doit passer en revue le mandat du Comité d’examen des marchés et tenir compte de tout autre secteur problématique qui devrait faire l’objet d’une surveillance.

Élevé

Réponse de la direction : Le mandat actuel a été élaboré de façon à assurer un équilibre entre la nécessité d’effectuer une surveillance et le besoin de satisfaire aux normes de service. Le mandait visait les processus d’approvisionnement qui n’ont pas fait l’objet d’autres niveaux de surveillance et de normalisation.

Plan d’action : L’examen du mandat a débuté avant l’achèvement du présent rapport; il en a été question à la réunion du 9 juillet 2012 du Comité d’examen des marchés. D’autres changements seront proposés pour que le Comité soit en mesure d’exécuter son mandat dans son intégralité, ainsi que de fournir des analyses critiques adéquates et de présenter les rapports nécessaires à la haute direction. Le mandat proposé sera présenté au Comité de responsabilisation de la gestion à l’automne 2012 puis au Comité exécutif, aux fins d’approbation.

Dans le cadre du nouveau mandat, il y aura probablement plus de dossiers de marché et d’approvisionnement à examiner, ce qui exigera plus de temps et d’effort de la part des membres du Comité d’examen des marchés.

Direction générale de l’administration, de la sécurité et des installations (DGASI)

Décembre 2012 (T3)

2. Les SAC doivent mettre en œuvre un cadre de surveillance active des activités de passation de marchés afin de veiller au respect des politiques du gouvernement et des processus de CIC.

Élevé

Réponse de la direction : Notre capacité de surveillance active des activités de passation de marchés est limitée par le manque de ressources et le plafond salarial. Jusqu’à maintenant, nous avons ciblé la productivité en fonction de normes de service établies. 

Plan d’action : Les SAC mettront en œuvre un exercice d’analyse comparative (voir la recommandation 3) et proposeront au Comité exécutif des options en ce qui concerne la surveillance des exigences et des normes de service. Ils feront les rajustements nécessaires pour combler cette lacune.

DGASI

Décembre 2012 (T3)

3. Afin de remplir leur mandat efficacement, les SAC doivent élaborer une stratégie opérationnelle qui tienne compte des capacités, des efficiences des pratiques actuelles ainsi que des exigences en matière de surveillance.

Moyen

Plan d’action : Les SAC procéderont à un exercice d’analyse comparative pour évaluer la capacité, la charge de travail – et rajouter les activités de surveillance nécessaires – et les normes de service afin de déterminer la combinaison qui est adéquate et réalisable.

Les SAC étudieront les processus opérationnels à l’œuvre tout au long du cycle d’approvisionnement pour relever les efficiences, éliminer les redondances et peut-être permettre la restructuration de certaines fonctions.

CIC exigera que les gestionnaires de secteur fassent des prévisions concernant leurs activités d’approvisionnement, et une comparaison sera faite par rapport aux activités réelles aux fins de la production des rapports trimestriels. Les gestionnaires devront planifier leurs activités d’approvisionnement en fonction des normes de service en vigueur.

Les résultats de ces examens seront présentés au COMEX au cours du troisième trimestre de 2012–2013.

DGASI

Décembre 2012 (T3)

4. CIC doit imposer l’emploi d’une liste de vérification pour tous les dossiers de marchés. Il en résultera une normalisation des activités de passation de marchés et des exigences connexes qui permettra d’assurer le respect des politiques gouvernementales et ministérielles. Cette liste de vérification doit faire à tout le moins état des éléments suivants :

• méthode de sélection et critères d’évaluation; ces critères doivent figurer dans l’invitation à soumissionner avant la publication de la demande de propositions;

• justification de tous les marchés d’approvisionnement non concurrentiels;

• évaluation des propositions et du choix des entrepreneurs, qui se fait suivant les critères établis à l’avance dans la demande de propositions, et de manière ouverte, équitable et transparente;

• copie papier du marché, signée;

• garantie que les marchés sont adjugés avant que les biens soient livrés ou que les services soient rendus;

• autorisation (signature) de modifications avant l’expiration des marchés d’origine

• garantie que les marchés d’une valeur de plus de 10 000 $ font l’objet d’une divulgation proactive.

Élevé

Réponse de la direction : Une liste de vérification a été dressée en 2011 à l’intention des agents d’approvisionnement des SAC. 

Plan d’action : La liste de vérification des agents d’approvisionnement sera examinée et mise en œuvre au sein du réseau des SAC, de même qu’auprès des agents d’approvisionnement régionaux qui relèvent des SAC. Une formation sera préparée pour expliquer la liste de vérification et pour renseigner le Ministère sur les changements apportés aux exigences en vertu des SAC et des nouvelles procédures opérationnelles.

Une liste de vérification sera élaborée à l’intention des gestionnaires de centres de fonds, qu’ils utiliseront dans l’exercice de leurs pouvoirs délégués.

DGASI

 

 

 

Décembre 2012 (T3)

    L’emploi de la liste de vérification sera obligatoire pour toutes les activités d’approvisionnement. La DGASI en surveillera l’utilisation et rendra des comptes à ce sujet.   Décembre 2012 (T3)

5. CIC doit rapidement s’attaquer au problème du fractionnement des marchés.

Moyen

Plan d’action : En septembre 2012, la DGASI mettra en œuvre un protocole d’exploration mensuelle de données grâce auquel il sera possible d’analyser les activités d’approvisionnement afin de relever les cas possibles de fractionnement de marchés. Si un problème est soulevé, la direction interviendra pour en trouver la cause et rectifier la situation.  

DGASI

Septembre 2012 (T2)

 

 

 

    Les résultats de cette activité seront présentés au Comité exécutif tous les trois mois.   Décembre 2012 (T3)

6. CIC doit s’assurer que tous les dossiers de marchés contiennent les signatures requises en vertu de l’article 32 de la Loi et que tous les fichiers de paiement contiennent les signatures des personnes investies du pouvoir délégué qui sont requises en vertu de l’article 34 de la Loi, en temps opportun.

Élevé

Réponse de la direction : La DGASI peut s’occuper de l’examen et de l’attestation des exigences liées à l’article 32. La surveillance de l’article 34 relève de la responsabilité du Secteur des finances.

Plan d’action : La liste de vérification proposée à la recommandation 4 devra s’accompagner de la garantie que le respect de l’article 32 a été vérifié par l’autorité responsable. La liste de vérification des gestionnaires des centres de financement contribuera à garantir que les documents adéquats soient versés aux dossiers.

 

 

 

DGASI

 

Décembre 2012 (T3)

    Ce n’est pas l’article 34 proprement dit qui pose problème, mais plutôt le classement des documents nécessaires à l’approbation en vertu de l’article 34. La direction est consciente de la nécessité d’améliorer le classement et la protection des factures. Des mesures ont déjà été prises, de concert avec Gestion des dossiers, pour réduire le risque de perdre des factures ou de ne pas les classer au bon endroit. Par exemple, toutes les factures réglées par Finances sont maintenant rangées dans un classeur, d’où Gestion des dossiers les récupère. En outre, Finances et Gestion des dossiers se sont réunis pour discuter d’une nouvelle convention de classement. Gestion des dossiers classera ainsi toutes les factures en fonction du numéro du SAP du fournisseur plutôt que de son nom. Ce changement n’a pas encore été mis en œuvre, mais il devrait l’être d’ici la fin de l’exercice 2012-2013. Finances Mars 2013 (T4)

7. CIC doit s’assurer que tous les dossiers de marchés dont la valeur totale dépasse 10 000 $ font l’objet d’une divulgation proactive.

Élevé

Réponse de la direction : La DGSAI se sert d’une fonction de demande préétablie pour récupérer du SAP les renseignements visés par la divulgation proactive. Les données recueillies sont intégrées dans un rapport et validées par chaque direction générale avant d’être affichées.

Plan d’action : Dans le cadre de l’examen prévu dans le plan d’action associé à la recommandation 3, une analyse sera effectuée pour déterminer si le processus permet de bien saisir les données aux fins de divulgation proactive.

DGASI

Décembre 2012 (T3)

Annexe C – Liens vers les lois, les règlements, les politiques et les directives pertinentes

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