Vérification du Programme d'immigration à la mission canadienne à Nairobi

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Juin 2013

Table des Matières

• Sommaire
  • Objectifs
  • Explication de l’importance de la vérification
  • Constatations principales
  • Conclusion
• Énoncé de conformité
• Introduction
• Contexte environnemental de la mission
• Constatations — Gouvernance
• Constatations — Gestion du risque et assurance de la qualité
• Constatations — Cadre de contrôle interne
• Annexe A – Résumé des demandes traitées à la mission de nairobi entre 2009 et 2012
• Annexe B – Critères détaillés de la vérification
• Annexe C – Plan d’action de la direction

Sommaire

Objectifs

La vérification visait les trois objectifs suivants, soit l’évaluation de la pertinence :  

1. du cadre de gouvernance de la mission régissant l'administration du Programme d'immigration;
2. des pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission, à l’appui de la mise en œuvre du Programme d’immigration;
3. du cadre de contrôle interne de la mission régissant les activités administratives, financières et opérationnelles liées au Programme d’immigration.

La vérification englobe les rôles et les responsabilités de l’Administration centrale de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui appuient la mise en œuvre du Programme d’immigration dans les missions. La période visée par la vérification s’étend du 1^er septembre 2011 au 31 août 2012, à l’exception d’un dénombrement des stocks et du rapprochement connexe effectués pendant l’examen sur place en décembre 2012.  

Explication de l’importance de la vérification

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR)de 2002 est le cadre législatif fédéral en matière d’immigration et de protection des réfugiés au Canada. En mettant en œuvre la LIPR dans plus de 70 missions (ambassades, consulats, hauts-commissariats) dans le monde, les employés de CIC gèrent l’accès au Canada parce que ce sont eux qui reçoivent et traitent les demandes de résidence permanente et temporaire.  

Le contexte de travail dans lequel le personnel de l’immigration s’acquitte de ses fonctions peut être difficile. Il doit y avoir une bonne gouvernance, de saines pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité, et des contrôles internes pour s’assurer du respect des exigences législatives, stratégiques et opérationnelles de base, de la gérance des fonds et de la protection des actifs indispensables.

Constatations principales

Nous avons constaté que le cadre de gouvernance existant à la mission de Nairobi était suffisant. Certaines améliorations s’imposent pour s’assurer que les rôles, les responsabilités et la reddition des comptes du Programme sont clairement documentés. Des ressources étaient prévues et gérées pour appuyer la mise en œuvre du Programme, et le personnel de la mission comprenait l’importance des valeurs et de l’éthique et les préconisait.

La mission disposait de mécanismes de gestion des risques et d’assurance de la qualité. Les pratiques de gestion des risques pourraient être renforcées si les stratégies d’atténuation étaient documentées dans les modèles établis par le Secteur des opérations pour les missions.

Il faut améliorer le cadre de contrôle interne pour s’assurer que le recouvrement manuel des coûts et les procédures de gestion des formulaires sont conformes aux orientations opérationnelles et que les frais administratifs préalablement approuvés sont documentés, selon les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques. La mission a déjà apporté quelques améliorations, mais l’Administration centrale doit également fournir des mises à jour sur l’orientation pour que les missions disposent de procédures claires et connaissent les attentes à leur égard en ce qui concerne les entrevues avec les demandeurs, les prêts et la gestion des documents contrôlés.

Conclusion

Le cadre de gouvernance régissant l’administration du Programme d’immigration à la mission de Nairobi était approprié. Les pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission étaient suffisantes. Le cadre de contrôle interne de la mission qui régit les activités administratives, financières et opérationnelles liées au Programme d’immigration doit être amélioré.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Nous avons examiné des éléments probants pertinents et en nombre suffisant pour étayer les conclusions auxquelles nous sommes parvenues.

Gibby Armstrong
Dirigeante principale de la vérification
Citoyenneté et Immigration Canada

Introduction

La mise en œuvre du Programme d’immigration du Canada à l’étranger relève de la Région internationale (RI) du Secteur des opérations à l’Administration centrale et de son réseau de bureaux des visas dans les missions à l’étranger. La RI gère un effectif outre-mer de 1 300 employés de l’immigration dans les missions composé de fonctionnaires et d’employés recrutés localement (ERP) qui procèdent à une présélection des demandeurs et traitent leur demande d’admission au Canada. Les différentes demandes peuvent avoir trait à des visas de résidence permanente (immigrants de la catégorie du regroupement familial et de la catégorie économique, réfugiés et personnes protégées); à des visas de résidence temporaire (étudiants étrangers, visiteurs et travailleurs temporaires); et à d’autres documents d’immigration tels que les titres de voyage pour résident permanent, les permis de résidence temporaire et les autorisations de revenir au Canada.   

En plus de faciliter l’admission au Canada et apporter un soutien opérationnel au personnel de la mission, la RI s’occupe aussi d’activités de programme qui ne concernent pas l’immigration, par exemple l’administration de même que la gestion des ressources, l’analyse du rendement ainsi que les rapports afférents et aussi la liaison avec les gouvernements étrangers et les partenaires de la mise en œuvre du Programme. D’autres directions générales de CIC secondent la RI dans l’élaboration de politiques et de procédures, les activités liées à l’intégrité du Programme et les systèmes de la technologie de l’information. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) assure les services administratifs des missions à l’étranger, selon les modalités d’un protocole d’entente.

Contexte environnemental de la mission

La mission de Nairobi est un centre qui offre des services complets dont des services d’immigration aux citoyens du Burundi, des îles Comores, du Congo-Brazzaville, du Congo-Kinshasa, de Djibouti, d’Érythrée d’Éthiopie, du Kenya, de Madagascar, de l’île Maurice, de l’île Mayotte, de l’île de la Réunion, du Rwanda, des Seychelles, de la Somalie, du Soudan du Sud, de la Tanzanie, de l’Ouganda et des Terres australes françaises et aux personnes légalement admises dans ces pays. La mission de Nairobi assure également la supervision de deux bureaux secondaires, l’un à Kinshasa et l’autre à Addis-Abeba.

Pendant la période vérifiée du 1^er septembre 2011 au 31 août 2012, la mission de Nairobi employait 53 personnes équivalents temps plein à l’immigration : 12 agents canadiens et 41 employés recrutés sur place (ERP) répartis entre les unités de la résidence temporaire, de la résidence permanente, des réfugiés, de l’enregistrement et du service à la clientèle pour les résidents temporaires, les résidents permanents et les réfugiés. De plus, au moment de la vérification, la mission employait pour une durée déterminée 67 employés temporaires et employés recrutés sur place d’urgence (ERPU).  

La mission de Nairobi a reçu environ 6 078¹ demandes de résidence permanente (RP) et 15 235 demandes de résidence temporaire (RT) et réglé respectivement 5 949 et 14 783 cas pendant la période vérifiée. La situation de la sécurité au Kenya et dans les régions voisines a contribué à créer un arriéré dans le traitement des demandes de réfugiés, car il demeure difficile de rencontrer les demandeurs dans plusieurs camps de réfugiés de la région en raison des menaces constantes. La fiabilité de l’information et des documents des demandeurs, en particulier l’identité et la composition de la famille, demeure une difficulté constante à la mission de Nairobi, ce qui donne lieu à de fréquents renvois à l’Unité de l’intégrité des mouvements migratoires. L'annexe A présente un résumé des données traitées à la mission de Nairobi entre 2009 et 2012 ainsi qu'une comparaison des données du réseau à l'étranger de CIC. 

Les demandes ont été traitées au moyen du Système mondial de gestion des cas (SMGC) à la mission de Nairobi et le Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI), encore utilisé pendant la période de la vérification, sera entièrement déclassé en 2014.   

Constatations - Gouverance

Nous nous attendions à ce que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte concernant le Programme d'immigration soient clairement définis et communiqués, à ce que les ressources financières et humaines soient planifiées et gérées à l'appui de la mise en œuvre du Programme et à ce que les valeurs et l'éthique de la fonction publique soient préconisées, documentées et comprises à la mission.

Rôles, responsabilités, et obligations de rendre compte

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités pour tous les aspects du Programme d'immigration soient clairement définis et communiqués à la mission. Nous nous attendions également à ce que les responsabilités financières liées au Programme d'immigration et à ce que les pouvoirs désignés pour la prise de décisions aux termes de la LIPR soient pertinents.

Nous avons constaté que la structure organisationnelle du Programme d'immigration est claire et connue, et que les membres du personnel du Programme participent activement à la gouvernance de la mission, par le truchement de ses divers comités. Les rôles et les responsabilités concernant le Programme d'immigration étaient clairs, mais inégalement documentés. Les rôles et les responsabilités à l'unité de la résidence permanente étaient documentés, mais les rôles et les responsabilités des autres unités ont été définis après la vérification, dans le contexte des procédures de fonctionnement uniformisées de la mission.

Les rôles des agents canadiens en ce qui concerne certaines fonctions, par exemple l'agent de contrôle des formulaires, l'agent de recouvrement des coûts et le gestionnaire du STIDI/SMGC, de même que leurs remplaçants, avaient été définis. Même si les employés affectés au recouvrement des coûts connaissaient leurs responsabilités, celles-ci n'avaient pas été officiellement décrites par écrit, comme l'exige le Guide de recouvrement des coûts de CIC. La formation sur l'exécution des fonctions était assurée au personnel en fonction des besoins, en réponse aux exigences opérationnelles ou à la suite d'évaluations du rendement.

Les responsabilités liées à la prise de décisions étaient pertinentes et les pouvoirs financiers délégués étaient précisés et documentés. Le personnel de CIC à qui des pouvoirs ont été délégués signe une carte de spécimen de signature de CIC et une autre du MAECI. Les spécimens de signatures à CIC n'avaient pas encore été mis à jour pour  inclure l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, conformément à la plus récente matrice de délégation des pouvoirs de CIC, adoptée à la suite de la période vérifiée. L'Administration centrale doit indiquer plus clairement s'il faut plusieurs spécimens de signatures à la mission.

Recommandation n^o 1 (risque faible)

La mission de Nairobi doit s'assurer que toutes les personnes à qui on confie des fonctions de recouvrement des coûts lisent et acceptent par écrit les instructions et l'engagement concernant le recouvrement des coûts dans leurs rôles respectifs.

Recommandation n^o 2 (risque élevé)

Le Secteur des opérations de CIC doit clarifier auprès du MAECI s'il faut plusieurs cartes de spécimen de signature à la mission et s'assurer que les pouvoirs délégués aux termes de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont inscrits sur les cartes de spécimen de signature de CIC.

Gestion des ressources

Nous nous attendions à constater l’existence de processus pour nous assurer que les ressources financières et humaines étaient planifiées et gérées à l'appui de la mise en œuvre du Programme et à ce que le suivi du rendement du Programme guide la prise de décisions et l'affectation des ressources.

Des processus étaient établis pour la planification et la gestion des ressources financières permettant la mise en œuvre du Programme d'immigration. La lettre d'appel de la RI en vue du Plan de gestion de l'immigration de la Région internationale (PGIRI) est le catalyseur de la planification budgétaire de la mission. Les demandes budgétaires sont une combinaison d'estimations détaillées, fondées sur les besoins de la mise en œuvre du Programme, par exemple les frais de déplacement, et d’estimations fondées sur les chiffres de l'exercice précédent. Les transferts entre les articles d’exécution du budget assortis de plafonds, par exemple les frais de déplacement et la formation, étaient préalablement approuvés par la RI. Les locations de salles pour les entrevues, dans le cadre de déplacements en région, ont été demandées et approuvées dans l'affectation budgétaire en tant que déplacements et opérations subséquentes attribués au Grand livre des déplacements, ce qui a fait augmenter les frais généraux de déplacement de la mission. Actuellement, la mission codifie séparément d'autres dépenses, par exemple les services de traduction – qui ne sont pas des déplacements, mais des dépenses engagées dans le cadre d'un déplacement. Il devrait en être de même pour les locations de salles pour s'assurer que les dépenses de fonctionnement sont fidèlement consignées et pour disposer de données fiables lorsqu’il faudra déterminer les besoins budgétaires futurs.

La mission a planifié et géré ses ressources humaines en fonction des exigences de mise en œuvre du Programme. Dans le cadre de sa stratégie de dotation, la mission déploie ses agents de service temporaire en région pour effectuer les activités exigeant beaucoup de ressources, par exemple les entrevues dans le cas des réfugiés. L'Unité d'enregistrement confie à tour de rôle des responsabilités différentes aux ERP pour leur donner des occasions d'apprentissage et s'assurer que les remplaçants sont formés et prêts à occuper immédiatement tous les postes. Le suivi du rendement du Programme, tant des statistiques à la mission que des statistiques de la RI, rend compte de l'affectation des ressources et l'oriente; au besoin, la mission peut demander un financement additionnel temporaire ou d'urgence pour obtenir des ressources additionnelles ou peut muter du personnel d'une unité à une autre pour faciliter l'atteinte des cibles. 

Recommandation n^o 3 (risque faible)

Le Secteur des opérations de CIC doit veiller à ce que les demandes budgétaires relatives aux déplacements et les opérations afférentes soient affectées au bon code du Grand livre pour refléter fidèlement les dépenses. 

Valeurs et éthique

Nous nous attendions à ce que le personnel du Programme d'immigration ait été informé de ses obligations en ce qui concerne les valeurs, l'éthique et les conflits d'intérêts et à ce qu'il les ait acceptées par écrit.

Les exigences en matière de valeurs et d'éthique avaient été établies à la mission. Des codes de conduite signés avaient été versés aux dossiers des ressources humaines pour tous les ERP et ERPU du Programme d'immigration. Les valeurs et l'éthique avaient en outre été communiquées à la mission au cours de réunions du personnel et dans des courriels.

Constatations — Gestion du risque et assurance de la qualité

Nous nous attendions à l'existence de mécanismes pour déterminer, atténuer et surveiller les risques courus par le Programme d'immigration et à ce que l'affectation des ressources soit guidée par cette évaluation. Nous nous attendions également à ce que la mission mène des exercices d'assurance de la qualité et utilise les résultats de ces évaluations pour améliorer ses activités.

La mission a donné un aperçu général des risques dans son PGIRI et la liste de contrôle de la direction, un questionnaire conçu par le Secteur des opérations de CIC pour faciliter la détermination des risques dans les missions. Ces dernières ne sont toutefois pas tenues de préciser les stratégies mises en œuvre pour atténuer ces risques. Compte tenu de la rotation du personnel des missions, si les stratégies d’atténuation ne sont pas documentées, il existe un risque qu’elles se perdent ou qu’elles doivent être redéfinies dans le cas du roulement du personnel. L'Unité de l'intégrité des mouvements migratoires, qui comprend le personnel de l'Agence des services frontaliers du Canada qui travaille à la mission, détermine et documente les indicateurs de risque liés à l'évaluation des demandes par CIC, par exemple les associations ou la forte probabilité de documentation frauduleuse. Le Programme d'immigration de la mission a utilisé l'information sur les risques compilée par l'Unité de l'intégrité des mouvements migratoires pour demander des ressources d'urgence et permanentes additionnelles dans cette unité.

Le personnel du Programme d'immigration a rempli ses feuilles sur les fonctions essentielles, comme il devait le faire pour la planification de la continuité des activités. Le plan d'urgence de la mission, qui comprend la planification de la continuité des activités pour toute la mission, dont la responsabilité incombe au MAECI qui doit déterminer ce plan en consultation avec ses partenaires, était en cours d'élaboration au moment de la vérification.

La mission a effectué des exercices d'assurance de la qualité pendant la période vérifiée, y compris une combinaison de la qualité de la prise de décisions et de la fidélité du traitement. Certains résultats des exercices ont servi à déterminer les besoins de formation et à améliorer les activités, tandis que les résultats d'autres exercices n'ont pas été utilisés à cette fin. La mission prévoit élaborer un cadre d'assurance de la qualité pour planifier des exercices annuels réguliers au lieu d'évaluations ponctuelles.

Des mesures sont prises pour s'assurer du suivi pertinent des dossiers reçus des centres de réception des demandes de visa (CRDV) ou envoyés à ces derniers, mais aucune assurance de la qualité officielle n'est faite pour les services assurés. En attendant que l'Administration centrale publie les procédures auxquelles doivent se conformer les missions en matière d’assurance de la qualité pour les CRDV, dans le prochain contrat mondial, les problèmes sont résolus par l’agent de la mission chargé de la liaison avec les CRDV.

Recommandation n^o 4 (risque élevé)

Le Secteur des opérations de CIC doit mettre à jour les exigences dans son modèle de gestion des risques pour y inclure les risques et les stratégies d'atténuation documentés en vigueur dans tout le Programme d'immigration.  

Constatations — Cadre de contrôle interne

Nous nous attendions à l’existence de contrôles des activités administratives, financières et opérationnelles, y compris l'accès aux aires de travail et aux systèmes de l'immigration, le traitement des demandes, les documents contrôlés, le recouvrement des coûts et les frais administratifs à la mission pour s'assurer du respect des exigences juridiques, stratégiques et opérationnelles.

Accès aux systèmes et aux aires de travail

Nous nous attendions à ce que l'accès aux systèmes du Programme d'immigration de la mission ainsi que leur utilisation soient conformes et les aires de travail soient sécurisées.

Un examen des comptes du STIDI à la mission a montré que certains comptes pour des agents de service temporaire antérieurs, des comptes créés par erreur et des comptes non attribués n'avaient pas été supprimés ou rendus inactifs. Nous avons également constaté que l'entretien des systèmes n'avait pas été fait et suivi depuis que le SMGC avait été désactivé à la mission en raison d'une erreur du système. Le gestionnaire du STIDI a depuis corrigé le problème et désactivé ou supprimé tous les comptes d'utilisateur erronés. Comme le STIDI sera déclassé à la mission d'ici 2014, aucune recommandation ne sera faite.  

Tout comme dans le cas du STIDI, certains ERPU et anciens agents de service temporaire qui ne travaillent plus à la mission avaient toujours des comptes actifs dans le SMGC. La mission embauche un grand nombre des mêmes ERPU chaque année et ne demande pas le retrait de leurs comptes afin de réduire les processus administratifs nécessaires s'ils reviennent au travail. Une recommandation a été développé  dans le rapport Vérification des contrôles d'accès aux systèmes de mai 2012 pour aborder la question des procédures d'examen des comptes du SMGC, et la direction a soulevé un point du plan d'action dans ce rapport. D'autres mesures de suivi seront prises en concertation avec l'Unité des contrôles d'accès du SMGC pour s'assurer que ces renseignements ont été communiqués à tous les coordonnateurs de la sécurité des accès.

L'accès au système de recouvrement des coûts du point de service (POS+) et au système d'inventaire pour la gestion des formulaires, le Système de suivi du stock de formulaires contrôlés à clé (SSSFCC), était approprié et conforme aux lignes directrices opérationnelles, aux pouvoirs désignés et aux exigences des postes à la mission. Il n'y avait pas de mention de l’entretien du système, par exemple de l'archivage, pour le POS+ pendant la période vérifiée, ce qui est obligatoire pour que le système continue de fonctionner correctement.

L'accès à la mission est limité aux postes autorisés par le truchement du Système de détection des intrusions et de contrôle de l'accès (IDACS), des clés et des codes, au besoin. La Section de l'immigration est située sur deux étages et les locaux sont partagés avec le MAECI et l'ACDI. Il n’est pas possible actuellement de restreindre l'accès physique aux aires de travail de l'immigration en raison de l'aménagement des locaux et c’est pourquoi on a demandé aux membres du personnel qui n'appartiennent pas à l'immigration de ne pas entrer à la Section de l'immigration sans raison précise. L'accès à la chambre forte dans la zone de haute sécurité est limité par le truchement de l'IDACS, supervisé par le personnel de la sécurité de la mission et l'utilisation des téléphones cellulaires est interdite dans la zone de haute sécurité, conformément à la politique du MAECI. Tous les agents de l'unité de la résidence permanente et tous ceux de l’unité de la résidence temporaire ont accès aux coffres-forts de l’aire de travail, dans lesquels est rangé l'approvisionnement quotidien d’autocollants et de sceaux.

Recommandation n^o 5 (risque moyen)

La mission de Nairobi doit effectuer un entretien régulier du POS+, tel que requis par les procédures opérationnelles, pour s'assurer du bon fonctionnement du système, selon le guide de l'utilisateur du système POS+.

Traitement des demandes

Nous nous attendions à ce que des procédures uniformisées pour le traitement des demandes de résidents temporaires et de titres de voyage pour résident permanent (TVRP) soient en place, les responsables désignés aient pris les décisions importantes, les demandes soient complètes et les dossiers soient dûment documentés.

La mission a adopté des procédures uniformisées pour traiter les demandes de résidence permanente et certaines procédures étaient documentées pour les agents de service temporaire affectés à l'unité des réfugiés. Les procédures pour les unités de la résidence temporaire et de l'enregistrement ont été achevées après la période vérifiée.

Nous avons constaté que les personnes dûment autorisées avaient déterminé l’admissibilité et pris les décisions définitives afférentes dans tous les dossiers de demande de résidence permanente, de résidence temporaire, de réfugiés et de TVRP examinés, et que les documents et les notes sur les cas étaient suffisants dans la plupart des dossiers pour que les lois, les politiques et les procédures pertinentes soient respectées. Nous avons constaté que peu de déclarations solennelles du formulaire de demande générique pour le Canada (IMM5669 – annexe A) avaient été signées par les demandeurs de résidence permanente qui avaient été vus en entrevue, même si la mission a déclaré qu'elle avait pour méthode uniformisée de faire signer ces déclarations. On ne sait pas très bien si CIC exige cette signature de toutes les personnes vues en entrevue, car le formulaire indique seulement que le demandeur peut être tenu de signer, et les orientations actuelles pour le personnel de mission ne traitent pas de cette question. En cas de refus, l'absence de cette déclaration pourrait exposer le gouvernement du Canada à un risque si le demandeur interjetait appel, car la preuve obtenue au cours de l'entrevue pourrait rendre le demandeur inadmissible.

Les prêts et les garanties examinés étaient conformes aux modalités et aux conditions du Programme. Il a été difficile de déterminer si le formulaire de prêt de l'immigration (IMM-0500F) avait été autorisé par la personne désignée étant donné qu'il n'y a pas de champ dans le formulaire dans lequel préciser le nom de l'agent signataire ou du gestionnaire du Programme de l'immigration. De plus, il est courant, partout dans le monde, qu'un agent autorise le prêt ou la garantie sans préciser le montant, puis l'envoie à l'Organisation internationale pour les migrations qui établit le coût, même si un agent ne peut autoriser un montant que jusqu'à concurrence de 10 000 $. Au-delà de ce montant, la signature du gestionnaire du Programme de l'immigration est nécessaire. Quand bien même la vérification n’a fait ressortir aucun problème, il est difficile de déterminer si les plans ont été autorisés par une personne à qui le pouvoir approprié a été délégué, s’il n’y a pas d’obligation de préciser le nom de l’agent dans les formulaires de prêt remplis.

Recommandation n^o 6 (risque moyen)

Le Secteur des opérations de CIC doit clarifier les procédures opérationnelles et les exigences en ce qui concerne la déclaration solennelle dans le formulaire de demande générique pour le Canada (IMM 5669 – annexe A) pour s'assurer de l’exactitude de l'information fournie pendant l'entrevue.

Recommandation n^o 7 (risque faible)

Le Secteur des opérations de CIC doit mettre à jour le formulaire de prêt de l'immigration (IMM-0500F) pour y inclure un champ dans lequel l'agent qui autorise le prêt indiquera son nom et clarifier les procédures à suivre en ce qui concerne le formulaire lorsque les coûts sont inconnus ou lorsqu’une autorisation additionnelle doit être obtenue auprès du gestionnaire du Programme de l'immigration, après le calcul des coûts.

Recouvrement des coûts

Nous nous attendions à l'existence de contrôles pour s'assurer que les recettes de l'immigration sont protégées et que les activités de recouvrement des coûts sont menées conformément à la loi, à la politique et aux procédures de fonctionnement uniformisées applicables.

La mission accepte le paiement au moyen d’effets certifiés (p. ex., mandats, chèques certifiés d’une banque) dans les trois devises suivantes seulement : dollars canadiens, dollars américains et shillings kényans. Avant l'examen sur place, l'agent de recouvrement des coûts avait mis en œuvre de nouvelles procédures; il avait notamment modifié le rapprochement quotidien et la remise des recettes de l'immigration à MAECI pour en faire une activité hebdomadaire, à la demande du service des finances de la mission; il faut toutefois virer quotidiennement les fonds, conformément à la politique ministérielle et au Guide de recouvrement des coûts de CIC. Nous avons également constaté que la comptabilité et les procédures de suivi des chèques retournés pendant la période vérifiée manquaient de clarté entre CIC et le MAECI. Ces responsabilités ont depuis été clarifiées et le suivi auprès des banques est effectué par l'agent de recouvrement des coûts.

Des contrôles étaient établis pour l'enregistrement et le traitement des opérations de recouvrement des coûts, mais il manquait des documents aux dossiers pour expliquer de petits trop-payés et les motifs des annulations. Les remboursements de paiements reçus au cours d’exercices précédents étaient codés dans le compte du Grand livre de l'exercice en cours et non de l’exercice précédent, conformément aux Procédures financières normalisées concernant la perception des frais exigés pour les services d'immigration aux missions – Entente officielle entre le MAECI et CIC. Certains formulaires de demande de remboursement examinés étaient incomplets lorsqu’ils ont été soumis au service des finances de la mission en vue de leur traitement; toutefois, tous les remboursements examinés étaient exacts.

Des procédures de rapprochement et de certification ont été effectuées pendant la période vérifiée, conformément aux exigences. CIC a facilité la certification mensuelle des recettes d'immigration à Nairobi en fournissant une copie du rapport de rapprochement à la fin de journée (1203A) auquel des modifications manuelles ont été apportées; ce processus a été noté comme une bonne pratique. Le gestionnaire du Programme d’immigration n’a pas certifié les recettes de tous les bureaux secondaires pendant la période vérifiée parce que le responsable de la supervision du recouvrement des coûts à Addis-Abeba n'a pas utilisé le système POS+ en raison d'un problème d'installation du logiciel. Au moment de la vérification, les missions avaient adopté une solution manuelle temporaire jusqu'à ce que le système soit correctement installé.

Recommandation n^o 8 (risque faible)

La mission de Nairobi doit veiller à ce que les procédures de rapprochement à la fin de la journée soient exécutées conformément au Guide de recouvrement des coûts et aux Procédures financières normalisées concernant la perception des frais du MAECI et de CICou demander l'autorisation de l'Administration centrale d’en être exemptée.

Recommandation n^o 9 (risque faible)

La mission de Nairobi doit veiller à ce que les formulaires de demande de remboursement soient complets avant leur autorisation et à ce que les paiements soient codés dans le bon compte du Grand livre.

Documents contrôlés

Nous nous attendions à l'existence de procédures uniformisées pour nous assurer de la protection et de la manutention des documents contrôlés tels que les autocollants de visa et les sceaux, conformément au programme de gestion des formulaires.

L'agent actuellement responsable du contrôle des formulaires a élaboré et appliqué  des procédures uniformisées et documentées de gestion des formulaires après la période vérifiée. Tous les agents de l'Unité de la résidence permanente veillaient à la gestion et au rapprochement quotidiens des autocollants pour les résidents permanents; les fonctions étaient effectuées par roulement toutes les semaines, ce qui a mené à une application des procédures qui manquait d’uniformité, par exemple en ce qui concerne la signature à l'arrivée et à la sortie de formulaires aux fins de l'impression. Cette fonction nécessite un suivi additionnel.

Les vérificateurs ont observé des faiblesses de contrôle dans le suivi manuel des formulaires. Il n’y avait pas de registre quotidien de signatures à l’entrée et à la sortie pour l'impression des autocollants pendant la période vérifiée, mais l’agent actuellement responsable du contrôle des formulaires en a depuis instauré un. Des dossiers manuels étaient tenus pour suivre les visas et les sceaux utilisés et annulés, mais un dénombrement des stocks a révélé que certains sceaux qui avaient été précédemment utilisés n'avaient pas été inscrits dans le SSSFCC, ce qui entraîne une surévaluation des stocks réels. L’agent de contrôle des formulaires ou un témoin n’avait pas toujours signé les enregistrements à la réception de formulaires, conformément aux exigences. De plus, il n'y avait pas, pendant la période vérifiée, de documents aux dossiers qui confirmaient que le gestionnaire du Programme d'immigration avait examiné les rapports trimestriels avant qu’ils ne soient transmis à l'Administration centrale.

Après un dénombrement des stocks sur place, les vérificateurs ont constaté que tous les autocollants et les sceaux avaient été comptabilisés à la mission; ils ont toutefois observé des faiblesses dans les fonctions de suivi électronique et de rapports trimestriels dans le SSSFCC, de sorte qu'on ne pouvait pas se fier aux enregistrements électroniques des stocks. Les calculs du système des stocks de sceaux à l'ouverture différaient des quantités enregistrées à la clôture pour le premier, le deuxième et le troisième trimestre de 2012. De plus, le calcul des stocks à la fin du trimestre, qui utilise les montants inscrits dans les champs des stocks d'ouverture, d'utilisation, de réception et de transfert, était inexact en raison d'une erreur de système. Les vérificateurs ont confirmé le mouvement réel des stocks par un dénombrement matériel des stocks, un suivi manuel des dossiers et des discussions avec la Direction des formulaires à l'Administration centrale.

En plus des problèmes de système cités précédemment, la fonction de rapport trimestriel du SSSFCC utilisée par les missions ne permet pas de respecter la politique de gestion des formulaires et l'orientation à cet égard. Il n'y a pas, par exemple, de contrôle électronique qui garantit que le gestionnaire du Programme de l'immigration examine le rapport avant sa transmission à l'Administration centrale, comme l'exige la politique. Cette observation a déjà été faite dans le rapport vérification du Programme d'immigration à Mexico en 2012, mais le problème demeure et les missions n’avaient pas reçu d’orientation provisoire à suivre jusqu’à ce que le problème soit réglé pendant la période vérifiée.

L'orientation actuelle en ce qui concerne les documents contrôlés doit être mise à jour. La responsabilité de la gestion des formulaires est répartie entre la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination (DGGOC) et la Direction générale des solutions et de la gestion de l’information (DGSGI) de CIC. La DGGOC est responsable de la politique de gestion des formulaires et de l'orientation fonctionnelle auprès des missions tandis que la DGSGI est responsable du SSSFCC et du guide de l’utilisateur. Des procédures documentées qui étaient auparavant manuelles, par exemple les rapports trimestriels et la commande de formules, n'ont pas été mises à jour dans l'orientation fonctionnelle pour tenir compte des procédures électroniques actuelles mises en œuvre par le truchement du SSSFCC. Il faut une meilleure collaboration des deux directions générales pour s'assurer de la pertinence des exigences opérationnelles du SSSFCC; mettre à jour le système et fournir une orientation fonctionnelle et systémique; veiller à ce que le suivi électronique des stocks soit fiable et à ce que les missions appliquent des procédures appropriées.

Recommandation n^o 10 (risque moyen)

La mission de Nairobi doit veiller à mettre en œuvre des procédures uniformisées pour la gestion des formulaires, entre autres la signature quotidienne à l'entrée et à la sortie des formulaires; les inscriptions et le rapprochement du registre d'utilisation quotidienne et la saisie dans le SSSFCC; la signature à la réception des formulaires et des transferts entre les missions; de même que la signature du rapport trimestriel par le gestionnaire du Programme d'immigration.

Recommandation n^o 11 (risque élevé)

Le Secteur des opérations de CIC et le Secteur des services ministériels doivent veiller à ce que les erreurs du SSSFCC soient corrigées et que l'orientation fonctionnelle et systémique concernant la gestion des formulaires soient conformes aux exigences de la politique ministérielle et aux priorités stratégiques.

Frais administratifs

Nous nous attendions à l'existence de contrôles pour nous assurer que les frais de déplacement, d’accueil et les heures supplémentaires sont gérés conformément aux politiques, aux règlements et aux conventions collectives applicables.

Même si les budgets opérationnels ont été respectés et n’ont pas été dépassés, les vérificateurs ont observé des faiblesses dans les contrôles manuels en ce qui concerne des frais de déplacement, les frais d’accueil et les heures supplémentaires individuels. Les autorisations de voyager étaient souvent signées après que les vols aient été réservés et les frais engagés, et certaines estimations des frais de voyage étaient insuffisantes pour couvrir le coût final du voyage parce que tous les frais n'avaient pas été précisés dans le formulaire d'autorisation de voyager et avance. Les dépenses d'hôtel pour certains déplacements dépassaient le taux maximum par ville, selon les directives du Conseil national mixte, et aucune justification n'avait été versée aux dossiers. De plus, la mission n’avait pas encore adopté le formulaire à jour d'autorisation de voyager et avance, qui précise que les dépenses sont autorisées conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et qui a été adopté pendant la période vérifiée.

Le chef de mission a approuvé les avances trimestrielles et annuelles pour les frais d’accueil fournis au gestionnaire du Programme de l'immigration, conformément aux exigences, mais aucun détail ni estimation concernant les activités n'avait été précisé pour justifier l'avance. Selon la Politique sur l’accueil officiel à l'étranger du MAECI, toutes les avances relatives à l'accueil doivent être dûment justifiées.

La majeure partie des dépenses pour des heures supplémentaires effectuées à la mission avait trait aux déplacements et avait été approuvée par le gestionnaire du Programme d’immigration de la mission. Une partie du budget des heures supplémentaires de la mission a été répartie entre les unités du Programme d’immigration et les dépenses ont été suivies tout au long de l'année. Même s'il n'y avait pas d'approbation préalable documentée aux dossiers pour étayer toutes les dépenses individuelles d'heures supplémentaires, d'autres contrôles avaient été mis en œuvre et ont été jugés suffisants. Une documentation insuffisante de l'approbation préalable des heures supplémentaires a également été signalée dans le rapport de la vérification du Programme d'immigration à la mission canadienne à Lagos; il s’agit peut-être alors d'un problème systémique que le Secteur des opérations de CIC devra étudier.

Les ERP et les ERPU de la Section de l'immigration ont été embauchés conformément aux politiques et aux directives applicables et la durée maximale de leur nomination n'a pas été dépassée. Des évaluations du rendement ont été faites et versées aux dossiers pour tous les ERP et les attentes étaient conformes aux descriptions et aux exigences du travail.

Recommandation n^o 12 (risque élevé)

La mission de Nairobi doit s'assurer que les frais administratifs sont préalablement approuvés, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques applicables.

Annexe A – Résumé des demandes traitées à la mission de Nairobi entre 2009 et 2012

Annexe B – Critères détaillés de la vérification

Les sources des critères de la vérification sont les lois et les règlements, les politiques, les lignes directrices et les procédures en vigueur à Citoyenneté et Immigration Canada, ainsi que les critères de vérification du Bureau du contrôleur général concernant le cadre de responsabilisation de gestion.

Objectif n^o 1 : Évaluer la pertinence du cadre de gouvernance de la mission régissant l’administration du Programme d’immigration.

Critère 1.1

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte liées au Programme d’immigration sont clairement définis et efficacement communiqués.

• Une structure organisationnelle claire est établie, documentée et communiquée.
• Les rôles et les responsabilités ont été établis et documentés.
• Les pouvoirs financiers délégués ont été établis et documentés.
• Les pouvoirs désignés pour la prise de décisions sont pertinents.  
• Le personnel reçoit la formation dont il a besoin pour s’acquitter de ses responsabilités. 

Critère 1.2

Les ressources sont prévues et gérées de façon à appuyer la mise en œuvre du Programme d’immigration.

• Des processus sont en vigueur pour l’établissement du budget et l’affectation des ressources au Programme.
• Un cadre a été établi pour la planification et la gestion des ressources humaines, de façon à répondre aux exigences de mise en œuvre du Programme.
• Les données sur le rendement du Programme sont recueillies et utilisées pour appuyer la prise de décisions, la répartition des ressources, les normes de service et l’atteinte des cibles.

Critère 1.3

La mission met en valeur les valeurs et l'éthique, qui sont étayées et clairement communiquées.

• Le personnel est informé de ses obligations en matière de valeurs, d’éthique et de conflits d’intérêts.
• Des processus ont été établis à la mission pour résoudre les problèmes de méfaits et de conflits d’intérêts.

Objectif n^o 2 : Évaluer la pertinence des pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission, à l’appui de la mise en œuvre du Programme d’immigration.

Critère 2.1

Les pratiques de gestion des risques sont intégrées aux activités de la mission et favorisent le maintien de l’intégrité du Programme.

• Des mécanismes ont été établis pour reconnaître et atténuer les risques liés au Programme d’immigration.  
• Les risques font l’objet d’une surveillance périodique, tout au long de l’année.
• L’information sur les risques oriente la prise de décisions relatives aux activités et aux finances.
• La mission veille à la planification de la continuité des activités du Programme d’immigration.

Critère 2.2

Des mesures d’assurance de la qualité, y compris la supervision des tiers fournisseurs de services, ont été prises à la mission pour favoriser l’intégrité du Programme.

• Des mécanismes d’assurance et de contrôle de la qualité ont été établis pour les activités du Programme et ils sont mis en œuvre à la mission.
• Des activités d’assurance de la qualité ont été établies et sont mises en œuvre pour les tiers fournisseurs de services.
• Les problèmes constatés au cours des activités d’assurance de la qualité sont périodiquement signalés à l’AC.

Objectif n^o 3 : Évaluer la pertinence du cadre de contrôle interne de la mission régissant les activités administratives, financières et opérationnelles liées au Programme d’immigration.  

Critère 3.1

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de l’accès approprié aux systèmes du Programme d’immigration de la mission et des aires de travail sécurisées.

• L’accès au SMGC/STIDI et leur utilisation sont conformes aux lignes directrices d’exploitation, aux pouvoirs désignés et aux exigences des postes à la mission.
• L’accès au système POS+ et son utilisation sont conformes aux lignes directrices d’exploitation, aux pouvoirs  désignés et aux exigences des postes à la mission.
• L’accès aux autres systèmes applicables est conforme aux lignes directrices d’exploitation, aux pouvoirs désignés et aux exigences des postes à la mission.
• L’accès aux aires de travail de l’immigration, à l’information et aux dossiers contrôlés est limité aux personnes autorisées.

Critère 3.2

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer que les demandes d’immigration sont traitées conformément aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures de fonctionnement uniformisées applicables.

• Des procédures uniformisées de traitement des demandes, qui comprennent les exigences applicables, ont été établies et sont mises en œuvre à la mission.
• Les demandes sont complètes et les documents justificatifs nécessaires les accompagnent.
• Les décisions clés sont conformes aux pouvoirs désignés.
• Des garanties et des prêts sont accordés aux demandeurs, conformément aux modalités et aux conditions du Programme.

Critère 3.3

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la protection des recettes et du recouvrement approprié des coûts, conformément aux lois, à la politique et aux procédures de fonctionnement uniformisées applicables. 

• Des procédures uniformisées ont été établies pour le recouvrement des coûts et sont mises en œuvre à la mission.
• Les opérations de recouvrement des coûts sont traitées et enregistrées conformément aux procédures uniformisées.
• Le rapprochement et la vérification se font périodiquement, conformément aux procédures uniformisées.

Critère 3.4

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la protection et de la manutention des documents contrôlés conformément au Programme de gestion des formulaires.   

• Des procédures uniformisées ont été établies pour la gestion des formulaires et elles sont mises en œuvre au bureau.
• Les stocks sont gérés et entreposés en toute sécurité, conformément aux lignes directrices du Programme.
• Une vérification et des rapports trimestriels et périodiques sont effectués, conformément aux exigences.

Critère 3.5

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer que les activités administratives sont menées conformément aux politiques et aux règlements applicables.

• Les frais de voyage sont gérés conformément aux lois et aux politiques applicables.
• Les frais d’accueil sont gérés conformément aux lois et aux politiques applicables.
• Les dépenses pour les heures supplémentaires sont approuvées et payées conformément aux lois et aux lignes directrices applicables.
• Les autres dépenses sont approuvées et payées conformément aux lois et aux politiques applicables (comme le sont les dépenses extraordinaires).
• Les employés sont recrutés et gérés conformément aux lois et aux politiques applicables.   

Annexe C – Plan d'action de la direction