Vérification du programme d’immigration à la mission canadienne de Varsovie

Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Décembre 2014

Table des matières

• Résumé
  • Objectif et portée
  • Importance de la verification
  • Principales constatations
  • Conclusion
• Énoncé de conformité
• Introduction
• Contexte environnemental de la mission
• Constatations
  • Gouvernance
  • Gestion des risques et assurance de la qualité
  • Contrôle interne
• Annexe A – Résumé des contrôles
• Annexe B – Résumé des demandes traitées à la mission de Varsovie de 2009 à 2012
• Annexe C – Plan d’action de la direction

Résumé

Objectif et portée

La vérification avait pour objectifs d’évaluer la pertinence :

1. du cadre de gouvernance régissant l’administration du programme d’immigration de la mission de Varsovie;
2. des pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission à l’appui de l’exécution du programme d’immigration;
3. du cadre des contrôles internes de la mission qui régit les activités administratives, financières et opérationnelles liées au programme d’immigration.

La vérification englobe les rôles et les responsabilités du Secteur des opérations à l’administration centrale de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui appuient l’exécution du programme d’immigration dans les missions. La vérification a porté sur les activités qui se sont déroulées du 1^er juillet 2012 au 30 juin 2013, à l’exception d’un dénombrement des stocks et du rapprochement connexe effectués pendant l’examen sur place en novembre 2013.

Importance de la verification

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) est le cadre législatif fédéral en matière d’immigration et de protection des réfugiés au Canada. En mettant en application la LIPR à l’échelle mondiale, les employés de CIC gèrent l’accès au Canada à travers la réception et le traitement des demandes de résidence temporaire et permanente.

Le contexte de travail dans lequel le personnel de l’immigration s’acquitte de ses fonctions peut être difficile. Une bonne gouvernance, de saines pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité, et des contrôles internes doivent être en place pour s’assurer de la conformité aux exigences législatives, stratégiques et opérationnelles, de la gérance des fonds et de la sauvegarde des actifs clé.

Principales constatations

Nous avons constaté que le cadre de gouvernance établi à la mission de Varsovie était adéquat. Des ressources sont prévues et gérées pour appuyer l’exécution du programme, et le personnel de la mission comprend l’importance des valeurs et de l’éthique et les préconise.

La mission dispose de mécanismes officiels et informels de gestion des risques et d’assurance de la qualité. Les pratiques de gestion des risques pourraient être améliorées si on renforçait et centralisait la documentation sur les risques et les stratégies d’atténuation afférentes,  spécifiques à la mission.

Des améliorations au cadre de contrôle interne sont requises pour s’assurer que les frais administratifs sont invariablement documentés et approuvés au préalable, comme l’exige la Loi sur la gestion des finances publiques. Par ailleurs, l’adoption de procédures normalisées de fonctionnement pour les divers secteurs d’activités de la mission permettrait de réduire la perte du savoir lors du roulement du personnel et d’optimiser les ressources limitées à disposition. Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la sauvegarde et de la manipulation des documents contrôlés et sont considérés comme étant une bonne pratique.

Conclusion

Le cadre de gouvernance régissant l’administration du programme d'immigration de la mission de Varsovie est adéquat. Les pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission sont également appropriées. La documentation complète des risques particuliers à la mission permettrait d’améliorer la gestion des risques liés à l’exécution du programme d’immigration. Des améliorations doivent être apportées aux contrôles internes de la mission pour s’assurer que les frais administratifs sont convenablement approuvés. L’établissement de procédures normalisées de fonctionnement pour tous les secteurs d’activités permettrait également de réduire au minimum la perte du savoir en cas de roulement du personnel et d’optimiser les ressources de la mission.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Nous avons étudié suffisamment de données pertinentes pour étayer nos conclusions.

Introduction

L’exécution du programme d’immigration du Canada à l’étranger relève du Secteur des opérations de CIC, à l’administration centrale, et est assurée dans 60 points de service dans les bureaux à l’étranger (missions). La Région internationale (RI) gère un effectif outre-mer de 1 300 employés de l’immigration dans les missions, qui comprend des fonctionnaires et des employés recrutés sur place (ERP) qui procèdent à une présélection des demandeurs et traitent leur demande d’admission au Canada. Les différentes demandes peuvent avoir trait à des visas de résidence permanente (immigrants de la catégorie du regroupement familial et de la catégorie économique, réfugiés et personnes protégées), à des visas de résidence temporaire (étudiants étrangers, visiteurs et travailleurs temporaires) et à d’autres documents d’immigration tels que les titres de voyage pour résident permanent, les permis de séjour temporaire et les autorisations de revenir au Canada (pour les personnes ayant fait antérieurement l’objet d’une mesure de renvoi).

La RI contribue également à l’avancement du programme international de CIC en assurant la liaison avec les gouvernements étrangers et les partenaires d’exécution du programme, ainsi qu’à la protection des réfugiés à l’échelle internationale, aux objectifs stratégiques internationaux en matière de mouvements migratoires et à la réalisation de l’objectif de faire du Canada une destination de choix pour les jeunes et les étudiants étrangers^{Note de bas de page 1}.

La RI s’occupe aussi d’activités de programme qui ne concernent pas l’immigration, par exemple, l’administration et la gestion des ressources, l’analyse du rendement et les rapports afférents. D’autres directions générales du Secteur des opérations de CIC sont chargées de l’élaboration de politiques et de procédures, des activités liées à l’intégrité du programme et des systèmes de la technologie de l’information. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) assure les services administratifs des missions, selon les modalités d’un protocole d’entente.

Cette vérification a porté principalement sur les activités du programme d’immigration réalisées à la mission canadienne située à Varsovie (Pologne), ainsi que sur l’orientation fournie par le Secteur des opérations de CIC à l’administration centrale. Pour la liste des critères de vérification utilisés, veuillez vous reporter à l’annexe A.

Contexte environnemental de la mission

Le bureau des visas de Varsovie est un centre qui offre des services complets, dont tous les services d’immigration, à plus de 54 millions citoyens de cinq pays relevant de sa région de responsabilité : Bélarusse, Estonie, Lettonie, Lituanie et Pologne, ainsi qu’aux personnes légalement admises dans ces pays. En mars 2013, la section de l’immigration comptait 18 employés nommés pour une période indéterminée : deux agents canadiens à l’étranger et 16 employés recrutés sur place. Deux employés recrutés sur place d’urgence étaient également en poste durant la période de vérification. Les affectations budgétaires de fonctionnement (excluant les salaires) de la mission pour 2012 s’élevaient à 42 888 $.

En 2012, le bureau des visas de Varsovie a reçu 938 demandes de résidence permanente de sa région de responsabilité et délivré 4 091 visas, y compris les cas transférés d’une autre région aux fins de traitement. La mission a reçu 4 190 demandes n’ayant pas trait à l’immigration – visa de visiteur, permis de travail et permis d’études – et approuvé respectivement 83 %, 94 % et 73 % de ces demandes. Le volume des activités de la section des demandes de résidence temporaire du bureau de Varsovie est en chute constante depuis que l’obligation d’obtenir un visa de visiteur a été levée le 1er janvier 2009 pour les titulaires d’un passeport biométrique (à puce) polonais ou lituaniens. Depuis 2009, la mission de Varsovie a reçu et traité des dossiers d’autres bureaux afin d’aider à régler des problèmes de capacité au sein du réseau. Les objectifs annuels de la mission comprennent les dossiers iraniens ne relevant pas de son secteur de responsabilité. L’annexe B présente un résumé des demandes traitées à la mission de Varsovie de 2009 à 2012 et une comparaison avec le réseau de bureaux à l’étranger de CIC.

La mission de Varsovie a été confrontée à un certain nombre de défis durant la période de vérification. En 2012, à la suite de la fermeture du bureau des visas de Damas, elle s’est vu confier 5 000 cas et a, par ailleurs, prêté main-forte au bureau de Moscou en assumant le traitement de ses cas de visiteurs durant la période de pointe. En 2013, le bureau de Varsovie a également assuré le traitement des demandes électroniques du bureau de Moscou. De plus, le démantèlement de l’ancien Système informatisé de traitement des dossiers d’immigration (STIDI) de CIC et le transfert des cas dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) a débuté à la fin de la période de vérification, le démantèlement complet étant prévu pour mars 2014.

En outre, durant la période de vérification, la mission faisait face à une réduction de personnel, tant dans le programme d’immigration qu’au MAECD, découlant de la fusion des services administratifs du MAECD visant à réduire le nombre de points de service au sein de son réseau de bureaux. En juin 2013, la majorité des services financiers étaient assurés par la mission de Berlin pour le compte de Varsovie.

Constatations

Pour un résumé complet des constatations basées sur les critères de vérification, reportez-vous à l’annexe A – Résumé des contrôles. Les principales constatations de la vérification sont décrites ci-dessous.

Gouvernance

L’objectif consistait à évaluer le cadre de gouvernance de la mission régissant l’administration du programme d’immigration.

Nous nous attendions à ce que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte concernant le programme d'immigration soient clairement définis et communiqués, à ce que les ressources financières et humaines soient planifiées et gérées pour appuyer l’exécution du programme et à ce que les valeurs et l'éthique de la fonction publique soient préconisées, documentées et comprises à la mission.

Des rôles et des responsabilités clairement définis, la gestion des ressources et la promotion des valeurs de la fonction publique aident une organisation à maintenir le cap de l’efficacité en ce qui a trait à ses employés, son environnement de travail et sa capacité d’atteindre les objectifs organisationnels. Nous avons constaté que la structure organisationnelle du programme d’immigration est claire et qu’elle cadre avec les responsabilités fonctionnelles et les secteurs d’activités. Les relations avec les autres programmes de la mission reposent sur la collaboration et les agents canadiens d’immigration à l’étranger participent activement à la gouvernance de la mission par le truchement de ses comités. Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte du personnel de l’immigration étaient clairs et la majorité des employés recrutés sur place sont employés à la mission depuis un certain nombre d’années. Les valeurs et l’éthique, ainsi que les obligations en matière de divulgation des conflits d’intérêts, sont bien comprises par tout le personnel de l’immigration. Cette compréhension a été confirmée par écrit par tous les employés recrutés sur place du programme d’immigration lors de la mise en œuvre des plus récents codes de conduite de CIC et du MAECD.

Les ressources financières et humaines sont planifiées et gérées à l'appui de l’exécution du programme d’immigration. Nous avons constaté la présence de liens clairs entre la distribution du travail, la réalisation des objectifs et des priorités, et le maintien de l’intégrité du programme. Par exemple, les tâches de traitement des demandes de résidence temporaire sont attribuées à un seul agent affecté par roulement hebdomadaire, permettant ainsi à la majorité des décideurs de se concentrer sur le traitement des dossiers de résidents permanents plus complexes. En outre, les agents se rendent en affectation temporaire dans d’autres bureaux des visas pour lesquels la mission de Varsovie traite les demandes électroniques. Ces déplacements donnent l’occasion aux agents d’acquérir des connaissances du milieu local et de formuler des procédures normalisées de traitement des demandes ne relevant pas de la région de responsabilité de la mission; les vérificateurs ont considéré cette mesure comme étant une bonne pratique.

Gestion des risques et assurance de la qualité

Objectif : Évaluer les pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission à l’appui de l’exécution du programme d’immigration.

Nous nous attendions à l'existence de mécanismes pour déterminer, atténuer et surveiller les risques courus par le programme d'immigration et à ce que l'affectation des ressources soit guidée par cette évaluation. Nous nous attendions également à ce que le personnel de l’immigration de la mission mène des exercices d'assurance de la qualité et utilise les résultats de ces évaluations pour améliorer ses activités.

Des pratiques uniformisées de gestion et de surveillance des risques appuient la prise de décisions opérationnelles, l’affectation des ressources et la détermination des facteurs internes et externes qui pourraient entraver l’atteinte des objectifs organisationnels. Le fait de s’assurer que l’information sur les risques est systématiquement documentée à l’échelle de la mission, et centralisée et examinée périodiquement à l’administration centrale, est utile à plusieurs égards : cela permet de simplifier les communications, de réduire les pertes du savoir au minimum à l’échelle locale lors du roulement des agents entre les affectations et de s’assurer que l’on dispose de renseignements fiables pour la prise de décisions et l’affectation des ressources humaines et financières au sein du réseau des bureaux de traitement (au Canada et outre-mer).

Les renseignements sur les risques propres à la mission sont recueillis auprès de plusieurs sources, mais ne sont pas documentés de façon centralisée. Pour la période visée par la vérification, la mission a rempli la Liste de contrôle annuelle de la direction, qui est une évaluation obligatoire basée sur une liste uniformisée d’indicateurs de risque déterminés par la Région internationale à l’administration centrale; cette liste de contrôle n’exige pas de documenter les risques propres à la mission et les stratégies d’évaluation. Les renseignements sur les risques propres à la mission sont communiqués par courriel ou par d’autre moyens au bureau de la Région internationale à l’administration centrale; cependant, ces renseignements ne sont ni regroupés ni systématiquement documentés et contrôlés.

Néanmoins, les risques propres à la mission font l’objet d’un suivi informel par la direction des programmes de Varsovie et ces renseignements éclairent la prise de décisions opérationnelles et financières à la mission, ainsi que le processus d’assurance de la qualité. Par exemple, la mission demande du financement pour les agents en affectation temporaire dans d’autres bureaux pour s’assurer qu’ils acquièrent et entretiennent des connaissances sur le milieu local pour le traitement des cas à risque élevé et des dossiers des autres bureaux. La mission a également adopté une bonne pratique qui consiste à documenter de façon systématique l’engagement à communiquer les sujets préoccupants ou les risques au superviseur dans les ententes de gestion du rendement du personnel– tant des employés recrutés sur place que des agents canadiens à l’étranger.

Recommandation nº 1 (risque modéré) : Le Secteur des opérations de CIC devrait uniformiser ses pratiques de gestion des risques pour documenter systématiquement, surveiller et rapporter les informations sur les risques propres à la mission et les stratégies d’atténuation.

La mise en œuvre d’un régime d’assurance de la qualité permet à une organisation de s’assurer que les processus sont efficaces et fonctionnent comme prévu, et de cerner, de contrôler et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se matérialisent en risques. La mission de Varsovie s’est engagée à réaliser des activités d’assurance de la qualité durant la période de vérification par l’intermédiaire du Plan de gestion intégré de la Région internationale (PGIRI), l’activité de planification annuelle. La mission a établi sa propre méthodologie et ses propres attentes pour ces activités, assorties d’examens - allant des secteurs des résidences permanents et temporaires à la perception des recettes d’immigration. La majorité des activités réalisées par la mission sont axées sur les requêtes  ou sur une combinaison de rapports sur le rendement et d’évaluations qualitatives des décisions ou des résultats de traitement d’un secteur, d’une demande ou d’un type de clients donné. Les résultats de ces activités permettent d’éclairer la prise de décisions opérationnelles; par exemple, des procédures sont mises à jour pour accroître la productivité et l’efficience avec l’adoption de notes d’évaluation préliminaire uniformisées. Par ailleurs, les procédures de contrôle de sécurité ont débuté plus tôt pour certains types de demandes afin de réduire au minimum les retards dans le délai de traitement global. Le cas échéant, les procédures à suivre ou à modifier par suite des activités d’assurance de la qualité sont communiquées par courriel au personnel ou dans le cadre des réunions d’équipe.

Le personnel du programme d’immigration transmet les résultats des activités d’assurance de la qualité aux intervenants, comme d’autres missions et la Région internationale, s’il y a lieu; cependant, aucune des activités de la mission ne figurait dans le registre des activités liées à l’intégrité du programme de l’administration centrale. Une nouvelle orientation concernant les activités liées à l’intégrité du programme et d’assurance de la qualité à l’intention des missions a été diffusée après la période de vérification; la mise en œuvre de cette orientation et l’utilisation de ces renseignements par le Secteur des opérations seront évaluées dans des vérifications futures.

Contrôle interne

Nous nous attendions à l’existence de mécanismes pour contrôler les activités administratives, financières et opérationnelles, notamment l’accès aux aires de travail et aux systèmes d’immigration, au traitement des demandes, aux documents contrôlés, au recouvrement des coûts et aux frais administratifs à la mission afin de s’assurer du respect des exigences juridiques, stratégiques et opérationnelless.

Dans le contexte d’une mission, de solides contrôles internes permettent de s’assurer que le programme d’immigration est exécuté conformément à l’orientation applicable, que les biens et les recettes sont gérés et protégés et que les frais sont engagés conformément aux principales politiques financières.

Les demandes examinées dans le cadre de la vérification ont été traitées conformément aux procédures ministérielles normalisées. Les procédures propres à la mission sont connues et comprises par tout le personnel, mais elles ne sont pas documentées pour tous les secteurs d’activités pour un éventail de raisons, notamment l’imprévisibilité de la charge de travail de la mission et le faible roulement des agents canadiens à l’étranger à la mission. Compte tenu de l’emploi à long terme de nombreux agents canadiens à l’étranger (ACE), la conservation du savoir organisationnel repose sur quelques personnes, y compris celles qui sont touchées par les réductions de personnel. Cependant durant la période de vérification, certains des postes d’ACE du programme d’immigration ont été supprimés dans un bref délai. Par conséquent, un employé clé a été maintenu temporairement en poste et la mission a eu recours à une affectation d’urgence pour aider au transfert du savoir et à la redistribution des tâches.

L’établissement de mécanismes formels de transfert de l’information pour le savoir organisationnel, tel qu’un registre central des procédures normalisées de fonctionnement, des ateliers sur la transition, la formation par observation ou le roulement de tâches, permettrait de s’assurer que les employés de l’immigration disposent des outils nécessaires pour réaliser toutes les activités de la mission. Par ailleurs, ces mécanismes permettraient de réduire au minimum la perte du savoir lors du roulement de personnel et d’optimiser les ressources financières de la mission.

Recommandation nº 2 (risque modéré) : La mission de Varsovie devrait s’assurer que des mécanismes suffisants de transfert du savoir sont en place pour tous ses secteurs d’activités.

Étant donné que des problèmes de contrôle ayant trait à la protection des documents ont été constatés lors de vérifications d’autres missions, les procédures de contrôle de la mission de Varsovie peuvent être qualifiées de bonnes pratiques. L’inventaire physique des stocks d’autocollants de visa et de sceaux correspondait au dénombrement électronique du système de suivi des stocks de formulaires contrôlés à clé. La mission n’utilise aucun registre d’inscription des entrées et sorties pour l’utilisation et l’impression quotidiennes des autocollants de visa; cependant, elle a recours à un autre mécanisme de contrôle, qui est suffisant pour le faible volume d’autocollants de visa imprimés à la mission. La mission procède à l’enregistrement journalier et à l’établissement de rapports trimestriels, tel que requis.

Dans les environnements à risque élevé tels que les missions, les contrôles internes permettent de s’assurer que les recettes sont recueillies, consignées et protégées et que les frais sont engagés conformément aux principales politiques financières.

Des mécanismes de contrôle clés pour la perception et la protection des recettes étaient établis à la mission et l’assurance de la qualité a été effectuée pour les bureaux satellites de la mission durant la période de vérification. Des faiblesses mineures dans les contrôles de l’enregistrement des remboursements ont été constatées. Des codes de remboursement étaient inexacts ou correspondaient à des codes inactifs du grand livre. Ce problème, qui a été constaté antérieurement dans les vérifications du programme d’immigration de 2012 aux missions de Nairobi et de Lagos, pourrait par conséquent être de nature systémique. La vérification interne et responsabilisation fera un suivi des recommandations découlant de ces vérifications pour s’assurer que le plan d’action de la gestion est mis en œuvre et que les mesures sont suffisantes pour résoudre le problème.

Les pré-approbations et la certification aux termes de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques n’ont pas été appliquées et documentées de façon uniforme dans la majorité des treize dossiers de déplacement et des quatre dossiers d'heures supplémentaires qui ont été examinés. À titre d’exemples, citons : l’approbation du gestionnaire était accordée sans qu’il y ait une certification aux termes de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, certification signée par une personne qui n’avait pas le pouvoir délégué pour le faire, autorisation de voyage ne comportant pas les frais estimatifs sur le formulaire d’approbation et frais de billet d’avion engagés avant l’obtention des approbations documentées. Des erreurs similaires ont été constatées dans les vérifications du programme d’immigration de 2012 aux missions de Nairobi et de Lagos, ce qui a été en partie attribué a l’utilisation de l’ancien formulaire pour l’approbation. Bien qu’un nouveau formulaire ait été adopté dans les missions, cela n’a pas réglé le problème.

Les pré-approbations des heures supplémentaires des agents canadiens à l’étranger étaient documentées pour certains déplacements et événements, mais pas de façon systématique.

Bien que l’importance financière et l’incidence des constatations concernant les pré-approbations soient limitées du point de vue d’une mission unique, ces constatations concordent avec celles qui ont été relevées dans les vérifications du programme d’immigration de 2013 aux missions de Nairobi et de Lagos. Par conséquent, la Direction générale de la vérification interne et la responsabilisation continuera d’examiner ces deux domaines dans les vérifications futures de missions pour déterminer s’il existe des problèmes systémiques. 

Recommandation nº 3 (risque modéré) : La mission de Varsovie devrait renforcer la documentation d’approbation des frais administratifs conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Annexe A – Résumé des contrôles

Les conclusions énoncées pour chacun des critères utilisés dans la vérification ont été élaborées en accord avec les définitions qui suivent.

Bien contrôlé

Bien géré, aucune faiblesse importante constatée; et efficace.

Contrôlé

Bien géré, mais des améliorations mineures sont nécessaires; et efficace.

Problèmes modérés

Certains problèmes modérés nécessitent l’attention de la direction (au moins un des deux critères suivants doit être rempli) :

• faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car la probabilité d’occurrence du risque n’est pas élevée;
• il y a des faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car l’incidence du risque n’est pas élevée.

Améliorations importantes requises^{Note de bas de page 2}

Des améliorations importantes doivent être apportées (au moins un des trois critères suivants doit être rempli) :

• des redressements financiers importants s’imposent à l’égard de certains points ou secteurs ou pour le Ministère; 
• des faiblesses en matière de contrôle pourraient avoir des répercussions considérables si elles ne sont pas atténuées;
• des lacunes importantes sont présentes dans la structure de contrôle globale.

Secteur d’intérêt : Gouvernance

Critères de vérification 1.1

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte du programme d’immigration sont clairement définis et communiqués.

Conclusion

Bien contrôlé

Éléments probants

• Une structure organisationnelle claire est établie pour le programme en conformité avec les responsabilités fonctionnelles et les secteurs d’activités.
• Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et compris par les membres du personnel.
• Le traitement des demandes de résidence temporaire est effectué par roulement hebdomadaire entre agents - agent canadien à l’étranger et agent d’immigration désigné (AID) – et permet d’accorder la priorité au traitement des demandes de résidence permanente qui exigent beaucoup de ressources.
• Les pouvoirs financiers délégués et les pouvoirs désignés pour la prise de décisions en vertu de la LIPR à la mission sont appropriés.
• La formation obligatoire, y compris le cours de recyclage, a été suivie par tous les agents d’immigration désignés (AID).
• La formation fonctionnelle est dispensée aux employés recrutés sur place (ERP), sur le tas dans le cadre des réunions d’équipe et par courriel.

Critères de vérification 1.2

Les ressources sont prévues et gérées de façon de façon à appuyer l’exécution du programme d’immigration.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• Le suivi des dépenses du programme d’immigration est effectué en temps réel à l’aide de feuilles de travail remplies à la main.
• L’affectation de ressources humaines appuie la réalisation des objectifs et la gestion des risques, et offre des possibilités d’apprentissage aux membres du personnel, p. ex. affectations temporaires pour les AID.
• La mission a demandé du financement pour le personnel recruté d’urgence sur place pour faciliter le transfert du savoir organisationnel, à la suite de la suppression d’un poste.
• Le suivi du rendement est effectué chaque mois et au cas par cas.

Critères de vérification 1.3

Les valeurs et l'éthique de la fonction publique sont préconisées, documentées et clairement communiquées.

Conclusion

Bien contrôlé

Éléments probants

• Les valeurs et l’éthique de la fonction publique sont préconisées à la mission dans le cadre des réunions du personnel et de séances de formation structurées.
• Les employés recrutés sur place (ERP) de la section de l’immigration attestent par écrit qu’ils ont pris connaissance de leurs obligations en vertu des codes de conduite de CIC et du MAECD.
• Des mécanismes pour communiquer les problèmes ou les préoccupations concernant les valeurs et l’éthique sont établis et compris par tout le personnel.

Secteur d’intérêt : Gestion des risques et assurance de la qualité

Critères de vérification 2.1

Les pratiques de gestion des risques sont intégrées aux opérations de la mission et appuient le maintien de l’intégrité du programme.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• La mission a procédé à l’évaluation standardisée des risques de la Liste de contrôle de la direction, comme l’exige le bureau de la Région internationale à l’administration centrale.
• Les membres du personnel de l’immigration de la mission sont tenus, conformément à leur entente de gestion du rendement, de communiquer les sujets préoccupants ou présentant un risque à leurs superviseurs, ce qui est considère comme une bonne pratique.
• Les risques qui surviennent à la mission qui ne font pas partie des risques standards figurant sur la Liste de contrôle de la direction n’ont pas à être documentés par le bureau de la Région internationale à l’administration centrale. Bien que non documentés, les risques font l’objet d’un suivi informel par la mission de Varsovie, ce qui éclaire la prise des décisions opérationnelles et financières, p. ex. le roulement des tâches de traitement et les affectations temporaires, ainsi que les décisions concernant les exercices d’assurance de la qualité.
• Les fiches descriptives des fonctions essentielles de CIC sont remplies et le plan de continuité des activités et d’intervention d’urgence du MAECD est établi..

Critères de vérification 2.2

Des mesures d’assurance de la qualité, y compris la supervision du centre de réception des demandes de visas, ont été adoptées à l’échelle de la mission à l’appui de l’intégrité du programme.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• Plusieurs activités d’assurance de la qualité ont été réalisées par la mission durant la période de vérification, en plus des deux requises par le PGIRI annuel.
• La mission établit ses propres attentes à l’égard des activités d’assurance de la qualité; une nouvelle orientation des activités d’intégrité du programme a été divulguée par l’administration centrale après la période de vérification.
• Les résultats des activités d’assurance de la qualité éclairent la prise des décisions opérationnelles et les processus suivis par le personnel.
• Les résultats des activités d’assurance de la qualité sont partagés avec les intervenants, tels que d’autres missions ou la Région internationale, tel que déterminé par la mission.
• La mission de Varsovie n’a pas besoin des services d’un centre de réception des demandes de visa, étant donné que les titulaires d’un passeport biométrique polonais n’ont pas besoin d’un visa de visiteur pour être admis au Canada.

Secteur d’intérêt : Contrôle

Critères de vérification 3.1

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de l’accès approprié aux systèmes du programme d’immigration de la mission et des aires de travail sécurisées. 

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• L’accès aux systèmes clés de la mission et leur utilisation - Système mondial de gestion des cas (SMGC), Système informatisé de traitement des dossiers d’immigration (STIDI), Point de service +2000 (PDS+2000) et Système de suivi des stocks de formulaires contrôlés à clé (SSSFCC) – est généralement contrôlé.
• Au moment de la visite sur place, cinq anciens comptes du STIDI étaient encore actifs et trois personnes avaient accès à une fonction restreinte; ces comptes ont été désactivés durant l’examen de vérification, l’accès à la fonction restreinte a été supprimé, et le gestionnaire du STIDI a confirmé que la fonction restreinte n’avait pas été utilisée de façon inappropriée.
• L’accès à la zone de l’immigration par du personnel de la mission relevant d’un autre secteur et l’espace d’entreposage insuffisant sont des problèmes connus qui sont gérés, dans la mesure du possible, par le personnel de l’immigration.

Critères de vérification 3.2

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer que les demandes d’immigration sont traitées conformément aux lois, aux règlements, aux politiques et aux procédures normalisées de fonctionnement applicables.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• Des procédures de traitement des demandes propres à la mission sont établies pour le traitement électronique des demandes et pour des portions d’autres secteurs d’activités.
• Des mécanismes formels de transfert du savoir pour les procédures propres à la mission n’ont pas été mis en place.
• Les procédures ministérielles normalisées sont suivies pour les dossiers de demande examinés.
• La mission a élaboré et documenté certaines de ses propres procédures et exigences en matière d’information pour le traitement de sa charge de travail à l’étranger, telles que des lignes directrices pour l’évaluation de l’admissibilité et des processus de contrôle de sécurité.
• Les décisions clés sont prises par des personnes ayant le pouvoir désigné pour le faire.

Critères de vérification 3.3

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la sauvegarde des recettes et du recouvrement approprié des coûts, conformément aux lois, à la politique et aux procédures normalisées de fonctionnement applicables.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• Les recettes de l’immigration sont adéquatement protégées à la mission.
• La mission a mis en œuvre une pratique efficace de tenue d’un registre de toutes les annulations, bien que des erreurs mineures de consignation manuelle aient été observées.
• Le code de grand livre (GL) de 8 des 33 remboursements consignés (24 %) était erroné; le GL de l’exercice en cours a été utilisé au lieu du GL de l’exercice précédent.
• Au moment de la visite sur place, l’agent de gestion des services consulaires du MAECD et le gestionnaire du programme d’immigration de CIC n’avaient pas attesté que les contrôles clé du processus de gestion des recettes d’immigration sont en place à la mission en remplissant la Liste d’attestation – Contrôle des recettes.

Critères de vérification 3.4

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de la sauvegarde et de la manipulation des documents contrôlés conformément au Programme de gestion des formulaires.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• L’inventaire physique des stocks d’autocollants de visa et de sceaux correspondait au dénombrement électronique du Système de suivi des stocks de formulaires contrôlés à clé.
• La mission n’utilise aucun registre d’inscription des entrées et des sorties pour l’utilisation et l’impression quotidiennes des autocollants de visa; cependant, elle a recours à un autre mécanisme de contrôle, qui est suffisant pour le faible volume d’autocollants de visa imprimés à la mission.
• La mission procède à l’enregistrement quotidien et à l’établissement de rapports trimestriels, tels que requis par la mission.
• La destruction des sceaux, qui ne sont plus utilisés par la mission, accuse des retards; un mécanisme approprié de destruction des sceaux n’a pas encore été établi.

Critères de vérification 3.5

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer que les activités administratives sont menées conformément aux politiques et aux règlements applicables.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• L’application et la documentation irrégulières de la certification aux termes de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont été observées dans 11 des 13 documents de voyage examinés (75 %), notamment : approbation signée par le gestionnaire au lieu de la certification dans six dossiers, certification signée par une personne n’ayant pas le pouvoir délégué nécessaire dans quatre dossiers, déplacement approuvé dans un dossier sans que les coûts estimatifs ne figurent sur le formulaire, et frais de billet d’avion engagés avant l’obtention des approbations documentées dans deux dossiers.
• La certification des dépenses conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques a été signée par une personne qui n’était pas habilitée à le faire au nom de CIC dans deux des 13 dossiers examinés (15 %).
• Les pré-approbations des frais d’heures supplémentaires pour les agents canadiens à l’étranger n’étaient pas uniformément documentées.
• Des ententes de gestion du rendement cadrant avec les tâches, y compris des indicateurs mesurables, sont établies pour tous les employés recrutés sur place à la mission.

Source : Données des dossiers de la Région internationale (AC) au 10 avril 2014.

Note : Toutes les données ci-dessus se rapportent à des personnes et non à des cas. Un cas consiste en une demande qui peut inclure plusieurs demandeurs (personnes), par exemple, une famille.

Annexe C – Plan d’action de la direction

Recommandation nº 1

Le Secteur des opérations de CIC devrait uniformiser ses pratiques de gestion des risques pour documenter systématiquement, surveiller et rapporter les informations sur les risques propres à la mission et les stratégies d’atténuation.

Réponse de la direction (RI) :

La RI a conçu et distribué un sondage annuel pour l’évaluation des risques et menaces, la Liste de contrôle de la direction, à l’aide de laquelle chaque mission doit définir les indicateurs de risque présents dans leurs activités régionales ou locales respectives. La mission doit également adopter une stratégie d’atténuation des risques pour chaque risque ou menace cerné. La Liste de contrôle comprend 52 indicateurs de risque.

Plan d’action

• La RI continuera d’analyser les listes de contrôle soumises afin de s’assurer que tous les risques et les menaces cernés sont adéquatement contrés par des stratégies d’atténuation des risques transmises par les missions.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• La RI remaniera la Liste de contrôle de la direction avant sa prochaine distribution prévue au 3^e tr. 2014-2015 pour y intégrer l’obligation pour les missions d’évaluer et de rapporter tous les risques observés dans les activités régionales ou locales et confirmés par les activités d’intégrité selon des paramètres établis du Cadre d’intégrité des programmes. Les missions seront invitées à présenter des stratégies d’atténuation des risques pour tous les risques et les menaces.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : 3^e tr. 2014-2015
• La RI établira et tiendra au niveau central ce recueil d’information sur les risques et les stratégies d’atténuation afin de s’assurer que les gestionnaires et les agents de l’ensemble du réseau, qui travaillent par roulement, ont un accès facile à son contenu.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015

Recommandation nº 2

La mission de Varsovie devrait s’assurer que des mécanismes suffisants de transfert du savoir sont en place pour tous ses secteurs d’activités.

Réponse de la direction :

À l’heure actuelle, les missions de Varsovie et de Moscou se partagent le traitement des demandes de résidence temporaire. Les deux missions se sont engagées, au titre du Plan de gestion intégré de la Région internationale de 2014-2015, à effectuer des exercices de vérification de l’intégrité du programme pour s’assurer de la régularité du processus décisionnel. Les résultats de ces exercices aideront à identifier et à combler les lacunes en matière de savoir qui sont pertinentes pour les résultats de traitement et l’intégrité du programme. Les décideurs de la section chargée des dossiers de résidents temporaires de la mission de Varsovie ont effectué des affectations temporaires dans d’autres missions pour lesquelles la mission de Varsovie traite les demandes électroniques afin de permettre aux agents d’entretenir leurs connaissances locales en ce qui a trait aux demandes qui ne relèvent pas de la région de responsabilité de la mission de Varsovie.

Plan d’action

• La mission de Moscou commencera immédiatement à transmettre les rapports sur les tendances qui sont pertinents pour les cas traités à Varsovie. Des vidéoconférences entre Varsovie et Moscou ainsi que des affectations temporaires trimestrielles des agents de Varsovie à Moscou seront utilisées pour compléter et renforcer le transfert du savoir et l’échange d’information.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : Mission de Varsovie
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• Les membres du personnel seront rappelés de leur obligation de fournir un préavis suffisant s’ils décident de quitter leur emploi afin que les gestionnaires respectifs puissent planifier la relève, y compris le transfert du savoir.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : Mission de Varsovie
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• Des mesures ont déjà été adoptées pour qu’un agent canadien à l’étranger possédant le savoir-faire dans les dossiers de résidents permanents de Moscou dispense une formation aux décideurs de Varsovie au 3^e tr. 2014-2015. Les agents de Varsovie seront ainsi prêts à traiter les dossiers de RP de Moscou.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : Mission de Varsovie
  • Date cible : 3^e tr. 2014-2015
• Les objectifs de rendement du personnel de Varsovie comprennent actuellement l’objectif d’acquérir des connaissances pour être en mesure d’assumer adéquatement le rôle de tout autre membre de l’équipe. Cela permettra de s’assurer que le système de secours déjà en place à la mission est efficace. À cette fin, la mission commencera immédiatement à offrir aux membres du personnel la possibilité d’examiner les procédures normalisées de fonctionnement applicables au travail de leurs coéquipiers, de former par observation leurs coéquipiers, de participer à des échanges de postes et à des séances d’échange de l’information en équipe.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : Mission de Varsovie
  • Date cible : 3^e tr. 2014-2015
• Des cartographies des processus ont été établies pour un certain nombre de secteurs d’activités, y compris celui des demandes de RT et d’une partie du traitement des demandes de RP. Ces cartographies sont transmises et examinées par les membres actuels du personnel et seront remises à tous les nouveaux membres du personnel. Des cartographies des processus de tous les secteurs d’activités liés à la RP seront établies.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : Mission de Varsovie
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015

Recommandation nº 3

La mission de Varsovie devrait renforcer la documentation d’approbation des frais administratifs conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Réponse de la direction :

Tous les membres du personnel assumant des responsabilités à ce chapitre ont examiné les procédures administratives ainsi que les exigences des articles 32 et 34

Le service des finances de la RI a conçu une séance et une trousse de formation pour les gestionnaires du programme d’immigration (GPI), les adjoints aux GPI et les agents d’immigration en poste à l’étranger. La trousse de formation contient de l’information sur les principales notions financières. La séance de formation est offerte deux fois par an, en juin avant la période d’affichage et à l’occasion des réunions des GPI à Ottawa à la fin de l’année civile.

Plan d’action

• Les formulaires d’autorisation de voyager et avances seront dorénavant remplis avec les renseignements requis et la certification. Une copie (papier ou numérisée) de toutes les pré-approbations sera conservée dans le dossier, y compris pour les heures supplémentaires.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : Mission de Varsovie
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• Le service de finances de la RI a envoyé la trousse de formation financière à la mission le 15 juillet 2014.
  • Classement du risque : Risque modéré
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015