Audit interne du programme de perfectionnement du service extérieur

Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
25 octobre 2018

Table des matières

I. Contexte

Introduction

  1. L’audit du Programme de perfectionnement du Service extérieur a été intégrée au Plan d’audit axé sur les risques 2018-2020 du Ministère, plan qui a été examiné par le Comité ministériel d’audit lors de la réunion de février 2018, puis approuvé par la sous-ministre.

Le Programme de perfectionnement du Service extérieur

  1. Au sein du Réseau international d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), les agents du Service extérieur assument un rôle important dans l’exécution des programmes de migration du Canada. Plus de 300 agents sont situés dans 58 emplacements à l’étranger. Les agents du Service extérieur peuvent passer plus des deux tiers de leur carrière à travailler dans des bureaux de migration à l’étranger. Lorsqu’ils ne sont pas affectés à l’étranger, ils travaillent à l’administration centrale d’IRCC.
  2. Le Programme de perfectionnement du Service extérieur (PPSE), qui a commencé en 1998, est dirigé par IRCC et vise à recruter et à perfectionner des participants au niveau d’entrée afin qu’ils deviennent des agents du Service extérieur efficaces grâce à des affectations par permutation, à la formation et à l’autoapprentissage. Le PPSE est un important programme auquel IRCC a recours pour perfectionner les compétences de ses agents du Service extérieur. Il prépare les participants à exécuter les programmes du Canada à l’étranger. Les agents du Service extérieur offrent un soutien aux opérations dans les bureaux de migration à l’étranger, ce qui comprend entre autres le traitement de demandes d’immigration et de résidence temporaire et la prise de décisions à cet égard.
  3. Les participants au PPSE sont recrutés grâce à la campagne de recrutement postsecondaire menée par la Commission de la fonction publique. Cette campagne est ouverte aux participants de la fonction publique et de l’extérieur.
  4. Une fois recrutés dans le cadre de la campagne, les participants se doivent de maîtriser les deux langues officielles du Canada. Les candidats peuvent suivre une formation pendant au plus 14 mois, selon leur niveau de compétence dans la seconde langue officielle. Si les candidats ne réussissent pas à atteindre le niveau linguistique souhaité, on ne les invite pas à participer au PPSE. Lorsqu’ils satisfont l’exigence linguistique, les participants commencent leur formation et leur perfectionnement pour devenir agent du Service extérieur. Le PPSE est un programme de trois ans. La première année comprend une formation et un perfectionnement principalement suivis à l’administration centrale au Canada, puis une affectation de deux ans dans un bureau de migration à l’étranger. Les participants au PPSE nommés en dehors de la fonction publique sont en période de probation pendant les trois années du PPSE, comparativement à la période conventionnelle de probation d’un an pour la plupart des employés au niveau d’entrée dans la fonction publique.
  5. La classification des agents du Service extérieur varie de FS-01 à FS-04, les participants au PPSE étant d’abord nommés au niveau FS-01. Pour cette classification au niveau d’entrée, les participants sont tenus d’acquérir certaines compétences et d’atteindre certains objectifs de rendement. Lorsqu’ils ont réussi le PPSE, les participants sont nommés au niveau FS-02 où ils se font confier des responsabilités et des affectations tenant compte de l’amélioration de leurs habiletés et compétences.

II. Objectif, critères, portée et méthode de l’audit

Objectif et critères de l’audit

  1. L’objectif de l’audit visait à évaluer que le Programme de perfectionnement du Service extérieur pour perfectionner les participants au niveau d’entrée afin qu’ils deviennent des agents du Service extérieur de façon à répondre aux besoins opérationnels de manière adéquate.
  2. Des critères ont été sélectionnés pour évaluer la mesure dans laquelle le Ministère a atteint l’objectif de l’audit. Ces critères étaient fondés sur des sources internes et externes et des pratiques de pointe.
    • Les participants sont recrutés dans le Programme de perfectionnement du Service extérieur pour répondre à des besoins opérationnels déterminés.
    • La formation et les affectations sont planifiées et offertes aux participants au Programme de perfectionnement du Service extérieur afin qu’ils puissent acquérir les compétences et les connaissances requises pour assumer leurs responsabilités en tant qu’agents du Service extérieur.
    • Les activités et les résultats du Programme de perfectionnement du Service extérieur sont surveillés afin de veiller à ce que le programme atteigne les objectifs prévus.

Portée

  1. L’audit couvrait la période du 1er avril 2015 au 31 janvier 2018. Dans certains cas, cette période s’échelonnait du 1er avril 2014 à mai 2018 afin de tenir compte du processus de recrutement pour les participants qui prenaient déjà part au PPSE pendant la période visée par l’audit.
  2. L’examen des activités pour le recrutement qui relève de la Commission de la fonction publique a été exclu du présent audit.

Méthode

  1. Les procédures d’audit suivantes ont été exécutées :
    • Examen des documents législatifs et stratégiques applicables;
    • Examen des principaux documents à l’appui et de la documentation pertinente comme le Guide du Programme de perfectionnement du Service extérieur;
    • Tests et examens sur les étapes des principaux processus, procédures et systèmes;
    • Entrevues avec le personnel clé au Canada et dans les bureaux de migration d’IRCC sélectionnés des missions à Manille et à New Delhi;
    • Sondage en ligne auprès de tous les participants actuels et des diplômés récents du PPSE. Le taux de réponse au sondage en ligne était de 90 % (44 participants et récents diplômés sur 49);
    • Analyse du Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux de 2017.

Énoncé de conformité

  1. Le présent audit a été planifié et mené conformément au cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

III. Constatations et recommandations de l’audit

Planification des ressources humaines

  1. La planification des ressources humaines sert à faire le lien entre la gestion des ressources humaines et le plan stratégique global d’une organisation. Cette planification exige généralement de déterminer les objectifs organisationnels, d’analyser l’environnement et les écarts, de mettre en place des stratégies visant à atteindre ces objectifs, et d’établir des rapports sur les progrès. Ainsi, il est impératif de disposer d’un plan des ressources humaines pour mettre au point des stratégies durables visant à recruter des participants qualifiés dans le Service extérieur pour répondre aux besoins opérationnels à l’étranger.
  2. L’une des responsabilités du Réseau international consiste à gérer les programmes de migration exécutés à l’étranger. Pour soutenir ses opérations, le Réseau international recrute et perfectionne des agents du Service extérieur au niveau d’entrée grâce au PPSE. Le Réseau international a mis au point des plans de dotation pour satisfaire aux exigences du processus de planification des ressources humaines du Ministère.
  3. La Direction générale des ressources humaines d’IRCC fournit orientations et supervision en vue de la gestion générale de l’effectif du Ministère. Elle travaille avec les autres directions générales pour surveiller la planification intégrée des ressources humaines, ce qui permet de dégager les stratégies et les activités optimales pour les volets importants de la gestion des ressources humaines comme le recrutement, le maintien en poste ainsi que l’apprentissage et le perfectionnement.
  4. Le plan de dotation de la Direction générale des ressources humaines élaboré par le Réseau international visant à répondre aux besoins ministériels a permis de cerner le besoin de recruter de 85 à 95 participants au PPSE d’avril 2015 à mars 2018. Le Réseau international a également préparé des documents de planification distincts pour le recrutement de participants au PPSE afin d’établir des renseignements précis comme les cibles d’embauche.
  5. Trente-huit participants au total ont joint le PPSE d’avril 2015 à mars 2018. On a donc recruté un nombre insuffisant de participants au PPSE afin de répondre aux besoins et pourvoir les postes du Service extérieur au niveau d’entrée. En raison de cette lacune et du besoin de pourvoir des postes vacants à l’étranger, on a pourvu les postes au niveau d’entrée en faisant appel à des agents affectés à l’étranger. Depuis la fin de l’audit, 14 participants se sont joints au programme et 26 autres candidats se sont qualifiés pour le programme.
  6. Le recours à des agents affectés à l’étranger est une mesure temporaire et à court terme à laquelle on se fie de plus en plus pour éliminer une lacune, mais ce n’est pas une solution permanente à long terme pour corriger de manière suffisante les lacunes en ressources humaines dans le Service extérieur. Un processus visant à planifier les besoins en ressources humaines à long terme dans le Service extérieur est essentiel à la réussite des opérations à l’étranger.

Processus de recrutement pour le Service extérieur

  1. Aucune campagne de recrutement postsecondaire pour le PPSE n’a été lancée en 2011 ou en 2012 dans le cadre du Plan d’action pour la réduction du déficit du gouvernement fédéral. Le recrutement pour le PPSE a repris à l’automne 2013, et la plus récente campagne a été lancée à l’automne 2016. Il n’y a eu aucun recrutement postsecondaire pour le PPSE en 2017. À la suite du recrutement de 2016, les candidats devaient pouvoir suivre une formation en langues officielles d’au plus 14 mois afin de respecter les exigences linguistiques du Service extérieur. À ce titre, il pourrait s’écouler jusqu’à trois ans avant que ces participants puissent commencer le PPSE à l’administration centrale.
Pièce 1. Échéancier du recrutement pour le Programme de perfectionnement du Service extérieur

Échéancier : recrutement pour Programme de perfectionnement du Service extérieur - version texte ci-dessous

Version texte : Pièce 1. Échéancier du recrutement pour le Programme de perfectionnement du Service extérieur
Recrutement des candidats
  • Septembre / octobre 2016 : lancement de la campagne du Programme de développement du Service extérieur (FSDP)
  • Automne 2016 : examens de la Commission de la fonction publique (CFP)
  • Mars 2017 : IRCC reçoit la liste des candidats ayant réussi les examens de la CFP.
  • Mars à décembre 2017 : examens écrits d’IRCC
  • Décembre 2017 à mars 2018 : entrevues avec IRCC
  • Avril 2018 : habilitation de sécurité jusqu'à quatre mois
  • Juin 2018 : formation linguistique et tests (jusqu'à 14 mois)
Programme de développement pour les participants
  • Juillet 2018 à août 2019 : établissement de cohortes pour la formation portant sur la LIPR
  • PPSE année 1 - de juillet 2018 à août 2019 : formation portant sur la LIPR, division locale (à l’administration centrale) et mission de formation à l'étranger (en poste à l'étranger). La date de début de la première année dépend du moment où la formation linguistique est terminée.
  • PPSE années 2 et 3 : affectation sur deux ans (affectée dans le monde entier)
Programme de développement pour diplômés
  • Fin de la 3ième année - de juillet 2021 à août 2022 : remise des diplômes
  1. Les représentants du Réseau international ont reconnu que la durée du processus de recrutement actuel nuit au recrutement, en temps opportun, d’un nombre suffisant de participants au PPSE. Récemment, les représentants ont envisagé d’autres solutions de dotation, comme la possibilité de transférer au Service extérieur des employés actuels d’IRCC ayant une expérience d’agent affectés à l’étranger et donc de les ajouter au nombre d’agents du Service extérieur, en plus des participants au PPSE. On a envisagé cette solution pour le recrutement d’agents FS-02 amorcé en janvier 2018.

Guide du Programme de perfectionnement du Service extérieur

  1. Le Réseau international a mis au point le « Guide du Programme de perfectionnement du Service extérieur » (le Guide) pour l’administration du programme de formation et de perfectionnement afin que les participants et les administrateurs du programme disposent des renseignements nécessaires pour s’acquitter de leurs rôles et responsabilités. Le Guide présente les objectifs du programme et décrit les rôles et responsabilités des participants, des administrateurs, des superviseurs et des gestionnaires. Le Guide indique également que la progression dans le programme de formation et de perfectionnement pendant les trois ans vise à reconnaître que les fonctions des participants évolueront grâce à une série d’affectations dont la portée et les responsabilités augmentent.
  2. Au sein du Réseau international, la coordonnatrice du PPSE est chargée de gérer ce programme. Les superviseurs et les gestionnaires à l’administration centrale ainsi que dans les bureaux de migration à l’étranger sont chargés de surveiller les progrès des participants et d’en faire part à la coordonnatrice du PPSE. Un rapport est rédigé à l’intention du Comité des évaluations de rendement (CRÉR) du PPSE, un comité composé de trois membres et chargé d’évaluer les progrès de chaque participant pendant le programme jusqu’à ce qu’il soit diplômé. Les postes à l’administration centrale dont les titulaires sont responsables de la gestion, de l’exécution et de la supervision du PPSE sont occupés par des agents permutants du Service extérieur, exception faite d’un poste de gestionnaire.
  3. Les participants au PPSE ont indiqué qu’ils ne sont pas toujours au courant du calendrier des activités qu’ils doivent réaliser dans la première année du programme. Ils ne connaissaient donc pas bien les attentes lors de cette première année. Selon le Guide, la coordonnatrice du PPSE établit le calendrier pour les 12 premiers mois. Dans le cadre de la phase d’examen de l’audit, on a sondé en ligne les participants et les récents diplômés du PPSE. Les résultats du sondage ont révélé qu’environ la moitié des répondants (46 %) ont reçu un calendrier pour les 12 premiers mois du PPSE. Si on ne leur communique pas le calendrier pour la première année du programme, les participants pourraient ne pas bien comprendre ce qu’on attend d’eux. De plus, un calendrier détaillé assurerait les administrateurs du programme que le groupe de participants au PPSE a reçu la même communication au sujet des exigences en matière de formation, des affectations et des échéances connexes.

Formation dans le cadre du Programme de perfectionnement du Service extérieur

  1. Selon le Guide, la formation et le perfectionnement dans le cadre du programme comprennent un plan de formation obligatoire et recommandée. Les volets de formation du Guide doivent être énumérés dans le Plan d’apprentissage personnel de chaque participant. La formation vise à fournir aux participants les connaissances et les compétences nécessaires pour devenir des agents du Service extérieur efficaces. La formation obligatoire doit être suivie dans les 12 premiers mois du programme avant la première affectation de deux ans des participants à l’étranger. Cette formation dans le cadre du PPSE comprend ce qui suit :
    • Séance d’orientation – six jours (éliminée du PPSE en 2018);
    • Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et le règlement d’application – six à sept semaines;
    • Stage de formation à l’étranger – six semaines;
    • Séance complète de préparation aux affectations – deux jours.
  2. Le Guide mentionne que si les participants ne réussissent pas la formation obligatoire dans le cadre du PPSE, ils seront exclus de ce programme. Les participants doivent également suivre la formation obligatoire exigée de tous les employés d’IRCC.
  3. Plus de la moitié des répondants au sondage (55 %) savaient qu’il y avait une formation obligatoire, et 34 % savaient qu’il y avait des cours obligatoires, mais ne savaient pas lesquels l’étaient. Il est donc possible d’améliorer la communication avec les participants concernant la formation obligatoire. De plus, il n’existe aucun processus uniforme pour faire le suivi de la formation obligatoire qui informerait les administrateurs du programme au cas où un participant ne réaliserait pas les activités requises et serait donc exclu du programme.
  4. Pendant les 12 premiers mois du programme, les participants effectuent une affectation de formation de six semaines à l’étranger. Selon le Guide, cette affectation permet aux nouveaux agents de mettre en pratique les connaissances nouvellement acquises sur les politiques et les procédures. Pendant l’affectation, on ne s’attend toutefois pas à ce que les participants assument des responsabilités de traitement complet. Selon le Guide, après avoir exécuté l’affectation de formation à l’étranger, les participants devraient avoir acquis des connaissances suffisantes pour assumer les rôles et responsabilités d’un agent FS-01 dans une mission.
  5. Les résultats du sondage ont révélé que, bien que tous les répondants aient reçu leur affectation de formation à l’étranger, un peu moins de la moitié d’entre eux (45 %) étaient d’accord pour dire qu’ils avaient des connaissances suffisantes pour assumer le rôle d’un agent FS-01 dans un bureau de migration à l’étranger. Si la moitié des participants risquent de recevoir leur première affectation à l’étranger sans avoir les connaissances suffisantes pour exécuter la charge de travail prévue, il serait approprié de renforcer le programme de formation pour s’assurer qu’il répond aux besoins de tous les participants et que ces derniers sont mieux préparés pour leur travail à l’étranger.
  6. Les participants au PPSE sont affectés à une division de l’administration centrale au cours des 12 premiers mois du programme. Les buts et objectifs pour les 12 premiers mois du PPSE ne sont pas bien définis; on n’évalue donc pas les tâches attribuées au sein de la division. Par conséquent, les tâches attribuées ne correspondent pas toujours au travail d’un agent du Service extérieur à l’étranger. En tenant compte du fait que l’un des principaux rôles d’un agent du Service extérieur au sein d’une mission est de traiter des demandes au moyen du Système mondial de gestion des cas (SMGC), les participants pourraient tirer profit de l’acquisition de cette expérience au Canada pour accroître leur connaissance pratique du SMGC. Toutefois, souvent les tâches attribuées à la division d’attache n’exigent pas de traiter des demandes au moyen du SMGC.
  7. Pour optimiser la formation et le perfectionnement des participants et accroître leur connaissance du traitement des demandes, il faudrait choisir des affectations qui conviennent mieux à la division d’attache, comme dans les centres de traitement des demandes au Canada. On améliorerait également l’intégration des agents de traitement dans l’ensemble des trois réseaux de traitement, ce qui fait partie de la vision du Secteur des opérations. On fournirait aussi aux participants une expérience pratique de l’utilisation du SMGC. Trente–neuf pour cent des répondants au sondage ont travaillé dans un centre de traitement des demandes avant leur affectation de deux ans à l’étranger.
  8. Le sondage a également révélé que la moitié des répondants ont eu l’occasion de profiter d’une affectation temporaire supplémentaire à l’étranger où ils devaient traiter des demandes et atteindre les cibles opérationnelles dans un bureau de migration. Quarante-cinq pour cent de tous les répondants au sondage ont exécuté une affectation temporaire. C’est donc dire que plus de la moitié des participants au PPSE n’ont pas vécu l’expérience du traitement de la charge de travail d’un agent du Service extérieur avant de commencer leur première affectation à l’étranger. Le Ministère pourrait miser davantage sur la possibilité de renforcer les compétences en traitement de demandes chez les participants au PPSE et de fournir un soutien aux bureaux de migration à l’étranger en offrant une affectation temporaire comme volet de formation lors de la première année du PPSE.
  9. À l’automne 2017, certains des participants du PPSE ont reçu leur affectation de deux ans à l’étranger en dehors d’un cycle étant donné qu’ils ont satisfait aux exigences de la première année du programme en seulement six mois. Aucune activité de formation n’a été éliminée. On a toutefois réduit le temps passé à la division d’attache ou consacré à l’affectation à l’administration centrale. Le processus accéléré dont ont fait l’objet des participants de ce groupe visait à pourvoir les postes vacants et à répondre aux besoins opérationnels. On n’a toutefois pas évalué la mesure dans laquelle les changements auraient une incidence sur l’état de préparation des participants pour leur première affectation à l’étranger.

Évaluation du perfectionnement et des progrès des participants du Programme de perfectionnement du Service extérieur

  1. Le processus de gestion du rendement de la fonction publique du gouvernement du Canada comprend un cycle annuel pour tous les fonctionnaires fédéraux pendant lequel des évaluations de la gestion du rendement (EGR) (objectifs, compétences et plans d’apprentissage) sont établies au début de l’exercice; le rendement est passé en revue à mi–exercice et évalué en fin d’exercice.
  2. Le Guide exige également l’évaluation du rendement et des progrès de tous les participants 12 mois, 24 mois et 36 mois après le début du programme. Les participants au PPSE doivent en outre obtenir de la rétroaction et une évaluation de leur travail chaque fois qu’ils changent de superviseurs. Cette situation se produit assez fréquemment puisque les participants doivent être exposés à différentes formations et affectations ainsi que travailler dans différentes unités opérationnelles pendant leur affectation de deux ans à l’étranger.
  3. Les participants au PPSE ont pu être évalué de deux à sept fois pendant la première année, et d’une à quatre fois pendant les deuxième et troisième années du Programme. Dans de nombreux cas, les évaluations étaient répétitives et reproduisaient le processus d’EGR. Ces évaluations en double peuvent occasionner une charge de travail supplémentaire tant pour les participants que pour les superviseurs et donner lieu à des incohérences dans les évaluations.
  4. Les administrateurs du PPSE ont encouragé les participants et les superviseurs à utiliser l’outil ministériel d’EGR, depuis son lancement en 2014, pour l’évaluation 12 mois, 24 mois et 36 mois après le début du programme. Certains superviseurs ont cependant indiqué qu’ils ne savaient pas quel outil utiliser ou comment utiliser les outils offerts pour les évaluations du PPSE. L’examen des dossiers des participants au PPSE a révélé que les superviseurs utilisent jusqu’à quatre différentes méthodes pour les évaluations : l’outil d’EGR, une évaluation du rendement lors d’affectations temporaires, des évaluations narratives, ou l’évaluation du rendement et l’outil de perfectionnement, qui ont été utilisés avant 2014.
  5. L’absence d’outils communs et d’orientations pour appuyer les objectifs de perfectionnement des participants et l’évaluation de ces derniers afin qu’ils atteignent ces objectifs faisait en sorte que les superviseurs ne savaient pas toujours comment s’acquitter de leurs rôles et responsabilités énoncés dans le Guide. Plus de la moitié des répondants au sondage (57 %) étaient généralement d’accord pour dire que leur superviseur a établi des objectifs de perfectionnement clairs, et environ la moitié (48 %) était généralement d’accord pour dire que leur superviseur travaillait avec eux afin de définir les moyens d’atteindre leurs objectifs de perfectionnement pendant leur affectation. Sans communication claire et uniforme avec tous les participants au sujet de leurs objectifs de perfectionnement et sur le meilleur moyen de les atteindre, les participants pourraient ne pas disposer des moyens pour atteindre le niveau de compétence exigé d’un agent du Service extérieur au niveau d’entrée.
  6. Nous avons été informés qu’un processus est en cours pour examiner et surveiller les évaluations pendant l’année et que la rétroaction découlant de ce processus d’évaluation a été communiquée aux participants du PPSE. Les résultats du sondage ont révélé qu’environ la moitié des répondants (52 %) étaient généralement d’accord pour dire que leur superviseur leur a fourni de la rétroaction continue sur leur rendement. L’analyse des dossiers des participants a toutefois révélé que la rétroaction n’était pas consignée dans les dossiers. La rétroaction est un volet important d’un programme de perfectionnement structuré vu qu’elle assure une communication ouverte et une sensibilisation concernant les comportements attendus et les critères selon lesquels les participants sont évalués, et contribue à un meilleur rendement.
  7. La supervision de la progression des participants pendant le programme a été assurée au moyen d’un examen des évaluations réalisées par le CRÉR un an après que le participant a commencé le programme. Selon le Guide, les examens réalisés par le CRÉR devraient se faire 12 mois, 24 mois et 36 mois après le début du programme. Toutefois, dans certains cas, les comptes rendus de décisions pour le CRÉR n’étaient pas toujours transmis au participant en temps opportun. Nous avons été informés que c’était le cas pendant une période de pointe et en raison des pressions opérationnelles pendant l’Opération visant les réfugiés syriens. Tout récemment, une amélioration de l’intégralité et de l’uniformité de la documentation dans les dossiers des participants pendant la période visée par l’audit a pu être observée.

Bien-être, en milieu de travail, des participants du Programme de perfectionnement du Service extérieur

  1. Comme nous l’avons mentionné plus tôt, la plupart des participants au PPSE sont en période de probation pendant les trois années que dure le programme. Cette situation peut contribuer à accentuer le stress des participants qui ressentent de la pression pour obtenir un bon rendement et veulent éviter de soulever des préoccupations pour assurer leur sécurité d’emploi. Certains participants ont indiqué qu’ils n’étaient pas à l’aise de soulever des préoccupations au sujet de conflits ou d’autres problèmes vu qu’ils jugeaient que cela pourrait influer sur leur évaluation et la réussite du PPSE.
  2. De plus, les participants n’ont accès à aucun mécanisme officiel de recours lorsqu’ils ont des préoccupations ou des questions au sujet de leurs évaluations de rendement. La mise en place d’un mécanisme pour soutenir les employés du Service extérieur au niveau d’entrée et régler leurs préoccupations contribuerait à améliorer le bien–être en milieu de travail. Ce mécanisme permettrait notamment de soutenir les employés qui sont en longue période de probation et travaillent dans des endroits à l’étranger, qui sont plus isolés des ressources et des réseaux de soutien personnel et ministériels qui pourraient les aider à régler des conflits et des préoccupations.
  3. Les résultats du Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux de 2017 correspondent aux problèmes de bien-être en milieu de travail cernés pendant l’audit. En général, les résultats du sondage ont révélé que les agents au niveau d’entrée (FS-01) ont répondu davantage par la négative aux questions du sondage concernant le bien-être en milieu de travail que les agents d’autres niveaux. (Nota : Les répondants de niveau FS-01 au sondage pourraient inclure les agents du PPSE ainsi que les agents affectés à l’étranger, selon la façon dont le répondant s’est identifié.)
  4. Quarante-deux pour cent des agents au niveau d’entrée (FS-01) ont répondu par la négative à la question leur demandant si leur superviseur immédiat favorise un environnement où ils se sentent libres de discuter avec lui de problèmes qui ont une incidence sur le bien-être au travail. Lorsqu’on leur a demandé si leur superviseur immédiat semblait se soucier d’eux comme personne, les agents au niveau d’entrée ont également répondu davantage par la négative : 33 % des agents FS-01 ont répondu par la négative, comparativement à 11 % de l’ensemble des répondants agents du Service extérieur. En général, le problème de bien-être en milieu de travail représente un risque pour les agents du Service extérieur.
  5. Recommandation 1. Le SMA des Opérations devrait procéder à un examen du Programme de perfectionnement du Service extérieur pour s’assurer qu’il répond aux besoins opérationnels du Ministère. L’examen devrait comprendre les domaines à améliorer suivants :
    • Envisager d’autres solutions dans le cadre d’une stratégie révisée concernant le recrutement au Service extérieur de candidats au niveau d’entrée et harmoniser la planification des ressources humaines avec l’approche ministérielle en cinq étapes;
    • Harmoniser les activités de formation et de perfectionnement pour les participants du programme au niveau d’entrée avec les activités au sein de l’Académie de formation des Opérations (en cours d’établissement) et s’assurer que les activités sont bien communiquées et efficaces pour préparer les participants au Service extérieur;
    • Simplifier le processus d’évaluation des participants, dans la mesure du possible, tout en veillant à ce que les orientations et les outils soient clairement communiqués aux participants et aux superviseurs et utilisés efficacement pour favoriser le bon rendement attendu;
    • Élaborer et mettre en œuvre des mesures précises qui favorisent le bien-être, en milieu de travail, des agents du Service extérieur au niveau d’entrée, en tenant compte de leur milieu de travail unique.

IV. Conclusion

  1. Le Réseau international dispose du Programme de perfectionnement du Service extérieur afin de perfectionner les participants pour son Service extérieur. Ce programme prépare les participants à travailler au Service extérieur du Ministère depuis 1998.
  2. On a dégagé des améliorations à apporter au programme afin qu’il permette de mieux recruter, former et perfectionner des agents du Service extérieur au niveau d’entrée pour mieux répondre aux besoins opérationnels de façon à exécuter les programmes de migration du Canada. Voici quelques-unes de ces améliorations :
    • revoir la stratégie de recrutement et s’assurer que la planification des ressources humaines s’harmonise avec l’approche ministérielle en cinq étapes;
    • revoir les activités de formation et de perfectionnement;
    • simplifier le processus d’évaluation du rendement;
    • élaborer des mesures précises qui favorisent le bien-être, en milieu de travail, des agents du Service extérieur au niveau d’entrée.

V. Annexe A – Réponse de la direction

Recommendation 1

Le SMA des Opérations devrait procéder à un examen du Programme de perfectionnement du Service extérieur pour s’assurer qu’il répond aux besoins opérationnels du Ministère. L’examen devrait comprendre les domaines à améliorer suivants :

  • Envisager d’autres solutions dans le cadre d’une stratégie révisée concernant le recrutement au Service extérieur de candidats au niveau d’entrée et harmoniser la planification des ressources humaines avec l’approche ministérielle en cinq étapes;
  • Harmoniser les activités de formation et de perfectionnement pour les participants du programme au niveau d’entrée avec les activités au sein de l’Académie de formation des Opérations (en cours d’établissement) et s’assurer que les activités sont bien communiquées et efficaces pour préparer les participants au Service extérieur;
  • Simplifier le processus d’évaluation des participants, dans la mesure du possible, tout en veillant à ce que les orientations et les outils soient clairement communiqués aux participants et aux superviseurs et utilisés efficacement pour favoriser le bon rendement attendu;
  • Élaborer et mettre en œuvre des mesures précises qui favorisent le bien-être, en milieu de travail, des agents du Service extérieur au niveau d’entrée, en tenant compte de leur milieu de travail unique.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec la recommandation et procédera à un examen du PPSE afin de s’assurer qu’il répond aux besoins du Ministère. À la suite de cet examen, les prochaines étapes seront déterminées et un plan d’action sera élaboré, au besoin, d’ici mai 2019.

La durée du processus de recrutement actuel nuit en effet au recrutement, en temps opportun, d’un nombre suffisant de participants au PPSE. Des mesures ont été amorcées en mai 2018, de concert avec la Direction générale des ressources humaines, en vue d’élaborer un nouveau processus d’inscription au PPSE. Même si l’audit a permis de cerner des domaines à améliorer, le milieu du Service extérieur affiche un taux élevé de maintien en poste au sein d’IRCC.

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