Maladie à coronavirus (COVID-19) : Fournisseurs de services d’établissement et de réinstallation

Pour assurer la sécurité de tous, nous demandons aux fournisseurs de services d’offrir seulement des services essentiels et de prendre les mesures nécessaires pour protéger leurs employées et leurs clients nouveaux arrivants.

Dernière mise à jour : 19 juin 2020

Sur cette page

Fournir des services à vos clients
Offrir la formation linguistique en ligne
Gérer votre entente avec nous
Gérer le Programme d’aide à la réinstallation
- Les prestations fédérales sont considérées comme un revenu gagné
- Faire signer les documents du PAR, les numériser et les envoyer par courriel
Communiquer avec nous
Mises à jour et liens connexes

Fournir des services à vos clients

Vous devriez toujours suivre les directives des autorités sanitaires locales au moment de décider quand et comment offrir des services à vos clients.

Se concentrer sur les services essentiels

Jusqu’à ce que vous obteniez des directives claires quant à la réouverture sécuritaire de vos bureaux, fournissez uniquement les services d’établissement et de réinstallation essentiels.

Les services essentiels comprennent les suivants :

services de démarrage du Programme d’aide à la réinstallation;
orientation initiale offerte aux réfugiés parrainés par le gouvernement;
nourriture et prise en charge des frais accessoires pendant 14 jours pour les nouveaux arrivants;
services de gestion des cas, notamment :
- fournir des renseignements et de l’orientation,
- organiser les rendez-vous médicaux et aider à l’interprétation,
- offrir le counseling en cas de crise.

Dans la mesure du possible, offrez ces services par téléphone, par courriel ou en ligne.

Offrir vos services à distance

Tant que vous n’aurez pas reçu de directives claires quant à la réouverture sécuritaire de vos bureaux, vous ne devriez pas offrir de services non essentiels en personne. Toutefois, vous pouvez toujours fournir des services à distance. Voici des exemples :

des suivis réguliers auprès des clients (par téléphone ou par courriel);
des ateliers en ligne (par exemple, sur la COVID-19, la quarantaine et la santé mentale);
le mentorat en ligne et les systèmes de jumelage;
le prêt de tablettes avec accès Internet pour aider les nouveaux arrivants vulnérables à accéder aux webinaires et aux autres services en ligne.

De plus, dans le contexte des services en ligne et du travail à distance, les défis liés à la sécurité et à la protection de la vie privée ne sont pas les mêmes.

Protéger les renseignements de vos clients

Pendant que vos employés travaillent à domicile, vous devez prendre des mesures de sécurité supplémentaires pour protéger les renseignements personnels de vos clients. Assurez-vous que vos employés et vous respectez toutes les pratiques raisonnables de cybersécurité.

Apprenez comment protéger votre organisation et vos employés en ligne dans votre compte de l’iEDEC.

Faire preuve de souplesse lors de la vérification de l’identité d’un client

Lorsque vous offrez des services en ligne, il peut être plus difficile de vérifier l’identité d’un client. Essayez de proposer plusieurs options à vos clients, comme les appeler à leur numéro de téléphone enregistré, afin qu’il leur soit plus facile de vous confirmer leur identité. Vous pourrez confirmer que vos services ont été fournis aux bonnes personnes lorsque vous reprendrez les services en personne.

Si vous devez fournir des services essentiels en personne

Notre priorité est le bien-être et la sécurité de vos clients et de vos employés. Bien que nous vous encouragions à adapter vos processus afin de réduire les contacts sociaux avec les clients, ce n’est pas toujours possible. Il se peut que vous deviez offrir certains services essentiels en personne.

Augmenter la rémunération du personnel qui offre des services essentiels en personne

Nous appuierons les demandes des fournisseurs de services qui souhaitent augmenter la rémunération des employés de première ligne qui fournissent des services essentiels en personne d’un taux pouvant aller jusqu’à 15 %. Cette augmentation s’appliquera pour la période du 1er avril au 30 juin 2020. Nous pourrions prolonger cette période en fonction de la situation à la fin du mois de juin.

Ces augmentations de rémunération devraient être financées dans le cadre de votre budget existant. Si vous ne pouvez pas les financer dans le cadre de votre budget actuel, veuillez communiquer immédiatement avec votre agent de programme.

Utiliser de l’équipement et des fournitures de protection

Assurez la sécurité de vos clients et de vos employés. Si vous devez acheter de l’équipement et des fournitures de protection pour offrir des services en personne, veuillez communiquer avec votre agent de programme. Ces coûts peuvent être admissibles dans le cadre de votre entente de contribution.

Si vous ne pouvez pas fournir de services

Nous ne vous pénaliserons pas si vous ne pouvez pas fournir les services prévus dans votre entente parce que vous suivez :

nos directives;
les directives des autorités sanitaires locales.

Si votre prestation de services est touchée, veuillez communiquer avec votre agent de programme pour discuter de votre situation.

Transmettre des renseignements sur la COVID-19 à vos clients dans plusieurs langues

Vous pouvez aider les nouveaux arrivants à comprendre la COVID-19 en leur transmettant les ressources figurant sur le site Web de l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) dans plusieurs langues. Ces ressources comptent les suivantes :

des fiches de renseignements;
des vidéos;
des enregistrements;
des documents infographiques.

Les langues dans lesquelles chaque ressource est offerte sont indiquées dans la description.

Obtenir les ressources de l’ASPC sur la COVID-19.

Transmettre des renseignements sur l’aide financière à vos clients dans plusieurs langues

Vous pouvez aider les nouveaux arrivants à comprendre l’aide financière qui peut leur être offerte en les renvoyant aux renseignements fournis par Emploi et Développement social Canada et l’Agence du revenu du Canada, dont une partie a été traduite dans plusieurs langues. Vous y trouverez notamment des détails sur l’Allocation canadienne pour enfants et la Prestation canadienne d’urgence.

Obtenir des renseignements sur l’aide financière.

Offrir la formation linguistique en ligne

Vous pouvez offrir des cours de langue en ligne. Quand les cours en personne reprendront, nous vous recommandons d’accorder la priorité aux clients qui n’ont pas pu suivre vos cours en ligne.

Obtenir de l’aide pour l’enseignement en ligne grâce à des ressources et à des communautés en ligne

Si vous avez l’intention d’offrir la formation linguistique en ligne, certaines organisations peuvent vous aider.

Centre des niveaux de compétences linguistiques canadiens

Le Centre des niveaux de compétences linguistiques canadiens fournit une orientation sur les aspects suivants :

l’enseignement en ligne;
l’Évaluation linguistique fondée sur les portefeuilles.

L’organisation a publié une nouvelle vidéo sur tutela.ca (voir ci-dessous) contenant des renseignements et des stratégies pour l’enseignement en ligne.

Communiquez avec le Centre à l’adresse PBLA@language.ca pour savoir comment il peut vous aider.

Tutela

Tutela est une communauté en ligne d’enseignants de français langue seconde et d’anglais langue seconde de partout au Canada. Les membres échangent des idées, des ressources et des connaissances.

New Language Solutions

New Language Solutions est un organisme de bienfaisance sans but lucratif qui aide les nouveaux arrivants et les adultes à utiliser la technologie pour apprendre une nouvelle langue. Ses initiatives en cours comprennent :

LearnIT2Teach;
EduLinc.

Poursuivre les évaluations linguistiques et les aiguillages

Nous avons pris des mesures pour que les évaluations linguistiques demeurent valides et accessibles aux apprenants pendant la période où les services ne seront pas offerts en personne.

Prolongation de la validité des résultats de classement et de progression d’un an à 2 ans.

Nous avons prolongé la validité des résultats de classement et de progression d’un an à 2 ans. Ainsi, les centres d’évaluation linguistique et d’aiguillage pourront renvoyer plus d’apprenants à la formation.

Évaluation à distance sans surveillant

Le Centre des niveaux de compétence linguistique canadiens a modifié ses tests pour qu’ils puissent se faire à distance. Les 2 tests sont les suivants :

le Canadian Language Benchmarks Placement Test (CLBPT);
la Batterie de tests de classement aux Niveaux de compétence linguistique canadiens (BTC-NCLC).

Ces évaluations sont administrées par un évaluateur ayant reçu une formation à cet effet et ne nécessitent pas de superviseur en personne. Les centres d’évaluation qui offrent ces tests sont déjà autorisés et prêts à faire passer les tests CLBPT et BTC-NCLC à distance avec surveillant.

Évaluation au moyen de la procédure informelle de l’outil d’Auto-évaluation en ligne selon les Niveaux de compétence linguistique canadiens

Pour continuer à offrir des évaluations et des aiguillages à distance, le Centre for Education and Training a mis en place un processus d’évaluation linguistique fondé sur :

une évaluation de la compétence en expression orale supervisée selon les Niveaux de compétence linguistique canadiens (NCLC);
les résultats en compréhension de l’écrit et en compréhension de l’oral provenant de l’outil d’Auto-évaluation en ligne selon les NCLC (www.clb-osa.ca).

Le nouveau processus est temporaire et ne permettra pas d’évaluer les compétences en expression écrite. Quand les services seront de nouveau offerts en personne, il se pourrait que vos clients doivent être évalués à nouveau pour que l’on puisse s’assurer qu’ils sont au bon niveau d’apprentissage.

Mettre à jour votre mode de prestation des services

Si vous commencez à offrir des services en ligne, modifiez votre mode de prestation des services dans l’iEDEC et le système HART. Vous pouvez remplacer votre mode d’enseignement « en personne » par :

apprentissage en ligne avec enseignant;
apprentissage autonome en ligne;
apprentissage autonome par correspondance.

Si vous apportez des changements, mettez à jour le nombre de jours et les heures de cours. Vous n’avez pas à faire le suivi des présences dans l’iEDEC ou le système HART pour chaque mode d’enseignement.

Pour obtenir de l’aide sur la mise à jour de vos renseignements, consultez les lignes directrices liées à la COVID-19 dans :

l’iEDEC, à l’onglet « Ressources »;
le système HART, à la section « Quoi de neuf? ».

Vous pourrez également communiquer avec l’un de nos bureaux de service.

Bureau de service de l’iEDEC (à l’extérieur de l’Ontario)

Téléphone : 1-855-897-3081
Courriel : iCARE-iEDEC@cic.gc.ca

Bureau de service du système HART (à l’intérieur de l’Ontario)

Numéro local : 905-949-0049, poste 1247
Numéro sans frais : 1-866-277-5462, poste 1247
Courriel : helpdesk@tcet.com

Modifier votre politique relative aux présences

Vous devez décider quelle sera votre politique relative aux présences, y compris les conditions dans lesquelles vous retirerez un client de vos cours. Lorsque vous devez retirer un étudiant d’un de vos cours, veuillez en indiquer la raison dans l’iEDEC ou le système HART.

Certaines personnes ne peuvent pas ou ne veulent pas suivre des cours de langue en ligne. Si elles étaient déjà inscrites à des cours en personne, mettez-les sur une liste d’attente. Lorsque vous reprendrez les cours en personne, utilisez la liste d’attente pour accorder la priorité aux clients qui étaient inscrits, mais qui n’ont pas pu suivre vos cours en ligne.

Nous avons ajouté de nouvelles lignes directrices dans l’iEDEC au sujet des listes d’attente. Elles s’ajoutent aux lignes directrices sur les listes d’attente qui se trouvent déjà dans l’iEDEC et le système HART, de sorte que les clients soient traités de la même manière partout au Canada.

Vous ne serez pas pénalisé si vous ne pouvez pas remplir les exigences liées au taux d’occupation des classes prévues dans votre entente parce que vous suivez nos conseils ou ceux des autorités sanitaires locales.

Offrir uniquement des copies physiques des certificats CLIC et LINC

Vous devez quand même remettre à vos clients des copies physiques des certificats des Cours de langue pour les immigrants au Canada (CLIC) et Language Instructions for Newcomers to Canada (LINC). Vous pouvez les imprimer et soit :

les envoyer à vos clients par la poste;
leur remettre le certificat en personne tout en respectant les directives de santé publique (y compris la distanciation physique).

Les frais associés à l’envoi des copies physiques des certificats constituent des coûts administratifs aux termes de votre entente de contribution.

Rémunérer les employés pour le temps de préparation des cours

Lorsque vos employés consacrent du temps additionnel pour préparer leurs cours, vous pouvez les rémunérer pour ce temps. Vous pouvez décider comment rémunérer vos employés pour ce temps.

Si vous avez des questions en ce qui concerne la rémunération de vos employés pour le temps de préparation des cours, veuillez communiquer avec votre agent de programme.

Gérer votre entente avec nous

Pour vous aider à gérer les incidences de la COVID-19 sur votre organisation, nous avons apporté quelques changements temporaires qui pourraient vous aider à soutenir vos clients et vos employés en cette période de perturbations.

Demander une réorganisation de votre financement afin de vous aider pour vos frais administratifs

Si vous n’avez pas dépensé autant d’argent pour l’exécution des programmes cette année à cause de la COVID-19, vous pouvez demander à ce que vos fonds pour l’exécution des programmes soient séparés de vos fonds administratifs. Cela vous aidera à payer vos frais administratifs.

Pour faire une demande de séparation de vos fonds administratifs et de vos fonds pour l’exécution des programmes, veuillez communiquer avec votre agent de programme.

Prendre plus de temps pour soumettre vos rapports annuels

Nous avons prolongé le délai pour la soumission de vos 2 rapports annuels jusqu’au 31 août 2020. Les rapports sont les suivants :

le Rapport annuel sur le rendement du projet;
le Rapport annuel sur le rendement des partenariats communautaires.

Dépenses et processus qui restent inchangés

Bien que nous apportions quelques changements pour soutenir les fournisseurs de services en cette période de perturbations, de nombreux processus restent inchangés.

Payer les enseignants suppléants au moyen des fonds existants

Vous devez continuer de payer les enseignants suppléants au moyen des fonds inutilisés dont vous disposez. Ce processus n’est pas touché par les mesures prises en raison de la COVID-19.

Gérer le Programme d’aide à la réinstallation

Les prestations fédérales sont considérées comme un revenu gagné

En tant que réfugiés réinstallés, certains de vos clients qui reçoivent des prestations dans le cadre du Programme d’aide à la réinstallation (PAR) pourraient aussi être admissibles :

à l’assurance-emploi;
à la Prestation canadienne d’urgence.

Le seuil de 50 % d’incitatif au revenu additionnel s’applique à vos clients qui reçoivent ces prestations.

Faire signer les documents du PAR, les numériser et les envoyer par courriel

Jusqu’à nouvel ordre, nous signerons électroniquement les documents et vous les enverrons par courriel quand nous aurons besoin de la signature de vos clients. Ces documents sont les suivants :

les ententes en vertu du PAR;
la déclaration des fonds et des biens;
un accusé de réception du chèque initial de soutien du revenu;
les formulaires de prêts.

Pour remplir correctement les documents :

Après que nous vous aurons envoyé le formulaire PDF par courriel, imprimez-le.
Faites signer le formulaire par votre client.
Numérisez le document rempli et renvoyez-le-nous par courriel.

Notre bureau vérifiera si les renseignements inscrits dans les documents sont complets et exacts.

Communiquer avec nous

Les fournisseurs de services qui ont des questions au sujet de la prestation de services durant la période de perturbations de service liées à la COVID-19 peuvent communiquer avec nous à IRCC.COVID19SPOQuestions-FSQuestionsCOVID19.IRCC@cic.gc.ca.

Si vous avez des questions concernant votre entente de contribution, communiquez avec votre agent de programme.

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