Aperçu du projet RE-ORG – Maison de Mère d’Youville
Le Service des archives et des collections des Sœurs Grises de Montréal a participé au programme de formation RE-ORG : Canada (Québec) en 2016-2017. Sa collection de 5 000 objets associés à l’histoire sociale a été mis en réserve sur 250 m² à la Maison de Mère d'Youville, à Montréal; 500 de ces objets, répartis dans trois salles, faisaient partie du projet RE-ORG.
Responsables du projet : Mylène Laurendeau et Brigitte Campeau
Principaux défis dans les réserves
- Éparpillement des objets dans la Maison, ce qui compliquait le contrôle et l’inspection de la collection (figures 1 à 4).
- Aménagement inadéquat de l'espace, ce qui rendait le repérage des objets difficile et limitait l’efficacité dans l'atteinte des objectifs de diffusion du patrimoine des Sœurs Grises.
- À la suite du projet RE-ORG, les salles allouées à l’exposition permanente allaient être démantelées. Il était donc nécessaire de créer de l’espace dans les réserves pour entreposer tous ces objets.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 1. Avant RE-ORG : section de la réserve des collections qui comporte des meubles et d’autres objets encombrants.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 2. Avant RE-ORG : vue de la même section de la réserve des collections montrant d’autres meubles et des costumes.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 3. Avant RE-ORG : autre section de la réserve des collections qui comprend des œuvres d’art sur papier, des meubles et d’autres objets.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 4. Avant RE-ORG : œuvres encadrées entreposées en dehors des réserves, au sol et sans système de rangement adéquat.
Détails du projet
En un an, la Maison de Mère d’Youville a réussi à apporter les améliorations suivantes à ses réserves :
- On a regroupé les objets de collection qui étaient dispersés dans plusieurs locaux, mis en réserve des objets qui n’y étaient pas et aménagé l’espace, à l’aide de plans à l’échelle, pour les objets de l’exposition permanente qui devaient retourner en réserve (figures 5 à 7).
- On a déplacé et regroupé les meubles existants afin de maximiser l’espace.
- Des professionnels ont été embauchés pour le déplacement des unités pour l’entreposage à plat; le but était de les regrouper afin d'optimiser l’espace dans la réserve (figure 8).
- On a acquis trois grandes étagères métalliques afin de ranger et de regrouper la majeure partie des meubles de la collection (figure 9). On a également fabriqué trois meubles de rangement en bois pour les tableaux et les maquettes (figure 10).
- On a fabriqué une plateforme sur roulettes pour éviter d’avoir à entreposer un objet particulièrement fragile directement sur le sol.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 5. Pendant RE-ORG : fabrication de boîtes sur mesure pour la mise en réserve de certains objets de l'exposition permanente (deux maquettes, une statue en papier mâché et un tableau ancien).
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 6. Après RE-ORG : regroupement des costumes au même endroit dans une section latérale de la réserve afin de libérer de l’espace au sol dans la section principale.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 7. Après RE-ORG : installation d’un système d'accrochage sur rail pour les chemins de croix.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 8. Après RE-ORG : regroupement des unités pour l’entreposage à plat afin d’optimiser l’espace au sol.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 9. Après RE-ORG : regroupement des meubles sur des étagères métalliques, ce qui optimise l’utilisation de l’espace vertical dans la pièce.
© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 10. Après RE-ORG : regroupement des œuvres encadrées dans une unité de rangement faite sur mesure.
Le projet a été réalisé en 85 jours par 2 membres de l’équipe tout au plus pendant les phases 1 à 3 et par 25 membres pendant la mise en œuvre de la phase 4 (tableau 1).
| Phase du projet RE-ORG | Nombre de jours nécessaires | Nombre de membres de l’équipe |
|---|---|---|
| 1. Avant de commencer | 20 | 2 |
| 2. Rapport sur l’état des réserves | 5 | 2 |
| 3. Plan d’action pour les réserves | 10 | 2 |
| 4. Mise en œuvre de la réorganisation | 50 | 25 |
Le projet RE-ORG a coûté 24 378 $. Plus de la moitié de cette somme a été allouée au temps de travail du personnel et aux services contractuels externes (tableau 2), et moins du tiers du budget a servi à acheter des outils et des meubles de rangement. En outre, la Maison de Mère d’Youville a réussi à obtenir une subvention de 9 920 $ par l’intermédiaire du Programme d’aide aux musées.
| Poste budgétaire | Coût ($ CA) |
|---|---|
| Temps du personnel | 16 053 |
| Outils, fournitures et matériaux | 5 930 |
| Meubles de rangement | 1 645 |
| Services externes (par exemple, entrepreneurs) | 750 |
| Coût total du projet | 24 378 |
Selon l’Outil d’autoévaluation pour les réserves (Version PDF) de RE-ORG, la Maison de Mère d’Youville a su apporter des améliorations dans les quatre sphères du projet, soit Gestion, Bâtiment et espace, Collection et Mobilier et petit équipement.
Les résultats présentés dans le tableau 3 montrent une amélioration d’ampleur égale, soit de 15 %, dans les sphères Bâtiment et espace, Collection ainsi que Mobilier et petit équipement (figure 11).
| Sphère du projet RE-ORG | Score (avant) | Score (après) |
|---|---|---|
| Gestion (sur un total de 42 points) | 22 | 23 |
| Bâtiment et espace (sur un total de 54 points) | 31 | 39 |
| Collection (sur un total de 51 points) | 38 | 46 |
| Mobilier et petit équipement (sur un total de 33 points) | 22 | 27 |
© Gouvernement du Canada, Institut canadien de conservation. ICC 132794-0033
Figure 11. Graphique illustrant le pourcentage d’amélioration en fonction des scores tirés de l’outil d’autoévaluation du projet RE-ORG. On établit le pourcentage en comparant les scores avant et après le projet de réorganisation des réserves.
Description de la figure 11
| Sphère du projet RE-ORG | Pourcentage d’amélioration |
|---|---|
| Gestion | 3 % |
| Bâtiment et espace | 15 % |
| Collection | 15 % |
| Mobilier et petit équipement | 15 % |
Leçon apprise
Selon l’expérience de la Maison de Mère d’Youville, voici ce qui devrait être pris en compte dans les futurs projets RE-ORG :
- Contacter un responsable de programme de formation en muséologie dans sa région pour voir si les étudiants peuvent prêter main-forte. Nous tenons à mentionner la collaboration très fructueuse avec les étudiants en techniques de muséologie du Collège Montmorency, à Laval. Dans le cadre du cours « Aménager une réserve », 22 étudiants sont venus nous prêter main-forte pour notre projet de réorganisation.
Ressources additionnelles
- Vidéo de la présentation RE-ORG : Canada (Québec) – Rapport sur l’état des réserves : Maison de Mère d’Youville (Sœurs de la charité de Montréal « Sœurs Grises »), présentée par Mylène Laurendeau et Brigitte Campeau lors de la conférence d’une journée de RE-ORG : Canada (Québec), 2017.
- Page de l’ICCROM décrivant la méthode RE-ORG.