Aperçu du projet RE-ORG – Maison de Mère d’Youville

Le Service des archives et des collections des Sœurs Grises de Montréal a participé au programme de formation RE-ORG : Canada (Québec) en 2016-2017. Sa collection de 5 000 objets associés à l’histoire sociale a été mis en réserve sur 250 m² à la Maison de Mère d'Youville, à Montréal; 500 de ces objets, répartis dans trois salles, faisaient partie du projet RE-ORG.

Responsables du projet : Mylène Laurendeau et Brigitte Campeau

Principaux défis dans les réserves

Section de la réserve des collections, avec des meubles et d’autres objets encombrants avant RE-ORG

© ASGM L272-Maison de Mère d’Youville, Montréal, Réorganisation des réserves
Figure 1. Avant RE-ORG : section de la réserve des collections qui comporte des meubles et d’autres objets encombrants.

Même section de la réserve des collections, avec des meubles et des costumes avant RE-ORG

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Figure 2. Avant RE-ORG : vue de la même section de la réserve des collections montrant d’autres meubles et des costumes.

Autre section de la réserve des collections, avec des œuvres d’art sur papier, des meubles et d’autres objets avant RE-ORG

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Figure 3. Avant RE-ORG : autre section de la réserve des collections qui comprend des œuvres d’art sur papier, des meubles et d’autres objets.

Œuvres encadrées entreposées en dehors des réserves, au sol et sans système de rangement adéquat avant RE-ORG

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Figure 4. Avant RE-ORG : œuvres encadrées entreposées en dehors des réserves, au sol et sans système de rangement adéquat.

Détails du projet

En un an, la Maison de Mère d’Youville a réussi à apporter les améliorations suivantes à ses réserves :

Fabrication de boîtes pour la mise en réserve de certains objets de l'exposition permanente pendant RE-ORG

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Figure 5. Pendant RE-ORG : fabrication de boîtes sur mesure pour la mise en réserve de certains objets de l'exposition permanente (deux maquettes, une statue en papier mâché et un tableau ancien).

Regroupement des costumes dans une section adjacente de la réserve afin de libérer de l’espace au sol dans la section principale après RE-ORG

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Figure 6. Après RE-ORG : regroupement des costumes au même endroit dans une section latérale de la réserve afin de libérer de l’espace au sol dans la section principale.

Installation d’un système d'accrochage sur rail pour les chemins de croix après RE-ORG

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Figure 7. Après RE-ORG : installation d’un système d'accrochage sur rail pour les chemins de croix.

Regroupement des unités pour l’entreposage à plat afin d’optimiser l’espace au sol après RE-ORG

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Figure 8. Après RE-ORG : regroupement des unités pour l’entreposage à plat afin d’optimiser l’espace au sol.

Regroupement des meubles sur des étagères métalliques pour optimiser l’espace vertical dans la pièce, après RE-ORG

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Figure 9. Après RE-ORG : regroupement des meubles sur des étagères métalliques, ce qui optimise l’utilisation de l’espace vertical dans la pièce.

 Regroupement des œuvres encadrées dans une unité de rangement faite sur mesure après RE-ORG

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Figure 10. Après RE-ORG : regroupement des œuvres encadrées dans une unité de rangement faite sur mesure.

Le projet a été réalisé en 85 jours par 2 membres de l’équipe tout au plus pendant les phases 1 à 3 et par 25 membres pendant la mise en œuvre de la phase 4 (tableau 1).

Tableau 1 : Calendrier et répartition des phases du projet
Phase du projet RE-ORG Nombre de jours nécessaires Nombre de membres de l’équipe
1. Avant de commencer 20 2
2. Rapport sur l’état des réserves 5 2
3. Plan d’action pour les réserves 10 2
4. Mise en œuvre de la réorganisation 50 25

Le projet RE-ORG a coûté 24 378 $. Plus de la moitié de cette somme a été allouée au temps de travail du personnel et aux services contractuels externes (tableau 2), et moins du tiers du budget a servi à acheter des outils et des meubles de rangement. En outre, la Maison de Mère d’Youville a réussi à obtenir une subvention de 9 920 $ par l’intermédiaire du Programme d’aide aux musées.

Tableau 2 : Répartition du budget
Poste budgétaire Coût ($ CA)
Temps du personnel 16 053
Outils, fournitures et matériaux 5 930
Meubles de rangement 1 645
Services externes (par exemple, entrepreneurs) 750
Coût total du projet 24 378

Selon l’Outil d’autoévaluation pour les réserves (Version PDF) de RE-ORG, la Maison de Mère d’Youville a su apporter des améliorations dans les quatre sphères du projet, soit Gestion, Bâtiment et espace, Collection et Mobilier et petit équipement.

Les résultats présentés dans le tableau 3 montrent une amélioration d’ampleur égale, soit de 15 %, dans les sphères Bâtiment et espace, Collection ainsi que Mobilier et petit équipement (figure 11).

Tableau 3 : Résultats de l’autoévaluation concernant la réserve
Sphère du projet RE-ORG Score (avant) Score (après)
Gestion (sur un total de 42 points) 22 23
Bâtiment et espace (sur un total de 54 points) 31 39
Collection (sur un total de 51 points) 38 46
Mobilier et petit équipement (sur un total de 33 points) 22 27
Graphique illustrant le pourcentage d’amélioration en fonction des scores tirés de l’outil d’autoévaluation du projet RE-ORG à la Maison de Mère d’Youville, détails ci-dessous

© Gouvernement du Canada, Institut canadien de conservation. ICC 132794-0033
Figure 11. Graphique illustrant le pourcentage d’amélioration en fonction des scores tirés de l’outil d’autoévaluation du projet RE-ORG. On établit le pourcentage en comparant les scores avant et après le projet de réorganisation des réserves.

Description de la figure 11
Sphère du projet RE-ORG Pourcentage d’amélioration
Gestion 3 %
Bâtiment et espace 15 %
Collection 15 %
Mobilier et petit équipement 15 %

Leçon apprise

Selon l’expérience de la Maison de Mère d’Youville, voici ce qui devrait être pris en compte dans les futurs projets RE-ORG :

Ressources additionnelles

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