Aperçu du projet RE-ORG – West Parry Sound District Museum (Museum on Tower Hill)

Le West Parry Sound District Museum (en anglais seulement), communément appelé Museum on Tower Hill, a participé au programme de formation RE-ORG : Canada (Ontario) en 2014-2015. Sa collection mixte comprend 17 597 objets mis en réserve dans un espace mesurant 78 m²; 4 600 de ces objets ont fait partie du projet RE-ORG.

Responsables du projet : Nadine Hammond et Marianne Bourgeois

Principaux défis dans la réserve

• La réserve est surchargée pour différentes raisons :
  • acquisition de types d’objets identiques (30 fers, des tendeurs à chaussettes, etc.);
  • acquisition d’objets non conformes au mandat du musée;
  • conservation d’objets n’ayant pas été officiellement donnés ou acceptés.
• L’accès à la collection est limité, ce qui restreint les possibilités d’utiliser les objets afin de mobiliser la collectivité (figures 1 et 2).
• L’espace vertical dans les rayonnages est sous-utilisé (figure 3).
• Les objets sont déposés directement au sol (figure 4).
• L’encombrement entraîne une diminution de l’efficacité des réponses aux demandes des clients.
• Le manque de compréhension concernant l’ensemble de la collection a mené à la prise de décisions plus ou moins éclairées au cours du processus d’acquisition.

L’arrivée de nouveaux objets a entraîné une détérioration des conditions de mise en réserve des collections existantes, car il a fallu les réorganiser et les déplacer pour faire de la place aux objets entrants. En raison de ce déplacement, les articles ne sont pas à l’endroit inscrit dans la base de données, ce qui fait qu’il est difficile de les localiser ultérieurement.

Détails du projet

En un an, le West Parry Sound District Museum a réussi à apporter les améliorations suivantes à sa réserve :

• On a relocalisé et transféré des objets dans de nouveaux contenants afin de limiter les risques et de mieux utiliser l’espace.
• On a reconfiguré les unités de rangement et on les a déplacées pour mieux utiliser l’espace (figure 5).
• On a construit de nouvelles unités de rangement à l’aide de contreplaqué, de bois recyclé et de mousse de polyéthylène (figure 6).

En outre, les pratiques en matière de santé et sécurité ont été améliorées. La réserve est désormais exempte de poussière et ne présente plus de risques de trébuchement. Les objets lourds ont été déplacés sur les étagères du bas, et les allées ont été élargies pour accueillir un escalier sur roulettes qui permet d’aller chercher en toute sécurité les objets qui se trouvent sur les étagères du haut.

Enfin, de nombreux objets posant problème ont été découverts tout au long de ce processus : des objets sans numéro d’acquisition visible (y compris des articles qui n’étaient pas réellement des objets, des objets qui ne faisaient pas partie de la collection ou des objets dont les numéros d’acquisition étaient illisibles ou mal collés) et des objets en plusieurs exemplaires, dont certains étaient gravement détériorés. Le musée a profité de cette occasion pour faire appel à la collectivité et l’inviter à fournir les informations dont elle disposait sur ces objets en créant une exposition spéciale (figure 7).

Le projet a été réalisé en 82 jours par deux membres de l’équipe tout au plus pendant les phases 1 à 3 et par dix membres de l’équipe pendant la phase 4 (tableau 1).

Le projet RE-ORG a coûté 28 000 $. La moitié de cette somme a été allouée au temps de travail du personnel, et l’autre moitié, à l’acquisition d’outils et de meubles de rangement. En outre, le West Parry Sound District Museum a réussi à obtenir une subvention de 10 000 $ par l’intermédiaire du Programme d’aide aux musées ainsi que 7 300 $ d’autres sources (comme des activités de financement).

Selon l’Outil d’autoévaluation pour les réserves (Version PDF) de RE-ORG, le West Parry Sound District Museum a apporté des améliorations dans les quatre sphères du projet, soit Gestion, Bâtiment et espace, Collection et Mobilier et petit équipement.

Les résultats présentés dans le tableau 3 montrent que les améliorations les plus importantes ont été apportées dans la sphère Mobilier et petit équipement, avec 24 % d’amélioration. Une amélioration de 4 % a été constatée dans la section Collection, mais les améliorations se poursuivent (figure 8).

Leçons apprises

Selon l’expérience du West Parry Sound District Museum, voici ce qui devrait être pris en compte dans les futurs projets RE-ORG :

• Surestimer le temps nécessaire à la réorganisation physique (phase 4) au cas où il y aurait des tâches inattendues ou des retards dans le projet.
• Adapter la méthodologie en fonction des besoins de son projet et de son organisation. Par exemple, si l’on trouve des objets problématiques ou particuliers (c’est-à-dire des objets non standards dont les besoins diffèrent de ceux de la plupart des objets de la collection), il faut définir les particularités des objets et concevoir des solutions adaptées en conséquence.
• Assurer une communication ouverte entre les membres de l’équipe ainsi qu’avec les employés et les bénévoles intéressés afin qu’ils soient bien au courant de l’objectif du projet. S’ils sont bien informés, ils devraient idéalement faire des suggestions et prendre des décisions éclairées.

Ressources additionnelles

• Vidéo présentant l’utilisation originale de matériaux au West Parry Sound District Museum : « Création de solutions de rangement avec du bois récupéré (RE-ORG Canada) ».
• Vidéo de la présentation « Museum on Tower Hill RE-ORG: Canada (Ontario) Storage Condition Report » (en anglais seulement), présentée par Nadine Hammond lors de la conférence d’une journée de RE-ORG : Canada, 2015.
• Vidéo de la présentation des principaux conseils RE-ORG (en anglais seulement) de Nadine Hammond.
• Vidéo de la présentation « We’re All in This Together: A Collaborative Approach to Storage Reorganization » (en anglais seulement), présentée par tous les participants de RE-ORG : Canada (Ontario), y compris le West Parry Sound District Museum, lors de la conférence de l’Association des musées de l’Ontario, 2015.
• Contributions du West Parry Sound District Museum à la section des astuces et trucs pour la mise en réserve de collections (en anglais seulement) :
  • une solution de rangement pour les jeux de société utilisant du bois recyclé (en anglais seulement);
  • une solution de rangement pour les tendeurs utilisant du bois recyclé (en anglais seulement).
• Page de l’ICCROM décrivant la méthode RE-ORG.