DOAD 1016-0, Gestion des dépenses

Table des matières

  1. Introduction
  2. Définitions
  3. Orientation de la politique
  4. Conséquences
  5. Autorités
  6. Références

1. Introduction

Date de publication : 2001-04-01

Date de la dernière modification : 2017-08-10

Application : La présente Directive et ordonnance administrative de la défense (DOAD) est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : A-FN-100-002/AG-001, Manuel d’administration financière, volume 1, chapitre 8, Comptabilité et contrôle des dépenses

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Finances)/Dirigeant principal des finances (SMA[Fin]/DPF)

Demandes de renseignements : Directeur – Politique financière (DP Fin)

2. Définitions

pouvoir d’attestation (certification authority)

Pouvoir, en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de certifier l’exécution d’un marché et son prix, le droit à un paiement ou l’admissibilité de celui-ci. (Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, Conseil du Trésor)

pouvoir d’engagement des dépenses (expenditure initiation authority)

Pouvoir d’engager des dépenses (de dépenser des fonds) ou de créer une obligation d’obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses éventuelles de fonds. (Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, Conseil du Trésor)

pouvoir d’engager des fonds (commitment authority)

Pouvoir de garantir un solde disponible suffisant pour acquitter une opération envisagée avant de passer un marché ou une autre entente conformément aux exigences de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (Banque de terminologie de la défense, fiche 694580)

pouvoir d’exécuter une opération (transaction authority)

Pouvoir de conclure des marchés, y compris les acquisitions par carte d’achat, ou d’approuver des droits reconnus par la loi (par exemple, prestations d’assurance-emploi). (Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, Conseil du Trésor)

pouvoir de payer (payment authority)

Pouvoir de faire des demandes de paiement en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, Conseil du Trésor)

3. Orientation de la politique

Contexte

3.1 Le Parlement, les Canadiens et les Canadiennes s’attendent à ce que le MDN et les FAC soient bien gérés et qu’ils soient tenus de rendre compte de la gestion prudente des fonds publics, de la protection des biens publics et de l’utilisation efficace, efficiente et économique des ressources publiques qui leur sont affectées. Toute dépense de fonds publics doit être engagée dans le but de remplir les mandats du MDN et des FAC et dans le respect des lois et règlements applicables, ainsi que des politiques, directives, ordonnances et instructions du Conseil du Trésor, du MDN et des FAC.

3.2 La délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers constitue un mécanisme de contrôle interne clé qui joue un rôle fondamental pour garantir le maintien de normes élevées en matière d’intégrité, de responsabilisation et de transparence dans le processus de gestion des dépenses. Seuls les employés du MDN et les militaires ayant été désignés en vertu du document A-FN-100-002/AG-006, Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC), peuvent exercer les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers. Le Manuel d’administration financière (MAF), publié par le SMA(Fin)/DPF, interprète les politiques financières du gouvernement du Canada qui s’appliquent au MDN et aux FAC et énonce les politiques d’administration financière.

Processus de gestion des dépenses

3.3 Le processus de gestion des dépenses, en ce qui a trait aux fonds publics, comporte les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers suivants :

  1. pouvoirs de dépenser : pouvoir d’engagement des dépenses, pouvoir d’engager des fonds et pouvoir d’exécuter une opération;
  2. pouvoirs financiers : pouvoir d’attestation et pouvoir de payer.

3.4 L‘engagement des dépenses constitue l’étape la plus importante du processus de gestion des dépenses parce qu’elle enclenche une série d’activités qui mènent ultimement à un décaissement de fonds publics.

3.5 Le contrôle des engagements, exigé à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), fait partie intégrante du processus de gestion des dépenses pour le contrôle budgétaire, l’établissement des prévisions, ainsi que l’affectation et la réaffectation des ressources de programmes.

Vérification des comptes

3.6 La vérification des comptes constitue l’une des façons d’assurer que :

  1. le travail a été effectué, les biens fournis ou les services rendus;
  2. les modalités des marchés ou des ententes pertinentes ont été respectées;
  3. les opérations sont exactes;
  4. les autorités légales ont toutes été respectées.

3.7 Conformément aux articles 33 et 34 de la LGFP, tout paiement et tout règlement interministériel doit être certifié dans le cadre du processus de vérification des comptes.

Dépenses du MDN

3.8 Certaines dépenses du MDN entraînent le décaissement de fonds publics pour :

  1. les salaires, la solde et les avantages sociaux des employés du MDN et des militaires;
  2. les frais de fonctionnement et d’entretien;
  3. l’acquisition d’immobilisations;
  4. les dépenses liées aux voyages, à l’accueil, aux conférences et aux événements;
  5. les paiements de transfert.

Énoncé de politique

3.9 Les employés du MDN et les militaires sont responsables de la gestion efficace et efficiente du processus de dépenses, ce qui consiste notamment à veiller à ce que :

  1. les dépenses répondent à un besoin opérationnel ou administratif légitime de leur organisation et qu’une autorité valide conférée par le Parlement permette l’utilisation des fonds publics pour combler ce besoin;
  2. les fonds publics ne soient pas utilisés à mauvais escient;
  3. les crédits annuels autorisés par le Parlement ou les affectations approuvées par le Conseil du Trésor ne soient pas dépassés;
  4. un codage financier et des procédés comptables appropriés soient utilisés pour consigner l’ensemble des opérations;
  5. les comptes soient réglés en temps opportun;
  6. les processus et les systèmes de gestion financière possèdent des mécanismes adéquats de contrôle interne.

Exigences

3.10 La gestion des dépenses est assujettie aux politiques et directives financières pertinentes citées dans la section Références. Les employés du MDN et les militaires responsables du processus de gestion des dépenses doivent agir conformément à ces politiques et directives. Les gestionnaires et superviseurs doivent veiller à ce que les employés du MDN et les militaires soient au fait des politiques et directives pertinentes et de la façon de les appliquer adéquatement.

3.11 Les employés du MDN et les militaires sont encouragés à signaler au DP Fin tout cas de non-conformité à la présente DOAD ou aux politiques et directives financières pertinentes citées dans la section Références. Les employés du MDN devraient être au fait de l’application de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles lors de la divulgation d’« actes répréhensibles », au sens donné à ce terme à l’article 8 de cette loi.

3.12 Les fonctions suivantes doivent demeurer distinctes lorsque des employés du MDN et des militaires se voient confier une responsabilité liée au processus de gestion des dépenses :

  1. conclusion d’un marché (pouvoir d’exécuter une opération);
  2. attestation de la réception de biens ou de la prestation de services en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation);
  3. détermination de l’admissibilité, vérification des comptes et établissement des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation);
  4. attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l’article 33 de la LGFP (pouvoir de payer).

3.13 Lorsque les circonstances ne permettent pas de séparer les fonctions comme il est indiqué ci-dessus, d’autres mesures de contrôle doivent être mises en œuvre et documentées de façon claire. Les gestionnaires d’un centre de responsabilité (CR) doivent alors contacter le contrôleur de leur conseiller de niveau un afin de faire approuver ces mesures de remplacement.

3.14 Aucun employé du MDN ou militaire ne peut exercer le pouvoir de dépenser, le pouvoir d’attester ou le pouvoir de payer dans le cadre d’une opération dont il peut tirer un bénéfice personnel, de manière directe ou indirecte. Cela inclut notamment les dépenses de voyage, de réinstallation ou d’accueil, le remboursement de frais de scolarité ou de cotisations de membre, etc. De plus, pour chaque opération entraînant un paiement personnel, l’étape de l’engagement des dépenses de cette opération doit être autorisée par le supérieur de cette personne.

3.15 Nous rappelons aux employées du MDN et aux militaires qui occupent une fonction liée au processus de gestion des dépenses et qui ont connaissance, ou détiennent des informations au sujet, soit d’une violation de la LGFP ou de ses règlements, soit d’une fraude commise au détriment de Sa Majesté dans le cadre de cette loi ou de ses règlements, que le défaut de le signaler par écrit à son supérieur constitue une infraction aux termes de l’alinéa 80(1)(e) de cette loi. De plus, nous rappelons aux officiers des FAC qui agissent à titre d’« officier comptable », au sens donné à ce terme à l’article 1.02 des ORFC, Définitions, leurs obligations concernant les fonds publics en vertu du chapitre 202 des ORFC, Comptes de caisse et comptes de banque.

4. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

4.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

  1. l’ordre de suivre l’apprentissage, la formation, l’instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
  2. l’inscription d’observations dans l’évaluation du rendement individuel;
  3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
  4. la révocation de tout ou partie de l’autorité qu’accorde la présente DOAD à un employé du MDN ou à un militaire;
  5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l’application de la loi;
  6. l’engagement de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada;
  7. l’imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et les codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FAC;
  8. l’application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

5. Autorités

Tableau des autorités

5.1 Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la présente DOAD :

Le ou les... a ou ont l’autorité de ou d’…
SMA(Fin)/DPF
  • approuver les politiques et de fournir des directives en ce qui a trait à la gestion des dépenses.
DP Fin
  • élaborer des politiques en matière de gestion des dépenses;
  • interpréter les politiques, et d’offrir des conseils, en matière de gestion des dépenses.
gestionnaires d’un CR
  • établir quels sont les biens ou services requis et de les approuver;
  • veiller à ce que les fonds soient disponibles et d’enregistrer les engagements;
  • conclure des marchés ou des ententes visant l’achat de biens ou de services.
signataires autorisés
  • vérifier les comptes avant d’effectuer le paiement;
  • approuver le paiement.

6. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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