DOAD 2008-5, Planification et exécution du programme d'affaires publiques

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Aperçu
4. Planification des affaires publiques
5. Exécution du programme d'affaires publiques
6. Responsabilités
7. Lignes directrices
8. Lignes directrices – Cycle annuel de planification des AP
9. Lignes directrices – Pan stratégique annuel d'AP
10. Lignes directrices – Modèle de plan opérationnel d'AP
11. Lignes directrices – Modèle de plan d'AP axé sur un problème ou un événement particulier
12. Références

1. Introduction

Date de publication : 1998-01-30

Date d'entrée en vigueur : 1998-03-01

Application : Cette ordonnance s'applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et cette directive s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : OAFC 19-29, Programme d'information interne

Autorités approbatrices : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre (SM) et du chef d'état-major de la Défense (CEMD).

Demandes de renseignements : Directeur général – Affaires publiques (DGAP)

2. Définitions

communications internes du MDN et des FC (corporate internal communications)

Les communications internes du MDN et des FC désignent toutes les activités visant à informer les membres des FC ou les employés du MDN des politiques, des programmes, des services, des opérations, des activités, des problèmes ou des initiatives du MDN et des FC, à l'aide des principaux outils de communication interne comme les bulletins et les journaux.

Sont exclues les activités menées par les officiers des FC ou les gestionnaires du MDN pour informer les membres de leur personnel des événements survenus à l'intérieur de l'unité ou de la section, ainsi que les activités qui visent à fournir des instructions administratives aux membres des FC ou aux employés du MDN.

édition (publishing)

L'édition désigne toutes les activités requises pour préparer, produire et diffuser une publication, c'est-à-dire la composition, la révision, la traduction, la mise en page, la disposition, l'illustration, le travail artistique, la composition typographique, la reproduction, le microfilmage, l'impression et la mise à la poste, de même que toute activité liée à la promotion ou à la vente d'une publication.

formation en affaires publiques (public affairs training)

La formation en affaires publiques désigne toutes les activités liées à la coordination, à la préparation et à la mise en œuvre, par une organisation ou pour son compte, de programmes d'éducation ou d'instruction relatifs à la planification, à la gestion et à la réalisation des plans, des programmes, des activités et du matériel d'affaires publiques.

image de marque (corporate identity)

L'image de marque désigne les manifestations ou les signes distinctifs d'une institution et de ses activités, à l'interne comme à l'externe. L'image de marque est conçue pour donner au public une image claire et constante de l'institution, et pour l'aider à reconnaître plus facilement les programmes, les produits et les services de cette institution et à s'en prévaloir.

imagerie (imagery)

L'imagerie désigne tout le matériel servant à identifier le personnel, l'équipement ou les activités des FC ou du MDN au moyen d'images.

membre des Forces canadiennes (Canadian Forces member)

Un membre des Forces canadiennes (FC) est un membre de tout élément des FC (Force régulière et Réserve), à moins d'indication contraire.

plan d'affaires publiques (public affairs plan)

Un plan d'affaires publiques est un document précis qui énonce les objectifs, les thèmes, les approches et les activités d'affaires publiques nécessaires pour appuyer la mise en œuvre d'une politique, d'un programme, d'une opération, d'une activité ou d'une initiative, ou pour gérer un problème ou une crise.

plan opérationnel d'affaires publiques (operational public affairs plan)

Les plans opérationnels d'affaires publiques, publiés annuellement, indiquent en détail comment les FC et le MDN ont l'intention de mettre en œuvre le plan stratégique d'affaires publiques dans leurs divers champs d'activités, programmes et opérations. Les plans opérationnels énumèrent les activités d'affaires publiques prévues, et les ressources qui seront requises pour leur mise en œuvre.

plan stratégique d'affaires publiques (strategic public affairs plan)

Le plan stratégique d'affaires publiques, publié annuellement, présente l'orientation générale des programmes et activités d'affaires publiques du MDN et des FC. Le plan énonce les objectifs, les thèmes et les principales activités d'affaires publiques du MDN et des FC. En fonction des priorités et des objectifs du gouvernement, du ministre, du MDN et des FC, il fournit des directives sur toutes les activités de planification des affaires publiques opérationnelles.

production de matériel audiovisuel et multimédia (audio-visual and multi-media production)

La production de matériel audiovisuel et multimédia désigne toutes les activités liées à la sélection, à la commande, à la préparation et à la mise en forme d'informations par des moyens audiovisuels ou multimédias.

publication (publication)

Une publication est un document imprimé nécessitant la sélection, la commande, la préparation et la mise en forme d'informations afin de renseigner le public, à l'interne ou à l'externe, sur les politiques, les programmes, les services, les activités ou les opérations.

publicité (advertising)

La publicité désigne les activités liées à l'achat d'espace ou de temps d'antenne dans les médias, y compris les installations extérieures, les services de transport ou Internet.

La publicité inclut tout travail créateur se rapportant à la production d'une annonce publicitaire, à la mise à l'essai de produits ou de concepts publicitaires, à la recherche publicitaire, à la postévaluation des campagnes de publicité, et aux communiqués d'intérêt public produits au préalable.

recherche en affaires publiques (public affairs research)

La recherche en affaires publiques désigne toutes les activités liées à l'appréciation, à l'analyse et à l'évaluation des opinions et des attitudes du public en ce qui concerne la pertinence, la qualité ou l'efficacité des politiques, programmes, activités, opérations ou services d'une organisation. Cela englobe toutes les formes de recherche et d'analyse de l'opinion publique, l'essai et l'évaluation de produits d'affaires publiques, et l'évaluation des programmes d'affaires publiques.

3. Aperçu

Contexte

3.1 Les investissements du MDN et des FAC dans le domaine des affaires publiques (AP) doivent être prudents, rentables et ajouter de la valeur aux efforts qu'ils déploient au service des Canadiens et des Canadiennes, de leurs intérêts et de leurs valeurs.

3.2 Il faut donc :

1. réaliser des programmes, du matériel et des activités d'AP de haute qualité qui renseignent le public sur les politiques, les programmes, les services, les opérations, les activités et les initiatives du MDN et des FAC, avec exactitude, exhaustivité, objectivité, transparence (dans les limites imposées par la loi), rapidité, pertinence et clarté;
2. veiller à ce que les programmes, le matériel et les activités d'AP répondent aux besoins des personnes à qui ils sont destinés, tout en étant conformes aux valeurs de la société d'aujourd'hui;
3. orienter les investissements dans le domaine des AP vers les secteurs où ils contribueront le plus à réaliser les priorités du MDN et des FAC, et à sensibiliser le public à ce que les FAC et le MDN font pour les Canadiens et les Canadiennes.

3.3 Pour atteindre ces objectifs, les investissements dans le domaine des AP doivent être planifiés, gérés et coordonnés. Il faut affecter les ressources d'AP de façon à générer le maximum de profits. Le matériel d'AP doit répondre à normes élémentaires de qualité linguistique, de clarté, d'accessibilité et de disponibilité. Et les FAC et le MDN doivent être visibles, accessibles et responsables devant le public qu'ils ont pour mission de servir.

3.4 À cette fin, la présente DOAD établit des exigences, des procédures et des lignes directrices, à l'intention des membres des FC et des employés du MDN, pour la planification et l'exécution du programme d'AP dans les grands secteurs fonctionnels des AP, notamment la publicité, la production audiovisuelle et multimédia, les communications internes, l'imagerie, la photographie, la recherche, l'édition et la formation.

Exclusion

3.5 La présente DOAD ne concerne pas :

1. les dossiers, les notes de service, la correspondance et les systèmes d'archives;
2. les cartes géographiques, les cartes de navigation, les formulaires et les dessins techniques ou d'architecture;
3. les documents qui donnent aux employés du MDN ou aux membres des FC des directives administratives sur leurs tâches et leurs responsabilités;
4. les listes de données techniques et les listes de données de conception;
5. les programmes ou imprimés d'ordinateurs qui ne sont pas définis comme étant des publications;
6. les sites, présentations et produits liés à Internet (voir la DOAD 2008-6).

4. Planification des affaires publiques

Planification stratégique et opérationnelle

4.1 Les principaux objectifs de la planification stratégique et opérationnelle des AP consistent à établir des priorités en matière d'AP et à orienter les investissements dans ce domaine, afin d'aider le MDN et les FAC à accomplir leur mission.

4.2 Pour atteindre ces objectifs, les processus de planification stratégique et opérationnelle des AP doivent s'intégrer dans l'ensemble des processus de planification du MDN et des FAC.

4.3 Il faut donc que le plan stratégique et les plans opérationnels d'AP soient conformes au guide et aux directives de planification de la Défense, et qu'ils les complètent. Ces plans d'AP doivent également appuyer le plan d'activités du MDN et des FAC.

Plan stratégique d'AP

4.4 Le DGAP doit, chaque année, établir un plan stratégique d'AP qui indique l'orientation générale des programmes et activités d'AP du MDN et des FAC. Ce plan stratégique doit être :

1. établi en consultation avec les chefs d'état-major des armées (CEMA), les chefs de groupe et le Cabinet du ministre;
2. examiné par le Comité de gestion de la Défense (CGD);
3. approuvé par le ministre avant sa mise en œuvre.

Plans opérationnels d'AP

4.5 Les CEMA et les chefs de groupe doivent élaborer, chaque année, des plans opérationnels d'AP afin de préciser les priorités, les programmes et les initiatives d'AP de leur organisation pour l'année à venir. Ces plans opérationnels doivent :

1. être conformes au plan stratégique d'AP, et le compléter;
2. indiquer les activités d'AP prévues et les ressources requises pour leur mise en œuvre;
3. être financés à partir des budgets de fonctionnement de niveau 1;
4. être présentés au DGAP de manière à ce qu'il puisse préparer annuellement un sommaire des investissements et des activités d'AP du MDN et des FAC.

Sommaire

4.6 Le DGAP doit préparer, chaque année, un sommaire global des plans opérationnels d'AP des commandements et des groupes, en se fondant sur les informations fournies par les CEMA et les chefs de groupe. Le sommaire du DGAP doit :

1. présenter un résumé des investissements prévus par le MDN et les FC dans le domaine des AP;
2. être examiné par le CGD, ce qui donne aux CEMA et aux chefs de groupe l'occasion de comparer leurs méthodes et de découvrir des possibilités de collaboration dans le cas des grandes initiatives d'AP;
3. être approuvé par le SM et par le CEMD avant la mise en œuvre des plans opérationnels d'AP.

4.7 L'autorisation d'aller de l'avant avec tout programme ou activité d'AP est accordée après l'examen des plans opérationnels d'AP par le CGD, et après leur approbation finale par le SM et le CEMD. Les dépenses d'AP qui ne figurent pas dans les plans opérationnels d'AP approuvés doivent être autorisées par le CEMA ou le chef de groupe responsable, en consultation avec le DGAP, avant que des fonds puissent être engagés.

5. Exécution du programme d'affaires publiques

Communications internes du MDN et des FC

5.1 Les communications internes sont la responsabilité de la chaîne de commandement du MDN et des FAC. Lorsqu'ils s'acquittent de leurs responsabilités en matière de communications internes, les cmdt et les gestionnaires du MDN doivent :

1. intégrer les communications internes dans leurs plans d'AP;
2. allouer suffisamment de ressources aux communications internes pour atteindre les objectifs fixés;
3. inclure les communications internes dans la mise en œuvre des programmes d'AP;
4. appuyer les programmes de communications internes du MDN et des FC, au besoin.

5.2 Le DGAP, avec l'appui des CEMA et des chefs de groupe, assume la responsabilité des communications internes du MDN et des FAC. Il doit :

1. donner des directives sur la planification des communications internes dans le plan stratégique d'AP;
2. diriger et maintenir « La Feuille d'érable », le journal national du MDN et des FAC;
3. coordonner l'échange de renseignements sur les politiques, les programmes et les initiatives du MDN et des FAC dans l'ensemble des commandements et des groupes.

Normes et directives de communications du MDN et des FAC

5.3 Sous la direction du DGAP, le Comité de gestion des communications ministérielles (CGCM) doit créer et maintenir les normes de communications ministérielles du MDN et des FC : Normes et lignes directrices relatives aux productions audiovisuelles et multimédias, normes applicables aux communications publiques et aux communications internes.

5.4 Les normes de communications ministérielles du MDN et des FC : Normes et lignes directrices relatives aux productions audiovisuelles et multimédias doivent établir les normes et les lignes directrices du MDN et des FAC pour tout ce qui concerne :

1. la production audiovisuelle et multimédia;
2. l'image de marque et l'édition;
3. les grands programmes de communications internes;
4. les expositions;
5. l'imagerie et la photographie d'AP;
6. Internet et Intranet;
7. l'appui accordé par les AP à l'industrie cinématographique.

5.5 Toutes les communications publiques et tous les grands programmes de communications internes du MDN et des FAC doivent respecter les normes de communications ministérielles du MDN et des FC : Normes et lignes directrices relatives aux productions audiovisuelles et multimédias.

Publicité et recherche

5.6 Tous les ministères et organismes fédéraux doivent obtenir un numéro d'autorisation de contrat du Secteur de la publicité et de la recherche sur l'opinion publique (SPROP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) avant d'offrir des contrats de services de publicité ou de sondage d'opinion.

5.7 Au sein du MDN et des FAC, seule l'organisation du DGAP est autorisée à communiquer avec le SPROP dans le but d'obtenir des numéros d'autorisation de contrat. Les membres des FC et les employés du MDN doivent :

1. présenter leurs projets de publicité ou de recherche sur l'opinion publique au DGAP avant de les mettre en œuvre;
2. fournir une copie des résultats de tous leurs projets de recherche en AP au DGAP, afin de faciliter le partage des données de recherche entre les commandements et les groupes, conformément à la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement.

5.8 Pour sa part, le DGAP doit évaluer les résultats des recherches en AP et présenter régulièrement des rapports à ce sujet.

Nota - Le MDN et les FAC ne doivent jamais publier des avis de nomination par quelque moyen publicitaire que ce soit.

Formation en AP

5.9 La formation en AP est essentielle pour créer et maintenir une capacité d'AP efficace partout au MDN et dans les FAC.

5.10 À cette fin :

1. tous les grands programmes d'instruction des FAC et du MDN doivent prévoir des éléments d'AP dans leur conception et dans leur exécution (cela concerne en particulier les programmes d'instruction des recrues des FAC, les programmes de perfectionnement en art du commandement et en gestion, et l'instruction préalable au déploiement);
2. les activités de formation en AP du MDN et des FAC doivent être conçues et gérées conformément aux Normes et directives de formation en affaires publiques;
3. les programmes de formation en AP et les éléments d'AP des grands programmes d'instruction des FAC et du MDN doivent être approuvés par le DGAP avant leur mise en œuvre;
4. Les commandants (cmdt) et les gestionnaires du MDN, à tous les échelons, doivent veiller à ce que les membres des FC et les employés du MDN de leur secteur de responsabilité reçoivent la formation dont ils ont besoin pour s'acquitter des tâches qui leur sont assignées selon les politiques, les ordonnances et les directives d'AP.

Approbation

5.11 Tous les programmes, tout le matériel et toutes les activités d'AP du MDN et des FAC doivent être approuvés par :

1. le ministre, le SM ou le CEMD, s'ils sont de portée nationale;
2. le CEMA ou le chef de groupe responsable, s'ils concernent un commandement ou un groupe;
3. le cmdt de l'opération, s'ils concernent une opération des FC dans une zone de déploiement donnée;
4. le cmdt du secteur, de la division, de la formation, de l'escadre, de la base ou de l'unité, selon le cas, s'ils sont de portée régionale ou locale.

6. Responsabilités

Tableau de responsabilités

6.1 Le tableau suivant présente les responsabilités associées à la présente DOAD.

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7. Lignes directrices

Tableau du processus

7.1 Le tableau suivant illustre le cycle annuel d'établissement du plan stratégique et des plans opérationnels d'AP.

8. Lignes directrices - Cycle annuel de planification des AP

9. Lignes directrices - Plan stratégique annuel d'AP

Introduction

9.1 Insérer une courte introduction décrivant l'objectif du plan (ex. : fournir des directives sur les programmes et activités d'AP prévus, au MDN et dans les FAC, au cours de la prochaine année financière).

Contexte de planification

9.2 Décrire le contexte de planification, en prenant soin de souligner :

1. les priorités du gouvernement, du Ministre, du MDN et des FAC;
2. les liens stratégiques entre ces priorités.

9.3 Décrire le contexte public, en mettant l'accent sur les données concernant les attitudes, les opinions et les préoccupations du public à l'égard :

1. du MDN et des FAC en général;
2. des priorités du MDN et des FAC;
3. des questions liées aux priorités, aux politiques, aux programmes, aux services, aux activités et aux opérations du MDN et des FAC.

Objectifs

9.4 Établir les objectifs stratégiques des programmes d'AP du MDN et des FAC pour la prochaine année financière.

Thèmes

9.5 Indiquer les thèmes sur lesquels devraient porter les programmes d'AP du MDN et des FAC.

Publics visés

9.6 Indiquer quels sont les publics-clés qui doivent être visés par les programmes d'AP du MDN et des FAC.

Priorités

1. Établir les priorités du MDN et des FAC en matière d'AP, pour aider les commandements et les groupes à juger de ce qui est plus ou moins important;
2. Fournir une orientation stratégique sur les programmes d'AP à tous les niveaux : à l'échelle nationale, dans les commandements, dans les régions et dans les théâtres d'opérations.

Produits et activités

9.7 Indiquer quelles sont les grandes initiatives d'AP du point de vue du MDN et des FAC, par exemple :

1. amélioration de la qualité des renseignements fournis au public relativement au rôle et au mandat du MDN et des FAC;
2. relations avec le Parlement, les médias, les intervenants et la communauté.

Ministre

9.8 Indiquer les produits et activités à l'intention du ministre.

Évaluation

9.9 Donner des directives sur la mesure du rendement et l'évaluation des AP, en mettant l'accent sur les activités d'évaluation du MDN et des FAC auxquelles les CEMA et les chefs de groupe pourraient vouloir participer.

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10. Lignes directrices - Modèle de plan opérationnel d'AP

Organisation

10.1 Inscrire le nom de l'organisation (ex. : Commandement de la Force terrestre)

Priorités et grandes initiatives

10.2 Énoncer clairement les priorités de l'organisation (du point de vue du commandement ou du groupe).

Énumérer les grandes initiatives du commandement ou du groupe, et en donner un bref aperçu.

10.3 Indiquer, en particulier, les initiatives qui auront des répercussions sur l'environnement public, ou qui pourraient préoccuper ou intéresser le public, les employés du MDN ou les membres des FC.

Priorités, programmes et activités d'AP

10.4 Énoncer les priorités et les objectifs d'AP de l'organisation pour l'année financière en cours, en indiquant les liens pertinents qui existent avec le plan stratégique annuel d'AP.

10.5 Indiquer les thèmes sur lesquels porteront les programmes d'AP de l'organisation..

10.6 Indiquer quels sont les publics-clés du point de vue du commandement ou du groupe.

10.7 Indiquer et décrire brièvement les activités d'AP prévues pour appuyer la mise en œuvre des priorités et grandes initiatives d'AP de l'organisation, y compris toute activité prévue dans les secteurs fonctionnels suivants :

1. la publicité;
2. la production audiovisuelle et multimédia;
3. les expositions;
4. l'imagerie et la photographie d'AP;
5. les communications internes;
6. l'édition;
7. la recherche et l'évaluation dans le domaine des AP;
8. la formation en AP.

10.8 Indiquer quels sont les programmes ou activités d'AP prévus pour appuyer les priorités du MDN ou des FAC.

Allocation des ressources

10.9 Indiquer les coûts directs de l'élaboration et de l'exécution des programmes, du matériel et des activités d'AP prévus.

10.10 Prendre soin d'inclure un sommaire, au niveau du commandement ou du groupe, des dépenses prévues dans chaque secteur fonctionnel énuméré ci-dessus (ex. : publicité, production audiovisuelle, etc.), ainsi que des dépenses prévues pour :

1. les services d'AP obtenus à contrat;
2. la diffusion d'informations sur Internet (seulement en ce qui concerne le contenu, la conception et l'édition électronique);
3. les événements publics, notamment la participation à des salons professionnels pour mousser les communications publiques.

10.11 Présenter un macrosommaire des dépenses d'AP, en indiquant les ressources affectées aux domaines suivants :

1. OAP militaires (indiquer le poste et le grade);
2. salaires versés à des civils (en dollars);
3. dépenses de fonctionnement et d'entretien (en dollars).

11. Lignes directrices - Modèle de plan AP axé sur un problème particulier / Approche en matière de communications

Objet

Déterminer le problème, le programme ou l'événement particulier sur lequel porte le plan.

Date

Numéro de l'ébauche

But

Établir les objectifs d'AP pour la mise en œuvre du programme ou de l'événement, ou la gestion du problème.

Contexte

Fournir une brève description du programme, de l'événement ou du problème.

Activités

Indiquer les activités d'AP à l'appui du programme, de l'événement ou de la gestion du problème.

Produits

Indiquer les produits et le matériel d'AP.

Ministre

Déterminer les situations où la participation du ministre est requise.

12. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Politique sur les communications du gouvernement, Conseil du Trésor, 1996
• Manuel du Programme de coordination de l'image de marque, Conseil du Trésor
• Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement, Conseil du Trésor
• DOAD 2008-0, Politique d'affaires publiques
• DOAD 6003-3, Gestion et élimination des dossiers (proposée)
• Norme de communications ministérielles du MDN et des FC : Normes et lignes directrices relatives aux productions audiovisuelles et multimédias
• Normes et directives de formation en affaires publiques
• Soutien aux sociétés cinématographiques

Autres références

• Loi sur les langues officielles
• Loi sur la protection de la vie privée
• Loi sur le droit d'auteur