DOAD 2008-0, Politique d'affaires publiques

Table des matières

Introduction
Définitions
Orientation de la politique
Principes directeurs
Délégation de pouvoirs
Références

1. Introduction

Date de publication : 1998-01-30

Date d'entrée en vigueur : 1998-03-01

Application : Cette ordonnance s'applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et cette directive s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Documents annulés :

Directive d'orientation du QGDN P/95, Communications et affaires publiques du MDN et des FC
Directive d'orientation du QGDN P/91, Communications et affaires publiques du MDN et des FC
OAFC 19-28, La fonction d'affaires publiques

Autorités approbatrices : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre (SM) et du chef d'état-major de la Défense (CEMD).

Demandes de renseignements : Sous-ministre adjoint (Affaires publiques) (SMA(AP))

2. Définitions

affaires publiques (public affairs)

Les affaires publiques (AP) désignent toutes les activités liées à l'information d'auditoires internes et externes, dont les suivantes : recherche et analyse, conseils sur les communications, planification des communications et exécution des programmes d'information.

annonce publique (public announcement)

Une annonce publique désigne toute déclaration officielle ou activité d'affaires publiques visant à informer le public d'une nouvelle initiative ou de la position du MDN ou des FAC, ou des deux, sur une politique, un programme, un service, une opération, une activité, une initiative, un problème ou une crise. Ex. : publication d'un bulletin ou d'un communiqué de presse pour informer le public d'une nouvelle politique, d'un nouveau programme, d'un nouveau service, de l'ouverture ou de la fermeture d'une base, d'un événement spécial ou encore, d'un changement dans les opérations des FAC.

matériel d'affaires publiques (public affairs material)

Le matériel d'affaires publiques désigne tous les produits d'information conçus pour appuyer les activités d'affaires publiques visant des auditoires internes ou externes.

membre des Forces canadiennes (Canadian Forces member)

Un membre des Forces canadiennes (FC) est un membre de tout élément des FC (Force régulière et Réserve), à moins d'indication contraire.

plan d'affaires publiques (public affairs plan)

Un plan d'affaires publiques est un document précis qui énonce les objectifs, les thèmes, les approches et les activités d'affaires publiques nécessaires pour appuyer la mise en ouvre d'une politique, d'un programme, d'une opération, d'une activité ou d'une initiative, ou pour gérer un problème ou une crise.

plan d'affaires publiques axé sur un problème particulier (issue-specific public affairs plan)

Un plan d'affaires publiques axé sur un problème particulier est un document qui énonce l'approche et les activités d'affaires publiques requises pour appuyer la mise en ouvre d'un programme, d'une initiative, d'une opération, d'une activité ou d'un événement, ou pour gérer une crise ou un problème particulier.

plan stratégique d'affaires publiques (strategic public affairs plan)

Le plan stratégique d'affaires publiques, publié annuellement, présente l'orientation générale des programmes et activités d'affaires publiques du MDN et des FC. Le plan énonce les objectifs, les thèmes et les principales activités d'affaires publiques du MDN et des FC. En fonction des priorités et des objectifs du gouvernement, du ministre, du MDN et des FC, il fournit des directives sur toutes les activités de planification des affaires publiques opérationnelles.

3. Orientation de la politique

Contexte

3.1 La Défense nationale, qui comprend à la fois les FAC et le MDN, est une institution canadienne unique en son genre. Elle réunit des Canadiens et des Canadiennes de toutes les régions du pays et de toutes les origines ethniques, au titre du service militaire et du service public, pour la réalisation d'une mission commune qui consiste à défendre le Canada ainsi que les valeurs et les intérêts canadiens, tout en contribuant à la paix et à la sécurité internationales.

3.2 Dans l'accomplissement de cette mission, le rôle des Affaires publiques (AP) consiste à sensibiliser les Canadiens et les Canadiennes au rôle, au mandat et aux activités des FAC et du MDN, ainsi qu'aux contributions que les FAC et le MDN apportent à la société canadienne et à la communauté internationale.

3.3 La population canadienne s'attend, à juste titre, à être tenue au courant de ce que les hommes et les femmes des FAC et du MDN accomplissent en son nom. Le public appuiera les FAC et le MDN s'il comprend que les FAC et le MDN jouent un rôle important au pays et à l'étranger. La confiance du public, par ailleurs, est acquise lorsque les FAC et le MDN réussissent à remplir leur mandat de façon ouverte, transparente, et conforme aux valeurs et aux attentes de la population.

3.4 Bref, les FAC et le MDN obtiennent l'appui et la confiance du public lorsqu'ils agissent et informent de façon appropriée.

3.5 La politique d'AP vise à garantir que le public est bien informé et tenu au courant du rôle, du mandat, des activités des opérations et des contributions du MDN et des FAC. Elle est conçue pour établir et articuler les principes directeurs, les autorisations, les obligations de rendre compte, les responsabilités, les exigences et les lignes directrices d'AP à l'intention des membres des FC et des employés du MDN, à tous les échelons, de façon à les aider à bâtir et entretenir de solides rapports entre les FAC, le MDN et le public.

3.6 Pour atteindre ces objectifs, la politique d'AP établit une approche moderne, progressive et professionnelle qui favorise activement l'ouverture et la transparence, intègre les affaires publiques aux activités et opérations des FAC et du MDN à tous les échelons, délègue les pouvoirs, et habilite les membres des FC et les employés du MDN à s'adresser plus ouvertement à la population au sujet de leur travail et de leur importance pour le Canada et la communauté internationale.

Énoncé de politique

3.7 La politique du MDN et les FAC consiste à :

informer le public de leurs politiques, programmes, services, activités, opérations et initiatives d'une manière précise, complète, objective, opportune, pertinente, compréhensible, ouverte et transparente, dans les limites imposées par la loi;
tenir compte des opinions et préoccupations du public lorsqu'ils planifient, élaborent et mettent en oeuvre des politiques, programmes, services et opérations;
intégrer complètement les AP dans le processus décisionnel en ce qui concerne l'élaboration des politiques, la conception des programmes, la prestation des services et les opérations militaires;
coordonner la planification des AP et l'exécution des programmes, y compris les communications internes, à l'intérieur d'un cadre ministériel fondé sur un partenariat entre les commandants (cmdt), les gestionnaires du MDN et les professionnels des AP.

Exigences

3.8 Les FAC et le MDN doivent :

incorporer les principes d'ouverture, de transparence et d'accessibilité dans leurs opérations et activités courantes, tout en respectant les restrictions imposées par les lois et les règlements;
incorporer à la chaîne de commandement des FAC et du MDN la responsabilité d'intégrer pleinement les AP, y compris les communications internes, au processus décisionnel pour tout ce qui concerne l'élaboration des politiques, la conception des programmes, la prestation des services ainsi que la doctrine et les opérations militaires;
énoncer et communiquer les responsabilités en matière d'AP à tous les échelons des FAC et du MDN, pour faire en sorte que les rôles et responsabilités de tous les membres des FC et employés du MDN soient clairement définis et compris;
établir des procédures claires pour gérer de façon proactive les situations et les crises qui exigent, en priorité, que les problèmes soient identifiés, que des solutions soient mises en oeuvre rapidement et que la population soit avisée sans tarder, de façon complète et précise, des mesures adoptées par les FAC ou le MDN, et des raisons pour lesquelles ces mesures ont été prises;
intégrer les principes directeurs et les exigences de la politique d'AP à la doctrine militaire, à la planification militaire, au processus décisionnel et à l'exécution des opérations des FAC;
incorporer des éléments d'AP dans la formation préalable au déploiement et dans les grands programmes d'instruction pour les nouvelles recrues, les aspirants-officiers, et les stagiaires des cours de leadership et de gestion;
établir des exigences, des procédures et des normes pour la publicité, la production audiovisuelle et multimédia, les communications internes, la recherche dans le domaine des AP, la publication, la diffusion sur Internet, ainsi que la formation et l'éducation en matière d'AP, de sorte que les programmes et activités d'AP soient planifiés et exécutés d'une manière rentable et conforme aux pratiques modernes et aux normes fédérales relatives à l'image de marque;
examiner et mettre à jour, tous les cinq ans, le cadre de la politique d'AP et les ordonnances et directives qui s'y rattachent.

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4. Principes directeurs

Lois, règlements et politiques

4.1 Les employés du MDN et les membres des FC, à tous les échelons, doivent gérer leurs programmes et activités d'AP conformément aux principes et aux exigences des lois et politiques fédérales, notamment :

la Loi sur la défense nationale;
la Loi sur les langues officielles;
la Loi sur l'accès à l'information;
la Loi sur la protection des renseignements personnels;
la Loi sur le droit d'auteur;
la Loi sur les secrets officiels;
la Loi sur la preuve au Canada;
la Loi sur la gestion des finances publiques;
la Politique sur les communications du gouvernement;
les règlements du MDN et des FAC concernant la sécurité.

4.2 Les membres des FC doivent également se conformer aux principes et exigences des Ordonnances et règlements royaux applicables aux FC (ORFC), plus précisément :

l'article 19.14 des ORFC, Commentaires déplacés;
l'article 19.36 des ORFC, Divulgation de renseignements ou d'opinion;
l'article 24.02, Communiqués de presse au sujet des pertes.

Ouverture et transparence

4.3 Les membres des FC et les employés du MDN font face à de sérieux défis dans leurs efforts pour renseigner la population et respecter le droit du public à l'information, tout en se conformant aux lois qui restreignent le droit de divulguer des renseignements détaillés sur :

les particuliers (Loi sur la protection des renseignements personnels);
les éléments «sensibles» des opérations militaires (Loi sur la défense nationale et Loi sur les secrets officiels);
les causes devant les tribunaux (Loi sur la preuve au Canada et Charte des droits et libertés).

4.4 Bien que ces restrictions d'ordre juridique leur interdisent de faire preuve d'une ouverture totale, le MDN et les FAC doivent s'efforcer d'être aussi ouverts et transparents que possible dans les limites imposées par la loi.

4.5 À cette fin, les membres des FC et les employés du MDN, à tous les niveaux, devront gérer leurs programmes et activités de manière à :

maximiser l'accès du public et des médias à l'information concernant les politiques, programmes, services, opérations et initiatives du MDN et des FAC, dans les délais requis et dans les limites imposées par la loi;
minimiser les besoins du public et des médias à recourir à la Loi sur l'accès à l'information pour obtenir des renseignements du MDN ou des FAC;
se conformer à l'esprit et à la lettre de la Loi sur l'accès à l'information.

Obligation de rendre compte

4.6 Tous les membres des FC et les employés du MDN, quel que soit leur grade ou leur niveau, doivent répondre, devant leur supérieur, de l'exactitude de l'information qu'ils fournissent au public.

Responsabilité

4.7 Les AP, y compris les communications internes, sont une responsabilité de la chaîne de commandement des FAC et du MDN, et elles doivent disposer des ressources requises et être parfaitement intégrées au processus décisionnel en ce qui concerne l'élaboration des politiques, la conception des programmes, la prestation des services et les opérations militaires.

4.8 À cette fin, les chefs de groupe et les chefs d'état-major des armées (CEMA) doivent :

se familiariser avec les politiques, ordonnances, directives et priorités stratégiques relatives aux AP;
veiller à ce que le volet AP de leurs programmes, opérations ou activités dispose des ressources nécessaires pour appuyer les opérations ou l'exécution des politiques, des programmes et des services.

4.9 Les chefs de groupe doivent :

s'assurer que leurs gestionnaires de dossiers d'AP font partie des comités de gestion des groupes ou services;
permettre à leurs gestionnaires de dossiers d'AP d'avoir accès à l'information dont ils ont besoin pour participer efficacement au processus décisionnel et pour donner des conseils sur l'impact des décisions en matière d'AP.

4.10 Les CEMA doivent :

veiller à ce que l'officier des affaires publiques (OAP) principal affecté à un commandement, un secteur, une division, une escadre, une base ou une unité relève directement du cmdt, et fasse partie de tous les forums, comités ou groupes de travail chargés de prendre des décisions-clés;
permettre à l'OAP principal d'avoir accès à l'information dont il a besoin pour participer efficacement au processus décisionnel et pour donner des conseils sur l'impact des décisions en matière d'AP;
intégrer à la doctrine militaire les principes, exigences et objectifs de la politique d'AP du MDN et des FAC, et des ordonnances qui s'y rattachent.

Souplesse, mais intégration

4.11 Les cmdt et les gestionnaires du MDN, appuyés par les OAP ou les gestionnaires de dossiers d'AP, doivent s'assurer que le volet AP de leurs programmes, opérations ou activités correspond aux besoins des auditoires visés et qu'il :

concorde avec les priorités de leur commandement ou groupe;
contribue à la réalisation des objectifs des FAC et du MDN;
contribue à sensibiliser le public à l'action des FAC et du MDN;
est évalué selon les méthodes de mesure de rendement des FAC et du MDN.

Communications internes

4.12 Plus que toute autre fonction, peut-être, les communications internes sont une responsabilité collective qui appartient au personnel du MDN et des FAC, à tous les échelons.

4.13 Chaque membre des FC ou employé du MDN a la responsabilité d'informer ses collègues de l'impact de ses activités sur son unité, sa division, sa base ou sa section. De leur côté, les cmdt et les gestionnaires du MDN doivent informer le personnel des FAC et du MDN des politiques, programmes, services et activités qui ont une influence majeure sur les FAC et le MDN.

4.14 Ainsi, les communications internes sont un élément vital des AP. Chaque membre des FC ou employé du MDN contribue à la compréhension qu'a le public de ce que les FAC et le MDN font pour la population. Pour communiquer efficacement avec le public, cependant, les membres des FC et les employés du MDN doivent être bien informés.

4.15 À cette fin, les communications internes sont une responsabilité de la chaîne de commandement des FAC et du MDN, et elles doivent être parfaitement intégrées à la planification des AP et à l'exécution des programmes.

4.16 Dans l'exercice de leurs responsabilités en matière de communications internes, les cmdt et les gestionnaires du MDN doivent :

intégrer les communications internes à leurs plans d'AP;
veiller à ce que l'élément « communications internes » de leurs programmes, opérations et activités dispose des ressources pour atteindre les objectifs établis;
inclure les communications internes dans la mise en oeuvre des programmes d'AP.

Valeurs et pratiques modernes

4.17 Les cmdt et les gestionnaires du MDN doivent s'assurer :

que leur matériel et leurs activités d'AP reflètent les valeurs de la société, notamment l'élimination des stéréotypes sexuels et la représentation équitable des différents groupes d'âge, des deux sexes et des différents groupes ethniques;
qu'une proportion des dépenses annuelles d'AP est consacrée à la production de matériel d'AP pour les personnes aveugles ou ayant une déficience visuelle ou pour les autres personnes qui sont incapables de lire des imprimés conventionnels ou d'utiliser d'autres moyens;
que les renseignements mis à la disposition du public sont aussi clairs et concis que possible, dans une forme qui répond aux besoins du public, et dans les deux langues officielles.

4.18 Les cmdt et les gestionnaires du MDN doivent également s'assurer que le matériel d'AP est offert ou diffusé :

simultanément en anglais et en français, chaque langue étant traitée également sur le plan de l'importance et de la qualité linguistique, conformément aux dispositions de la DOAD 5039-0, Politique sur les langues officielles;
simultanément dans toutes les régions du Canada lorsque le contenu de l'information est de portée ou de nature nationale (l'information de portée ou de nature régionale ou locale peut être diffusée en région ou localement, selon le cas);
d'une manière qui est conforme au caractère multiculturel du Canada (cela peut signifier qu'il faut produire du matériel d'AP dans des langues autres que les deux langues officielles).

Formation

4.19 Les cmdt et les gestionnaires du MDN doivent veiller à ce que les membres des FC et les employés du MDN reçoivent la formation requise pour accomplir les tâches qui leur sont confiées, conformément aux politiques, ordonnances et directives d'AP.

Image de marque fédérale et ministérielle

4.20 Tout le matériel d'AP du MDN et des FAC doit satisfaire aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque ainsi qu'aux Normes de communications du MDN et des FC (à élaborer).

Liens nationaux

4.21 Le MDN et les FAC, comme tous les ministères, organismes et établissements fédéraux, ont la responsabilité de soutenir les efforts globaux du gouvernement du Canada pour expliquer les décisions du Parlement à la population.

4.22 Pour cette raison, tous les plans, matériels ou activités d'affaires publiques du MDN doivent, le cas échéant :

tenir compte des priorités et objectifs généraux du gouvernement;
profiter des occasions qui sont offertes d'expliquer à la population la façon dont les initiatives du MDN et des FAC soutiennent les priorités et objectifs du gouvernement ou la façon dont les programmes et activités du MDN et des FC sont liés à d'autres programmes gouvernementaux ou les soutiennent, comme la politique étrangère et l'aide au développement international;
profiter des occasions qui sont offertes de travailler en partenariat avec d'autres ministères et organismes lorsqu'on communique avec le public afin de réduire le double emploi ainsi que les coûts.