DOAD 5047-1, Bureau de l'ombudsman

Table des matières

1. Introduction
2. Définition
3. Aperçu
4. Principes directeurs

1. Introduction

Date de publication : 1999-08-17

Date de la dernière modification : 2001-09-05

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Autorités approbatrices : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre (SM) et du chef d'état-major de la Défense (CEMD)

2. Définition

Ombudsman (Ombudsman)

L'Ombudsman est la personne désignée en vertu de l'article 5 de la Loi sur la défense nationale à titre d'ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes.

3. Aperçu

Contexte

3.1 En tant qu'institution, le MDN et les FAC, à tous les niveaux décisionnels, se sont engagés à fournir à l'ombudsman et à son personnel, conformément à la loi et suivant les exigences opérationnelles et de sécurité, tout le soutien, toute l'aide et toute la collaboration nécessaires pour exécuter le mandat énoncé dans les Directives ministérielles concernant l'ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes figurant à l'annexe A.

4. Principes directeurs

Précision

4.1 Les Directives figurant à l'annexe A sont une ordonnance qui s'applique aux membres des FAC et une directive qui s'applique aux employés du MDN.

Interprétation

4.2 Les indications relatives à l'interprétation du mandat de l'ombudsman aux termes de l'article 15 des Directives figurent à l'annexe B.

Inobservation

4.3 Les preuves ou une plainte que la présente DOAD ou toute disposition figurant à l' annexe A ont été enfreintes doivent être communiquées au commandant ou au gestionnaire compétent, qui évaluera le besoin de mener une enquête plus poussée, notamment une enquête policière.

4.4 Les membres des FAC et les employés du MDN qui ne se conforment pas à la présente DOAD et toute disposition figurant à l'annexe A peuvent faire l'objet de mesures administratives et disciplinaires.

Annexe A - DIRECTIVES MINISTÉRIELLES CONCERNANT L'OMBUDSMAN DE LA DÉFENSE NATIONALE ET DES FORCES CANADIENNES

le 29 août 2001

Interprétation

1. Les présentes directives ne peuvent être interprétées de manière à restreindre la compétence du ministre relative aux demandes ou lignes directrices qu'il pourrait communiquer à l'ombudsman sur des questions liées au ministère de la Défense nationale (MDN) et aux Forces canadiennes (FC).

2. Les intertitres contenues dans ces directives sont incluses pour aider l'organisations des présentes dispositions et ne sont pas destinées à influencer l'interprétation des ses articles ou paragraphes.

Mandat et fonctions générales de l'ombudsman

3. (1) L'ombudsman doit, au nom du ministre,

a) agir comme conseiller neutre et objectif, médiateur, enquêteur et reporteur pour les questions relatives au MDN et aux FC;

b) constituer une source directe d'information, d'orientation et d'éducation pouvant diriger les gens vers les services d'aide et de redressement de griefs déjà en place au sein du MDN et des FC;

c) contribuer à améliorer, de manière substantielle et durable, le bien-être des employés et des militaires au sein du MDN et des FC.

(2) L'ombudsman exerce ses fonctions en dehors de la chaîne de commandement et de la structure de direction du MDN et des FC. Il relève directement du ministre de la Défense nationale, à qui il doit rendre des comptes.

(3) S'il reçoit une plainte au sujet de la manière dont sont traitées une plainte ou des plaintes, par le biais ou selon les mécanismes actuels visés au paragraphe 13(1), l'ombudsman peut examiner uniquement le processus, dans le but de s'assurer que l'individu ou les individus sont traités d'une manière juste et équitable.

(4) Pendant la tenue d'une enquête aux termes du paragraphe (3), l'ombudsman ne doit pas agir de manière à nuire ou à entraver l'autorité responsable de l'administration du mécanisme en place dans l'accomplissement, prévu par la loi, des fonctions de l'autorité.

4. L'ombudsman

a) doit faire enquête sur toute affaire faisant l'objet d'une demande écrite de la part du ministre;

b) peut, de son propre chef, faire enquête sur toute question relative au MDN ou aux FC, sous réserve des présentes directives, après en avoir informé le ministre.

5. L'ombudsman est tenu de respecter toute directive générale en matière de politique publiée émanant du ministre, y compris les directives qui ont une incidence sur ses activités.

6. L'ombudsman est responsable de ses propres communications et relations avec les médias. Le directeur général des Affaires publiques du MDN doit être disponible, à la demande de l'ombudsman, pour offrir de l'assistance à cet égard.

Délégation

7. L'ombudsman peut déléguer à tout membre de son personnel n'importe lequel des tâches, fonctions ou pouvoirs énoncés dans les présentes directives, à l'exception du pouvoir de délégation et du pouvoir ou devoir de produire des rapports aux termes de l'article 38.

Personnel, représentant et conseillers

8. Lors de leur nomination, les membres du Bureau de l'ombudsman devront prêter serment de discrétion.

9. Sauf disposition contraire, ou si le contexte exige une interprétation différente, les dispositions des présentes directives relatives à l'ombudsman s'appliquent également au représentant et au personnel de l'ombudsman exerçant des tâches ou des fonctions au nom de ce dernier.

10. Sous réserve des dispositions du cadre administratif établi par le ministre au regard du Bureau de l'ombudsman, ce dernier peut retenir les services de conseillers techniques et professionnels, si, de son avis, cela s'avère nécessaire à la bonne conduite de ses activités.

Budget

11. Le budget du Bureau de l'ombudsman doit faire l'objet d'un poste distinct dans les prévisions budgétaires du MDN et être énoncé dans le rapport annuel préparé par l'ombudsman conformément à l'alinéa 38(1)a).

Droit de formuler une plainte

12. Les personnes suivantes peuvent porter plainte au Bureau de l'ombudsman, directement et gratuitement, si l'objet de la plainte vise directement

a) un militaire actif ou à la retraite;

b) un membre actif ou un ex-membre des Cadets;

c) un employé ou un ex-employé;

d) un employé ou un ex-employé des fonds non publics des FC;

e) une personne qui présente une demande d'enrôlement;

f) un membre de la famille immédiate de la personne visée aux alinéas a) à e);

g) une personne qui, d'après la loi ou un accord entre le Canada et l'État dans les forces armées duquel elle sert, est affectée comme officier ou militaire du rang aux Forces canadiennes ou détachée auprès de celles-ci.

Mécanismes existants

13. (1) Sauf lorsque les circonstances l'exigent, l'ombudsman ne doit traiter aucune plainte soumise par une personne qui ne s'est pas d'abord prévalue, dans les délais prescrits, de l'un ou l'autre des mécanismes existants qui sont mis à sa disposition, à savoir :

a) la procédure de redressement de griefs des FC;

b) la procédure de règlement des griefs et de traitement des plaintes de la fonction publique;

c) le Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité;

d) la procédure de traitement des plaintes aux termes de la partie IV de la Loi sur la défense nationale.

(2) Pour déterminer si les circonstances l'exigent aux termes du paragraphe (1), l'ombudsman doit examiner si

a) l'accès à un mécanisme de traitement des plaintes causera un préjudice indu à un plaignant;

b) la plainte soulève des problèmes d'ordre systémique;

c) le plaignant et l'autorité compétente s'entendent pour transmettre la plainte au Bureau de l'ombudsman.

(3) Aux fins de l'alinéa (1)b), la procédure de règlement des griefs et de traitement des plaintes de la fonction publique englobe des mécanismes officiels de traitement des plaintes et des droits d'appel en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, les droits de grief et d'appel en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les procédures d'examen et d'appel reliées à l'indemnisation des accidentés du travail selon la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État et les droits d'appel auprès des comités d'examen de la gestion des régimes dentaire et de soins de santé de la fonction publique.

Restrictions

14. L'ombudsman ne doit enquêter sur aucune plainte ou question relative :

a) à un juge militaire, une cour martiale ou un procès sommaire;

b) à l'exercice du pouvoir discrétionnaire de déposer des accusations par la chaîne de commandement, le Service national des enquêtes des FC ou par le directeur des Poursuites militaires;

c) aux questions relevant de la compétence exclusive du Conseil du Trésor à titre d'employeur et d'agent de négociation, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique;

d) à l'examen des activités de renseignement électromagnétique étranger et de sécurité des technologies de l'information menées par le Centre de la sécurité des télécommunications;

e) aux événements survenus avant le 15 juin 1998, sauf si le ministre est d'avis qu'il est dans l'intérêt du public, ainsi que dans l'intérêt des employés ou des militaires du MDN ou des FC en général, que l'ombudsman examine la question;

f) à la prestation d'avis juridiques par toute personne agissant à titre de conseiller juridique pour le MDN ou les FC, des employés du MDN ou des membres des FC ou de la Couronne sur quelque question ou procédure que ce soit;

g) à la conduite professionnelle et aux normes professionnelles relevant de la juridiction du barreau d'une province;

h) à la police militaire et qui est traitée aux termes de la partie IV de la Loi.

15. L'ombudsman n'est pas censé exercer les fonctions de la police militaire lors d'une enquête sur toute affaire dans laquelle une allégation d'activité criminelle pourrait être soulevée.

16. Si l'objet d'une plainte qu'il examine est du ressort du ministère des Anciens combattants ou du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), l'ombudsman doit s'abstenir de traiter la plainte, qu'il doit transmettre plutôt au ministère des Anciens combattants. Le cas échéant, l'ombudsman doit informer le plaignant de cette décision.

Disposition et examen des plaintes

17. L'ombudsman doit tenter de résoudre les problèmes au niveau où ils peuvent être réglés le plus efficacement possible et faire des recommandations au plus bas niveau décisionnel capable d'apporter les changements qu'il juge nécessaires.

18. (1) S'il juge qu'il en va de l'intérêt public, l'ombudsman peut refuser d'examiner une plainte ou interrompre son travail à n'importe quelle étape du processus d'examen d'une plainte.

(2) Aux fins du paragraphe (1), l'ombudsman doit tenir compte des facteurs suivants :

a) le caractère frivole ou vexatoire de la plainte;

b) la possibilité que la question ne touche pas d'assez près le plaignant;

c) la date de la plainte;

d) le délai écoulé entre le moment où le plaignant s'est rendu compte de la situation donnant lieu à la plainte et le moment où la plainte a été reçue par le Bureau de l'ombudsman;

e) la nécessité de faire une utilisation judicieuse et efficace des ressources du Bureau de l'ombudsman.

19.(1) Aux termes des articles 14 et 15, l'ombudsman peut signaler des plaintes d'abus ou de retard au sujet l'administration :

a) du code de discipline militaire à l'autorité compétente, y compris le chef d'état-major de la défense (CEMD), le juge-avocat général, le prévôt ou la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire;

b) des méthodes de discipline de la fonction publique à l'autorité compétente, y compris le sous-ministre.

(2) L'autorité compétente devrait informer l'ombudsman de toute mesure prise en vue de remédier à l'abus ou au retard en question.

20. (1) Si une enquête s'avère nécessaire pour que l'ombudsman exécute son mandat suite à une plainte qu'il a reçue, l'ombudsman doit effectuer un examen approfondi de la plainte.

(2) L'ombudsman doit tenter, avec l'entière collaboration de toutes les parties, de conclure son enquête dans les soixante jours suivant la date du début des travaux.

21. (1) Si, au regard d'une plainte, l'ombudsman conclut que la tenue d'une enquête officielle s'avère nécessaire et appropriée, y compris la convocation d'une Commission d'enquête aux termes du paragraphe 45(1) de la Loi, il pourra soumettre le dossier à l'autorité compétente.

(2) L'autorité compétente doit :

a) communiquer les résultats de cette enquête à l'ombudsman, notamment les mesures adoptées, et renvoyer la question à l'ombudsman, qui doit veiller à y donner suite de la manière qui lui semble opportune, conformément aux présentes directives;

b) si elle décide de ne pas tenir une enquête officielle, informer l'ombudsman des faits et des motifs qui justifient cette décision.

Unité déployées à l'étranger

22. (1) S'il fait enquête sur une affaire touchant les opérations d'une unité déployée à l'étranger, l'ombudsman doit :

a) aviser le commandant du contingent avant le début de l'enquête;

b) informer le commandant du contingent ou son représentant de la progression de l'enquête;

c) demander au commandant du contingent ou à son représentant de désigner un agent de liaison qui pourra agir en son nom et qui informera l'ombudsman des répercussions que pourrait avoir l'enquête sur la mission opérationnelle;

d) effectuer son enquête en veillant à atténuer les répercussions de celle-ci sur l'efficacité opérationnelle du contingent;

e) demander au besoin l'avis du commandant du contingent ou de son représentant au regard des questions soulevées aux termes de l'alinéa d).

(2) L'ombudsman visitera le théâtre des opérations que s'il existe un besoin grave et urgent découlant de la nécessité de protéger les militaires des unités déployées.

(3) Il incombera au CEMD d'évaluer la gravité et l'urgence du besoin évoqué au paragraphe (2), à la lumière des priorités parallèles, y compris le besoin d'appuyer les activités de l'ombudsman, la nécessité d'éviter les mesures ayant des répercussions sur les priorités opérationnelles et le besoin d'assurer la sécurité de tous les membres du personnel.

(4) Les enquêtes de l'ombudsman ne doivent pas entraver la mission opérationnelle des commandants de contingent. Elles doivent néanmoins être crédibles et adaptées aux besoins et être menées avec indépendance et professionnalisme.

(5) Si l'obligation de mener une enquête sans entraver la mission opérationnelle d'un contingent pose des problèmes qui ne peuvent être résolus à la satisfaction de l'ombudsman et du commandant du contingent, ce dernier pourra soumettre l'affaire au CEMD pour directives.

(6) Les paragraphes (1) à (5) s'appliquent à toute enquête de l'ombudsman relative aux activités d'une unité déployée dans le cadre d'opérations menées au Canada, à cette exception près que toute mention du commandant de contingent visera plutôt le commandant de la force interarmées.

Acte criminel ou infraction au code de discipline militaire

23. (1) Si, à n'importe quel moment, lors du traitement d'une plainte, l'ombudsman constate qu'il y a preuve :

a) qu'un employé ou un militaire a commis un acte criminel ou a enfreint le code de discipline militaire, l'ombudsman peut signaler la question au prévôt;

b) qu'une personne non assujettie au code de discipline militaire a commis un acte criminel, l'ombudsman peut signaler la question à l'autorité compétente.

(2) Lorsque l'ombudsman enquête sur une question liée à une enquête menée par la police militaire à propos d'une infraction présumée au Code criminel ou au code de discipline militaire, le Grand prévôt a préséance lorsqu'il s'agit d'interroger les témoins.

Accès et confidentialité

24. (1)L'ombudsman peut se voir refuser l'accès à de l'information pour des raisons de sécurité, conformément à la politique du gouvernement en matière de sécurité.

(2) L'ombudsman peut se voir refuser l'accès à des installations, à des employés, à des militaires ou à des renseignements seulement pendant le temps que cette mesure est justifiée par des besoins opérationnels.

(3) Si une personne refuse de permettre l'accès aux installations, employés, militaires ou renseignements à l'ombudsman parce que des exigences juridiques ou des priorités contraignantes en matière d'opérations ou de sécurité l'en empêchent, l'ombudsman peut demander que les motifs de ce refus soient étudiés par l'autorité compétente :

a) soit jusqu'au niveau du CEMD, lorsque le refus est fondé sur les besoins opérationnels;

b) soit jusqu'au niveau du CEMD ou du sous-ministre, lorsque le refus est lié aux besoins en matière de sécurité.

(4) Si l'ombudsman n'est pas satisfait des explications fournies par l'autorité compétente pour justifier le refus de lui autoriser l'accès aux installations, aux employés, aux militaires ou aux renseignements, l'ombudsman peut, après avoir donné un avis raisonnable au ministre, soumettre un rapport aux termes de l'article 38 pour faire connaître ses inquiétudes relativement au fait qu'il s'est vu refuser l'accès.

25. (1)L'accès de l'ombudsman à un document, un dossier ou un membre du personnel ne doit être subordonné qu'aux privilèges que confèrent les lois, politiques et privilèges énoncés à l'annexe 1 du présent document.

(2) Les documents, les dossiers et les renseignements reçus par l'ombudsman doivent être traités en conformité avec les privilèges que confèrent les lois et politiques énoncées à l'annexe 2 du présent document.

26. Les communications entre l'ombudsman et une personne ne sont pas assujetties aux restrictions dont cette personne pourrait faire l'objet relativement à l'envoi de lettres, de documents ou de pièces de correspondance ainsi qu'à la possibilité de recevoir ou de faire des appels téléphoniques.

27. (1)Le Bureau de l'ombudsman doit exercer ses activités en toute sûreté et confidentialité de façon à protéger l'information reçue dans la conduite de ses activités

(2) Sauf dans les cas où la loi l'autorise,

a) aucune communication ou information de quelque nature que ce soit ne doit être divulguée par l'ombudsman, sauf si ce dernier juge que cela s'avère nécessaire aux fins de la conduite d'une enquête ou de la présentation d'un rapport, ou pour tout autre motif légitime, conformément aux présentes directives;

b) toute communication entre l'ombudsman et une personne quelconque ayant trait au travail ou à l'exercice des fonctions de l'ombudsman est privée et confidentielle.

Assistance à l'ombudsman

28. (1) En tant qu'institutions, à tous les niveaux décisionnels, le MDN et les FC doivent fournir à l'ombudsman et à son personnel tout le soutien, toute l'aide et toute la collaboration nécessaires au travail de l'ombudsman et à l'exercice de ses fonctions, conformément à la loi et suivant les exigences opérationnelles et exigences de sécurité pertinentes.

(2) Les employés et les militaires doivent faciliter le travail de l'ombudsman, à moins que des exigences juridiques ou des priorités contraignantes en matière d'opérations ou de sécurité n'en décident autrement.

(3) Aux termes du présent article, le fait de collaborer pleinement avec l'ombudsman et de faciliter son travail signifie lui fournir, dans des délais raisonnables compte tenu des circonstances, y compris les exigences juridiques ou les priorités en matière d'opérations ou de sécurité pertinentes

a) un accès direct aux employés et aux militaires, ainsi qu'aux installations;

b) des renseignements;

c) des exemplaires de document ou autre.

(4) S'il est impossible de répondre à une demande d'information ou d'aide soumise par l'ombudsman, la personne responsable doit en faire part au commandant du commandement, au chef de groupe ou au gestionnaire supérieur, selon le cas, dans un délai raisonnable, compte tenu des circonstances.

(5) Un employé ou militaire qui reçoit une demande directement de l'ombudsman, peut consulter son commandant ou gestionnaire dans des délais raisonnables, compte tenu des circonstances, d'une manière qui ne retarde pas indûment le travail de l'ombudsman ou l'exercice de ses fonctions en rapport avec le dossier à l'étude

29. Dans la mesure où les exigences opérationnelles le permettent, et si l'ombudsman en fait la demande, le MDN et les FC doivent mettre du personnel à la disposition de l'ombudsman afin que ce dernier ait accès aux connaissances ou aux compétences spécialisées nécessaires à son travail.

30. (1) La police militaire doit, lorsque l'ombudsman lui en fait la demande, fournir à ce dernier des copies des documents et des renseignements au sujet de l'enquête qui a été ou qui est menée par la police militaire relativement à une affaire dans l'un ou l'autre cas suivant :

a) l'enquête est terminée;

b) en autorisant à l'ombudsman d'accéder à ces documents, on ne risque pas de nuire au déroulement de l'enquête ou de compromettre celle-ci.

(2) Quand une demande d'accès à des documents ou renseignements est refusée, le prévôt doit fournir à l'ombudsman, un rapport expliquant pourquoi cette demande d'accès entraverait ou compromettrait l'enquête.

Refus ou manquement au sujet de l'assistance à l'ombudsman

31. (1) Les employés ou les militaires ne peuvent délibérément, sans raison légitime :

a) refuser ou omettre d'accéder à toute demande légitime présentée par l'ombudsman à l'appui de son travail ou dans l'exercice de ses fonctions;

b) faire une fausse déclaration ou tenter de tromper l'ombudsman dans son travail ou dans l'exercice de ses fonctions;

c) omettre d'acheminer sans délai au Bureau de l'ombudsman, sans l'avoir ouverte ou lue, toute communication directe adressée à l'ombudsman par une personne :

(i) qui réside dans une base, qui est avec une escadre ou une formation des FC, qui a été déployée par les FC ou qui est un membre de sa famille;

(ii) qui est détenue, incarcérée ou hospitalisée;

d) omettre d'acheminer sans délai, sans les avoir ouvertes ou lues, les communications qu'adresse l'ombudsman à une personne mentionnée à l'alinéa c);

e) intercepter, par voie électronique ou autre, les communications entre l'ombudsman et toute personne en rapport avec les tâches ou les fonctions de l'ombudsman;

f) obtenir les relevés des communications internes et externes provenant du Bureau de l'ombudsman ou adressées à ce dernier;

g) obtenir l'accès à des installations électroniques et de mise en mémoire de données qui ont trait au travail ou à l'exercice des fonctions de l'ombudsman et qui ne font pas partie des installations fournies au Bureau de l'ombudsman par le MDN ou les FC;

h) prendre des mesures pour violer la confidentialité des communications de l'ombudsman ou des renseignements que ce dernier a en sa possession;

i) faire preuve de discrimination à l'endroit d'une personne, user de représailles envers elle, tenter de lui nuire ou lui imposer des sanctions parce qu'elle a, de bonne foi, déposé une plainte auprès de l'ombudsman ou collaboré de manière légitime avec l'ombudsman dans son travail ou dans l'exercice de ses fonctions;

j) faire des commentaires que toute personne raisonnable reconnaîtrait comme susceptibles de compromettre un examen ou une enquête de l'ombudsman ou de nuire à l'intégrité de cet examen ou enquête.

(2) Toute infraction aux dispositions du paragraphe (1) sera considérée comme ayant nuit au travail ou à l'exercice des fonctions obligatoires de l'ombudsman ou l'ayant entravé.

32. (1) Si l'ombudsman juge qu'un employé ou un militaire a refusé de l'aider dans son travail ou de pleinement collaborer avec lui, ou a tenté de lui faire obstacle, de lui nuire ou d'entraver de quelque autre façon son travail ou l'exercice de ses fonctions obligatoires, l'ombudsman doit rendre compte de l'affaire à l'autorité responsable de cette personne, qu'il s'agisse du sous-ministre, du CEMD ou du prévôt. L'ombudsman peut faire toute recommandation qu'il juge pertinente dans cette affaire.

(2) L'autorité mentionnée au paragraphe (1) à qui l'ombudsman doit faire rapport est tenue d'informer ce dernier des mesures qui ont été prises ou qui seront prises en réponse à la situation, y compris les motifs de la prise de telles mesures, le cas échéant, ou les motifs de la décision de ne pas prendre de telles mesures si celles-ci ne sont pas jugées nécessaires.

(3) Si le rapport fait par l'ombudsman aux termes du présent article pousse un individu ou un organisme à faire enquête, ce dernier devra fournir à l'ombudsman un rapport d'enquête et les motifs des recommandations, des décisions ou des mesures prises suite à cette enquête.

33. Si, dans le cadre d'une affaire, l'ombudsman juge que ses pouvoirs d'enquête ont été substantiellement affaiblis et qu'il n'a pas reçu l'appui du MDN ou des FC, ou qu'il a été traité d'une façon qui l'empêche de remplir son mandat au regard de l'affaire en question, l'ombudsman peut :

a) soumettre un rapport au ministre sur la question;

b) publier un rapport sur la question aux termes de l'alinéa 24(2)b), s'il juge qu'il en va de l'intérêt public, compte tenu de la nécessité de maintenir un climat de respect et de collaboration à l'égard de l'ombudsman et de prévenir la répétition de tels incidents.

Information aux plaignants et aux autres parties

34. Pour chaque affaire qu'il traite, l'ombudsman doit informer le plaignant et les autres parties en cause de la progression des travaux et de l'issue de la plainte, et ce, de la manière et dans les délais qu'il considère appropriés. De plus, l'ombudsman doit fournir au plaignant et aux autres parties des exemplaires des avis ou des recommandations qu'il formule en rapport avec cette affaire, assortis de tout commentaire qu'il considère pertinent.

35. (1) S'il produit, aux termes de l'article 36, un rapport contenant des commentaires défavorables au sujet d'un employé ou d'un militaire, l'ombudsman doit informer la personne visée de la nature des commentaires qu'il se propose de faire et lui donner quatorze jours pour répondre en soumettant ses observations.

(2) Si la personne visée par les commentaires de l'ombudsman est incapable de soumettre ses observations dans le délai de quatorze jours, conformément au paragraphe (1) et, s'il considère qu'il en va de l'intérêt public de le faire, l'ombudsman pourra prolonger le délai si la personne en fait la demande.

(3) Toute explication fournie aux termes du paragraphe (1) le sera par écrit, à moins que l'ombudsman autorise une personne à formuler ses observations de vive voix, s'il estime la chose opportune compte tenu des circonstances.

(4) L'ombudsman doit joindre aux rapports produits aux termes de l'article 36 une copie de toute explication écrite qui lui est fournie.

Rapports aux autorités compétentes

36. L'ombudsman doit soumettre un rapport présentant ses recommandations, avis et motifs, à l'autorité compétente du MDN ou des FC si, à la fin de son enquête, il constate que :

a) l'affaire devrait être soumise à l'attention d'une autorité compétente du MDN ou des FC;

b) une omission devrait être corrigée;

c) une décision ou recommandation devrait être annulée ou modifiée;

d) une loi, une politique ou une pratique sur laquelle s'appuie une décision, une recommandation, un acte ou une omission devrait être réexaminée;

e) les motifs d'une décision ou d'une recommandation auraient dû être donnés;

f) les conséquences d'un retard devraient être rectifiées;

g) d'autres démarches devraient être entreprises pour améliorer, de façon substantielle et durable le bien-être des employés et des militaires.

37. (1) L'autorité qui reçoit un rapport soumis aux termes de l'article 36 doit informer l'ombudsman, dans un délai raisonnable, de toutes les mesures qui ont été prises ou qui sont envisagées en réponse au rapport, y compris les motifs pour lesquels des recommandations n'ont pas été mises en oeuvre.

(2) Si les mesures proposées par l'autorité compétente du MDN ou des FC en réponse au rapport sont insuffisantes, ou si aucune réponse n'est reçue, l'ombudsman peut faire parvenir une copie de son rapport au sous-ministre ou au CEMD, selon le cas. Dans une telle éventualité, le SM ou le CEMD doit informer l'ombudsman, dans un délai raisonnable, de toutes les mesures qui ont été prises ou qui sont envisagées en réponse au rapport, y compris les motifs pour lesquels des recommandations n'ont pas été mises en oeuvre.

(3) Si les mesures proposées par le sous-ministre ou le CEMD en réponse au rapport sont insuffisantes, ou si aucune réponse n'est reçue, l'ombudsman peut faire parvenir une copie de son rapport au ministre.

(4) Si le sous-ministre ou le CEMD est directement visé par une question dont traite le rapport de l'ombudsman, ce dernier portera directement l'affaire à l'attention du ministre plutôt que de faire parvenir une copie de son rapport au sous-ministre ou au CEMD, comme le prévoit le paragraphe (2).

Rapport annuel et autres rapports

38. (1) L'ombudsman :

a) doit présenter au ministre :

(i) un rapport décrivant les activités du Bureau de l'ombudsman à chaque année et à tout autre moment, sur demande,

(ii) des rapports décrivant les suites données aux recommandations faites par le Bureau de l'ombudsman, sur demande;

b) peut publier des rapports sur toute enquête ou toute question relevant de son mandat s'il considère qu'il en va de l'intérêt public.

(2) L'ombudsman doit :

a) publier un rapport aux termes de l'alinéa (1)a), à l'expiration du délai de 60 jours suivant sa présentation au ministre;

b) soumettre un rapport publié aux termes de l'alinéa (1)b) au ministre et peut publier le rapport à l'expiration du délai de 28 jours suivant sa présentation au ministre, si l'ombudsman considère qu'il y va de l'intérêt public.

(3) Personne d'autre que l'ombudsman ne peut modifier un rapport mentionné au paragraphe (2), sauf si cela s'avère nécessaire pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Comité consultatif de l'ombudsman

39. (1) Dans les six mois suivant l'entrée en vigueur des présentes directives, l'ombudsman doit mettre sur pied un comité consultatif de l'ombudsman.

(2) La composition du comité sera déterminée par l'ombudsman, à partir d'une liste de candidats approuvés par le ministre, de manière à assurer une vaste représentation du personnel du MDN et des FC.

(3) Le comité doit se réunir régulièrement pour donner à l'ombudsman des avis sur des questions qui concernent le MDN et les FC ou qui ont trait aux activités du Bureau de l'ombudsman.

Arthur C. Eggleton
Ministre de la Défense nationale

ANNEXE 1
(paragraphe 25(1))

1. Loi sur la protection des renseignements personnels
2. Politique de sécurité du gouvernement
3. Dissimulation de l'identité des informateurs de police
4. Privilège du conjoint
   (aux termes des articles 74 et 75 des Règles militaires de la preuve, Codification des règlements du Canada, 1978, chapitre 1049, modifiées par le DORS/90-306)
5. Privilège entre avocat et client
6. Communication en confession
   (aux termes de l'article 78 des Règles militaires de la preuve, Codification des règlements du Canada, 1978, chapitre 1049, modifiées par le DORS/90-306)

ANNEXE 2
(paragraphe 25(2))

1. Loi sur la défense nationale
2. Loi sur la protection des renseignements personnels
3. Code criminel
4. Politique de sécurité du gouvernement
5. Loi sur l'accès à l'information
6. Loi sur les Archives nationales du Canada
7. Loi sur le vérificateur général

Annexe B

1456-63 (CJ MDN/FC)

Le 20 juillet 2001

Monsieur George Thomson
161, avenue Laurier Ouest
Bureau 300
Ottawa (Ontario) K1P 5J2

Monsieur,

1. La présente vise à vous fournir des renseignements à l'égard des objectifs et de l'application de l'article suivant dont l'inclusion dans le mandat de l'ombudsman a été proposée :

2. Cet article et d'autres servent à reconnaître que l'ombudsman et la police militaire exercent des fonctions distinctes, bien qu'il soit possible que tous deux aient un rôle à jouer dans une même situation donnée. Les enquêtes criminelles sont menées par la police militaire et l'article 15 proposé sert à renforcer cet état de fait.

3. Un incident pouvant donner lieu à une plainte qui est du ressort de l'ombudsman, comme il est défini par la directive ministérielle, peut avoir plusieurs aspects. Par exemple, il pourrait s'agir, à première vue, d'un acte criminel présumé ou d'une infraction au Code de discipline militaire. Ce seul fait n'empêche pas l'ombudsman de répondre à la plainte et, bien sûr, l'article et d'autres prévoient la possibilité que les deux parties, l'ombudsman et la police militaire, mènent des enquêtes aux termes de leurs mandats respectifs.

4. Si, par exemple, un membre des Forces canadiennes qui a souffert du syndrome de stress post-traumatique (SSPT) a été impliqué dans une bagarre avec un supérieur, l'article 15 s'appliquera de manière à réserver à la police militaire le soin de mener l'enquête sur l'allégation de voies de fait ou de violence à l'endroit du supérieur, qui déterminera si le militaire sera accusé d'infraction à la loi pénale ou au Code de discipline militaire. Cependant, d'autres aspects liés au SSPT dont souffre le militaire pourraient en plus faire l'objet de plaintes auprès de l'ombudsman et mener à une enquête parallèle par son bureau. De telles plaintes pourraient inclure des allégations de traitement inadéquat par la chaîne de commandement et les autorités médicales, de problèmes médicaux et d'autres problèmes liés au SSPT.

5. Dans ce cas, les paragraphes 23(2) et 30(1) s'appliqueraient. Par conséquent, aux termes du paragraphe 23(2), la priorité d'interroger les témoins reviendrait au prévôt. Selon le paragraphe 30(1), la police militaire, à la demande de l'ombudsman, doit fournir à ce dernier des copies des documents et des renseignements relatifs à l'enquête qu'elle mène, à condition que l'enquête ait pris fin ou que l'accès à ces documents ou renseignements par l'ombudsman n'entrave ni ne compromette celle-ci.

6. J'espère que la présente répond à vos attentes.

Le Vice-chef d'état-major de la Défense
Vice-amiral G. L. Garnett,

L'avocat général principal et conseiller
juridique du ministère de la Défense
nationale et des Forces canadiennes
Mark Zazulak