Directives du programme de reinstallation integree - PAA 2014 - Chapitre 2
2.01 Introduction
Le présent chapitre décrit les directives administratives courantes qui s'appliquent au présent document de politique.
Le chapitre comprend les sections suivantes :
- Section 2.1 Pouvoirs
- Section 2.2 Responsabilités
- Section 2.3 Changement de date d'entrée en fonction
- Section 2.4 Annulation d'une affectation
- Section 2.5 Aide spéciale au transport quotidien (ASTQ)
- Section 2.6 Autorisation de résider à l'extérieur des limites géographiques
- Section 2.7 Sélection d'un tiers fournisseur
- Section 2.8 Avantages imposables
- Section 2.9 Processus de demande de remboursement
2.02 Glossaire
Un glossaire des termes employés est présenté à la fin du manuel C'est Votre Déménagement.
2.1.01 Pouvoirs
Le secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a le pouvoir : d'approuver le remboursement d'une partie ou de la totalité des dépenses raisonnables engagées qui se rattachent directement à la réinstallation des membres des FC mais qui ne sont pas spécialement prévues dans la présente politique ou qui peuvent être reliées à une circonstance exceptionnelle.
Le Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration) (DRASA), a le pouvoir : d'approuver le remboursement d'une partie ou de la totalité des dépenses raisonnables engagées qui se rattachent directement à la réinstallation des membres des FC mais qui ne sont pas spécialement prévues dans la présente politique.
Le Directeur – Gestion des activités de réinstallation (D Gest AR) a le pouvoir : d'approuver le remboursement ou le recouvrement d'une partie ou de la totalité des dépenses raisonnables encourues qui se rattachent directement à la réinstallation des membres des FC qui sont décrites dans cette politique ou qui sont autorisées par le SCT ou le DRASA.
Les commandants des bases (cmdt B) ou les officiers d'administration de la base (O Admin B) ont le pouvoir : de rendre des décisions au sujet des indemnités ou avantages prévus dans la Politique du PRIFC.
2.2.01 Responsabilités
Les responsabilités du DRASA sont les suivantes :
- surveiller l'administration du PRIFC;
- proposer au besoin des changements à apporter à la politique au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) lorsque requis.
Les responsabilités du D Gest AR sont les suivantes :
- mesurer l'efficacité du Programme de réinstallation intégrée des FC (PRIFC);
- élaborer et surveiller les contrats actuels et futurs dans le cadre du PRI; et
- veiller à ce que les contrôles financiers nécessaires soient établis afin de s'assurer que tous les paiements effectués dans le cadre du PRIFC sont conformes à l'article 34 de la LGFP.
Les responsabilités des cmdt B et O Admin B sont les suivantes : veiller à ce que des renseignements validés et des documents à l'appui soient remis aux membres des FC, afin qu'ils soient transmis au fournisseur de services dans le but de garantir un remboursement adéquat.
Le fournisseur de services est chargé d'aider les membres des FC en offrant :
- des renseignements sur le programme dans un format compréhensible;
- l'aide à laquelle ils ont droit à chaque étape de leur déménagement;
- des références appropriées au sujet du remboursement des dépenses de réinstallation.
Les responsabilités des coordonnateurs des réinstallations des FC sont les suivantes :
- offrir de l'orientation aux membres des FC au sujet de toute précision sur la politique et assurer la liaison avec le fournisseur de services au sujet des questions de réinstallation;
- prendre en considération le demandes de remboursement qui respectent l'intention de la politique et, s'il y lieu, transmettre les demandes à l'autorité approbatrice.
Les responsabilités des membres des FC sont les suivantes :
- communiquer avec le fournisseur de services dans les 21 jours suivant la réception de l'ordre d'affectation;
- demander une confirmation par écrit de l'information transmise par le fournisseur de services;
- envoyer au coordonnateur des réinstallations des FC les demandes d'arbitrage;
- comprendre les conditions et les restrictions des indemnités de réinstallation qui s'appliquent à leur cas, car les dépenses faites à la suite d'une mauvaise interprétation ou d'une erreur ne seront pas nécessairement remboursables;
- examiner les renseignements transmis, demander des précisions et prendre des décisions en temps utile au sujet des avantages;
- assurer un déménagement d'une résidence à l'autre en coordonnant :
- la vente du logement,
- l'acquisition du nouveau logement,
- la date d'occupation du nouveau logement,
- la date de début du service,
- l'expédition des AM et EP,
- le voyage jusqu'au nouveau lieu.
2.3.01 Changement de date d'entrée enfonction
Dans les cas où un changement de la date d'entrée en fonction faciliterait le déménagement d'une résidence à l'autre, les membres des FC ont la responsabilité de présenter une demande à cet égard par l'intermédiaire du cmdt correspondant. Si la demande est rejetée, les membres des FC doivent remettre une copie du refus au fournisseur de services, qui la conservera alors dans ses dossiers. Si les membres des FC ne demandent pas le changement de la date d'entrée en fonction, le remboursement des dépenses liées au logement, aux repas et aux frais accessoires engagées en cours de déplacement se bornera à la période qui aurait été prise en compte pour le remboursement si un changement de la date d'entrée en fonction avait été autorisé.
2.4.01 Indemnités
Lorsqu'une affectation est annulée ou reportée pour des raisons de service, les membres des FC ont droit au remboursement des dépenses engagées après l'avis officiel d'affectation conformément à la Politique du PRIFC.
Les enveloppes de financement serviront à rembourser toutes les dépenses autorisées qui ont été engagées avant l'annulation de l'affectation, compte tenu des restrictions du document principal de la politique. Par suite de l'avis d'annulation de l'affectation, les enveloppes de financement ne seront pas disponibles et toutes les dépenses supplémentaires seront remboursées à titre d'indemnité de base.
2.4.02 Avis
Les membres des FC doivent demander l'avis du conseiller en réinstallation avant de prendre une décision ou d'effectuer des transactions.
Il n'y aura aucun gain ou perte découlant d'une transaction effectuée par suite de l'annulation de l'affectation.
2.5.01 ASTQ au lieu d'un déménagement payé
Les membres des FC peuvent être autorisés à recevoir l'aide spéciale au transport quotidien (ASTQ) au lieu d'un déménagement des personnes à charge et des AM et EP aux frais de l'État lorsqu'ils sont affectés à un nouveau lieu de service et si le déménagement de leurs personnes à charge et de leurs AM et EP est autorisé. Le DRASA peut autoriser l'ASTQ suite à une demande et à la recommandation du commandant de l'unité bénéficiaire.
2.5.02 Points à prendre en considération
Les membres des FC :
- qui souhaitent continuer à habiter leur résidence principale, qui se trouve à l'extérieur des limites géographiques de leur nouveau lieu de service,
- qui sont affectés à un nouveau lieu de service à l'intérieur des mêmes limites géographiques et qui, par conséquent, peuvent déménager au moins 40 kms plus près de leur nouveau lieu de service,
doivent au départ présenter une demande et recevoir l'autorisation du cmdt de leur nouvelle unité.
Le cmdt devrait se pencher sur les points suivants :
- la distance quotidienne raisonnable pouvant être effectuée aller-retour entre la résidence principale du membre des FC et son nouveau lieu de service;
- la capacité du membre des FC à se déplacer dans les délais prescrits vers son lieu de service lorsqu'il est rappelé.
es membres des FC qui reçoivent l'ASTQ et qui satisfont aux exigences de cet article, s'ils sont affectés localement à un nouveau lieu de service continueront de recevoir l'ASTQ.
2.5.03 Exigences concernant l'unité de soutien administratif (USA)
Les membres des FC qui obtiennent l'autorisation de résider à l'extérieur de la région géographique peuvent faire une demande d'ASTQ à leur unité de soutien administratif (USA), par l'entremise du cmdt de la nouvelle unité.
L'USA devra présenter la demande du militaire au DRASA, documents justificatifs à l'appui. Les renseignements ci-après énoncés doivent figurer dans la demande présentée :
- rentabilité reposant sur la comparaison des coûts en fonction de la durée prévue de l'affectation et du remboursement de l'ASTQ, par rapport aux:
- indemnités accordées aux membres des FC lorsqu'ils déménagent seuls, et
- indemnités accordées aux membres des FC s'il y avait eu déménagement des personnes à charge et des AM et EP, en utilisant le coût approximatif d'un déménagement, conformément au Manuel des coûts standard.
2.5.04 Conditions et restrictions
Les membres des FC auxquels on accorde l'ASTQ sont assujettis aux conditions et restrictions suivantes :
- les militaires des FC qui se rendent non-accompagnés, à qui on a accordé une période de restriction imposée (RI) et reçoivent des frais d'absence au foyer (FAF) en vue de n'importe quel endroit, ne peuvent pas, par la suite, de choisir l'ASTQ pour remplacer ses avantages de RI et FAF. L'ASTQ peut subséquemment être autorisée lors d'une nouvelle affectation qui donne droit à des indemnités de réinstallation à nouveau.
- les membres des FC doivent renoncer par écrit à toutes les indemnités et avantages de réinstallation au nouveau lieu de service offerts par le PRIFC;
- l'allocation d'ASTQ est accordée pour la durée de l'affectation au nouveau lieu de service pour lequel les membres des FC ont été jugés admissibles;
- les membres des FC ne sont pas admissibles à des indemnités ou allocations subséquentes associées à une réinstallation jusqu'à ce qu'ils soient affectés à un nouveau lieu de service où les conditions et les restrictions du PRIFC s'appliquent de nouveau.
(CT modifié, en vigueur le 1er septembre 2012)
2.5.05 Administration de l'ASTQ
L'USA du membre des FC traite les demandes de remboursement de l'allocation d'ASTQ. Celle-ci doit être imputée au code de coût de déménagement correspondant.
2.6.01 Expédition des AM et EP
L'expédition des AM et EP est normalement autorisée depuis les limites géographiques de l'ancien lieu de service, jusqu'au nouveau lieu de service.
2.6.02 Pouvoir
Les membres des FC qui souhaitent habiter à l'extérieur des limites géographiques établies de leur nouveau lieu de service doivent obtenir une approbation du commandant (cmdt) de leur nouvelle unité.
Le cmdt devrait se pencher sur les points suivants :
- la distance quotidienne raisonnable pouvant être effectuée aller-retour entre la résidence principale du membre des FC et son nouveau lieu de service;
- la capacité du membre des FC à se déplacer dans les délais prescrits vers son lieu de service lorsqu'il est rappelé.
Une approbation subséquente par le DRASA est requise pour le déménagement des personnes à charge et des AM et EP.
2.6.03 Dépenses
Les dépenses associées à l'achat d'une résidence de remplacement et du déménagement subséquent se limitent aux coûts associés à la réinstallation à l'intérieur des limites géographiques établies du lieu de service.
2.7.01 Sélection d'un tiers fournisseur
Dans le cas où le tiers fournisseur a été engagé par le fournisseur de services dans le cadre d'un appel d'offres, le remboursement des services fournis ne peut dépasser les tarifs négociés au préalable.
Les membres des FC peuvent choisir leur propre tiers fournisseur, et il n'est pas nécessaire qu'il soit inscrit dans le répertoire des tiers fournisseurs pourvu qu'il n'ait pas de lien de dépendance avec les membres des FC concernés.
2.8.01 Avantages imposables
Un impôt peut s'appliquer à certains avantages versés en fonction des trois composantes décrites dans ce document.
Le manuel du fournisseur de services C'est Votre Déménagement comprend un chapitre portant le titre Questions Fiscales, qui comprend un guide de consultation sur les conséquences fiscales des diverses dépenses de réinstallation; toutefois, les règlements de l'Agence du revenu du Canada prévalent.
Pour de plus amples renseignements, consultez les sites suivants :
2.9.01 Délais fixés pour le remboursement
Un délai de deux ans est imposé pour recevoir un remboursement en rapport avec les indemnités de réinstallation à partir de la date de changement d'effectif (CE) (Force régulière) ou de la date de début de la période d'emploi (Réserve). Dans des circonstances exceptionnelles, les membres des FC peuvent demander une prolongation en présentant une demande au DRASA aux fins d'approbation.
2.9.02 Avances
Des fonds sont avancés aux membres des FC (par l'entremise du fournisseur de services) afin de les aider à assumer les dépenses personnelles engagées pour la réinstallation, notamment pour le voyage à la recherche d'un domicile (VRD), pour le voyage d'inspection à destination (VID), pour le voyage jusqu'au nouveau lieu de service (VNLS) ou encore pour le logement, les repas et les frais accessoires en cours de déplacement.
2.9.03 Demande de remboursement des dépenses
Les membres des FC qui demande le remboursement des frais de réinstallation doivent présenter au fournisseur de services un état de compte détaillé en respectant le format prescrit. Cet état de compte doit être conforme aux exigences suivantes :
- l'état de compte doit être présenté dans les 90 jours suivant l'arrivée du membre des FC au nouveau lieu de service;
- l'état de compte doit être appuyé par des reçus portant sur chacune des dépenses sauf les suivantes : l'allocation pour le kilométrage, les frais de taxi de moins de 10 $, les frais de repas (sauf si on l'exige pour les demandes de remboursement au-delà de 21 jours et si le membre des FC demande le remboursement de toutes les dépenses engagées et des diverses dépenses accessoires), et les montants payés pour les logements non commerciaux.
Toutes les dépenses admissibles sont remboursées en dollars canadiens.
2.9.04 Reçus
Dans les cas où un membre des FC demande un remboursement des dépenses autorisées, celui-ci doit présenter des reçus pour les dépenses engagées. En cas de circonstances atténuantes (sous réserve des dispositions de la Politique du PRIFC), si le membre des FC certifie que le reçu en question a été perdu, détruit accidentellement ou qu'il est impossible de se le procurer, une déclaration personnelle peut remplacer le reçu.
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