Engagement des dépenses et contrôle des engagements
Manuel d’administration financière (MAF) chapitre 1016-2
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1. Date d’entrée en vigueur
- 1.1 La présente politique entre en vigueur le 9 Mars 2020
- 1.2 Elle remplace la version précédente du chapitre 1016-2 du Manuel d’administration financière (MAF) – Engagement des dépenses et contrôle des engagements – Article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), publiée le 13 septembre 2013.
- 1.3 La présente politique a été approuvée par le sous-ministre adjoint (Finances) (SMA[Fin]) le 9 Mars 2020.
2. Application
- 2.1 Le présent chapitre du MAF vise à présenter au ministère de la Défense nationale (MDN) et aux Forces armées canadiennes (FAC) la politique de gestion financière (GF) sur le pouvoir d’engager des dépenses et le pouvoir d’engager des fonds. La présente politique s’applique à toutes les dépenses non liées à la paye effectuées avec des fonds publics, y compris les règlements interministériels.
3. Contexte
- 3.1 La dépense de fonds publics exige le maintien de normes élevées en matière d’intégrité, de responsabilisation et de transparence. Cela exige l’établissement de pratiques et de mesures de contrôle pour assurer la conformité à l’article 32 de la LGFP et aux instruments de politique du Conseil du Trésor (CT). Les pouvoirs de dépenser comprennent trois éléments, à savoir le pouvoir d’engager des dépenses, le pouvoir d’engager des fonds et le pouvoir d’exécuter une opération. Ces pouvoirs constituent un mécanisme de contrôle interne fondamental du processus de gestion des dépenses à l’appui d’une saine gestion des ressources financières.
- 3.2 En raison de la nature et de la complexité de leurs programmes, le MDN et les FAC sont confrontés à des situations uniques qui ne sont pas toujours traitées ou entièrement articulées dans les instruments de politique du CT. La présente politique est nécessaire pour énoncer et expliquer les directives et les pratiques du MDN et des FAC en matière d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements dans ces circonstances et elle vise à compléter l’information fournie par les instruments de politique du CT.
3.3 Par conséquent, la présente politique doit être appliquée parallèlement aux documents ci-dessous et après leur lecture:
- Politique sur la gestion financière du CT;
- Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT;
- Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
- 3.4 Tous les documents financiers présentés à l’appui des transactions doivent être conservés pendant six ans à compter de la fin de l’exercice au cours duquel la transaction s’est déroulée. Lors de la création d’un compte recevable, toute la documentation doit être conservée jusqu’au règlement du compte. Dans le cas où une poursuite au criminel, une mesure disciplinaire ou une mesure de recouvrement est entreprise, toute la documentation doit être conservée et protégée durant les six années financières qui suivent la fin du processus.
- 3.5 Consulter l’annexe A pour connaître les définitions applicables à la politique et la liste des acronymes utilisés.
4. Objectifs et résultats escomptés
4.1 Les objectifs de cette politique sont les suivants :
- Identifier les principaux intervenants du MDN/FAC impliqués dans les processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements et énoncer leurs rôles et responsabilités;
- Fournir des directives sur les politiques et les pratiques du MDN et des FAC en matière d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements qui ne sont pas traitées dans la Politique sur la gestion financière du CT, dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT et dans le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT.
4.2 Les résultats escomptés de la mise en œuvre de la présente politique comprennent ce qui suit :
- Des contrôles internes, une gouvernance et une surveillance efficaces des processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements du MDN et des FAC;
- Les principaux intervenants du MDN et des FAC connaissent et comprennent leurs rôles et responsabilités en ce qui a trait à l’engagement des dépenses et au contrôle des engagements.
5. Exigences
Pouvoir de dépenser
5.1 La délégation des pouvoirs de dépenser constitue une mesure de contrôle interne essentielle au processus de gestion des dépenses. Le pouvoir de dépenser comprend les pouvoirs distincts suivants :
- Pouvoir d’engager des dépenses – Le pouvoir d’engager des dépenses ou de s’engager à obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses éventuelles de fonds.
- Pouvoir d’engager des fonds – Pouvoir, en vertu de l’article 32 de la LGFP, de veiller à ce qu’un solde non grevé suffisant soit disponible avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente.
- Pouvoir d’exécuter une opération – Pouvoir de conclure des marchés, y compris les acquisitions au point-de-vente, et les acquisitions pour lesquelles une carte d’achat est utilisée, ou une signature autorisant des droits reconnus par la loi. Des informations additionnelles sur le pouvoir d’exécuter une opération sont disponibles dans le Manuel d’administration des achats (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
Il est à noter que la décision de dépenser est généralement prise en s’assurant conjointement de la disponibilité des fonds du crédit.
Planification et engagement des dépenses
Généralités
- 5.2 Le pouvoir d’engager des dépenses est le premier volet du pouvoir de dépenser et l’étape cruciale du processus de gestion des dépenses puisqu’il déclenche une série d’activités qui mèneront au décaissement de fonds publics. C’est la décision de dépenser des fonds sous un code financier particulier et la confirmation qu’il s’agit d’un usage approprié de fonds publics. Le pouvoir d’engager des dépenses s’aligne sur les responsabilités en matière de gestion, de budget et d’opération.
Processus
5.3 Les étapes ci-dessous du processus d’engagement des dépenses doivent être suivies avant de pouvoir exercer le pouvoir d’engagement des dépenses :
Étape La personne autorisée doit… 1 S’assurer que la transaction prévue est une exigence fonctionnelle ou opérationnelle légitime de leur organisation et qu’il y a un pouvoir en place qui permette de faire une dépense de fonds publics à cette fin. 2 S’assurer que la transaction prévue représente le moyen le plus efficace et le plus économique de répondre à cette exigence. 3 S’assurer d’avoir été désignée avec le pouvoir approprié d’engagement des dépenses pour la transaction prévue ou, si elle ne l’a pas été, obtenir ce pouvoir.
Enregistrement des engagements
- 5.4 Bien que la politique financière n’exige pas qu’un engagement soit entré dans le Système de gestion financière (SGF) au moment d’exercer le pouvoir d’engager des dépenses, le gestionnaire du centre de responsabilité (CR) doit se conformer aux directives sur les procédures pertinentes publiées à ce sujet(voir les paragraphes 6.5 et 6.11).
Pouvoir légitime en vigueur
- 5.5 Conformément à leurs plans d’activités, les gestionnaires de CR ont été chargés de réaliser des opérations ou des fonctions particulières au sein de l’organisation. Chaque gestionnaire de CR a un rôle à jouer dans la réalisation des objectifs du Ministère et les gestionnaires de CR doivent limiter leurs décisions d’engager des dépenses à leurs domaines de compétence respectifs.
- 5.6 Les gestionnaires de CR qui s’interrogent quant à l’appartenance d’une dépense éventuelle à leur domaine de compétences doivent communiquer avec leur agent local d’approvisionnement ou de négociation des contrats ou leur contrôleur local avant d’exercer le pouvoir d’engager des dépenses. Certains biens ou services, par exemple, ne peuvent être achetés que par des gestionnaires de CR indiqués pour des raisons de sécurité, de compatibilité ou de durée de vie. De tels exemples comprennent des items comme les vêtements militaires, les armes et les munitions qui sont tous achetés de façon centralisée. Avant d’amorcer un achat, les gestionnaires de CR doivent s’assurer qu’ils détiennent le pouvoir de solliciter les biens ou les services, selon leur description, et que cela s’inscrit dans le mandat ou le plan d’activités approuvé de l’organisation.
Authentification et autorisation électroniques (AAE) et signatures électroniques
- 5.7 Compte tenu des progrès continus en matière de technologies d’AAE et de signature électronique et de l’importance de rendre les opérations financières aussi efficaces et efficientes que possible, le MDN et les FAC se dirigent vers la mise en œuvre de systèmes d’AAE et l’ajout de capacités de signatures électroniques aux formulaires du département. Les formulaires et les systèmes qui ont été conçus ou modifiés afin de traiter les transactions financières en usant de signatures électroniques doivent être officiellement examinés par le dirigeant principal des finances (DPF) avant leur mise en place.
Preuve vérifiable
- 5.8 Bien qu’une signature dans une attache de signature ne soit pas exigée lorsque le pouvoir d’engager des dépenses et/ou le pouvoir d’engager des fonds sont exercés, il est nécessaire que des preuves vérifiables démontrant que le pouvoir a été exercé soient disponibles. Les preuves vérifiables peuvent inclure des documents imprimés (par exemple, un courriel ou un formulaire ministériel portant une signature électronique ou à l’encre) ou des documents électroniques si l’opération est traitée dans un système d’AAE. Quel que soit le support, il doit indiquer le nom, le poste et la date de l’autorisation. Prendre note que les pouvoirs d’engager des dépenses et d’engager des fonds peuvent être exercés simultanément, c’est-à-dire que le même document peut être utilisé pour démontrer l’exercice des deux pouvoirs.
Changements à la demande initiale
- 5.9 Tout changement à l’approbation d’origine qui a un effet sur le niveau d’autorisation requis pour l’engagement des dépenses (p. ex. le montant, ou les paramètres décisionnels de l’approbation initiale) doit être examiné et approuvé par la personne qui a approuvé l’opération originale. Il faut également conserver des preuves vérifiables liées à l’exercice du pouvoir d’engagement des dépenses sur toute augmentation de sommes.
- 5.10 Des changements subséquents peuvent faire en sorte que la personne initiale ne possède pas le pouvoir approprié d’engager des dépenses pour autoriser la transaction modifiée. Dans ces situations, l’autorité approbatrice initiale doit transmettre la demande à une personne qui a été désignée à exercer le niveau d’autorité approprié.
- 5.11 Si la valeur de la transaction augmente et qu’un engagement avait été saisi au moment de l’exercice du pouvoir d’engagement des dépenses ou juste après, il faudrait s’assurer qu’un solde non grevé soit toujours disponible et vérifier si le pouvoir d’engager des fonds exercé précédemment doit être rectifié.
- 5.12 Que la valeur de l’opération augmente ou diminue, tout engagement saisi antérieurement doit être mis à jour afin de refléter la valeur du contrat ou de toute autre entente.
Opérations concernant les voyages, l’accueil, les événements et les conférences
- 5.13 Des exigences additionnelles liées au pouvoir d’engagement des dépenses s’appliquent lors de l’approbation d’opérations concernant les voyages, l’accueil, les événements et les conférences. Les lecteurs doivent consulter les chapitres pertinents du MAF sur ces sujets pour obtenir de plus amples renseignements.
Contrôle des engagements
Généralités
- 5.14 Le contrôle des engagements est un procédé important en gestion financière qui fait partie intégrante des mécanismes efficaces de contrôle budgétaire, d’établissement des prévisions et d’affectation et de réaffectation des ressources de programmes. C’est une pratique imposée par la loi à l’article 32 de la LGFP.
Processus de contrôle des engagements
5.15 L’exercice du pouvoir prévu à l’article 32 de la LGFP exige le suivi du processus de contrôle des engagements suivant :
Étape La personne autorisée doit… 1 Vérifier que le solde disponible du budget est suffisant pour couvrir la valeur réelle ou estimée de la transaction prévue avant de conclure un marché ou une autre entente. 2 Créer un engagement préalable (réservation de fonds, pré-engagement de fonds ou demande d’achat) ou un engagement ferme (engagement de fonds ou bon de commande) pour l’opération prévue ou confirmer que de tels engagements ont été enregistrés. Le gestionnaire du CR doit consulter les directives de procédures pertinentes publiées à ce sujet (voir les paragraphes 6.5 et 6.11). 5.16 Le gestionnaire du CR est également responsable du suivi des étapes suivantes du processus de contrôle des engagements :
Étape La personne autorisée doit… 3 S’assurer que l’information sur l’engagement est fournie à la personne ayant le pouvoir délégué d’exécuter une opération avant de conclure un contrat ou une autre entente. 4 S’assurer qu’un engagement ferme est créé dans le SGF lorsqu’un contrat ferme a été négocié et que les détails de la transaction sont connus. L’engagement ferme doit faire référence à tout engagement préalable qui a déjà été créé pour la transaction prévue; autrement, les fonds seront engagés deux fois pour la même transaction.
Preuve vérifiable
- 5.17 Comme il a été mentionné au paragraphe 5.8, des preuves vérifiables doivent être disponibles pour établir que le pouvoir d’engagement a été exercé. Elles doivent démontrer que le processus de contrôle des engagements décrit ci-dessus a été suivi.
Solde disponible suffisant
- 5.18 Afin d’assurer la conformité au paragraphe 32(1) de la LGFP, avant de conclure un contrat ou toute autre entente, les personnes désignées à exercer le pouvoir d’engagement des fonds doivent s’assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour effectuer l’opération prévue.
- 5.19 Lorsqu’il est attendu qu’un besoin donnera lieu à un contrat étalé sur plusieurs années et que le montant prévu de l’opération sera payé, en totalité ou en partie, au cours des exercices ultérieurs, une attente raisonnable doit exister quant à la disponibilité des fonds pour l’opération prévue au cours de ces exercices. Les engagements pour les contrats étalés sur plusieurs années doivent être enregistrés au cours des exercices appropriés pour lesquels les dépenses sont prévues.
Enregistrement des engagements
5.20 Afin d’assurer la conformité au paragraphe 32(2) de la LGFP, les personnes désignées à exercer le pouvoir d’engagement des fonds ou qui sont impliquées dans le processus d’engagement doivent veiller à ce qu‘un engagement (conforme au paragraphe 5.15) ait été enregistré dans le SGF pour toutes dépenses liées aux éléments suivants :
- Acquisition de biens ou de services;
- Ententes avec d’autres ministères, d’autres paliers de gouvernement ou des gouvernements étrangers;
- Paiements à titre gracieux;
- Réclamations en responsabilité civile;
- Paiements de transfert (p. ex. subventions ou contributions);
- Frais associés aux employés (p. ex. frais de déplacements et formations).
- 5.21 Les directives de procédure pertinentes doivent être examinées afin de déterminer le module adéquat du SGF (Gestion du matériel ou Gestion financière) à utiliser pour procéder à l’approvisionnement et pour déterminer les documents d’engagement pertinents qui doivent être saisis.
Transactions de faible valeur
- 5.22 Les engagements devraient être enregistrés par transaction individuelle.
- 5.23 Lorsqu’il n’est pas pratique d’enregistrer chaque engagement (p. ex. pour des dépenses récurrentes de faible valeur, des fournitures de bureau, etc.), il est permis de grouper ensemble les transactions tel que décrit ci-dessous dans la section sur l’Autorisation générale d’engagement. L’engagement doit alors faire l’objet d’un suivi de la manière prescrite dans la section "suivi et rapports" ci-dessous.
Autorisation générale d’engagement
- 5.24 Une autorisation générale d’engagement constitue une preuve vérifiable à l’appui de l’achat répétitif de biens ou de services de faible valeur présentant un faible risque. Elle est habituellement accordée au début de l’année financière pour les transactions répétitives qui surviennent durant l’année, notamment à l’égard des fournitures de bureau, et doit être renouvelée annuellement.
- 5.25 Pour être considérée comme une preuve vérifiable de l’exercice du pouvoir d’engager des dépenses et de celui d’engager des fonds, l’autorisation générale doit comprendre des éléments de données clés comme le type de paiement, le bénéficiaire (lorsqu'il est connu), le montant maximal, les dates de début et de fin et le code financier.
- 5.26 La justification de l’autorisation générale doit être documentée conformément aux critères susmentionnés. Le Ministère devrait conserver les documents d’autorisation générale et les joindre manuellement ou électroniquement à chaque transaction envoyée pour paiement.
Suivi et rapports
- 5.27 Les gestionnaires de CR sont responsables de s’assurer que les engagements sont maintenus et mis à jour. Afin de garantir que l’information sur les engagements est reflétée avec exactitude dans le SGF, les engagements qui ne sont plus nécessaires doivent être fermés. Pour garantir l’exactitude des soldes disponibles et des soldes non grevés, les gestionnaires de CR doivent examiner avec diligence et faire un suivi régulier de leurs budgets afin de s’assurer que leurs engagements et leurs dépenses sont enregistrés avec exactitude dans le SGF. Lors des activités de fin d’année, les gestionnaires de CR doivent s’assurer que les engagements qui n’ont pas été utilisés et les soldes ouverts sont fermés à zéro.
Considérations spéciales
- 5.28 Dans les cas où il est nécessaire pour un titulaire de poste d’exercer le pouvoir d’engagement des dépenses ou celui d’engagement des fonds sur un budget tenu à l’extérieur de son organisation en raison d’un besoin particulier, il doit s’assurer que le gestionnaire de CR responsable de ce budget a délivré une autorisation à cette fin au moyen d’un cadre de contrôle, conformément à la section Considérations particulières du chapitre 1014-4-1 du MAF. Le cadre de contrôle étend le pouvoir du titulaire de poste pour inclure, aux fins de ce besoin particulier uniquement, le code financier indiqué dans le cadre. Le gestionnaire de CR qui a reçu cette autorisation d’imputer un montant à un budget qui ne relève pas de sa responsabilité devient responsable des opérations qui s’ensuivent et doit en rendre compte.
6. Rôles et responsabilités
Ministre de la Défense nationale
6.1 Le ministre de la Défense nationale (MDN) est responsable de :
- Déléguer officiellement par écrit le pouvoir d’engager des dépenses aux postes indiqués dans la Matrice de délégation des pouvoirs.
Sous-ministre
6.2 Le Sous-ministre (SM) doit :
- Déléguer officiellement par écrit le pouvoir d’engager des fonds et/ou le pouvoir d’engager des dépenses aux postes indiqués dans la Matrice de délégation des pouvoirs.
Sous-ministre adjoint (Finances) / Dirigeant principal des finances
6.3 Le Sous-ministre adjoint (Finances) / Dirigeant principal des finances (SMA(Fin)/DPF) assume les responsabilités suivantes :
- Toutes les responsabilités décrites à la section 4.1 de la Directive du CT sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers;
- Fournir une orientation et des directives fonctionnelles en matière de finances à l’échelle du Ministère sur des sujets liés à l’engagement des dépenses et au contrôle des engagements;
Veiller à ce que des pratiques et des contrôles de gestion soient établis et maintenus pour que :
- Les personnes désignées pour exercer le pouvoir d’engager des dépenses et le pouvoir d’engager des fonds ne subdélèguent pas ces pouvoirs à d’autres personnes;
- Les personnes en position d’exercer des pouvoirs délégués en matière d’engagement des dépenses et des fonds soient désignées par écrit;
- S’assurer que les personnes désignées pour exercer les pouvoirs d’engager des dépenses et des fonds possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leur pouvoir de signature délégué;
- Déterminer les besoins de formation liés à l’exercice du pouvoir d’engager des dépenses et à celui d’engager des fonds;
- Restreindre ou révoquer les pouvoirs délégués de dépenser et financiers des personnes impliquées dans les cas significatifs de non-conformité à la présente politique ou au processus ministériel de délégation des pouvoirs.
Sous-ministre adjoint (Matériels)
6.4 Le Sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA(Mat)) est responsable de :
- Veiller à ce que soient publiées les procédures relatives au matériel qui normalisent la façon dont les activités d’engagement des dépenses, d’engagement des fonds et de passation de marchés sont exécutées dans le module de Gestion du matériel du SGF.
Directeur – Politiques et procédures (Matériel)
6.5 Le Directeur – Politiques et procédures (Matériel) (DPPM) a les responsabilités suivantes :
- Établir et publier les procédures relatives au matériel qui normalisent la façon dont les activités d’engagement des dépenses, d’engagement des fonds et de passation de marchés sont exécutées dans le module de Gestion du matériel du SGF;
- Déterminer ce qui constitue des preuves vérifiables appropriées à l’appui de l’exercice des pouvoirs de dépenser (tel qu’applicable au module de Gestion du Matériel du SGF).
Conseillers de niveau 1
6.6 Les conseillers de niveau 1 (N1) assument les responsabilités suivantes :
- Veiller au respect des directives fonctionnelles en matière de finances et de matériel émises par le DPF et le SMA(Mat), respectivement, au sujet des processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements;
- Veiller au respect des procédures établies par le Directeur – Intégration des systèmes financiers (DISF) et le DPPM;
- S’assurer que les personnes désignées au sein de leur organisation pour exercer le pouvoir d’engager des dépenses et le pouvoir d’engager des fonds possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leur pouvoir de signature délégué;
- Veiller à ce que les pouvoirs d’engager des dépenses et des fonds délégués à un poste au sein de leur organisation soient révoqués ou restreints s’il est établi que les pouvoirs délégués sont abusés ou utilisés de manière inappropriée par le titulaire désigné du poste; ou si un contrôle accru est requis en raison de changements touchant les facteurs de risque.
Contrôleurs de niveau 1
6.7 Les contrôleurs de niveau 1 (N1) assument les responsabilités suivantes :
- S’assurer que les personnes désignées pour exercer les pouvoirs d’engager des dépenses et des fonds possèdent les connaissances et les compétences requises pour exercer leur pouvoir de signature délégué;
- Veiller à ce que tout le personnel de leur organisation qui participe au processus d’engagement des dépenses et au processus de contrôle des engagements comprenne bien cette politique;
- Veiller à ce que tous les processus et contrôles liés à l’engagement des dépenses et au contrôle des engagements fonctionnent efficacement;
- S’assurer que le BRCM est informé immédiatement lorsque le pouvoir d’engager des dépenses ou le pouvoir de contrôle des engagements délégué à un poste au sein de leur organisation est retiré ou restreint plus encore.
- S’assurer que l’information liée à la délégation des pouvoirs est correctement reflétée dans le SGF.
Directeur général – Gouvernance financière stratégique
6.8 Le Directeur général – Gouvernance financière stratégique (DGGFS) est responsable de :
- Soutenir la mise en œuvre de la présente politique et surveiller la conformité;
- Veiller à ce que le SGF du Ministère appuie adéquatement les processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements;
- S’assurer que les processus et procédures opérationnels liés à l’engagement des dépenses et au contrôle des engagements sont établis pour veiller à ce que les engagements soient contrôlés, suivis et comptabilisés conformément à la présente politique.
Directeur général – Opérations et services financiers
6.9 Le Directeur général – Opérations et services financiers (DGOSF) est responsable de :
- Veiller à la surveillance de la conformité ministérielle à cette politique;
- S’assurer que l’enregistrement et le rapport des engagements se font selon des procédures normalisées à l’échelle du MDN;
Directeur – Politique financière
6.10 Le Directeur – Politique financière (DP Fin) a les responsabilités suivantes :
- Élaborer et promouvoir les politiques liées aux processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements;
- Examiner les procédures sur les processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements afin de s’assurer qu’elles sont conformes à toutes les lois financières, aux instruments de politique du CT (y compris aux directives obligatoires) et aux politiques du MDN en matière de gestion financière;
- Fournir des services de soutien pour l’interprétation et la clarification des questions de politiques relatives aux pouvoirs d’engagement des dépenses et d’engagement des fonds.
Directeur – Intégration des systèmes financiers
6.11 Le Directeur – Intégration des systèmes financiers (DISF) a les responsabilités suivantes :
- Créer et tenir à jour une documentation sur les processus opérationnels financiers liés à l’engagement des dépenses et au contrôle des engagements afin d’appuyer le responsable des processus opérationnels, le Bureau corporatif de comptabilité ministérielle (BCCM);
- Aider le BCCM à élaborer et à concevoir des processus opérationnels et des mesures correctrices au moyen d’activités de réorganisation et de transformation des activités des processus opérationnels financiers, sur demande ou au besoin;
- Établir et publier les procédures qui normalisent la façon dont les activités d’engagement des dépenses et d’engagement des fonds sont exécutées dans les différents processus opérationnels financiers du MDN;
- Déterminer ce qui constitue des preuves vérifiables appropriées à l’appui de l’exercice des pouvoirs d’engagement des dépenses et d’engagement des fonds (tel qu’applicable au module de Gestion Financière du SGF).
Directeur – Supervisions Financières
6.12 Le Directeur – Supervisions Financières (DSF) assume les responsabilités suivantes :
- Évaluer les programmes d’assurance de la qualité et formuler des recommandations fondées sur les résultats des évaluations;
- Évaluer l’efficacité des principales mesures de contrôle liées à l’engagement des dépenses et au contrôle des engagements et formuler des recommandations fondées sur les résultats des évaluations;
- Faire rapport sur l’état d’avancement des évaluations et compléter le sommaire annuel à ajouter en annexe des états financiers du Ministère;
- Assurer un suivi et produire des rapports sur l’état d’avancement des mesures correctives des plans d’action.
Directeur – Opérations financières
6.13 Le Directeur – Opérations financières (DOF) assume les responsabilités suivantes :
- S’assurer que des conseils et des directives fonctionnelles obligatoires soient fourni à l’ensemble du Ministère afin de soutenir la mise en place de cette politique;
- S’assurer que de l’orientation sur les procédures en soutien aux processus d’engagement des dépenses et au contrôle des engagements soit fourni aux BRCM;
- S’assurer que la conformité des BRCM avec cette politique et les procédures connexes soit surveillée.
Bureau corporatif de comptabilité ministérielle
6.14 Le Bureau corporatif de comptabilité ministérielle (BCCM) a les responsabilités suivantes :
- Fournir une orientation et des directives fonctionnelles obligatoires aux contrôleurs des bureaux régionaux de comptabilité ministérielle (BRCM) à l’appui des processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements;
- Fournir des conseils en matière de procédures aux BRCM afin de soutenir les processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements;
- Surveiller la conformité des BRCM à la présente politique et aux procédures connexes au travers du Programme national de Vérification après paiement (VAP).
Contrôleur de Bureau régional de comptabilité ministérielle
6.15 Les contrôleurs de Bureau régional de comptabilité ministérielle (BRCM) ont les responsabilités suivantes :
- Veiller à ce que cette politique soit entièrement appliquée dans leur région;
- Veiller à ce que des examens périodiques soient effectués afin de vérifier que les cadres d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements utilisés par les gestionnaires de CR fonctionnent bien;
- S’assurer que toutes les personnes qui exercent le pouvoir d’engager des dépenses et/ou le pouvoir d’engager des fonds possèdent un formulaire valide de délégation de pouvoirs (DdP).
Gestionnaires de centres de responsabilité
6.16 Les gestionnaires de centres de responsabilité (CR) doivent :
- Veiller à ce que les pouvoirs d’engagement des dépenses et d’engagement des fonds soient exercés conformément à la présente politique;
- Veiller à ce que tout le personnel participant au processus d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements comprenne et applique la présente politique et les procédures connexes;
- Veiller à ce que tout le personnel appelé à exercer le pouvoir d’engager des dépenses et/ou le pouvoir d’engager des fonds possède un formulaire de délégation des pouvoirs (DdP) dûment rempli et signé;
- Veiller à ce que la formation sur les pouvoirs d’engagement des dépenses et d’engagement des fonds soit complétée par le personnel avant qu’il n’obtienne le formulaire approprié de DdP;
- S’assurer que l’information liée à la DdP est correctement reflétée dans le SGF;
- Veiller à ce que les documents d’engagement appropriés soient créés dans le SGF;
- Veiller à ce que les personnes ayant reçu des pouvoirs délégués d’engager des fonds en vertu de l’article 32 de la LGFP tiennent des dossiers appropriés conformément à la présente politique;
- Veiller à ce que les engagements soient mis à jour et traités dans un délai opportun;
- Surveiller le budget sur une base mensuelle pour vérifier que les engagements et les dépenses sont consignés avec exactitude dans le SGF;
- Veiller au respect de la présente politique.
7. Conséquences de la non-conformité
- 7.1 En vertu de la Politique sur la gestion financière du CT, le SM doit enquêter et intervenir lorsque surviennent des problèmes importants de conformité à la politique et veiller à ce que la mesure corrective appropriée soit prise pour remédier à ces problèmes au sein du MDN et des FAC. Le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT renferme des directives sur les façons de déterminer l’éventail de conséquences possibles, y compris l’incidence de la non‑conformité, ainsi que les mesures visant à établir s’il existe un historique de non‑conformité, un caractère intentionnel et d’autres circonstances.
- 7.2 Pour aider le SM à s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Politique sur la gestion financière du CT, le SMA(Fin)/DPF – ou, dans le cas d’un militaire des FAC, la chaîne de commandement militaire selon les directives du SMA(Fin)/DPF – doit veiller à ce que des mesures correctives soient prises pour donner suite aux cas de non-conformité à la présente politique. Ces mesures correctives peuvent prendre la forme d’une formation supplémentaire, d’une modification des procédures ou des systèmes, de la suspension ou du retrait temporaire ou permanent des pouvoirs financiers délégués, de mesures disciplinaires ou d’autres mesures appropriées.
8. Documents de référence
8.1 Lois
8.2 Instruments de politique de gestion financière du CT et des organismes centraux
8.3 Politiques de GF du MDN et des FAC
- Chapitre 1014-4-1 du MAF, Contrôle des pouvoirs de signer des documents financiers (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
- Chapitre 1016-3 du MAF, Vérification des comptes – Article 34 de la LGFP (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
- Chapitre 1017-1 du MAF, Frais d’accueil (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
- Chapitre 1017-3 du MAF, Dépenses de voyage (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
- Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC [PDF, 990 Ko] (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
8.4 Guides, formulaires et autres outils du MDN et des FAC
9. Demandes de renseignements
- 9.1 Les questions concernant l’interprétation ou la clarification de la présente politique doivent être adressées au contrôleur approprié.
- 9.2 Si le contrôleur local a besoin d’aide, la question sera transmise aux échelons supérieurs de la chaîne de commandement financière.
- 9.3 Si le contrôleur de N1 a besoin d’aide sur la question soulevée, il peut communiquer avec le BCCM.
- 9.4 Si le BCCM a besoin d’aide sur la question soulevée, il peut communiquer avec le DP Fin.
10. Annexe A – Définitions et abréviations
Définitions
- Engagement
- Obligation d’effectuer un paiement à la suite d’une entente conclue de bonne foi avec d’autres partis. Le terme engagement réfère à la fois à un engagement préalable et à un engagement ferme, à moins qu’il ne soit indiqué autrement.
- Pouvoir d’engager des fonds
- Le pouvoir délégué par la SM à des postes afin de s’assurer qu’il y a un solde disponible suffisant pour acquitter une transaction prévue avant de conclure un contrat ou tout autre engagement exigés en vertu de la LGFP, article 32.
- Authentification électronique
- Processus par lequel on vérifie qu’un individu (une personne, une organisation ou un dispositif) est un utilisateur unique et légitime.
- Autorisation électronique
- Processus par lequel un utilisateur authentifié se voit accorder la capacité de donner des approbations par voie électronique et d’exercer ces pouvoirs à l’égard d’opérations financières électroniques.
- Pouvoir d’engager des dépense
- Le pouvoir délégué par le ministre ou le SM pour amorcer des dépenses ou créer une obligation dans le but d’obtenir des produits ou des services qui entraîneront éventuellement une dépense de deniers publics. Cela comprend la décision de commander des produits et des services, d’autoriser des déplacements, des déménagements et des frais d’accueil, ou de prendre d’autres engagements aux fins des programmes. Ce pouvoir est harmonisé avec les responsabilités de gestion, budgétaires et opérationnelles. L’objectif de ce pouvoir est de donner aux gestionnaires de CR la responsabilité primaire d’amorcer des dépenses imputées à leurs budgets et de s’assurer que les pouvoirs nécessaires existent pour effectuer les dépenses que le Parlement a approuvé dans le cadre de la Loi de crédits annuelle.
- Système de gestion financière
- Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d’applications logicielles, qui sont répartis en systèmes ministériels de gestion financière et du matériel, en systèmes de programme ou en systèmes centraux produisant de l’information financière et de l’information non financière connexe. Le système de gestion financière ministérielle du MDN comprend le Système d’information de la gestion des ressources de la défense (SIGRD) et inclut aussi tout système appelé à remplacer le SIGRD à l’avenir.
- Solde disponible
- Affectation budgétaire de l’année en cours de laquelle on déduit les dépenses courantes engagées à ce jour et les engagements fermes pour l’année en cours.
- Engagement ferme
- Engagement normalement émis lorsque la décision d’utiliser des fonds publics a été prise, et que la personne détenant le pouvoir d’exécuter l’opération a négocié un marché. Lorsque certaines conditions sont réalisées, les engagements peuvent devenir un élément de passif. L’engagement de fonds et les bons d’achat sont des types de documents du SGF qui sont créés pour enregistrer des engagements fermes et réduire le solde disponible restant.
- Engagement préalable
- Engagement émis en fonction des dépenses prévues ou planifiées afin de réserver des fonds sans avoir d’incidence sur le solde disponible. Une réservation de fonds, un pré-engagement de fonds et une demande d’achat sont des types de documents du SGF qui sont créés pour consigner des engagements préalables.
- Solde non grevé
- Une somme qui n’est pas grevée d’une demande de remboursement liée au budget.
Acronymes
- AAE
- Authentification et autorisation électroniques
- BCCM
- Bureau corporatif de comptabilité ministérielle
- BRCM
- Bureau régional de comptabilité ministérielle
- CAFE
- Créditeurs à la fin de l’exercice
- CR
- Centre de responsabilité
- CT
- Conseil du Trésor
- DGOSF
- Directeur général – Opérations et services financiers
- DGGFS
- Directeur général – Gouvernance financière stratégique
- DISF
- Directeur – Intégration des systèmes financiers
- DPF
- Dirigeant principal des finances
- DP Fin
- Directeur – Politique financière
- DPPM
- Directeur – Politiques et procédures (Matériel)
- DSF
- Directeur – Supervisions Financières
- FAC
- Forces armées canadiennes
- GF
- Gestion financière
- LGFP
- Loi sur la gestion des finances publiques
- MAF
- Manuel d’administration financière
- MDN
- Ministère de la Défense nationale
- N1
- Niveau 1
- SGF
- Système de gestion financière
- SIGRD
- Système d’information de la gestion des ressources de la Défense
- SM
- Sous-ministre
- SMA
- Sous-ministre adjoint
- SMA(Fin)/DPF
- Sous-ministre adjoint (Finances) / Dirigeant principal des finances
- SMA(Mat)
- Sous-ministre adjoint (Matériels)
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