États financiers ministériels du RMR 2010–11 : Annexe – Évaluation des mécanismes de contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document constitue une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers du ministère de la Défense nationale (MDN) qui porte sur l’exercice 2010-11. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor (CT), en vigueur depuis le 1er avril 2009, ce document contient des renseignements sommaires sur les mesures prises par le MDN pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Il contient plus particulièrement des renseignements sommaires sur les évaluations des mesures de contrôle interne menées par le MDN en date du 31 mars 2011, y compris le progrès, les résultats des évaluations et les plans d’action connexes, ainsi que certaines données financières qui favoriseront la compréhension de l’environnement de contrôle interne particulier au MDN.

1.1 Autorisations, mandat et activités de programme

La Remarque 1 des présents états financiers, ainsi que le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités contiennent des renseignements détaillés sur les autorisations, le mandat et les activités de programme du MDN.

1.2 Principales données financières

Les actifs totaux étaient de l’ordre de 87,6 milliards de dollars à la fin de l’exercice 2010-11, soit une augmentation de 3,1 milliards de dollars (4%) par rapport à l’exercice précédent, alors que les actifs totaux étaient de 84,5 milliards de dollars (après redressement). Le montant à recevoir du Trésor représentait 55,7 % des actifs totaux, soit 48,8 milliards de dollars. Le montant lié aux immobilisations corporelles représentait 36,1 % des actifs totaux, soit 31,6 milliards de dollars. Les stocks représentaient quant à eux 6,0 milliards de dollars (7 %), alors que les charges payées d’avance représentaient 0,9 milliard de dollars (1 %) des actifs totaux.

Le passif total était de l’ordre de 52,3 milliards de dollars à la fin de l’exercice 2010-11, soit une augmentation de 1,4 milliard de dollars (3 %) par rapport à l’exercice précédent, alors que le passif total était de 50,9 milliards de dollars (après redressement). Les comptes de pension de retraite et d’assurance des Forces canadiennes représentent la plus forte portion du passif, soit 46,5 milliards de dollars ou 89 % du passif total.

Les charges totales du ministère de la Défense nationale étaient de l’ordre de 19,6 milliards de dollars au cours de l’exercice 2010-11, soit une baisse de 0,5 milliard de dollars (-2 %) par rapport à l’exercice précédent, alors que les charges totales étaient de 20,1 milliards de dollars.

Les revenus totaux du Ministère étaient de l’ordre de 467,7 millions de dollars au cours de l’exercice 2010-11, soit une baisse de 33,6 millions de dollars (-7 %) par rapport à l’exercice précédent, alors que les revenus totaux étaient de 501,3 millions de dollars.

1.3 Modes d’exécution des services propres aux états financiers

Le MDN compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers; il compte sur ces fournisseurs de services pour assurer qu’un système adéquat de CIRF est maintenu par rapport aux services fournis au Ministère. Ces services sont les suivants :

• Des systèmes de paye à l’échelle du gouvernement ainsi que les systèmes centraux du receveur général, lesquels systèmes sont administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les systèmes centraux comprennent six systèmes distincts, soit le Système normalisé des paiements (SNP), le Système des opérations bancaires du gouvernement (SOBG), le Système régional de paye (SRP), le grand livre du système de paye (GL-SP), le grand livre général du receveur général (GLG-RG) et le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF);
• Des locaux offerts sans frais tout au long de l’exercice par TPSGC, pour une valeur totale de 80,8 millions de dollars;
• Divers autres services offerts sans frais au cours de l’exercice 2010-11 par le Conseil du Trésor (CT), Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) et le ministère de la Justice, pour une valeur totale de 689,5 millions de dollars;
• L’information, fournie par le CT, servant à calculer les charges à payer et les provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• L’information, fournie par le ministère de la Justice, servant à créer la note relative au passif éventuel annexée aux états financiers devant être incluse dans les Comptes publics.

1.4 Changements importants survenus au cours de l’exercice 2010-11

Depuis le 1er avril 2010, le MDN a mis en œuvre à l’échelle du Ministère un nouveau système de gestion des ressources matérielles et financières. Outre cette mise en œuvre, aucun changement ministériel important en rapport avec les états financiers n’est survenu au cours de l’exercice 2010-11.

2. Environnement de contrôle du MDN quant au CIRF

Le MDN reconnaît l’importance du leadership de la haute direction pour ce qui est de s’assurer que les membres du personnel de tous les échelons comprennent le rôle qui leur incombe de maintenir des systèmes efficaces de CIRF et qu’ils sont bien outillés pour assumer efficacement ces responsabilités. Le MDN doit surtout veiller à ce que les risques soient gérés dans un environnement de contrôle adapté et axé sur les risques qui favorise l’innovation et l’amélioration continue.

2.1 Principaux postes et comités, rôles et responsabilités

Les principaux postes et comités du MDN qui suivent ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité de son système de CIRF.

Sous-ministre – À titre d’administrateur des comptes du MDN, le sous-ministre assume la responsabilité générale et le leadership en ce qui concerne les mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôle interne et signe la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers qui englobe la présente annexe.

Chef d’état-major de la Défense (CEMD) – Le CEMD est chargé du commandement, du contrôle et de l’administration des Forces canadiennes (FC) ainsi que des besoins, des plans et des stratégies militaires.

Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) – Le VCEMD coordonne et oriente les activités nécessaires pour garantir l’atteinte des objectifs stratégiques et des politiques de défense du Ministère.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF appuie le sous-ministre et relève directement de ce dernier; il assume le leadership en matière de coordination et de cohérence et voit surtout à l’élaboration et au maintien d’un système intégré et efficace de CIRF, y compris à son évaluation annuelle. Le DPF signe aussi la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers qui englobe la présente annexe.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du Ministère responsables de l’exécution du programme sont chargés de maintenir et de mesurer l’efficacité du CIRF qui s’inscrit dans leur mandat.

Chef – Service d’examen (CS Ex) – À titre de dirigeant de la vérification au sein du MDN, le CS Ex, qui relève directement du sous-ministre, assure le maintien de l’efficacité du système de CIRF par le biais de vérifications internes périodiques.

Comité de gestion de la Défense (CGD) – Le CGD fournit au sous-ministre et au CEMD un appui décisionnel et des conseils sur les questions d’importance stratégique et sur l’efficacité d’ensemble de la gestion au Ministère.

Comité des finances de la Défense (CFD) – Le CFD agit en tant qu’organisation-conseil pour le sous-ministre à l’appui de ses responsabilités découlant de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il fournit une orientation financière stratégique de haut niveau globale et une structure consolidée plus formelle pour la gestion de divers enjeux liés aux ressources.

Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV des FC du MDN, un comité consultatif présidé par le sous-ministre, fournit des conseils objectifs sur les cadres de gestion du risque, du contrôle et de la gouvernance du Ministère. Il examine le profil de risque de l’organisation et son système de contrôle interne.

2.2 Principales mesures prises par le MDN

L’environnement de contrôle du MDN englobe une série de mesures et d’outils visant à permettre aux membres de son personnel de gérer efficacement les risques en menant des consultations, en fournissant les connaissances appropriées et en perfectionnant les compétences requises. Cet environnement de contrôle donne le ton à l’ensemble du Ministère et jette les bases de son CIRF. Parmi les principales mesures, notons :

• Le Programme d’éthique de la Défense, un programme d’éthique global reposant sur un système de valeurs qui a été mis en place pour répondre aux besoins du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces canadiennes (FC), tant au niveau individuel qu’au niveau organisationnel;
• Le document Délégation des pouvoirs de signature en matière financière, mis à jour régulièrement;
• L’adoption du Système d’information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) (version 6.0 du Système, applications et produits [SAP]) en tant que nouveau système intégré de gestion des ressources matérielles et financières utilisé à l’échelle du Ministère depuis le 1er avril 2010. Le SIGRD, composante fondamentale du système de planification des ressources de l’organisation (PRO), favorisera une meilleure gestion de toutes les fonctions opérationnelles et de gestion, la prise de décisions à l’échelle du Ministère, et l’amélioration de l’intégrité des données financières et des rapports financiers;
• Des programmes de formation et une communication constante aux employés des composantes fondamentales de la gestion financière;
• La documentation continue des principaux processus opérationnels ainsi que des principaux risques et points de contrôle connexes en vue de soutenir la gestion et la surveillance de son système de CIRF;
• La révision continue de la politique financière.

3. Évaluation du système de CIRF du MDN

En 2007, le MDN a réalisé une évaluation de l’état d’avancement en fait de vérification pour déterminer sa capacité à soutenir une vérification de ses états financiers ministériels qui soit fondée sur le contrôle. Cette évaluation, qui répond aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, a été utilisée comme point de référence à partir duquel le MDN a commencé à élaborer sa stratégie visant à mettre en œuvre ses mécanismes de CIRF.

3.1 Évaluation de base

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF permettant d’assurer que : a) les opérations sont dûment autorisées, b) les registres financiers sont tenus de façon appropriée, c) les biens sont protégés, d) les opérations sont effectuées conformément aux lois, politiques et règlements applicables. Les ministères seront ainsi en mesure d’évaluer sur une base annuelle à la fois l’efficacité de la conception et du fonctionnement des principaux contrôles en matière de rapports financiers, à l’appui d’une amélioration continue.

L’efficacité de la conception consiste à établir, à documenter et à mettre en place les principaux points de contrôle par rapport aux risques (c’est-à-dire que les contrôles sont pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer), ainsi qu’à prendre toute mesure corrective qui s’impose.

L’efficacité du fonctionnement signifie que les principaux contrôles ont été mis à l’essai sur une période définie et que toute mesure corrective a été prise. L’essai des contrôles porte sur tous les niveaux de contrôle du Ministère, ce qui inclut les contrôles ministériels ou de l’entité, les contrôles informatiques généraux et les contrôles du processus de fonctionnement.

3.2 Méthode d’évaluation au MDN

Le MDN, pour atteindre ses objectifs en matière de CIRF, et pour répondre aux exigences à long terme relatives à la PCI, doit pouvoir exécuter une surveillance continue de ses principaux contrôles. Pour ce faire, il a suivi un processus d’évaluation qui comprend les sept étapes suivantes:

1. Évaluation des risques et détermination de la portée
2. Documentation des activités de contrôle
3. Évaluation de l’efficacité de la conception
4. Mesure corrective apportée à l’efficacité de la conception des contrôles
5. Évaluation de l’efficacité du fonctionnement des contrôles
6. Mesure corrective apportée à l’efficacité du fonctionnement des contrôles
7. Surveillance continue des contrôles

Au cours de la phase de la planification et de la détermination de la portée, l’importance relative a servi à déterminer les processus et les emplacements qui respectaient la portée. Le tableau qui suit met en relief les secteurs d’intérêt privilégiés qui ont été ciblés en fonction d’un pour cent des dépenses du MDN tel qu’il est décrit dans l’évaluation de l’état d’avancement en fait de vérification achevée en 2007. Il s’agit des mêmes secteurs d’intérêt privilégiés mais fondés sur les dépenses de 2010.

4. Résultats de l’évaluation du MDN

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

Au cours de l’exercice 2010-11, le MDN n’a cessé de concentrer ses efforts sur la documentation, sur la compréhension et sur l’évaluation de l’efficacité des contrôles, ce qui comprend la mise à l’essai des contrôles documentés par le biais d’exercices de vérifications. Chaque processus opérationnel s’est vu attribuer une cote de risque allant de faible à élevée, selon l’importance relative et la complexité des opérations. Cette analyse a permis de déterminer que les technologies de l’information (TI), les stocks et les immobilisations présentent les secteurs de risque les plus élevés pour le MDN. Les résultats de l’évaluation pour l’exercice se résument comme suit:

Contrôles généraux des technologies de l’information – Le MDN a entamé une évaluation de l’efficacité de la conception du SIGRD par rapport au cadre du CGTI qui a été conçu en 2009. Cette évaluation préliminaire se terminera en 2011-12.

Stocks – En 2009-10, le MDN, après avoir évalué les options de la plateforme du système, a décidé d’adopter le nouveau système des ressources matérielles et financières SAP en tant que plateforme standard pour la gestion des ressources matérielles. Le MDN, reconnaissant que des efforts considérables devront être déployés pour garantir que les données converties à partir des systèmes hérités seront précises et opportunes, a élaboré un plan de conversion détaillé qui comprend des activités de rapprochement. En 2010-11, le Ministère a évalué le plan de conversion des données en lien avec les TI par rapport aux stocks pour conclure que des contrôles adéquats étaient maintenant en place en ce qui concerne l’intégralité et la précision du processus de transfert des données; il a toutefois indiqué qu’il est toujours possible de formaliser la conservation des preuves liées aux activités de contrôle lorsqu’elles se produisent.

Modernisation des activités liées aux biens immobiliers – Dans le cadre du projet de modernisation des activités liées aux biens immobiliers, le MDN a entrepris un examen de l’existence et de la valeur de son portefeuille des biens immobiliers à l’appui de la conversion des données liées aux biens immobiliers vers le SIGRD. Au cours de l’exercice 2010-11, la validation de 20 % du portefeuille a été achevée.

Déroulement des opérations et processus – La mise en œuvre du nouveau système des ressources matérielles et financières a entraîné un examen de la documentation déjà élaborée avant avril 2010. De plus, l’évaluation des contrôles d’application automatisée dans le nouveau système a été repoussée, en attente de l’achèvement d’une évaluation effectuée sur les CGTI du nouveau système. D’immenses progrès ont été réalisés en ce qui concerne la documentation des contrôles des principaux processus et certaines activités en matière de mesures correctives ont été entreprises.

4.2 Efficacité du fonctionnement des principaux contrôles

Le MDN n’a pas encore entrepris l’évaluation de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles. Le Ministère devra d’abord terminer et mettre à l’essai l’efficacité de la conception des activités de contrôle qui est à la base de l’évaluation de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles.

5. Plan d’action du MDN

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2011

Le MDN ne cesse de faire des progrès en regard de l’évaluation et de l’amélioration de ses principaux contrôles. Le rapport d’étape suivant, qui est en date du 31 mars 2011, fait état des principaux progrès du Ministère réalisés au cours de l’exercice 2010-11 en ce qui concerne la documentation et l’évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles. Bien que d’immenses progrès aient été réalisés dans certains secteurs depuis l’évaluation de 2010, d’autres secteurs n’ont pas réussi à progresser comme il avait été prévu en raison de la taille et de la complexité des processus ministériels du MDN. La méthodologie suivante a été utilisée pour évaluer l’état de la mise à l’essai de l’efficacité de la conception et de la documentation du MDN en ce qui concerne chacun des processus opérationnels:

Terminé – Le MDN a préparé toute la documentation nécessaire et a comblé toutes les lacunes cernées à partir d’un test par échantillonnage, ce qui a permis de terminer l’efficacité de la conception des processus. (Remarque: aucun processus du MDN n’a été jugé terminé en date du 31 mars 2011.)

Considérablement avancé – Le MDN a documenté les énoncés de principe et processus, et a préparé les narratifs, les ordinogrammes et les matrices de contrôle qui illustrent et décrivent les contrôles liés aux états financiers; le MDN a aussi validé et confirmé la précision de la documentation en traçant le cheminement d’un échantillon des opérations du début à la fin (déterminé comme étant des «vérifications») desdits processus.

Commencé/terminé en partie – Le MDN a commencé à documenter les énoncés de principe et processus, et a commencé la préparation des narratifs et des ordinogrammes. Toutefois, la documentation n’est pas encore dûment terminée pour l’ensemble des processus opérationnels, les matrices de contrôle n’ont pas encore été achevées et l’échantillon des opérations n’a pas encore été mis à l’essai pour en assurer la précision et la validité.

Pas encore commencé – Le MDN n’a pas encore commencé la préparation de la documentation des processus.

5.2 Plan d’action pour l’exercice 2011-12 et les exercices suivants

Le MDN, tablant sur les progrès réalisés à ce jour, mettra l’accent sur la poursuite du travail déjà entrepris au chapitre de l’évaluation de ses systèmes de CIRF.

D’ici la fin de l’exercice 2011-12, le MDN prévoit:

• Terminer l’évaluation de l’efficacité de la conception et combler les lacunes cernées en matière de contrôle dans les secteurs suivants:

1. Les contrôles de l’entité;
2. Les débiteurs et revenus;
3. La paie des civils.

• Continuer à réaliser des progrès considérables quant à l’évaluation de l’efficacité de la conception et à la détermination des principales lacunes en matière de contrôle, ainsi qu’à l’achèvement de la mise à l’essai des vérifications en ce qui touche les processus opérationnels d’importance relative dans les secteurs suivants:

1. Les passifs relatifs à l’assainissement;
2. Les obligations découlant de contrats de location-acquisition;
3. Les approvisionnements, achats, créditeurs et paiements.

• Réaliser d’immenses progrès quant au travail déjà entrepris sur le plan des CGTI, des immobilisations et des stocks.

Dans l’avenir, le MDN prévoit:

• Tout mettre en œuvre pour créer une structure organisationnelle qui favorisera la surveillance continue de l’efficacité du fonctionnement du système de CIRF du Ministère.
• Terminer tous les processus pour chacun des éléments et commencer la surveillance continue d’ici l’exercice 2015-16 ou avant.