Directive sur l’institutionnalisation du système de suivi et d’analyse de l’opération HONOUR (SSAOPH)

Situation

1. (SC) Généralités. Avant le lancement de l’opération HONOUR, les Forces armées canadiennes n’avaient pas de base de données centrale pour enregistrer tous les dossiers d’inconduite sexuelle. L’O FRAG 001 de l’Ordre d’opération du chef d’état-major de la Défense – Opération HONOUR, daté du 18 mars 2016, a instruit toutes les organisations de N1 de signaler tous les cas d’inconduite sexuelle à l’Équipe d’intervention stratégique des Forces armées canadiennes sur l’inconduite sexuelle (EISF IS), aujourd’hui appelée Direction – Conduite militaire professionnelle – Opération HONOUR (DCMP OpH), à partir du 1er avril 2016. En janvier 2018, le Système de suivi et d’analyse de l’opération HONOUR (SSAOPH) a été lancé en tant que moyen exclusif d’enregistrer, de suivre et d’analyser les cas d’inconduite sexuelle. L’enregistrement régulier de ces cas par les unités dans le SSAOPH a commencé en avril 2018.
2. (SC) Le SSAOPH fonctionne comme un système centralisé permettant aux unités des FAC d’enregistrer et de suivre les cas d’inconduite sexuelle et leurs résultats. C’est une source d’information centrale exacte sur l’étendue de l’inconduite sexuelle, à l’intention de la chaîne de commandement; il fournit des rapports sur les données cumulatives qui renseignent sur l’efficacité des programmes liés à l’inconduite sexuelle.
3. (SC) Définition du problème. Les données du SSAOPH doivent être exactes et à jour. Tous les N1 doivent donc veiller à ce que leurs unités subalternes enregistrent dans les 48 heures (deux jours ouvrables) tous les cas signalés à leur chaîne de commandement et à ce qu’elles mettent les dossiers à jour à mesure que de nouveaux renseignements sont connus, conformément aux IPO sur le SSAOPH (référence G).
4. (SC) Hypothèses. Le SSAOPH a été mis en œuvre en avril 2018, mais tous les N1 ne connaissent pas à fond leurs responsabilités, et toutes les unités des FAC ne sont pas au courant de la nécessité d’enregistrer et de mettre à jour les dossiers d’inconduite sexuelle dans le SSAOPH. 
5. (SC) Limites :
   1. Contraintes : Tous les N1 doivent enregistrer dans le SSAOPH tous les cas d’inconduite sexuelle signalés à la chaîne de commandement.
   2. Les dossiers entrés dans le SSAOPH doivent être mis à jour à mesure que de nouveaux renseignements sont connus, et ce, jusqu’à ce que tous les détails existants aient été consignés dans le dossier et que celui-ci soit considéré comme étant clos, conformément aux IPO sur le SSAOPH.
   3. Les grades minimums des utilisateurs du SSAOPH sont les suivants : Sgt/M 2, pour les commis chef des unités; Adj/M 1, pour les autres MR; Capt/Ltv, pour les officiers. Les utilisateurs civils du SSAOPH doivent se trouver à un niveau équivalent à celui d’un MR supérieur ou d’un officier subalterne. Les recommandations visant les utilisateurs inférieurs à ces niveaux doivent être approuvées par la DCMP OpH.
   4. Restrictions : Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l’Analyse des facteurs relatifs à l’incidence du système sur la vie privée, le SSAOPH est conçu pour empêcher la production de rapports comportant des renseignements sur l’identité des personnes (noms, NM, etc.).
   5. Les renseignements du SSAOPH ne doivent servir à rien d’autre que l’enregistrement, le suivi et la mise à jour des cas d’inconduite sexuelle.
   6. Afin d’éviter des conflits d’intérêts éventuels ou perçus comme tels chez les personnes qui jugent les cas d’inconduite sexuelle et enregistrent les détails de ces cas dans le SSAOPH, les commandants, les commandants adjoints, ou leurs équivalents, ne doivent pas être des utilisateurs du SSAOPH.
6. (SC) État final : Le SSAOPH contiendra avec exactitude tous les renseignements à la disposition de la chaîne de commandement sur tous les cas d’inconduite sexuelle signalés concernant des membres des FAC et des employés civils du MDN relevant de la chaîne de commandement des FAC.  

Mission

7. (SC) Tous les cas d’inconduite sexuelle connus de la chaîne de commandement concernant des membres des FAC et des employés civils du MDN seront enregistrés et mis à jour dans le SSAOPH pour que les FAC possèdent une source de données exactes et fiables sur l’inconduite sexuelle.

Exécution

8. (SC) Intention du CEMD. Faire en sorte que le SSAOPH soit la principale source d’information fiable sur les cas d’inconduite sexuelle signalés à la chaîne de commandement des FAC.
9. (SC) Tâches :
   1. VCEMD : Au nom du VCEMD, la DCMP-OpH assume la responsabilité globale du SSAOPH. Il assumera les fonctions suivantes :
      • (1) Gérer le système et continuer à l’améliorer pour garantir l’intégrité des données;
      • (2) Concevoir et offrir la formation à tous les utilisateurs du SSAOPH;
      • (3) Se réunir avec les BPR des N1 tous les trimestres pour les tenir informés sur les éléments nouveaux du SSAOPH et se tenir au courant des fonctionnalités et des caractéristiques de ce dernier;
      • (4) Tenir à jour le dépôt central des directives et des instructions sur le SSAOPH qui sont accessibles à tous les utilisateurs de ce dernier;
      • (5) Faire des vérifications régulières des données du SSAOPH. Porter tout problème relevé à l’attention du BPR de N1 pour rectification;
      • (6) Faire enquête sur tout cas de non-conformité aux directives et aux lignes directrices du SSAOPH;
      • (7) Préparer les rapports tel que demandés; et
      • (8) Donner suite à toutes les demandes de renseignements personnels et d’accès à l’information relatives aux informations du SSAOPH.
   2. Tous les niveaux 1 : Il incombe à tous les N1 de garantir la bonne administration du SSAOPH dans toutes leurs organisations subalternes. Les N1 doivent nommer un BPR du SSAOPH qui est chargé d’administrer le programme et de désigner les utilisateurs subalternes du SSAOPH. Les unités trop petites pour avoir besoin d’un utilisateur attitré du SSAOPH doivent plutôt désigner un POC à cet égard.
   3. Responsabilités des BPR du SSAOPH des organisations de N1. Le BPR du SSAOPH de N1 est chargé d’administrer le SSAOPH au sein de son N1. Le BPR du SSAOPH assume les fonctions suivantes :
      • (1) Recevoir la formation sur le SSAOPH;
      • (2) Coordonner la formation de tous les utilisateurs subalternes au sujet du SSAOPH;
      • (3) Veiller à ce que chaque unité subalterne dispose d’un nombre suffisant d’utilisateurs désignés formés sur le SSAOPH;
      • (4) Faire des vérifications régulières des comptes des utilisateurs du SSAOPH de N1. Retirer l’accès au SSAOPH aux utilisateurs qui changent de poste et ne seront plus des utilisateurs actifs. Les BPR du SSAOPH de N1 soumettront une nouvelle demande d’accès à l’intention des utilisateurs qui changent de poste tout en continuant de se servir du SSAOPH dans leur nouveau poste au sein de l’organisation de N1;
      • (5) Faire enquête sur les problèmes de non-conformité aux directives et lignes directrices sur le SSAOPH et prendre les mesures rectificatrices qui s’imposent;
      • (6) Faire des vérifications régulières pour s’assurer que les entrées dans le SSAOPH sont exécutées correctement et mises à jour promptement;
      • (7) Se tenir au courant des changements apportés au SSAOPH et en informer les utilisateurs du SSAOPH dans son unité;
      • (8) Signaler  à la DCMP-OpH les problèmes relatifs au SSAOPH;
      • (9) Préparer les rapports statistiques sur le SSAOPH que le N1 demande; et
      • (10) Représenter le N1 aux réunions des groupes de travail sur le SSAOPH.
   4. Responsabilités de la chaîne de commandement de l’unité :
      • (1) La chaîne de commandement de chaque unité en informe l’utilisateur désigné du SSAOPH quand un cas d’inconduite sexuelle lui est signalé et lui communique les renseignements qu’il faut pour enregistrer le cas dans le SSAOPH;
      • (2) Voir à ce que chaque cas soit enregistré dans le SSAOPH dans les 48 heures (deux jours ouvrables) suivant le moment où il est signalé à la chaîne de commandement;
      • (3) Inclure la DCMP-OpH dans la liste des destinataires de tout RII lié à un cas d’inconduite sexuelle. Envoyer le RII à l’utilisateur du SSAOPH désigné de l’unité pour qu’il soit entré dans le dossier du SSAOPH; et
      • (4) Informer l’utilisateur du SSAOPH de tout élément nouveau concernant un cas d’inconduite sexuelle pour tenir le dossier à jour dans le SSAOPH, jusqu’à ce que le dossier soit clos conformément aux IPO sur le SSAOPH.
   5. Responsabilités de l’utilisateur du SSAOPH d’unité. Les fonctions de l’utilisateur du SSAOPH sont les suivantes :
      • (1) Recevoir la formation sur le SSAOPH;
      • (2) Entrer dans le SSAOPH tous les renseignements existants sur les cas d’inconduite sexuelle, dès qu’ils sont reçus. Il n’est pas nécessaire d’avoir tous les renseignements avant de créer un dossier; cependant, il est inacceptable d’omettre d’entrer un code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou un numéro matricule (NM), ou d’enregistrer un faux CIDP ou NM (p. ex. A23 456 789) dans un dossier du SSAOPH quand ces informations sont disponibles;
      • (3) Dans les cas où un RII est créé, il faut l’inclure en pièce jointe au dossier dans le SSAOPH;
      • (4) Faire la liaison avec la chaîne de commandement de l’unité pour mettre à jour les renseignements manquants au dossier;
      • (5) Mettre le dossier à jour dans le SSAOPH dès la réception des renseignements;
      • (6) Suivre l’évolution de chaque cas pour s’assurer que les renseignements sont complets et qu’aucun champ n’est laissé vide avant de clore le dossier;
      • (7) Informer le BPR du SSAOPH de N1 sur tout problème lié au système;
      • (8) Informer le BPR du SSAOPH de N1 quand l’utilisateur du SSAOPH cesse d’exercer ses fonctions; et
      • (9) Communiquer avec la DCMP-OpH quand la demande en est faite.
   6. SMA(GI). Le SMA(GI) continuera de maintenir la fonctionnalité du SSAOPH et d’appuyer le développement de ce dernier et des outils d’analyse opérationnelle connexes.
   7. EMIS. L’Équipe du transfert des données de la cellule interarmées de fusion du renseignement intégré (CIFRI) continuera de transmettre les listes des RII relatifs à des cas d’inconduite sexuelle à la DCMP OpH. Celle-ci se servira de ces listes pour s’assurer que tous les RII sont enregistrés dans le SSAOPH.
   8. Secrétaire général. Le Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels acheminera toutes les demandes de renseignements depuis le SSAOPH vers le coordonnateur de l’AIPRP du VCEMD pour que la DCMP OpH y donne suite.

10. (SC) Instructions de coordination :
    1. Lignes directrices sur le SSAOPH. Des instructions détaillées sur le fonctionnement du SSAOPH sont disponibles dans les IPO du SSAOPH (voir la référence G). Il faut ici mettre l’accent sur certains processus clés pour garantir l’efficacité du système.
    2. Le SSAOPH a pour objet de tenir des dossiers exacts sur les cas d’inconduite sexuelle et sur leurs résultats, aux fins de rapports et d’analyse. Les rapports sont établis à un niveau cumulatif et non à un niveau individuel. Des renseignements complets sont nécessaires pour établir des rapports exacts.
    3. Chaque cas doit être enregistré dans le SSAOPH dans les 48 heures (deux jours ouvrables) suivant le moment où il a été signalé à la chaîne de commandement de l’unité. Il est entendu que l’on risque de ne pas avoir tous les renseignements nécessaires au moment où l’incident est signalé. Il faut alors entrer un rapport incomplet dans le SSAOPH au lieu d’attendre d’avoir tous les renseignements pour le faire.
    4. Les utilisateurs du SSAOPH doivent enregistrer tous les renseignements connus sur les intimés et les plaignants. Une seule exception : les renseignements identifiant les personnes de moins de 18 ans doivent être omis. Dans ces cas, il faut enregistrer tous les autres renseignements du dossier.
    5. Chaque dossier du SSAOPH doit être mis à jour à mesure que les renseignements sont reçus, jusqu’à ce qu’il soit considéré comme clos, qu’il soit fondé ou non. Cela vaut aussi pour les cas de fausses allégations.
    6. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer les cas qui ont eu lieu avant le 1er avril 2016 et qui ont déjà fait l’objet d’une enquête et ont été réglés, ou au sujet desquels aucune mesure ne sera prise ou n’est prévue. La DCMP OpH fournira des conseils sur les dossiers nécessitant des clarifications.
    7. Les seules personnes ayant accès aux dossiers entrés dans le SSAOPH sont les utilisateurs de ce dernier, les personnes désignées par la chaîne de commandement, les BPR des N1, le personnel de la DCMP OpH chargé des opérations du SSAOPH et le personnel de la Direction – Planification et intégration d’applications (DPIA) chargé du développement du programme du SSAOPH. Le SSAOPH repose sur un régime d’accès à paliers : l’utilisateur d’une unité ne peut accéder qu’aux dossiers concernant son unité; les BPR de N1 ne peuvent lire que les dossiers de leur N1; seuls la DCMP OpH et le DPIA ont accès à tous les dossiers du système.
    8. L’utilisation et l’entreposage appropriés des renseignements personnels entrés dans le SSAOPH sont régis par la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Analyse des facteurs relatifs à l’incidence du SSAOPH sur la vie privée (AFIVP) précise que les renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux responsables principaux des dossiers ou à la chaîne de commandement du plaignant ou de la personne mise en cause dans  l’incident et que les données personnelles ne peuvent être téléchargées, communiquées ou imprimées. Toute violation éventuelle de la Loi susmentionnée doit être signalée aux autorités compétentes aux fins d’enquête.
11. (SC) Approche des Affaires publiques. En ce qui concerne les opérations quotidiennes du SSAOPH, l’approche des Affaires publiques est réactive : les demandes de renseignements des médias seront transmises aux Affaires publiques de la DCMP OpH.
12. (SC) POC DCMP-OpH :
    1. DCMP-OpH, 613-901-5899;
    2. DCMP-OpH/Chef de section, CRMR, 613-901-5953; et
    3. DCMP-OpH/Officier responsable, 613-996-5955.

Le lieutenant-général,
J.M. Lanthier

Liste de distribution

Exécution

VCEMD
EMIS
SMA(Mat)
Cmdt MRC
Cmdt AC
Cmdt ARC
Cmdt CPM
Cmdt COIC
Cmdt COMRENSFC
Cmdt COMFOSCAN
SMA(Fin)
SMA(IE)
SMA(GI)
SMA(S & T)
SMA(Svcs Ex)
SMA(AP)
EMIS/CFIRI
VCEMD/A

Information

SM
CEMD
SMA(RH-Civ)
DAIPRP
DPIA
CIIS