Formulaire d’Avis d’incident de harcèlement et violence dans le lieu de travail

Instructions

Avant de remplir le formulaire, veuillez consulter la définition du harcèlement et de la violence :

La DOAD 5014-0 et le manuel de la politique définie le harcèlement et la violence comme :

« Tout acte, comportement ou propos, notamment de nature sexuelle, qui pourrait vraisemblablement offenser ou humilier un employé du MDN ou un membre des FAC ou lui causer toute autre blessure ou maladie, physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou propos réglementaire. » Fiche 6969528.

Cela comprend tout comportement fondé sur les motifs de distinction illicite précisés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, soit la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée ou à l'égard duquel une suspension de casier a été ordonnée.

Vous pouvez soumettre votre avis d’incident soit :

• À votre Chaîne de Commandement (C de C) / gestionnaire verbalement ou par écrit, en envoyant un formulaire d’avis d’incident; Si votre C de C / gestionnaire est impliqué(e) dans l’incident, l’avis d’incident doit être soumit au destinataire désigné(e).
• Au Destinataire Désigné(e) verbalement, en communiquant par téléphone, au 1-833-451-1604, ou par écrit, en soumettant un formulaire d’avis d’incident à l’adresse suivante : DesignatedRecipientHVP-DestinataireDesignedelaPHV@forces.gc.ca.

Remarque  : Le formulaire doit être téléchargé et ouvert dans Adobe Acrobat. Si vous n’êtes pas en mesure de remplir le formulaire d’avis d’incident, vous pouvez soumettre un courriel à la place, à condition qu’il contienne les informations suivantes :

• le nom de la partie principale et de la partie intimée, si connu;
• la date de l’incident;
• une description détaillée de chaque incident

Directives à l’intention du C de C/gestionnaire

Si la partie principale ou le témoin souhaite signaler un incident verbalement, veuillez lui demander de fournir les renseignements requis pour remplir les champs du présent formulaire. Il ne faut pas consigner le prénom et le nom de famille du témoin si celui-ci souhaite signaler l’incident de façon anonyme.

Avant de remplir le formulaire, assurez-vous d'examiner les points suivants avec la partie principale ou le témoin :

• Les mesures d’urgence
• La définition du harcèlement et de la violence
• Protection de la vie privée et confidentialité

Vous serez tenu d’assurer le suivi et envoyer cet avis d'incident, en indiquant la date de réception, au Centre d'expertise (CE) de la PHVLT : WHVPCoE-PHVCE@forces.gc.ca, conformément à la DOAD 5014-0 et au manuel de la politique de la PHVLT.

Protection de la vie privée et confidentialité

Les renseignements personnels fournis dans le formulaire Avis d’incident sont recueillis par le ministère de la Défense Nationale (MDN) et les Forces armée canadiennes (FAC) conformément à la Loi sur la défense nationale, la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, du Code canadien du travail et du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail et la DOAD 5014-0. Les renseignements sont recueillis dans le but de documenter et d'enquêter sur les incidents de harcèlement et de violence dans le lieu de travail.

Les renseignements fournis dans un avis d'incident peuvent être examinés par les membres de l’équipe de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT), y compris le ou la destinataire désigné(e), l’agent(e) de réception, le ou la gestionnaire, le ou la chef d’équipe, ainsi que la C de C/le ou la gestionnaire. Si le processus de règlement passe à la conciliation ou à l'enquête, un résumé de l'avis d'incident sera partagé avec le conciliateur ou la conciliatrice et l'enquêteur ou l’enquêtrice Si le processus de règlement passe à une enquête de la PHVLT un résumé sera également partagé avec la partie intimée et peut être partagé avec des témoins. Dans des situations limitées et précises, vos renseignements personnels peuvent être divulgués sans votre consentement conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La rédaction de l'avis d’incident est volontaire et tous les renseignements personnels fournis seront utilisés et protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et tel que décrit dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire - Harcèlement - POE 919. Le dépôt d’un rapport de manière anonyme peut limiter la capacité du MDN/des FAC à enquêter ou à résoudre pleinement l’incident. Les incidents signalés de manière anonyme seront principalement utilisés pour surveiller et analyser les risques en milieu de travail, ainsi que pour orienter les politiques et les mesures de prévention. La Loi sur la protection des renseignements personnels vous donne le droit de demander l'accès et la correction de vos renseignements personnels. Pour plus d'informations sur ces droits ou sur nos pratiques en matière de confidentialité - veuillez contacter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du MDN et des FAC. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant notre traitement de vos renseignements personnels.

Définitions

Incident

Un événement qui fait référence à un incident présumé de harcèlement et de violence dans le lieu de travail.

Partie principale (PP)

Un employé ou une employée ou plusieurs employés ou employées du MDN, ou un ou plusieurs militaires des FAC faisant l’objet d’un incident.

Partie intimée (PI)

Une ou plusieurs personnes qui sont présumées responsables de l’incident et qui sont identifiées dans l’avis d’incident.

Témoin

Toute personne qui a été témoin d’un incident ou qui a été informée d’un incident par la PP ou la PI. Un témoin ne peut pas être une personne de soutien pour l’une ou l’autre des parties.

Destinataire désigné ou désignée

Personne désignée pour recevoir les avis d’incident et y répondre, et faciliter le processus de PHVLT conformément aux règlements et à la politique du MDN et des FAC.
Remarque : Pour le MDN/ les FAC, les seuls ou seules destinataires désignés ou désignées sont l’équipe centralisée des destinataires désignés ou désignées établie au sein de l’autorité fonctionnelle de cette politique.

Organisation de niveau 1 (N1)

Organisation principale, civile ou militaire, qui relève directement du sous ministre ou du chef d’état-major de la Défense (p. ex. la Marine royale canadienne, l’Aviation royale canadienne, le Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civils) et Vice-chef d’état-major de la Défense.

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Renseignements sur la partie principale ou le témoin

Remarque : Vous pouvez soumettre un avis d'incident de manière anonyme. Pour les avis d'incident verbaux, informez votre C de C/gestionnaire ou le destinataire désigné ou la dentinaire désignée de votre souhait de rester anonyme. Pour les avis d'incident écrits, cochez la case d'anonymat.

Si un avis d’incident est présenté par un témoin ou de façon anonyme, et qu’une PP est nommée, la C de C, les gestionnaires ou le ou la DD contactera la PP pour lui demander si elle souhaite commencer le processus de règlement. Si la PP refuse de participer au processus de règlement, celui-ci est considéré comme clos, mais une version caviardée de l’avis d’incident sera transmise au CSST/RSS/CSFAC concerné, qui l’examinera et, au besoin, mettra à jour l’évaluation de la PHVLT pour déterminer si des mesures préventives supplémentaires sont nécessaires.

Remarque : Dans le but de préserver la confidentialité et la vie privée des personnes concernées, aucun renseignement relatif à l’identité des parties ne doit être communiqué au comité de sécurité ou au représentant concerné. Cela comprend toute référence aux emplacements de travail, aux dates, aux noms de division ou de groupe ou à des renseignements supplémentaires qui révéleraient directement ou indirectement l’identité d’une personne concernée par l’avis d’incident.

Description de l’incident

Veuillez indiquer la date à laquelle vous avez vécu ou été témoin de l’incident, fournir une description détaillée de l’incident, (en précisant l’acte, le comportement ou le propos qui correspond à la définition du harcèlement et la violence mentionnée ci-dessus), le ou les noms ou une description détaillée des personnes impliquées, ainsi que leur relation hiérarchique ou professionnelle si elle est connue (p. ex. employé(e)/employé(e), employé(e)/C de C/gestionnaire, employé(e)/militaire, militaire/militaire). Vous pouvez consulter la matrice des comportements négatifs pour vous aider à identifier et à décrire la nature de l’incident. Des documents justificatifs peuvent également être inclus s’ils sont pertinents.

(Exemple : Lors de notre dernière réunion d’équipe, le XX-XX-XXXX, j’ai été publiquement humilié(e) et interpellé·e devant mes collègues. La personne mise en cause, XX, qui est mon ou ma superviseur(e), a ri en me faisant le commentaire suivant : «  …C’est un très mauvais PowerPoint, même mon enfant pourrait faire mieux. »)

Processus de règlement et résultat souhaité

Comme le précise le paragraphe 44 du manuel de politique sur la PHVLT toutes les parties sont encouragées à faire des efforts raisonnables pour résoudre les incidents par la voie d’un règlement négocié ou d’une conciliation/ ou un mode alternatif de résolution des conflits (MARC). Ce processus est de nature préventive et vise à favoriser un environnement de travail respectueux et sain en réglant les problèmes de manière précoce et constructive. Dans cette optique, quel résultat souhaitez-vous obtenir?

Remarque : je comprends qu’en soumettant cet avis d’incident, ce processus ne mènera pas à des mesures administratives ou disciplinaires. Si la chaîne de commandement ou le ou la gestionnaire prend connaissance d’un manquement à la conduite ou d’un comportement inapproprié, il ou elle doit entamer un processus parallèle en consultant le ou la conseiller·ère juridique ou en relations de travail approprié·e afin d’explorer les mécanismes de recours disciplinaires ou administratifs.

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