Charte de l’Agence de logement des Forces canadiennes

Table des matières

1. Introduction

2. Mandat et rôle

3. Principes and valeurs

4. Cadre d'organisation et reddition de comptes

5. Relations

6. Pouvoirs délégués

7. Évaluation et vérification

Appendice 1: Pouvoirs délégués de l’ALFC

Appendice 2: Mandat du Conseil du logement

Appendice 3: Protocole d’entente avec les bases et les escadres

Appendice 4: Organigramme de l’ALFC

Appendice 5: Carte des emplacements de l’ALFC au Canada

1. Introduction

1.1. Antécédents organisationnels

Chaque année, les Forces canadiennes (FC) déplacent des milliers de militaires et leurs familles d’un lieu à un autre au Canada et à l’étranger. Ce cycle d’affectation est un composant essentiel des opérations et du perfectionnement professionnel pour le personnel militaire. 

Par conséquent, le logement est d’un intérêt particulier pour les membres des FC qui peuvent être appelés à se déplacer dans plusieurs lieux différents au cours d’une carrière militaire. Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les FC considèrent l’accès à un logement résidentiel convenable comme un facteur important pour la qualité de vie de ses membres. Cela fait partie du processus visant à rehausser la qualité de vie et le moral du personnel militaire et de leurs familles. C’est aussi un point capital dans le soutien de l’efficacité opérationnelle des unités des FC dans la mission de la défense.

La création de l’Agence de logement des Forces canadiennes a rendu possible la concentration des ressources de logement et l’expertise reliée aux fonctions de logement, sous la gestion d’une seule organisation. La structure de l’Agence permet ainsi :

• Une plus grande importance au service à la clientèle;
• Une plus grande flexibilité décisionnelle par le biais d’une délégation de pouvoir décisionnaire à un niveau plus près du point de prestation des services; et
• L’élaboration de processus opérationnels appropriés pour la prestation des services de logement résidentiel contrôlés par l’État.

1.2 Objectif de la Charte

La Charte fixe le mandat, les principes, les valeurs et le rôle de l’Agence de logement des Forces canadiennes au sein du MDN, énoncés à la lumière des buts pour le logement résidentiel formulés dans le document Logement 2020.^{Note de bas de page 1}  La charte décrit aussi en détail les relations de l’ALFC avec le MDN, les FC et d’autres organismes, ainsi que le cadre d’organisation et de responsabilisation de l’Agence. L’appendice 1 identifie les pouvoirs attribués au chef de la direction (CDir). L’appendice 2 définit le mandat du Conseil du logement (CL). L’appendice 3 décrit les relations de travail avec les bases et les escadres des Forces canadiennes par l’entremise d’un pro forma de Protocole d’entente (PE). Les appendices 4 et 5 représentent l’organigramme de l’ALFC et une carte des emplacements de l’ALFC au Canada.

1.3 Agence de la Défense nationale

L’ALFC est un organisme de service spécial au sein du ministère de la Défense nationale. L’ALFC est dirigée par un chef de la direction.

1.4 Nom de l’Agence

Le nom officiel de l’Agence et son titre d’usage dans le cadre du Programme de coordination de l’image de marque est l’Agence de logement des Forces canadiennes.

1.5 Structure de L’ALFC

L’ALFC se compose d’un siège social, situé à Ottawa, de 15 bureaux de gestion des logements et de 11 bureaux d’emplacements situés à travers le Canada. L’appendice 5 représente une carte des emplacements de l’ALFC à travers le Canada. Les modifications dans la structure organisationnelle sont définies par le Cdir conformément aux besoins de l’Agence.

1.6 Révision de la Charte

La charte de l’ALFC fait l’objet d’examens et de révisions de façon régulière.  Les modifications à la Charte sont signalées annuellement au Secrétariat du Conseil du Trésor. Les changements substantiels au mandat ou à l’étendue des opérations de l’Agence sont soumis à l’approbation du Conseil du Trésor. 

2. Mandat et rôle

2.1 Mission

L’ALFC est chargée de répondre aux besoins des familles militaires en matière de logement.

2.2 Vision

L’ALFC fournit des services de logement de confiance et de valeur aux familles militaires.

2.3 Mandat

L’ALFC gère les logements résidentiels contrôlés par l’État^{Note de bas de page 2}  au nom du ministère de la Défense nationale, et voit à ce que ces logements, qu’ils soient occupés ou disponibles, soient entretenus conformément aux normes généralement acceptées. De plus, l’ALFC élabore et met en œuvre des plans en vue de la satisfaction des besoins futurs des FC dans les paramètres définis en matière de logement résidentiel au MDN et dans Logement 2020.

2.4 Objectifs stratégiques

Les objectifs stratégiques de l’ALFC sont les suivants :

• Tenir pour le MDN un parc de logements résidentiels contrôlés par l’État qui soit contemporain et bien entretenu. 

L’ALFC contribue aussi à l’atteinte des objectifs stratégiques globaux du MDN relatif à l’appui  au logement résidentiel en 2020, qui se définissent comme suit : 

• Offrir pour les logements résidentiels des programmes complets et intégrés de soutien que les membres des FC et leurs familles apprécient. Ces programmes incluront les indemnités financières, l’information, l’éducation, l’aide directe, les communications ainsi que la défense des intérêts des clients auprès du secteur privé, en plus de la fourniture des logements résidentiels relevant du contrôle de l’État.
• Offrir par le biais d’un guichet unique des services de logement résidentiel.

2.5 Logement 2020 

L’ALFC fut chargé par le MDN et les FC de fournir le niveau et le type de services de logement résidentiel dont les membres des FC ont besoin. L’ALFC est reconnue par le MDN et les FC comme l’« agent par excellence » en matière de logement résidentiel, et vise à élaborer les services et les programmes nécessaires pour fournir à tous les membres des FC un guichet unique pour leurs besoins en logement.

L’ALFC fait preuve des qualités, valeurs et caractéristiques de rendement professionnelles qui distinguent un « agent par excellence ».

2.6 Cadre stratégique

Le cadre stratégique qui guide la création de l’ALFC et la conception de ses programmes est formé des lois, règlements et politiques clés suivantes :

Lois pertinentes :

• Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux

Politiques du Conseil du Trésor :

• Diversification des modes de prestation de services, 1er avril 2003
• Aliénation des biens immobiliers excédentaires
• Plans d’investissement à long terme, 1er juin 1994
• Approbation de projet
• Investissement dans les biens immobiliers
• Recettes tirées des biens immobiliers, juillet 2001
• Gestion des biens immobiliers, 15 juin 2000
• Transferts transparents et équitables de biens immobiliers
• Gestion des intérêts gouvernementaux dans les initiatives du secteur privé

Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada, 30 mars 2000
• Devenir un organisme de service spécial, mars 1998
• Guide de surveillance de la gestion des biens immobiliers

Règlements, ordonnances, directives et publications du ministère de la Défense nationale

• Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes, chapitre 28, Allocation et occupation des quartiers
• Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes, chapitre 29, Ouvrages et bâtiments
• Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes, appendice 4.1, Règlement concernant les frais pour les logements familiaux, 1er septembre 2001
• OAFC 28-3, Logements familiaux, stationnement résidentiel couvert et parcs de maisons mobiles – Attribution, occupation et éviction
• OAFC 28-4, Besoins en logements familiaux et en logements de célibataires – Politique et procédures
• Le logement à l'appui des Forces canadiennes : Une vision pour 2020

La politique de logement du MDN de 1999 définit aussi l’orientation ministérielle en matière de logement et de qualité de vie des membres des FC. Les éléments clés de cette politique sont les suivants : 

• Le logement résidentiel est un facteur important dans la qualité de vie des membres des FC. Le MDN s’engage à s’assurer que les membres des FC sont en mesure d’obtenir un logement convenable à leurs besoins personnels, en temps opportun et partout où le devoir l’exige.
• Le MDN aura recours à des politiques, des plans et des programmes qui inciteront les membres des FC à garantir des logements sur le marché du secteur privé afin d’augmenter au maximum la liberté de choix.
• Dans les cas où le marché du secteur privé ne peut répondre aux besoins des membres des FC, le MDN soutient une intervention de l’État capable de contribuer à rehausser la qualité de vie et le moral du personnel militaire. Les décisions d’intervention seront propres aux emplacements et toute forme d’intervention sera viable au fil du temps. Tout logement fournis par l’État en raison d’une décision d’intervention sera comparable à ceux qu’on trouve dans le secteur privé.

2.7 Usagers

Les usagers de l’Agence sont les membres des FC qui souhaitent utiliser les services de logement qu’elle offre. L’ALFC fournit un logement et des services de logement aux forces militaires étrangères conformément aux ententes en vigueur entre le Canada et les pays de ces forces.

2.8 Clientèle

L’ALFC fait la prestation des services au nom de sa clientèle, le MDN et les FC. L’ALFC répond aux besoins aux cadres de gestion du QGDN et des commandants à tous les niveaux, à l’appui de leurs objectifs d’assurance de la qualité de vie des membres des FC.

2.9 Services / fonctions

Afin de rehausser la qualité de vie et le moral des militaires, l’Agence fournit des services essentiels reliés aux logements des FC :

• Gestion des propriétés résidentielles de l’État : gestion au jour le jour du parc immobilier du MDN, y compris la politique d’exploitation, l’entretien, les améliorations, l’infrastructure et les registres des biens;  
• Services de logement : attribution, coordination de l’exercice des évaluations de loyer,  perception de loyer, gestion des baux et relations avec la clientèle, y compris un processus de résolution des plaintes;
• Solutions de développement durables : prestation de services d’expertise en la matière pour l’élaboration des stratégies de rationalisation et de renouvellement qui répondent aux besoins des FC; la détermination de la capacité du secteur privé à répondre à ces stratégies; et la recommandation de stratégies pour répondre aux besoins, y compris l’acquisition, le développement, les baux, la cession et les services connexes au gardiennage.

L’ALFC examinera ses produits et services de temps à autre. L’Agence peut développer de nouveaux produits ou mettre fin à d’autres, dans le but de réaliser les objectifs du MDN relatifs à Logement 2020 en offrant des programmes complets et intégrés de soutien pour le logement résidentiel.

3. Principes et valeurs

3.1 Principes de gestion

Les principes suivants se reflètent dans la gestion et l’exploitation au quotidien de l’Agence :

• La raison d’être de l’ALFC est de soutenir les buts globaux en matière de logement résidentiel du MDN et des FC.
• Le but premier de l’ALFC est l’approvisionnement en logements convenables et la prestation de services de logement.
• L’ALFC s’engage à répondre de façon qualitative et opportune aux besoins de sa clientèle.
• L’ALFC est un organisme novateur et recherche constamment les meilleurs moyens pour exécuter ses affaires.
• L’ALFC fonctionne avec le souci de l’économie, l’efficience, l’efficacité et la prudence  et travaille en respectant les principes professionnels et éthiques.
• L’ALFC communique de façon efficace avec les partenaires/les parties intéressées et consulte régulièrement ses clients et usagers.
• L’ALFC travaille en partenariat avec les commandants des armées et les commandants des bases et des escadres.
• L’ALFC adhère aux exigences de la « fonction de contrôleur moderne » (c.-à-d. gérer le risque, lier les ressources aux résultats et rendre des comptes).
• L’ALFC intègre un processus de valeur ajoutée, efficace, y compris la mise en oeuvre d’une Agence focalisée sur le processus de planification d’activités.
• L’ALFC respecte la Loi sur les langues officielles tant sur le plan de la langue de travail que celui du service à la clientèle.

3.2 Principes d’exploitation

L’ALFC s’efforce de fournir à ses usagers des locaux d’habitation de bonne qualité en plus de fournir de manière efficace le matériel et les services requis. En conséquence, l’ALFC :

• Fournit aux occupants des services équitables et conformes;
• Offre à toutes les bases/les escadres des services de logement équitables et conformes;
• Promouvoit un environnement qui favorise la croissance, la motivation et le professionnalisme de son personnel.

3.3 Valeurs organisationnelles

Les valeurs organisationnelles de l’ALFC sont intégrées dans la façon que ses chefs et ses employés se comportent avec leurs collègues, clients et usagers dans l’accomplissement quotidien de leurs tâches. Les valeurs de l’ALFC comprennent ce qui suit :

• L’ALFC travaille en équipe dans l’accomplissement de ses différentes tâches, entre le bureau principal et les unités et avec ses clients et usagers.
• L’ALFC communique de façon ouverte et opportune, selon un mode ascendant, descendant et horizontal au sein de l’Agence.
• L’ALFC utilise un style de gestion consultatif à tous les niveaux.
• L’ALFC permet à son personnel de travailler de façon équilibrée en répondant aux besoins de ses clients et usagers.
• L’ALFC respecte et reconnaît la contribution et les efforts du personnel.
• Les gestionnaires et les employés de l’ALFC partagent la responsabilité quant à un milieu de travail sain.

4. Cadre d'organisation et reddition de comptes

4.1 Ministre de la Défense nationale

The Minister of National Defence is accountable to Parliament for the activities of CFHA.

4.2 Sous-ministre

Le sous-ministre du ministère de la Défense nationale est responsable devant le ministre de la Défense nationale en ce qui concerne les activités de l’ALFC.

4.3 Chef d’état-major de la Défense

Le chef d’état-major de la Défense est responsable de l’ensemble de la politique de logement des FC et voit à ce que l’ALFC satisfasse, dans la réalisation de son mandat, les besoins en matière de logement résidentiel des membres des FC.

4.4 SMA(RH-Mil)

ThLe sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Militaires) est responsable de l’élaboration et de la mise en oeuvre des plans, politiques et programmes des ressources humaines pour recruter, perfectionner et maintenir le personnel de manière à soutenir efficacement les FC dans des opérations et accomplir la mission de la défense. En tant que responsable devant le chef d’état-major, le SMA(RH-Mil) est l’autorité ministérielle en matière de logement et a pour mission de définir les politiques en matière de logement. Le Cdir de l’ALFC est responsable devant le SMA(RH-Mil) pour la mise en oeuvre de ces politiques de logement de façon équitable et conforme. 

4.5 SMA(IE)

Le sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) est responsable devant le sous-ministre et le chef d’état-major de la Défense en matière de supervision et d’établissement de rapports en ce qui concerne le rendement de l’ALFC. Il doit aussi s’assurer que toutes les activités sont conformes aux politiques d’infrastructure du Ministère.

4.6 Chef de la direction de l’ALFC

L’ALFC est dirigée par un chef de la direction qui rend compte de ses actions au sous-ministre par l’entremise du sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement). Le CDir fournit l’orientation stratégique à court terme et le leadership à l’ALFC pour la mise en œuvre de la direction stratégique du ministère, et voit à ce que l’ALFC réalise ses objectifs convenus et ses objectifs de rendement.

4.7 Conseil du logement

Le Conseil du logement (CL) est l’organisme consultatif de l’ALFC pour tout sujet relatif au logement, et est responsable de recommander l’approbation des politiques, des plans, des programmes, des initiatives et des projets particuliers en matière de logement résidentiel. Le Conseil est coprésidé par le SMA(IE) et le SMA(RH-Mil). Le mandat complet du Conseil ainsi que sa composition sont précisés à l’appendice 2. Le Conseil de logement est responsable d’entreprendre et d’approuver les modifications au mandat du Conseil.

4.8 Conseil de gestion du programme

Le Conseil de gestion du programme (CGP) supervise la gestion des ressources ministérielles. Il est organisé de façon à soutenir le vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) aux fins de la coordination de la prestation du Programme des services de défense (PSD), tel que décrit dans le Plan de la défense annuel. Les projets de réfection de l’ALFC sont intégrés au Système de gestion de la Défense (SGD) établi par le biais du Plan d’immobilisations à long terme (Construction), et sont donc par le fait même assujettis à l’approbation et à la supervision du CGP.

4.9 Rôle et responsabilités de gardien

La Défense nationale est un ministère ayant la garde de bien immobiliers du gouvernement fédéral. Le ministre a dévolué la gestion des biens immobiliers du ministèe aux gestionnaires de niveau un. Les principaux gardiens des biens immobiliers résidentiels du MDN sont les commandants des armées (Marine, Force terrestre et Force aérienne).^{Note de bas de page 3}

Le SMA(IE) est responsable de l’orientation fonctionnelle de l’administration et de la garde des biens immobiliers résidentiels du MDN.

Le MDN et l’ALFC ont entrepris des discussions au sujet du transfert à l’Agence de certaines responsabilités de garde.

4.10 Gestion des resources humaines

4.10.1 Délégations reliées aux ressources humaines de l’ALFC

L’ALFC a reçu tous les pouvoirs ministériels reliés aux décisions de gestion des ressources humaines et la responsabilité de choisir la meilleure méthode pour livrer la prestation des services de ressources humaines à travers le Canada.  Les pouvoirs d’approbation reliés aux ressources humaines délégués au chef de la direction sont précisés à l’appendice 1. 

4.10.2 Statut des employés

Les employés de l’ALFC sont des agents de la fonction publique. L’Agence est régie par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques et autres politiques et orientations du gouvernement. Les ententes collectives existantes sont en vigueur et le personnel est représenté par ses agents négociateurs dans toutes les négociations.

4.11 Structure financière et gestion financière

4.11.1 Autofinancement

Le MDN reçoit du Parlement l’autorisation de dépenser des recettes dans le cadre de l’approbation du Budget principal des dépenses du Ministère. Le MDN finance les activités de fonctionnement de l’ALFC à partir des recettes nettes générées par les loyers provenant du parc immobilier et portées aux crédits de la Défense.

L’ALFC retient les services de la Société canadienne d'hypothèques et de logement (SCHL) pour fixer la valeur de loyer estimée sur une base annuelle.

La détermination des loyers est réglementée par les Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes (ORFC).

4.11.2 Financement supplémentaire

L’Agence demande aussi du financement ministériel par le biais :

• Des crédits ministériels pour subvenir aux activités fixées par le MDN; et
• Des produits de la disposition de biens immobiliers de l’État associés aux logements de l’État.

L’Agence et le MDN négocient des paiements au profit de l’Agence pour des obligations connexes aux logements et propriétés héritées du Ministère par l’Agence. Cela comprend, mais sans s’y limiter :

• Des pertes de revenus dues au plafonnement imposé par le MDN en ce a trait aux paiements de loyer par l’occupant;
• Des conditions environnementales nécessitant des rectifications; et
• Le coût du maintien excédentaire des maisons classées du patrimoine à ceux d’un niveau conforme à un logement régulier.

L’Agence peut négocier des paiements à son profit pour des frais de possession de logements inoccupés à cause de l’imposition d’exigences militaires. Cela comprend les inoccupations dues à des exigences relatives à la réservation de logements spécifiques pour des groupes de grades particuliers, ainsi que toute modification significative à la structure de la force. 

4.11.3 Services publics

L’Agence voit, dans la mesure du possible, à mesurer individuellement la consommation des logements de l’État, et les occupants paient les frais de services associés à leur consommation directement aux prestataires de services publics. Là où des compteurs individuels ne peuvent être installés (comme dans certaines unités d’habitation multiples ou des installations à charges élevées), l’ALFC travaille de concert avec les prestataires de services publics pour fixer des charges équitables aux utilisateurs, axées sur les pratiques du secteur privé et les politiques du Conseil du Trésor.

4.11.4 Services achetés auprès de la Défense nationale

L’ALFC peut acheter des services auprès du Ministère. L’établissement des coûts sera négocié entre le MDN et l’ALFC. 

4.11.5 Comptabilité

L’ALFC tient un contrôle financier, une comptabilité de gestion et des systèmes d’information qui permettent au service de gestion d’examiner et de contrôler le rendement de l’Agence par rapport aux budgets planifiés. Le système de comptabilité est conforme aux exigences de la stratégie d’information financière du gouvernement.

L’ALFC utilise une méthode de détermination du coût de revient qui fixe le coût d’exploitation et le revenu des unités occupées. La base de revenu utilisée dans le calcul du revenu est la valeur de base du gîte de l’unité, qui est la plus basse de la limite de contrôle de loyer ou de la valeur estimée. Les coûts d’exploitation comprennent les coûts directs, les coûts indirects répartis, les coûts indirects et les frais généraux. Les coûts directs comprennent la main-d’œuvre et le matériel pour les réparations et les services publics équipés de compteur. Les coûts semi-directs sont attribués aux unités et comprennent les charges relatives à l’exploitation et l’entretien de l’infrastructure commune et l’inspection des emplacements ou les coûts d’évaluation. Les coûts indirects sont attribués sur la base d’unités dans un emplacement donné. Des exemples de ces types de coûts comprennent les dépenses du personnel local et de gestion ainsi que les frais d’exploitation du bureau local. Les frais généraux peuvent être fixes ou variables en nature et se rapportent au soutien des activités des coûts indirects ou de celles des frais généraux. Il est rare que les frais généraux soutiennent des activités directes. Quelques exemples de frais généraux sont reliés aux activités de régie ministérielle, de gérance et connexes aux coûts de gestion de processus, de systèmes, de coûts d’exploitation de bureau pour des activités de frais généraux et de coûts de gestion de risque.

4.12 Cadre relatif à l’établissement de rapports

4.12.1 Plan d’activités annuel

Le plan d’activités fournit le cadre de planification pour l’Agence. Il fixe les plans de l’Agence pour la période triennal suivante y compris un plan d’exploitation détaillé pour la première année d’exploitation et les cibles pour les deux autres années suivantes. Il identifie les enjeux stratégiques et les moyens pour les traiter et établit les objectifs, les domaines de résultats clés et les indicateurs de rendement pour les opérations, la gestion financière et l’administration de l’Agence. Le CDir est responsable devant le sous-ministre et le chef d’état-major de la Défense en matière d’atteinte des buts fixés dans le plan d’activités annuel. Le plan d’activités est aussi présenté au Conseil de logement chaque année pour fin d’information et de discussion.

Le CDir présente annuellement un plan d’activités triennal par le biais du SMA(IE) au sous-ministre et au chef d’état-major de la Défense, un rapport annuel par le biais du SMA(IE) au Ministre et tout autre rapport qui peut être exigé. Le calendrier pour ces plans et rapports coïncidera avec les exigences de planification plus larges du Ministère.

4.12.2 Plan d’immobilisations à long terme (Construction)

Les projets de réfection de l’ALFC sont intégrés au plan d’immobilisations à long terme (Construction) du Ministère et soumis de façon annuelle à l’approbation du CGP. L’approbation des projets se fait par l’entremise du Système de gestion de la Défense (SGD) établi.

4.12.3 Établissement de rapports sur la mesure du rendement

Le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) de l’ALFC jette les assises de la stratégie de mesure du rendement, d’évaluation et de production de rapports de l’Agence en mettant l’accent sur l’atteinte de résultats. La mise en œuvre et l’examen continu des mesures et des cibles de rendement fournissent à la direction de l’Agence la rétroaction sur la mesure dans laquelle les activités de l’Agence soutiennent l’atteinte de ses objectifs stratégiques, et permettent au CDir de rendre compte au sous‑ministre et au chef d’état-major de la Défense des résultats effectivement obtenus par l’ALFC par rapport aux résultats escomptés, et de fournir ainsi les contributions escomptées au Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et au Rapport sur les plans et les priorités (RPP).

Le CGRR de l’ALFC se conforme aux lignes directrices publiées par le Conseil du Trésor dans le Guide d'élaboration des cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats. Une stratégie de mesure du rendement est en cours d’élaboration et découle du modèle logique de l’ALFC. Le modèle logique de l’ALFC est une illustration de l’enchaînement de résultats par lequel les principales activités de l’Agence devraient la mener à l’atteinte de ses objectifs stratégiques. Il montre les liens entre les extrants, les résultats à court et à moyen terme, les résultats à long terme et les objectifs stratégiques. Le modèle logique est conçu de façon à orienter les efforts de chaque division organisationnelle de l’ALFC vers la réalisation des résultats escomptés de l’Agence.

L’ALFC observe son rendement par rapport aux cinq éléments énumérés dans le modèle logique : capacité opérationnelle, gestion financière, planification des biens immobiliers, gestion des biens immobiliers et gestion du service à la clientèle. Des exemples de mesures proposées du rendement sont regroupés ci-dessous en quatre volets :        

• Apprentissage et croissance : employeur de choix, gestion du savoir
• Processus internes : efficacité des systèmes administratifs
• Finances : régie financière, rentabilité
• Intervenants : 
  • Clientèle : satisfaire les biens des membres des FC, satisfaction du client
  • Organisme client : dépenses pour les biens immobiliers, caractère adéquat des biens immobiliers, condition des biens immobiliers, facilité d’accès à des logements adéquats, réductions du parc immobilier et satisfaction de la demande
  • Gouvernement du Canada : directives gouvernementales (p. ex. lois sur les langues officielles, l’équité en matière d’emploi, la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information)

Les mesures, les indicateurs et les objectifs de rendement sont soumis à l’examen du Conseil du logement et à l’approbation du SMA(IE) et du SM(RH-Mil), et ils sont compris tous les ans dans le plan des activités de l’ALFC.

4.12.4 Rapport annuel

L’ALFC est tenue d’élaborer un rapport annuel. Le rapport annuel est soumis au Ministre par l’intermédiaire du SMA(IE) et du sous-ministre. Le rapport fournit des états financiers et des informations décrivant les activités et le rendement de l’Agence.

4.12.5 États financiers

L’Agence fournit aussi au SMA (Fin SM) des comptes financiers détaillés incluant un état qui présente la source et l’utilisation des fonds pour publication dans les Comptes publics du Canada. Les états financiers de l’ALFC sont vérifiés annuellement.

5. Relations

5.1 Commandements des armées

Les commandements des armées sont responsables pour l’efficacité opérationnelle des FC. Ils guident et conseillent l’ALFC au sujet des besoins des membres des FC, par l’entremise de consultations formelles et informelles avec le Conseil de logement, le Comité de liaison de la Défense, les commandants des armées et les officiers d’état-major. Les commandements des armées sont présentement gardiens des biens immobiliers.

5.2 Comité de liaison de la Défense

Le Comité de liaison de la Défense (CLD) est un lien important entre l’Agence et les militaires en matière de questions reliées au logement. Le CLD aide l’ALFC dans l’élaboration et la mise en oeuvre des instructions de l’ALFC, fournit des propositions concernant une vaste gamme de questions se rapportant aux locaux d’habitation et agit comme un intermédiaire de consultation entre l’Agence, les commandants des armées et le vice-chef d’état-major de la Défense.

Les membres du Comité fournissent aussi des informations sur les changements aux opérations et aux plans militaires pour examen lors de la planification et de la mise en oeuvre de nouveaux logements en fonction des besoins opérationnels.

Le président du CLD est le directeur général – Gestion des logements de l’ALFC. Le Comité est composé de représentants des commandants des armées, du SMA(RH‑Mil), du vice-chef d’état-major de la Défense et de l’ALFC. Des représentants supplémentaires peuvent être ajoutés selon les exigences des activités.

5.3 Bases, escadres, stations et autres unités de soutien

Les commandants de la base, de l’escadre ou de l’unité de soutien guident et conseillent l’ALFC au sujet des besoins locaux de logement des FC. Les commandants des bases et des escadres ont des rôles particuliers dans l’administration locale du logement et ceux-ci sont définis dans les ORFC.

5.4 Gestion par l’ALFC

Les gestionnaires de l’ALFC répondent aux commandants des bases et des escadres afin de voir aux besoins des FC en matière de logement, et s’assurent que les directives générales de l’ALFC sont adaptées là où c’est possible afin de répondre aux besoins locaux.

Des arrangements locaux pour la prestation de services à l’ALFC par les bases et les escadres sont documentés par un protocole d’entente entre le gestionnaire de logement local de l’ALFC, le Directeur général – Gestion des logements et le commandant local de la base, de l’escadre ou autre. Le pro forma du protocole d’entente présentement utilisé de façon nationale, se retrouve à l’appendice 3. Les mises à jour du pro forma national seront amorcées par l’ALFC selon les besoins.

5.5 Militaires étrangers

Les gestionnaires de logement travaillent directement avec les commandants militaires étrangers locaux ou avec le commandant canadien local, selon les arrangements pris à chaque emplacement.

5.6 Autres ministères du gouvernement

L’ALFC travaille avec les organismes centraux, tel que SCT, CFP et TPSGC, afin d’obtenir des conseils, ainsi qu’avec d’autres ministères lorsque de tels échanges viennent à l’appui des objectifs de l’Agence et/ou, là où ils pourraient appuyer le mandat, la mission et les objectifs du Gouvernement du Canada.

5.7 Occupants des logements de l’ALFC contrôlés par l’État

Des groupes consultatifs des occupants sont formés durant la phase d’analyse des options de chaque projet de réfection de l’ALFC propre à un emplacement. Ces groupes fournissent leurs observations pour la prochaine phase du programme de rationalisation de l’ALFC. Chaque projet de la sorte doit avoir fait l’objet de consultations auprès des intervenants avant qu’il soit soumis à son approbation définitive, et les résultats de la consultation (tant les opinions favorables que dissidentes) doivent être présentés au Comité supérieur de révision du logement.

Des groupes informels de consultation des occupants sont aussi formés pour donner des conseils aux gestionnaires des logements locaux sur des questions liées à la gestion au quotidien des services de logement résidentiel, à la lumière des dossiers et des conditions propres aux emplacements. Ces consultations ont lieu pour favoriser une meilleure compréhension des besoins des occupants et  aussi permettre une diffusion active de l’information sur les politiques, les initiatives et les pratiques de l’ALFC.

Un processus de règlement des plaintes des occupants des logements de l’ALFC a aussi été mis sur pied pour traiter les préoccupations des occupants des LF concernant le programme d’entretien ou d’autres questions liées à la gestion des logements. Le processus officialise la façon de soumettre et de traiter une plainte jusqu’à ce qu’elle soit résolue de manière satisfaisante, et elle permet à l’occupant de savoir que l’ALFC s’engage à traiter sa plainte avec toute la diligence requise.

6. Pouvoirs délégués

6.1.1 Délégations actuelles

Les pouvoirs d’approbation délégués au CDir sont précisés au tableau de l’appendice 1.

6.1.2 Propositions de pouvoirs d’approbation

L’ALFC cherche à obtenir des pouvoirs d’approbation et des assouplissements face à certaines procédures administratives supplémentaires afin d’augmenter sa capacité de servir ses usagers.  L’ALFC est présentement à discuté avec les fonctionnaires du Ministère pour l’obtention de pouvoirs d’approbation supplémentaires dans les aires de la finance, de la passation des contrats et des biens immobiliers.

7. Évaluation and vérification

7.1 Gestion financière

L’ALFC a mis en place des contrôles adéquats pour veiller à ce que les politiques et règlements gouvernementaux soient strictement respectés. Elle tient un système de contrôle financier et de comptabilité de gestion permettant des examens réguliers des coûts réels, des dépenses, du rendement opérationnel et du recouvrement des coûts, le cas échéant. Des vérifications internes, des évaluations et des examens sont effectués de temps à autre, et une surveillance active des activités est faite de façon continue.  

7.2 Vérifications

Le sous-ministre est responsable de veiller à ce que des évaluations et des vérifications internes des activités de l’ALFC soient effectuées de temps à autre par le Chef – Service d’examen.

L’ALFC est requis de veiller à ce que des vérifications soient effectuées, visant à évaluer la rentabilité des activités de prestation du programme, la fiabilité et l’intégrité de l’information utilisée pour la prise de décisions et les rapports liés à l’obligation de rendre compte, la prudence et la probité dans l’utilisation des fonds publics et la protection des biens ainsi que la conformité aux lois et règlements.

L’ALFC est assujettie à la vérification du vérificateur général du Canada.

7.3 Évaluations

Les politiques et les programmes clés de l’ALFC sont évalués, et les conclusions des évaluations servent à la prise de décisions, à la production de rapports et au processus d’amélioration continue. Les évaluations comprennent un examen de la pertinence des programmes et des services de l’Agence, des réalisations et de la rentabilité de la conception et de la prestation des programmes et des services. Ces évaluations sont faites au moyen des tests d’examen de programme prévus par la politique du Conseil du Trésor sur la diversification des modes de prestation de services.

7.4 Surveillance active 

Les pratiques et les contrôles de gestion de l’ALFC font l’objet d’une surveillance continue. Les résultats escomptés de cette approche sont les suivants : un meilleur partage de l’information et une meilleure compréhension des pratiques et des contrôles de gestion, une évaluation en temps opportun et des mesures préventives ou correctives là où des lacunes en matière de contrôle sont repérées, la promulgation de pratiques exemplaires à travers l’Agence et la réalisation de l’amélioration continue.

Les résultats de la surveillance active servent à tenir le cadre intégré de gestion des risques de l’Agence, à communiquer au sein de l’organisation, le plus tôt possible, les risques considérables, les lacunes potentielles et réelles en matière de contrôle et d’autres vulnérabilités importantes en matière de gestion.

Annexe A, Appendice 1

Pouvoirs délégués actuels de l’ALFC

Annexe A, Appendice 2

MINISTÈRE DE LA DÉFENSE NATIONALE

MANDAT - CONSEIL DE LOGEMENT

RÔLE

1. Le rôle du Conseil de logement (CL) est de fournir un forum de discussion et de résolution des problèmes en matière de logement ou de problèmes connexes qui affectent les membres des FC.

RESPONSIBILITIES

2. Le Conseil de logement sera l’organisme consultatif de l’ALFC et des autres prestataires de logement du MDN et sera responsable de : 

a. établir et réexaminer les objectifs de logement et les cadres de mesure du rendement de l’ALFC et des autres prestataires de logement du MDN;

b. représenter les intérêts de la voie hiérarchique et la coordination de conseils à la voie hiérarchique et aux autres intervenants en matière de logement dans le cadre  de la politique et de l’exécution de programme;

c. fournir des conseils en matière d’activités opérationnelles de l’ALFC et des autres prestataires de logement du MDN;

d. recommander au besoin en vue de leur approbation par les autoritiés ministérielles des politiques, des plans, des programmes et des projets relatifs au logement;

e. d’autres responsabilités que le SM et le CEMD pourraient confier au Conseil.

COMPOSITION

3. La composition du Conseil de logement sera la suivante : 

Coprésident :
SMA(Ressources humaines –Militaires)

Coprésident : 
SMA(Infrastructure et environnement)

Membres reconnus :
Chef d’état-major des Forces maritimes
Chef d’état-major de l’Armée de terre
Chef d’état-major de la Force aérienne
Sous-chef d’état-major de la Défense
Commandant Unité de soutien des Forces canadiennes Ottawa, pour le SMA (Finances et Services du Ministère)
Représentant du conseiller juridique du MDN/des Forces canadiennes

Membres associés :
Représentant du Directeur – Planification des Forces et coordination des programmes
Représentant du Directeur général – Affaires publiques

Membres d'office :
CDir ALFC
Directeur – Qualité de la vie
CDir de l’Agence du soutien du personnel des Forces canadiennes

Conseillers : (Présence sur invitation)
Directeur général – Rémunération et avantages sociaux
Directeur général – Carrières militaires
Directeur – Coordination stratégique des ressources humaines
Représentant de Construction de Défense Canada
Représentant des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Représentant de la Société canadienne d’hypothèques et de logement
Représentant de l’Association canadienne de la construction
Représentant de l’Association canadienne du logement et du renouvellement

Sécretariat :
Directeur – Qualité de la vie

PROCESSUS

4. Le SMA(RH-Mil) et le SMA(IE) coprésideront le Conseil de logement. Il est normalement prévu que la prise de décision se fera sur la base des conseils et du consensus des membres reconnus. Lorsque requis, le règlement de différends sera confié aux chefs fonctionnels appropriés.

RÉUNIONS

5. Les réunions du Conseil de logement auront lieu trimestriellement ou à la demande des coprésidents.

Annexe A, Appendice 3

PROTOCOLE D’ENTENTE AVEC LES BASES ET LES ESCADRES

PROTOCOLE D’ENTENTE

ENTRE

BFC/ESCADRE XXXXXX

ET

L’AGENCE DE LOGEMENT DES FORCES CANADIENNES

 

Introduction

Le but de ce protocole d’entente est de définir le rôle et les responsabilités découlant de la prestation de services négociée entre l’ALFC et la BFC XXX. Ce protocole d’entente sert également à préciser les coûts opérationnels et administratifs, les méthodes d’établissement des coûts et les processus de règlement pour le remboursement des services fournis à/par l’Agence de logement des Forces canadiennes par/à la BFC xxxxxx.

1. OPÉRATIONS

Attributions

1.1 La distribution proportionnelle par groupe est examinée et établie annuellement en consultation avec le commandant de la base et le gestionnaire des logements. La distribution a pour but de promouvoir un taux maximal d’occupation des logements familiaux afin d’assurer qu’il n’y aura pas de logements vacants à long terme. Le taux d’inoccupation des logements familiaux non attribués ne devrait pas dépasser 3 % du parc de logements, en dehors de la période de pointe des mutations. 

Résidences désignées

1.2 Les résidences désignées à la xxxxxxxxx sont régies par l’ALFC. Les coûts des services d’entretien/d’amélioration en sus des services normaux fournis par l’ALFC pour les autres logements familiaux, sont défrayés par la base/l’escadre. BFC xxxxx fournit les services d’entretien paysagiste et les autres services spéciaux directement aux résidences désignées et est responsable des coûts de tels services.

Gîtes d’urgence

1.3 (Le cas échéant). Un gîte d’urgence est situé à xxxxx. L’ALFC est responsable de l’entretien de ce logement familial, alors que la BFC xxx est responsable de l’ameublement et des coûts des services publics. L’ALFC a accès au gîte d’urgence pour le relogement temporaire de locataires en raison de réparations ou d’entretien d’urgence. 

Services publics

1.4 Les frais de consommation des services publics établis par compteur dans les logements familiaux occupés sont la responsabilité des occupants et leur seront facturés directement. Les frais d’utilisation des services publics fournis par les bases/escadres, qui ne sont pas relevés par compteur, à des logements familiaux occupés, sont récupérés des occupants par l’ALFC et remis à la base/escadre selon la formule de facturation globale du Conseil du Trésor.

Lignes de lots

1.5 Les lignes de lots de chaque secteur de logements familiaux ont fait l’objet d’une entente entre la base et l’ALFC. Les deux parties ont une copie du plan d’ensemble des lignes de lots dont elles ont convenu. L’ALFC est responsable de tous les services d’entretien à l’intérieur de lignes de lots des logements. Le GC de la base est responsable de l’entretien de l’infrastructure municipale située à l’extérieur des lignes de lots ainsi que de la portion des conduites secondaires des systèmes d’eau et d’égout jusqu’à et comprenant les vannes d’arrêt.

2. SERVICES MUNICIPAUX

Généralités

2.1 La responsabilité de prestation et de gestion des services municipaux et de l’infrastructure municipale à l’intérieur du parc de logements familiaux remonte de la base/l’escadre.

2.2 L’ALFC rembourse la base/l’escadre pour tous les services municipaux fournis par la base/l’escadre, excepté lorsque des PTLIF sont versés à la municipalité pour tels services. La liste des services municipaux fournis par le prestataire de services, à savoir la base/l’escadre, la municipalité ou un autre prestataire, est précisée séparément, sous forme d’annexe à ce document. Les remboursements de l’ALFC aux bases/escadres sont exécutés selon le principe directeur suivant : que le niveau des services municipaux fournis aux occupants des logements familiaux  peut être équivalent, mais qu’il n’est pas supérieur, à celui offert à la communauté locale. Les coûts additionnels encourus pour la prestation d’un niveau de service plus élevé que celui qui prévaut dans la communauté avoisinante, lorsqu’il est offert à la discrétion de la base/l’escadre, seront assumés par la base/l’escadre.

2.3 Les contributions d’infrastructure municipale aux projets de réparations majeures n’entrent pas dans le contexte de ce protocole d’entente, puisqu’elles font partie d’un autre processus d’autorisation et de financement présidé par le Bureau de révision de l’infrastructure municipale (BRIM). Les projets d’infrastructure municipale ne doivent donc pas être entrepris et remboursés par l’ALFC par le biais de paiements en vertu d’un protocole d’entente.

Frais généraux de GC

2.4 Un taux standard de 15 % est appliqué à l’ensemble des coûts des services municipaux fournis par les bases/escadres, pour le remboursement des frais généraux de GC associés à la prestation de services municipaux à l’ALFC, tels que planification, supervision, négociation de contrat, etc. Ce taux sera appliqué à l’ensemble des coûts de travaux de GC, aux contrats, au matériel et à l’équipement, mais ne s’applique pas aux services de protection incendie et de maintien de l’ordre qui font l’objet de conditions différentes précisées ci-après.

2.5 Les services de conception et de spécifications du GC ne sont pas remboursés par le biais d’une EP. Ces services doivent faire l’objet de négociations et être précisés dans une lettre d’entente séparée.

Services de protection des incendies

2.6 Les services de protection des incendies sont fournis par la base/l’escadre XXXXX conformément à la DOAD 4007-0. Les services de protection incendie sont remboursés annuellement selon le protocole d’entente national entre l’ALFC et le Directeur – Service des incendies (Forces canadiennes) et sont basés sur un pourcentage (selon le nombre d’unités de logement) du salaire annuel d’un inspecteur des incendies – FR-02 (tel que publié dans le MCS). Veuillez consulter le tableau ci-dessous extrait de cette entente pour le taux de remboursement maximal d’un site particulier. Le remboursement maximal que versera l’ALFC à la BFC XXXX dépendra que tous les services de protection des incendies qui sont fournis.

2.7 Des services d’intervention en cas de feux d’immeubles sont fournis par la base/l’escadre conformément à la DOAD 4007-2. La prestation de services d’intervention en cas de feux d’immeubles pour toute l’infrastructure de la Défense, y compris les logements familiaux, est de la responsabilité du MDN et des FC. L’ALFC, en tant qu’agent d’entretien/d’exploitation des logements familiaux ne rembourse pas les bases/les escadres pour les services d’intervention des incendie.

Services de maintien de l’ordre

2.8 L’ALFC remboursera la BFC XXX pour les services de maintien de l’ordre, pourvu que des PTLIF ne soient pas versés à la municipalité pour de tels services. Lorsque des PTLIF ne sont pas versés, l’ALFC rembourse la base/l’escadre selon la formule générale suivante. Pour chaque lot de 600 maisons : 

• 20% du salaire annuel (paie votée) selon le MCS, Tableau 1-1, Groupe spécialiste des MR, d’un sergent (superviseur);
• 100% du salaire annuel (paie votée) selon le MCS, Tableau 1-1, Groupe spécialiste des MR, d’un caporal.

3. INSTALLATIONS

3.1 Des locaux à bureaux sont fournis par la BFC xxxxxx dans l’immeuble xxx. L’ALFC paie un loyer pour cet espace conformément au Manuel des coûts standard de l’année en cours, tableau 6-1, au taux de XX $ par mètre carré, ce qui représente les coûts d’exploitation pour cette catégorie d’espace administratif à la BFC XXX.

3.2 Tous les services de téléphone, de télécopieur, de communication de système d’information fournis par le personnel des services techniques de la base/l’escadre sont payés sur réception de factures détaillées.

4. SERVICES ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS

4.1 Le personnel de l’ALFC est responsable de la préparation des formulaires/notes de service MDPU requis pour actualiser le début, la cessation, etc., de la location de logements familiaux et des frais connexes, par le biais de prélèvements sur la paie. La base/l’escadre xxxx est responsable pour le traitement de ces transactions dans le système SCCS.

4.2 La base/l’escadre est responsable d’aviser l’ALFC lorsqu’un employé sujet à des prélèvements de loyer cesse d’être rémunéré par le système de paie afin qu’un mode de recouvrement approprié soit élaboré.

4.3 Les coûts directs pour les salaires du personnel, exception faite des services de protection incendie et de maintien de l’ordre qui sont traités séparément, sont remboursés aux bases/escadres conformément au MCS tableaux 1-1 et 2-1 Coûts directs : (Paie votée plus prestations prévues par la loi), sur la base du pourcentage des coûts directs attribuable à L’ALFC.

5. PRINCIPES DES ACCORDS FINANCIERS

5.1 Les coûts récupérables se font sur la base des coûts d’exploitation ou des coûts directs.

5.2 Applicable au MDN – Les méthodes et les principes de calcul des coûts du Manuel des coûts standard détermineront les niveaux de remboursement. Les procédures contenues dans le Manuel de prestations de services s’appliquent aux prestations de services par le MDN et les FC à des organismes hors du MDN. L’ALFC est un organisme de service spécial du ministère au sein de la Défense nationale. Un organisme hors du MDN est défini dans le Manuel de prestations de services comme un organisme ou une personne hors de la Défense (terme qui réfère collectivement au MDN et aux FC), y compris un AMG, un autre palier de gouvernement, le gouvernement et les forces armées d’autres pays, des institutions, des commerces ou des organismes sans but lucratif.

5.3 L’ALFC paie pour les biens et services qu’elle reçoit des bases/escadres par le biais de rajustements de dépenses (RD) pour effectuer le transfert des dépenses du compte de la base/l’escadre à celui de l’ALFC.

5.4 Un protocole d’entente annuel comportant les sommaires des dépenses prévues sont préparé pour l’année suivante, par la base/l’escadre (juillet) en consultation avec le gestionnaire des logements.

5.5 Une facturation trimestrielle est préparée par la base/l’escadre et soumise au gestionnaire des logements de l’ALFC. La BFC xxxxxx fournit à l’ALFC suffisamment de détails pour la vérification des frais en fonction des méthodes de calcul des coûts appropriées. Les transferts de dépenses ont lieu trimestriellement.

6. DISPOSITIONS DE RÉVISION/MODIFICATION

6.1 Ce protocole d’entente sera revu et mis à jour annuellement, à chaque anniversaire de sa date d’entrée en vigueur. L’ALFC aura la responsabilité d’entreprendre  ces révisons annuelles.

6.2 Les modifications prendront en compte les changements apportés de temps à autre aux politiques du MDN, ainsi que les changements négociés entre le Commandant de la BFC XXX et le gestionnaire des logements et le directeur général – Opérations de l’ALFC.
 

_______________________
Gestionnaire des logement
ALFC xxxx

_______________________
Commandant de la base
BFC xxxx

_______________________
Directeur général – Gestion des logements
Siège social ALFC

Date : _______________

 

À LA LETTRE D’ENTENTE

ENTRE L’ALFC ET

LA BFC XXXXXXX

SERVICES MUNICIPAUX À LA

BFC XXXXXXX

Annexe A, Appendice 4

ORGANIGRAMME

Annex A, Appendice 5

CARTE DES EMPLACEMENTS DE L’ALFC AU CANADA