1000-1 Ordonnance de Gp CRJC – Guide de rédaction

Ordonnance de Groupe des cadets et des Rangers juniors canadiens (Ordonnance de Gp CRJC)

1. Identification

Date de publication : 2016-05-09
Date de la vérification : S.O.
Champ d’application : La présente ordonnance s’applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et la présente directive s’applique aux instructeurs civils et aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN) au sein des Cadets et des Rangers juniors canadiens.
Document annulé : S.O.
Autorité approbatrice : La présente ordonnance est émise avec l’autorisation du CmdtA du Gp CRJC.
Bureau de première responsabilité (BPR) : QG Gp CRJC/J1 Admin Pers

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2. Définitions

Section. Une section est un ensemble de sous-sections d’information pertinente correspondant à un sujet donné. Le titre d’une section décrit le type d’information contenue dans la section.

Les sections sont numérotées de manière séquentielle (1, 2, etc.), il faut employer le style « Titre 1 » dans Microsoft Word 2010. Cette section est intitulée « Définitions ». La section précédente s’intitule « Identification ».

Idéalement, une section doit se limiter au plus à six sous-sections.

Titre de sous-section. Un titre de sous-section est un mot ou une phrase (d’au plus cinq mots) qui identifie le contenu du paragraphe qui apparaît ci-dessous.

Il faut employer le stule « Titre 2 » dans Microsoft Word 2010. Grâce aux titres, les lecteurs sont en mesure de trouver rapidement l’information qu’ils cherchent.

Sous-section. Une sous-section est une entité, identifiée d’information pertinente d’un même type, soit : texte, graphique, tableau, diagramme, etc., à l’intérieur d’une section. On utilise toujours des phrases complètes pour les rédiger. Une sous-section doit contenir au maximum six paragraphes. Les paragraphes sont numérotées de manière séquentielle (3.1, 3.2, etc.), sauf dans le "Identification" et sections "Définition".

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3. Processus d’élaboration d’une ordonnance

Introduction

3.1 L’élaboration d’une ordonnance de Gp CRJC (ci-après « ordonnance ») sert à :

1. la création de nouvelles informations; ou
2. la conversion dans un nouveau format et une politique, une ordonnance, une directive, etc., qui existait déjà.

Processus

3.2 Le tableau qui suit décrit le processus d’élaboration des ordonnances.

Étape	Responsable	Mesure
Consultation initiale	Rédacteur et superviseur	Le rédacteur consulte son superviseur sur la nécessité de rédiger ou de modifier une ordonnance. Le J1 Carrière du QG Gp CRJC fournit des conseils et des documents modèles. Remarque : Les superviseurs qui jugent nécessaire d’élaborer ou de modifier une ordonnance doivent d’abord consulter un expert en la matière, s’ils ne sont pas eux-mêmes experts en la matière.
Rédaction de l’ordonnance	Rédacteur	Le rédacteur écrit l’ébauche initiale de l’ordonnance fournie par : le bureau de première responsabilité; les bureaux consultatifs; le conseiller juridique (si nécessaire).
Révision	Rédacteur	Le rédacteur obtient alors les signatures d’approbation requise auprès des autorités concernées (via l’Annexe A).
Traduction	Rédacteur	Le rédacteur coordonne les services de traduction afin que l'ordonnance soit traduite dans les deux langues officielles. Remarque : Le document ne sera pas traduit jusqu’à ce qu’il soit approuvé. Les services de traduction coûtent cher et les conséquences sont évidentes s’il y a plusieurs révisions.
Révision dans un délai de 30 jours (facultative)	Rédacteur et J1 Carrière du QG Gp CRJC	Le J1 Carrière distribue l’ébauche de l’ordonnance aux fins d’une révision pour une période de 30 jours, si nécessaire. Les commentaires seront transmis au rédacteur et intégrés, au besoin. Remarque : L’ébauche de l’ordonnance sera envoyée à tous les membres du QG Gp CRJC, aux boîtes postales génériques de la salle des rapports des Unités régionales de soutien aux cadets (URSC), aux directeurs exécutifs des ligues, au conseiller juridique et à la boîte postale générique du QG Gp CRJC. On s’attend à ce que les URSC et les directeurs exécutifs transmettent l’ordonnance à leurs gestionnaires respectifs.
Révision	J1 Carrière du QG Gp CRJC	Le J1 Carrière révise l’ordonnance pour s’assurer que l’auteur a respecté les consignes du guide de rédaction.
Approbation	Le CmdtA du Gp CRJC	Le J1 Carrière obtient l’approbation requise auprès du cmdtA du Gp CRJC (utiliser l’Annexe A).
Publication	J1 Carrière du QG Gp CRJC	Le J1 Carrière procède à la distribution de la nouvelle ordonnance. Le J1 Carrière convertit ensuite l’ordonnance en document PDF et l’affiche aux sites requis.

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4. Directives de rédaction

Quelques règles de base en rédaction

4.1 Voici quelques règles de base à suivre pour rédiger une ordonnance :

1. Écrire des phrases courtes, simples et concises;
2. Utiliser la forme active;
3. Éviter les répétitions;
4. Conserver une terminologie uniforme (exemple : si vous utilisez le terme « paye » dans une ordonnance, ne changez pas pour « salaire » juste pour varier le style).
5. Respecter les normes d’épellation canadiennes
6. Éviter le jargon technique car ces documents s’adressent à des lecteurs non spécialisés.

Acronymes, sigles et abréviations

4.2 La section « Abréviations » permet de clarifier certains sigles et acronymes moins courants. Les abréviations courantes comme FAC, MDN et URSC sont inclus dans l'annexe B, Table des Acronymes communes. Si vous n’êtes pas certain si une abréviation est courante, veuillez l’inclure dans la section « Abréviations ».

Jargon, mots à la mode et familiarismes

4.3 On entend par jargon le langage employé par les gens qui travaillent dans un domaine particulier ou qui ont un champ d’intérêt commun. En cas de doute, faites relire le document par une personne en dehors de votre champ d’expertise technique.

4.4 Les expressions à la mode sont souvent utilisées de façon prétentieuse et inadéquate par des personnes sans vraiment connaître leur sens réel, qu’il vaut donc mieux éviter. Il faut bien faire attention de l’éviter lorsqu’on formule l’énoncé de la politique. Citons par exemple « sortir des sentiers battus », « changement de paradigme », etc.

4.5 Les familiarismes sont des expressions qui ne s’utilisent en principe que familièrement dans une conversation ou un écrit informel, et non dans le langage officiel ou une rédaction officielle. Citons par exemple « ceci dit » ou « tourner autour du pot ».

Types de documents : ordonnance ou instruction

4.6 Les ordonnances de Gp CRJC sont de deux types :

1. Ordonnance de politique : un tel document, qui expose plus en détail une ordonnance supérieure déjà existante, donne un « ordre » aux membres des FAC et une « directive » aux employés civils du groupe.
2. Ordonnance d’instruction : un tel document du genre sert à transmettre des directives au groupe. Il fournit des instructions et les informations nécessaires pour que les intéressés puissent exécuter une fonction administrative spécifique.

Numérotation des documents

4.7 Les ordonnances de Gp CRJC sont numérotées de manière séquentielle par série suivant le format 100x-x, 200x-x, etc. Le premier chiffre indique la série.

Information facultative et obligatoire

4.8 Pour assurer une certaine uniformité, la présence et l’ordre de certaines sections et sous-sections ont été prédéterminés. L’information facultative ne devrait être incluse que si elle est pertinente.

4.9 En revanche, les sections et sous-sections doivent être présentes. Si, pour une raison quelconque, il n’y a aucun renseignement à mettre dans une section/sous-section, on doit tout de même y inscrire les mots « sans objet (S.O.) » à côté du titre de la sous-section. Les lecteurs sauront ainsi que l’information obligatoire n’a pas été omise par erreur.

Modifications

4.10 Pour réduire les modifications au document, les rédacteurs ont intérêt à utiliser le moins possible d’informations changeantes comme la liste des personnes-ressources et les échéanciers. Idéalement, le document idéal aura un minimum de modifications.

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5. Rédaction des sections d'identification et de références

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5.1 Toutes les ordonnances, qu’elles énoncent une politique ou des instructions, doivent inclure une section identification et une section Références. Chaque section devrait inclure, en respectant le même ordre, les sous-sections énumérées dans le tableau qui suit.

La section intitulée...	Doit contenir les sous-sections intitulées
Identification	Date de publication Date de la vérification Champ d’application Document annulé Autorité approbatrice BPR Table des matières
Politique	Contexte (facultatif) Politique Exigences (facultatif)
Références	Références de base Références connexes
Annexes (facultatives)	S’il y en a plus d’un, on doit alors en dresser la liste avec des points centrés.
Formulaires (facultatifs)	S’il y en a plus d’un, on doit alors en dresser la liste avec des points centrés.

Section identification

5.2 Voyons maintenant le contenu à inclure dans chaque sous-section de la section Identification :

1. La date de publication est la date à laquelle l’ordonnance a été publiée et entre en vigueur. Dans le cas où les dates de publication et d’entrée en vigueur diffèrent, on indiquera les deux dates à cette sous-section.
2. La date de vérification est la date à laquelle l’ordonnance a été révisée pour la dernière fois afin d’assurer la pertinence et la justesse de l’information.
3. La sous-section Application indique quelles sont les personnes visées qui doivent respecter l’ordonnance en question. Les ordonnances s’appliquent aux membres des FAC; les directives, aux employés civils.
4. La sous-section Remplacement indique quels sont les autres documents ou parties de documents que l’ordonnance remplace. Si c’est « sans objet », inscrire « S.O. ».
5. La sous-section Autorité approbatrice indique l’instance ayant le pouvoir d’imposer la politique dictée par l’ordonnance et/ou de la mettre en œuvre. Pour toutes les ordonnances du Gp CRJC, il s’agit du cmdtA du Gp CRJC.
6. La sous-section BPR indique l’instance à laquelle il faut adresser toutes les questions ou demandes concernant l’ordonnance en question.
7. La sous-section Table des matières donne la liste des sections figurant dans l’ordonnance. Pour les mentions dans cette sous-section, il faut mettre un hyperlien vers les titres correspondants de la section.

Section Références

5.3 La section Références se divise en 2 à 5 sous-sections :

1. Dans le bloc « Références principales » figure les directives de niveau supérieur qui touche directement l’ordonnance en question.
2. Les références connexes sont des documents d’appoint indiqués dans l’ordonnance dont les intéressés ont besoin pour appliquer la directive. À l’occasion, des documents portant sur des sujets connexes qui pourraient fournir des détails additionnels se trouvent dans cette sous-section.
3. On peut ajouter des annexes (facultatives) pour clarifier les informations dans le document principal. S’il y en a plus d’une, on doit alors en dresser la liste avec des points centrés.
4. Les formulaires (facultatifs) ne doivent pas être intégrés au document. S’il y en a plus d’un, on doit alors en dresser la liste avec des points centrés.
5. On peut indiquer dans la section Références les sites Web (facultatifs) pertinents, mais uniquement s’ils améliorent la portée du document.

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6. Rédaction d’une ordonnance – politique

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6.1 Une ordonnance expose une politique primordiale émanant d’un haut niveau sur un sujet qui intéresse le Gp CRJC. Elle fixe les objectifs de cette politique et présente au lecteur une vision claire des résultats attendus.

6.2 Une ordonnance, qui peut inclure à la fois des directives et des instructions, s’adresse aux membres des FAC et aux employés civils travaillant pour le Gp CRJC.

Sections et sous-sections

6.3 Une ordonnance se compose de quatre sections obligatoires et d’une section facultative. Chacune de ces sections est divisée en une ou plusieurs sous-sections. Les sections et les sous-sections se rapportant spécifiquement à une ordonnance du groupe sont indiquées dans le tableau ci-dessous. À moins d’avis contraire, toutes les sections et les sous-sections sont obligatoires.

La section intitulée...	doit contenir les sous-sections intitulées...
Identification	Voir la section intitulée « Rédaction des sections Identification et Références ».
Définitions (facultatif)	Les termes qui font partie de l’ordonnance, mais qui ne sont pas d’usage courant ou qui ont une signification particulière dans ce contexte.
Politique	Contexte (fournir des renseignements contextuels relativement à l’ordonnance) (facultatif); énoncé de politique (exposé de la politique du Gp CRJC); exigences (facultatif).
Publications	Inclure : fréquence de publication; erreurs/omissions.
Références	Voir la section intitulée « Rédaction des sections Identification et Références ».

Section Définitions

6.4 Il faut recourir à la section Définitions uniquement si l’ordonnance contient des mots/expressions qui risquent d’être mal compris. La section Définitions de cette ordonnance en est une bonne illustration.

La sous-section Contexte

6.5 La sous-section Contexte sert à expliquer pourquoi cette ordonnance est nécessaire et aide à le « contextualiser » ou à le « mettre en perspective ».

6.6 La raison et le contexte d’une ordonnance vont de soi, de sorte qu’il n’est pas nécessaire d’en rajouter. C’est pourquoi avant d’inclure cette sous-section, la question suivante mérite d’être posée : « L’information communiquée aidera-t-elle le lecteur à mieux comprendre la politique? » Si la réponse n’est pas un « Oui » sans équivoque, mieux vaut ne pas l’inclure. L’auteur doit tout de même envisager cette possibilité, car cela aide parfois à clarifier l’énoncé de politique.

La sous-section Énoncé de politique

6.7 L’énoncé de la politique est une directive ministérielle très importante qui dicte les règles encadrant la prise des décisions et l’accomplissement des actions. Il faut exposer de manière concise le point de vue du Gp CRJC en l’occurrence.

6.8 L’énoncé de la politique doit préciser le(s) résultat(s) qu’elle vise au lieu de décrire la marche à suivre pour y parvenir. On peut définir une politique en une ou deux phrases. Il faut s’abstenir d’utiliser des points centrés dans cette section.

La sous-section Exigences

6.9 La sous-section Exigences indique les éléments, ressources, mécanismes ou conditions qui s’imposent pour assurer une application efficace de la politique.

6.10 Par exemple, un énoncé de la politique sur « la façon d’éliminer le harcèlement en milieu de travail » devrait avoir une portée suffisamment vaste. Mais il faut aussi que les objectifs indiqués soient réalisables. Sans mécanisme de surveillance et (ou) de redressement des griefs, ces objectifs risquent d’être impossibles à atteindre. Par conséquent, pour que la politique s’avère efficace, on doit d’abord établir des mécanismes à cette fin; il s’agit d’exigences. La sous-section Exigences doit préciser quelles sont les conditions préalables, sans pour autant indiquer la structuration ou le mode de fonctionnement des mécanismes en cause.

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7. Rédaction d’une ordonnance d’instruction

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7.1 Les ordonnances d’instruction doivent transmettre l’information essentielle à la formation. Par conséquent, ils ne sont pas des moyens appropriés pour transmettre de l’information spécialisée ou réservée à un groupe restreint. Il vaut mieux alors recourir à des ordonnances individuelles d’unité, à des IPO, à des descriptions de mandat ou à des manuels.

7.2 Les ordonnances d’instruction expliquent comment réaliser les objectifs de la politique. Ils peuvent décrire des procédés, des procédures, des principes de fonctionnement, etc.

7.3 Dans le cadre du Gp CRJC, une ordonnance d’instruction s’applique seulement à son personnel.

Autres sections

7.4 Sauf pour les sections obligatoires Identification et Références, le nombre, le type et l’emplacement des sections/sous-sections ne sont pas fixés d’avance quand il s’agit d’une ordonnance d’instruction. L’auteur peut librement décider d’utiliser les sections ou les sous-sections qui à son avis permettront le mieux d’informer le lecteur; il doit toutefois prendre soin de choisir des titres de section et de sous-section décrivant bien leur contenu.

7.5 Bien qu’il n’y ait pas de règle prescrite relativement aux sections et aux sous-sections dans ces documents, le tableau ci-dessous indique les genres d’information que l’auteur pourrait y inscrire :

Type d'information	Ce type d'information d'écirt...
Processus	une série d’activités qui tendent vers un objectif ou un résultat déterminé. Il indique les personnes concernées et précise quel est le but de chaque activité. Pour illustrer un processus, on se sert souvent d’ordinogrammes.
Principes directeurs	les exigences pour la mise en œuvre d’une politique. On décrit alors les choses à faire pour obtenir les résultats voulus.
Lignes directrices	les consignes sur les pratiques optimales peuvent aider à mettre en œuvre la politique et (ou) à répondre aux exigences connexes.
Normes/classification	les paramètres ou normes qu’il faut respecter à l’échelle du Gp CRJC.
Formulaires	les types de formulaires qu’il faut remplir et présenter en vue d’un résultat.
Marche à suivre	la description étape par étape de la marche à suivre pour accomplir une tâche/activité quelconque. Ces consignes sont transmises en mode impératif, et peuvent s’accompagner de diagrammes, de tableaux, etc.
Responsabilités	personnes ayant à accomplir une tâche assignée.

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8. Directives sur la mise en forme

Numéro de l’ordonnance de Gp CRJC

8.1 Il faut inscrire le numéro de l’ordonnance de Gp CRJC dans le titre, employer le style « Titre » dans Microsoft Word 2010 et justifier à gauche.

Marges

8.2 Haut/bas : 0,5 po

8.3 Gauche/droite : 0,5 po

8.4 Marges de l’en-tête/du pied de page : 0,6 po

Titre

8.5 Le titre de l’ordonnance de Gp CRJC se présente comme suit :

1. En lettres de haut et de bas de casse (lettrines); et
2. Style « Titre » dans Microsoft Word 2010.

Titres des sections et sous-sections

8.6 Le titre d’une section se présente comme suit :

1. justifiée à gauche;
2. numérotée 1, 2, 3, etc.;
3. en lettres de haut et de bas de casse (lettrines), style « Titre 1 » dans Microsoft Word 2010.

8.7 Le titre d’une sous-section se présente comme suit :

1. est aligné à gauche;
2. en lettres de haut et de bas de casse (lettrines), style « Titre 2 » dans Microsoft Word 2010;
3. doit compter au maximum cinq mots.

Mise en forme des paragraphes, alinéas et ponctuation

8.8 Les paragraphes sont numérotés et seront justifiés à gauche.La police de caractères pour l’ensemble du texte de l’ordonnance doit être Times New Roman, 12 points (sauf en cas d’avis contraire). Il est permis de réduire si nécessaire la taille des lettres pour assembler toute l’information sur une seule page, par exemple dans un tableau. La police de caractères restera alors Times New Roman, mais si on réduit la taille des lettres, il faut veiller à ce que le texte demeure lisible.

8.9 Présentation des sous-paragraphes :

1. texte dactylographié avec un alinéa en sommaire, c’est-à-dire que la deuxième ligne et les lignes subséquentes doivent commencer directement sous la première lettre du texte et se prolonger jusqu’à la marge à droite;
2. la première lettre de chaque sous-paragraphe (ou sous-sous-paragraphe) doit être dactylographiée en minuscules;
3. toute subdivision à n’importe quel niveau de subdivision doit se terminer par un point-virgule (;), ou encore par un deux-points (:) si cela introduit un autre niveau de subdivision; et
4. la dernière subdivision doit se terminer par un point.

Emplacement et contenu des références

8.10 Lorsque des références s’appliquent, il faut en mettre la liste à la fin du document, par ordre alphabétique, avec une série de points centrés. S’il n’y a qu’une référence, on ne met pas de points centrés et on justifie à gauche. Si aucune référence n’est de mise, on indique alors dans la section Références « sans objet dans cette ordonnance de Gp CRJC ».

8.11 Pour les références, il faut mettre le numéro d’identification de l’ordonnance, du règlement ou du manuel (s’il y a lieu), puis le titre et si nécessaire le numéro du paragraphe ou de l’annexe. En voici un exemple :

1. A-AD-102-101/AG-001, Les langues officielles dans le MDN et les FC – Plan directeur d'application
2. OAFC 2-15, Langues officielles, paragraphes 3, 6-13 et annexes A et B
3. ORFC 16.25, Congé sans solde ni indemnités

8.12 S’il s’agit d’un autre type de document, on en indiquera le titre, le numéro de dossier ou tout autre élément d’identification. En voici un exemple :

1. QGDN 1211-1 (SCEMD) 13 novembre 1993, Le bilinguisme au sein des Forces canadiennes
2. Loi sur les langues officielles
3. Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor pour la gestion du gouvernement fédéral, F.16 Langues officielles, version 97-1 (en date du 1^er janvier 1997)

8.13 Les publications CANFORGEN doivent être énumérées par ordre chronologique, la plus récente venant en premier.

1. CANFORGEN 128/10, Distinctions honorifiques et reconnaissance
2. CANFORGEN 120/10, OUTCAN Condition physique

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9. Publications

Fréquence de parution

9.1 Révisions et mises à jour annuelle ou à un rythme plus fréquent au besoin.

Erreurs/omissions ou suggestions

9.2 Nous encourageons les intéressés à signaler toute erreur ou omission dans les ordonnances de Gp CRJC ou à émettre des suggestions en ce sens à l’attention du J1 Carrière du QG Gp CRJC.

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10. Références

Références de base

• DOAD 1000-1, Guide de rédaction – Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD)
• Ordonnance de Groupe du VCEMD 1000-2, Guide de rédaction – Ordonnances du Groupe du Vice-chef d’état-major de la Défense

Références connexes

1000-0, Ordonnance de Gp CRJC – Politique

11. Annexes

Annexe A

Gp CRJC – Feuille d’approbation [PDF-114Ko] (Vous quittez maintenant Canada.ca. Le lien est seulement accessible sur le SharePoint de Cadet365)

Annexe B

Table des Acronymes communes

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