5002-6 Processus de sélection des cadets

Ordonnance de Groupe des cadets et rangers juniors canadiens (O Gp CRJC)

1. Identification

Date de publication : 2024-09-03

Date de la vérification : S.O.

Application : Il s'agit d'une ordonnance qui s'applique aux cadets et aux membres des Forces armées canadiennes et d’une directive qui s’applique aux instructeurs civils et aux employés du ministère de la Défense nationale embauchés au sein du Groupe cadets et des rangers juniors canadiens.

Documents annulés : S.O.

Autorité d'approbation : La présente ordonnance est publiée avec l’autorisation de la Commandante du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens.

Bureau de première responsabilité : Sous-chef d'état-major Opérations

Demandes de renseignements : J5 du Quartier-général du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens

2. Abréviations

Abréviation	Mot ou expression en toutes lettres
cmdt	Commandant
DT	Descriptions de tâches
EM	Expert en la matière
Gp CRJC	Groupe des cadets et rangers juniors canadiens
OCC	Organisations des cadets du Canada
O Entr Z	Officier d'entraînement de zone
QG	Quartier général
URSC	Unité régionale de soutien aux cadets

3. Définitions

Autorité de sélection.: L'autorité de sélection est l'autorité qui détermine le cadet ou la cadette sélectionné(e) pour une occasion donnée. La personne qui détient l’autorité de sélection dépend de l’occasion choisie et du fait qu’elle se trouve au niveau local, régional ou national. L’Instr Gp CRJC applicable clarifiera davantage ces paramètres.
Membre du comité.: Un ou une membre du comité est une personne qui fait partie du comité de sélection et qui possède les connaissances et l'expérience nécessaires pour mener à bien le processus d'examen et fournir une recommandation impartiale au président/à la présidente du comité et aux autres membres du comité.
Postes de leadership.: Les postes de leadership sont des possibilités de leadership pratique spécifique et à long terme qui permettent aux cadets de prendre la responsabilité de diriger et d’offrir du mentorat à une équipe de cadets déjà formée, à l’extérieur de leur groupe de pairs, afin de remplir une fonction ou une tâche spécifique. Les postes de leadership sont répartis en différents paliers, en fonction du grade approprié pour occuper chaque poste.
Président/présidente du comité.: Le président ou la présidente du comité est le membre le plus élevé en grade du comité de sélection; il ou elle est responsable de présider les réunions du comité et de veiller à ce que le processus d’examen se déroule sans heurt et de façon efficiente tout en faisant respecter le plus haut niveau d’éthique et de transparence.

4. Politique

Contexte

4.1 Le processus de sélection des cadets est un processus normalisé en cinq étapes qui sera utilisé pour sélectionner les cadets pour des possibilités. Le processus de sélection peut être adapté et est ajustable en fonction des besoins requis pour la possibilité.

Politique

4.2 Les Instr Gp CRJC subséquentes identifieront tous les critères spécifiques à l’occasion exigés pour les processus de sélection individuels.
4.3 Le Gp CRJC s'engage à veiller à ce que le processus de sélection des cadets soit mené de manière transparente, juste, équitable et cohérente.

Exigences

4.4 Des critères de sélection prédéterminés seront établis avant le début de tout processus de sélection. Les EM ou les O Entr Z doivent être consultés au cours de ce processus.

5. Processus de sélection des cadets

5.1 Le processus de sélection des cadets se déroulera en 5 étapes :
1. Étape un – identification des besoins;
2. Étape deux – notification;
3. Étape trois – candidature;
4. Étape quatre – examen; et
5. Étape cinq – sélection et notification.

Étape un – Identification des besoins

5.2 L'identification des besoins peut être effectuée par le cmdt du corps/escadron ou un membre du personnel délégué, l'URSC ou le QG Gp CRJC, selon le cas, en fonction de l'activité ou de l'occasion pour laquelle le cadet est sélectionné.
5.3 Au cours du processus d'identification des besoins, le cmdt du corps/escadron, l'URSC ou le QG Gp CRJC confirmera les exigences à prendre en considération au cours de l'étape 4 – examen.
5.4 Les exigences à prendre en considération comprendront toutes les informations pertinentes pour garantir un processus de sélection juste, équitable et transparent tout en déterminant la politique applicable et l'occasion d'entraînement. Par exemple, l’identification de la nécessité de sélectionner 20 cadets d’un corps de cadets/escadron pour une cérémonie locale ou l’identification de la nécessité de pourvoir un poste de leadership dans un corps ou un escadron compléterait cette étape.
5.5 En plus de confirmer les exigences de l'opportunité, l'autorité de sélection identifiera également s'il est nécessaire de convoquer un comité de sélection et déterminera la composition appropriée de celui-ci.

Étape deux – Notification

5.6 La notification de la possibilité de sélection doit être communiquée au début du processus de sélection, conformément à l'Instr Gp CRJC applicable à la possibilité. La notification de la possibilité de sélection comprendra les informations suivantes :
1. la possibilité offerte;
2. les conditions préalables à la possibilité, y compris les descriptions de tâches si la sélection concerne un poste de leadership;
3. la procédure de candidature, y compris l'échéancier et la date limite de candidature; et
4. toute restriction ou exigence médicale, le cas échéant.
5.7 Les possibilités de sélection doivent être communiquées par des moyens de communication officiels qui peuvent inclure, sans s'y limiter, les annonces lors de la parade, les diffusions sur CADET365 ou les courriels. Les sites Web des comités locaux des corps/escadrons et les médias sociaux peuvent amplifier la communication; toutefois, les sites Web des comités locaux et les comptes de médias sociaux ne seront pas la seule source de communication pour l'information concernant les possibilités de sélection.
5.8 Avant la publication d'une notification, il est impératif que le personnel identifie les publics visés afin d'assurer un processus de notification approprié et efficace.

Étape trois – Candidature

5.9 Une description claire du processus de candidature sera identifiée et communiquée dans la notification de la possibilité de sélection des cadets. La procédure de candidature peut comprendre les éléments suivants :
1. la méthode/le processus à utiliser pour la demande, par exemple: Forteresse, une soumission par la salle des rapports virtuelle ou un formulaire papier;
2. les documents à l'appui, tel qu'exigé; et
3. la description des limitations/restrictions médicales à la participation du cadet se fera avant le processus d'évaluation formelle, si nécessaire. Cette identification a pour but de déterminer l'admissibilité du cadet pour l’occasion pour laquelle celui-ci souhaite être sélectionné et relève de la responsabilité du commandant du corps ou de l'escadron. Les limitations médicales à la participation des cadets se trouvent dans Forteresse.

Étape quatre – Examen

5.10 L'étape de l`examen du processus de sélection doit refléter les critères spécifiques qui sont décrits dans l'Instr Gp CRJC applicable à l'activité ou à l'opportunité pour les cadets. Si un comité de sélection est nécessaire, la conduite de celui-ci sera respectée, telle que décrite dans l'Instr Gp CRJC concernée. L’étape de l’examen peut inclure un ou plusieurs des éléments suivants :
1. l’examen complet du dossier;
2. la révision de résultats d'examens;
3. la conduite d'entrevues;
4. la conduite du comité de sélection;
5. l'évaluation des compétences et de la condition physique;
6. la compilation et la vérification des résultats; et
7. la recommandation.

Étape cinq – Sélection et notification

5.11 Le processus de sélection comprend les éléments suivants :
1. soumission de la recommandation à l'autorité d'approbation telle qu'identifiée dans l'Instr Gp CRJC correspondante;
2. approbation ou refus de la recommandation par l'autorité approbatrice;
3. envoi d’un avis aux cadets sélectionnés, soit par courriel, lettre, appel téléphonique, vidéoconférence ou annonce verbale ou écrite;
4. entrée des résultats dans Forteresse et dans le dossier personnel du cadet, au besoin;
5. retour de tout document ou formulaire au dossier personnel du cadet, au besoin; et
6. rétroaction aux cadets.
5.12 Les membres du comité de sélection auront uniquement accès aux informations correspondant à leur niveau d'autorisation de sécurité et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6. Comités de sélection

6.1 Les membres du comité de sélection doivent être à l'abri de tout conflit d'intérêts réel ou apparent ou de tout parti pris susceptible d'influer sur le résultat du processus de sélection. Les membres du comité doivent divulguer toute relation personnelle avec un candidat et se récuser si nécessaire. Une relation professionnelle avec un candidat n'est pas considérée comme un conflit d'intérêts. La composition du comité de sélection devrait généralement comprendre trois personnes, dont les suivantes :
1. un président/une présidente du comité (obligatoire);
2. un maximum de deux autres membres du comité;
3. en fonction de l'objectif du comité, celui-ci peut comprendre :
  1. un cadet ou une cadette senior;
  2. une personne représentant le comité répondant local/la Ligue des cadets;
  3. des personnes représentant un autre corps/escadron;
  4. des personnes représentant le QG du Gp CRJC ou de l'URSC;
  5. des EM; et/ou
  6. des membres de la communauté tels que des directeurs d'école ou des membres de la Légion royale canadienne.
6.2 S’il y a lieu, l’Instr du Gp CRJC connexe déterminera si l’occasion de sélection nécessite une composition spécifique du comité de sélection, y compris le nombre de membres du personnel.
6.3 En tant qu'autorité de sélection au niveau du corps/escadron, le cmdt du corps/escadron ne devrait pas siéger comme membre des comités de sélection du corps/escadron afin d’assurer un processus équitable et transparent.

7. Documentation

7.1 Les documents complétés résultant d'un processus de sélection des cadets seront conservés conformément à l'OAIC 12-31, Accès aux renseignements de nature délicate et la sécurité de ces renseignements.
7.2 Les personnes qui ne détiennent pas une habilitation de sécurité minimale de fiabilité approfondie peuvent agir en tant que membre du conseil d'administration pour un processus de sélection et remplir la documentation de sélection associée. Cependant, ces membres du Conseil n'auront pas accès à la documentation complétée par d'autres membres du Conseil ni aux rapports finaux.

8. Publication

Fréquence de publication

8.1 Un examen périodique des O Gp CRJC sera entrepris tous les trois ans, ou plus fréquemment si nécessaire.

Erreurs, omissions ou suggestions

8.2 Les utilisateurs des O Gp CRJC sont encouragés à signaler toute erreur, omission ou suggestion d'ordonnance auprès du CJCRPol-PolCJRC@forces.gc.ca.

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