Archivé - Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information – 2015–2016

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

Mandat du ministère des Finances Canada

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Activités de sensibilisation et de formation

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Audit interne des systèmes et des processus

Décision de la Cour fédérale du Canada sur les frais

Autres activités

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles

Autres demandes

Source des demandes

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Dispositions prises à l’égard des demandes

Délai de traitement

Motifs d’exemption invoqués

Motifs d’exclusion cités

Format de l’information communiquée

Complexité

Présomption de refus

Traductions

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations.

Partie 6 – Durée des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 – Plaintes / enquêtes / audits

Partie 8 – Appels devant la Cour fédérale du Canada

Partie 9 – Ressources en lien avec la Loi sur l’accès à l’information

Suivi des demandes

Annexe A - Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objectif de garantir l’accès à l’information comprise dans les documents sous le contrôle d’une institution gouvernementale selon le principe du droit du public à sa communication, les exemptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public. En vertu de la Loi, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute autre personne ou entreprise présente au Canada ont le droit d’avoir accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents qui sont sous son contrôle et celui d’autres institutions fédérales constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Le ministère des Finances aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) faisait partie de la Direction juridique jusqu’en octobre 2015. Après une réorganisation, la Division de l’AIPRP s’est intégrée à la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à l’information et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, de deux chefs d’équipe, de dix analystes de l’AIPRP à temps plein et de deux adjoints administratifs.

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2.1) à la Loi :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et applique la Loi et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l’information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l’information à 45 nouveaux employés.

Deux autres séances de formation ont été offertes aux employés de différentes directions du Ministère. La formation a été donnée au moyen du module de formation en ligne sur l’AIPRP de l’École de la fonction publique du Canada afin de veiller à ce qu’elle soit conforme à l’approche pangouvernementale. Au total, 13 employés ont suivi cette formation. On a aussi mené, avec des personnes-ressources de l’AIPRP de la Direction, des séances de formation portant sur les processus de l’AIPRP, y compris ceux se rapportant à la mise à jour annuelle d’Info Source. Aucune formation propre aux directions n’a été demandée cet exercice-ci. De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l’AIPRP.

Un audit interne des systèmes et des processus relatifs aux demandes d’accès à l’information (AI), ainsi que de la gestion de l’information et de la sécurité a été achevé en 2015-2016. L’audit a conclu que le Ministère compte des systèmes et des activités d’information efficaces et fiables pour le traitement des demandes d’accès à l’information. Bien que dans l’audit on ait noté des améliorations récentes au processus d’examen, il existe d’autres possibilités permettant de réduire le temps pour extraire l’information demandée et simplifier le processus d’examen des trousses de diffusion.

Par conséquent, dans le cadre de l’audit, on a recommandé ce qui suit au sous-ministre :

1. que toutes les directions adoptent des pratiques exemplaires liées à la gestion de l’information qui leur permettront de relever et d’extraire l’information pour les demandes d’AI dans les délais prévus;
2. que l’examen effectué par la Direction juridique n’ait plus lieu après l’examen de la Direction des consultations et des communications, à moins que des questions juridiques ne soient concernées.

En réponse à la recommandation 1), des documents d’orientation ont été élaborés afin d’aider tous les responsables ministériels à répondre aux demandes d’AI. Ils comprenaient des documents d’orientation sur la plupart des exemptions les plus utilisées, la sécurité de l’information et la gestion de l’information.

En réponse à la recommandation 2), au 1^er juin 2015, le processus d’approbation de l’accès à l’information (AI) a été examiné, et un nouveau processus a été mis en place. Les sous-ministres adjoints, leur ou leurs directeurs généraux ou leur ou leurs directeurs exécutifs se sont vus déléguer le pouvoir d’approuver la diffusion de l’information pour la plupart des demandes d’AI. De plus, afin d’accélérer le processus, la transmission de la trousse proposée à examiner et à approuver est maintenant effectuée par voie électronique dont le délai d’exécution prévu est de cinq jours ouvrables si le temps le permet.

Le 31 mars 2015, la Cour fédérale du Canada a rendu publics son jugement et les motifs de la conclusion de l’affaire La commissaire à l’information du Canada c. le procureur général du Canada selon laquelle la formulation du paragraphe 7(2) du Règlement sur l’accès à l’information (« Règlement sur l’AI ») ne permet pas aux institutions gouvernementales d’imposer des frais pour la recherche et la préparation de documents électroniques afin de répondre à une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (Loi sur l’AI). Ces documents électroniques comprennent les courriels, les documents Word et Excel ou les documents stockés dans des bases de données internes telles que les lecteurs partagés ou tout autre système de gestion des documents électroniques.

Depuis le 31 mars 2015, les institutions ne peuvent plus facturer des frais de recherche ou de préparation pour ces types de documents électroniques relativement aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’AI. Toutefois, le Règlement sur l’AI permet toujours l’imposition de frais pour les documents papier si les recherches et la préparation dépassent cinq heures. De plus, les frais de production et de programmation peuvent aussi être facturés pour les rapports générés par ordinateur. Les responsables ministériels ont été informés de cette décision, et les responsables de la Division de l’AIPRP ont continué à communiquer avec les demandeurs afin de mieux concentrer les demandes de grande ampleur pour aider à fournir des réponses précises en temps utile. On a demandé aux fonctionnaires des divisions du Ministère d’informer les responsables de la Division de l’AIPRP du moment où les demandes faites en vertu de la Loi sur l’AI pourraient peut-être concerner un volume élevé de documents.

Afin d’assurer le respect de procédures appropriées pour le traitement des demandes d’AIPRP et pour la préparation des réponses, la Division de l’AIPRP continue de mettre à jour les outils qu’utilisent les employés de la Division de l’AIPRP et de l’ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités en lien avec les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

En raison du changement de gouvernement, la délégation de pouvoirs a été modifiée et a été approuvée le 1^er décembre 2015. Le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi a été partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints, les directeurs généraux, les directeurs exécutifs, le directeur principal de la Division des politiques de communication, la directrice de la Division de l’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives, selon la nature des renseignements demandés et leur niveau de sensibilité. En règle générale, la directrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels approuve toutes les exemptions.

Info Source est une série de publications contenant des renseignements sur le gouvernement du Canada et des renseignements recueillis par ce dernier. Son but premier est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source appuie également l’engagement du gouvernement en ce qui a trait à la facilité d’accès à l’information sur ses activités.

Vous trouverez une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du Ministère dans le document Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. Info Source donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents visant à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Durant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a étudié le contenu des chapitres Info Source, notamment les descriptions des fonds de renseignements associés à ses activités, programmes et fonctions.

Toutes les publications Info Source sont disponibles gratuitement sur Internet.

Comparativement aux 519 demandes officielles de l’exercice précédent, 622 demandes officielles ont été reçues au cours du présent exercice, ce qui représente une augmentation de 16,5 %. En tout, 740 demandes ont été analysées, 118 demandes étant en suspens depuis 2014-2015. Au terme de l’exercice 2015-2016, 560 demandes avaient été traitées et 180 ont été reportées à l’exercice 2016-2017.

Le taux de réponse dans les délais prévus par le Ministère aux demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information était de 92,5 %, ce qui représente une légère augmentation par rapport aux taux de 92,1 % de l’année dernière.

Le tableau 1 illustre une tendance triennale.

En 2014-2015, le Ministère a reçu 292 demandes officieuses. Au cours de cet exercice, le Ministère a reçu 152 demandes officieuses, soit une baisse considérable de 92,1 %. La grande majorité des demandes officieuses ont été formulées par des membres des médias, suivis des membres du milieu des affaires et des membres du grand public.

En 2014-2015, le Ministère a reçu 169 consultations d’autres institutions fédérales et organismes à propos de sujets d’intérêt pour le Ministère. Au cours de cet exercice, le Ministère en a reçu 206. Le nombre total de consultations considérées était de 210, car six de 2014-2015 sont demeurées en suspens. À la fin de 2015-2016, 201 consultations ont été réalisées, et 11 ont été reportées à 2016-2017.

Le tableau 2 illustre une tendance de cinq ans du nombre total de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de demandes officieuses et de consultations reçues d’autres institutions et organismes gouvernementaux.

Le plus grand changement survenu au cours de la période visée par le présent rapport a trait au nombre de demandeurs qui ont choisi de refuser d’identifier leur catégorie de demandeur :

Le tableau ci-dessous indique les dispositions prises à l’égard des 560 demandes traitées pendant la période visée.

Le tableau ci-dessous compare la disposition des demandes complétées en 2015-2016 par rapport à celle des demandes complétées en 2014-2015.

Les changements dans la plupart des catégories étaient minimes – le changement le plus important touche le nombre de demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués totalement, communiqués partiellement, représentaient des demandes abandonnées ou lorsque la Division de l’AIPRP a confirmé auprès du demandeur qu’il n’y avait pas de document.

Sur les 560 demandes complétées au cours de cet exercice, 518 (92,5 %) ont été achevées à temps, ce qui représente une légère augmentation par rapport au taux de 92,1 % obtenu en 2014-2015. Il a été impossible de répondre dans les délais à plusieurs des demandes en raison des consultations en cours avec des représentants des directions et d’autres institutions fédérales.

Parmi les 560 demandes fermées durant la période visée par le présent rapport, 303 (54,1 %) ont été complétées dans les 30 jours, 190 (34 %) en deux à quatre mois, 53 (9,4 %), en quatre à six mois, et 19 (3,3 %) en plus de six mois.

Les demandes exigeant plus de six mois à traiter concernaient habituellement un grand nombre de documents pour lesquels il fallait mener de longues consultations à l’interne, avec des tiers et souvent avec d’autres organismes gouvernementaux. Compte tenu de la nature du travail effectué par le Ministère, des consultations doivent souvent être menées auprès d’autres organismes fédéraux dans le cas de nombreuses demandes, et le temps dont ces organismes ont besoin pour répondre à ces consultations a une incidence sur le délai de traitement.

En 2015-2016, le Ministère a invoqué un total de 1 569 exemptions en vertu d’articles précis de la Loi. Ces exemptions étaient les suivantes :

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui est déjà accessible au public, comme les publications du gouvernement et les documents dans les bibliothèques et musées. Sont également exclus les documents comme les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. En vertu de la Loi, des exclusions ont été invoquées 346 fois : 17 fois pour de l’information qui se trouvait déjà dans le domaine public ou qui était en vente au public et 329 fois en vertu de l’article 69 pour les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Puisque le Ministère est responsable de la préparation du budget et de l’élaboration de lois et de politiques connexes, il dispose d’une grande quantité de documents qui sont classifiés à titre de documents confidentiels du Cabinet.

Beaucoup des demandes traitées par le Ministère en 2015-2016 soulevaient des questions complexes nécessitant une consultation avec plusieurs autres organisations gouvernementales et/ou tierces parties. Le nombre de pages d’un dossier peut également avoir une incidence sur le délai de traitement. Au cours de cet exercice, un certain nombre de dossiers comptaient plus de 500 pages, le plus volumineux comptant 1 589 pages.

En tout, 42 demandes ont été complétées après le délai obligatoire pour diverses raisons, dont la charge de travail et les consultations internes et externes. Dans 35 cas, une prorogation du délai obligatoire avait été demandée, mais les dossiers étaient tout de même en retard, principalement en raison de consultations à l’externe et à l’interne. Dans les 7 autres cas, aucune prorogation du délai obligatoire n’avait été demandée.

Parmi les réponses tardives, 19 (45,2 %) ont été répondues dans les 15 jours suivant l’échéance, huit (19 %) dans les 16 à 30 jours, sept (16,6 %) dans les 31 à 60 jours, six (14,2 %) dans les 61 à 120 jours, une (2,3 %) dans les 121 à 180 jours et une (2,3 %) dans les 181 à 365 jours.

Le Ministère n’a reçu aucune demande de traduction.

Durant la période visée par le présent rapport, 285 prorogations ont été accordées pour les raisons suivantes :

Interférence avec les opérations du gouvernement

54

Consultations requises (article 69 et autres)

193

Avis donné aux tiers

38

Dans 56 cas, une prorogation de 30 jours ou moins était requise; parmi ceux-ci, 22 visaient à consulter d’autres organismes fédéraux ou provinciaux et des tiers; les autres 34 cas étaient en lien avec des entraves aux activités de gouvernement. Une prorogation de 31 à 120 jours était requise dans 223 cas, dont 204 ont fait l’objet de consultations aux termes des alinéas 9(1)b) et 9(1)c). Une prorogation de plus de 121 jours a été nécessaire dans six cas, et la plupart ont fait l’objet de consultations auprès d’autres organisations.

Comme il a été noté précédemment, depuis le 31 mars 2015, les ministères ne peuvent plus percevoir de frais pour la recherche et la préparation de documents électroniques afin de répondre à une demande présentée en vertu de la Loi sur l’AI. Des frais de 5 $ pour la présentation de la demande sont habituellement facturés, et les frais déterminés de moins de 25 $ sont annulés.

Durant l’exercice faisant l’objet du présent rapport, 4 824 $ en frais de présentation de demande et de recherche ont été recueillis. Des frais pour la présentation de demande, la recherche et la reproduction, représentant un montant de 1 003 $, ont été annulés ou remboursés dans 11 cas.

Le Ministère a reçu un total de 206 consultations d’autres organisations gouvernementales au cours de cet exercice et en a fermé 201. Six ont été reportées de l’exercice précédent. Le taux de réponse dans les délais prévus pour toutes les consultations était de 85,6 %.

Sur les 201 consultations d’autres institutions et organisations gouvernementales que nous avons achevées au cours de l’exercice, le Ministère a répondu à 164 (81,5 %) en 30 jours ou moins, à 28 (13,9 %) en 31 à 60 jours, à six (2,9 %) en 61 à 120 jours. Trois de ces consultations (1,5 %) ont nécessité de 121 à 180 jours.

L’unité des services juridiques du Ministère a répondu à 127 consultations afin de confirmer si des documents étaient des documents confidentiels du Cabinet. Dans chacun des cas, les réponses ont été fournies à la Division de l’AIPRP en 60 jours.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé.

Seize (16) plaintes ont été déposées contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport :

• trois plaintes étaient classées comme « refus général »;
• neuf plaintes concernaient l’exemption d’information;
• une plainte portait sur l’exclusion d’information aux termes de l’article 69 de la Loi;
• deux plaintes concernaient des prorogations ou un retard dans la réponse;
• une plainte était un refus, car aucun document n’existait.

Le Commissariat à l’information a formulé neuf constatations au cours de cet exercice :

• une plainte n’était pas fondée;
• cinq plaintes étaient fondées et avaient été réglées sans recommandation;
• une plainte avait été réglée dans le cadre de la plainte;
• deux plaintes avaient été abandonnées par les plaignants.

Aucune des enquêtes menées par le Commissariat à l’information n’a révélé des préoccupations ou des problèmes précis quant au traitement de ces demandes par le Ministère, qui n’a été tenu de prendre aucune mesure.

Comme il a été mentionné précédemment, un audit interne des systèmes et des processus des demandes d’accès à l’information (AI) et de la gestion de l’information et de la sécurité a été réalisé en 2015-2016. L’audit a conclu que le Ministère compte des systèmes et des activités d’information efficaces et fiables pour le traitement des demandes d’accès à l’information. Bien que dans l’audit on ait noté des améliorations récentes au processus d’examen, il existe d’autres possibilités permettant de réduire le temps pour extraire l’information demandée et simplifier le processus d’examen des trousses de diffusion.

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale pendant la période visée.

Les frais engagés au cours de la période visée sont calculés à la lumière du salaire des employés de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes. L’application de la Loi aura coûté 1 118 499 $ au Ministère au cours de cet exercice.

La Division de l’AIPRP produit des statistiques hebdomadaires et mensuelles au sujet du rendement des directions et de l’ensemble du Ministère. Les statistiques sont communiquées aux chefs des directions, aux personnes-ressources de l’AIPRP des directions, au Cabinet du sous-ministre et au Cabinet du ministre.

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.