Archivé - Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information – 2016–2017

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

Mandat du ministère des Finances Canada

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Activités de sensibilisation et de formation

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives.

Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Affichage proactif dans le Web des listes de notes d’information

Autres activités

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles

Autres demandes

Source des demandes

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Dispositions prises à l’égard des demandes

Délai de traitement

Motifs d’exemption invoqués

Motifs d’exclusion cités

Format de l’information communiquée

Complexité

Présomption de refus

Traductions

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations

Partie 6 – Durée des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 – Plaintes / enquêtes / audits

Partie 8 – Appels devant la Cour fédérale du Canada

Partie 9 – Ressources en lien avec la Loi sur l’accès à l’information

Suivi des demandes

ANNEXE A - Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2017.

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objectif de garantir l’accès à l’information comprise dans les documents sous le contrôle d’une institution gouvernementale selon le principe du droit du public à sa communication, les exemptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public. En vertu de la Loi, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute autre personne ou entreprise présente au Canada ont le droit d’avoir accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents qui sont sous son contrôle et celui d’autres institutions fédérales constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent:

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à l’information et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, de deux chefs d’équipe, de dix analystes de l’AIPRP à temps plein et de deux adjoints administratifs.

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2.1) à la Loi :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et applique la Loi et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation ministérielle. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l’information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l’information à 53 nouveaux employés.

Six autres séances de formation ont été offertes à 76 employés de différentes directions du Ministère, y compris au personnel exonéré du Cabinet du ministre. Une partie de la formation a été donnée au moyen du module de formation en ligne sur l’AIPRP de l’École de la fonction publique du Canada afin de veiller à ce qu’elle soit conforme à l’approche pangouvernementale.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l’AIPRP.

Le 5 mai 2016, le président du Conseil du Trésor a publié, en vertu de son pouvoir comme ministre responsable de la Loi sur l’accès à l’information, une Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Directive provisoire).

La Directive provisoire enchâsse le principe « ouvert par défaut ». Elle prescrit également que :

• tous les frais, mis à part les frais de présentation de la demande de 5 $, seront annulés;
• si possible, les demandeurs recevront les renseignements au format de leur choix, y compris dans des formats ouverts et réutilisables.

Plus particulièrement :

• la Division de l’AIPRP n’offrira plus d’estimations des frais en réponse aux demandes;
• les fonctionnaires des directions continueront de collaborer avec la Division de l’AIPRP pour cerner les demandes qui sont vagues ou qui pourraient être de large portée. Cette mesure permettra aux demandeurs de reformuler leurs demandes, ce qui ferait en sorte que les demandeurs y obtiennent un accès plus exact, plus complet et plus rapide;
• les documents sont fournis dans le format demandé par le demandeur, c’est-à-dire, Excel, PDF ou autre, pourvu que la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité ne soient pas compromises;
• on a rappelé aux fonctionnaires des directions, pendant l’examen des documents à divulguer, de faire preuve de discrétion d’une manière juste, raisonnable et impartiale, en tenant compte du principe de base de la Loi sur l’accès à l’information. L’information du gouvernement devrait être divulguée, sous réserve d’exceptions limitées et spécifiques visant à protéger les renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité.

Pour respecter les engagements du Canada en vertu du Gouvernement ouvert, un des quatre produits livrables présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor incluait l’affichage de la liste des titres des notes d’information produites à l’intention du sous-ministre, du ministre et de la secrétaire parlementaire tous les mois, à compter du 3 octobre 2016.

La Division de l’AIPRP communique, dans le site Web du Ministère, les mêmes renseignements qui sont communiqués en vertu des demandes mensuelles de la Loi sur l’accès à l’information c’est–à–dire, le numéro du SGCD Web (numéro de suivi), la date de la note de service, la personne à qui elle s’adressait et le titre, dans les deux langues officielles. Les listes des notes d’information se trouvent dans le site Web ministériel (sous l’onglet « Transparence » situé sur la page Web principale du Ministère au http://www.fin.gc.ca/disclose-divulgation/discl_index-fra.asp).

Cela permet aux demandeurs d’obtenir les listes d’une manière plus rapide et d’accélérer leurs demandes de notes d’information particulières.

Afin d’assurer le respect de procédures appropriées pour le traitement des demandes d’AIPRP et pour la préparation des réponses, la Division de l’AIPRP continue de mettre à jour les outils qu’utilisent les employés de la Division de l’AIPRP et de l’ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités en lien avec les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

La délégation de pouvoirs approuvée le 1er décembre 2015 accorde, le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi. Ce pouvoira été partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints, les directeurs généraux, les directeurs exécutifs, le directeur principal de la Division des politiques de communication, la directrice de la Division de l’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives. En règle générale, la directrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels approuve toutes les exemptions.

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d'accès à l'information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.

Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :

• Catégories de documents ordinaires : Il s’agit de descriptions de tous les documents créés et utilisés pour soutenir les services internes.
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Il s’agit de descriptions de renseignements personnels contenus dans des documents qui sont collectés et utilisés pour soutenir les services internes.

Comparativement aux 622 demandes officielles de l’exercice précédent, 839 demandes officielles ont été reçues au cours du présent exercice, ce qui représente une augmentation de 34,8 %. En tout, 1 019 demandes ont été analysées, 180 demandes étant en suspens depuis 2015-2016. Au terme de l’exercice 2016-2017, 780 demandes avaient été traitées et 239 ont été reportées à l’exercice 2017-2018.

Le tableau 1 illustre une tendance de cinq ans.

En 2015-2016, le Ministère a reçu 152 demandes officieuses. Au cours de cet exercice, le Ministère a reçu 517 demandes officieuses, soit une augmentation considérable de 240 %. La grande majorité des demandes officieuses ont été formulées par des membres des médias, suivis des membres du milieu des affaires et des membres du grand public.

En 2015-2016, le Ministère a reçu 206 consultations d’autres institutions fédérales et organismes à propos de sujets d’intérêt pour le Ministère. Au cours de cet exercice, le Ministère en a reçu 220. Le nombre total de consultations considérées était de 231, car neuf de 2015-2016 sont demeurées en suspens. À la fin de 2016-2017, 210 consultations ont été réalisées, et 21 ont été reportées à 2017-2018.

Le tableau 2 illustre une tendance de cinq ans du nombre total de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de demandes officieuses et de consultations reçues d’autres institutions et organismes gouvernementaux.

Le plus grand changement survenu au cours de 2016-2017 par le présent rapport a trait au nombre de demandeurs des secteurs Médias et Entreprises et de ceux qui ont choisi de refuser d’identifier leur catégorie de demandeur :

Le tableau ci-dessous indique les dispositions prises à l’égard des 780 demandes traitées pendant la période visée.

Le tableau ci-dessous compare la disposition des demandes complétées pour les trois dernières périodes de production de rapports.

Les changements dans la plupart des catégories étaient minimes, à l’exception de l’augmentation du nombre de demandes de renseignements qui ont été communiqués partiellement.

Sur les 780 demandes complétées au cours de cet exercice, 654 (83,8 %) ont été achevées à temps, ce qui représente une baisse importante par rapport au taux de 92,5 % obtenu en 2015–2016. Même si le délai de traitement a diminué, le nombre de demande a augmenté de 34,8 %, et le volume de pages a presque triplé par rapport à l'exercice précédent (161 % plus de pages).

Il n’avait pas d’augmentation de personnel ou de ressources au sein de la Division de l’AIPRP. La Division de l'AIPRP a continué d'apporter un bon nombre de changements afin d'améliorer son efficience, sa production de rapports et son orientation au moyen de ce qui suit :

1. approbations et consultations électroniques;
2. des statistiques ciblées par direction, indiquant les listes de dossiers d’AIPRP traités à temps et en retard;
3. la publication proactive des listes de notes d’information.

Parmi les 780 demandes fermées durant la période visée par le présent rapport, 335 (43 %) ont été complétées dans les 30 jours, 298 (38 %) en deux à quatre mois, 103 (13 %), en quatre à six mois, et 44 (6 %) en plus de six mois.

Les demandes exigeant plus de six mois à traiter concernaient habituellement un grand nombre de documents pour lesquels il fallait mener de longues consultations à l’interne, avec des tiers et souvent avec d’autres organismes gouvernementaux. Compte tenu de la nature du travail effectué par le Ministère, des consultations doivent souvent être menées auprès d’autres organismes fédéraux dans le cas de nombreuses demandes, et le temps dont ces organismes ont besoin pour répondre à ces consultations a une incidence sur le délai de traitement.

En 2016-2017, le Ministère a invoqué un total de 2 414 exemptions en vertu d’articles précis de la Loi (plus d’une exemption peut s’appliquer à une demande particulière).

Ces exemptions étaient les suivantes :

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui est déjà accessible au public, comme les publications du gouvernement et les documents dans les bibliothèques et musées. Sont également exclus les documents comme les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. En vertu de la Loi, des exclusions ont été invoquées 571 fois : 31 fois pour de l’information qui se trouvait déjà dans le domaine public ou vente au public ou dans une bibliothèque et 540 fois en vertu de l’article 69 pour les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Puisque le Ministère est responsable de la préparation du budget et de l’élaboration de lois et de politiques connexes, il dispose d’une grande quantité de documents qui sont classifiés à titre de documents confidentiels du Cabinet.

Des documents ont été fournis aux demandeurs dans 580 cas, dont 289 (50 %) en format papier et 291 (50 %) sur disque compact. Aucun demandeur n’a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie.

Beaucoup des demandes traitées par le Ministère en 2016-2017 soulevaient des questions complexes nécessitant une consultation avec plusieurs autres organisations gouvernementales et/ou tierces parties. Le nombre de pages d’un dossier a également une incidence sur le délai de traitement. Au cours de cet exercice, un certain nombre de dossiers comptaient plus de 500 pages, le plus volumineux comptant 10 553 pages.

En tout, 126 demandes ont été complétées après le délai obligatoire pour diverses raisons, dont l’augmentation de la charge de travail et les consultations internes et externes. Dans 84 cas, une prorogation du délai obligatoire avait été demandée, mais les dossiers étaient tout de même en retard, principalement en raison du volume des pages traitées et des consultations à l’externe et à l’interne. Dans les 42 autres cas, aucune prorogation du délai obligatoire n’avait été demandée.

Le tableau 3 démontre le nombre de demandes complétées après le délai obligatoire dans 2016-2017.

Le Ministère n’a reçu aucune demande de traduction.

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prescrit les circonstances en vertu desquelles le délai de 30 jours pour répondre aux demandes peut être prorogé. Des prorogations peuvent être accordées pour les raisons suivantes :

• si la demande vise un grand nombre de documents ou exige une recherche dans un grand nombre de documents, et que le respect du délai initial nuirait de façon déraisonnable aux activités de l’institution;
• si une consultation est nécessaire avec une autre institution gouvernementale ou autre niveau de gouvernement;
• si un avis doit être donné à un tiers (conformément au para. 27(1)) concernant la publication imminente de renseignements commerciaux de ce tiers.

Au cours de 2016-2017, le Ministère s’est prévalu de 93 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) en raison du grand nombre de documents et entraverait le fonctionnement du gouvernement, par rapport à 54 l’exercice précédent. Les avis à un tiers ont exigé 88 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c), une augmentation par rapport à 38.

En tout, 194 prorogations pour consultations sur les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine et 137 prorogations pour d’autres types de consultations (331 prorogations en tout) ont été effectuées en vertu de l’alinéa 9(1)b). Les prorogations pour consultations étaient à la hausse par rapport aux 193 prorogations effectuées en 2015-2016.

Comme il a été noté précédemment, depuis le 5 mai 2016, tous les frais, à l’exception des frais de présentation de la demande de 5 $, ont été annulés.

Au cours de 2016-2017, un total de 6 652 $ en frais de présentation de demande et de recherche ont été recueillis. Des frais pour la présentation de demande, la recherche et la reproduction, représentant un montant de 3 596 $, ont été annulés ou remboursés dans 87 cas.

Le Ministère a reçu un total de 220 consultations d’autres organisations gouvernementales au cours de cet exercice et en a fermé 210. Onze ont été reportées de l’exercice précédent. Le taux de réponse dans les délais prévus était de 80 %.

Sur les 210 consultations d’autres institutions et organisations gouvernementales que nous avons achevées au cours de l’exercice, le Ministère a répondu à 170 (80,9 %) en 30 jours ou moins, à 24 (11,4 %) en 31 à 60 jours, à 13 (6,1 %) en 61 à 120 jours. Trois de ces consultations (1,4 %) ont nécessité de 121 à 365 jours.

L’unité des services juridiques du Ministère a répondu à 217 consultations pour confirmer si des documents étaient des documents confidentiels du Cabinet. Dans tous les cas sauf deux, les réponses ont été fournies dans les 60 jours, ce qui représente une augmentation de 70,8 % par rapport aux 127 consultations traitées pendant la période visée par le rapport précédent.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé.

Trente (31) plaintes ont été déposées contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport :

• dix plaintes concernaient l’exemption d’information;
• quatre plaintes portaient sur l’exclusion d’information aux termes de l’article 69 de la Loi;
• quinze plaintes concernaient des prorogations ou un retard dans la réponse;
• deux plaintes étaient un refus, car aucun document n’existait.

Le Commissariat à l’information a formulé 24 constatations au cours de cet exercice :

• une plainte n’était pas fondée;
• douze plaintes étaient fondées et avaient été réglées sans recommandation;
• onze plaintes avaient été abandonnées par les plaignants.

Aucune des enquêtes menées par le Commissariat à l’information n’a révélé des préoccupations ou des problèmes précis quant au traitement de ces demandes par le Ministère et qui n’a été tenu de prendre aucune autre mesure.

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale pendant la période visée.

L’application de la Loi aura coûté 1 050 039 $ au Ministère au cours de cet exercice. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

En plus de produire des statistiques hebdomadaires et mensuelles au sujet du rendement des directions et de l’ensemble du Ministère, la Division de l’AIPRP a élaboré d’autres statistiques ciblées par direction, indiquant des listes de mesures des directions en souffrance relativement aux demandes liées à la Loi sur l’AIPRP et des consultations d’autres ministères. Ces statistiques sont communiquées aux cadres supérieurs, aux personnes-ressources de l’AIPRP des directions, au Cabinet du sous–ministre et au Cabinet du ministre.

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.