Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2022-2023

Table des matières

Introduction

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

Mandat du ministère des Finances Canada

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives visant à améliorer l’accès à l’information

Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP)

Plateforme de service de demande d’AIPRP en ligne

Autres mises à jour de processus

Formation et sensibilisation

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Sections 1 et 2 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et demandes informelles

Nombre de demandes officielles

Autres demandes

Charge de travail globale de la Division de l’AIPRP

Source des demandes

Section 3 – Demandes adressées au commissaire à l’information du Canada concernant le refus de donner suite aux demandes

Nombre de demandes

Section 4 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Dispositions prises à l’égard des demandes

Délai de traitement

Motifs d’exemption invoqués

Motifs d’exclusion cités

Format de l’information communiquée

Complexité

Présomption de refus

Traductions

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Frais et Loi sur les frais de service

Section 7 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Plaintes/enquêtes/vérifications

Section 10 – Appels devant la Cour

Section 11 – Ressources en lien avec la Loi sur l’accès à l’information

Exigences en matière d’établissement de rapports supplémentaires – Capacité de recevoir et de traiter les demandes et ventilation des demandes et des plaintes en instance

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Suivi de la conformité

Annexe A : Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service et porte sur la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983 et a connu ses plus importantes modifications avec l’adoption du projet de loi C-58 le 21 juin 2019. Elle a pour objectif de garantir l’accès à l’information comprise dans les documents sous le contrôle d’une institution gouvernementale selon le principe du droit du public à sa communication, les exemptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public. En vertu de la Loi, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute autre personne ou entreprise présente au Canada ont le droit d’avoir accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement. La Loi met également en pratique le principe de l’« ouverture par défaut » à l’ère numérique en rendant les informations clés accessibles de façon proactive, sans qu’il soit nécessaire de présenter une demande.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents qui sont sous son contrôle et celui d’autres institutions fédérales constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Mandat du ministère des Finances Canada

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et durables sur les plans économique, fiscal, social, de même qu’en matière de sécurité et dans les secteurs financier et international. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du ministère des Finances du Canada comprennent notamment :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et budgétaires;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

La ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, la ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à l’information et répond aux demandes d’information informelles.  Au 31 mars 2023, 14 employés de la Division de l’AIPRP se consacraient à administrer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s’acquitter de fonctions connexes. À cette date, la Division de l’AIPRP se composait d’un directeur, soutenu par deux gestionnaires, dix analystes de l’AIPRP et un étudiant. Le ministère des Finances Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Le paragraphe 4(2.1) de la Loi prévoit ce qui suit :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et applique la Loi et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives visant à améliorer l’accès à l’information

Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP)

En 2022-2023, la Division de l’AIPRP du Ministère est devenue membre du nouveau Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP), une initiative dirigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et ouverte aux bureaux de l’AIPRP de la fonction publique fédérale. Le BPC AIRP a été créé pour renforcer la capacité des bureaux de l’AIPRP à fournir aux Canadiens un accès rapide à l’information gouvernementale en attirant de nouveaux talents dans les bureaux de l’AIPRP et en offrant aux professionnels de l’AIPRP des programmes centralisés de formation et de perfectionnement professionnel. En 2022-2023, les employés du bureau de l’AIPRP du Ministère ont bénéficié de la participation à plusieurs séances de formation du BPC AIRP adaptées à la collectivité, améliorant ainsi leurs compétences.

Plateforme de service de demande d’AIPRP en ligne

À l’été 2022, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a lancé sa plateforme de service de demande en ligne d’AIPRP de nouvelle génération pour améliorer l’expérience utilisateur sur le service de demande numérique, un portail utilisé par les particuliers et les organismes pour soumettre des demandes en vertu de la législation sur l’AIPRP. Le ministère des Finances a été l’un des premiers à adopter la plateforme améliorée, ayant participé à son projet pilote avant le lancement officiel. Des procédures ont été établies pour garantir que les demandes soient saisies et suivies efficacement à la suite de ces changements. Le service de demande numérique a été utilisé pour soumettre toutes les 650 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information reçues au cours de la période 2022-2023, sauf une, ce qui prouve que le portail est un outil privilégié pour les utilisateurs de la Loi.  Les demandeurs ont également la possibilité d’envoyer leurs demandes au moyen d’autres canaux, par exemple par courrier ou par courriel.

Autres mises à jour de processus

Début 2023, le bureau de l’AIPRP a mis à jour ses modèles d’approbation pour les hauts fonctionnaires, supprimant les renseignements jugés redondants ou non pertinents et n’incluant que les renseignements clés utiles aux dirigeants lorsqu’ils donnent des approbations. Le modèle a été raccourci en utilisant un langage plus concis avec une composante visuelle qui communique plus efficacement les renseignements importants.

Le Ministère a également rajusté son approche en matière de consultations afin qu’un examen initial des dossiers soit toujours effectué avant l’envoi des consultations, les renseignements expurgés étant supprimés au début et ne laissant subsister que les renseignements pertinents. Cela réduit le fardeau des intervenants qui reçoivent la consultation et constitue une pratique exemplaire encouragée par le Commissaire à l’information du Canada.

Formation et sensibilisation

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a offert deux séances de formation et de sensibilisation à 68 participants. Ces séances ont été données aux employés et aux gestionnaires du Ministère et couvraient divers sujets liés aux exigences législatives et en matière de politique des deux Lois. Par exemple, les séances ont porté sur le traitement efficace des demandes d’AIPRP, les exigences en matière de publication proactive, les principes entourant la gestion des renseignements personnels et l’application de dispositions relatives aux exemptions et aux exclusions prévues par les deux Lois. L’une des séances était le résultat d’un effort conjoint entre l’équipe chargée de la gestion de l’information et le bureau de l’AIPRP, étant donné les liens naturels dans ces deux domaines similaires, mais distincts. Les participants ont bénéficié du fait que des experts fonctionnels dans les deux domaines partageaient leurs connaissances et répondaient aux questions.

Délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs approuvée le 5 mai 2021 accorde, le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi.Ce pouvoir a été partagé entre le sous-ministre, le sous-ministre délégué, les sous-ministres adjoints principaux, les sous-ministres adjoints, les sous-ministres adjoints délégués, le dirigeant principal d’audit et chef de l’évaluation, les directeurs exécutifs, le directeur général des communications, le directeur de l’AIPRP, les gestionnaires de l’AIPRP et les conseillers principaux en AIPRP du Ministère. En règle générale, le directeur de l’AIPRP approuve toutes les exemptions.

DESIGNATION / DÉLÉGATION

ACCESS TO INFORMATION ACT / LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

Fonds de renseignements

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du Ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.

Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :

• Catégories de documents ordinaires  : Il s’agit de descriptions de tous les documents créés et utilisés pour soutenir les services internes;
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires  : Il s’agit de descriptions de renseignements personnels contenus dans des documents qui sont collectés et utilisés pour soutenir les services internes.

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Sections 1 et 2 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et demandes informelles

Nombre de demandes officielles

Le ministère des Finances a reçu 650 demandes officielles en 2022-2023, ce qui correspond à une diminution de 21 pour cent par rapport aux 823 demandes officielles reçues l’année de référence précédente. Au cours de la période de référence, le nombre total de demandes figurant dans l’inventaire du Ministère était de 1 506, alors que 856 demandes restaient en suspens à la fin de 2021-2022. À la fin de la période de référence, 860 demandes avaient été complétées et 646 avaient été reportées à l’exercice 2023-2024.

Le tableau qui suit montre que le volume des demandes a été imprévisible au cours des derniers exercices, baissant jusqu’à 650 demandes reçues en 2022-2023 et atteignant un sommet de 1 724 demandes en 2018-2019.

Autres demandes

Les institutions gouvernementales reçoivent également des demandes portant sur des documents qui avaient été communiqués auparavant en réponse à des demandes antérieures. Puisque ces demandes ne sont pas faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, elles sont considérées comme officieuses. Au cours de l’année de référence, le Ministère a reçu 952 demandes informelles, soit une multiplication par trois par rapport à l’année précédente, où le Ministère avait reçu 295 demandes informelles.

En 2022-2023, le Ministère a reçu 167 consultations d’autres institutions et organismes gouvernementaux sur des questions d’intérêt pour le Ministère, soit une diminution de 8,7 pour cent par rapport aux 183 consultations de l’année précédente. Le nombre total de consultations inscrites à l’inventaire du Ministère était de 206, dont 46 restaient en suspens depuis 2021-2022. À la fin de 2022-2023, un total de 295 consultations ont été réalisées et 18 ont été reportées à l’exercice 2023-2024.

Charge de travail globale de la Division de l’AIPRP

Le tableau ci-dessous illustre une tendance de cinq ans de la charge de travail globale de la Division de l’AIPRP. Cela inclut les demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les demandes officieuses et les consultations reçues d’autres institutions et organismes gouvernementaux. La charge de travail de 2022-2023 était semblable à celle de la plupart des autres exercices. En plus d’appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Division de l’AIPRP a également appuyé le Ministère et, au besoin, a mis son expertise à profit pour répondre aux motions parlementaires relatives à la production de documents.

Source des demandes

Le tableau ci-dessous montre une ventilation des demandes selon la source. Les représentants des médias ont soumis de loin le plus grand nombre de demandes en 2022-2023, comme les années précédentes. Ils ont été suivis par des membres du public, des individus refusant d’identifier leur catégorie, des entreprises, des universités et enfin des organismes. Les demandes du monde des affaires ont diminué plus sensiblement que celles des autres catégories au cours des trois dernières années. 

Section 3 – Demandes adressées au commissaire à l’information du Canada concernant le refus de donner suite aux demandes

Nombre de demandes

En 2022-2023, le ministère des Finances Canada n’a refusé de donner suite à aucune demande.

Section 4 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Dispositions prises à l’égard des demandes

Le tableau ci-dessous indique les dispositions prises à l’égard des 860 demandes traitées pendant la période visée par le présent rapport :

Le tableau ci-dessous compare la disposition des demandes complétées pour les trois dernières périodes de production de rapports :

Délai de traitement

Quatre cent soixante-six (54 %) des 860 demandes ont été fermées dans un délai de six mois ou moins, 137 de ces demandes (16 % du total) ayant reçu une réponse dans les 30 jours, 120 d’entre elles (14 %) nécessitant entre 31 et 60 jours, 131 demandes (15 pour cent) nécessitant entre 61 et 120 jours et 70 demandes (8,1 pour cent) entre 121 et 180 jours.

Les 394 demandes restantes (46 pour cent) ont nécessité 181 jours ou plus. Les demandes dont le traitement nécessitait plus de six mois impliquaient généralement un grand volume de documents nécessitant des consultations internes approfondies, des consultations avec des tiers et, souvent, des consultations avec d’autres institutions gouvernementales. Compte tenu de la nature du travail effectué par le Ministère, des consultations doivent souvent être menées auprès d’autres organismes fédéraux dans le cas de nombreuses demandes, et le temps dont ces organismes ont besoin pour répondre à ces consultations a une incidence sur le délai de traitement. En 2022-2023, le Ministère a continué de se concentrer à la fois sur les demandes entrantes ainsi que sur les demandes plus anciennes qui s’étaient accumulées pendant la pandémie et sur celles qui avaient été temporairement mises de côté après la transition du Ministère vers le travail à distance puisqu’elles n’étaient disponibles que sur papier sur le lieu de travail physique.

Motifs d’exemption invoqués

En 2022-2023, le Ministère a invoqué un total de 2 791 exemptions en vertu d’articles précis de la Loi (plus d’une exemption peut s’appliquer à une demande particulière).

Ces exemptions étaient les suivantes :

Motifs d’exclusion cités

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui est déjà accessible au public, comme les publications du gouvernement et les documents dans les bibliothèques et musées. Sont également exclus les documents comme les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Conformément à la Loi, les exclusions ont été invoquées 544 fois : dans dix cas en vertu de l’article 68 parce que l’on pouvait trouver les documents demandés dans le domaine public, et 534 fois en vertu de l’article 69, car les documents contenaient des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada. Puisque le Ministère est responsable de la préparation du budget fédéral et de l’élaboration de lois et de politiques connexes, il dispose d’une grande quantité de documents qui sont classifiés à titre de documents confidentiels du Cabinet.

Format de l’information communiquée

Des documents ont été fournis aux demandeurs dans 692 cas, dont la totalité par voie électronique.

Complexité

Quatre cent soixante-deux demandes traitées par le Ministère en 2022-2023 concernaient des questions complexes qui nécessitaient la nécessité de consulter d’autres institutions gouvernementales et/ou des tiers, ou nécessitaient des conseils juridiques. Le nombre de pages d’un dossier a également une incidence sur le délai de traitement. Cette année, cinq dossiers contenant plus de 1 000 pages ont été traités, le plus important comptant plus de 12 000 pages.

Présomption de refus

Sur les 860 demandes traitées au cours de cet exercice, 346 (40 pour cent) ont été fermées à temps, une diminution par rapport au taux de 53 pour cent de 2021-2022, en grande partie dû à l’attention accordée par le Ministère aux nouvelles demandes et à celles qui étaient déjà en retard au début de l’année – 423 dossiers, soit près de la moitié des 860 demandes clôturées, ont été reportés des années précédentes.  

Les 514 demandes fermées après le délai légal ont été retardées pour diverses raisons, notamment des consultations externes et internes, des pressions liées à la charge de travail, un manque de personnel et des difficultés à récupérer les dossiers. Dans 403 cas, des prorogations des délais légaux ont été demandées, mais les dossiers étaient néanmoins tardifs, en raison principalement du volume de pages traitées et des consultations . Dans les 111 autres cas, aucune prorogation du délai obligatoire n’avait été demandée.

Le tableau ci-dessous démontre le temps nécessaire pour compléter les 443 demandes après le délai obligatoire en 2022-2023.

Traductions

Le Ministère n’a reçu aucune demande de traduction.

Section 5 – Prorogations

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prescrit les circonstances en vertu desquelles le délai de 30 jours pour répondre aux demandes peut être prorogé. Des prorogations peuvent être accordées pour les raisons suivantes :

• la demande vise un grand nombre de documents ou exige une recherche dans un grand nombre de documents, et que le respect du délai initial nuirait de façon déraisonnable aux activités de l’institution;
• une consultation est nécessaire avec une autre institution gouvernementale ou un autre niveau de gouvernement;
• un avis doit être donné à un tiers (conformément au para. 27(1)) concernant la publication imminente de renseignements commerciaux de ce tiers.

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Ministère a réclamé 345 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) en raison du volume de documents et de l’interférence avec les opérations gouvernementales, contre 415 l’exercice financier précédent. Les notifications à des tiers nécessitaient 25 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c), contre 18 en 2020-2021.

Cent dix prorogations ont été demandées pour des consultations sur les documents confidentiels du Conseil privé du Roi et 295 prorogations pour d’autres types de consultations, pour un total de 405 prorogations réclamées en vertu de l’alinéa 9(1)b). Les prorogations pour consultations sont en baisse par rapport aux 526 prorogations en 2020-2021.

Section 6 – Frais et Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente présente un rapport au Parlement tous les ans sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements figurant ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Loi habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : frais de dossiers de 5,00 $, les seuls frais exigés pour une demande d’accès à l’information
• Total des recettes : 1 850 $
• Dispense de frais : 1 400 $
• Coût de fonctionnement du programme : 1 063 829 $

Section 7 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations

Le Ministère a reçu 167 consultations d’autres institutions et organismes gouvernementaux au cours de l’année de référence, en a reporté 46 de l’exercice précédent et en a fermé 195. 

Sur les 195 consultations qui ont été complétées en 2022-2023, le Ministère a répondu à 98 (50 pour cent) en 30 jours ou moins; 32 (16 pour cent) ont reçu une réponse dans un délai de 31 à 60 jours, 41 (21 pour cent) ont nécessité entre 61 et 120 jours et 24 (12 pour cent) ont nécessité plus de 121 jours. 

Section 8 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

L’unité des services juridiques ministériels a répondu à 158 consultations pour confirmer si les documents étaient des documents confidentiels du Cabinet. Toutes les consultations, sauf six, ont reçu une réponse dans un délai de 120 jours.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé.

Section 9 – Plaintes/enquêtes/vérifications

Vingt-sept plaintes contre le Ministère ont été reçues au cours de la période de référence :

• Neuf plaintes concernaient l’exemption de renseignements;
• Quatre plaintes concernaient l’exclusion de renseignements aux termes de l’article 69 de la Loi;
• Onze plaintes concernaient un retard dans la réponse ou des prorogations prises; et,
• Trois plaintes concernaient une réponse indiquant qu’aucun dossier n’existait ou une allégation selon laquelle le Ministère n’avait pas entrepris une recherche complète des dossiers.

En 2022-2023, le Commissariat à l’information a clos 58 enquêtes sur des plaintes contre le Ministère, y compris des plaintes reçues au cours des périodes de référence précédentes :

• Dix-sept plaintes ont été jugées « fondées »;
• Quatorze plaintes ont été jugées « non fondées »;
• Seize plaintes ont été « réglées » au cours de l’enquête;
• Onze plaintes ont été « abandonnées » par le Commissariat à l’information du Canada.

Sur les 58 plaintes réglées, une seule a fait l’objet d’une ordonnance du commissaire.  Le Ministère a accepté les recommandations et a exécuté les exigences de l’ordonnance.

Aucune vérification n’a été amorcée ni achevée au cours de cet exercice.

Section 10 – Appels devant la Cour

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale pendant la période visée.

Section 11 – Ressources en lien avec la Loi sur l’accès à l’information

L’administration de la Loi aura coûté 1 063 829 $ au Ministère au cours de cet exercice. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

Exigences en matière d’établissement de rapports supplémentaires – Capacité de recevoir et de traiter les demandes et ventilation des demandes et des plaintes en instance

Tout au long de 2022-2023, le Ministère a continué de traiter ses demandes par voie électronique après avoir modernisé ses processus de travail en 2020 dans les semaines qui ont suivi le début de la pandémie, ce qui a abouti à un modèle de livraison numérique sans papier de bout en bout.

Le Ministère a pu recevoir et traiter les demandes soumises par courrier, par courrier électronique et par le biais du service de demande numérique tout au long de 2022-2023. La Division de l’AIPRP avait également la capacité de traiter presque tous les types de dossiers électroniques et sur support papier tout au long de l’année, à l’exception de ceux entrant dans la catégorie « Documents papier Secret et Très secret » sur le formulaire de déclaration supplémentaire. Au cours des 13 premières semaines de la période de référence, la Division n’avait qu’une capacité partielle pour traiter les documents entrant dans cette catégorie, car seul un nombre limité de fonctionnaires avaient alors accès au lieu de travail physique. Cette limitation n’était plus en place à partir de juillet 2022, lorsque de plus en plus d’employés ont commencé à accéder au lieu de travail physique alors qu’ils commençaient à se préparer à l’environnement de travail hybride actuellement en place au ministère des Finances depuis l’automne 2022.

Au début de l’exercice financier, le Ministère avait 856 demandes actives dans son inventaire et il a terminé l’année avec 646 dossiers actifs. Tout au long de la période de référence, le Ministère a concentré ses ressources à la fois sur les demandes entrantes et sur celles des années précédentes et, au cours de la période 2022-2023, il a clos plus de demandes (860) qu’il n’en a reçues (650), réduisant ainsi son inventaire de demandes actives de 210. Il s’agit de la deuxième année consécutive où l’inventaire est moins important qu’il ne l’était au début de l’année, ce qui se traduit par des progrès continus dans la réduction de l’arriéré suite aux impacts de la COVID-19.

Sur les 646 demandes actives au début de l’exercice, 212 dossiers (33 pour cent) dataient de 2022-2023 et 434 demandes (67 pour cent) avaient été reçues avant cette date. Sur les 434 demandes reçues avant 2022-2023, 238 demandes (55 pour cent) ont été reçues au cours de l’une des deux années précédentes et les 196 demandes restantes (45 pour cent) ont été reçues avant 2020-2021.

À la fin de l’exercice 2022-2023, ce sont 22 plaintes contre le Ministère au total qui restaient dans son inventaire de plaintes actives. Dix-sept d’entre elles (77 pour cent) ont été reçues en 2022-2023 et les cinq autres (23 pour cent) ont été reçues avant cette année-là.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Le ministère des Finances est une institution gouvernementale aux fins de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Le Ministère est soumis aux exigences de publication proactives suivantes :

La Division de l’AIPRP, qui relève de la Direction des consultations et communications, est responsable de publier chaque mois les titres des notes de service au ministre et au sous-ministre, d’afficher les documents de transition pour les nouveaux ministres et sous-ministres, ainsi que de publier les rapports annuels du Ministère sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. La Direction des consultations et communications est également responsable de la publication des documents concernant les affaires parlementaires, par exemple les documents préparés pour le ministre ou le sous-ministre pour les comparutions en comité ainsi que les notes de la période des questions après la fin des sessions d’hiver et d’été. La Direction des services ministériels, chargée de coordonner les activités en matière de ressources humaines et financières du Ministère, gère la divulgation de l’information sur les dépenses de déplacement, d’accueil et celles liées au cabinet du ministre, affichant les renseignements relatifs aux contrats, aux subventions et aux contributions et à la reclassification des postes. Tous les autres rapports annuels sont publiés par la direction chargée de leur préparation. Les fonctionnaires du ministère sont conscients de leurs obligations en matière de publication proactive.

Les renseignements publiés de manière proactive sont disponibles sur le Portail du gouvernement ouvert ou dans la section sur la transparence du site Web du Ministère.

Suivi de la conformité

En plus de produire des statistiques au sujet du rendement des directions dans l’ensemble du Ministère, la Division de l’AIPRP continue d’envoyer des rapports ciblés, indiquant des listes de mesures des directions en souffrance relativement aux demandes et consultations liées à la Loi sur l’AIPRP d’autres ministères. Ces statistiques sont communiquées chaque semaine aux cadres supérieurs, aux personnes-ressources de l’AIPRP des directions, au Cabinet du sous-ministre et au Cabinet du ministre.

La Division de l’AIPRP a également tenu à jour la haute direction tout au long de l’exercice en mettant l’accent sur le rendement du Ministère, les activités actuelles liées à l’AIPRP et la modernisation de ses processus de travail.

En 2022-2023, le respect de la partie 2 de la Loi sur la publication proactive n’a pas fait l’objet d’un contrôle formel, car il ne s’agissait pas d’une exigence.

Annexe A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
(y compris le Rapport statistique supplémentaire)

Nom de l’institution : Ministère des Finances Canada

Période d'établissement de rapport : 1^er avril, 2022 au 31 mars, 2023

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 – Recours judiciaire

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Ministère des Finances Canada

Période d'établissement de rapport: 1^er avril, 2022 au 31 mars, 2023

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels