Archivé - Ministère des Finances Canada Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2013–2014

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Histoire du ministère des Finances du Canada

Le Ministère aujourd’hui

Mandat du ministère des Finances du Canada

Résultat stratégique

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Activités de sensibilisation et de formation

Changements institutionnels dans l’application de la Loi

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements.

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Disposition et délai de traitement

Divulgués en totalité

Exemptions et exclusions

Format de l’information communiquée

Complexité

Présomption de refus

Traductions

Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Consultations

Partie 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Partie 8 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Plaintes/Enquêtes/Vérifications

Appels devant la Cour fédérale du Canada

Suivi des demandes

Atteintes substantielles à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

ANNEXE A – Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances du Canada est préparé et déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi et porte sur la période du 1^er avril 2013 au 31 mars 2014.

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d'ouverture et de transparence en respectant à la fois l'esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

En 1867, le Canada est devenu un dominion, ou État autonome du Commonwealth, composé du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse, de l'Ontario et du Québec. Le premier ministre des Finances, Alexander Galt, avait déjà occupé la même fonction pour la province du Canada (qui se composait alors de certaines parties de l'Ontario, du Québec et du Labrador actuels).

Le ministère des Finances figurait parmi les ministères du premier gouvernement du Canada avec Agriculture, le Service pénitencier, les Travaux publics, les Postes, le Secrétariat d’État et le Bureau du Conseil privé. Au début, les principales fonctions du ministère des Finances portaient sur la tenue des comptes, la perception des revenus et l'administration des dépenses publiques, ainsi que le service de la dette nationale. Les directeurs, commis et messagers du Ministère étaient au nombre de 28 en 1867.

En juin 1869, John Rose, qui succédait à Alexander Galt au poste de ministre des Finances, a proposé une loi énonçant les tâches du Ministère, lesquelles consistaient essentiellement à se charger de tout ce qui n'était pas confié à d’autres ministères.

À divers moments depuis sa création, le Ministère a joué le rôle de Secrétariat du Conseil du Trésor, de contrôleur du Trésor, de responsable de la Monnaie royale canadienne et de Tribunal canadien du commerce extérieur. Il a aussi été chargé de la vérification des impôts et des pensions de la sécurité de la vieillesse et de la fonction publique.

Au cours de la Première Guerre mondiale, le gouvernement fédéral a, pour la première fois, emprunté directement aux particuliers au moyen des emprunts de la Victoire. Il a prélevé les premiers impôts sur le revenu en 1917.

Au début des années 1930, le gouvernement a transféré à d'autres ministères ou organismes des responsabilités détaillées relatives au fonctionnement et aux programmes, afin que le ministère des Finances puisse se concentrer sur son travail indispensable d’analyse et d’élaboration des politiques.

En 1939, les responsables du Ministère ont mis au point une nouvelle approche pour élaborer le budget fédéral. Au lieu de se limiter à équilibrer les dépenses et les revenus, ils ont commencé à utiliser le pouvoir d'imposition et les politiques en matière de dépenses dans le but d'influer sur le développement économique en général.

Au cours de la Deuxième Guerre mondiale, le produit intérieur brut (PIB) du Canada a doublé et les dépenses fédérales annuelles ont atteint dix fois le niveau des dépenses de 1939. Cela a accru considérablement l'influence du Ministère, une influence qui s'exerçait principalement par l'entremise des budgets.

Le premier budget canadien, déposé le 7 décembre 1867, affichait des rentrées de fonds de 7,4 millions de dollars et des dépenses de 5,3 millions de dollars. L'intervalle le plus court entre deux budgets a été de quatre mois (soit du 18 juin au 14 octobre 1971). L'intervalle le plus long a été de 16 mois (soit du 25 février 1937 au 16 juin 1938).

Les premières années, le budget consistait simplement en un discours que le ministre des Finances présentait à la Chambre des communes, et qui était transcrit à la main dans le Hansard. Les journalistes présents dans la tribune de la presse prenaient des notes sur le discours et ils rédigeaient leurs articles à partir de celles-ci. Le Ministère ne fournissait aux médias ni documentation spéciale, ni séance d'information sur le budget. Dans les années 1960, on a commencé à produire des copies du discours du budget au moyen d'un duplicateur à l'encre, qui étaient ensuite assemblées à la main dans le cabinet du ministre. Ce document était distribué aux journalistes au moment où le ministre commençait son discours.

De nos jours, le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et durables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social, de même qu'en matière de sécurité et dans les secteurs financier et international. Il joue un rôle important à titre d'organisme central, en collaborant avec d'autres ministères pour veiller à l'exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d'analyses et de conseils de grande qualité. Il fonctionne ainsi tout en demeurant l'un des plus petits ministères du gouvernement du Canada, puisqu'il compte moins de 1000 employés dans ses dix directions :

• Politiques économiques et budgétaires
• Développement économique et finances intégrées
• Relations fédérales-provinciales et politique sociale
• Politique du secteur financier
• Finances et échanges internationaux
• Politique de l’impôt
• Direction juridique
• Services ministériels
• Consultations et communications
• Vérification interne et évaluation

Les responsabilités du ministère des Finances Canada comprennent:

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l'élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l'administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l'élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministère des Finances du Canada est constitué en vertu de l’article 14 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En vertu de l’article 15 de cette loi, le ministre des Finances « assure la direction et la gestion du ministère, ainsi que la gestion du Trésor; de lui relèvent également, en matière de finances publiques, toutes les questions non attribuées de droit au Conseil du Trésor ou à un autre ministre ». D'autres pouvoirs ont aussi été conférés au ministre des Finances par le truchement de diverses lois du Parlement, dont la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces, la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d'accise, la Loi canadienne sur les sociétés par actions et la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Le ministère des Finances Canada contribue à une économie vigoureuse et à de saines finances publiques pour les Canadiens. Pour ce faire, il surveille les développements au Canada et ailleurs dans le monde afin de fournir au gouvernement des analyses et des conseils de grande qualité, et il élabore et met en œuvre des politiques fiscale et économique qui appuient les objectifs économiques et sociaux du Canada et des Canadiens. Le Ministère joue aussi un rôle de premier plan afin de s'assurer que les dépenses de l'état soient axées sur les résultats et représentent une utilisation judicieuse de l'argent des contribuables. Il entretient des liens très étroits avec les autres organisations du gouvernement fédéral et agit en tant que catalyseur efficace des opinions des acteurs économiques de toutes les régions du pays.

Le budget fédéral est la publication la plus connue du Ministère. Le discours du budget présente un examen faisant autorité des facteurs économiques passés, présents et futurs qui influeront sur la performance économique du pays et sur les finances de l’État. Le budget passe en revue les portefeuilles de l’État au cours du dernier exercice et présente ses prévisions financières pour les années à venir, dont le programme des dépenses du gouvernement, ses revenus en fonction des sources existantes, les modifications quant à l’imposition et le niveau de la dette.

Le ministère des Finances du Canada exerce un leadership économique efficace en mettant clairement l'accent en 2013-2014 sur son unique résultat stratégique, qui exprime un bénéfice durable et à long terme pour les Canadiens

Contribuer à la vigueur de l’économie et à l’intégrité des finances publiques pour les Canadiens.

Le Ministère compte quatre programmes, chacun composé d'un nombre variable de sous-programmes. Les quatre programmes sont le programme Cadre des politiques économiques et budgétaires, les Programmes de paiements de transfert et d'impôt, la Trésorerie et les affaires financières, et les Services internes.

Le programme Cadre des politiques économiques et budgétaires représente la source principale de conseils et de recommandations fournis au ministre des Finances concernant les enjeux, les politiques et les programmes du gouvernement du Canada dans les domaines des politiques économiques budgétaires et sociales, des relations fédérales-provinciales, des affaires financières, de la fiscalité ainsi que des finances et des échanges internationaux.

Les Programmes de paiements de transfert et d'impôt soutient les provinces et les territoires en finançant les soins de santé et les programmes sociaux. Les paiements de transfert permettent également aux gouvernements provinciaux moins prospères de fournir à leurs citoyens des services publics assez comparables à ceux des autres provinces, à des niveaux d'imposition raisonnablement comparables, et fournissent un financement aux gouvernements territoriaux pour soutenir les services publics, compte tenu du coût plus élevé de l'exécution des programmes et de la prestation des services dans le Nord. Ce programme comprend également la perception et la remise des taxes provinciales, territoriales et autochtones en vertu d'accords de perception fiscale et d'administration fiscale.

Le programme Trésorerie et affaires financières assure la gestion des opérations de la dette et d'autres opérations financières du gouvernement du Canada.

Le programme Services internes comprend un certain nombre de fonctions et de ressources qui aident le Ministère dans son ensemble à faire des progrès en vue d’atteindre son résultat stratégique.

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction juridique et elle est chargée de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le ministère des Finances du Canada. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d'information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. La Division de l'AIPRP se compose d'un directeur, de deux chefs d'équipe, de neuf analystes de l'AIPRP à temps plein et de deux adjoints administratifs.

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2.1) à la Loi sur l’accès à l’information :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le ministère des Finances s'engage à respecter l'esprit et l'intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a également fourni de l'information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l'information à 34 nouveaux employés.

L'équipe ministérielle d'apprentissage et de perfectionnement a continué à aider la Division de l'AIPRP à fournir des séances de formation mensuelles sur l'AIPRP aux employés du Ministère. Au début du printemps, le calendrier de formation indiquant toutes les séances devant avoir lieu en 2013-2014 a été publié sur le site intranet. Au cours de cet exercice, 21 employés au total ont assisté à des séances concernant les sujets suivants :

• un aperçu de la Loi sur l’accès à l’information;
• « Ouverture, transparence et discrétion ».

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du ministère, y compris à des personnes-ressources de l’AIPRP.

Depuis de nombreuses années, les bureaux de l'AIPRP étaient tenus conformément à la politique de consulter le Bureau du conseiller juridique du greffier du Conseil privé lorsque de possibles documents confidentiels du Cabinet étaient visés par une demande présentée en vertu de la Loi.

Cependant, depuis le 1er juillet 2013, les bureaux de l'AIPRP doivent plutôt consulter l'unité des services juridiques (USJ) de leur ministère pour que des conseillers juridiques confirment si l'exclusion relative aux documents confidentiels du Cabinet s'applique.

Afin de créer une base de connaissances solide en ce qui a trait aux documents confidentiels du Cabinet, la Division de l'AIPRP s'est assurée que tout le personnel du bureau de l'AIPRP et de l'USJ du Ministère intervenant dans le processus reçoive une formation donnée par un expert en la matière. Des séances ont été données en juillet et septembre 2013 à 28 employés de l'AIPRP et de l'USJ au total.

Un changement a été apporté au sein du Ministère, au processus d'application de la Loi au cours de cet exercice. Comme on le mentionne précédemment, les bureaux de l'AIPRP doivent maintenant consulter leur USJ pour confirmer si un document est un document confidentiel du Cabinet.

La délégation de pouvoirs approuvée le 31 mars 2008 est demeurée en vigueur tout au long de la période. Un nouveau ministre a été nommé en Mars 2014, et l'ordonnance de délégation sera mise à jour en conséquence. Le pouvoir d’approuver ou de refuser la divulgation de renseignements demandés en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, le sous-ministre délégué et représentant du Canada auprès du G7, le sous-ministre délégué, la sous-ministre adjointe et conseillère juridique du Ministère et la directrice de la Division de l’AIPRP. En règle générale, c’est la directrice de la Division de l’AIPRP qui se charge de l’approbation ou du refus, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.

Info Source est une série de publications contenant des renseignements sur le gouvernement du Canada et des renseignements recueillis par ce dernier. Son but premier est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source appuie également l’engagement du gouvernement, en ce qui a trait à la facilité d’accès à l’information sur ses activités.

Vous trouverez une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du Ministère dans le document Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. Info Source donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents visant à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Durant la période visée par le présent rapport, la Division de l'AIPRP a élaboré le contenu des chapitres Info Source, notamment les descriptions des fonds de renseignements associés à ses activités, programmes et fonctions. Le chapitre du Ministère est maintenant présenté en fonction de son architecture d'alignement des programmes. Selon cette approche, toutes les catégories de dossiers et de fichiers de renseignements personnels sont directement liées au programme institutionnel pertinent ou à l’activité pertinente.

Toutes les publications Info Source sont disponibles gratuitement sur Internet.

Le Ministère a reçu cinq demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de cet exercice, soit le même nombre qu'en 2012-2013. Aucune demande de 2012-2013 n'a été reportée. Les cinq demandes ont été complétées à la fin de l’exercice.

Le tableau 1 illustre une tendance triennale.

Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le Ministère dispose d’autant de renseignements personnels sur elles que l’Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n’est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau ci-dessous indique quelles dispositions ont été prises à l'égard des cinq demandes :

Dans deux cas, les renseignements personnels demandés ont été fournis dans leur intégralité au demandeur. Six pages au total ont été fournies.

Sur les cinq demandes reçues, quatre ont été fermées en moins de 15 jours et une demande a été traitée en moins de 30 jours.

Aucune exemption ou exclusion n’a été invoquée.

Dans les deux cas où des renseignements personnels ont été communiqués, ceux-ci ont été fournis au demandeur en format papier.

Aucune des demandes n’était complexe. Dans les deux cas où il y avait des renseignements personnels à communiquer, six pages au total ont été traitées et tous les renseignements ont été divulgués.

Une réponse a été fournie à toutes les demandes dans les délais prescrits par la Loi.

Il n'y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d’enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public. Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Il n’y a eu aucune prorogation du délai obligatoire prévu par la Loi.

Il n’y a eu aucune consultation reçus d’autres institutions fédérales ou autres organismes.

Il n’y a eu aucune consultation relative aux documents confidentiels du Cabinet.

Les coûts engagés durant la période visée par le présent rapport ont été calculés d'après le salaire du personnel de la Division de l'AIPRP et des dépenses administratives liées à l'application de la Loi. Les coûts n’incluent pas les salaires d’autres membres du personnel du Ministère ayant participé au traitement des demandes. L'application de la Loi a coûté 13 887 $ au Ministère au cours de l'exercice.

Aucune plainte, enquête ou vérification n’a été reçue ou mené au cours de la période visée par le présent rapport.

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale.

Compte tenu du faible nombre de demandes traitées par le Ministère en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l’AIPRP effectue un suivi des demandes chaque semaine ou au besoin, afin de s’assurer que le Ministère respecte ses obligations législatives.

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

Le Ministère a entrepris et achevé une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du Plan d'action pour le capital de risque qui a été annoncé par le Premier ministre et le ministre des Finances le 14 janvier 2013. Le ministère des Finances est la principale institution fédérale responsable de la mise en œuvre du Plan qui met des fonds à la disposition des grands fonds de fonds dirigés par le secteur privé. L'EFVP a montré que peu de risques d'entrave à la vie privée étaient associés au programme et que les stratégies d'atténuation en place étaient convenables. Un sommaire de l'EFVP peut être consulté sur le site Web du ministère des Finances.

Nom de l'institution : Ministère des Finances Canada
Période visée par le rapport : Du 1^er avril 2013 au 31 mars 2014