Archivé - Ministère des Finances Canada Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2014–2015

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Histoire du ministère des Finances Canada

Le ministère des Finances Canada aujourd’hui

Mandat du ministère des Finances Canada

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

Activités de sensibilisation et de formation

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Autres demandes

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Disposition et délai de traitement des demandes

Délai de traitement

Format de l’information communiquée

Complexité

Présomption de refus

Traductions

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Consultations reçue d’autres institutions et organisations

Partie 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

Partie 8 – Plaintes / enquêtes / vérifications

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Partie 10 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

Appels devant la Cour fédérale du Canada

Suivi des demandes

Atteintes substantielles à la vie privée

Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe A – Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (MdF Canada) est préparé et déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

Le MdF Canada reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d'ouverture et de transparence en respectant à la fois l'esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments de politiques connexes. Le MdF Canada est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

En 1867, le Canada est devenu un dominion, ou État autonome du Commonwealth, composé du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Écosse, de l'Ontario et du Québec. Le premier ministre des Finances, Alexander Galt, avait déjà occupé la même fonction pour la province du Canada (qui se composait alors de certaines parties de l'Ontario, du Québec et du Labrador actuels).

Le MdF Canada figurait parmi les ministères du premier gouvernement du Canada avec Agriculture, le Service pénitencier, les Travaux publics, les Postes, le Secrétariat d’État et le Bureau du Conseil privé. Au début, les principales fonctions du MdF Canada portaient sur la tenue des comptes, la perception des revenus et l'administration des dépenses publiques, ainsi que le service de la dette nationale. Les directeurs, commis et messagers du MdF Canada étaient au nombre de 28 en 1867.

En juin 1869, John Rose, qui succédait à Alexander Galt au poste de ministre des Finances, a proposé une loi énonçant les tâches du MdF Canada, lesquelles consistaient essentiellement à se charger de tout ce qui n'était pas confié à d’autres ministères.

À divers moments depuis sa création, le MdF Canada a joué le rôle de Secrétariat du Conseil du Trésor, de contrôleur du Trésor, de responsable de la Monnaie royale canadienne et de Tribunal canadien du commerce extérieur. Il a aussi été chargé de la vérification des impôts et des pensions de la sécurité de la vieillesse et de la fonction publique.

Au cours de la Première Guerre mondiale, le gouvernement fédéral a, pour la première fois, emprunté directement aux particuliers au moyen des emprunts de la Victoire. Il a prélevé les premiers impôts sur le revenu en 1917.

Au début des années 1930, le gouvernement a transféré à d'autres ministères ou organismes des responsabilités détaillées relatives au fonctionnement et aux programmes, afin que le MdF Canada puisse se concentrer sur son travail indispensable d’analyse et d’élaboration des politiques.

En 1939, les responsables du MdF Canada ont mis au point une nouvelle approche pour élaborer le budget fédéral. Au lieu de se limiter à équilibrer les dépenses et les revenus, ils ont commencé à utiliser le pouvoir d'imposition et les politiques en matière de dépenses dans le but d'influer sur le développement économique en général.

Au cours de la Deuxième Guerre mondiale, le produit intérieur brut (PIB) du Canada a doublé et les dépenses fédérales annuelles ont atteint dix fois le niveau des dépenses de 1939. Cela a accru considérablement l'influence du MdF Canada, une influence qui s'exerçait principalement par l'entremise des budgets.

Le premier budget canadien, déposé le 7 décembre 1867, affichait des rentrées de fonds de 7,4 millions de dollars et des dépenses de 5,3 millions de dollars. L'intervalle le plus court entre deux budgets a été de quatre mois (soit du 18 juin au 14 octobre 1971). L'intervalle le plus long a été de 16 mois (soit du 25 février 1937 au 16 juin 1938).

Les premières années, le budget consistait simplement en un discours que le ministre des Finances présentait à la Chambre des communes, et qui était transcrit à la main dans le Hansard. Les journalistes présents dans la tribune de la presse prenaient des notes sur le discours et ils rédigeaient leurs articles à partir de celles-ci. Le MdF Canada ne fournissait aux médias ni documentation spéciale, ni séance d'information sur le budget. Dans les années 1960, on a commencé à produire des copies du discours du budget au moyen d'un duplicateur à l'encre, qui étaient ensuite assemblées à la main dans le cabinet du ministre. Ce document était distribué aux journalistes au moment où le ministre commençait son discours.

Aujourd'hui, à mesure que le MdF Canada avance vers le prochain jalon important de son histoire, c'est-à-dire son 150e anniversaire, il poursuit son rôle essentiel d'aider le gouvernement du Canada à concevoir les politiques sociales et économiques qui permettront d'améliorer encore le niveau et la qualité de vie des Canadiennes et des Canadiens, de leurs familles et de leur collectivité pour les années à venir. Mentionnons que le MdF Canada s'acquitte de ses tâches tout en demeurant l'un des plus petits ministères du gouvernement du Canada, puisqu'il compte moins de 1 000 employés dans ses dix directions :

• Politiques économiques et budgétaires
• Développement économique et finances intégrées

• Relations fédérales-provinciales et politique sociale
• Politique du secteur financier
• Finances et échanges internationaux
• Politique de l’impôt
• Direction juridique
• Services ministériels
• Consultations et communications
• Vérification interne et évaluation

Les responsabilités du MdF Canada comprennent:

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l'élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l'administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l'élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d'un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d'autres lois qui relèvent d'autres ministres.

Le MdF Canada est constitué en vertu de l’article 14 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En vertu l’article 15 de cette loi, le ministre des Finances « assure la direction et la gestion du MdF Canada, ainsi que la gestion du Trésor; de lui relèvent également, en matière de finances publiques, toutes les questions non attribuées de droit au Conseil du Trésor ou à un autre ministre ». D'autres pouvoirs ont aussi été conférés au ministre des Finances par le truchement de diverses lois du Parlement, dont la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces, la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d'accise, la Loi canadienne sur les sociétés par actions, la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et la Loi sur les mesures spéciales d’importation.

Le MdF Canada contribue à une économie vigoureuse et à de saines finances publiques pour les Canadiens. Pour ce faire, il surveille les développements au Canada et ailleurs dans le monde afin de fournir au gouvernement des analyses et des conseils de grande qualité, et il élabore et met en œuvre des politiques fiscale et économique qui appuient les objectifs économiques et sociaux du Canada et des Canadiens. Le MdF Canada joue aussi un rôle de premier plan afin de s'assurer que les dépenses de l'état soient axées sur les résultats et représentent une utilisation judicieuse de l'argent des contribuables. Il entretient des liens très étroits avec les autres organisations du gouvernement fédéral et agit en tant que catalyseur efficace des opinions des acteurs économiques de toutes les régions du pays.

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction juridique et elle est chargée de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le MdF Canada. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d'information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du MdF Canada sur des questions touchant la Loi. La Division de l'AIPRP se compose d'un directeur, de deux chefs d'équipe, de dix analystes de l'AIPRP à temps plein et de deux adjoints administratifs.

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2.1) à la Loi sur l’accès à l’information :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le MdF Canada s'engage à respecter l'esprit et l'intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du MdF Canada afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l'information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l'information à 59 nouveaux employés.

D’autres séances de formation ont été offertes aux divisions de différentes directions du MdF Canada. De plus, deux autres séances sur des sujets en lien avec la protection des renseignements personnels ont été élaborées et présentées aux directions responsables d’une grande quantité de renseignements personnels au sein du MdF Canada. Ces séances portaient sur les atteintes à la vie privée, les Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les articles 4 à 8 de la Loi. En tout, 101 employés ont assisté à ces séances.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du MdF Canada, y compris à des personnes-ressources de l’AIPRP.

Afin de simplifier le processus de demande de dossiers du gouvernement et de le rendre plus pratique, le 9 avril 2013, le gouvernement du Canada a lancé une initiative pilote qui permettait aux Canadiennes et aux Canadiens de présenter leurs demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels, et de verser les frais connexes, en ligne. Le 29 octobre 2014, le MdF Canada s’est joint à 30 autres ministères afin d’offrir aux demandeurs ce service en ligne. Cette initiative faisait partie de la modernisation de l’application de l’accès à l’information, un des engagements pris dans le cadre de Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert. Elle a facilité la présentation de demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels à l’échelle du gouvernement.

Afin d’assurer le respect de procédures appropriées pour le traitement des demandes d’AIPRP et pour la préparation des réponses, la Division de l’AIPRP continue de mettre à jour les outils qu’utilisent les employés de la Division de l’AIPRP et de l’ensemble du MdF Canada, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s’assurer que les employés du MdF Canada connaissent leurs rôles et responsabilités en lien avec les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

La délégation de pouvoirs approuvée le 31 mars 2008 est demeurée en vigueur tout au long de la période. Le pouvoir d’approuver ou de refuser la divulgation de renseignements demandés en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, le sous-ministre délégué et représentant du Canada auprès du G7, le sous-ministre délégué, la sous-ministre adjointe et conseillère juridique du MdF Canada et la directrice de la Division de l’AIPRP. En règle générale, c’est la directrice de la Division de l’AIPRP qui se charge de l’approbation ou du refus, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.

Info Source est une série de publications contenant des renseignements sur le gouvernement du Canada et des renseignements recueillis par ce dernier. Son but premier est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source appuie également l’engagement du gouvernement, en ce qui a trait à la facilité d’accès à l’information sur ses activités.

Vous trouverez une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du MdF Canada dans le document Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. Info Source donne aux personnes et aux

employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents visant à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Durant la période visée par le présent rapport, la Division de l'AIPRP a étudié le contenu des chapitres Info Source, notamment les descriptions des fonds de renseignements associés à ses activités, programmes et fonctions.

Toutes les publications Info Source sont disponibles gratuitement sur Internet.

Le nombre de demandes formelles reçues au cours de la période visée par ce rapport était de 20, soit une augmentation de 300 % comparativement aux demandes formelles reçues au cours de l’exercice précédent. Aucune demande de 2013-2014 n'a été reportée. Par la fin de l’exercice 2014-2015, 19 demandes ont été complétées et une demande a été reportée à 2015-2016.

Le tableau 1 illustre une tendance triennale.

En 2014-2015, le MdF Canada a reçu une consultation d’une autre institution gouvernementale portant sur des sujets d’intérêt pour le MdF Canada.

Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le MdF Canada dispose d’autant de renseignements personnels sur elles que l’Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n’est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau ci-dessous indique quelles dispositions ont été prises à l'égard des 19 demandes :

Sur les 19 demandes complétées au cours de cet exercice, 17 (89,5 %) ont été achevées à temps, ce qui représente une baisse par rapport au taux de 100 % obtenu en 2013-2014, même si le MdF Canada a complété 300 % plus de demandes cette année que l’année précédente à cause de la complexité de l’information concernée. Des 19 demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, 17 (89,4 %) ont été complétées en 30 jours et deux (10,5 %) ont été complétées en deux mois.

En 2014-2015, le MdF Canada a invoqué l’article 26 – renseignements personnels, quatre fois. Aucune exclusion n’a été invoquée.

Des documents ont été communiqués aux demandeurs dans six cas, dont trois sur support papier et trois sur disque compact. Aucun demandeur n’a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie.

Deux des demandes ont été jugées complexes, car elles portaient sur des renseignements personnels concernant des personnes autres que les demandeurs.

Deux demandes ont été complétées après le délai obligatoire à cause de la complexité de l’information requise. Dans les deux cas, aucune prorogation n’a été demandée.

Il n'y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d’enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le MdF Canada n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public. Le MdF Canada n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le MdF Canada n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Il n’y a eu aucune prorogation du délai obligatoire prévu par la Loi.

Une consultation a été reçue d’une autre institution gouvernementale. Il n’y a eu aucune consultation reçu d’autres organisations.

Il n’y a eu aucune consultation relative aux documents confidentiels du Cabinet.

Aucune plainte, enquête ou vérification n’a été reçue ou menée au cours de la période visée par le présent rapport.

Le MdF Canada a entrepris et achevé une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de l’exercice de rétroaction ascendante pour ses cadres et ses gestionnaires. Cet exercice a permis aux employés de fournir de la rétroaction constructive et anonyme sur les cadres et les gestionnaires concernant leurs compétences essentielles pertinentes pour le MdF Canada et leurs compétences clés en leadership de la fonction publique.

On a demandé aux employés de fournir de la rétroaction sur les cadres et les gestionnaires (c.-à-d. les sous-ministres adjoints du MdF Canada de même que les cadres et les gestionnaires au niveau EX-01 moins un). Pour ce faire, les employés devaient remplir un questionnaire bilingue à choix multiples qui comprenait des questions ouvertes permettant une rétroaction narrative. On a également demandé aux cadres et aux gestionnaires de remplir une autoévaluation.

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFRVP) a conclu que l'exercice de rétroaction ascendante comporte certains risques. Le MdF Canada a pris des mesures d'atténuation des risques appropriées en vue d'atténuer le risque le mieux possible et de réduire au minimum tout risque d'atteinte à la protection de la vie privée. Un résumé de l’ÉFRVP se trouve sur le site Web du MdF Canada.

Les frais engagés au cours de la période visée sont calculés à la lumière du salaire des employés de Division de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes. L’application de la Loi aura coûté 92 142 $ au MdF Canada au cours de cet exercice.

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale.

Compte tenu du faible nombre de demandes traitées par le MdF Canada en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l’AIPRP effectue un suivi des demandes chaque semaine ou au besoin, afin de s’assurer que le MdF Canada respecte ses obligations législatives. De plus, deux séances sur des sujets en lien avec la protection des renseignements personnels ont été élaborées et offertes aux directions du MdF Canada responsables d’une grande quantité de renseignements personnels. Ces séances portaient sur les atteintes à la vie privée, les Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les articles 4 à 8 de la Loi.

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

L'alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice 2014-2015.