Archivé - Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017–2018

Introduction
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Mandat du ministère des Finances Canada
Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

• Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  Principes relatifs à l'aide aux demandeurs
  Activités de sensibilisation et de formation
  Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements
Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

• Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport
  • Disposition et délai de traitement des demandes
    Délai de traitement
    Exemptions, exclusions
    Format de l'information communiquée
    Complexité
    Présomption de refus
    Traductions

• Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
  Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  Partie 5 – Prorogations
  Partie 6 – Consultations reçue d'autres institutions et organisations
  Partie 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet
  Partie 8 – Plaintes / enquêtes / vérifications
  Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  Partie 10 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

Appels devant la Cour fédérale du Canada
Suivi de la conformité
Atteintes substantielles à la vie privée
Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Annexe A Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu'aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Le Ministère reconnaît que l'accès à l'information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d'ouverture et de transparence en respectant à la fois l'esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d'application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l'importance de faciliter l'accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d'accès à l'information.

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu'en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d'organisme central, en collaborant avec d'autres ministères pour veiller à l'exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d'analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l'élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l'administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l'élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d'un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d'autres lois qui relèvent d'autres ministres .

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l'AIPRP est chargée de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l'AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d'information informelles. Le personnel de la Division de l'AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. À la Division de l'AIPRP, 16 employés se consacraient à temps plein à administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s'acquitter de fonctions connexes. La Division de l'AIPRP se compose d'un directeur, soutenu par deux chefs d'équipe, dix analystes de l'AIPRP et trois adjoints administratifs.

L'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d'ajouter le paragraphe 4(2,1) à la Loi sur l'accès à l'information :

« Le responsable de l'institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l'identité de la personne qui fait ou s'apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l'assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le Ministère s'engage à respecter l'esprit et l'intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Cette année, la Division de l'AIPRP a participé à deux séances d'orientation ministérielle. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu'ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l'information au sujet de la Division, de la Loi et des pratiques de gestion de l'information à 47 nouveaux employés.

Cinq autres séances de formation ont été offertes à 151 employés de différentes directions du Ministère. Une partie de la formation a été donnée au moyen du module de formation en ligne sur l'AIPRP de l'École de la fonction publique du Canada afin de veiller à ce qu'elle soit conforme à l'approche pangouvernementale. Parmi les autres formations particulières, notons des séances d'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans ces séances, il était entre autres question des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée et de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l'ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l'AIPRP.

Afin d'assurer la conformité avec les politiques et le respect des procédures pour le traitement des demandes d'AIPRP et la préparation des réponses de façon adéquate, la Division de l'AIPRP continue de mettre à jour les outils qu'utilisent les employés de la Division de l'AIPRP et de l'ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s'assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités relativement aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

La délégation de pouvoirs approuvée le 1er décembre 2015 confère le pouvoir d'approuver ou de refuser la communication des renseignements en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints de la Direction des consultations et des communications et de la Direction des services ministériels, le directeur principal, Division des politiques de communication, la directrice de la Division d'AIPRP, les chefs d'équipe de l'AIPRP et les analystes principaux de l'AIPRP afin d'autoriser d'autres questions administratives. La directrice de l'AIPRP exécute normalement cette fonction, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d'accès à l'information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.

Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :

• Catégories de documents ordinaires : Il s'agit de descriptions de tous les documents créés et utilisés pour soutenir les services internes.
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Il s'agit de descriptions de renseignements personnels contenus dans des documents qui sont collectés et utilisés pour soutenir les services internes.

Le nombre de demandes formelles reçues en 2017-2018 était de 20, soit une augmentation de 10 % comparativement aux 18 demandes formelles reçues au cours de l'exercice précédent. Une seule demande de 2016-2017 a été reportée. À la fin de l'exercice 2017-2018, les 21 demandes avaient toutes été traitées.

Le tableau 1 illustre une tendance de cinq ans.

Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le Ministère dispose d'autant de renseignements personnels que l'Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n'est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau ci-dessous indique quelles dispositions ont été prises à l'égard des 21 demandes cet exercice :

Sur les 21 demandes traitées, toutes ont été fermées à temps. Parmi les 21 demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, toutes (100 %) ont été achevées dans un délai de 30 jours.

En 2017-2018, le Ministère n'a invoqué aucune exemption en vertu d'articles précis de la Loi.

En outre, aucune exclusion n'a été appliquée.

Des documents ont été communiqués aux demandeurs dans trois cas, tous sur support papier. Aucun demandeur n'a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie.

Aucune demande n'a été jugée complexe, car aucune ne portait sur des renseignements personnels concernant des personnes autres que les demandeurs.

Toutes les demandes ont été répondues dans le délai prévu par la loi.

Il n'y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

L'alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement aux termes de l'alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

L'alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public. Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Une prorogation du délai prévu par la Loi a été prise en raison d'une interférence avec les activités.

Aucune consultation n'a été reçue d'une autre institution ou d'un organisme gouvernemental.

Il n'y a eu aucune consultation relative aux documents confidentiels du Cabinet.

Aucune plainte n'a été déposée contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport, et aucune n'a été reportée de l'exercice 2016-2017.

Le Commisaire de la protection à la vie privée (CPVP) a lancé un examen d'enquête (audit) en 2015-2016, dans le cadre duquel il a examiné les pratiques de traitement des renseignements personnels liés à l'opérationnalisation de la Loi sur la communication d'information ayant trait à la sécurité du Canada (LCISC). Étant donné que le Ministère n'utilise et ne divulgue aucun

renseignement personnel en vertu de la LCISC, il n'a pas eu à fournir d'information supplémentaire. Le CPVP a terminé son examen et présenté ses conclusions le 21 septembre 2017, dans le rapport intitulé : Examen de la mise en œuvre et du mode d'application de la Loi sur la communication d'information ayant trait à la sécurité du Canada.

Le Ministère n'a ni entrepris et ni réalisé une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

L'application de la Loi aura coûté 25 779 $ au Ministère en 2017-2018. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de Division de l'AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l'application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale.

Compte tenu d'un petit nombre de demandes traitées par le Ministère en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l'AIPRP effectue un suivi des demandes chaque semaine ou au besoin, afin de s'assurer que le Ministère respecte ses obligations législatives.

Deux atteintes substantielles à la vie privée ont eu lieu au cours de la période visée par le rapport.

La première atteinte à la vie privée portait sur l'entreposage et la manipulation inappropriés de renseignements personnels d'employés dans le lecteur partagé d'une direction. Parmi les types de renseignements entreposés, notons divers dossiers de ressources humaines. Tous les employés de la direction qui possédaient une cote de sécurité de niveau « secret » pouvaient accéder à ces dossiers.

À la suite de la première atteinte à la vie privée, le 29 mai 2017, chacune des directions a mené un examen ministériel de tous les lecteurs partagés, en consultation avec la Division de l'AIPRP afin de garantir que les renseignements personnels étaient entreposés et manipulés de façon adéquate. Des mesures appropriées ont été mises en place depuis afin de garantir que tout renseignement de nature délicate lié aux ressources humaines est entreposé de façon adéquate et que l'accès est donné selon le besoin de savoir.

La deuxième atteinte à la vie privée portait sur le dossier de sécurité d'une ancienne employée qui a été envoyé par inadvertance à un destinataire erroné dans un autre ministère. L'ancienne employée a été mise au courant de l'atteinte à la vie privée peu de temps après l'envoi de son dossier par erreur à une autre personne de son nouveau ministère, qui lui a ensuite remis directement son dossier. Depuis cette atteinte à la vie privée, des mesures ont été mises en place afin d'empêcher qu'un événement semblable se reproduise.

L'alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice 2017-2018.

Nombre d'ÉFVP terminées :

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