Archivé - Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018–2019

Table des matières

Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Mandat du ministère des Finances Canada

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Délégation de pouvoirs

Fonds de renseignements

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Suivi de la conformité

Atteintes substantielles à la vie privée

Annexe A  Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu'aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Le Ministère reconnaît que l'accès à l'information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d'ouverture et de transparence en respectant à la fois l'esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d'application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l'importance de faciliter l'accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d'accès à l'information.

Mandat du ministère des Finances Canada

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu'en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d'organisme central, en collaborant avec d'autres ministères pour veiller à l'exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d'analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l'élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l'administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l'élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d'un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d'autres lois qui relèvent d'autres ministres .

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l'AIPRP est chargée de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l'AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d'information informelles. Le personnel de la Division de l'AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. À la Division de l'AIPRP, 13 employés se consacraient à temps plein à administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s'acquitter de fonctions connexes. La Division de l'AIPRP se compose d'un directeur, soutenu par deux gestionnaires, huit analystes de l'AIPRP et deux adjoints administratifs.

La Division de l'AIPRP a continué de travailler avec diligence sur les mesures de dotation tout au long de l'exercice afin de traiter les départs et se préparer à l'entrée en vigueur possible du projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d'autres lois en conséquence. Deux conseillers principaux en AIPRP ont été embauchés au début de 2019 et ils aideront la Division de l'AIPRP à traiter les retards relatifs aux demandes et aux plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et ils assureront l'état de préparation en vue des nouvelles obligations du projet de loi C-58.

Principes relatifs à l'aide aux demandeurs

L'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d'ajouter le paragraphe 4(2,1) à la Loi sur l'accès à l'information :

« Le responsable de l'institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l'identité de la personne qui fait ou s'apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l'assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le Ministère s'engage à respecter l'esprit et l'intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Formation et sensibilisation

Cette année, la Division de l'AIPRP a participé à deux séances d'orientation ministérielle. Celles-ci sont fournies aux nouveaux employés du Ministère afin qu'ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l'information au sujet de la Division, de l'application de la Loi et des pratiques de gestion de l'information à 65 nouveaux employés.

Quatre autres séances de formation ont été offertes à 132 employés de différentes directions du Ministère. Les sujets comprenaient le traitement efficace des demandes d'accès à l'information, la compréhension des exigences législatives en plus des dispositions d'exemption et d'exclusion prévues en vertu des deux lois. D'autres séances de formation visaient à fournir aux employés des renseignements sur les modifications à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels proposées dans le projet de loi C‑58 et sur les obligations du Ministère.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l'ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l'AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

État de préparation au projet de loi C-58

Le projet de loi C‑58, Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d'autres lois en conséquence, a été renvoyé au Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles le 6 juin 2018 et faisait l'objet d'un un examen article par article le 31 mars 2018.  

Certaines des mesures proposées qui entreront en vigueur à l'obtention de la sanction royale auront une incidence importante sur le Ministère, notamment les suivantes :

• conférer au commissaire à l'information le pouvoir de rendre des ordonnances
  • Ce pouvoir s'appliquerait à la communication de dossiers gouvernementaux, aux prorogations de délai, aux frais, à l'accès dans la langue officielle demandée et au format à des fins d'accessibilité;
• exiger que les ministères demandent le consentement écrit du commissaire à l'information relativement aux prorogations de délai supérieures à 30 jours aux fins du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
• l'approbation du commissaire à l'information est requise pour refuser de traiter les demandes vexatoires ou présentées de mauvaise foi;
• l'échange des services de traitement des demandes d'AIPRP entre institutions appartenant au même portefeuille ministériel sera facilité;
• la publication proactive sera prévue dans la loi et la Loi sur l'accès à l'information s'étendra désormais à de nouvelles institutions qui n'étaient pas couvertes auparavant (par exemple, les cabinets des ministres).

Le Ministère s'efforce de veiller à ce que ses ressources et ses processus soient en place afin d'être prêt et de réduire au minimum les répercussions de ces changements, qui se feront sentir sur le Ministère dans son ensemble, et pas uniquement sur la Division de l'AIPRP. Le Ministère veille à avoir une stratégie ministérielle sur la façon optimale de mettre en œuvre ces changements et d'être prêt à la mise en œuvre.

Une de ces stratégies consistait à mettre sur pied un comité de transition vers l'application du projet de loi C‑58 en matière d'AIPRP composé de représentants de chacune des directions générales du Ministère.

Le comité est chargé de formuler des recommandations quant à la meilleure façon de se conformer aux exigences du projet de loi C‑58 et à la communication de pratiques exemplaires en ce qui concerne la gestion de l'information et les processus opérationnels.

Des mises à jour régulières ont également été fournies au Comité ministériel de coordination (CMC) tout au long de l'exercice. Le CMC est composé de directeurs généraux ou d'une représentation équivalente de chaque direction générale.

Autres activités

Afin d'assurer la conformité avec les politiques et le respect des procédures pour le traitement des demandes d'AIPRP et la préparation des réponses de façon adéquate, la Division de l'AIPRP continue de mettre à jour les outils qu'utilisent les employés de la Division de l'AIPRP et de l'ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. Les outils et les rencontres ont permis de s'assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités relativement aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. En outre, la Division de l'AIPRP a examiné sa structure actuelle afin d'intégrer les fonctions des deux nouveaux conseillers principaux en AIPRP. En conséquence, un nouveau tableau de rôles et de responsabilités a été élaboré en vue de décrire les fonctions à chaque niveau. La Division de l'AIPRP a également collaboré dans l'élaboration d'une charte de l'équipe, qui est devenue la feuille de route qui définit l'objectif de la Division et la mesure dans laquelle tous les membres travaillent de concert pour réaliser les résultats escomptés.

Les outils et les rencontres ont permis de s'assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités en lien avec les demandes d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels.

Délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs approuvée le 1er décembre 2015 confère le pouvoir d'approuver ou de refuser la communication des renseignements en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints de la Direction des consultations et des communications et de la Direction des services ministériels, le directeur principal, Division des politiques de communication, la directrice de la Division d'AIPRP, les chefs d'équipe de l'AIPRP et les analystes principaux de l'AIPRP afin d'autoriser d'autres questions administratives. La directrice de l'AIPRP exécute normalement cette fonction, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.