Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020
Table des matières
Introduction
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Mandat du ministère des Finances Canada
Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Principes relatifs à l’aide aux demandeurs
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Formation et sensibilisation
Incidence du COVID-19 sur les opérations de l’AIPRP
Délégation de pouvoirs
Fonds de renseignements
Interprétation du rapport statistique (Annexe A)
Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport
Disposition et délai de traitement des demandes
Délai de traitement
Exemptions et exclusions
Format de l’information communiquée
Complexité
Présomption de refus
Traductions
Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) (communications autorisées)
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Partie 5 – Prorogations
Partie 6 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations
Partie 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet
Partie 8 – Plaintes / enquêtes / vérifications
Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Partie 10 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels
Appels devant la Cour fédérale du Canada
Suivi de la conformité
Atteintes substantielles à la vie privée
ANNEXE A Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.
Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.
Mandat du ministère des Finances Canada
Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.
Les responsabilités du Ministère comprennent :
- la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
- la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
- l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
- la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
- la conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
- l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
- la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.
Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.
Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. Au 31 mars 2020, 18 employés de la Division de l’AIPRP se consacraient à appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s’acquitter de fonctions connexes. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, soutenu par deux gestionnaires, douze analystes de l’AIPRP, un adjoint administratif et deux étudiants. Le ministère des Finances Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur l’accès à l’information.
Principes relatifs à l’aide aux demandeurs
L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2,1) à la Loi sur l’accès à l’information :
« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »
Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Projet de loi C‑58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence
Le projet de loi C-58 a reçu la sanction royale le 21 juin 2019, ce qui a permis d’apporter d’importantes améliorations à l’ouverture et à la transparence du gouvernement.
Les principaux changements apportés à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont les suivants :
- Le moment du dépôt des rapports annuels a changé : les institutions doivent maintenant déposer le rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans chaque Chambre du Parlement, dans les 15 premiers jours de séance après le 1er septembre.
- Une exception à la définition de renseignements personnels a été ajoutée à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le nom et le titre du personnel ministériel, ainsi que le fait qu’une personne est ou a été membre du personnel ministériel, ne seront plus considérés comme des renseignements personnels aux fins de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette modification ne s’applique qu’aux dossiers créés le jour de la sanction royale ou après cette date.
- Les institutions faisant partie d’un même portefeuille ministériel ont maintenant la possibilité de mettre en commun leurs services de traitement des demandes.
Contrairement à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, le projet de loi C-58 n’a pas entraîné de modifications importantes des politiques, des procédures ou des pratiques en ce qui a trait au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Formation et sensibilisation
Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a offert 17 séances de formation et de sensibilisation à 403 participants.
Cette année, on a accordé une attention particulière aux activités de formation et de sensibilisation de l’AIPRP afin d’informer les employés des nouvelles exigences de la Loi découlant du projet de loi C-58. En plus des rencontres informelles ouvertes à tous les employés à la suite de l’adoption du projet de loi C-58, des séances ont également été offertes à divers forums dans l’ensemble du Ministère, y compris à la haute direction et aux employés à tous les niveaux.
Une séance de sensibilisation à l’AIPRP a été organisée à l’intention des employés du Cabinet du ministre à la suite de la nomination d’un nouveau ministre au portefeuille du ministère des Finances Canada en novembre 2019.
Deux séances d’orientation ministérielles ont été organisées à l’intention des nouveaux employés qui se joignent au Ministère afin de les familiariser avec les activités de chaque direction. Ces séances ont fourni de l’information à 140 employés au sujet de la Division de l’AIPRP, de l’administration de la législation relative à l’AIPRP et des pratiques de gestion de l’information.
Les autres séances ont été données aux employés et aux gestionnaires de diverses directions du Ministère sur divers sujets, par exemple, le traitement efficace des demandes d’AIPRP, la compréhension des exigences législatives en plus des dispositions d’exemption et d’exclusion prévues en vertu des deux lois.
Incidence du COVID-19 sur les opérations de l’AIPRP
En 2020, la pandémie de la COVID-19 a eu des répercussions sans précédent sur la santé et le bien-être économique des populations du monde entier.
Une vague de mesures de confinement, fondées sur les conseils des responsables de la santé publique, ont été adoptées à toute vitesse à l’échelle mondiale en vue de limiter la propagation du virus et de sauver des vies. Au Canada, le premier cas de COVID-19 a été confirmé à la fin de janvier. Le 11 mars, l’Organisation mondiale de la santé a déclaré que l’éclosion mondiale de la COVID-19 était une pandémie.
À l’instar d’autres milieux de travail au Canada, le gouvernement du Canada a mis en œuvre des mesures exceptionnelles en milieu de travail pour freiner la propagation de la COVID-19 et protéger les employés fédéraux et le public. Du 16 mars au 31 mars (et au-delà de la fin de la période visée par le présent rapport), le ministère des Finances Canada et d’autres institutions ont opéré avec des effectifs sur place fortement réduits, la plupart des employés étant invités à travailler à distance. Par conséquent, la capacité du Ministère de respecter les délais prescrits par la loi en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a été considérablement restreinte, ce qui a entraîné des retards potentiels dans la réponse aux demandes.
Compte tenu de la nature des processus de travail, de la dépendance à l’égard des dossiers physiques conservés en milieu de travail et des limites des systèmes, les opérations au sein de la Division de l’AIPRP ont été interrompues pendant les dernières semaines de mars 2020 et une partie du premier trimestre de 2020-2021. Au cours de cette période, on s’est efforcé d’informer les intervenants et les clients de l’AIPRP de la capacité opérationnelle réduite du Ministère en raison des mesures exceptionnelles prises pour atténuer la propagation de la COVID-19. Par exemple, des communications par courriel ont été envoyées aux demandeurs et un avis a été affiché sur le site Web du Ministère. La Division a également fourni des conseils et des directives aux autres bureaux de l’AIPRP en ce qui concerne la communication avec les intervenants et d’autres considérations opérationnelles. Au cours du premier trimestre de 2020-2021, la Division de l’AIPRP a modernisé ses processus de travail, ce qui a donné lieu à un modèle de livraison numérique de bout en bout sans papier permettant la reprise des activités de l’AIPRP. Ces activités seront examinées dans le rapport annuel de 2020-2021.
Les demandes entrantes ont également fait l’objet d’un suivi et ont été consignées pendant cette période. Le Ministère n’a reçu aucune demande entre le 16 mars et le 31 mars 2020.
Délégation de pouvoirs
La délégation de pouvoirs approuvée le 1er décembre 2015 confère le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, la sous-ministre déléguée, les sous-ministres adjoints de la Direction des consultations et des communications et de la Direction des services ministériels, le directeur principal, Division des politiques de communication, la directrice de la Division d’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives. La directrice de l’AIPRP exécute normalement cette fonction, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.
DESIGNATION / DÉLÉGATION
PRIVACY ACT / LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Privacy Act Designation Order
The Minister of Finance Canada, pursuant to section 73 of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers, duties and functions of the Minister as the head of the Department of Finance, under the provisions of the Act and related regulations set out in the schedule opposite each position.
This designation replaces all previous delegation orders.
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre des Finances Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable du Ministère des Finances, investi[e] par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste.
Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Dated in Ottawa on this 1st day
of December, 2015
Fait à Ottawa en ce 1 jour
de décembre 2015
Original signé par :
____________________________
Minister of Finance Canada /
Le ministre des Finances Canada
Pouvoirs, devoirs ou fonctions | Disposition | Sous-ministre | Sous-ministre délégué | Sous-ministre délégué et représentant du Canada auprès du G7 | Sous-ministre adjoint Direction des Consultations et Communications | Sous-ministre adjoint Direction des services ministériels | Directeur principal – Politique de communication Directeur AIPRP | Chefs d’équipes AIPRP Analystes principaux de l’AIPRP |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Communication à des fins de recherche | 8(2)(j) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Communication dans l’intérêt public ou d’une personne | 8(2)(m) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e) | 8(4) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
Avis le de communication en vertu de 8(2)m) | 8(5) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Conservation d’un relevé des cas d’usage | 9(1) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Usages compatibles | 9(4) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels | 10 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Notification lors de demande de communication | 14 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Prorogation du délai | 15 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Langue de communication des renseignements | 17(2)b) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Communication sur support de substitution | 17(3)(b) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Exception (fichiers inconsultables) – autorisation de refuser | 18(2) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel | 19(1) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – cas où la divulgation est autorisée | 19(2) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – affaires fédéro-provinciales | 20 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – affaires internationales et défense | 21 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – application de la loi et enquêtes | 22 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles | 22,3 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception - enquêtes de sécurité | 23 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception - individus condamnés pour une infraction | 24 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – Sécurité des individus | 25 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – renseignements concernant un autre individu | 26 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – secret professionnel des avocats | 27 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Exception – dossiers médicaux | 28 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Avis d’enquête | 31 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Droit de présenter ses observations | 33(2) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Conclusions et recommandations du commissaire à la protection de la vie privée | 35(1) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Communication accordée | 35(4) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable) | 36(3) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application) | 37(3) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Règles spéciales (auditions) | 51(2)(b) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie | 51(3) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Rapports au Parlement | 72(1) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Règlement sur la protection des renseignements personnels | Non | Non | Non | Non | Non | Non | Non | Non |
Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels | 9 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Avis que les corrections demandées ont été effectuées | 11(2) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Avis que les corrections demandées ont été refusées | 11(4) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Oui |
Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l’individu lui porterait préjudice. | 13(1) | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l’individu en la présence d’un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice. | 14 | Oui | Oui | Oui | Oui | Non | Oui | Non |
Fonds de renseignements
Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.
Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du Ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.
Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :
- Catégories de documents ordinaires : il s’agit de descriptions de tous les documents créés et utilisés pour soutenir les services internes;
- Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Il s’agit de descriptions de renseignements personnels contenus dans des documents qui sont collectés et utilisés pour soutenir les services internes.
Interprétation du rapport statistique (Annexe A)
Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le nombre de demandes formelles reçues en 2019-2020 était de 14, soit une baisse de 33,3 % comparativement aux 21 demandes formelles reçues au cours de l’exercice précédent. Aucune demande de 2018-2019 n’a été reportée. À la fin de l’exercice 2019-2020, les 14 demandes avaient toutes été traitées.
Le tableau 1 illustre une tendance sur cinq ans.
Exercice | Nouvelles demandes reçues | Demandes traitées en entier | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Taux de conformité en temps voulu % |
---|---|---|---|---|---|
2019-2020 | 14 | 14 | 601 | 601 | 100% |
2018-2019 | 21 | 21 | 23 | 23 | 100% |
2017-2018 | 20 | 21 | 40 | 40 | 100% |
2016-2017 | 18 | 17 | 183 | 177 | 100% |
2015-2016 | 36 | 37 | 2,746 | 2,595 | 100% |
Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport
Disposition et délai de traitement des demandes
Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le Ministère dispose d’autant de renseignements personnels que l’Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n’est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau ci-dessous indique quelles dispositions ont été prises à l’égard des 14 demandes complétées au cours de l’exercice :
Disposition | Nombre de demandes | Pourcentage de demandes |
---|---|---|
Communication totale | 3 | 21,4 % |
Communication partielle | 2 | 14,3 % |
Exemption totale | 0 | 0 % |
Exclusion totale | 0 | 0 % |
Aucun document n’existe | 2 | 14,3 % |
Demande abandonnée | 7 | 50,0 % |
Demande ni confirmée ni refusée | 0 | 0 % |
Total | 14 | 100,0 % |
Délai de traitement
Sur les 14 demandes traitées, toutes ont été complétées à temps. Sur les 14 demandes complétées au cours de la période considérée, 12 (85,7 %) ont été satisfaites dans les 30 jours.
Exemptions et exclusions
En 2019-2020, le Ministère a invoqué l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour une seule demande.
De plus, une exclusion en vertu de l’alinéa 70(1)a) a été appliquée à une demande qui contenait des renseignements qualifiés comme étant des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.
Format de l’information communiquée
Des documents ont été fournis aux demandeurs dans cinq cas, dont deux sur support papier et trois sous format électronique. Aucun demandeur n’a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie.
Complexité
En plus de la consultation requise pour une demande afin d’invoquer l’exclusion susmentionnée, aucune des demandes n’a été jugée complexe.
Présomption de refus
Toutes les demandes ont été répondues dans le délai prévu par la loi.
Traductions
Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.
Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) (communications autorisées)
L’alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d’enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.
L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public. Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n’a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.
Partie 5 – Prorogations
Une prorogation de 30 jours maximum a été obtenue dans deux cas, pour permettre la consultation requise dans un cas, et en raison de la difficulté à obtenir les documents pertinents dans l’autre cas. Ces prorogations ont été demandées en vertu de l’article 15 de la Loi.
Partie 6 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations
Aucune consultation n’a été reçue d’une autre institution ou d’un organisme gouvernemental.
Partie 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet
L’Unité des services juridiques du Ministère a répondu à une seule consultation pour confirmer l’existence de documents confidentiels du Cabinet. On a répondu à la consultation dans les 60 jours.
Partie 8 – Plaintes/enquêtes/vérifications
Aucune plainte n’a été déposée contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport, et aucune n’a été reportée de l’exercice 2018-2019.
Aucun audit n’a été amorcé ni achevé au cours de cet exercice.
Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Le Ministère n’a ni entrepris et ni réalisé une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.
Partie 10 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels
L’application de la Loi aura coûté au Ministère 15 762 $ en 2019-2020. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de Division de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.
Appels devant la Cour fédérale du Canada
Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale.
Suivi de la conformité
Compte tenu d’un petit nombre de demandes traitées par le Ministère en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l’AIPRP effectue un suivi des demandes chaque semaine ou au besoin, afin de s’assurer que le Ministère respecte ses obligations législatives.
Atteintes substantielles à la vie privée
Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par le rapport et, par conséquent, aucune n’a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée ou au Secrétariat du Conseil du Trésor.
ANNEXE A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
(y compris le Rapport statistique supplémentaire – Demandes touchées par les mesures prises en raison de la COVID-19)
Nom de l’institution : Ministère des Finances Canada
Période d'établissement de rapport : 4/1/2019 au 3/31/2020
Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nombre de demandes | |
Reçues pendant la période d’établissement de rapport | 14 |
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente | 0 |
Total | 14 |
Fermées pendant la période d’établissement de rapport | 14 |
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport | 0 |
Section 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communication totale | 2 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
Communication partielle | 0 | 0 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Aucun document n’existe | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
Demande abandonnée | 6 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 7 |
Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 10 | 2 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 14 |
Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
18(2) | 0 | 22(1)(a)(i) | 0 | 23(a) | 0 |
19(1)(a) | 0 | 22(1)(a)(ii) | 0 | 23(b) | 0 |
19(1)(b) | 0 | 22(1)(a)(iii) | 0 | 24(a) | 0 |
19(1)(c) | 0 | 22(1)(b) | 0 | 24(b) | 0 |
19(1)(d) | 0 | 22(1)(c) | 0 | 25 | 0 |
19(1)(e) | 0 | 22(2) | 0 | 26 | 1 |
19(1)(f) | 0 | 22.1 | 0 | 27 | 0 |
20 | 0 | 22.2 | 0 | 27.1 | 0 |
21 | 0 | 22.3 | 0 | 28 | 0 |
24.4 | 0 |
Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
69(1) a) | 0 | 70(1) | 0 | 70(1) d) | 0 |
69(1) b) | 0 | 70(1) a) | 1 | 70(1) e) | 0 |
69.1 | 0 | 70(1) b) | 0 | 70(1) f) | 0 |
70(1) c) | 0 | 70.1 | 0 |
Papier | Électronique | Autres |
2 | 3 | 0 |
2.5 Complexité
Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
601 | 601 | 12 |
Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
|
Commu- nication totale |
2 | 72 | 1 | 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Commu- nication partielle |
1 | 39 | 1 | 125 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 7 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 10 | 111 | 2 | 490 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
2.6 Demandes fermées
Demandes fermées dans les délais prévus par la loi | |
---|---|
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | 14 |
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) | 100 |
2.7 Présomptions de refus
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
---|---|---|---|---|
Entrave au fonctionnement / Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise | Total |
---|---|---|---|
1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
61 à 120 jours | 0 | 0 | 0 |
121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 |
Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 |
Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
0 | 0 | 0 | 0 |
Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
Mentions annexées | 0 |
Demandes de correction acceptées | 0 |
Total | 0 |
Section 5 : Prorogations
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution | 15 (a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfert | |||||
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | ||
2 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution | 15 (a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfert | |||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | ||
1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
Plus de 31 jours | 0 | |||||||
Total | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
Reçues pendant la période d’établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
Fermées pendant la période d’établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
Nombre de jours |
Moins de 100 pages traitées |
De 101 à 500 pages traitées |
De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | |
1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
31 à 60 | 0 | 0 | 1 | 125 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 1 | 125 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Nombre de jours |
Moins de 100 pages traitées |
De 101 à 500 pages traitées |
De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | |
1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 8 : Plaintes et enquêtes
Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Nombre d’ÉFVP terminées | 0 |
Actifs | Créés | Supprimés | Modifiés |
1 | 0 | 0 | 0 |
Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT | 0 |
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP | 0 |
Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dépenses | Montant | |
---|---|---|
Salaires | $15,336 | |
Heures supplémentaires | $0 | |
Biens et services | $426 | |
• Contrats de services professionnels | $0 | |
• Autres | $426 | |
Total | $15,762 |
Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
Employés à temps plein | 0.19 |
Employés à temps partiel et occasionnels | 0.01 |
Employés régionaux | 0.00 |
Experts-conseils et personnel d’agence | 0.00 |
Étudiants | 0.01 |
Total | 0.21 |
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.
Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19
En plus de devoir remplir les formulaires pour les rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2019-2020, les institutions sont priées de remplir ce rapport supplémentaire afin de déterminer l’incidence des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement institutionnel pour l’exercice financier de 2019-2020 et au-delà. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci dessous.
Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.
Colonne 1 | ||
---|---|---|
Nombre de demandes | ||
1 – Le total de la ligne 3 doit correspondre au total indiqué à la ligne 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LPRP. | ||
Ligne 1 | Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 | 14 |
Ligne 2 | Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 | 0 |
Ligne 3 | Total1 | 14 |
Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.
Colonne 1 | Colonne 2 | ||
---|---|---|---|
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées après les délais prévus par la loi | ||
2 – Le total de la ligne 3, colonne 1 doit correspondre au total indiqué à la ligne 1 de la section 2.6.1 du Rapport statistique sur la LPRP -- Le total de la ligne 3, colonne 2 doit correspondre au total indiqué à la section 2.7.1 du Rapport statistique sur la LPRP. Colonne 1, ligne 1. | |||
Ligne 1 | Reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et en suspens à la fin des périodes d’établissement de rapports précédentes | 14 | 0 |
Ligne 2 | Reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 | 0 | 0 |
Ligne 3 | Total2 | 14 | 0 |
Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.
Colonne 1 | ||
---|---|---|
Nombre de demandes | ||
3 – Le total de la ligne 3 doit correspondre au total indiqué à la ligne 5 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la LPRP. | ||
Ligne 1 | Demandes reçues du 2019-04-01 au 2020-03-13 et demandes en suspens à la fin de la période d’établissement de rapports précédente qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 | 0 |
Ligne 2 | Demandes reçues du 2020-03-14 au 2020-03-31 qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 | 0 |
Ligne 3 | Total3 | 0 |
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