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Archivé - Audit du cadre de contrôle du processus des paiements de transfert

Préparé par
Vérification interne et évaluation
Ministère des Finances Canada

Approuvé par le sous-ministre des Finances sur la recommandation du
Comité de vérification et d’évaluation le 8 décembre 2014

Sommaire

Contexte

Objectif et portée de l’audit

Énoncé de conformité et approche d’audit

Conclusion

Constatations par critère d’audit

Annexe A : Liste des employés du Ministère interviewés

Annexe B : Information clé consultée

Annexe C : Membres de l’équipe d’audit

Selon la Politique sur le contrôle interne (PCI)du Conseil du Trésor, un système de contrôle interne ministériel doit être établi, maintenu, suivi et évalué afin d’atténuer les risques liés aux éléments suivants : 1) la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les pouvoirs délégués; 2) l’efficacité et l’efficience des programmes, des activités et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs; 3) la fiabilité des rapports financiers.

La Directorat de la gestion financière (DGF), de la Direction des Services ministériels (DSM), examine et teste chaque année l’efficacité des processus pour lesquels les risques liés aux rapports financiers sont jugés élevés. Dans la Déclaration de responsabilité de la direction de 2013-2014 (annexe des états financiers non audités du Ministère), les risques liés aux rapports financiers ont été jugés élevés en ce qui concerne le processus des paiements de transfert.

L’audit avait pour objectif de donner une assurance raisonnable quant à l’efficacité des contrôles liés au processus des paiements de transfert en appui au système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) du Ministère.

L’audit a conclu que les contrôles clés liés au processus des paiements de transfert, en appui au système de CIRF du Ministère, sont efficaces. On a notamment observé les bonnes pratiques de gestion suivantes :

Aucun problème n’a été relevé au cours de l’audit et, par conséquent, aucune recommandation n’est formulée dans le présent rapport.

L’audit du cadre de contrôle du processus des paiements de transfert a été autorisée dans le cadre du plan d’audit interne de 2014-2017 du ministère des Finances approuvé par le sous-ministre à la réunion du comité ministériel de vérification et d’évaluation du 26 mai 2014.

L’audit est l’une des missions de certification cycliques entreprises par l’équipe de la Vérification interne et évaluation afin de soutenir la mise en œuvre de la PCI.

Selon la PCI du Conseil du Trésor, un système ministériel de contrôle interne doit être mis en place, maintenu, surveillé et examiné afin d’atténuer les risques liés aux éléments suivants : 1) la conformité aux lois, règlements, politiques et pouvoirs délégués; 2) l’efficacité et l’efficience de la gestion des programmes, des opérations et des ressources, y compris la protection des actifs; 3) la fiabilité des rapports financiers.

Une surveillance périodique du système de contrôle interne du Ministère est réalisée par le DGF, de la DSM. Ainsi, le DGF examine et teste chaque année l’efficacité des processus pour lesquels les risques liés aux rapports financiers ont été jugés élevés. Dans la Déclaration de responsabilité de la direction de 2013 – 2014, le processus des paiements de transfert a été considéré comme ayant un risque élevé lié aux rapports financiers.

Le Ministère administre les paiements de transfert aux provinces et aux territoires, conformément à la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces et aux lois et règlements connexes. Ces programmes de paiements de transfert fédéraux majeurs comprennent les suivants : la péréquation, la formule de financement des territoires, le Transfert canadien en matière de santé, le Transfert canadien en matière de programmes sociaux, le Transfert visant la réduction des temps d’attente, les subventions législatives, le paiement de péréquation supplémentaire à la Nouvelle-Écosse, le paiement de péréquation compensatoire supplémentaire à la Nouvelle-Écosse, le Recouvrement ayant trait aux allocations aux jeunes (RAJ) et les paiements de remplacement pour programmes permanents (PRPP).

La Division des relations fédérales-provinciales (DRFP) de la Direction des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale et la DGF sont les propriétaires du processus de paiements de transfert.

Plus précisément, la DRFP veille à l’administration des principaux programmes de paiements de transfert et assure la liaison entre le Ministère et ses équivalents dans les provinces et les territoires. La DGF est responsable d’enregistrer et de traiter les paiements effectués dans le Système intégré des finances et du matériel du Ministère, ainsi que les rapports financiers.

Donner une assurance raisonnable quant à l’efficacité des contrôles principaux liés au processus des paiements de transfert à l’appui du système des contrôles internes sur les rapports financiers.

La portée de l’audit comprenait les tâches suivantes :

Les auditeurs ont examiné les transactions liées aux programmes de paiements de transfert fédéraux majeurs suivants : la péréquation, la formule de financement des territoires, le Transfert canadien en matière de santé, le Transfert canadien en matière de programmes sociaux, le Transfert visant la réduction des temps d’attente, les subventions législatives, le paiement de péréquation supplémentaire à la Nouvelle – Écosse, le paiement de péréquation compensatoire supplémentaire à la Nouvelle-Écosse, le RAJ et les PRPP.

La portée de l’audit ne comprenait pas les tâches suivantes :

L’audit a été mené en conformité aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

L’audit a été planifié et mené de manière à obtenir l’assurance raisonnable que son objectif a été atteint. Au cours de l’audit, les procédures appropriées ont été suivies et suffisamment d’éléments probants ont été obtenus pour soutenir l’exactitude des constatations et de l’opinion globale des auditeurs présentées dans le présent rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre les conditions observées au moment de l’audit et les critères d’audit énumérés dans ce rapport qui ont été acceptés par la direction. L’opinion ne s’applique qu’à l’entité examinée.

Les procédures d’audit comprenaient, sans toutefois s’y limiter, les entrevues, les revues générales, les observations, l’examen des documents à l’appui et les sondages analytiques. Les critères d’audit reposaient sur le processus opérationnel du Ministère pour les paiements de transfert et les éléments pertinents suivants : 1) la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor et 2) le Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général.

Six personnes ont été interviewées dans le cadre de cet audit (énumérés à l’annexe A). Ces personnes ont été consultées au sujet d’un ou de plusieurs critères, et à différents niveaux de profondeur, selon leurs rôles dans le processus des paiements de transfert. L’équipe d’audit a également examiné et analysé les lois, les autorisations et les délégations applicables, de même que d’autres documents financiers et non financiers provenant de diverses sources pertinentes. La liste des principaux renseignements examinés figure à l’annexe B.

L’approche de l’audit a permis de communiquer les constatations de l’audit de manière à permettre à la direction d’examiner et de commenter les constatations et les conclusions avant qu’elles ne soient finalisées.

L’audit a conclu que les contrôles clés liés au processus des paiements de transfert, en appui du système des CIRF du Ministère sont efficaces.

Plus précisément, les bonnes pratiques de gestion suivantes ont été relevées :

À l’étape de la planification, l’équipe d’audit a confirmé l’efficacité structurelle des contrôles clés mis en place pour le processus des paiements de transfert. De ce fait, l’audit a porté sur l’efficacité opérationnelle des contrôles clés identifiés dans les documents sur le processus opérationnel du Ministère et la matrice de contrôle pour les paiements de transfert.
La section qui suit présente les constatations par critère d’audit, selon l’évaluation des contrôles clés testés dans le cadre de l’audit. Le classement ci-dessous a été utilisé pour évaluer l’efficacité opérationnelle de chaque critère d’audit :

Efficace
Les contrôles clés fonctionnent tous comme prévu et les objectifs du processus visé par l’audit seront probablement atteints.
Partiellement efficace
Un ou quelques-uns des contrôles clés ne fonctionnent pas comme prévu. Il est possible que les objectifs du processus visé par l’audit ne soient pas atteints. Des mesures s’imposent en temps opportun.
Inefficace
Plusieurs contrôles importants ne fonctionnent pas comme prévu. Les objectifs du processus visé par l’audit ne seront probablement pas atteints. Des mesures correctrices s’imposent immédiatement.

Constatations par critère d’audit

Critère Cote de contrôle Évaluation
1. Autorisation et délégation
Le Ministère dispose de contrôles efficaces pour s’assurer que l’autorisation des transactions liées aux paiements de transfert est conforme aux exigences législatives et aux pouvoirs délégués. Efficace Le Ministère dispose de contrôles efficaces pour s’assurer que l’autorisation des transactions liées aux paiements de transfert est conforme aux exigences législatives et aux pouvoirs délégués.

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), toutes les transactions de paiement doivent être vérifiées et attestées aux termes de l’article 34. L’exercice de ce pouvoir atteste que le bénéficiaire est admissible au paiement, que le paiement est conforme avec les modalités de l’entente pertinente, que la transaction est exacte et que le codage financier approprié a été fourni.

L’équipe d’audit a vérifié si les transactions liées aux paiements de transfert ont été autorisées conformément aux exigences législatives et aux pouvoirs délégués. Outre les entrevues menées auprès des représentants ministériels, des documents clés ont été examinés, à savoir les lois, les plans de gestion et les directives pertinents, ainsi que les instruments de délégation, afin de déterminer si les autorisations sont en place et déléguées de façon adéquate. L’équipe d’audit a examiné les demandes de paiement de transfert couvrant les 12 mois de transactions pour l’exercice 2013 – 2014 et les six mois de transactions pour l’exercice 2014 – 2015, afin d’évaluer le bien-fondé des paiements de transfert et des approbations connexes.

Selon l’examen des transactions liées aux paiements de transfert effectué par l’équipe d’audit, les paiements étaient autorisés de façon adéquate, conformément à l’article 34 de la LGFP.
2. Enregistrement exact en temps opportun dans le système financier ministériel
Le Ministère dispose de contrôles efficaces pour s’assurer que les transactions liées aux paiements de transfert sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun. Efficace Le Ministère dispose de contrôles efficaces pour s’assurer que les transactions liées aux paiements de transfert sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun.

Les ministères sont tenus de fournir des rapports financiers fiables, expliquant de manière transparente et responsable de quelle façon le gouvernement utilise les fonds publics pour atteindre des résultats pour les Canadiens. Un système de contrôle interne solide des ministères en matière de rapports financiers assure un enregistrement des transactions exact et en temps opportun.

L’équipe d’audit a vérifié l’efficacité des contrôles en place visant à s’assurer que les transactions liées aux paiements de transfert ont été enregistrées avec exactitude et en temps opportun dans le système financier ministériel. Les vérifications étaient constituées d’une revue générale du processus et de l’examen détaillé d’un échantillon de 85 transactions.

Les auditeurs ont estimé que les contrôles en place visant à s’assurer que les transactions liées aux paiements de transfert ont été enregistrées avec exactitude et en temps opportun fonctionnaient efficacement. Les transactions vérifiées relativement aux déboursés aux provinces et territoires ont été effectuées conformément à l’article 33 de la LGFP et étaient étayées par les documents appropriés. Toutes les transactions vérifiées ont été enregistrées avec exactitude et en temps opportun.
3. Contrôles sur les rapports financiers
Le Ministère dispose de contrôles efficaces en rapport de rapports financiers pour les paiements de transfert.
Efficace Le Ministère dispose de contrôles efficaces en matière de rapports financiers pour les paiements de transfert.

Les ministères sont tenus de présenter des rapports financiers fiables qui favorisent la transparence et la responsabilisation au chapitre des dépenses publiques. La fiabilité de l’information financière dépend de la capacité ministérielle de maintenir un solide système de contrôle interne en matière de rapports financiers. Un tel cadre de contrôle prévoit des rapprochements périodiques ainsi que d’autres contrôles clés visant à protéger l’intégrité et la fiabilité des états financiers.

L’équipe d’audit a effectué des sondages afin de vérifier si les contrôles liés au processus de fin de mois et de fin de période étaient exécutés efficacement, et ce, de façon régulière. Plus précisément, pour la période visée dans la portée de l’audit, l’équipe d’audit a examiné 15 transactions couvrant les rajustements comptables au RAJ et aux PRPP, les rajustements aux encours de prêts, de même que des balances de comptes et des exercices de rapprochement, afin de vérifier s’ils étaient réalisés constamment à l’aide des contrôles connexes énoncés dans le processus opérationnel du Ministère pour les paiements de transfert.

L’équipe d’audit a estimé que les contrôles internes sur les rapports financiers sur les paiements de transfert fonctionnaient efficacement et conformément à la description du processus opérationnel. Les contrôles clés vérifiés se rapportant aux processus de production de rapports fonctionnaient comme prévu.
4. Programme de suivi continu
Le Ministère dispose d’un programme efficace de suivi continu en appui de son processus des paiements de transfert. Efficace Le Ministère dispose d’un programme efficace de surveillance continue en appui de son processus des paiements de transfert.

Les mécanismes de suivi permettent de déceler la présence d’erreurs et d’irrégularités et de signaler l’existence de lacunes éventuelles dans les contrôles. De ce fait, le suivi continu est important pour permettre l’application des contrôles, la saine gestion des risques et l’identification des leçons retenues relativement aux contrôles mis en place en ce qui a trait au processus opérationnel des paiements de transfert.

L’équipe d’audit a mené des entrevues et examiné les documents faisant état du programme de suivi continu mis en place, y compris la fréquence et les résultats des tests sur l’efficacité structurelle et opérationnelle, le processus d’évaluation des risques et les rapports connexes.

L’audit a conclu que le Ministère dispose d’un programme structuré et systématique de suivi continu dirigé par une équipe affectée au contrôle interne en matière de rapports financiers. Les documents examinés ont démontré :

1) la stratégie de la direction pour évaluer le niveau des risques liés aux rapports financiers en ce qui a trait aux processus opérationnels ministériels clés;

2) la fréquence de l’efficacité structurelle et opérationnelle en fonction du niveau de risque évalué.

Le suivi continu du processus lié au processus des paiements de transfert a été effectué comme prévu et aucune mesure correctrice n’a été nécessaire pour l’exercice 2013 – 2014, tel qu’il est indiqué dans la Déclaration de responsabilité de la direction.

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