Archivé - Audit des cartes d’achat

Préparé par
Vérification interne et évaluation
Ministère des Finances Canada

Approuvé par le sous-ministre des Finances sur la recommandation du
Comité de vérification et d’évaluation le 8 décembre 2014

Sommaire

Contexte

Objectif et portée de l’audit

Énoncé de conformité et approche de l’audit

Conclusion

Constatations par critère d’audit

Annexe A – Liste des employés interviewés

Annexe B – Information clé consultée

Annexe C – Méthode d’échantillonnage

Annexe D – Membres de l’équipe d’audit

L’Audit des cartes d’achat a été autorisé dans le cadre du plan d’audit interne de 2014-2017 du ministère des Finances Canada (le Ministère), qui a été approuvé par le sous-ministre à la réunion du Comité de vérification et d’évaluation, qui s’est tenue le 26 mai 2014.

Les cartes d’achat sont un moyen convenable et pratique de se procurer et de payer des biens et des services, tout en assurant un contrôle financier. L’utilisation des cartes d’achat est régie par la Directive sur les cartes d’achat (la « Directive ») du Conseil du Trésor et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

L’objectif de l’audit était d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des contrôles de gestion des cartes d’achat, y compris la conformité avec les politiques pertinentes du gouvernement.

L’audit a permis de conclure que le Ministère a mis en place un cadre de contrôle de gestion pour les cartes d’achat et que les transactions sont en général conformes aux exigences. Il existe des possibilités d’harmoniser les limites de crédit et de transactions sur les cartes d’acquisition avec les besoins opérationnels ainsi que de consigner l’approbation de l’engagement des dépenses pour tous les achats faits par carte d’achat.

L’audit des cartes d’achat fait partie du plan d’audit interne de 2014-2017 du ministère des Finances Canada (le Ministère), qui a été approuvé par le sous-ministre à la réunion du Comité d’audit et d’évaluation du Ministère, tenue le 26 mai 2014.

Les cartes d’achat sont un moyen convenable et pratique de se procurer et de payer des biens et des services, tout en assurant un contrôle financier. Le recours aux cartes d’acquisition simplifie les achats de biens et de services à faible risque, en offrant le potentiel de réaliser des économies dans le traitement des achats et des dépenses. Les transactions des cartes d’achat sont régies par la Directive sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor (la Directive) et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

En vertu des normes ministérielles, la limite pour les transactions réglées au moyen d’une carte d’achat est de 5 000 $ par mois et de 2 500 $ par jour. Les limites de crédit des cartes d’achat individuelles peuvent varier des normes ministérielles selon les besoins de l’utilisateur, et sur l’approbation du gestionnaire de centre financier. Conformément à la Directive, les cartes d’acquisition doivent servir aux achats officiels de biens et services autorisés et au paiement des frais d’accueil approuvés au préalable. Les cartes d’achat ne doivent pas être utilisées dans le cas de certaines catégories de dépenses précises, par exemple, les avances de fonds, les dépenses liées à un véhicule et les frais de déplacement. La carte MasterCard de la Banque de Montréal (BMO) est la carte d’achat standard utilisée au Ministère.

La Section de la passation de marchés et de l’approvisionnement, Direction des services ministériels (DSM), offre un service centralisé aux clients et administre le programme des cartes d’achat du Ministère. La gestion des cartes d’achat, y compris l’autorisation de l’émission de cartes et la surveillance des cartes d’achat, est assumée par le coordonnateur ministériel des cartes d’achat. Au Ministère, ce rôle est joué par le directeur de la passation de marchés et de l’approvisionnement, à la DSM.

Le Ministère a conclu un protocole d’entente avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), qui est entré en vigueur le 1er avril 2010 pour la prestation des services comptables. Les Services comptables du SCT sont responsables d’effectuer les rapprochements et de payer les relevés mensuels de manière consolidée pour l’ensemble des détenteurs de cartes d’achat du Ministère.

Pour les trois exercices financiers inclus dans la portée de l’audit, les dépenses totales effectuées sur toutes les cartes d’achat s’élevaient à environ 3,0 millions de dollars. Le 31 mars 2014, un total de 88 cartes d’achat avaient été attribuées dans l’ensemble du Ministère.

Évaluer le caractère adéquat et l’efficacité du cadre de contrôle de gestion des cartes d’achat, y compris la conformité avec les politiques pertinentes du gouvernement.

La portée de l’audit comprenait toutes les cartes d’achat MasterCard du Ministère pour les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014.

La portée ne comprennait pas les éléments suivants :

*Les cartes du parc automobile ARI sont utilisées pour les achats autorisés de fournitures et de services qui sont essentiels au fonctionnement des véhicules du Ministère.

L’audit a été mené en conformité aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

L’audit a été planifié et mené de manière à obtenir l’assurance raisonnable que l’objectif de l’audit a été atteint. Au cours de l’audit, les procédures appropriées ont été suivies et suffisamment d’éléments probants ont été obtenus pour soutenir l’exactitude des constatations et l’opinion générale des auditeurs présentées dans le présent rapport. Les constatations reposent sur une comparaison entre les conditions observées au moment de l’audit et les critères d’audit énumérés dans ce rapport qui ont été acceptés par la direction. L’opinion ne s’applique qu’à l’entité examinée.

Les procédures d’audit comprenaient, sans toutefois s’y limiter, les entrevues, l’examen des documents à l’appui, les revues générales, l’analyse des données à l’aide du logiciel ACL et les examens détaillés d’un échantillon de transactions de carte d’achat. Les critères d’audit utilisés pour élaborer les tests d’audit requis étaient fondés sur les éléments suivants : 1) la Directive du Conseil du Trésor sur les cartes d’achat; 2) les éléments pertinents des critères d’audit du Bureau du contrôleur général liés au Cadre de responsabilisation de gestion; 3) le chapitre 9 du Manuel du receveur général (Programme de cartes d’achat du Gouvernement du Canada).

Dix-neuf personnes ont été interviewées (énumérés à l’annexe A) dans le cadre de cet audit. Ces personnes ont été consultées au sujet d’un ou de plusieurs critères, et à différents niveaux de profondeur, selon leur rôle dans le programme de cartes d’achat.

L’équipe d’audit a également examiné et analysé les pouvoirs et les politiques applicables, ainsi que des documents financiers ou non financiers provenant de différentes sources pertinentes. Une liste d’informations clés examinés figure à l’annexe B.

L’approche d’audit a permis de communiquer les résultats de l’audit de manière à permettre à la direction d’examiner ces résultats et de commenter sur les constatations et les conclusions avant qu’elles ne soient finalisées.

L’audit a conclu que le Ministère a mis en place un cadre de contrôle de gestion pour les cartes d’achat et que les transactions sont en général conformes aux exigences applicables.

En particulier, les bonnes pratiques de gestion suivantes ont été relevées :

Bien que le programme de cartes d’achat du Ministère soit bien géré, des possibilités de l’améliorer davantage ont été relevées dans les domaines suivants :

Les évaluations contenues dans la présente section résument les constatations d’audit qui se fondent sur des éléments probants factuels recueillis et analysés durant l’audit. Suivant ces évaluations, les enjeux et les thèmes, ainsi que les causes possibles, les répercussions, les recommandations et les initiatives de la direction sont résumés dans la section « Recommandation et plan d’action de la direction ».

La section « Constatations par critère d’audit » comprend l’approche utilisée dans les rapports d’audit pour évaluer le niveau d’exposition au risque. Compte tenu des constations et des mesures de contrôle mises en place pour atténuer les risques en relation aux critères d’audit, l'exposition au risque résiduel pour chaque critère d’audit est classée selon les catégories élevée, moyenne ou faible.

Ces niveaux de risque correspondent à l’exposition au risque résiduel qui, selon les auditeurs, pourrait avoir une incidence sur l’atteinte des objectifs organisationnels. Les niveaux de risque tiennent aussi compte des niveaux de ressources nécessaires à la réussite de la mise en place de toute mesure correctrice. L’exposition au risque résiduel est établie selon les normes suivantes:

Élevée
Impact grave qui requiert une attention et une action immédiates (d’importants efforts sont nécessaires de la part de la direction, les problèmes sont coûteux et difficiles à réparer, si réparables).
Moyenne
Impact importante qui requiert une surveillance continue afin d’assurer que le risque est contenu à un niveau acceptable (la gestion doit déployer des efforts considérables; les actions et les investissements de la gestion réduisent les problèmes à un niveau raisonnable).
Faible
Faible impact (la gestion déploie des efforts limités et un faible niveau d’investissement afin de régler les problèmes).

Constatations par critère d’audit

Critère Exposition au risque résiduel Évaluation
1. Contrôles
Le Ministère a mis en place un cadre de contrôle de gestion afin de gérer efficacement l’utilisation des cartes d’achat. Faible

Le Ministère a mis en place un cadre de contrôle de gestion afin de gérer l’utilisation des cartes d’achat. Toutefois, il existe une possibilité d’améliorer l’harmonisation des limites de crédit et de transactions sur les cartes d’achat avec les besoins opérationnels.

Le programme de cartes d’achat comprend plusieurs processus et fait intervenir différents acteurs clés, tels que le coordonnateur ministériel des cartes, les détenteurs de cartes, les gestionnaires de centre de fonds et le fournisseur de services comptables. Un cadre de contrôle solide aide les organisations à atténuer les expositions aux risques potentiels pendant chaque étape du processus de cartes d’achat. On s’attend à ce que le cadre de contrôle crée un environnement où la confiance sera accrue à chaque étape par la présence de contrôles supplémentaires et complémentaires au cours des autres étapes ou autres sous-processus en jeu.

Afin de déterminer l’efficacité du cadre de contrôle en place pour les cartes d’achat, les auditeurs ont interviewé des personnes clés, ont fait un sondage auprès d’un certain nombre de détenteurs de cartes, ont procédé à des revues générales des processus en place, ont examiné des documents et ont analysé des rapports financiers du système en ligne de la Banque de Montréal.

Procédures, lignes directrices et outils

Selon l’audit, les procédures, les lignes directrices et les outils sont en place au Ministère et soutiennent l’administration du programme de cartes d’achat. En particulier, l’audit a permis de relever les sources de renseignements clés suivantes : une section dans le Guide des gestionnaires sur la passation de marchés, le formulaire de demande, des présentations et une trousse d’information à l’intention des nouveaux détenteurs de cartes d’achat. L’audit a aussi permis de trouver que les voies de communication pour signaler des erreurs sont en place et sont utilisées. Les renseignements sur les points à améliorer liés aux processus de carte d’achat sont communiqués pendant les séances d’information sur la gestion financière. On communique aussi individuellement avec les détenteurs de cartes lorsque des problèmes sont détectés dans leur paperasse, ce qui les amène à faire preuve de plus de diligence lorsqu’ils soumettent ultérieurement leurs relevés mensuels.

Bien qu’il existe des procédures, des lignes directrices et des outils, les auditeurs ont constaté que des renseignements clés ne sont pas constamment utilisés par les détenteurs de cartes. La Section de passation de marché et approvisionnement travaille actuellement sur un document d’orientation pour les cartes d’achat. Le document d’orientation, une fois transmis, peut accroître la prise de conscience des exigences et aider à s’assurer d’une utilisation uniforme parmi les détenteurs de carte.

Administration des cartes et établissement des limites de crédit et de transactions

Les auditeurs ont confirmé que l’exécution des responsabilités du coordonnateur ministériel des cartes est conforme à la Directive. Plus précisément, les auditeurs ont remarqué que la base de données des détenteurs de carte était à jour et que les demandes d’annulation de cartes d’achat étaient traitées en temps utile. L’analyse d’un échantillon de formulaires de demande de cartes d’achat a montré que certains d’entre eux n’avaient pas été convenablement traités, ce qui s’est soldé par une attribution incorrecte des limites de transactions.

Surveillance

La documentation concernant les procédures de surveillance et les exemples d’activités de surveillance ont été examinés aux fins de validation. Les auditeurs ont estimé que les procédures de surveillance sont consignées et qu’elles étaient récemment mises à jour, ainsi que la liste de cartes qui a été examinée. Les auditeurs ont aussi noté que les mécanismes de surveillance sont en place pour examiner les transactions afin de détecter et de traiter les cas d’abus. De plus, l’audit a aussi permis de constater qu’une autre section de la direction mène un rapprochement des paiements faits à l’institution financière et de l’allocation ministérielle de dépenses. Toutefois, les auditeurs ont aussi constaté que des examens de limites de carte et de transactions ont été effectués « selon les besoins » et que des examens périodiques n’ont pas été réalisés pour s’assurer que les cartes d’achat ministérielles répondaient aux besoins opérationnels. En particulier, l’analyse de la population de transactions de la portée de l’audit a montré que les limites de crédit et de transactions de certaines cartes dépassaient les besoins opérationnels, d’après l’historique des achats.

Afin d’améliorer davantage le cadre en place, les auditeurs recommandent un examen périodique des limites de crédit et de transactions des cartes d’achat.

2. Conformité
L’utilisation des cartes d’achat et les transactions connexes sont conformes aux directives applicables, aux lois pertinentes et aux directives du Ministère. Faible

Dans l’ensemble, les transactions de carte d’achat du Ministère sont conformes aux exigences applicables. Toutefois, il existe une possibilité d’améliorer la consignation de l’approbation de l’engagement des dépenses pour les achats faits par carte d’achat.

Pour qu’il y ait conformité, les dépenses doivent être autorisées au préalable de façon appropriée, conformément à la Directive sur les cartes d’achat du Conseil du Trésor (CT), par une autorité financière déléguée avec les documents à l’appui et elles doivent être vérifiées avant le paiement.

En ce qui concerne les examens de conformité, les auditeurs ont utilisé un logiciel d’analyse de données afin d’analyser la population de transactions de carte d’achat faisant partie de la portée de l’audit. Un échantillon de 85 transactions a été prélevé pour le sondage détaillé. L’approche d’audit portait sur les principaux contrôles en place et la conformité avec les exigences applicables, telles que la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la Directive et l’orientation ministérielle. Les détails de la méthode d’échantillonnage figurent à l’annexe C.

Les auditeurs ont constaté que le Ministère suit la Directive et qu’il a élaboré sa propre orientation. L’examen détaillé de l’échantillon de transactions sélectionnées a indiqué un niveau élevé de conformité avec les exigences. De plus, les auditeurs ont vérifié si les détenteurs de carte obtenaient une approbation d’engagement des dépenses suffisante et appropriée avant d’effectuer les achats. Les auditeurs ont découvert que, même si la plupart des transactions examinées comportaient une approbation d’engagement des dépenses consignée, il y avait des cas où cette consignation était manquante. De plus, les auditeurs ont vérifié si les relevés de carte d’achat étaient adéquatement attestés en vertu de l’article 34 de la LGFP. Les résultats des sondages ont indiqué que les relevés examinés étaient adéquatement attestés aux termes de l’article 34. Enfin, aux fins des sondages effectués conformément à l’article 33, deux paiements mensuels consolidés du Ministère à la BMO ont été sélectionnés aux fins d’examen. Ces relevés consolidés ont été attestés de façon appropriée, et leur décaissement connexe a été par la suite autorisé aux termes de l’article 33 de la LGFP.

Afin d’accroître davantage la conformité, les auditeurs recommandent que des mesures soient prises afin de s’assurer que l’approbation d’engagement des dépenses soit consignée pour tous les achats effectués par carte d’achat.

La section suivante résume les constatations d’audit en fonction de leurs causes, met en évidence leur incidence et présente des recommandations d’audit, accompagnées de leur délai correspondant.

Le délai de mise en œuvre est attribué comme suit :

S’il y a lieu, les initiatives de gestion pertinentes déjà en cours sont incluses. Pour chaque recommandation, la direction a précisé ce qui suit:

Observations et incidence

Un cadre de contrôle solide aide les organisations à atténuer les expositions aux risques potentiels pendant chaque étape du processus des cartes d’achat. En conséquence, l’existence de mécanismes robustes d’échange de renseignements et de surveillance contribue à l’accroissement de l’efficacité du cadre de contrôle ministériel.

Les auditeurs ont remarqué qu’un examen structuré et périodique des limites de transactions et de crédit sur les cartes d’achat n’a pas été réalisé dans le cadre du présent régime.

L’absence d’examens réguliers des limites de crédit et de transactions pourrait mener à un risque financier inutile découlant d’un abus potentiel des limites élevées. À cet égard, au chapitre 9 du Manuel du receveur général, on recommande une vérification périodique de l’usage des cartes et du bien-fondé des limites de crédit des détenteurs de carte.

Recommandation

Les auditeurs recommandent que la Section de passation de marchés et approvisionnement examine périodiquement les limites de crédit et de transactions des cartes d’achat ministérielles en fonction des besoins opérationnels, ce qui fait en sorte que les détenteurs de carte aient des limites appropriées sur leur carte.

Délai recommandé pour la mise en œuvre : six mois

Acceptée.

La Section de passation de marchés et approvisionnement mènera un examen des limites de crédit et de transactions des cartes d’achat ministérielles à tous les trimestres. L’examen aura pour objectif de s’assurer que les limites sont fondées sur les besoins opérationnels des détenteurs de carte. Les examens seront effectués dans les 60 jours suivant la fin de chaque trimestre, à compter du deuxième trimestre de l’exercice 2014/15.

Poste responsable : directeur, passation de marchés et approvisionnement

Délai de la mise en œuvre : moins de six mois

Observations et incidence

Conformément à la Directive sur les cartes d’achat du CT, les détenteurs de carte doivent obtenir une autorisation suffisante et appropriée avant d’effectuer des achats. De plus, conformément au chapitre 9 du Manuel du receveur général, l’approbation de l’engagement des dépenses pour les achats faits par carte d’achat doit être consignée.

Les auditeurs ont découvert que l’approbation de l’engagement des dépenses n’a pas été systématiquement consignée dans les dossiers de carte d’achat examinés, en particulier dans les cas d’achats dont le montant est peu élevé.

Ne pas renforcer l’importance de la consignation de telle approbation pourrait mener à une utilisation inappropriée des cartes d’achat et à un risque de non-conformité. Il convient de noter que le Manuel du receveur général indique que l’autorisation générale peut être fournie pour les petits achats, tels que les fournitures de bureau, qui pourraient ensuite être incluses dans la trousse de relevés mensuels comme preuve d’engagement des dépenses.

Recommandation

Les auditeurs recommandent que la Section de passation de marchés et approvisionnement prenne des mesures afin de s’assurer que l’approbation d’engagement des dépenses est consignée pour tous les achats effectués par carte d’achat.

Délai recommandé pour la mise en œuvre : six mois

Acceptée.

La Section de passation de marchés et approvisionnement élabore actuellement un document d’orientation à l’intention des détenteurs de carte et des gestionnaires sur l’utilisation des cartes d’achat. Le document d’orientation, une fois transmis, vise à accroître la prise de conscience des exigences et à aider à s’assurer d’une utilisation uniforme parmi les détenteurs de carte.

La Section de passation de marchés et approvisionnement communiquera directement avec tous les détenteurs de carte pour les aviser qu’il est nécessaire d’obtenir et de consigner l’approbation de l’engagement des dépenses avant de faire des achats par carte d’achat. L’utilisation des autorisations générales sera recommandée, lorsqu’il conviendra de le faire.

Poste responsable : directeur, passation de marchés et approvisionnement

Délai de la mise en œuvre : moins de six mois

Corporate Services Branch

Direction du développement économique et des finances intégrées

Direction des politiques économiques et budgétaires

Direction juridique

Direction de la politique de l’impôt

Direction des consultations et des communications

Direction des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale

Direction des finances et des échanges internationaux

Lois, politiques et lignes directrices

Documents propres au ministère des Finances Canada

Autres documents

Systèmes d’information

L’équipe d’audit a prélevé une population de 9 305 données de transactions effectuées par carte d’achat pour les trois derniers exercices dans la portée de l’audit directement du système détails en direct de la BMO. Les données ont ensuite été analysées dans l’ACL à l’aide de scripts du BCG. Un échantillon de 85 transactions a été choisi comme suit :

Méthode d’échantillonnage

Stratification Nombre de transactions vérifiées
Aléatoire 10
Transactions de plus de 5 000 $ 4
Dépenses de fin de semaine 4
Dépenses informatiques 6
Pharmacie 1
Numéro de carte en double 8
Multiples de 100 $ 2
Dépenses douteuses possibles 4
Frais de voiture 1
Dossiers en double possibles 9
Services financiers 2
Frais de nourriture 1
Frais étrangers 2
Hôtel 2
Achats sur Internet 1
Autre ministère 2
Fournisseur de cartes jumelées – date 19
Transport 2
Location de voitures 5
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