Audit interne de l'approvisionnement

Rapport d'audit interne
Préparé par la Direction de la vérification interne
Novembre 2025

Résumé

Ce que nous avons examiné

Cet audit interne a pour objectif de fournir une assurance raisonnable que les marchés attribués par le ministère des Finances Canada (le Ministère) ont été traités en conformité avec les principaux éléments de la législation applicable, les exigences des politiques, et les documents d'orientation, et d'évaluer l'efficacité du processus d'approvisionnement.

Pourquoi c'est important

L'acquisition de biens et de services par le gouvernement du Canada est essentielle pour permettre aux ministères d'offrir des programmes et de fournir des services à la population canadienne. Sauf dans les cas expressément exemptés, les processus d'approvisionnement du gouvernement doivent être menés de manière équitable, ouverte et transparente.

L'approvisionnement est une fonction intégrée essentielle au Ministère; environ 512 marchés ont été attribués entre le 1^er avril 2020 et le 31 décembre 2023, pour une valeur d'environ 17,6 millions de dollars. Une capacité d'approvisionnement efficace est donc essentielle pour que le Ministère atteigne ses objectifs stratégiques et mène ses activités quotidiennes tout en assurant l'optimisation des ressources pour les Canadiens.

Ce que nous avons constaté

Nous avons constaté que le Ministère a mis en place des mécanismes de gouvernance et de gestion des risques pour surveiller les activités d'approvisionnement et de passation de marchés et atténuer les risques, mais certaines faiblesses ont été relevées, notamment en ce qui concerne la surveillance.

Dans l'ensemble, nous avons constaté que le Ministère avait établi et mis en œuvre des processus d'approvisionnement et des contrôles efficaces pour assurer la conformité aux exigences législatives, politiques et directives. Cependant, nous avons remarqué que les contrôles ne fonctionnaient pas tous comme prévu, et qu'ils présentaient certaines lacunes, notamment :

• des pouvoirs financiers délégués appropriés (art. 32, art. 34 et pouvoir d'exécuter une opération);
• un manque d'exhaustivité de l'information fournie dans les principaux documents d'approvisionnement, notamment :
  • le formulaire de demande d'achat;
  • les signatures du fournisseur sur le contrat;
• un manque de mise en application des rôles et des responsabilités incombant à toutes les parties prenantes (propriétaires fonctionnels par rapport aux agents d'approvisionnement);
• les directives ministérielle n'étaient pas conformes à la politique et aux directives en vigueur.

Le Ministère travaille activement à corriger ces lacunes en matière de contrôle.

Marie-Josée Yelle
Dirigeante principale de la vérification

Historique

Contexte

Conformément au Plan d'audit axé sur les risques 2023-2025 approuvé du ministère des Finances Canada (le Ministère), la Direction de la vérification interne a procédé à un audit interne de l'approvisionnement. Compte tenu de la récente attention des médias et des audits ciblés de l'approvisionnement réalisés à l'échelle du gouvernement du Canada (GC), cet audit interne a été mené pour fournir l'assurance que les activités d'approvisionnement ministérielles sont menées conformément aux politiques et procédures établies.

Approvisionnement et passation des marchés au sein du gouvernement du Canada

Les activités d'approvisionnement menées au sein du GC s'inscrivent dans un cadre réglementaire complexe, qui exige que les ministères et organismes respectent une liste exhaustive de politiques, directives et règlements (voir la liste à l'annexe D).

Depuis le 13 mai 2021, les activités d'approvisionnement sont régies par la Politique sur la planification et la gestion des investissements (la Politique) du Conseil du Trésor (CT) ainsi que par la Directive sur la gestion de l'approvisionnement (la Directive). Ces instruments remplacent la Politique sur les marchés du CT, qui a été abrogée, et visent à garantir que les approvisionnements en biens, en services et en construction facilitent l'exécution des programmes aux Canadiens, tout en assurant l'optimisation des ressources pour l'État.

Depuis 2022, la Directive a beaucoup changé et elle comprend maintenant : 1) une nouvelle annexe sur les procédures obligatoires pour les marchés attribués aux entreprises autochtones; 2) l'intégration du respect des droits de la personne, des aspects environnementaux, sociaux et de gouvernance organisationnelle, des principes de transparence de la chaîne d'approvisionnement, et du Code de conduite pour l'approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans tous les processus d'approvisionnement du gouvernement; 3) l'ajout des exigences concernant les systèmes de contrôle interne fondés sur le risque, la gestion de l'information et la publication proactive des contrats; 4) l'inclusion de nouvelles exigences relatives aux valeurs et à l'éthique, à la documentation et à l'établissement de rapports; 5) le premier rapport des cadres supérieurs désignés concernant l'approvisionnement en ressources de services professionnels dans leur ministère qui doit être présenté aux administrateurs généraux.

Approvisionnement et passation de marchés au ministère des Finances Canada

L'approvisionnement est une fonction intégrée essentielle au Ministère; environ 512 marchés ont été attribués entre le 1^er avril 2020 et le 31 décembre 2023, pour une valeur d'environ 17,6 millions de dollars. Une capacité d'approvisionnement efficace est donc essentielle pour que le Ministère atteigne ses objectifs stratégiques et mène ses activités quotidiennes.

Le Ministère peut attribuer des marchés selon des seuils établis en dollars canadiens, comme le précise l'annexe A de la Directive sur la gestion de l'approvisionnement. SPAC et Services partagés Canada (SPC) jouent un rôle important dans l'acquisition de biens et de services pour le compte des ministères. Outre les marchés attribués par le Ministère, 223 contrats et modifications aux contrats ont été traités par SPAC et SPC pour le compte du Ministère, pour une valeur d'environ 61,4 millions de dollars. Les agents d'approvisionnement du Ministère envoient les demandes à SPAC et SPC dans les trois situations suivantes :

1. La valeur estimée en dollars des biens ou services achetés dépasse les limites fixées par le Ministère en matière de marchés non concurrentiels ou concurrentiels.
2. Les biens ou services achetés relèvent de la compétence exclusive de SPAC ou SPC, quelle que soit leur valeur monétaire.
3. Le SPAC ou le SPC ont attribué des marchés multiministériels ou des ententes pangouvernementales pour un bien ou un service particulier à un entrepreneur spécifique, que le Ministère doit utiliser.

Il convient de noter que, bien qu'un marché puisse être attribué par SPAC ou SPC pour le compte du Ministère, ce dernier demeure responsable de la rédaction des énoncés de travail, des critères d'évaluation, des justifications de marchés à fournisseur unique, et de la fourniture des documents nécessaires à l'appui des dossiers d'approvisionnement de SPAC ou SPC. De plus, le Ministère gère le contrat, paie toutes les factures et rend compte du contrat au public et au Parlement, comme c'est le cas pour ceux qu'il attribue lui-même au moyen de ses propres autorités contractantes.

Selon la Politique, le sous-ministre est chargé de désigner des cadres supérieurs pour l'aider dans le respect de son obligation de rendre des comptes à l'égard de l'ensemble des exigences des politiques, y compris celles sur l'approvisionnement. Le Cadre de gestion de l'approvisionnement (CGA) du Ministère présente l'adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) comme le cadre supérieur désigné pour la gestion de l'approvisionnement, qui relève de l'autorité fonctionnelle du dirigeant principal des finances (DPF), lequel rend compte au sous-ministre.

La Division de l'approvisionnement et de la gestion du matériel (AGM), qui fait partie de la Direction de la gestion financière de la Direction générale des services ministériels, est chargée de fournir des conseils, des orientations et un soutien fonctionnel aux clients, et ce à toutes les étapes du processus d'approvisionnement et de gestion du matériel. L'équipe d'AGM examine les contrats et les demandes d'achat pour assurer leur conformité aux lois, aux politiques et aux pratiques exemplaires applicables en ce qui concerne la passation des marchés du gouvernement, tout en informant les gestionnaires des risques potentiels.

Depuis le 1^er avril 2020, l'équipe d'AGM du Ministère fournit un soutien essentiel en matière d'approvisionnement dans le cadre des principales initiatives comme :

• l'intervention économique du Ministère pour répondre à la pandémie de COVID-19
• les Budgets fédéraux et les Énoncés économiques de l'automne
• la réunion de 2025 des ministres des Finances et des gouverneurs des banques centrales du G7
• l'acquisition de meubles, d'équipements informatiques et audiovisuels, et de logiciels pour soutenir la modernisation des lieux de travail
• l'acquisition de services professionnels pour soutenir l'avancement des dossiers politiques clés.

Au moment de la préparation du présent rapport, l'équipe d'AGM ne comptait que dix employés ayant des responsabilités liées à l'approvisionnement et à la gestion du matériel. Quatre équivalents à temps plein (ETP) se consacraient aux activités liées à l'approvisionnement et à la passation des marchés; un ETP s'occupait de la production de rapports sur l'approvisionnement; trois ETP étaient chargés des cartes d'achat et de la gestion du matériel, et les deux autres ETP assumaient des responsabilités de supervision et de gestion pour les fonctions à la fois d'approvisionnement et de gestion du matériel. Les titulaires de ces deux postes de gestion sont également chargés de s'assurer que le Ministère respecte ses obligations en matière de rapports.

Les propriétaires fonctionnels doivent déterminer et définir les exigences, rédiger les énoncés de travail et des critères d'évaluation, et soumettre le formulaire de demande de marché approprié avec la documentation justificative à l'équipe d'AGM. La documentation justificative comprend le pouvoir conféré par l'article 32 (art. 32) de la Loi sur la gestion des finances publiques (la LGFP), qui accorde aux personnes le pouvoir d'engager des fonds à imputer sur un crédit. Les propriétaires fonctionnels sont également responsables de la gestion globale des contrats, de la surveillance du rendement des entrepreneurs, et de l'autorisation des paiements de factures en vertu de l'article 34 (art. 34) de la LGFP.

La personne investie du pouvoir d'exécuter une opération de passation de marché, ou pouvoir d'exécuter une opération, que l'on appelle autorité contractante, est une personne désignée ayant le pouvoir de signer des marchés de biens et de services dans les limites déléguées approuvées pour le compte du Ministère. Le pouvoir de signer des contrats est limité aux personnes désignées au sein de la Direction des services ministériels. Ce pouvoir revient au DPF et aux agents d'approvisionnement. Selon l'équipe d'AGM, ce pouvoir a été clarifié dans la mise à jour 2025 du document du Ministère sur la délégation des pouvoirs de signature en matière financière, selon laquelle les propriétaires fonctionnels ne peuvent autoriser des opérations par carte d'achat que jusqu'à concurrence 10 000 $. Dans des circonstances exceptionnelles, le sous-ministre peut exercer le pouvoir d'exécuter une opération de passation de marché, par exemple dans une situation d'urgence.

À propos de l'audit

Objectif

Cette mission d'audit interne visait à :

• fournir l'assurance raisonnable que les marchés attribués par le ministère des Finances Canada ont été traités en conformité avec les principaux éléments de la législation applicable, les exigences des politiques et les documents d'orientation;
• évaluer l'efficacité du processus d'approvisionnement.

Portée

L'audit a porté sur les marchés attribués par le ministère des Finances Canada (le Ministère) entre le 1^er avril 2020 et le 31 décembre 2023, couvrant la période de la COVID-19 et suivant la transition à un environnement de télétravail en raison de la COVID-19. L'audit a également porté sur les processus et contrôles ministériels nouvellement établis mis en place à la suite de la publication de la Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor (CT), y compris la mise en œuvre précoce du Cadre de gestion de l'approvisionnement (CGA).

L'audit ne portait pas sur les activités d'approvisionnement et de passation de marchés menées par des autorités contractantes externes, comme Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et Services partagés Canada (SPC), ainsi que sur les opérations liées aux achats au moyen de cartes d'achat du gouvernement.

L'équipe d'audit interne n'a pas évalué la qualité ni la pertinence des principaux documents relatifs à l'approvisionnement comme l'Énoncé de travail (ET), ni les évaluations de sélection dans le cadre d'appels d'offres concurrentiels. Certains aspects du programme d'audit ont été remaniés au cours de la mission, notamment la décision de ne pas mener de sondage auprès des propriétaires fonctionnels, de ne pas évaluer le contenu des dossiers des propriétaires fonctionnels, y compris les services et biens reçus.

Approche

La mission d'audit interne a été menée selon les procédures suivantes :

• la tenue d'entrevues avec des membres de la direction et du personnel du Ministère;
• des examens des politiques, directives et règlements applicables, des guides et des documents de procédure;
• l'analyse de documents, y compris les rapports générés par le système et les données financières;
• la cartographie des processus clés et le rendement de l'analyse des données pour déceler les anomalies et les indicateurs de risques potentiels;
• l'essai d'un échantillon stratifié de 94 fichiers^{Note de bas de page 1}, complété par un échantillonnage discrétionnaire et des tests fondés sur l'analytique des données dans la mesure du possible (voir Annexe C).

Le travail mené sur le terrain pour cet audit était en grande partie achevé au début de mai 2025.

Opinion

Des procédures suffisantes et adéquates ont été exécutées et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude des conclusions de l'audit interne. Les constatations et les conclusions de l'audit interne sont fondées sur une comparaison entre la situation qui existait au moment de l'audit et des critères établis ayant été convenus avec la direction.

Les constatations et conclusions ne s'appliquent qu'aux secteurs examinés et à la portée et à la période couverte par l'audit interne.

Énoncé de conformité

L'audit interne a été effectué conformément au Cadre de référence international des pratiques professionnelles, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Constatations détaillées et recommandations

Gouvernance et surveillance du processus d'approvisionnement

Selon la Politique sur la planification et la gestion des investissements (la Politique) du Conseil du trésor (CT), les administrateurs généraux doivent s'assurer que tous les projets et programmes sont dotés de structures et de processus de gouvernance appropriés, y compris des comités, des mécanismes d'assurance de la qualité et des examens indépendants. Plus précisément, la gouvernance de l'approvisionnement assure la transparence, favorise l'équité et la concurrence, favorise la responsabilité individuelle à l'égard des décisions, contrôle le coût et maximise la valeur, et soutient les objectifs stratégiques du Ministère.

Dans l'ensemble, l'audit a révélé que, bien que le ministère des Finances Canada (le Ministère) ait établi et mis en œuvre des mécanismes de gouvernance en 2023 pour surveiller les activités d'approvisionnement et de passation de marchés — y compris un Cadre de gestion de l'approvisionnement (CGA) et un Comité d'examen des achats (CEA) — ces mécanismes sont en pleine évolution et présentent des limites.

Limites du Cadre de gestion de l'approvisionnement

La Directive sur la gestion de l'approvisionnement (la Directive) du CT (mai 2021) exige que tous les ministères établissent et mettent en œuvre un Cadre de gestion de l'approvisionnements (CGA) qui comprend des processus, des systèmes et des contrôles définissant clairement les rôles, les responsabilités, les obligations redditionnelles, les pratiques exemplaires et les procédures. La création d'un CGA a pour but de s'assurer que la collectivité de l'approvisionnement dispose du soutien nécessaire pour gérer l'approvisionnement de manière équitable, ouverte et transparente, qui répond aux attentes du public en matière de prudence et de probité.

En février 2022, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a transmis aux ministères son ébauche de guide pour établir un Cadre de gestion de l'approvisionnement, qui contient une liste d'activités proposées et que les ministères peuvent envisager pour s'assurer que les exigences de la Directive sont respectées.

L'équipe d'audit interne a comparé le CGA du Ministère, approuvé en juin 2023, à la version provisoire du SCT et a constaté qu'il comprenait plusieurs des activités proposées dans le guide; par contre, le Ministère n'y a pas inclus les activités suivantes :

• Intégrer des procédures d'assurance de la qualité dans les processus d'approvisionnement pour surveiller la conformité et cerner les possibilités d'amélioration.
• Utiliser l'analyse des données pour communiquer des résultats fondés sur des éléments probants, tant à l'interne qu'à l'externe, afin d'informer la direction et les intervenants.
• Définir et communiquer les responsabilités en gestion des risques des agents d'approvisionnement, des propriétaires fonctionnels et des autres intervenants importants du Ministère.
• Communiquer les normes de service et de qualité en approvisionnement aux intervenants internes et externes.

Bien que ces activités ne soient pas précisément requises, l'équipe d'audit interne fait remarquer qu'il s'agirait de bonnes pratiques et qu'elles pourraient améliorer l'efficacité du processus dans son ensemble.

L'équipe d'audit interne indique que la majorité des activités que le Ministère a consignées dans son CGA ont été mises en œuvre, à l'exception de l'intégration des nouvelles compétences en approvisionnement du GC au programme de perfectionnement des PG du Ministère.

De plus, l'équipe d'AGM n'a pas mis en place un système de suivi en bonne et due forme pour évaluer l'avancement de la mise en œuvre du CGA du Ministère. L'équipe d'AGM a également constaté que des analyses environnementales étaient faites, mais l'équipe d'audit interne n'a pas pu les évaluer en raison d'un manque de documentation (c'est-à-dire une analyse globale des analyses environnementales).

Possibilités d'amélioration au sein de la structure de gouvernance du Ministère liées à l'approvisionnement

La structure de gouvernance du Ministère est mentionnée dans le CGA, mais l'équipe d'audit interne a constaté que la fonction d'approvisionnement n'était pas officiellement attribuée comme responsabilité à aucun des comités d'approbation du Ministère (le Comité exécutif et le Comité de gestion et des opérations) ou des comités consultatifs (le Comité de gestion des personnes et le Comité de gestion du milieu de travail).

Vu l'absence d'une exigence établie confiant à un comité supérieur l'exercice d'une surveillance, les questions liées à l'approvisionnement comme l'établissement de rapports sur les achats, les changements apportés aux politiques et la formation ont fait l'objet de discussions occasionnelles par les comités. Ce n'est pas documenté, mais le DPF a confirmé que les questions liées à l'approvisionnement ont été portées à l'attention du sous-ministre et du sous-ministre délégué lors de réunions bilatérales.

Les comités de surveillance de l'approvisionnement veillent à ce que les activités d'approvisionnement soient transparentes, équitables et conformes aux lois et politiques. Ces comités examinent et approuvent les politiques d'approvisionnement, suivent de près les risques et la conformité, favorisent la reddition de comptes et veillent à ce que les décisions soient prises de manière éthique et dans le meilleur intérêt de l'organisation. En exerçant cette surveillance, ils aident à prévenir les conflits d'intérêts, à soutenir les pratiques exemplaires et à renforcer l'intégrité du processus d'approvisionnement.

Pour répondre à l'exigence de la Directive du CT, à l'automne 2023, le Ministère a créé le comité d'examen des achats (CEA) afin d'assurer une surveillance axée sur les risques des activités d'approvisionnement à risque élevé ou de grande valeur.

Agissant à titre d'un comité au niveau de directeur en dehors du réseau central de gouvernance du Ministère, le CEA est présidé par l'ADPF et tient des réunions hebdomadaires nécessitant un minimum de cinq membres, y compris le président. En plus de ses réunions hebdomadaires, le CEA tient des réunions trimestrielles pour discuter des questions et tendances émergentes, et il examine les besoins prévus en approvisionnement afin de faciliter la détection précoce des préoccupations potentielles avant l'élaboration de stratégies d'approvisionnement. Le président renvoie les questions non résolues au DPF pour la prise d'une décision finale. Au moment présent, il n'existe aucun processus de recours hiérarchique formel au-delà du CEA.

Chacun des membres du comité met à profit son expertise pour évaluer les divers risques liés à l'approvisionnement et approuver les activités selon des critères établis. Au départ, le comité se composait de représentants des services internes, mais en novembre 2024, sa composition a été élargie pour inclure les clients et les propriétaires fonctionnels, ainsi que des représentants des différentes directions générales par roulement tous les six mois.

L'équipe d'audit interne a constaté que le CEA fonctionnait de manière efficace. Cependant, l'équipe a aussi constaté qu'en raison de la charge de travail élevée, du roulement et des priorités conflictuelles, le président du CEA n'avait pas fourni de façon systématique de mise à jour sur les questions et tendances en matière d'approvisionnement au Comité de gestion et des opérations (comité de gouvernance de niveau supérieur) comme il est prévu dans le mandat du CEA. De plus, l'existence du CEA n'a pas été officialisée dans le CGA en tant que principal organe de gouvernance pour l'approvisionnement.

Depuis le début de 2023, la Direction de la gestion financière (DGF) fournit également des rapports de suivi semestriels au Comité ministériel d'audit (CMA). Cependant, comme pour le CEA, la présentation de rapports au CMA n'a pas été consignée officiellement dans le CGA.

Recommandation n^o 1

Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l'approvisionnement devrait documenter officiellement la structure de gouvernance existante pour l'approvisionnement dans son Cadre de gestion de l'approvisionnement et travailler avec la gouvernance ministérielle pour s'assurer que la fonction d'approvisionnement est clairement intégrée à la structure de gouvernance du Ministère.

Contrôles de l'approvisionnement

De façon générale, l'équipe d'audit interne a constaté que le Ministère avait mis en place des processus et des contrôles visant à guider les activités d'approvisionnement. Elle mentionne en particulier qu'en ce qui concerne le processus concurrentiel, les dossiers des contrats étaient généralement complets, les contrôles fonctionnaient comme prévu, et le processus concurrentiel de sélection des fournisseurs était suivi. De plus, sur les 94 marchés examinés, l'équipe a constaté que tous les marchés de plus de 10 000 $ avaient été divulgués de manière proactive sur le portail du gouvernement ouvert.

Certaines faiblesses ont toutefois été relevées dans les contrôles; il en est question en détail ci-dessous.

Les contrôles et procédures préalables à la passation des marchés n'étaient pas appliqués de façon systématique

Formulaires de demande d'achat incomplets

Le processus d'approvisionnement et de passation de marchés exige que les propriétaires fonctionnels souhaitant acquérir des biens ou services consultent les agents d'approvisionnement avant de communiquer avec les fournisseurs ou de conclure des contrats. Les propriétaires fonctionnels doivent remplir le formulaire de demande d'achat (FDA) du ministère des Finances Canada (le Ministère) pour tout nouvel achat de biens ou de services. Pour chaque FDA, les propriétaires fonctionnels doivent préciser les conditions du marché (bien ou service, date de début, sécurité), le coût total estimatif, formulaire de justification de fournisseur unique pour l'approvisionnement le cas échéant, ainsi que l'autorisation du centre financier (article 32) confirmant que des fonds non engagés sont disponibles pour couvrir le coût du contrat proposé.

Le FDA rempli est remis à l'équipe d'Approvisionnement et gestion du matériel (AGM), qui examine le formulaire pour s'assurer que la documentation justificative appropriée (énoncé de travail, liste de vérification des exigences en matière de sécurité, justification de fournisseur unique, soutien des prix, etc.) est jointe et qu'elle est conforme à l'approche et aux caractéristiques de l'approvisionnement envisagé. L'équipe d'AGM vérifie également, pour l'approvisionnement proposé, qu'il n'existe pas d'offres à commandes ou d'arrangement en matière d'approvisionnement en place, si des fournisseurs autochtones sont disponibles, si d'anciens fonctionnaires sont impliqués, et si les fournisseurs proposés sont jugés peu éthiques. Après avoir examiné le FDA, l'agent d'approvisionnement le signe.

Lors de l'examen des contrats, l'équipe d'audit interne a remarqué des lacunes dans la manière dont les FDA étaient remplis. Dans certains cas, l'équipe d'audit interne a relevé des situations où les propriétaires fonctionnels n'avaient pas rempli correctement le FDA (par exemple, pour neuf contrats, on n'avait pas indiqué laquelle des quatre justifications de marché à fournisseur unique avait été invoquée) ou fourni les principaux documents justificatifs (par exemple, il n'y avait pas de devis dans les dossiers de deux contrats; il n'y avait pas de réponses aux sept questions du Conseil du Trésor pour la justification d'un marché à fournisseur unique pour deux marchés, et l'énoncé de travail manquait pour six contrats).

Qui plus est, deux versions du FDA étaient en circulation pendant la période d'analyse des échantillons, la version révisée ayant été mise en œuvre en septembre 2021. Le formulaire révisé comprenait une nouvelle section exigeant l'attestation d'un agent d'approvisionnement concernant l'exhaustivité de l'information fournie. Cependant, pour les marchés pour lesquels on avait utilisé ce formulaire mis à jour, l'équipe d'audit interne avait remarqué que la section d'attestation n'avait été remplie que dans un cas.

Selon l'équipe d'AGM, en raison d'un problème survenu au cours du processus de révision, la section du FDA réservée aux agents d'approvisionnement ne fonctionnait pas comme prévu et n'avait donc pas été utilisée comme prévu. Le FDA est en cours de mise à jour, et une liste de vérification distincte est mise au point pour les agents d'approvisionnement afin de corriger ces problèmes. Au moment de l'établissement du rapport, les formulaires révisés étaient encore à l'étape d'ébauche.

Existence de confirmations de commandes

Les confirmations de commandes surviennent lorsque la méthode d'approvisionnement officielle n'a pas été suivie, mais que l'État a conclu un arrangement contractuel avec un fournisseur. Dans de tels cas, les biens ou services ont été fournis, et un paiement est demandé.

Les confirmations de commandes exposent le Ministère à plusieurs risques, dont la fraude, des conditions défavorables et une atteinte à la réputation, et il convient de les éviter, car il n'existe pas d'accord contraignant entre le fournisseur et le Ministère. En outre, les confirmations de commandes présentent des risques financiers pour le budget d'un centre financier, et si elles sont importantes, elles peuvent avoir un impact sur les budgets des directions ou du Ministère.

L'équipe d'audit interne a constaté que pour deux des dossiers de contrats examinés, il s'agissait de confirmations de commandes. Dans les deux cas, le propriétaire fonctionnel avait conclu une entente avec un fournisseur pour l'acquisition de services sans en informer l'équipe d'AGM. La valeur de ces deux contrats s'élevait à 118 162 $. Il s'agissait d'un non-respect manifeste des règles et des processus d'approvisionnement, qui a empêché AGM de procéder à un examen et s'assurer que les principes clés d'équité, de transparence et de reddition de comptes avaient été respectés. Des contrôles financiers essentiels, comme ceux prévus à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ont été documentés après la fourniture des services pour permettre le paiement. L'équipe d'AGM a mentionné qu'après la délivrance des confirmations de commandes, elle a rencontré les intéressés de la direction en cause afin de les sensibiliser, de discuter des risques et des conséquences possibles, pour s'assurer d'être mobilisée dès le début du processus d'approvisionnement.

L'équipe d'audit interne a également examiné l'ensemble de la population (512 contrats) pour la période du 1^er avril 2020 au 31 décembre 2023 pour déceler éventuellement d'autres confirmations de commandes, et elle a trouvé cinq autres confirmations de commandes, représentant moins de 1 % de l'ensemble des contrats. Selon la haute direction, il s'agissait de cas attribuables à des besoins urgents liés au mandat de base du Ministère (par exemple, des dépenses associées à la présentation du Budget fédéral et de l'Énoncé économique de l'automne), pour lesquels des confirmations de commandes avaient été utilisées.

Documentation des décisions d'approvisionnement

La justification des marchés à fournisseur unique n'était pas documentée de façon systématique

Le Règlement sur les marchés de l'État (RME) exige que l'autorité contractante sollicite des soumissions avant l'attribution des marchés. Cependant, les marchés peuvent être attribués selon la méthode du fournisseur unique s'ils satisfont à l'une des conditions suivantes : urgence; le coût estimatif est inférieur aux seuils établis pour les biens (25 000 $) et les services (40 000 $); la demande de soumissions ne serait pas dans l'intérêt public; un seul fournisseur est en mesure d'exécuter le contrat.

Lorsqu'un propriétaire fonctionnel souhaite obtenir une dérogation au principe de l'appel d'offres concurrentiel, cette décision doit être pleinement justifiée par l'autorité contractante, et la documentation appropriée doit être versée au dossier du contrat. Si un seul fournisseur peut effectuer le travail et que la valeur du contrat dépasse les seuils prescrits pour les biens et les services, le Conseil du Trésor (CT) exige que l'autorité contractante (AGM) et le propriétaire fonctionnel répondent à sept questions avant l'attribution du marché à un fournisseur unique.

Il est essentiel de verser au dossier d'approvisionnement une justification adéquate de l'attribution d'un marché à fournisseur unique, pour assurer la transparence de l'utilisation des fonds publics, garantir la reddition de comptes et réduire le risque de corruption, démontrer l'optimisation des ressources, et permettre une meilleure surveillance du processus d'approvisionnement.

L'examen des FDA pour 75 contrats non concurrentiels a révélé que la justification d'un marché à fournisseur unique n'était pas documentée de façon systématique dans neuf cas : sept étaient inférieurs aux seuils établis pour des biens et des services, et deux tombaient dans les offres à commandes de SPAC. Qui plus est, pour ces deux contrats, pour lesquels l'exception invoquée était le seul fournisseur capable de les exécuter, le dossier ne contenait pas les réponses exigées aux questions du CT. L'équipe d'audit interne a constaté de la confusion entre le Ministère et SPAC quant à la question de savoir qui devait répondre aux questions du CT concernant les fournisseurs inscrits sur la liste des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement de SPAC. Des précisions ont été ajoutées dans le Guide des approvisionnements de SPAC en 2024. À la suite de discussions avec l'équipe d'AGM, cette dernière a indiqué qu'elle ajoute désormais les questions du CT pour tous les dossiers de contrats pertinents.

Les questions de sécurité n'étaient pas prises en compte de façon systématique

La Directive sur la gestion de la sécurité du CT (juillet 2019) exige que les ministères intègrent les questions relatives à la sécurité aux processus d'approvisionnement ministériels et établissent les exigences en matière de sécurité pour des marchés particuliers. Il est essentiel de prendre en compte les exigences en matière de sécurité avant de lancer un appel d'offres ou d'attribuer un marché pour éviter la divulgation par inadvertance de renseignements sensibles du gouvernement à des personnes ou des organisations qui n'ont pas reçu l'autorisation d'accéder aux renseignements ou aux lieux de travail.

Pour le Ministère, il incombe au propriétaire fonctionnel d'établir la nécessité d'une évaluation de sécurité au moyen du FDA, selon les tâches prévues dans le contrat proposé. Si une telle évaluation est jugée nécessaire, la Division des services de sécurité du Ministère procède à une évaluation et remplit la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). Une fois cette liste remplie, elle est ajoutée à la documentation justificative qui accompagne le formulaire de demande d'achat remis à AGM.

L'équipe d'audit interne a constaté que pour 33 des 94 marchés examinés, la documentation contenait une LVERS. Et pour six de ces 33 marchés, l'audit a permis de constater une discordance entre le niveau de sécurité exigé dans la LVERS et l'habilitation de sécurité du fournisseur sélectionné. Par exemple, un marché indiquait que le fournisseur devait détenir une habilitation de sécurité « Secret », alors que le fournisseur sélectionné n'avait qu'une cote « Fiabilité » au moment de l'attribution du marché. Ces constatations soulignent l'importance d'assurer une cohérence entre les exigences établies en matière de sécurité et les décisions de sélection des entrepreneurs.

Le processus actuel pourrait bénéficier d'une orientation améliorée ou de points de contrôle supplémentaires pour veiller à ce que les exigences en matière de sécurité soient systématiquement prises en compte et harmonisées.

Cadre et délégation des pouvoirs financiers

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) établit le cadre juridique de la gestion financière au sein du gouvernement du Canada (GC) et guide les fonctionnaires dans leurs responsabilités financières. En matière de marchés publics, trois articles de la Loi sont importants pour démontrer une bonne gestion financière et les responsabilités : l'engagement des budgets (art. 32), le pouvoir d'exécuter une opération, la certification de la réception de biens ou de services (art. 34) et les paiements (art. 33)^{Note de bas de page 2}.

Une délégation appropriée de ces pouvoirs est essentielle pour s'assurer que les engagements financiers et les paiements sont valides au sens de la loi et conformes aux contrôles établis. Ce cadre de délégation agit comme un mécanisme de protection des fonds publics en limitant les approbations de dépenses au personnel autorisé, favorisant ainsi la reddition de comptes, prévenant les utilisations à mauvais escient et soutenant de bonnes pratiques de gestion financière.

Le Ministère dispose d'un Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière approuvé (Instrument de Délégation), structuré selon deux catégories distinctes : les pouvoirs opérationnels et les pouvoirs fonctionnels, qui fournit une description claire des responsabilités et des niveaux d'approbation par unité et par poste à l'échelle du Ministère.

Pouvoirs des propriétaires fonctionnels (art. 32 et art. 34)

L'équipe d'audit interne a examiné les 94 marchés pour vérifier leur conformité à l'article 32 de la LGFP. Étant donné l'importance d'exercer un contrôle sur les budgets individuels et collectifs, nous nous attendions à constater que les approbations au titre de l'article 32 soient conformes à l'Instrument de délégation du Ministère, et à ce que les personnes ayant approuvé des engagements détiennent le pouvoir approprié au moment de la signature.

L'équipe d'audit interne a relevé trois cas où la personne autorisée n'avait pas le pouvoir délégué requis en vertu de l'article 32, à la date de la signature. Dans ces trois cas, la même personne avait exercé un pouvoir caduc pour son centre financier respectif.

L'équipe d'audit interne a examiné les 94 marchés dans le but également de vérifier la conformité à l'exigence de l'article 34 de la LGFP. Vu l'importance de s'assurer que le gouvernement reçoit les biens et les services achetés auprès de fournisseurs, nous nous attendions à ce que les approbations au titre de l'article 34 soient conformes à l'Instrument de délégation du Ministère, et à ce que les personnes ayant confirmé la réception de biens ou de services aient le pouvoir délégué approprié au moment de la signature.

L'équipe d'audit interne a constaté que sur les 378 factures associées aux 94 marchés examinés, 16 factures (4 % du total) avaient été approuvées par des personnes n'ayant pas le pouvoir délégué requis en vertu de l'article 34 au moment de la certification de la réception des biens ou services. Ces 16 factures étaient associées à sept (7) personnes dont le pouvoir délégué était soit caduc, soit expiré, soit n'était pas encore en vigueur^{Note de bas de page 3}.

L'équipe d'audit interne mentionne que le paiement des factures, la confirmation de la délégation active des pouvoirs et la tenue de la documentation en vertu de l'article 34 sont une responsabilité assumée conjointement avec les Services comptables du SCT. L'équipe a observé que dans la plupart des 94 dossiers de contrats, à quelques exceptions près, les copies de factures signées en vertu de l'article 34 avaient été versées au dossier.

AGM a informé l'équipe que le processus dépend de la mesure dans laquelle les propriétaires fonctionnels connaissent leurs propres niveaux d'autorisation, et qu'à l'époque elle procédait à une vérification manuelle de façon aléatoire des pouvoirs conférés par les articles 32 et 34. De plus, dans le contexte du Cadre de vérification des comptes (CVC) du Ministère, le SCT effectue chaque trimestre une vérification a posteriori d'un échantillon d'opérations traitées en vertu des articles 32 et 34. Tel qu'il est indiqué dans le CVC, le Ministère a accepté un taux d'erreur tolérable de 8 % des opérations. Bien que le taux d'erreur de l'équipe d'audit interne se situe dans le seuil acceptable indiqué dans le CVC, des améliorations au processus de vérification demeurent possibles.

L'équipe d'AGM reconnaît la nécessité d'un processus de vérification plus systématique et met à jour le formulaire de demande d'achat pour soutenir et améliorer sa capacité à vérifier l'exhaustivité des dossiers. Elle a également informé l'équipe que la DGF étudie la possibilité de mettre en place des contrôles automatisés dans SAP pour valider les approbations en vertu des articles 32 et 34 à l'avenir. L'intégration des cartes de signature dans le Système de gestion financière du Ministère a été réalisée en 2025 et c'est une étape vers l'automatisation.

Pouvoir d'exécuter une opération

L'équipe d'audit interne s'attendait également à ce que les fonctionnaires signant des contrats pour le compte du Ministère disposent d'un pouvoir délégué valide et à jour, conformément à leur poste et tel qu'il est défini dans l'Instrument de délégation du Ministère. Nous avons constaté que deux personnes de l'équipe d'AGM n'avaient pas de carte de spécimen de signature à jour ni de carte provisoire active les autorisant à exercer les pouvoirs délégués associés à leur poste. Cette situation a donné lieu à 13 contrats et 10 modifications de contrats signés par une personne ne détenant pas le pouvoir de signature au niveau exigé pour conclure un contrat ou modifier un contrat existant. L'équipe d'AGM, à titre d'autorité contractante, a mis à jour ses pouvoirs de signature au cours de l'audit afin de rectifier cette situation.

Contrats contresignés non retournés par les fournisseurs

Un contrat est un accord juridique contraignant entre deux ou plusieurs parties, qui précise les droits, les obligations et les responsabilités propres à chacune. Il est essentiel que le contrat soit signé par les deux parties pour s'assurer qu'elles comprennent les modalités de l'entente et pour réduire le risque de différend.

L'équipe d'audit interne s'attendait à ce qu'un marché conclu entre le Ministère et le fournisseur soit en place avant la livraison des biens ou la prestation des services.

Sur les 92 marchés examinés (à l'exclusion des deux confirmations de commandes), l'équipe d'audit interne a constaté que trois marchés non concurrentiels ne portaient pas la signature du fournisseur.

Recommandation n^o 2

L'équipe d'Approvisionnement et gestion du matériel devrait examiner et actualiser le flux de travail associé aux demandes d'achat ainsi que ses modèles connexes (c.-à-d. le formulaire de demande d'achat) afin d'assurer une documentation uniforme, une documentation officielle du processus d'assurance de la qualité, et la conformité aux exigences des lois et politiques.

Suivi de l'approvisionnement et formation

Suivi trimestriel des activités d'approvisionnement

La Directive exige que le Ministère dispose d'un système de contrôles internes fondés sur les risques, qui soit tenu à jour, surveillé et révisé afin de fournir une assurance raisonnable que les activités d'approvisionnement sont menées conformément au cadre, ainsi qu'aux lois, règlements et politiques applicables. Les fonctions de contrôle interne du Ministère jouent un rôle capital pour vérifier que les activités d'approvisionnement sont menées de manière efficace et éthique, et en conformité avec les politiques, orientations et règlements du Ministère et d'autres intervenants externes.

Au ministère des Finances Canada (le Ministère), l'équipe de contrôle interne de la Direction de la gestion financière (DGF) produit un rapport trimestriel pour l'adjoint au dirigeant principal des finances et le gestionnaire des achats. Le rapport fait état des activités d'approvisionnement et de passation de marchés du Ministère pour le trimestre précédent (c'est-à-dire du 1^er avril au 30 juin). Depuis le début de 2023, la DGF fournit également des rapports de suivi semestriels au Comité d'audit ministériel (CAM).

Grâce à l'analyse des données, l'équipe de contrôle interne cerne les risques liés au fractionnement des contrats, au recours répétitif à des marchés à fournisseur unique, et à l'attribution de marchés à d'anciens fonctionnaires. À ce jour, l'équipe n'a décelé aucune activité frauduleuse.

L'équipe d'audit interne indique qu'en plus du suivi trimestriel de l'approvisionnement, le Ministère pourrait envisager de surveiller d'autres activités d'approvisionnement à haut risque, notamment en analysant les marchés à fournisseur unique attribués en dessous de la valeur seuil applicable, et qui ont été modifiés par la suite de manière à dépasser le seuil.

Changements récents pour déceler et éliminer les conflits d'intérêts potentiels

La communication des conflits d'intérêts potentiels dans la cadre de l'approvisionnement du secteur public est essentielle pour assurer l'équité, la transparence et la reddition de comptes relativement à l'utilisation des fonds publics. La divulgation précoce des conflits d'intérêts potentiels favorise la confiance du public et protège l'intégrité du processus d'approvisionnement, aide à prévenir des décisions biaisées, favorise le respect des normes légales et éthiques, et protège à la fois l'organisation et les personnes contre les risques pour la réputation et les risques juridiques.

La Directive sur la gestion de l'approvisionnement (la Directive) (mai 2021) du CT exige que les propriétaires fonctionnels respectent le Code de valeurs et d'éthique du secteur public ainsi que la Directive sur les conflits d'intérêts (avril 2020) du CT en tout temps durant le processus d'approvisionnement, y compris, mais sans s'y limiter, lors des interactions avec les fournisseurs, de l'évaluation des soumissions, de l'attribution et de la gestion des contrats.

Reconnaissant le risque accru pour les employés lors de la passation de marchés de services professionnels, le CT précise dans sa Directive (à l'annexe F) des procédures obligatoires pour tous les marchés de services professionnels d'une valeur dépassant 40 000 $. Les propriétaires fonctionnels doivent fournir aux autorités contractantes une attestation signée confirmant l'absence de conflit d'intérêts perçu ou réel, et signaler immédiatement tout conflit d'intérêts qui se présenterait, comme l'exige le CT, et en informer l'autorité contractante.

L'équipe d'audit interne a constaté que le processus annuel de déclaration confidentielle du Ministère, administré par le Bureau des valeurs et de l'éthique (BVE), constitue le principal mécanisme permettant à tous les employés du Ministère de déclarer un conflit d'intérêts (CI). Cependant, cette auto-déclaration n'est effectuée qu'une fois par an, et le BVE compte sur les personnes pour signaler tout changement dans leurs circonstances personnelles. L'équipe a aussi constaté qu'il n'existait aucun lien direct ni mécanisme de communication entre le travail mené par le BVE et celui de l'équipe de l'approvisionnement pour les divers contrats. Lors de consultations, AGM a indiqué qu'elle s'appuyait auparavant sur le processus de rapport annuel du BVE pour soutenir la déclaration des préoccupations liées aux CI en matière d'approvisionnement.

L'équipe d'audit interne a constaté récemment que l'équipe d'AGM et le BVE avaient collaboré avec succès pour mettre en œuvre des améliorations à ses mécanismes de déclaration et de surveillance des CI dans le cadre d'activités d'approvisionnement. Un système automatisé de déclaration confidentielle annuelle cible désormais précisément les conflits liés à l'approvisionnement, en obligeant les employés à déclarer leur participation à des activités d'approvisionnement en tant que propriétaires fonctionnels. Les propriétaires fonctionnels qui déclarent participer à des activités doivent remplir un autre formulaire de déclaration spécialisé en suivant un processus de suivi automatisé.

L'équipe d'AGM poursuit le renforcement de ces contrôles en mettant à jour le formulaire de demande d'achat (FDA). Dans sa version améliorée, le FDA intégrera le repérage des CI directement dans le flux de travail lié à l'approvisionnement, en exigeant que tous les propriétaires fonctionnels traitent les conflits potentiels pour chaque processus d'approvisionnement individuellement. Cette approche permet d'intégrer les questions relatives aux CI dès le début de chaque activité d'approvisionnement.

Globalement, ces initiatives devraient permettre de créer un système complet à double niveau : la déclaration annuelle, jumelée à un repérage propre à chaque opération. Cette approche renforce considérablement la capacité du Ministère à déceler, évaluer et gérer les conflits d'intérêts potentiels dans les activités d'approvisionnement avant qu'ils n'aient une incidence sur les processus décisionnels.

Les documents d'orientation du Ministère à l'intention des gestionnaires ne sont pas à jour

Le Ministère utilise deux documents d'orientation clés pour le processus d'approvisionnement. Le guide du gestionnaire pour la passation de marchés du Ministère (novembre 2017) et le guide pour la passation de marchés et l'approvisionnement (juillet 2016). Le guide du gestionnaire pour la passation de marchés fournit aux employés du Ministère, en particulier aux gestionnaires de centres financiers (c'est-à-dire les personnes responsables de la gestion d'un budget), l'information à connaître pour effectuer efficacement l'approvisionnement en biens et services pour le compte du Ministère. Il vise à aider les gestionnaires à mieux comprendre leurs responsabilités opérationnelles et fiduciaires à toutes les étapes du cycle d'approvisionnement. Le guide pour la passation de marchés et l'approvisionnement permet aux agents d'approvisionnement de comprendre la fonction de l'unité du Ministère chargée de la passation de marchés et de l'approvisionnement, ainsi que la façon dont elle interagit avec le Ministère dans son ensemble.

L'équipe d'audit interne a constaté que les documents d'orientation du Ministère n'étaient pas à jour et n'étaient pas alignés sur les politiques, les directives et les orientations du Conseil du Trésor en vigueur. L'absence de documents d'orientation à jour et alignés sur les politiques, directives et orientations en vigueur du CT et du Ministère risque d'entraîner l'omission de contrôles clés dans le processus d'approvisionnement et de créer des lacunes dans la reddition de comptes qui s'inscrit dans les rôles et responsabilités des fonctionnaires du Ministère. Par exemple, les documents d'orientation actuels contiennent peu de références à la gestion des conflits d'intérêts, à la sécurité en l'absence d'une LVERS, et ne soulignent pas l'importance de la gestion des documents comme une responsabilité conjointe d'AGM et des propriétaires fonctionnels.

Mises à jour requises du programme de perfectionnement des PG du Ministère

Le SCT a établi une liste de formations obligatoires qui décrit la formation que doivent suivre les spécialistes de l'approvisionnement. L'équipe d'audit interne a constaté que la formation obligatoire était en grande partie suivie par tous les employés concernés, à quelques exceptions près pour de nouveaux employés d'AGM ayant pris en charge des responsabilités en matière d'approvisionnement au cours de la dernière année.

Le Bureau du contrôleur général (BCG) a mis au point de nouvelles compétences pour les spécialistes de l'approvisionnement. Les consultations ont permis à l'équipe d'AGM de constater qu'elles ont été intégrées avec succès aux ententes de gestion du rendement (EGR) des agents d'approvisionnement pour l'exercice 2025-2026.

Le Ministère dispose d'un programme de perfectionnement des PG pour faciliter le recrutement, le maintien en poste et le perfectionnement des agents d'approvisionnement. Il n'a toutefois pas été mis à jour depuis 2016 et ne reflète donc pas les exigences actuelles concernant la formation obligatoire ni les nouvelles compétences mises au point par le BCG.

Recommandation n^o 3

L'équipe d'Approvisionnement et gestion du matériel devrait mettre à jour son document d'orientation sur l'approvisionnement pour le rendre conforme aux exigences des lois et politiques récentes.

Conclusion

Nous avons constaté que le Ministère a mis en place des mécanismes de gouvernance et de gestion des risques pour surveiller les activités d'approvisionnement et de passation de marchés et atténuer les risques, mais certaines faiblesses ont été relevées, notamment en ce qui concerne la surveillance.

Dans l'ensemble, nous avons constaté que le Ministère avait établi et mis en œuvre des processus d'approvisionnement et des contrôles efficaces pour assurer la conformité aux exigences des lois, politiques directives. Cependant, nous avons remarqué que les contrôles ne fonctionnaient pas tous comme prévu, et qu'ils présentaient certaines lacunes, notamment :

• des pouvoirs financiers délégués appropriés (art. 32, art. 34 et pouvoir d'exécuter une opération);
• un manque d'exhaustivité de l'information fournie dans les principaux documents d'approvisionnement, notamment :
  • le formulaire de demande d'achat;
  • les signatures du fournisseur sur le contrat;
• un manque de respect des rôles et responsabilités incombant à tous les intervenants (propriétaires fonctionnels par rapport aux agents d'approvisionnement);
• l'orientation ministérielle n'était pas alignée sur la politique et la directive en vigueur.

Le Ministère travaille activement à la résolution des faiblesses décelées dans le contrôle.

Recommandations, réponse et plan d'action de la direction

Annexe A : Critères de l'audit

Les critères suivants ont été appliqués aux fins de cet audit :

1. Critère 1 : L'intégrité des activités d'approvisionnement a été maintenue conforme au Code de valeurs et d'éthique du secteur public et à la Directive sur les conflits d'intérêts.
2. Critère 2 : Les activités d'approvisionnement ont été menées de manière équitable, ouverte et transparente, conformément aux composantes essentielles de la série de politiques du Conseil du Trésor (CT) et aux exigences connexes en matière d'approvisionnement^{Note de bas de page 4}.
3. Critère 3 : Les activités d'approvisionnement ont été menées en conformité avec les processus internes et les cadres de contrôle du Ministère^{Note de bas de page 5}.
4. Critère 4 : Les processus internes du Ministère définissent les besoins des propriétaires fonctionnels et y répondent.

Annexe B : Stratégie d'échantillonnage

L'équipe d'audit interne a cerné une population de 825 entrées pour la période du 1^er avril 2020 au 31 décembre 2023. Étant donné que la portée était limitée aux seuls contrats où le Ministère était l'autorité contractante, la population a été de nouveau réduite et ramenée à 512 en supprimant tous les contrats dirigés par SPAC et SPC (222 entrées). De plus, les marchés ayant été amorcés avant le 1^er avril 2020, et ayant fait l'objet d'une modification pendant la période visée, ont été retirés (91 entrées). La population totale comprenait 431 marchés de services (512 entrées comprenant les modifications) et 81 marchés de biens (91 entrées comprenant les modifications).

Répartition ciblée de la population

Sélection d'échantillons

Un total de 94 marchés ont été retenus aux fins d'échantillonnage. La population était divisée en quatre groupes pour faciliter un échantillonnage stratifié. Les critères pour chacun de ces groupes étaient les suivants :

Annexe C : Politiques, directives et règlements essentiels en matière d'approvisionnement

Voici une liste non exhaustive des documents de référence au regard desquels l'équipe d'audit interne a examiné renseignements clés :

Législation

• Loi sur la gestion des finances publiques
• Règlement sur les marchés de l'État

Politiques, directives et orientation

• Politique sur les marchés du CT (abrogée)
• Politique sur la planification et la gestion des investissements du CT
• Politique sur la sécurité du gouvernement du CT
• Directive sur les conflits d'intérêts du CT
• Directive sur la gestion de l'approvisionnement du CT
• Directive sur la gestion de la sécurité du CT
• Guide pour établir un Cadre de gestion de l'approvisionnement du SCT
• Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCT
• Code de conduite pour l'approvisionnement

Principaux documents ministériels

• Code de conduite
• Guide des pouvoirs de signature en matière financière
• Guide pour atténuer les conflits d'intérêts dans le processus d'approvisionnement
• Guide du gestionnaire pour la passation de marchés
• Guide du gestionnaire : principales considérations pour l'approvisionnement en services professionnels
• Cadre de gestion de l'approvisionnement
• Plan de sécurité ministériel

Annexe D : Acronymes