Résultats des discussions dirigées tenues avec les employés
Août 2023
Contexte
- Des discussions dirigées ont eu lieu pour mieux comprendre la récente baisse des indicateurs relatifs au bien-être des employés. Les discussions ont porté sur :
- la satisfaction des employés;
- la gestion de la charge de travail;
- l'équilibre travail-vie personnelle;
- d'autres questions soulevées au sein des groupes de discussion respectifs.
- Les employés ont été invités à participer et à déclarer leur appartenance aux cinq groupes d'employés : employés en quête d'équité, cadres supérieurs, services administratifs et internes, économistes et employés parlant français.
- Au total, 72 employés du ministère des Finances ont participé aux groupes de discussion.
Satisfaction des employés
- Chaque groupe de discussion a demandé aux participants pourquoi les données indiquent une baisse de la satisfaction des employés.
- La majorité des commentaires ont porté sur :
- le travail hybride et le désarroi causé par le fait que le Ministère ait mis en place un retour au bureau à 50 %, mentionnant que certains ministères appliquent l'exigence minimale de la fourchette de 40 à 60 % dans la ligne directrice du SCT;
- les styles de leadership, près de 42 % des commentaires étant liés au leadership et mentionnant précisément les défis liés au travail avec la « haute direction »;
- les charges de travail « bouclage » et fausses urgences;
- la mauvaise communication.
Gestion de la charge de travail
- Tous les groupes ont été invités à définir les problèmes nuisant à la gestion de la charge de travail. Voici les principaux problèmes mentionnés :
- mauvaise planification;
- manque de ressources ou d'outils;
- délais irréalistes/fausses urgences.
- Les solutions proposées étaient variées, mais les employés ont parlé
- d'une communication et d'une planification meilleures;
- de processus clairs, cohérents et rationalisés (précisément en ce qui concerne les approbations);
- du respect des heures de travail et d'une meilleure répartition du travail;
- de la direction, qui doit repousser les demandes « urgentes ».
Équilibre travail-vie personnelle
- Tous les groupes ont été invités à définir les problèmes nuisant à l'équilibre travail-vie personnelle. Les participants ont déclaré que leur équilibre travail-vie personnelle souffrait le plus :
- du manque de respect des heures de travail et d'impossibilité de se déconnecter;
- des charges de travail;
- des pressions personnelles.
- Voici des solutions possibles proposées :
- une politique du droit à la déconnexion à l'échelle du Ministère
- plus de ressources (Finances est trop maigre) et évaluer ce qui est vraiment « urgent »
- s'attaquer à la culture de « bourreau de travail » qui fait qu'il est difficile pour les employés de dire non
Thèmes retenus par les employés
- Enfin, chaque groupe de discussion s'est vu offrir la possibilité d'aborder plus en détail deux ou trois sujets
- Trois groupes sur cinq ont porté sur la politique du Ministère concernant le retour au bureau
- Deux groupes sur cinq ont porté sur les styles/comportements de leadership
- D'autres discussions ont eu lieu :
- Communication
- Perfectionnement des employés
- Culture du lieu de travail
Thèmes retenus par les employés : retour au bureau
Les commentaires exprimés au cours de ces discussions ont porté sur :
- les messages incohérents et le manque de transparence sur la nécessité du retour au bureau et pourquoi Finances exige 50 % du temps
- l'incohérence de la mise en œuvre entre les équipes et les directions
- les problèmes techniques lors de la conduite des réunions hybrides
- l'effet négatif des déplacements domicile-travail sur l'équilibre travail-vie personnelle
- le sentiment que les employés travaillaient plus d'heures pendant la pandémie car ils n'avaient pas à se déplacer, et que maintenant le même niveau de productivité est attendu avec moins de temps disponible
- le sentiment de solitude au bureau, les réunions à distance avec les collègues
Solutions proposées :
- Changer la politique de la présence au bureau de 50 % à 40 %
- Meilleure coordination des jours où les équipes/directions doivent être au bureau
- Garantir le droit à la déconnexion
- Capacité à travailler d'ailleurs au Canada pendant de courtes périodes (p. ex. vacances d'été, d'hiver)
- Plus grande souplesse pendant les mois d'été et les grandes vacances
Thèmes retenus par les employés : styles et comportements de leadership
Les commentaires exprimés au cours de ces discussions ont porté sur :
- la mauvaise communication, les attentes peu claires et le manque de prise de décision
- les trop nombreuses priorités, les « urgences », les outils de suivi
- la microgestion et le manque de confiance
- l'intimidation et les comportements irrespectueux
- le sentiment que le travail n'est pas apprécié ou prisé
- les trop nombreuses couches d'approbation
Solutions proposées :
- Améliorer la communication descendante
- Faire participer davantage le personnel de tous les niveaux à la prise de décision
- Établir clairement les priorités, créées avec la contribution du personnel
- Une vision claire et réfléchir à la façon de faire correspondre les ressources aux tâches
Thèmes retenus par les employés : communication
Les commentaires exprimés au cours de ces discussions ont porté sur :
- le manque de communication de la part de la haute direction
- le manque de respect qui se produit parfois dans les communications
- des réunions plus inclusives pour que le personnel ne se sente pas mis à l'écart en ce qui concerne l'information essentielle liée à sa charge de travail
Solutions proposées :
- Améliorer la communication descendante
- Les employés doivent sentir que leurs commentaires sont pris en compte dans les mesures
- Accorder plus d'attention au ton des messages et au moment choisi
Thèmes identifiés par les employés : perfectionnement des employés
Les commentaires formulés dans le cadre de ces discussions ont porté sur les points suivants :
- le manque de clarté des attentes en matière d'avancement
- le manque de cohérence des promotions dans l'ensemble du ministère
- sensibilisation à la formation lors des discussion de gestion du rendement
- se voir accorder du temps / trouver du temps pour la formation
Solutions proposées :
- plus de cohérence et de transparence en ce qui concerne les promotions
- donner aux employés le temps pour la formation
- disposer d'un budget de formation flexible
Thèmes retenus par les employés : la culture du lieu de travail
Les commentaires exprimés au cours de ces discussions ont porté sur :
- le manque de transparence de la prise de décision
- la déconnexion par rapport aux collègues, moins d'occasions sociales
- les effets négatifs d'une mauvaise planification et d'un mauvais établissement des priorités sur la charge de travail du personnel, et les heures supplémentaires exigées
- le sentiment qu'il faut être un « bourreau de travail » pour travailler à Finances
Solutions proposées :
- Améliorations de l'accueil et de l'intégration des employés
- Davantage d'occasions sociales et de possibilités de réseautage
- Plus de promotion des services et outils offerts
Prochaines étapes proposées
Mesures à court terme (août à octobre) :
- Partager les résultats du groupe de discussion des employés avec la haute direction
- EXEC, MOC
- Partager le rapport avec les participants du groupe de discussion
- Publier et communiquer les résultats sur Infosite
Mesures à moyen terme (à partir d'octobre) :
- Élaborer et communiquer les mesures prévues, la prochaine étape et rendre compte des progrès réalisés
- Faire le point sur les progrès et réévaluer l'approche à la lumière des résultats du sondage de l'automne 2023 (lancement en octobre)