Lettre au SM : délégations de RH

Le 2 août 2024

 

Madame Stefanie Beck Sous-ministre
Ministère de la Défense nationale
101, promenade du Colonel-By
Ottawa ON K1A 0K2

 

Madame la Sous-ministre,

Félicitations pour votre récente nomination. Je suis impatiente de vous rencontrer en personne en vue de discuter de sujets d’intérêt mutuel et d’établir une relation de travail productive.

Je voudrais attirer votre attention immédiate sur la question des délégations de pouvoirs en matière de ressources humaines et financières pour le bureau de l’Ombudsman. Les récentes mises à jour des pouvoirs délégués à notre Bureau ont créé des lacunes problématiques et comportent des erreurs administratives qui doivent être corrigées d’urgence.

Au fil des ans, le bureau de l’Ombudsman a connu des difficultés en ce qui concerne la stabilisation des pouvoirs qui lui sont délégués. Il a parfois été difficile, voire impossible, d’administrer les programmes. Bien que la section 3 de notre mandat décrive clairement l’indépendance de l’ombudsman par rapport à la direction du ministère de la Défense nationale (MDN) et à la chaîne de commandement des FAC, notre structure de gouvernance fait en sorte que notre organisation s’inscrit dans le cadre législatif et politique du MDN. Par conséquent, la sous-ministre doit déléguer à l’ombudsman certains pouvoirs en matière de ressources humaines et de finances.

Les questions qui suivent doivent être réglées dans les plus brefs délais, car les pouvoirs manquants et les erreurs contenues dans les plus récents instruments de délégation relatifs aux ressources humaines ont une incidence sur la capacité de fonctionnement de notre organisation. En particulier, l’indépendance, la crédibilité et la saine administration de notre organisation sont compromises par l’absence des deux pouvoirs délégués suivants :

• Pouvoir de régler les griefs au dernier palier Le pouvoir de l’ombudsman en ce qui concerne le règlement des griefs au dernier palier est manquant dans les instruments de délégation. Depuis 2001, presque sans interruption, l’ombudsman a été habilité à régler les griefs au dernier palier qui concernent son personnel. Un oubli similaire a entraîné une brève absence de ce pouvoir en 2015, mais le sous-ministre l’a rétabli après que nous ayons signalé la situation. Si ce pouvoir n’est pas délégué au bureau de l’Ombudsman, les décisions au dernier palier et les mesures de suivi concernant le personnel du Bureau relèvent de la direction générale de la gestion du milieu de travail, une entité que le Bureau est chargé de superviser.
• Pouvoir relatif à la prévention du harcèlement et de la violence Le pouvoir de l’ombudsman de recevoir et de résoudre les plaintes de harcèlement et de violence est manquant dans les instruments de délégation. Les instruments de délégation antérieurs, y compris la matrice de 2018, ont donné à l’ombudsman le pouvoir de résoudre les plaintes internes de harcèlement. En 2019, la mise à jour du Code canadien du travail comprenait un nouveau processus pour le traitement des plaintes de harcèlement et de violence en milieu de travail. Si le bureau de l’Ombudsman ne dispose pas des pouvoirs nécessaires pour traiter les divulgations dans ce nouveau cadre, les plaintes concernant le personnel du Bureau pourraient être adressées au Chef, Conduite professionnelle et culture, une entité que le Bureau est chargé de superviser.

Si ces lacunes dans les pouvoirs de l’ombudsman ne sont pas comblées, notre organisation pourrait faire l’objet d’examens, d’enquêtes et de mesures administratives non voulus de la part du MDN.

En plus de donner lieu aux préoccupations susmentionnées, ces lacunes peuvent engendrer un conflit structurel. Lorsque des délégations de pouvoirs incohérentes entraînent des examens et des enquêtes réciproques entre nos organisations, la crédibilité de nos deux processus peut être remise en question.

Une solution positive à long terme à ce problème serait que l’ombudsman reçoive des délégations de pouvoirs en matière de ressources humaines et financières par le biais d’instruments distincts et dissociés de ceux qui sont utilisés pour le MDN. Cela permettrait d’éviter que le bureau de l’Ombudsman subisse des répercussions découlant des changements destinés à répondre aux besoins opérationnels ou administratifs des organisations N1 internes du MDN. Cela inciterait également le MDN à consulter le Bureau avant d’apporter des modifications à ses pouvoirs. Je suis persuadée que cette ligne de conduite remédiera à nos préoccupations concernant le règlement des griefs au dernier palier et la résolution des problèmes de harcèlement et de violence.

Outre ces questions urgentes, j’espère aborder d’autres points pendant notre rencontre. Il s’agit notamment d’autres erreurs mineures dans la matrice de délégation des pouvoirs relatifs aux ressources humaines, de problèmes de longue date concernant la stabilité de nos pouvoirs financiers, et de la manière dont les divulgations d’actes répréhensibles au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) sont gérées pour notre organisation.

Dans le passé, les titulaires de nos postes respectifs ont essayé de traiter les enjeux relatifs à la délégation de pouvoirs de manière ponctuelle, ou ont dû y remédier de manière urgente. Comme nous sommes toutes deux nouvelles dans nos fonctions, je souhaite profiter de l’occasion pour aborder ces problèmes de manière proactive. Je suis convaincue que nous pouvons trouver des solutions viables qui respectent à la fois les obligations législatives du MDN et le mandat de l’ombudsman.

Veuillez recevoir, Madame la Sous-ministre, mes sincères salutations.

 

Robyn Hynes

Ombud intérimaire