Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel 2016-2017

1.1. La Loi sur l’accès à l’information

L’objet de la Loi sur l’accès à l’information est d’énoncer le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents placés sous le contrôle des institutions fédérales. La Loi stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Patrimoine canadien est entièrement fidèle à la lettre et à l’esprit de la Loi sur l’accès à l’information et prend des mesures pour garantir la transparence au Ministère. L’information contenue dans le présent rapport donne un aperçu des activités du Ministère destinées à mettre en œuvre les dispositions de la Loi.

1.2. Mandat de Patrimoine canadien

Le ministère du Patrimoine canadien et les principales institutions culturelles canadiennes jouent un rôle crucial dans la vie culturelle, communautaire et économique des Canadiens. Nous travaillons ensemble à promouvoir la culture, les arts, le patrimoine, les langues officielles, le multiculturalisme, la citoyenneté et la participation, ainsi que les initiatives liées aux autochtones, à la jeunesse et aux sports.

Le ministère du Patrimoine canadien est responsable des programmes et des politiques qui aident tous les Canadiens à participer à la vie culturelle et civique de leur collectivité. Le mandat législatif du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien et dans d’autres lois dont le ministre du Patrimoine canadien est responsable, propose une liste des nombreuses responsabilités du ministre sous la rubrique des pouvoirs et fonctions « liés à l’identité, aux valeurs, au développement culturel et au patrimoine canadien ».

Le Ministère surveille l’application d’un grand nombre de lois, notamment la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur Investissement Canada (avec Innovation, science et développement économique Canada pour ces deux dernières lois), la Loi sur les langues officielles (partie VII), la Loi sur les musées, la Loi sur l’indemnisation au Canada en matière d’exposition itinérantes, la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels, la Loi sur le statut de l’artiste, la Loi sur le multiculturalisme canadien et la Loi sur l’activité physique et le sport (avec Santé Canada).

Le ministère du Patrimoine canadien est plus particulièrement chargé de formuler et de mettre en œuvre les politiques culturelles relatives au droit d’auteur, aux investissements étrangers et à la radiodiffusion, ainsi que les politiques relatives aux arts, à la culture, au patrimoine, aux langues officielles, au sport, au cérémonial d’État et au protocole, et aux symboles canadiens. Les programmes du Ministère, dont la prestation est assurée par l’administration centrale et plusieurs points de services, y compris cinq bureaux régionaux à l’échelle du pays, permettent de financer des organismes communautaires et tiers afin de promouvoir les avantages de la culture, de l’identité et du sport pour les Canadiens.

En 2016-2017, la ministre du Patrimoine canadien, soutenue dans sa tâche par la ministre des Sports et des Personnes handicapées, était responsable devant le Parlement des activités du Ministère, de cinq organismes ministériels et de douze sociétés d’État.

4.1. Demandes d’accès

Le Secrétariat de l’AIPRP a reçu 566 demandes pendant la période de référence, soit du 1er avril 2016 au 31 mars 2017. Il s’agit du plus grand nombre de demandes reçues à ce jour par Patrimoine canadien et ce chiffre correspond à une augmentation de 58 % par rapport à l’exercice précédent. Si l’on compte les 54 demandes reportées de la période de référence précédente, le total de demandes actives pour 2016-2017 atteint 620.

Comme le démontre le Diagramme 1, Patrimoine canadien a connu une hausse constante de demandes reçues depuis 2013-2014, ce qui représente une croissance de 130 % en trois ans.

Diagramme 1 : nombre de demandes reçues, 2010-2011 à 2016-2017

Demandes informelles

Depuis 2011, les institutions fédérales publient la liste des demandes d’accès à l’information traitées sur le Web. Cette initiative de gouvernement ouvert vise à permettre au public de faire des recherches non officielles dans des documents déjà publiés. Patrimoine canadien a traité 333 demandes informelles en 2016-2017 pour de l’information concernant 242 demandes déjà publiées, une hausse de165 % par rapport à l’exercice précédent. Cette hausse a eu un impact notable sur les opérations du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels parce qu’elle a mobilisé des ressources déjà mises sous pression par la hausse importante du nombre de demandes formelles.

Diagrame 2 : nombre de demandes informelles, 2013-2014 à 2016-2017

4.2. Provenance des demandes

Des demandes reçues au cours de la période de référence, 30 % provenaient des médias et 18 % provenaient du public. Une part importante de demandeurs, soit 22 %, a refusé de s’identifier puisque ceci est maintenant possible. Les demandes restantes provenaient du secteur commercial (entreprises), du secteur universitaire et d’autres organismes.

Comme l’indique le diagramme 3, les médias ont systématiquement été la principale source de demandes pour Patrimoine canadien. Depuis les cinq derniers exercices, environ 15 % des requérants proviennent de façon constante du public. Un nombre croissant de demandeur s’identifient comme appartenant au secteur privé.

Diagramme 3: source des demandes, 2014-2015 à 2016-2017

4.3. Prorogations

Le délai de réponse peut être prorogé au-delà de l’échéance réglementaire de 30 jours dans trois situations : la demande concerne un nombre élevé de documents ou suppose une recherche dans de nombreux documents; des consultations sont nécessaires; et un tiers doit être avisé. Au cours de la période de référence, le délai a été prorogé dans 137 cas. Dans 38 cas, le Ministère a exigé une prorogation de 30 jours ou moins. Dans 99 cas, il a été nécessaire de proroger le délai de 30 jours pour effectuer des recherches (11 cas), consulter d’autres institutions gouvernementales (42 cas) et consulter des tiers (46 cas). Parmi les demandes traitées pendant la période de référence, 29 % ont fait l’objet d’une prorogation. Il s’agit d’une réduction de 2 % par rapport à la période de référence précédente.

Le diagramme 4 illustre les circonstances pour lesquelles des prorogations ont été appliquées au cours des quatre dernières années. Comme pour les années précédentes, les consultations avec d’autres institutions gouvernementales (autres que celles faisant référence à l’article 69 de la Loi) ont été les plus courantes. En 2016-2017, il y a eu une augmentation significative des consultations avec des tiers, lesquelles sont passées de 16 % à 34 %.

Diagramme 4: motifs des prorogations, 2013-2014 à 2016-2017

4.4. Demandes traitées

À la fin de mars 2017, le ministère avait traité quatre cent soixante-dix-neuf demandes. Plus de la moitié (54 %) des demandes traitées ont donné lieu à une communication partielle. Quatre-vingt-quatorze demandes ont été divulguées en entier. Le nombre de demandes traitées pour lesquelles il n’existait aucun document a été comparable à la période de référence précédente, soit 13 %. L’information a fait l’objet d’une exclusion totale dans trois cas et d’une exception totale dans deux cas. Cinquante-quatre demandes ont été transférées à d’autres institutions fédérales ou abandonnées par les demandeurs.

Diagramme 5: Disposition des demandes, 2016-2017

Les 479 demandes résolues ont été traitées dans les délais suivants :

• 57 % des demandes dans un délai de 30 jours;
• 22 % des demandes dans un délai de 31 à 60 jours;
• 18 % des demandes dans un délai de 61 à 120 jours;
• 3 % des demandes dans un délai de 121 jours ou plus.

Des 479 demandes résolues au cours de la période de référence, plus de 94 % ont été traitées dans les délais réglementaires.

Le diagramme 6 illustre le nombre de pages qui ont été traitées par le Ministère au cours des cinq derniers exercices. La hausse pour la période de 2013-2014 est attribuable aux efforts consacrés par le Secrétariat de l’AIPRP à la résolution d’un certain nombre de demandes reportées des années précédentes. Depuis 2014-2015, les activités relatives aux demandes sont revenues à la normale.

Diagramme 6 : nombre de pages pertinentes traitées, 2012-2013 à 2016-2017

Afin d’assurer une réponse exacte et ponctuelle aux demandeurs, le Secrétariat de l’AIPRP a surveillé quotidiennement le temps de traitement des demandes à l’aide du système de gestion des cas de l’AIPRP (Access Pro Case Management/Rédaction), en plus de tenir, toutes les deux semaines, des réunions avec les conseillers et la direction du Secrétariat. De plus, des rapports qui fournissent des détails sur l’état des demandes sont communiqués aux agents de liaison des programmes et aux cadres supérieurs du Ministère, ainsi qu’au bureau du sous-ministre chaque semaine.

4.5. Exceptions / exclusions

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à certains documents. La Loi permet d’exclure ces documents du traitement des demandes. Au cours de la période de référence, des exclusions ont été appliquées à 163 demandes. Le paragraphe 69(1) (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) a été appliqué à 145 demandes, et l’alinéa 68(a) (documents publiés) à 18 demandes.

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un certain nombre d’exceptions au droit d’accès. Chaque exception vise à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés. Ces exceptions sont les seuls éléments pouvant constituer un motif de refus de communication à l’égard des documents de l’administration fédérale aux termes Loi sur l’accès à l’information. Des exceptions au droit d’accès ont été invoquées pour 266 des 479 demandes traitées. Les exceptions que le Ministère a le plus souvent fait valoir étaient les suivantes : le paragraphe 19(1) (documents contenant des renseignements personnels), qui a été invoqué dans 151 demandes, l’alinéa 21(1)(a) (avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre) qui a été invoqué dans 150 demandes, l’alinéa 21(1)(b) (comptes rendus de consultations ou délibérations) qui a été appliqué dans 128 demandes et l’alinéa 20(1)(b) (Renseignements de tiers, qui sont de nature confidentielle) qui a été invoqué dans 118 demandes.

4.6. Consultations

Afin d’aider d’autres institutions à traiter leurs demandes, le Secrétariat de l’AIPRP examine les demandes de communication de documents concernant Patrimoine canadien et formule des recommandations à leur égard. Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’AIPRP a reçu 135 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales et d’autres ordres de gouvernement. Ce nombre représente une augmentation de 17 % par rapport à l’année financière précédente, comme l’indique le diagramme 7.

En 2016-2017, Patrimoine canadien a reçu des demandes de consultation de la part de 32 institutions fédérales. Les institutions qui ont consulté le plus souvent le Ministère sont le Bureau du Conseil privé, les Services publics et Approvisionnement Canada, l’Innovation, science et développement économique Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Diagramme 7: Nombre de consultations reçues, 2013-2014 à 2016-2017

4.7. Frais et coûts

Suivant la réglementation, des frais peuvent être facturés pour le traitement des demandes. Toutefois, en conformité avec la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information de mai 2016 du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT), Patrimoine canadien a eu pour politique de dispenser les demandeurs de payer tous les frais, sauf les frais de présentation. En 2016-2017, la somme de 2 300 $ a été perçue en frais. La totalité de ce montant a été perçue en frais de présentation.

Le Secrétariat de l’AIPRP a engagé 780 839 $ pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information, dont 649 967 $ en frais de salaires, 81 022 $ en contrats de services professionnels et 149 850 $ en coûts administratifs.

Arrêté sur la délégation

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Patrimoine canadien

Période d'établissement de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Partie 3 - Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes 

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information