Résumé de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Ce rapport examine les impacts sur la vie privée associés à l'initiative Jeunesse Canada au travail (JCT).

À propos de Patrimoine canadien

Patrimoine canadien (PCH) a été créé en tant que ministère fédéral en 1995. Son mandat est de promouvoir la culture, l'histoire et le patrimoine du Canada, et de protéger l'identité et les valeurs canadiennes. Patrimoine canadien a également la responsabilité de bâtir des communautés fortes, y compris la jeunesse.

À propos de Jeunesse Canada au travail

Jeunesse Canada au travail (JCT) est l'initiative de Patrimoine canadien de la Stratégie emploi et compétences jeunesse (SECJ) du gouvernement du Canada, un programme horizontal dirigé par Emploi et Développement social Canada et exécuté en collaboration avec onze ministères, organismes et sociétés d'État fédéraux, dont PCH. La SECJ fait partie de l'engagement du gouvernement à aider les jeunes à acquérir les compétences et l'expérience de travail nécessaires pour réussir leur transition vers le marché du travail. JCT offre aux étudiants et aux diplômés des possibilités d'emploi et de stage à court terme dans les domaines du patrimoine, des arts, de la culture et des langues officielles. Les employeurs participants reçoivent des fonds pour compléter les salaires afin d'embaucher ces employés/diplômés.

Sur l'application de demande en ligne de JCT, les étudiants créent des profils, recherchent des emplois auprès d'employeurs approuvés et expriment leur intérêt pour les possibilités d'emploi. Parallèlement, les employeurs canadiens admissibles dans les domaines des arts, de la culture, du patrimoine et des langues officielles demandent des subventions salariales dans le cadre de l'initiative. Les employeurs créent des comptes sur le site Web, font une demande de financement pour des postes, reçoivent une confirmation d'approbation, embauchent des étudiants et remplissent les formulaires requis en utilisant l'application en ligne de JCT. Un troisième type d'utilisateurs, les organisations non gouvernementales connues sous le nom d'organismes de prestation (OP), administrent l'initiative pour un secteur d'activité ou une région donnée. Les OP administrent le financement des emplois, évaluent et approuvent les postes, et rendent compte à PCH des dépenses et des données démographiques des participants.

Objectif de cette Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

PCH figure à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujettie aux politiques et directives du gouvernement du Canada en matière de protection de la vie privée. En vertu de la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d'entreprendre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée associés à l'élaboration ou à la conception de nouveaux programmes ou services comportant des renseignements personnels. Des Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) sont également requises lorsque des renseignements personnels sont utilisés dans le cadre d'un processus décisionnel qui touche directement une personne.

PCH a la responsabilité de financer les OP, de soutenir les parties prenantes tout au long du processus et de faire rapport à Emploi et Développement social Canada (EDSC) pour la stratégie SECJ. Cela implique la collecte de renseignements personnels en vue d'une décision administrative concernant un individu. Par conséquent, l'objectif de cette ÉFVP est d'atténuer tous les risques d'atteinte à la vie privée liés à ce processus.

Responsable du projet

L'initiative JCT est mise en œuvre par le biais des programmes de la Direction générale des langues officielles et du Groupe du patrimoine de PCH qui sont responsable des résultats pour leur programme respectif. L'EFVP a été réalisée sous la direction su Secrétariat jeunesse au travail (qui se situe dans la Direction générale d’appui aux communautés et de la jeunesse) qui s’occupe de la coordination administrative de l’initiative JCT avec EDSC (SECJ). Le secrétariat assure la coordination des outils, incluant la base de données, et des rapports reliés à l’initiative JCT.

Portée de l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette ÉFVP concerne l'administration d'une activité. Seuls des renseignements personnels, sans sensibilité contextuelle, sont recueillis directement auprès de la personne et des employeurs par le biais d'une application Web interactive et ces renseignements sont stockés dans la base de données de l'application. JCT recueille également des renseignements sur l'équité en matière d'emploi auprès des étudiants qui soumettent volontairement ces renseignements. Les renseignements personnels sont divulgués aux OP et aux employeurs afin de gérer le programme et à EDSC aux fins de l'établissement de rapports pour la stratégie SECJ. Cette activité a lieu chaque année. Cette activité utilise des renseignements personnels à des fins administratives externes et touche certaines personnes. Aucune méthode d'identification renforcée ou de surveillance n'est utilisée. Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil. Le risque relatif à la vie privée pour cette activité est évalué comme moyen.

Résumé des recommandations.

Après avoir analysé les risques relatifs à la vie privée, Le Secrétariat de l'AIPRP recommandé les mesures suivantes, qui ont toutes été prises en compte par le programme :

1. Soumettre l'ébauche du fichier de renseignements personnels au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour enregistrement et inclusion dans le chapitre PCH de Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements.
2. Des visites de contrôle régulières dans les OP seront effectuées par des fonctionnaires de PCH, conformément aux termes des accords de contribution.
3. Coordonner la formation sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels pour le personnel de JCT.
4. Mettre à jour les avis de confidentialité selon les conseils de l'AIPRP, afin d'inclure les exigences minimales établies par le SCT dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée.

La direction a entièrement donné suite aux recommandations formulées par le Secrétariat de l'AIPRP. Une fois les recommandations mises en œuvre, le risque résiduel résultant pour le programme JCT est faible.