Sondage À vous la parole – Notre histoire

Sur cette page

• Qu’est-ce que le sondage-éclair « À vous la parole! » ?
• Pourquoi?
• Comment en sommes-nous arrivés là…
• Quels sont les bénéfices?
• Les leçons apprises à ce jour…
• Les questions récurrentes
• Questions?
• Annexe 1 – Exemple de communication des sous-ministres aux employés

Qu’est-ce que le sondage-éclair « À vous la parole! » ?

• Un outil de rétroaction ascendante développé à l’interne à la suite de discussions approfondies et de consultations avec la haute direction, et grâce à un effort de collaboration entre les Ressources humaines (RH), le Bureau des valeurs et de l’éthique (BVE) et le groupe de Recherche sur l’opinion publique (ROP).
• Il sert à solliciter l’opinion des employés sur divers aspects du mieux-être organisationnel et, à un niveau global, sur le rendement de leurs gestionnaires.
• Le sondage est administré jusqu’à trois fois par année, comprend environ 10 questions et ne nécessite pas plus de 5 minutes à être complété.
• Cinq questions sont répétées à chaque sondage pour permettre aux employés de s’exprimer, car leur lieu de travail et leurs points de vue évoluent, permettant ainsi à l’organisation de suivre les progrès réalisés. Les autres questions sont renouvelées à chaque édition afin de mesurer différentes dimensions de la santé organisationnelle.
  • Les thèmes et les nouvelles questions sont déterminés en consultation entre les RH et le BVE ou des experts en la matière.
• Dans le cadre d’un engagement complet envers la transparence, nous publions les résultats sur l’intranet de PCH quelques semaines après la fin du sondage.

Pourquoi?

1. Pour répondre à la demande de nos employés qui souhaitaient avoir un mécanisme de rétroaction ascendante leur permettant de nous partager leurs opinions, de façon régulière, sur des questions qui leur sont importantes.
2. Fournir de la rétroaction constructive aux gestionnaires concernant leur rendement du point de vue de leurs employés.

Comment en sommes-nous arrivés là…

En démontrant de l'ouverture, en écoutant et en abordant les problèmes et les préoccupations, nous avons obtenu l’engagement des gestionnaires; ils prennent le sondage au sérieux et l’ont adopté comme étant un outil pour comprendre la santé du milieu de travail. À chaque édition, ils manifestent un grand intérêt à recevoir leurs résultats et à prendre action. Les employés indiquent également leur confort accru avec cet outil grâce à des commentaires qu'ils ont partagés, mais aussi par une participation constante.

L’enjeu…

• Le concept, initialement présenté comme un sondage de type « 1-800-comment est ma conduite » a été reçu avec résistance et des préoccupations à l’effet qu’il ne mesurerait pas adéquatement ce qui devait être mesuré. Il y avait aussi des inquiétudes concernant l’impact possible sur la gestion de rendement.

Comment nous l’avons abordé…

• Il y a plusieurs cycles de consultations avec les cadres pour aller au cœur des enjeux, menant à des ajustements au concept, lorsque requis.
• Bien qu’il ne soit pas directement lié à la gestion du rendement, le tableau final des résultats permet à la haute direction de prendre des mesures lorsque des situations ou tendances sont identifiées. Les questions sont évaluées horizontalement (tendances/comparaisons entre différents secteurs et directions générales) et verticalement (résultats globaux pour chaque secteur et ses directions générales).

L’enjeu…

• Le réflexe naturel pour les répondants de rester dans une zone neutre.

Comment nous l’avons abordé…

• Contrairement à la littérature d’opinion publique, nous avons opté pour une échelle à quatre niveaux, sans l’option « pas d’accord ou désaccord », pour obliger les employés à prendre position.

L’enjeu…

• Il y avait des inquiétudes concernant l’anonymat et la vie privée.

Comment nous l’avons abordé…

• Nous avons communiqué régulièrement l'importance de la nature confidentielle de l'outil et le fait que le sondage soit administré par le groupe de Recherche sur l’opinion publique, qui respecte les normes professionnelles les plus élevées, tant au niveau fédéral qu'au niveau de l'industrie.
• Dans les cas où des individus spécifiques pourraient être identifiés, nous agrégeons les résultats individuels au niveau suivant.
• Les résultats pour les organisations qui obtiennent moins de 10 réponses ne sont pas partagés ni publiés.
• Le sondage ne comprend qu'une seule question démographique (« dans quelle direction générale travaillez-vous? », les directions générales étant répertoriées dans un menu déroulant).
• Des consultations approfondies sur notre plan d'action pour le mieux-être en milieu de travail nous ont également donné l'occasion de répondre verbalement aux préoccupations des employés à l'égard de cette question.

Quels sont les bénéfices?

La fréquence et la visibilité du sondage et la publication des résultats permet de :

• Rassurer les employés à l’effet qu’ils bénéficient d’un mécanisme fiable pour exprimer leurs opinions sur la façon dont les choses se passent.
• Promouvoir une discussion régulière entre les équipes concernant la santé en milieu de travail.
• Motiver la gestion à prendre des mesures pour bien comprendre la rétroaction et pour l’aborder de façon constructive.
• Soulever des préoccupations et permettre à l’Ombudsman:
  • de valider les informations reçues de manière confidentielle et de poursuivre le questionnement et les suivis;
  • de contacter des personnes ou des groupes pour fournir des conseils et un soutien lorsqu’ils développent des stratégies pour améliorer la situation
• Renforcer la notion selon laquelle notre façon de travailler est aussi importante que ce que nous réalisons.

Les leçons apprises à ce jour…

• Un engagement ferme de la part des sous-ministres et de la haute direction est la clé du succès.
• L’honnêteté et la transparence sont essentielles lors de la communication des résultats
  • Célébrer les succès et reconnaître les domaines à améliorer
  • Lorsque possible, partager les informations concernant les mesures prises pour répondre aux préoccupations
• Garder le tout léger
  • Ne pas essayer d’évaluer tous les éléments du milieu de travail à la fois
  • Avoir les ressources nécessaires dédiées à produire les rapports sur les résultats en temps opportun
• Passer de la parole aux actes
  • Prendre des actions concrètes sur les problématiques soulevées dans le sondage, sinon la confiance envers l’engagement de la direction diminuera et le sondage perdra sa pertinence.

Les questions récurrentes

• Les sous-ministres font un bon travail à diriger le ministère.
• Mon…
  1. SMA
  2. DG
  3. directeur/directrice
  4. gestionnaire
  5. collègues crée(nt) un milieu de travail positif.
• Je recommanderais mon ministère comme un excellent milieu de travail.
• Quel sentiment éprouvez-vous présentement à l’égard de votre mieux-être au travail en général (10 étant très satisfait)
• Les résultats des sondages « À vous la parole! » ont mené à des changements concrets dans mon milieu de travail (nouvelle question ajoutée à la 5e édition – juin 2018)

1re édition – juin 2016

Du 16 au 30 juin : Taux de réponse 36%

• Mon gestionnaire immédiat partage régulièrement de l’information avec l’équipe, de son gestionnaire et de la haute gestion.
• Mon gestionnaire immédiat délègue les responsabilités adéquatement.
• J’éprouve un sentiment de fierté à l’égard de mon travail.
• Dans mon travail, on m’encourage à:
  1. innover;
  2. prendre des initiatives;
  3. collaborer avec des collègues.
• J’estime que mon travail souffre en raison…
  1. des priorités qui changent constamment
  2. du manque de stabilité au sein du ministère
  3. de trop nombreuses étapes d’approbation
  4. des échéanciers déraisonnables
  5. de devoir faire le même travail ou plus de travail, mais avec moins de ressources
  6. d’un taux de roulement du personnel élevé
  7. de processus opérationnels compliqués ou inutiles.
  8. autres. Précisez.
• Y a-t-il une question que vous aimeriez voir dans un sondage de « À vous la parole! » ?

2e édition – décembre 2016

Du 23 novembre au 6 décembre : Taux de réponse 39%

• Les gens font preuve de respect et de considération les uns envers les autres dans notre milieu de travail.
• Je me sens soutenu au travail lorsque je fais face à des enjeux personnels ou professionnels.
• Au sein de mon environnement de travail actuel, je suis en mesure de maintenir un équilibre vie-travail (question suggérée par un employé).
• Je me sens motivé à contribuer aux efforts de modernisation de PCH.
• Veuillez évaluer votre niveau de stress au travail en ce moment (échelle de 0-10).
• J’ai confiance que la gestion prend les mesures requises pour répondre aux préoccupations soulevées par les employés par le biais du mini-sondage « À vous la parole! ».

3e édition – avril 2017

Du 25 avril au 16 mai^{Note de bas de page 1} : Taux de réponse 43%

Questions du Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux

• Mon ministère ou organisme met en place des activités et des pratiques qui favorisent un milieu de travail diversifié.
• Je dirais que mon milieu de travail est sain sur le plan psychologique.
• Après ma journée de travail, je me sens épuisé(e) émotionnellement.
• À PCH, j'utilise ma première langue officielle… :
  1. dans le cadre des réunions internes
  2. dans le cadre des groupes de travail
  3. lors de consultations au sein du ministère
  4. lors de discussions avec mon superviseur
  5. quand je rédige des documents
• Peu importe les autres langues que vous parlez, laquelle des deux langues officielles du Canada, soit le français ou l’anglais, considérez-vous être votre principale langue officielle?
  1. anglais
  2. français
  3. anglais et français
• Je reçois de la reconnaissance pour le travail que je fais.
• Mon gestionnaire me donne de la rétroaction régulièrement.
• Je considère avoir l’occasion d’apprendre et de grandir au sein du ministère (question suggérée par un employé).
• Avez-vous considéré quitter le ministère au cours des six derniers mois? ((oui ou non)? Si oui, pourquoi?
  1. Nouveaux défis
  2. Possibilité d’avancement
  3. Possibilité d’apprentissage
  4. Stress
  5. Manque d’encadrement et de rétroaction
  6. Meilleure concordance entre le poste et mes études ou intérêts
  7. Conditions de travail (charge de travail, les heures de travail, les heures supplémentaires, etc.)
  8. Relations avec mon patron
  9. Autres, précisez.

4e édition – décembre 2017

Du 15 novembre au 1er décembre : Taux de réponse 43%

• Avez-vous eu des problèmes de paye depuis la transition à Phénix? Si oui:
• Dans quelle mesure êtes-vous satisfait des efforts faits par PCH pour résoudre votre problème?
• Dans quelle mesure êtes-vous satisfait des efforts faits par le Centre des services de paye pour résoudre votre problème? (échelle de satisfaction à 10 niveaux)

Depuis plus d’un an maintenant, vous avez l’occasion de vous exprimer par le biais d’« À vous la parole! ». Veuillez indiquer votre niveau d’accord avec les énoncés suivants :

• « À vous la parole » est un outil de rétroaction efficace à l’égard de la santé de mon milieu de travail.
• Les résultats des sondages ont mené à des changements concrets dans mon milieu de travail.
• Veuillez nous faire part de tout commentaire ou suggestion à propos de ce sondage.

5e édition – juin 2018

Du 27 juin au 20 juillet : Taux de réponse 36,5%

Dans le rapport Créer une fonction publique diversifiée et inclusive : Rapport final du Groupe de travail conjoint syndical-patronal sur la diversité et l’inclusion, le Groupe de travail a défini un effectif diversifié et un milieu de travail inclusif dans le contexte de la fonction publique comme étant :

• Un effectif diversifié dans la fonction publique est constitué de diverses personnes présentant une vaste gamme d’identités, d’habiletés, d’antécédents, de cultures, de compétences, de points de vue et d’expérience qui sont représentatifs de la population actuelle et en évolution du Canada.
• Un milieu de travail inclusif est juste, équitable, positif, accueillant et empreint de respect. Il reconnaît et met en valeur les différences sur le plan de l’identité, des habiletés, des antécédents, des cultures, des aptitudes, des expériences et des points de vue qui appuient et renforcent le cadre des droits de la personne en évolution du Canada, en plus d’en tirer parti.

À la lumière de ces définitions,

• je considère PCH comme un milieu de travail diversifié.
• je considère PCH comme un milieu de travail inclusif.
• je me sens inclus(e) dans mon milieu de travail.
• le Ministère fournit un environnement pour l'expression libre et ouverte des idées et des opinions.
• comment PCH pourrait-il devenir un milieu de travail plus diversifié et plus inclusif?
• quelles sont les barrières qui empêchent PCH de devenir un milieu de travail plus diversifié et plus inclusif?

6e édition – avril 2019

Du 17 avril au 9 mai : Taux de réponse 42%

• À quelle fréquence tirez-vous parti des modalités de travail flexibles suivantes? (veuillez vous référer au Guide sur les régimes de travail optionnels et les options de congés pour les définitions) (Toujours; Souvent; À l’occasion; Rarement; Jamais)
  1. Télétravail
  2. Horaire mobile
  3. Semaine de travail comprimée
  4. Congé avec étalement de revenu
• Si rarement ou jamais, quelle en est la raison principale?
  1. Je ne désire pas me prévaloir de cette modalité de travail flexible
  2. Mes fonctions ne le permettent pas
  3. Mon ou ma gestionnaire n’est pas ouvert à cette modalité de travail flexible
  4. Autre. Veuillez préciser.
• Veuillez indiquer votre niveau d’accord ou désaccord avec chacun des énoncés suivants. Veuillez répondre en tenant compte de la façon dont vous vous sentez aujourd’hui.
  1. Le ministère a une attitude positive relativement aux modalités de travail flexibles.
  2. Mon unité organisationnelle immédiate a une attitude positive relativement aux modalités de travail flexibles.
• Dans quelle mesure êtes-vous vous en accord ou en désaccord avec chacun des énoncés suivants en lien avec le télétravail (Fortement en désaccord; Plutôt en désaccord; Plutôt d’accord; Fortement d'accord; Je ne sais pas; Sans objet)
  1. Une personne en situation de télétravail a généralement un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle.
  2. Une personne qui travaille de la maison tend à être moins efficace.
  3. J’ai la perception qu’il y a du favoritisme lié au fait de permettre à certaines personnes de télétravailler.
  4. Le fait de démontrer de la flexibilité permet d’accroître la satisfaction au travail des employés/employées.
  5. Il est ardu de suivre l’évolution des dossiers lorsqu’une personne travaille à distance.
  6. Je préfère avoir mon équipe / mes collègues sur place pour pouvoir répondre à des situations urgentes.
  7. Une décision de gestion a été prise à l’effet que le télétravail n’est pas permis dans mon organisation.
• Est-ce que votre travail actuel comporte des responsabilités de gestion d’employés/employées? (oui/non)
• Au cours des 12 derniers mois, est-ce que un ou des employés/employées sous votre supervision ont effectué du télétravail (peu importe la fréquence)? (oui/non)
• Au cours des 12 derniers mois, avez-vous eu un problème de paye?(oui/Non)

7e édition – novembre 2019

Du 18 novembre au 4 décembre : Taux de réponse 46%

• À qui vous êtes-vous adressé en premier lieu pour résoudre votre problème?
  1. Mon/ma gestionnaire
  2. Mon/ma représentant(e) syndical(e)
  3. Le Centre des services de paye de la fonction publique
  4. L’Équipe de liaison ministérielle de la rémunération
  5. Autres? Veuillez préciser:
• Plusieurs ressources sont à votre disposition pour vous aider à trouver des réponses à vos questions / problèmes de paye. Au cours des 12 derniers mois, avez-vous consulté ces ressources? (Oui/Non)
  1. Page Intranet – Problèmes de paye? (Phénix)
  2. Guide de procédures des services de paye
  3. Communications ministérielles (ex. Nouvelles@PCH, etc.)
  4. Équipe de liaison ministérielle de la rémunération
  5. Procédures pour Phénix
  6. Page GCpédia – Trucs et astuces, soutien, information
• Dans l’ensemble, cette ressource s’est avérée utile. (Fortement en désaccord, Plutôt en désaccord, Plutôt d’accord et Fortement en d’accord)^{Note de bas de page 2}

8e édition (Spéciale COVID-19) – août 2020

Du 10 au 31 août : Taux de réponse 60%

• Présentement, je considère que ma santé mentale est. Échelle de satisfaction à 10 niveaux (soit; 0- mauvais 10- excellente)
• Est-ce que votre travail actuel comporte des responsabilités de gestion d’employés/employées? (Oui / Non)
• Dans le contexte où les autorités de santé publique locales et provinciales approuvent le retour sur les lieux de travail dans ma région, que PCH a mis en place et communiqué les mesures appropriées de santé et sécurité, de distanciation physique et qu’on m’informe à l’avance de la date de retour possible. (Oui/Non)
  1. Je voudrais y retourner.
  2. Je voudrais continuer à faire du télétravail si possible.
  3. Je voudrais retourner au bureau tout en conservant la flexibilité de faire du télétravail.
• Veuillez indiquer votre niveau d’accord ou désaccord avec chacun des énoncés suivants. Veuillez répondre en tenant compte de la façon dont vous vous sentez aujourd’hui. (Échelle: Fortement en désaccord, Plutôt en désaccord, Plutôt d’accord et Fortement en accord)
  1. Je suis motivé(e) dans mon travail, malgré les rencontres et les échanges moins fréquents avec mes collègues.
  2. L’expérience des derniers mois semble avoir consolidé ou modifié positivement la façon dont est perçu le télétravail par mon/ma superviseur/gestionnaire.
  3. L'expérience des derniers mois a consolidé ou modifié positivement ma perception du télétravail.
  4. J’ai confiance que mes collègues et moi travailleront de pair pour respecter les mesures de santé et sécurité misent en place, lors du retour dans le lieu de travail.
• Avez-vous eu recours aux ressources suivantes afin de prendre soin de votre santé mentale/ou physique depuis le début de la pandémie? (Oui/Non)
  1. Programme d’aide aux employés
  2. Bureau des valeurs et de l’éthique
  3. Équipe de la santé et sécurité au travail de PCH
  4. Professionnel de la santé habituel (médecin de famille, thérapeute, psychologue)
  5. Outils et guides développés par le Conseil du Trésor
  6. Amis et membres de la famille
  7. Collègues
  8. Gestionnaire immédiat/immédiat
  9. Je n'ai utilisé aucune de ces ressources depuis le début de la pandémie.

Questions?

Anick Bailie
Directrice générale associée et directrice, Ressources humaines ministérielles et leadership
Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail
Ministère du Patrimoine canadien, Gouvernement du Canada
25, rue Eddy, 3e étage, Gatineau, Québec, J8X 4B5
anick.bailie@canada.ca / Tél. 613-302-7643

Stéphanie Bergeron
Gestionnaire, Politique, planification et stratégies en RH
Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail
Ministère du Patrimoine canadien, Gouvernement du Canada
25, rue Eddy, 3e étage, Gatineau, Québec, J8X 4B5
stéphanie.bergeron@canada.ca / Tél. 613-608-0291

Annexe 1 – Exemple de communication des sous-ministres aux employés

Nous sommes heureux de vous transmettre les résultats de notre deuxième sondage « À vous la parole ». Merci d’avoir pris le temps de nous donner votre point de vue!

Avec un taux de réponse de 39%, en hausse de 3% par rapport à juin dernier, ce sondage nous montre que vous avez profité de l’occasion pour faire valoir votre opinion et favoriser le mieux-être à PCH.

Voici quelques-uns des faits saillants de ce sondage :

• Nous sommes heureux de constater que 89% d’entre vous se disent prêts à recommander le Ministère comme un excellent milieu de travail, ce qui représente une hausse de 2% par rapport à juin 2016.
• Vos réponses aux autres questions concernant l’environnement de travail et les différents aspects du mieux-être confirment que PCH est un excellent milieu de travail:
  • Des relations de travail saines créent des environnements de travail sains. La grande majorité d’entre vous affirme que les collègues (95%) et les gestionnaires (88%) contribuent à la création d’environnements de travail positifs, en hausse de 1% dans chaque catégorie.
  • Des comportements respectueux sont la pierre angulaire de relations saines et de milieux de travail productifs. À cet effet, 91% d’entre vous croient que les gens font preuve de respect et de considération les uns envers les autres dans notre milieu de travail.
  • Les résultats révèlent que plusieurs d’entre vous (88%) se sentent soutenus au travail lorsqu’ils vivent des situations personnelles ou professionnelles difficiles, ce qui témoigne bien de notre engagement en matière de mieux-être et de santé mentale.
  • Un autre aspect d’un milieu de travail sain est la capacité à maintenir un équilibre vie-travail, et 81% d’entre vous ont répondu qu’un tel équilibre était possible à atteindre dans votre milieu de travail. Dans un contexte où les attentes et la complexité des tâches s’accentuent, et où les ressources sont limitées, nous devons être vigilants pour assurer le maintien de cet équilibre.
• Cependant, d’autres sujets suscitent de réelles préoccupations :
  • Seulement 68% des répondants disent se sentir motivés à contribuer aux efforts de modernisation de PCH. La modernisation consiste à améliorer notre organisation pour en faire un meilleur milieu de travail où les services aux clients sont livrés avec efficacité. Nous vous encourageons tous à prendre une part active à cet effort de modernisation. En discutant avec vos collègues des façons de minimiser les frustrations quotidiennes, en participant au défi « travail en moins » ou au Fonds d’innovation pour appuyer le changement, ou encore en collaborant à nos grandes initiatives de transformation telle que la modernisation des subventions et contributions, vous pouvez changer les choses. Nous avons besoin de votre aide pour continuer de nous améliorer en tant qu’organisation!
  • Nous sommes également préoccupés par la baisse du résultat moyen du mieux-être en milieu de travail, qui est passé de 6,2/10 à 5,9/10, et par vos réponses à la question sur les niveaux de stress actuels, dont le résultat moyen est de 6,1/10. Améliorer les conditions qui ont mené à ces faibles résultats est notre grande priorité.
  • Ces réponses, ainsi que des consultations à venir, serviront à l'élaboration de notre stratégie sur le mieux-être en milieu de travail. Il s’agit là d’une autre occasion d’apporter des points de vue et des idées, ainsi que des solutions possibles à des questions qui vous concernent. Nous sommes tous responsables de contribuer au mieux-être de notre environnement de travail. Que ce soit en faisant preuve de civilité ou en exprimant nos idées et nos opinions, nous influençons profondément notre milieu de travail.

Nous sommes tous responsables de contribuer au mieux-être de notre environnement de travail. Que ce soit en faisant preuve de civilité ou en exprimant nos idées et nos opinions, nous influençons profondément notre milieu de travail.

Nous nous engageons à poursuivre nos efforts pour créer des environnements de travail encore meilleurs. Le Comité exécutif se penchera sur ces réponses et veillera à ce que les mesures prises correspondent à vos besoins, et ce, dans tout le ministère. Les gestionnaires utiliseront également les résultats qui les concernent pour s’ajuster par rapport aux préoccupations qui pourraient avoir été exprimées dans leurs unités de travail respectives.

Les résultats des secteurs et des directions générales seront bientôt disponibles. Profitez de cette occasion pour nourrir la réflexion en discutant des résultats avec votre équipe de gestion et vos collègues.

Nous vous remercions de votre esprit d’ouverture et de votre désir de faire de PCH un excellent milieu de travail!