Lignes directrices sur la présentation des demandes – Forums jeunesse Canada

Programme Échanges Canada

Sur cette page :

Objectifs et résultats attendus du programme Échanges Canada

Le programme Échanges Canada aide les jeunes à mieux connaître et comprendre le Canada tout en créant des liens avec d’autres jeunes Canadiens et Canadiennes.

Les participants peuvent aller pratiquement partout au Canada. Ils peuvent découvrir une communauté rurale ou un centre urbain, une région francophone ou anglophone, une province à l’autre bout du pays ou une région tout aussi fascinante plus près de chez eux. Les participants développent un sentiment d’identité et d’appartenance vis-à-vis le Canada et une meilleure appréciation de sa diversité. Le programme encourage les jeunes issus de tous les milieux à participer, y compris les Autochtones, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées.

Échanges Canada appuie des organismes qui offrent aux jeunes des possibilités d’échanges et des forums, dans le cadre de deux volets :

  • Échanges jeunesse Canada, qui comprend le sous-volet Emplois d'été / Échanges étudiants. Pour plus d’information, veuillez visiter la page Web: www.Canada.ca/echanges-jeunesse.
  • Forums jeunesse Canada (c’est l’objet des présentes lignes directrices).

Objectifs et résultats attendus de Forums jeunesse Canada

Forums jeunesse Canada accorde un financement aux organismes canadiens qui offrent des ateliers et des conférences pour des jeunes – généralement âgés de 14 à 25 ans – qui partagent une passion pour l’histoire, les institutions et les enjeux canadiens, les langues officielles, les sports ou les arts. Les objectifs et les résultats attendus sont les suivants :

  • Contribuer à mieux faire connaître et comprendre le Canada aux jeunes Canadiens en leur permettant d’apprendre directement sur l’histoire, la géographie, l’industrie, les institutions, les cultures, les collectivités, les langues et autres facettes de leur pays.
  • Aider les jeunes Canadiens à entrer en contact les uns avec les autres et à créer des liens dans tout le pays et entre divers groupes, pour renforcer le tissu social du Canada.
  • Amener les jeunes à développer une identité canadienne et un sentiment d’appartenance au Canada en leur faisant apprécier la diversité et les aspects communs de l’expérience canadienne.

Date limite pour faire une demande

1er octobre

Lorsque la date limite de présentation des demandes est un samedi, un dimanche ou un jour férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant.

Qui peut faire une demande

Pour être admissible au financement, votre organisme doit faire partie d’une des catégories suivantes :

  • organisme à but non lucratif légalement constitué;
  • gouvernement provincial ou territorial;
  • école publique ou privée;
  • conseils scolaires ou autres établissements d’enseignement tels que les collèges ou les universités.

Tous les organismes demandeurs doivent posséder au moins trois ans d’expérience dans la livraison de programmes pour les jeunes et disposer de politiques et procédures de sécurité appropriées et adéquates.

Les ministères fédéraux; les sociétés d’État; et toutes autres institutions gouvernementales fédérales ne sont pas admissibles.

Projets admissibles

Les projets admissibles au financement doivent inclure des activités visant à atteindre des objectifs mesurables et des résultats positifs. Les activités doivent avoir lieu entre le 1er avril de l'année qui suit immédiatement la date de la demande et être complétées au plus tard le 31 mars de l'année suivante.

Pour être admissible au financement, votre projet doit :

  • être un forum national ou international s’adressant aux jeunes, par exemple des ateliers, des échanges thématiques ou d’autres expériences qui correspondent aux objectifs d’Échanges Canada;
  • être interprovincial ou interterritorial;
  • durer au moins trois jours, en excluant les déplacements;
  • inclure la participation de citoyens canadiens ou de résidents permanents du Canada qui sont généralement âgés de 14 à 25 ans (à l’exception des surveillants); et
  • atteindre les objectifs de Forums jeunesse Canada, un volet du programme Échanges Canada.

Veuillez noter que pour ce qui est des forums internationaux, l’aide disponible couvre seulement la participation des jeunes Canadiens faisant partie d’une délégation canadienne.

L’assemblée générale annuelle d’un organisme; les projets appuyant les activités courantes d’un organisme; et les projets dont le but premier est la compétition (p. ex. un tournoi sportif) ne sont pas admissibles au financement.

Dépenses admissibles

Seules les dépenses liées au projet sont admissibles; celles-ci peuvent être en argent ou en nature et peuvent comprendre :

Frais de déplacement

Les frais de déplacement admissibles comprennent :

  • le transport aller-retour par le moyen le plus direct et économique;
  • les frais de transport pour un surveillant par province ou territoire participant, ou un surveillant pour dix participants, sauf autorisation contraire de Forums jeunesse Canada;
  • le transport local durant l’activité (au cas par cas).

Les frais de déplacement à l’extérieur du Canada ne seront pas remboursés sans l’autorisation écrite préalable de Forums jeunesse Canada.

Les frais de déplacement ne doivent pas dépasser les taux applicables pour les voyages d’affaires du gouvernement.

Mesures spéciales

Les dépenses pour des mesures spéciales sont destinées à assurer la participation des groupes sous-représentés et seront évaluées au cas par cas. Ces dépenses peuvent comprendre :

  • la location de dortoirs ou de chambres pour les jeunes issus de familles à faible revenu, et le coût des repas servis sur les lieux;
  • les dépenses de voyage de base des personnes qui accompagnent les jeunes ayant un handicap et le coût du transport adapté dans la communauté d’accueil;
  • l’embauche d’un interprète gestuel pour les jeunes malentendants.

Dépenses exceptionnelles

Dans certains cas, nous considérerons que certaines dépenses exceptionnelles sont admissibles. Ces dépenses peuvent comprendre :

  • l’hébergement à l’hôtel si la correspondance ne peut se faire avant le jour suivant, si le groupe arrive après minuit sur les lieux où doit se dérouler l’échange, ou si le voyage est retardé en raison de circonstances indépendantes de sa volonté (grève, tempête, etc.);
  • le coût des repas imprévus, mais seulement si le voyage est retardé en raison de circonstances indépendantes de la volonté du groupe (grève, tempête, etc.);
  • le paiement d’un montant forfaitaire s’appliquant au coût de la vie pendant la période au cours de laquelle les étudiants se trouvent dans l’institution postsecondaire qui les accueille;
  • les coûts associés à l’organisation de conférences, d’ateliers, de séminaires ou d’autres forums et à la participation de Canadiens et Canadiennes à ces activités, que ce soit au Canada ou à l’étranger;
  • les coûts associés à la création et au maintien de sites Web et de réseaux électroniques bilingues qui permettent aux organismes de prestation de faire connaître les pratiques exemplaires, les occasions de formation et les résultats de recherches, et qui permettent d’offrir aux anciens participants des programmes d’échange la possibilité de discuter entre eux.

Dépenses administratives

Les dépenses administratives admissibles directement liées à la réalisation du projet ne doivent généralement pas dépasser 15 % du montant total approuvé. Elles peuvent comprendre :

  • les services de tenue de livres;
  • les fournitures de bureau;
  • les services téléphoniques et de télécopie;
  • les frais postaux et de messagerie;
  • les frais de photocopie et d'impression;
  • la location d’espace de bureau;
  • les coûts de vérification ou les frais juridiques;
  • les frais de traduction.

Une contribution en nature est considérée comme une contribution réelle au total des dépenses du projet, mais nous ne la rembourserons pas. Tout don de bien ou de service peut être considéré comme une contribution en nature s‘il :

  • est essentiel à la réussite de votre projet;
  • est une dépense admissible et représente un bien ou un service que vous auriez autrement dû acheter;
  • est évalué à sa juste valeur marchande (c.-à-d. par rapport à des biens et services similaires);
  • est jumelé à un revenu d’une valeur égale dans votre budget (c.-à-d. le total des dépenses en nature est égal au total des revenus en nature).

Nous ne pouvons financer des dépenses engagées avant le 1er avril de l'année qui suit immédiatement la date de la demande. Si vous engagez des dépenses pour votre projet avant de recevoir la confirmation par écrit de l’approbation de votre financement, vous le faites à vos propres risques.

Admissibilité

Nous avons la responsabilité de déterminer l’admissibilité de chaque demandeur, de son projet et de toute dépense liée au projet.

Le volet Forums jeunesse Canada du programme Échanges Canada est très compétitif. Les demandes de financement excèdent généralement les ressources dont nous disposons. Même si votre organisme est admissible, le fait de présenter une demande ne garantit pas le financement.

Limites de l’aide gouvernementale

Afin d’assurer le succès de votre projet, nous vous encourageons à avoir d’autres sources de financement. Ce financement peut prendre la forme de contributions provenant de votre organisme, du secteur privé ou d’autres ordres de gouvernement.

L’aide financière totale que vous recevez de Forums jeunesse Canada et des autres ordres de gouvernement (fédéral, provincial, territorial et municipal) ne peut excéder 100 % du total des coûts admissibles liés au projet.

Nous pouvons financer jusqu’à 100 % des dépenses admissibles ou jusqu’à 20 000 $ par exercice financier dans le cas de subventions, et 100 % des dépenses admissibles jusqu’à 10 000 000 $ par exercice financier dans le cas de contributions. Cependant, veuillez noter que le montant moyen accordé par Forums jeunesse Canada est généralement compris entre 20 000 $ et 200 000 $.

Faire une demande pour plus de douze mois

Vous pouvez demander du financement pour les mêmes activités pour plusieurs exercices financiers. Vous devez alors démontrer que vous avez la capacité de mener les activités prévues à terme de façon annuelle. Pour ce faire, vous pouvez présenter des prévisions budgétaires et des résultats prévus raisonnables et faire preuve de saine gouvernance et d’une viabilité financière continue.

Une demande de financement pluriannuelle ne garantit pas un financement de plus d’une année.

Comment faire une demande

Veuillez lire la totalité des présentes lignes directrices avant de soumettre votre demande.

Veuillez communiquer avec nous pour obtenir les formulaires et autres documents qui vous aideront à préparer votre demande. Vous devez satisfaire à toutes les exigences d’admissibilité et soumettre une trousse de demande complète afin que votre demande de financement soit considérée.

Une trousse de demande complète comprend :

  • le formulaire général de demande;
  • le questionnaire de demande;
  • la grille de saisie des données démographiques prévues;
  • le budget;
  • la déclaration de conflit d’intérêts;
  • une copie des lettres patentes et des documents de constitution de votre organisme;
  • une copie des certificats et numéros d’enregistrement de votre organisme comme organisme de bienfaisance, s’il y a lieu;
  • une copie des statuts ou des règlements de votre organisme;
  • une copie des états financiers de votre organisme pour le plus récent exercice financier;
  • une copie du compte rendu de la plus récente Assemblée générale annuelle ou rencontre de direction de votre organisme, s’il y a lieu;
  • une liste des membres de votre conseil d’administration, s’il y a lieu;
  • l’organigramme de votre organisme, s’il y a lieu;
  • des copies de lettres écrites sur papier à en-tête officiel confirmant la valeur de l’appui financier ou en nature qui a été promis pour le projet;
  • une preuve que le signataire du formulaire général de demande est autorisé à représenter votre organisme. Le représentant officiel d’un organisme doit avoir le pouvoir d’accomplir certaines tâches juridiques (p. ex., signer un accord de contribution), selon les règles et règlements de l’organisme ou en vertu d’une résolution du conseil d’administration;
  • un plan de sécurité pour assurer la sûreté des participants, qui comprend des mesures disciplinaires;
  • une preuve d’assurance responsabilité civile générale multirisque, qui offre une couverture d’au moins 2 millions de dollars et qui protège l’organisme, le conseil d’administration, le personnel et tous les participants; ou un engagement à obtenir cette couverture si votre project est financé;
  • une preuve des tarifs de voyage en vigueur (p. ex., une estimation provenant d’une agence de voyages ou d’un site Web);
  • une copie du programme du forum, comprenant les ateliers prévus et des renseignements sur les principaux conférenciers.

Processus de demande

Tous les demandeurs doivent :

  • remplir, dater et signer le formulaire général de demande;
  • joindre tous les documents d’appui requis tels que décrits ci-dessus.

Veuillez présenter votre demande dans un seul format (c.-à-d. par courriel, par la poste ou en personne).

Demandes par courriel

Nous vous encourageons à soumettre votre trousse de demande complète de façon électronique à l’adresse courriel suivante : PCH.echanges-exchanges.PCH@canada.ca.

Veuillez inscrire le nom de votre organisme et du projet dans le titre du courriel.

Pour que votre demande puisse être considérée, votre courriel doit être envoyé au plus tard à 23 h 59, heure locale, à la date limite de présentation des demandes.

Demandes par la poste ou en personne

Votre trousse de demande complète peut être envoyée par la poste ou par messager ou déposée en personne à l’adresse suivante :

Forums jeunesse Canada
Ministère du Patrimoine canadien
15, rue Eddy, 8e étage (15-8-C)
Gatineau (Québec)
K1A 0M5

Les demandes reçues par la poste doivent être oblitérées au plus tard à la date limite publiée afin d’être considérées.

Les demandes envoyées par messager ou déposées en personne sont acceptées à la salle de courrier au deuxième étage du 15 de la rue Eddy, et doivent être livrées à l'adresse ci-dessus au plus tard à 15 h (heure de l’Est) à la date de la limite publiée pour être considérée. Vous devez demander une confirmation pour prouver la date et l’heure de réception de votre demande.

Comment sont évaluées les demandes

Nous finançons des projets qui ont des objectifs clairs et des résultats mesurables. Votre demande sera évaluée en fonction des critères d’évaluation ci-dessous par un comité d’examen qui la comparera à d’autres demandes et la priorisera en fonction des fonds disponibles.

Critères d’évaluation

Nous évaluerons toutes les demandes admissibles en fonction des critères suivants :

Retombées prévues du projet

  • La mesure dans laquelle la réalisation des activités proposées correspond aux objectifs et aux priorités du programme.
  • La demande décrit les activités de façon claire et concise, et les retombées/résultats sont précis, mesurables, réalisables et réalistes.
  • La capacité de l’organisme à donner accès à des participants des deux langues officielles, y compris à des membres de communautés de langue officielle en situation minoritaire.
  • La contribution prévue de l’activité aux efforts de Forums jeunesse Canada afin de favoriser chez les jeunes Canadiens une participation globale qui soit représentative des populations provinciales et territoriales ainsi que des groupes sous-représentés, notamment les jeunes Autochtones, les jeunes provenant des minorités visibles, les jeunes handicapés et les jeunes des régions rurales ou éloignées.

Capacité organisationnelle

  • La demande démontre que l'organisme a la stabilité, la capacité financière, le personnel et l'expertise nécessaires pour gérer et exécuter efficacement le projet.
  • La demande fait état de l’expérience de l’organisme dans la réalisation d’activités semblables dans la collectivité et/ou démontre qu’elle est soutenue par un réseau de partenaires.

Budget

  • Les dépenses sont réalistes, raisonnables et correspondent aux activités proposées.
  • Le budget contient des renseignements qui indiquent comment les dépenses ont été déterminées (calculs, devis).
  • Le budget comprend d’autres sources de financement (en espèces et/ou en nature) provenant de partenaires (gouvernements fédéral, provinciaux ou municipaux, secteur privé) et de l’organisme demandeur, et les revenus et les dépenses prévues sont équilibrés.
  • Une analyse comparative sera effectuée afin de déterminer quels projets sont les plus méritants (par exemple : nombre de participants, coût par participant, etc.).

La priorité de financement pourrait être accordée aux projets faisant la promotion/soutenant un ou tous les éléments suivants. Si votre projet appuie ces priorités, veuillez expliquer clairement dans votre demande comment il les appuie.

  • Réconciliation – projets dont le but est de rassembler de jeunes autochtones ou de jeunes autochtones et non autochtones en vue de favoriser un dialogue, des actions ou des projets sur le thème de la réconciliation.
  • Diversité et inclusion – projets dont le but est de rassembler de jeunes Canadiens de groupes ethniques et de statut socio-économique différents, incluant des jeunes de minorités visibles, des nouveaux Canadiens, des communautés autochtones, des jeunes ayant un handicap et des jeunes provenant des régions rurales.
  • Communautés de langue officielle en situation minoritaire – projets engageant des jeunes des communautés anglophones résidant au Québec et/ou des jeunes de communautés francophones résidant à l’extérieur du Québec.

Temps de traitement des demandes

Veuillez consulter les Normes de service des programmes de financement de Patrimoine canadien ou communiquer avec le programme.

Nous accuserons réception de votre demande dans les deux semaines suivant sa réception à nos bureaux.

Décisions de financement

Nous nous réservons le droit d’accorder en priorité notre financement à des projets précis. Veuillez noter que toute décision concernant l’admissibilité et le financement accordé est finale.

Comment le financement est fourni

Nous déterminerons si le financement sera déboursé en tant que subvention ou en tant que contribution.

Une contribution est un paiement conditionnel qui est versé à votre organisme pour un objectif précis défini dans un accord de financement. Cet accord est signé par votre organisme et par nous et précise les modalités pour recevoir les paiements. À la fin de votre projet, vous devez soumettre un rapport final.

Une subvention est un paiement versé à un bénéficiaire pour un projet. Les conditions que vous avez acceptées au moment où vous avez présenté la demande s’appliquent. À la fin de votre projet, vous pourriez être tenu de soumettre un rapport et/ou de participer à l’évaluation des résultats.

Conditions de financement

Vous pourriez être tenu de soumettre des rapports d’étape pendant votre projet. Si vous recevez 250 000 $ ou plus sous forme de contribution, vous êtes tenu de soumettre un rapport financier vérifié.

Vous devez avoir une assurance responsabilité civile générale qui offre une couverture d’au moins 2 millions de dollars. Des conditions supplémentaires peuvent s'appliquer et seront inscrites dans votre accord de financement.

Exigences en matière de langues officielles

Nous nous engageons à prendre des mesures positives pour renforcer la vitalité des communautés de langues officielles minoritaires et promouvoir l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne. Si vous recevez du financement, vous vous engagez à vous conformer aux exigences en matière de langues officielles définies dans votre demande et dans l’accord de financement.

Reconnaissance de l’aide financière

Si vous recevez du financement, vous devez reconnaître publiquement, en français et en anglais, l’aide financière que vous recevez du gouvernement du Canada dans tous les documents de communication et toutes les activités promotionnelles. Des exigences additionnelles pourraient être stipulées dans l’accord de financement.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre Guide sur la reconnaissance publique de l’appui financier.

Demandes d’accès à l’information

Nous sommes assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements compris dans votre demande pourraient être divulgués en vertu de ces lois.

Divulgation de renseignements

En présentant une demande de financement, vous nous autorisez à divulguer tout renseignement compris dans cette demande au sein du gouvernement du Canada ou à des entités à l’extérieur du gouvernement pour les raisons suivantes :

  • prendre une décision;
  • évaluer les résultats du projet;
  • favoriser la transparence et la responsabilisation et l’engagement des citoyens.

Audit des bénéficiaires et évaluation du programme

Nous nous réservons le droit d’auditer vos comptes et registres afin d’assurer la conformité aux modalités de l’accord de financement. Nous menons aussi des évaluations périodiques de programmes, pour lesquelles vous pourriez être tenu de présenter des documents.

Vous devez conserver tous les registres, documents et autres renseignements nécessaires à un audit ou à une évaluation pendant une période de cinq ans. Un manquement à l’obligation de conserver de tels registres pourrait nécessiter le remboursement des montants reçus précédemment.

Pour nous joindre

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec nous :

Ministère du Patrimoine canadien
Échanges Canada
Forums jeunesse Canada
15, rue Eddy, 8e étage (15-8-C)
Gatineau (Québec)
K1A 0M5

Courriel

PCH.echanges-exchanges.PCH@canada.ca

Téléphone

819-997-0055
1-866-811-0055 (sans frais)

ATS (Appareil de télécommunication pour les personnes sourdes)

1-888-997-3123 (pour les personnes sourdes, malentendantes ou souffrant de troubles de la parole)

Nos agents sont disponibles pour répondre à vos questions du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30 (HE– heure de l’Est).

Glossaire

États financiers
Un jeu complet des états financiers, y compris un bilan, un état des résultats et un état des flux de trésorerie. Les états financiers peuvent être vérifiés ou non.
Plan de sécurité
Documents donnant un aperçu des mesures prises par l’organisme pour assurer la sûreté et la sécurité des participants.
Rapport final
Un rapport final est soumis à la fin de votre projet selon les exigences définies dans l’accord de financement. Votre rapport final doit indiquer les résultats des activités entreprises pendant la durée de votre projet et il doit inclure les revenus et dépenses réels.
Rapport financier vérifié
Un rapport financier vérifié doit présenter de façon claire un état des résultats à l’égard du projet pour la période visée et être préparé par un comptable agréé indépendant de l’organisme.
Rapports d’étape
Les rapports d’étape sont soumis au cours de votre projet selon les exigences définies dans l’accord de financement. Ces rapports d’étape indiquent les résultats des activités entreprises pour une période donnée. Ils comprennent aussi un compte rendu du travail qu’il reste à accomplir et des données à jour sur les revenus et les dépenses.
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