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Lignes directrices sur la présentation des demandes – Volet Forums Jeunesse Canada

Programme Échanges Canada

Sur cette page

Objectifs et résultats attendus du programme Échanges Canada

Le programme Échanges Canada aide les jeunes à mieux connaître et comprendre le pays tout en créant des liens avec d’autres jeunes du Canada.

Les participants peuvent aller pratiquement partout au Canada. Ils peuvent découvrir une communauté rurale ou un centre urbain, une région francophone ou anglophone, une province à l’autre bout du pays ou une région tout aussi fascinante plus près de chez eux. Les participants développent un sentiment d’identité et d’appartenance vis-à-vis le pays et une meilleure appréciation de sa diversité. Le Programme encourage les jeunes issus de tous les milieux à participer, y compris les Autochtones, les membres des groupes racisés et les jeunes en situation de handicap.

Le programme Échanges Canada appuie des organismes qui offrent aux jeunes des possibilités d’échanges et de forums dans le cadre de deux volets :

  • Échanges Jeunesse Canada, qui comprend le sous-volet Emplois d'été / Échanges étudiants. Pour plus d’information, visitez la page Web: www.Canada.ca/echanges-jeunesse.
  • Forums Jeunesse Canada (c’est l’objet des présentes lignes directrices).

Objectifs et résultats attendus du volet Forums Jeunesse Canada

Forums Jeunesse Canada accorde un financement à des organismes du Canada qui offrent des ateliers et des conférences pour des jeunes – généralement âgés de 14 à 25 ans – qui partagent une passion pour l’histoire, les institutions, les enjeux, les langues officielles, les sports ou les arts au Canada. Les objectifs et les résultats attendus sont les suivants :

  • Contribuer à mieux faire connaître et comprendre le pays aux jeunes du Canada en leur permettant d’apprendre directement sur l’histoire, la géographie, l’industrie, les institutions, les cultures, les collectivités, les langues et autres facettes de leur pays;
  • Aider les jeunes du Canada à entrer en contact les uns avec les autres et à créer des liens dans tout le pays et entre divers groupes, pour renforcer le tissu social du Canada;
  • Amener les jeunes à développer une identité nationale et un sentiment d’appartenance au Canada en leur faisant apprécier la diversité et les aspects communs de l’expérience canadienne.

Date limite pour faire une demande

Le 16 septembre 2024

Qui peut faire une demande

Pour être admissible au financement, votre organisme doit faire partie d’une des catégories suivantes :

  • organisme à but non lucratif légalement constitué;
  • gouvernement provincial ou territorial;
  • école publique ou privée;
  • conseils scolaires ou autres établissements d’enseignement tels que les collèges ou les universités.

Tous les organismes demandeurs doivent posséder au moins trois ans d’expérience dans la livraison de programmes pour les jeunes et disposer de politiques et procédures de sécurité appropriées et adéquates.

Les ministères fédéraux; les sociétés d’État; et toutes autres institutions gouvernementales fédérales ne sont pas admissibles.

Admissibilité

Le Programme a la responsabilité de déterminer l’admissibilité de chaque demandeur, du projet proposé et de toute dépense liée au projet.

Le volet Forums Jeunesse Canada du programme Échanges Canada est très compétitif. Les demandes de financement excèdent généralement les ressources dont le Programme dispose. Même si votre organisme est admissible, le fait de présenter une demande ne garantit pas l’octroi de financement.

Projets admissibles

Les projets admissibles au financement doivent inclure des activités visant à atteindre des objectifs mesurables et des résultats positifs. Les activités doivent avoir lieu entre le 1er avril de l'année qui suit immédiatement la date de la demande et être complétées au plus tard le 31 mars de l'année suivante.

Pour être admissible au financement de Forums Jeunesse Canada, votre projet doit :

  • être un forum national ou international s’adressant aux jeunes, par exemple des ateliers, des échanges thématiques ou d’autres expériences qui correspondent aux objectifs du programme Échanges Canada;
  • être interprovincial ou interterritorial;
  • durer au moins trois jours, en excluant les déplacements;
  • inclure la participation de citoyens canadiens ou de résidents permanents du Canada qui sont généralement âgés de 14 à 25 ans (à l’exception des surveillants); et
  • atteindre les objectifs de Forums Jeunesse Canada, un volet du programme Échanges Canada.

Veuillez noter que pour ce qui est des forums internationaux, l’aide disponible couvre seulement la participation des jeunes faisant partie d’une délégation canadienne.

L’assemblée générale annuelle d’un organisme; les projets appuyant les activités courantes d’un organisme; et les projets dont le but premier est la compétition (p. ex. un tournoi sportif) ne sont pas admissibles au financement.

Dépenses admissibles

Seules les dépenses liées au projet sont admissibles; celles-ci peuvent être en argent ou en nature et peuvent comprendre :

Frais de déplacement

Les frais de déplacement admissibles comprennent :

  • le transport aller-retour par le moyen le plus direct et économique;
  • les frais de transport pour un surveillant par province ou territoire participant, ou un surveillant pour dix participants, sauf autorisation contraire de Forums Jeunesse Canada;
  • le transport local durant l’activité (au cas par cas).

Les frais de déplacement à l’extérieur du Canada ne seront pas remboursés sans l’autorisation écrite préalable de Forums Jeunesse Canada.

Les frais de déplacement ne doivent pas dépasser les taux applicables pour les voyages d’affaires du gouvernement.

Mesures spéciales

Les dépenses pour des mesures spéciales sont destinées à assurer la participation des groupes sous-représentés et seront évaluées au cas par cas. Ces dépenses peuvent comprendre :

  • la location de dortoirs ou de chambres pour les jeunes issus de familles à faible revenu, et le coût des repas servis sur les lieux;
  • les dépenses de voyage de base des personnes qui accompagnent les jeunes ayant un handicap et le coût du transport adapté dans la communauté d’accueil;
  • l’embauche d’un interprète gestuel pour les jeunes malentendants.

Dépenses exceptionnelles

Dans certains cas, le Programme considérera certaines dépenses exceptionnelles comme étant admissibles. Ces dépenses peuvent comprendre :

  • l’hébergement à l’hôtel si la correspondance ne peut se faire avant le jour suivant, si le groupe arrive après minuit sur les lieux où doit se dérouler l’échange, ou si le voyage est retardé en raison de circonstances indépendantes de sa volonté (grève, tempête, etc.);
  • le coût des repas imprévus, mais seulement si le voyage est retardé en raison de circonstances indépendantes de la volonté du groupe (grève, tempête, etc.);
  • le paiement d’un montant forfaitaire s’appliquant au coût de la vie pendant la période au cours de laquelle les étudiants se trouvent dans l’institution postsecondaire qui les accueille;
  • les coûts associés à l’organisation de conférences, d’ateliers, de séminaires ou d’autres forums et à la participation de jeunes du Canada à ces activités, que ce soit au Canada ou à l’étranger;
  • les coûts associés à la création et au maintien de sites Web et de réseaux électroniques bilingues qui permettent aux organismes de prestation de faire connaître les pratiques exemplaires, les occasions de formation et les résultats de recherches, et qui permettent d’offrir aux anciens participants des programmes d’échange la possibilité de discuter entre eux.

Dépenses administratives

Les dépenses administratives admissibles directement liées à la réalisation du projet ne doivent généralement pas dépasser 15 % du montant total approuvé. Elles peuvent comprendre ce qui suit :

  • services de tenue de livres;
  • fournitures de bureau;
  • services de télécommunications;
  • frais postaux et de messagerie;
  • frais de photocopie et d'impression;
  • location d’espace de bureau;
  • coûts de vérification ou les frais juridiques;
  • frais de traduction.

Une contribution en nature est considérée comme une contribution réelle au total des dépenses du projet, mais nous ne la rembourserons pas. Tout don de bien ou de service peut être considéré comme une contribution en nature s‘il :

  • est essentiel à la réussite de votre projet;
  • est une dépense admissible et représente un bien ou un service que vous auriez autrement dû acheter;
  • est évalué à sa juste valeur marchande (c.-à-d. par rapport à des biens et services similaires);
  • est jumelé à un revenu d’une valeur égale dans votre budget (c.-à-d. le total des dépenses en nature est égal au total des revenus en nature).

Le Programme ne peut financer des dépenses engagées avant le 1er avril de l'année qui suit immédiatement la date limite de soumission des demandes. Si vous engagez des dépenses pour votre projet avant de recevoir la confirmation par écrit de l’approbation de votre financement, vous le faites à vos propres risques.

Note : les dépenses suivantes ne sont généralement pas admissibles : hébergement, repas, salaires et avantages sociaux, frais (consultants et conférenciers), marketing et communications.

Limites de l’aide gouvernementale

Afin d’assurer le succès de votre projet, nous vous encourageons à avoir d’autres sources de financement. Ce financement peut prendre la forme de contributions provenant de votre organisme, du secteur privé ou d’autres paliers de gouvernement.

L’aide financière totale que vous recevez de Forums Jeunesse Canada et d’autres paliers de gouvernement (fédéral, provincial, territorial et municipal) ne peut excéder 100 % du total des coûts admissibles liés au projet.

Le Programme peut financer jusqu’à 100 % des dépenses admissibles ou jusqu’à 20 000 $ par exercice financier (1er avril au 31 mars) dans le cas de subventions, et jusqu’à 100 % des dépenses admissibles ou jusqu’à 10 000 000 $ par exercice financier (1er avril au 31 mars) dans le cas de contributions. Cependant, veuillez noter que le montant moyen accordé par Forums Jeunesse Canada est généralement compris entre 20 000 $ et 200 000 $.

Faire une demande pour plus de douze mois

Vous pouvez demander du financement pour les mêmes activités pour plusieurs exercices financiers. Vous devez alors démontrer que vous avez la capacité de mener les activités prévues à terme de façon annuelle. Pour ce faire, vous devez présenter des prévisions budgétaires et des résultats prévus raisonnables et faire preuve de saine gouvernance et d’une viabilité financière continue.

Une demande de financement pluriannuelle ne garantit pas l’octroi de financement pour plus d’une année.

Comment faire une demande

Veuillez lire la totalité des présentes lignes directrices avant de soumettre votre demande.

Veuillez communiquer avec nous pour obtenir les formulaires et autres documents que vous devez soumettre dans votre demande. Vous devez satisfaire à toutes les exigences d’admissibilité et soumettre une trousse de demande complète afin que votre demande de financement soit considérée.

Une trousse de demande complète comprend les documents suivants :

  • formulaire général de demande;
  • questionnaire de demande;
  • grille de saisie des données démographiques prévues;
  • dépenses annuelles prévues et revenus annuels prévus;
  • déclaration de conflit d’intérêts;
  • copie des lettres patentes et des documents de constitution de votre organisme;
  • copie des certificats et numéros d’enregistrement de votre organisme comme organisme de bienfaisance, s’il y a lieu;
  • copie des statuts ou des règlements de votre organisme;
  • copie des états financiers de votre organisme pour le plus récent exercice financier;
  • copie du compte rendu de la plus récente Assemblée générale annuelle ou rencontre de direction de votre organisme, s’il y a lieu;
  • liste des membres de votre conseil d’administration, s’il y a lieu;
  • organigramme de votre organisme, s’il y a lieu;
  • copies de lettres écrites sur papier à en-tête officiel confirmant la valeur de l’appui financier ou en nature qui a été promis pour le projet;
  • preuve que le signataire du formulaire général de demande est autorisé à représenter votre organisme. Le représentant officiel d’un organisme doit avoir le pouvoir d’accomplir certaines tâches juridiques (p. ex., signer un accord de contribution), selon les règles et règlements de l’organisme ou en vertu d’une résolution du conseil d’administration;
  • plan de sécurité pour assurer la sûreté des participants, qui comprend des mesures disciplinaires;
  • preuve d’assurance responsabilité civile générale multirisque, qui offre une couverture d’au moins 2 millions de dollars et qui protège l’organisme, le conseil d’administration, le personnel et tous les participants; ou un engagement à obtenir cette couverture si votre projet est financé;
  • preuve des tarifs de voyage en vigueur (p. ex., une estimation provenant d’une agence de voyages ou d’un site Web);
  • copie du programme du forum, comprenant les ateliers prévus et des renseignements sur les principaux conférenciers.

Processus de demande

Pour soumettre votre demande :

  • Remplir, dater et signer le formulaire général de demande;
  • Joindre tous les documents d’appui requis;
  • Soumettre votre trousse de demande à l’adresse courriel suivante : echanges-exchanges@pch.gc.ca;
  • Indiquer le nom de votre organisme et le titre de votre projet dans l’objet du courriel.

Le courriel doit être envoyé au plus tard à 23 h 59, heure locale, à la date limite de présentation des demandes pour que votre demande soit considérée.

Si vous ne parvenez pas à envoyer votre dossier de demande par courriel, veuillez communiquer avec nous.

Comment sont évaluées les demandes

Forums Jeunesse Canada finance des projets qui ont des objectifs clairs et des résultats mesurables. Les décisions de financement sont prises en fonction du nombre et de la qualité des demandes reçues pour chaque date limite. Votre demande fera l'objet d'un examen afin d'en déterminer l'admissibilité et elle sera ensuite analysée par un comité d'évaluation qui la comparera aux autres demandes et la priorisera en fonction des ressources financières disponibles.

Tout manquement au respect des conditions pour un projet financé par le passé sera considéré lors de l'évaluation de votre nouvelle demande et pourrait en entraîner le rejet.

Critères d’évaluation

Le Programme évaluera toutes les demandes admissibles en fonction des critères suivants :

Retombées prévues du projet

  • La mesure dans laquelle la réalisation des activités proposées correspond aux objectifs et aux priorités du Programme.
  • La demande décrit les activités de façon claire et concise, et les retombées/résultats sont précis, mesurables, réalisables et réalistes.
  • La capacité de l’organisme à donner accès à des participants des deux langues officielles, y compris à des membres de communautés de langue officielle en situation minoritaire.
  • La contribution de l’activité aux efforts de Forums Jeunesse Canada afin de favoriser chez les jeunes du Canada une large participation, qui soit représentative des populations provinciales et territoriales ainsi que des groupes sous-représentés (notamment les jeunes Autochtones, les jeunes racisés, les jeunes en situation de handicap et les jeunes des régions rurales ou éloignées).

Capacité organisationnelle

  • La demande démontre que l'organisme a la stabilité, la capacité financière, le personnel et l'expertise nécessaires pour gérer et exécuter efficacement le projet.
  • La demande fait état de l’expérience de l’organisme dans la réalisation d’activités semblables dans la collectivité et/ou démontre qu’elle est soutenue par un réseau de partenaires.

Budget

  • Les dépenses sont réalistes, raisonnables et correspondent aux activités proposées.
  • Le budget contient des renseignements qui indiquent comment les dépenses ont été déterminées (calculs, devis).
  • Le budget comprend d’autres sources de financement (en espèces et/ou en nature) provenant de partenaires (gouvernements fédéral, provinciaux ou municipaux, secteur privé) et de l’organisme demandeur.
  • Les revenus et les dépenses prévues sont équilibrés.
  • Une analyse comparative sera effectuée afin de déterminer quels projets sont les plus méritants (nombre de participants, coût par participant, etc.).

La priorité de financement pourrait être accordée aux projets faisant la promotion/soutenant un ou tous les éléments suivants. S’il y a lieu, veuillez expliquer clairement dans votre demande comment le projet appuie ces priorités.

  • Réconciliation – projets dont le but est de rassembler des jeunes Autochtones ou des jeunes Autochtones et non-Autochtones en vue de favoriser un dialogue, des actions ou des projets sur le thème de la réconciliation.
  • Diversité et inclusion – projets dont le but est de rassembler des jeunes du Canada provenant de groupes ethniques et de statut socio-économique différents, incluant des jeunes de groupes racisés, des nouveaux Canadiens, des jeunes Autochtones, des jeunes en situation de handicap et des jeunes provenant de régions rurales ou éloignées.
  • Communautés de langue officielle en situation minoritaire – projets engageant des jeunes des communautés anglophones résidant au Québec et/ou des jeunes de communautés francophones résidant à l’extérieur du Québec.

Temps de traitement des demandes

Veuillez consulter les Normes de service des programmes de financement de Patrimoine canadien ou communiquer avec le programme.

Nous accuserons réception de votre demande dans les deux semaines suivant sa réception à nos bureaux. Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception dans ce délai, vous devez communiquer avec nous.

Décisions de financement

Le Programme se réserve le droit d’accorder en priorité du financement à des projets précis. Veuillez noter que toute décision concernant l’admissibilité et le financement accordé est finale.

Comment le financement est fourni

Le Programme déterminera si le financement sera déboursé en tant que subvention ou en tant que contribution.

Une contribution est un paiement conditionnel qui est versé à votre organisme pour un objectif précis défini dans un accord de financement. Cet accord est signé par votre organisme et par le Programme et précise les modalités pour recevoir les paiements. À la fin de votre projet, vous devez soumettre un rapport final.

Une subvention est un paiement versé à un bénéficiaire pour un projet. Les conditions que vous avez acceptées au moment où vous avez présenté la demande s’appliquent. À la fin de votre projet, vous pourriez être tenu de soumettre un rapport et/ou de participer à l’évaluation des résultats.

Conditions de financement

Vous pourriez être tenu de soumettre des rapports d’étape pendant votre projet. Si vous recevez 250 000 $ ou plus sous forme de contribution, vous êtes tenu de soumettre un rapport financier vérifié.

Vous devez avoir une assurance responsabilité civile générale qui offre une couverture d’au moins 2 millions de dollars. Des conditions additionnelles pourraient s'appliquer et, le cas échéant, seront inscrites dans l’accord de financement.

Lutte contre le racisme et la haine

Le ministère du Patrimoine canadien est déterminé à lutter contre le racisme systémique, à promouvoir la diversité et à créer des environnements où chaque individu se sent valorisé, respecté et habilité. Nous œuvrons à lutter contre les croyances et les pratiques discriminatoires, à encourager la compréhension et l’empathie et à créer des politiques et des programmes qui font progresser l’équité pour tout un chacun.

Les organisations qui reçoivent du financement, ainsi que leurs représentants, y compris les employés, les experts-conseils ou toute autre personne directement liée à l’organisation, doivent prendre des mesures pour assurer qu’elles respectent les valeurs sous-jacentes de la Charte canadienne des droits et libertés, la Loi canadienne sur les droits de la personne et la Stratégie canadienne de lutte contre le racisme.

Bien-être au travail

Le gouvernement du Canada est résolu à promouvoir des milieux de travail sains, où le harcèlement, les mauvais traitements et la discrimination ne sont pas tolérés. Les organismes qui reçoivent du financement de la part de Patrimoine canadien doivent prendre des mesures afin d’offrir un milieu de travail exempt de harcèlement, de mauvais traitements et de discrimination.

Exigences en matière de langues officielles

Le Programme s’engage à prendre des mesures positives pour renforcer la vitalité des communautés de langues officielles minoritaires et promouvoir l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne. Si vous recevez du financement, vous vous engagez à vous conformer aux exigences en matière de langues officielles définies dans votre demande et dans l’accord de financement.

Reconnaissance de l’aide financière

Si vous recevez du financement, vous devez reconnaître publiquement, en français et en anglais, l’aide financière que vous recevez du gouvernement du Canada dans tous les documents de communication et toutes les activités promotionnelles. Des exigences additionnelles pourraient être stipulées dans l’accord de financement.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre Guide sur la reconnaissance publique de l’appui financier.

Demandes d’accès à l’information

Le Programme est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements compris dans votre demande pourraient être divulgués en vertu de ces lois.

Divulgation de renseignements

En présentant une demande de financement, vous autorisez le Programme à divulguer tout renseignement compris dans cette demande au sein du gouvernement du Canada ou à des entités à l’extérieur du gouvernement pour les raisons suivantes :

  • prendre une décision;
  • évaluer les résultats du projet;
  • favoriser la transparence et la responsabilisation et l’engagement des citoyens.

Audit des bénéficiaires et évaluation du programme

Le Programme se réserve le droit d’auditer vos comptes et registres afin d’assurer la conformité aux modalités de l’accord de financement. Nous menons aussi des évaluations périodiques de programmes pour lesquelles vous pourriez être tenu de présenter des documents.

Vous devez conserver tous les registres, documents et autres renseignements nécessaires à un audit ou à une évaluation pendant une période de cinq ans. Un manquement à l’obligation de conserver de tels registres pourrait nécessiter le remboursement des montants reçus précédemment.

Pour nous joindre

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec nous :

Adresse
Ministère du Patrimoine canadien
Programme Échanges Canada
15 rue Eddy
Gatineau QC  J8X 4B3
Courriel
echanges-exchanges@pch.gc.ca
Téléphone
819-997-0055
1-866-811-0055 (sans frais)
ATS
1-888-997-3123 (pour les personnes sourdes, malentendantes ou souffrant de troubles de la parole)

Nos analystes sont disponibles pour répondre à vos questions du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30 (HE).

Glossaire

Communautés autochtones
Les communautés autochtones sont les communautés des Premières Nations, inuites et métisses.
Communautés de langue officielle en situation minoritaire
Les communautés de langue officielle en situation minoritaire sont les communautés francophones résidant à l’extérieur du Québec et les communautés anglophones résidant au Québec.
Communautés racisées
Communautés partageant un certain héritage qui ont historiquement été désavantagées et qui peuvent subir de la discrimination en raison de leur couleur, de leur culture ou de leur race.
États financiers
Un jeu complet des états financiers, y compris un bilan, un état des résultats et un état des flux de trésorerie. Les états financiers peuvent être vérifiés ou non.
Flux de trésorerie
Une présentation de tous les revenus et toutes les dépenses prévus pour la durée de votre projet. Au début de votre projet, votre flux de trésorerie n’affichera que les prévisions de dépenses et revenus. Au fil du temps, il sera mis à jour pour refléter les dépenses et revenus réels.
Plan de sécurité
Documents donnant un aperçu des mesures prises par l’organisme pour assurer la sûreté et la sécurité des participants.
Rapport final
Un rapport final est soumis à la fin de votre projet selon les exigences définies dans l’accord de financement. Votre rapport final doit indiquer les résultats des activités entreprises pendant la durée de votre projet et il doit inclure les revenus et dépenses réels.
Rapport financier vérifié
Un rapport financier vérifié doit présenter de façon claire un état des résultats à l’égard du projet pour la période visée et être préparé par un comptable agréé indépendant de l’organisme.
Rapports d’étape
Les rapports d’étape sont soumis au cours de votre projet selon les exigences définies dans l’accord de financement. Ces rapports d’étape indiquent les résultats des activités entreprises pour une période donnée. Ils comprennent aussi un compte rendu du travail qu’il reste à accomplir et des données à jour sur les revenus et les dépenses.

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