Collections sans frontières : Pérenniser les contenus numériques dans les établissements culturels

Étude de cas du Musée d'anthropologie de l'Université de la Colombie-Britannique

Sarah Pickle et Nancy L. Maron, Ithaka S+R

Alors que les établissements culturels continuent à créer une variété de contenus et de produits numériques, ils procèdent souvent sans suffisamment tenir compte des efforts et des ressources nécessaires à la pérennisation de ces derniers. La présente étude de cas examine donc comment le Musée d'anthropologie de l'Université de la Colombie-Britannique a réussi à élaborer et à mettre en œuvre une stratégie visant à numériser ses collections permanentes et à créer une base de données durable. Elle propose un certain nombre de leçons aux autres établissements qui cherchent à développer leurs propres capacités et infrastructures, même si ce travail se veut plus modeste ou est réalisé progressivement. Cette étude de cas présente en outre un outil intitulé Health Check Tool For Digital Content Creators in Cultural Heritage Institutions (outil de bilan de santé à l'intention des créateurs de contenus numériques dans les établissements du patrimoine culturel), qui a été créé en collaboration avec le Joint Information Systems Committee (JISC – Royaume-Uni) et l'organisme américain Ithaka S+R.

Table des matières

• Introduction
• Méthodologie de l'étude de cas sur la stratégie numérique du Musée d'anthropologie (MOA)
• La pérennisation des sources de financement des collections numériques au Canada
• Le Musée d'anthropologie (MOA) fait figure de proue en matière de stratégie numérique
• Le processus et les outils de numérisation permettront de renforcer votre stratégie
  • MOA CAT et Collection Online
  • Interface Reciprocal Research Network
• Projets numériques en matière de conservation
• Cataloguer, documenter et protéger le contenu numérique du musée pour une utilisation future
• Analyse du contenu numérique et connaissance des utilisateurs en ligne
• Défis communs des musées quant à la pérennisation des actifs numériques
  • Suivre le rythme d'une collection qui s'enrichit
  • Une vaste expertise, sans plan de relève
  • Intégrer des actifs précieux au-delà de la collection principale
  • Financement continu
• La pérennisation des actifs numériques en 9 étapes au Musée d'anthropologie (MOA)
  • Une infrastructure centrale pour les actifs numériques
  • Un processus élaboré pour élargir la collection numérique
  • Élaborer une stratégie numérique de manière inclusive
  • Des expériences axées sur l'utilisateur
  • Un processus de développement souple
  • Évaluer de manière réaliste, au départ, les besoins futurs liés aux actifs numériques
  • Se projeter au-delà du catalogue
  • Centralisation et répartition des responsabilités : trouver un équilibre
  • Repérer les partenaires afin de créer un vaste réseau de soutien
• Personnes interrogées dans le cadre de l'étude de cas sur la stratégie numérique du Musée d'anthropologie
• Musée d'anthropologie, Université de la Colombie-Britannique
• Personnes consultées
• Guide d'entrevue pour l'étude de cas sur la stratégie numérique du Musée d'anthropologie (MOA)
  • Informations générales sur la personne interrogée
  • Stratégie numérique
  • Processus
  • Impact
  • Viabilité financière
  • Contexte global
• Outil professionnel visant à aider les créateurs de contenus numériques à aborder les questions de pérennité
  • Guide d'introduction à l'outil de bilan de santé à l'intention des créateurs de contenus numériques dans les établissements du patrimoine culturel
    • Évaluer les ressources numériques
    • Collections numériques
    • Expositions en ligne
    • Ressources éducatives
    • Projets logiciels
  • Outil de bilan de santé à l'intention des créateurs de contenus numériques dans les établissements du patrimoine culturel
    • Description du projet
    • Soutien continu
    • Liste de contrôle pour les normes de préservation
    • Public, utilisation et impact
    • Évaluer les risques
    • Prochaines étapes et calendrier
• Bibliographie de l'étude de cas sur la pérennisation des contenus numériques des musées

Introduction

Pendant près de vingt ans, des bailleurs de fonds privés et publics ont contribué à la création de très nombreuses ressources numériques dans les établissements du patrimoine culturel du monde entier. Ces projets et initiatives, qu'il s'agisse de numérisation, de contenus d'origine numérique ou d'outils d'apprentissage ou de recherche, sont souvent complexes et nécessitent donc les compétences et le temps de nombreuses personnes. Une fois créées, et bien après que les fonds initiaux ont été dépensés, ces ressources nécessitent une gestion régulière, un développement technologique, des améliorations rédactionnelles ainsi qu'un travail de préservation si on souhaite les pérenniser. Pourtant, il peut être difficile pour les musées et d'autres types d'organisation de créer des modèles de conservation numérique qui soient fiables, surtout pour les projets mis sur pied grâce à des subventions.

La grande promesse de l'environnement numérique, à la fois comme solution de conservation et outil de diffusion, a incité de nombreuses organisations du patrimoine culturel à chercher le soutien de bailleurs de fonds publics et privés dans le but de pouvoir numériser leurs œuvres physiques. Cela leur a permis de protéger ces œuvres de l'usure causée par la manipulation et donc de les préserver pour une utilisation future. ^{Note de bas de page 1} La numérisation offre un autre avantage, car la diffusion en ligne des collections rares et uniques de ces établissements permet d'aller bien au-delà des bâtiments physiques pour cibler un public plus large et, potentiellement, toute personne possédant une connexion Internet. Aujourd'hui, de nombreux musées utilisent donc leurs sites Web non seulement pour informer le public sur leurs heures d'ouverture et les expositions en cours, mais également pour diffuser une partie très importante de leurs collections, parfois plus importante que ce qu'il est possible de voir à l'intérieur même de ces musées. ^{Note de bas de page 2}

Les musées explorent de plus divers types de projets numériques pour aller au-delà de la simple création de substituts numériques des objets de leurs collections. Par exemple, les détectives amateurs peuvent résoudre des énigmes médico-légales grâce au jeu « Autopsie d'un meurtre » du Centre des sciences de Montréal, et les historiens de l'art peuvent étiqueter des œuvres de la collection numérique de la BBC intitulée Your Paintings. ^{Note de bas de page 3} Les conservateurs peuvent créer leurs propres collections sur le site Web Rijksstudio du Rijksmuseum, et les producteurs de films peuvent acheter des vidéos pour les réutiliser sur des caissons lumineux qu'ils assemblent sur la page Web des Imperial War Museums. ^{Note de bas de page 4} Le Vieux-Port de Montréal a également lancé en 2013 une application mobile appelée « Hivernage ». L'ancienne conservatrice en chef du patrimoine, Carol Pauzé, espère que cette application permettra d'influencer la manière dont le public voit ce lieu patrimonial. Étant donné que le Vieux-Port est un parc public qui ne possède aucun bâtiment, l'application tente de démontrer la cohérence de l'établissement en guidant les utilisateurs et en racontant son histoire. ^{Note de bas de page 5}

Les musées ont pris conscience à quel point les plateformes numériques peuvent être importantes, à la fois pour préserver et diffuser leurs collections ainsi que pour créer des liens avec les visiteurs de manières multiples et nouvelles. Selon Bill Greenlaw, directeur général du service des archives, des musées et des bibliothèques du ministère des Collectivités, de la Culture et du Patrimoine de la Nouvelle-Écosse, les musées qui dépendent du ministère « sont considérés comme des biens publics dans [la province] », mais leur rôle au sein de la société évolue avec le temps : leur travail « doit avoir une pertinence sociale », et, la plupart du temps, cette pertinence dépend avant tout de leur présence en ligne.

Le Canada compte plus de 2 500 musées qui attirent chaque année plus de 59 millions de visiteurs. Pour les établissements canadiens qui souhaitent créer des projets numériques et des logiciels, mais qui nécessitent un financement extérieur, les seuls bailleurs de fonds importants sont les gouvernements provinciaux et fédéral. Contrairement aux États-Unis et à l'Europe, où, en plus des organismes publics, les fondations privées et les donateurs représentent d'importantes sources d'aide financière, il existe peu de fonds privés pour la création de contenus numériques au Canada.

Cette situation rend la question de la viabilité d'autant plus urgente : comment les responsables des contenus numériques peuvent-ils en effet pleinement tirer parti des ressources dont ils disposent? Puisque les fonds sont rares pour les nouvelles initiatives numériques, que peuvent faire les musées pour gérer les contenus qui existent déjà et veiller à ce qu'ils aient l'effet souhaité par leurs créateurs?

Avec le soutien du Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP), organisme de service spécial du ministère fédéral du Patrimoine canadien, Ithaka S+R a entrepris une étude visant à examiner les systèmes et les pratiques qui existent pour faciliter la création ainsi que la gestion permanente des contenus numériques dans les musées au Canada. Plutôt que de procéder à une évaluation générale du paysage complexe des établissements du patrimoine culturel canadien et des nombreux défis à relever, ce projet a été conçu comme une étude de cas portant sur un de ces établissements, le Musée d'anthropologie de l'Université de la Colombie-Britannique, afin de comprendre en détail comment ce musée procède à l'élaboration d'une stratégie visant à la fois les possibilités et les défis que comportent les médias numériques. ^{Note de bas de page 6}

Alors que, par définition, ce type d'étude cible des cas très précis d'un phénomène particulier, la possibilité d'examiner des stratégies apparemment efficaces de création et de pérennisation numériques peut offrir des modèles utiles à d'autres établissements qui se trouvent confrontés à des défis similaires. Bien que le Musée d'anthropologie soit l'une des rares organisations canadiennes ayant entrepris la numérisation généralisée de sa collection permanente, il est loin d'être le seul aux prises avec ce qu'il faut faire pour pérenniser ses actifs numériques, compte tenu de la conjoncture. Nous espérons que cette étude sera utile pour les autres établissements du patrimoine culturel qui procèdent actuellement à la création de ressources numériques et envisagent l'élaboration de stratégies permettant une gestion optimale de ce type de contenu.

Méthodologie de l'étude de cas sur la stratégie numérique du Musée d'anthropologie (MOA)

La présente étude s'appuie sur le rapport de Ithaka S+R, intitulé Sustaining Our Digital Future: Institutional Strategies for Digital Content, publié en janvier 2013 et financé par la Strategic Content Alliance menée par Jisc. Ce rapport examine le rôle que jouent les établissements hôtes pour favoriser la création et la gestion permanente de contenus numériques créés par des chefs de projet dans des universités, des bibliothèques et des musées du Royaume-Uni. ^{Note de bas de page 7} Même si ce rapport cible principalement les contenus créés par des universitaires et comprend une étude de cas détaillée sur la University College London, il porte également sur le secteur culturel en examinant comment deux grands établissements, la National Library of Wales et les Imperial War Museums, abordent des questions similaires : comment les ressources numériques sont-elles créées, et pourquoi décide-t-on de procéder à un travail de numérisation? Quelles structures techniques met-on en place pour ces activités, et à quelles ressources humaines fait-on appel? Étant donné que les musées et les bibliothèques – contrairement aux universités – ont tendance à débuter leur projet en se donnant pour mission de recueillir et de préserver, en quoi leurs politiques et leur plan de travail en matière de gestion des contenus numériques diffèrent-ils de ceux des établissements d'enseignement supérieur? Compte tenu de la multiplication des possibilités quant à l'utilisation du contenu qu'offre Internet, que font les établissements culturels pour mieux comprendre les internautes ainsi qu'augmenter leur nombre?

Au début de l'année 2012, le RCIP a pris contact avec Ithaka S+R pour explorer la possibilité d'entreprendre une étude de cas supplémentaire sur le domaine du patrimoine culturel canadien, en vue de mieux comprendre les stratégies que les musées ont mises en œuvre. L'équipe de recherche de Ithaka S+R et le personnel du RCIP ont, ensemble, déterminé qu'il serait particulièrement utile d'étudier un établissement ayant déjà entrepris des activités numériques importantes et mis en œuvre une stratégie correspondante, comme pour les deux études de cas portant sur des établissements culturels situés au Royaume-Uni. Bien que ces deux études aient permis de tirer de nombreux et riches enseignements, les Imperial War Museums et la National Library of Wales sont des établissements de grande envergure. Le site recommandé par le RCIP, c'est-à-dire le Musée d'anthropologie de l'Université de la Colombie-Britannique, qui dispose d'un budget de fonctionnement de 4 millions de dollars (CAN) et possède environ 38 000 objets ethnographiques, n'est pas de taille trop grande et donc probablement utile et accessible, à titre de modèle, pour un plus large éventail d'établissements. Ce musée offre en outre l'avantage de faire partie d'une université où l'on fait de la recherche, pouvant ainsi rendre cette étude de cas plus intéressante pour des établissements similaires également situés au sein d'universités ou mettant l'accent sur la recherche. Le RCIP voulait enfin trouver un établissement qui entretient un riche réseau de relations avec les différentes parties concernées, ce qui est le cas du Musée d'anthropologie et son travail de collaboration avec des Premières Nations et des organisations du patrimoine culturel. Une première discussion avec la responsable de l'information du musée, Ann Stevenson, a permis de dégager plusieurs aspects intéressants à explorer, dont le passage à une base de données commune pour la totalité des actifs numériques ainsi que les utilisations multiples qui sont faites de cette base de données.

Pendant quatre mois, l'équipe de Ithaka S+R a mené des recherches documentaires afin de mieux comprendre les structures de financement liées au patrimoine culturel canadien, les types de stratégies numériques en place dans d'autres établissements culturels, ainsi que l'éventail des activités numériques menées par des conservateurs, des coordonnateurs de la communication et d'autres membres du personnel de ces établissements. Afin d'approfondir ses connaissances sur des établissements comparables, l'équipe a travaillé avec le personnel du RCIP pour identifier les responsables de six organismes culturels canadiens, puis mener des entrevues afin de mieux comprendre l'étendue de leur travail de création et de gestion permanente de projets et d'initiatives numériques, la valeur que ces musées attribuent à leurs investissements, ainsi que la manière dont ils mesurent leur succès. ^{Note de bas de page 8} Nous nous sommes de plus adressés au personnel du RCIP pour en savoir plus sur le soutien qu'offre ce réseau quant aux projets numériques. Les entrevues ont été menées conformément au guide créé par Ithaka S+R avec la participation du personnel du RCIP. ^{Note de bas de page 9} La plupart des conversations ont eu lieu par téléphone et ont duré environ 60 minutes; un des répondants a cependant choisi de procéder par courriel.

Afin de bien comprendre les politiques et les pratiques du Musée d'anthropologie, l'équipe de recherche de Ithaka S+R a passé deux jours sur place, en compagnie d'Ann Stevenson et de ses collègues, à Vancouver, afin de mener des entrevues individuelles et de groupe. Cette équipe a rencontré dix-sept membres du personnel du musée, dont le directeur, les cadres supérieurs et les gestionnaires, les conservateurs, les développeurs Web et un concepteur d'exposition. La plupart des réunions ont duré environ 60 minutes, certaines étant plus longues, selon les besoins. Les entrevues ont été enregistrées, avec la permission des personnes interrogées, afin de pouvoir recueillir le plus de détails possible. Tout le personnel du Musée d'anthropologie a été convié à un dîner table ronde pour discuter de questions liées à la pérennité des actifs numériques, en apprendre plus sur le travail de recherche de Ithaka S+R ainsi que poser des questions sur le projet.

Au cours des entrevues, on a demandé à plusieurs membres du personnel du musée chargés de gérer des projets ou des initiatives numériques, de donner leur avis sur un outil de vérification mis au point dans le cadre de l'étude Jisc, avec l'aide de Lorna Hughes et de ses collègues de la National Library of Wales. Les commentaires d'Ann Stevenson et de ses collègues nous ont aidés à modifier l'outil en question pour l'adapter aux besoins du musée et mieux refléter le soutien permanent nécessaire aux différents types d'actifs numériques : collection numérisée, expositions en ligne, ressources éducatives et logiciels connexes. Les avis exprimés par ce groupe ont été essentiels pour mettre au point l'outil de vérification, qui se trouve dans la section « Outil de bilan de santé à l'intention des créateurs de contenus numériques dans les établissements du patrimoine culturel » du présent rapport et en ligne, et qui s'accompagne d'un guide destiné aux créateurs de contenus numériques dans les établissements du patrimoine culturel. ^{Note de bas de page 10}

Nous tenons à vivement remercier les nombreuses personnes qui ont contribué à cette étude de cas, rendue possible par le soutien du Réseau canadien d'information sur le patrimoine. Nous remercions tout particulièrement Paul Lima et Sheila Carey, du RCIP, pour leurs conseils, leur aide et leurs encouragements pendant toute la durée du projet.

Plusieurs membres de la communauté muséale canadienne nous ont généreusement fait part d'informations détaillées sur le fonctionnement interne de leur établissement, ce qui nous a permis de mieux comprendre les activités de nature numérique entreprises dans le domaine au Canada. Nous remercions en particulier Janet Carding et Mark Engstrom du Musée royal de l'Ontario, Bill Greenlaw du ministère des Collectivités, de la Culture et du Patrimoine de la Nouvelle-Écosse, Carol Pauzé du Centre des sciences de Montréal, Stéphanie Poisson du Musée McCord, ainsi que Caroline Riedel du Maltwood Art Museum and Gallery. Deanna Marcum, de Ithaka S+R, ainsi que plusieurs membres du personnel du RCIP et du Musée d'anthropologie ont fourni de précieux commentaires sur les premières ébauches du document de l'étude.

Ann Stevenson (Musée d'anthropologie) a été la principale personne-ressource du musée tout au long du projet. Celle-ci a en effet coordonné la visite du musée, organisé les entrevues et nous a de plus permis, peu à peu, de mieux comprendre l'histoire et la structure actuelle de l'établissement; nous lui sommes donc très reconnaissants. Mme Stevenson et ses collègues, dont le directeur du musée, Anthony Shelton, nous ont chaleureusement accueillis et patiemment expliqué en détail les transformations en cours depuis 2001, en prenant le temps à la fois de revenir sur le passé et d'envisager l'avenir. Bien que de nombreuses personnes aient consacré une partie de leur temps à notre travail, les auteurs du présent rapport sont entièrement responsables de son contenu.

La pérennisation des sources de financement des collections numériques au Canada

Au Canada, pour une grande partie des acteurs du domaine du patrimoine culturel, les préoccupations relatives à la pérennisation des ressources numériques concernent souvent, en premier lieu, l'obtention de fonds. Pratiquement toute l'aide financière se rapportant à la création de ressources numériques vient d'organismes gouvernementaux, ce qui n'est pas le cas en Europe et aux États-Unis, où le financement provient de bailleurs de fonds à la fois publics et privés. En Europe, le Comité des Sages –groupe d'experts réunis au nom de l'Union européenne pour faire des recommandations sur les orientations futures de la politique de numérisation dans l'UE – a encouragé la participation de partenaires du secteur privé, comme Arcadia au Royaume-Uni, au travail de numérisation des œuvres du domaine public pour le portail Europeana, qui est financé par les gouvernements. ^{Note de bas de page 11} Aux États-Unis, des organismes fédéraux, comme le Institute for Museum and Library Services et le National Endowment for the Humanities, fournissent des fonds pour la production de contenus numériques dans les musées, les bibliothèques et les archives, tout comme le font des philanthropes et des organisations, comme The Andrew W. Mellon Foundation et la Gladys Krieble Delmas Foundation.

Le premier investissement d'envergure du gouvernement canadien en matière de patrimoine culturel numérique date de 1997, avec la création du Fonds d'investissement en multimédia, distribué par le ministère du Patrimoine canadien. ^{Note de bas de page 12} Au cours de la décennie suivante, le gouvernement fédéral a mis en place d'autres structures de soutien à l'intention des musées, des bibliothèques et des archives par l'entremise de plusieurs directions générales et programmes de ce ministère, comme la Stratégie sur la culture canadienne en ligne et Bibliothèque et Archives Canada (BAC). En ce qui concerne Bibliothèque et Archives Canada, qui a pour mission d'acquérir et de conserver le patrimoine documentaire du pays, cette tâche s'accompagne d'un travail supplémentaire : numériser la propre collection de BAC. Outre le ministère du Patrimoine canadien, des gouvernements provinciaux, principalement ceux de la Colombie-Britannique, de l'Ontario et du Québec, ont contribué à favoriser l'enrichissement des contenus numériques dans leurs universités, bibliothèques et archives. Des organismes liés au gouvernement qui font de la recherche, comme la Fondation canadienne pour l'innovation et le Conseil de recherches en sciences humaines, ont également contribué à des projets numériques dans des établissements du patrimoine culturel qui réalisent eux aussi des recherches. ^{Note de bas de page 13}

En général, alors que le soutien accordé aux bibliothèques et aux archives ciblait des projets de numérisation de grande envergure, les bailleurs de fonds des initiatives de numérisation des musées ont adopté une approche plus réfléchie quant au travail de conservation de ces établissements, afin de favoriser la création de ressources d'interprétation, contextuelles et parfois même numériques interactives. ^{Note de bas de page 14} Le RCIP, par exemple, a cherché à « [permettre] aux musées canadiens d'éveiller l'intérêt du public en exploitant des technologies innovatrices » grâce au Programme d'investissement pour des expositions virtuelles (investissements allant jusqu'à 250 000 dollars, pour une dizaine de productions par an) et le Programme Histoires de chez nous (financement à hauteur de 5 000 $, environ 40 productions par an venant d'établissements dont le personnel équivaut au plus à cinq équivalents temps plein). ^{Note de bas de page 15} Entre 2001 et 2012, près de 23,6 M$ ont été octroyés pour la création d'expositions en ligne, de ressources interactives et éducatives et de visites virtuelles.

Alors qu'en Europe et aux États-Unis, les bibliothèques, les archives et les musées peuvent continuer à présenter des demandes de fonds auprès de la Commission européenne et des différents États pour financer des projets de numérisation de grande envergure, au Canada, les organisations du patrimoine culturel désireuses de faire un tel travail doivent principalement se tourner vers leurs propres ressources. Des modèles de financement novateurs liés aux projets de numérisation ont donc commencé à voir le jour, comme le développement de partenariats pouvant réduire le fardeau financier de chaque organisation en répartissant les coûts nécessaires entre plusieurs établissements. ^{Note de bas de page 16}

Confrontés à ce contexte de financement, mais tenant aux grands espoirs exprimés en matière de ressources numériques il y a tout juste une dizaine d'années, de nombreux professionnels des musées, des bibliothèques et des archives, ainsi que les gens qui les appuient, se préoccupent de l'avenir du patrimoine documentaire et culturel du Canada. Même les responsables du Musée d'anthropologie de Vancouver – établissement possédant le personnel nécessaire ainsi qu'une infrastructure technologique solide, le tout reposant sur une stratégie numérique soigneusement pensée – reconnaissent qu'ils auront des défis à relever à l'avenir lorsque les importants moyens de financement qui leur ont permis de créer leur collection numérique viendront à s'épuiser.

Le Musée d'anthropologie (MOA) fait figure de proue en matière de stratégie numérique

Niché derrière des plantes et des graminées indigènes avec vue sur le détroit de Georgia, le Musée d'anthropologie se trouve sur le territoire des Premières Nations de Musqueam, sur le campus de l'Université de la Colombie-Britannique, à Vancouver. Le but de ce musée rappelle son emplacement physique : solidement ancré au plan local tout en étant tourné vers le monde extérieur. Sa mission, qui est « de favoriser la compréhension et le respect des arts et des cultures du monde », lui a permis d'accueillir la transition vers le numérique qui a lieu dans le monde du patrimoine culturel, considérant celle-ci comme l'occasion d'étendre son influence et d'atteindre ses objectifs de recherche et d'enseignement. ^{Note de bas de page 17} Pour reprendre les propos du directeur du musée, Anthony Shelton, l'environnement numérique permet de « donner corps à [ses] valeurs d'accessibilité et de démocratisation », à la fois en diffusant et en obtenant des connaissances grâce au Web.

À cette fin, le musée a élaboré une stratégie de numérisation qui s'appuie fortement sur l'infrastructure technologique qu'il a créée pour les trois plateformes en ligne qui lui permettent de diffuser sa collection numérisée au public. En créant des bases de données centrales et dorsales pour abriter l'ensemble de ses fichiers maîtres ainsi que des métadonnées détaillées et uniformes, le Musée d'anthropologie a jeté des bases solides lui permettant de présenter ses contenus, aussi bien sur place qu'en dehors de ses murs, à des publics divers (étudiants, enseignants, universitaires) et de multiples manières.

Le processus et les outils de numérisation permettront de renforcer votre stratégie

Le Musée d'anthropologie est presque unique parmi les musées canadiens, car il a numérisé 90 % de sa collection ethnographique, qui comprend plus de 40 000 objets dont des textiles, des céramiques, des outils et des jouets de tous les continents, sauf l'Antarctique. ^{Note de bas de page 18} Cette réalisation est due en grande partie à son statut d'organisme de recherche intégré à l'Université de la Colombie-Britannique, ainsi qu'à des encouragements faits en temps opportun par un membre du conseil d'administration de la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), organisme indépendant et non gouvernemental créé par le gouvernement canadien en 1997. Avant 2000, les subventions octroyées par la FCI ciblaient essentiellement les sciences, mais le membre en question a vu des possibilités et suggéré au musée de faire une demande de fonds pour accroître son soutien à la recherche.

Plaider en faveur de l'obtention de fonds de recherche n'a pas nécessité un énorme bond conceptuel. En effet, en tant que département de l'Université de la Colombie-Britannique, le Musée d'anthropologie est un véritable musée d'enseignement, avec deux membres du personnel de conservation ainsi que le directeur travaillant à la fois pour celui-ci et le département d'anthropologie. De plus, la restauratrice donne des cours sur la préservation des œuvres d'art, la responsable du service de conservation et le directeur adjoint à la recherche ont tous les deux donné des cours sur les études muséales au niveau universitaire, et la conservatrice des programmes éducatifs et publics enseigne à la faculté d'éducation. De nombreux autres membres du personnel contribuent à l'enseignement en donnant des conférences, en faisant des démonstrations en laboratoire sur des tâches liées aux collections ainsi qu'en organisant des ateliers.

Ruth Phillips, directrice du musée au moment où ce dernier envisageait de faire une demande de financement auprès de la FCI, était également chercheuse et avait déjà exprimé un intérêt dans l'amélioration des installations du musée pour pouvoir accroître les activités de recherche. En outre, certains aspects suggéraient qu'il était temps de moderniser les lieux. Le personnel avait en effet remarqué que le système dont se servaient les visiteurs pour trouver des objets était terriblement désuet, obligeant ceux-ci à consulter au moins une douzaine de grands classeurs où se trouvaient les dossiers concernant les collections du musée. Conscient que ces classeurs n'étaient pas une solution durable, l'établissement a alors décidé que la prochaine étape de développement des collections permettrait de rendre ce type d'information plus accessible.

Dans la demande de fonds auprès de la FCI, le Musée d'anthropologie s'engageait à mettre sur pied « une nouvelle infrastructure en matière de recherche collaborative », réunissant le personnel du musée et les diverses communautés avec lesquelles ce dernier travaille, et créant de meilleurs environnements physiques et virtuels pour les études universitaires et la collaboration. ^{Note de bas de page 19} Les fonds octroyés, qui à l'époque étaient au moins trois fois plus élevés que la deuxième plus importante subvention accordée à un département de sciences sociales, sont apparus comme une réalisation d'envergure pour un département d'une faculté des arts. Le British Columbia Knowledge Department Fund a par la suite doublé ces fonds, et l'Université de la Colombie-Britannique les a majorés de 20 %. Ainsi, le musée s'est vu octroyer en tout plus de 40 millions de dollars (CAN) pour un projet de renouvellement de grande envergure qui permettrait non seulement d'améliorer l'édifice, mais également l'accès à ses avoirs (bijoux, dessins, céramiques, masques, sculptures, vêtements et bien d'autres objets venant du monde entier). Ce projet ciblait de plus la numérisation de la collection et la refonte des systèmes de gestion de la collection et de l'information, afin de faciliter à la fois les processus internes et l'accès à la collection.

Compte tenu de l'importance de l'investissement que le musée s'apprêtait à faire, la responsable de l'information, Ann Stevenson, la responsable des TI, Mawuena Glymin, ainsi que leurs collègues ont consacré beaucoup de temps à la conception et à l'édification d'une infrastructure qui pourrait abriter tous les actifs numériques du musée. À ce stade, le stockage des images et des données produites à partir de la numérisation de la collection permanente du musée revêtait une importance primordiale. Afin de pouvoir veiller à l'intégrité des fichiers numériques et de poursuivre le travail lié à leur production, le personnel responsable a dû mettre en place un processus rigoureux qui est encore suivi aujourd'hui. En effet, des substituts d'images sont créés et stockés dans les bases de données dorsales du musée – c'est-à-dire MediaBank, le système de gestion des actifs numériques, et Mimsy, le logiciel de gestion des collections qui contient tous les dossiers liés au fonds du musée –, de même que des métadonnées solides et uniformes, permettant ainsi de rechercher et de trier les avoirs du musée pour les découvrir ou les utiliser. En mettant en place cette façon de procéder, Ann Stevenson et ses collègues ont voulu créer un processus simple et durable permettant de numériser la collection du musée au fil de son évolution.

La numérisation de la collection, qui a eu lieu entre 2007 et 2010, c'est-à-dire pendant la période correspondant à la subvention de la FCI, s'inscrivait dans le cadre d'une initiative plus large appelée Collections Research Enhancement Project (CREP). Cinq employés permanents du musée étaient chargés de cette initiative, de même qu'au moins sept personnes embauchées temporairement pour manipuler les objets, prendre des photos puis télécharger les images. Effectuer ce travail à l'intérieur même du musée présentait un avantage important : la possibilité, pour le personnel permanent, de développer ses capacités quant aux méthodes et au processus de numérisation, lesquels d'ailleurs existent toujours.

En effet, aujourd'hui, le musée a pour politique de numériser, une fois acquis, tout ce qui intègre la collection permanente, qu'il s'agisse d'achats ou de dons. La directrice des collections, Nancy Bruegeman, et un de ses adjoints gèrent la première étape du processus afin de s'assurer que le photographe à temps partiel procède à des reproductions numériques et transfère les images et les métadonnées vers le logiciel de gestion des collections (LGC). Mme Bruegeman a d'autres responsabilités, p. ex. prendre soin de la collection physique; d'ailleurs, le musée dispose de fonds limités pour le travail de numérisation. Compte tenu des effectifs actuels, le Musée d'anthropologie peut consacrer une journée par semaine à ce travail, ce qui représente quelque 1 000 pièces par an. Lorsque les acquisitions sont trop nombreuses pour les capacités du personnel, Mme Bruegeman doit alors établir des priorités pour les objets à numériser. En général, les premiers objets à être photographiés sont ceux pour lesquels des images doivent être créées à des fins d'évaluation (assurances ou fiscalité), ou ceux qui feront partie d'expositions.

Une fois que les dossiers d'images numériques et les métadonnées correspondantes sont créés, Mme Bruegeman se charge de l'affranchissement des droits, et l'information relative aux pièces numérisées est saisie dans le système de gestion des actifs numériques (SGAN). Nancy Bruegeman et Ann Stevenson intègrent ensuite ces données aux trois versions publiques du catalogue du musée : MOA CAT, Collection Online et Research Reciprocal Network (voir le Schéma 1 ci-dessous). ^{Note de bas de page 20}

Le Musée d'anthropologie a créé un système pour gérer sa collection numérisée et offrir diverses plateformes à différents types d'utilisateurs. Ce schéma montre comment les bases de données « dorsales » SGAN et LGC permettent ensemble d'alimenter un certain nombre de sites publics, à partir des catalogues du musée (MOA CAT, Collection Online) vers une ressource spécialisée ciblant les chercheurs en anthropologie (le Reciprocal Research Network – RRN), lequel comprend lui-même le contenu d'établissements partenaires et offre divers points d'accès. Précisons que, malgré l'existence de cette infrastructure très bien coordonnée, certaines catégories de contenu – comme les pièces que les conservateurs accumulent, mais qui n'intègrent pas officiellement la collection du musée – restent exclues de ce système.

La collection numérisée et cataloguée peut être utilisée de différentes manières afin de maximiser sa valeur pour la communauté des chercheurs et le public du musée. Les parties suivantes présentent les diverses utilisations que fait le public de la collection numérisée du musée.

Projets numériques en matière de conservation

Les ressources numériques du Musée d'anthropologie ne se limitent pas aux collections. Cinq des six conservateurs qui font partie du personnel du musée sont des anthropologues formés, et certains d'entre eux créent chaque année des expositions. En 2012, l'exposition créée par Carol Mayer, responsable des régions Afrique et Pacifique, intitulée « Visions of Enlightenment », présentait les symboles et les images de base de l'art bouddhique; et l'exposition intitulée « Kesu », de la conservatrice Jennifer Kramer, responsable de la région Nord-Ouest, présentait des sculptures et peintures de Doug Cranmer, artiste kwakwaka'waka. En général, ces expositions résultent des recherches que chaque conservateur fait sur le terrain, au cours desquelles ils amassent souvent une quantité importante de pièces, comme des entrevues, des histoires orales des peuples autochtones, des photographies de bâtiments et des enregistrements d'entrevues avec des sculpteurs de mâts totémiques.

Pendant le processus de conservation, le personnel du Musée d'anthropologie rassemble et crée une variété d'actifs numériques. Outre les documents de recherche que les conservateurs produisent, le personnel interne documente l'ensemble du processus, c'est-à-dire la préparation, le montage et l'organisation des programmes destinés au public (conférences, débats) qui sont liés à l'exposition. Une fois les dossiers créés, les conservateurs remettent leur équipement (appareils photo, caméras, etc.) à Gerald Lawson, coordonnateur du laboratoire des histoires orales, afin qu'il puisse transférer les fichiers, les normaliser pour pouvoir les utiliser (voire les réutiliser) sur plusieurs plateformes, ainsi que les placer dans des dossiers auxquels les conservateurs peuvent accéder sur le disque dur en réseau du musée.

En plus du travail lié aux expositions officielles, les conservateurs trouvent des façons novatrices de communiquer par la technologie. Par exemple, pour partager avec une communauté dans laquelle elle avait travaillé certaines images supplémentaires en lien avec une exposition, Jennifer Kramern a fait appel à Mawuena Glymin afin d'élaborer une démonstration de concept, et Skooker Broome a embauché un développeur Web pour créer un kiosque iPad. Mawuena Glymin a également créé un kiosque iPad avec des films et des photographies afin d'enrichir l'installation intitulée « One Heart, One Mind », qui a eu lieu en avril 2013.

Pour certains projets importants, les conservateurs doivent aller chercher une aide financière à l'extérieur. En 2010, Karen Duffek a créé un magazine Web, borderzones.ca, afin de pouvoir révéler les « concepts sous-jacents à l'exposition » dont elle était la commissaire, intitulée Border Zones: New Art across Cultures. ^{Note de bas de page 25} Le chef de projet et le concepteur de ce site Web venaient de l'extérieur, et le Conseil des arts du Canada, principal contributeur de cette exposition qui en comptait sept en tout, a en partie permis sa création. De la même façon, le site Web « Mât en l'honneur de Bill Reid », qui a été mis en ligne en 2002 par Bill McLennan, maintenant conservateur, Skooker Broome et d'autres employés du Musée d'anthropologie, a vu le jour grâce à des fonds provenant du Programme d'investissement pour des expositions virtuelles du RCIP. Le site Web « Voices of the Canoe », tout dernier projet à bénéficier d'un soutien financier, qui sera mis en ligne au cours du premier semestre 2013, est le fruit du travail de Jill Baird, conservatrice chargée des programmes éducatifs et publics, ainsi que de Damara Jacobs et de plusieurs de leurs collègues. Grâce au soutien de l'organisme Histoire et éducation en réseau (THEN/HiER), ce site utilise des contes et des histoires orales pour inciter les élèves du secondaire à réfléchir aux différentes façons dont les cultures du Pacifique conçoivent et racontent l'histoire.

Que ces projets puissent voir le jour « grâce aux ressources propres au personnel », comme l'indique Jill Baird, ou avec l'aide de subventions, ils sont le résultat d'un travail indépendant. Alors que certains, comme « Voices of the Canoe », peuvent aller puiser des images et des données dans la principale base de données des collections, ils permettent aussi de produire d'importants actifs numériques qui, en général, n'intègrent pas l'infrastructure que composent les catalogues MOA CAT et Collection Online ainsi que le RRN.

Les ressources numériques de ces projets (images, vidéos, histoires orales et entrevues, essais, ouvrages de référence sur des expositions) finissent généralement dans des dossiers protégés, sur les disques durs du réseau du musée, ainsi que sur des supports de stockage de moins en moins utilisés qui s'entassent dans les cubicules des conservateurs qui les ont créées. Certains membres du personnel cependant recommandent de plus en plus que l'on traite ces ressources comme les dossiers des expositions officielles en les intégrant aux archives du musée.

Cataloguer, documenter et protéger le contenu numérique du musée pour une utilisation future

Ann Stevenson, Mawuena Glymin, Gerald Lawson et leur collègue Kriszina Laszlo archiviste du musée, réfléchissent depuis un certain temps à ce qu'il faudrait faire pour relever le défi que constitue la préservation des ressources numériques qui, à proprement parler, ne font pas partie de la collection officielle du musée.

Le but du service des archives du Musée d'anthropologie est de cataloguer et de protéger la mémoire institutionnelle du musée à la fois pour une réutilisation potentielle par le personnel du musée, et, puisque cet établissement est un musée d'enseignement, pour les collections muséologiques. La principale valeur des archives réside dans les collections (les fonds) que Kriszina Laszlo rassemble à partir des pièces que produisent les conservateurs ainsi que le personnel qui participe à la création de contenus. Les articles qu'elle catalogue et conserve comprennent des ressources aussi diverses que des documents de recherche (enregistrements audio et vidéo, photographies, notes prises sur le terrain) et les données d'exposition qui sont méticuleusement consignées.

La grande majorité des objets qui se trouvent dans les archives se présentent sous format analogique, mais puisque les actifs numériques du musée sont de plus en plus nombreux, Kriszina Laszlo et ses collègues souhaiteraient que les créateurs de contenus déposent leurs dossiers dans le SGAN, avec la collection permanente. Ces dossiers pourraient être alors catalogués puis intégrés à la base de données des archives, ICA AtoM, ainsi que recoupés avec des ressources similaires puis réutilisés par le personnel une fois rendus accessibles.

En un sens, ce souhait vise l'intégration des projets ponctuels dans les programmes généraux qui forment la collection numérisée du Musée d'anthropologie; pour l'instant, cependant, les choses ne semblent pas vouloir avancer. En effet, certains conservateurs hésitent à remettre leur fonds (vidéos, bandes sonores, objets à caractère culturel, etc.) sans les soumettre d'abord un processus de sélection rigoureux et sans fournir le contexte; autrement dit, sans le travail même de la conservation. Pourtant, comme le souligne Carol Mayer, si l'on pouvait soigneusement choisir et organiser ces fichiers avant de les intégrer dans MediaBank, ses données ainsi que celles de ses collègues n'apparaîtraient toujours pas dans les dossiers du SGAN, et ce sont précisément ces données qui font partie intégrante du travail et de la valeur du musée.

Analyse du contenu numérique et connaissance des utilisateurs en ligne

En 2011, plus de 137 000 personnes ont visité le Musée d'anthropologie. Ce musée s'efforce de toujours mieux comprendre les collectivités, et surtout les communautés autochtones, avec lesquelles il travaille. La rénovation du bâtiment a permis de créer des pièces consacrées à certains objets de caractère culturel. Le RRN permet aux Premières Nations et à d'autres communautés de partager leurs connaissances sur les avoirs du Musée d'anthropologie et donc de compléter ou de rectifier les métadonnées du musée; et les kiosques MOA CAT qui se trouvent à l'intérieur des galeries tiennent compte du niveau de littéraire et des handicaps possibles des utilisateurs.

Contrairement aux fortes relations que le personnel du musée entretient avec ses collaborateurs et les visiteurs qui se rendent sur place, ainsi que toute l'attention qu'il leur porte, celui-ci en sait très peu sur les utilisateurs en ligne, y compris les utilisateurs des interfaces liées aux collections, ainsi que sur la qualité de leurs expériences. Seuls quelques chiffres de base existent. En 2012, Google Analytics comptait en moyenne 100 visiteurs par jour pour le catalogue Collection Online, sans grand changement au fil du temps; alors que selon WebLog Expert, le catalogue en ligne MOA CAT, qui inclut les 14 kiosques des Multiversity Galleries et les ordinateurs du personnel, un peu plus de 20 000 pages étaient en moyenne consultées par jour.

Défis communs des musées quant à la pérennisation des actifs numériques

Au cours des dix dernières années, le Musée d'anthropologie a déployé de très nombreux efforts et ressources pour avoir un meilleur accès à des chercheurs ainsi qu'aux collectivités et communautés qui constituent son public, et une grande partie de cet investissement a été consacrée à l'amélioration et à l'élargissement de son infrastructure et de ses actifs numériques. Ce travail cependant s'est doublé de certains défis liés à la pérennisation des nouveaux contenus.

La pérennisation des actifs numériques en 9 étapes au Musée d'anthropologie (MOA)

Le Musée d'anthropologie a réussi ce que beaucoup d'établissements semblables n'ont pas encore pu réaliser, c'est-à-dire la numérisation de sa collection permanente et la mise en place d'une infrastructure pour les bases de données connexes. Ces activités ont en grande partie été possibles en raison de l'importance que le musée accorde à la recherche ainsi que grâce à sa taille relativement petite.

Dans une certaine mesure, le musée s'est trouvé au bon endroit au bon moment. Au moment de recevoir la subvention de la FCI, la fondation avait alors principalement soutenu la recherche en sciences et n'avait pas encore investi de manière significative dans des projets de numérisation ou dans un département d'une faculté des arts. Cependant, en fondant sa proposition sur sa mission de recherche, le Musée d'anthropologie a pu obtenir une subvention majeure dont les effets se feront sentir bien au-delà de la durée de cette dernière.

Certains dirigeants de musée sont également à la recherche d'autres sources financières pour leurs projets de numérisation. Mark Engstrom, directeur adjoint, Collections et recherche, au Musée royal de l'Ontario, est à la recherche d'approches intelligentes, dont les collectes de fonds, afin de développer encore plus les vastes ressources en ligne de son établissement. Citons l'exemple récent de l'application mobile créée par ce musée pour enrichir l'exposition présentée en 2012, intitulée « Prodigieux dinosaures : les colosses du Gondwana », qui a été parrainée par la société financière Raymond James Ltd. ^{Note de bas de page 27} Malgré ce succès, Mark Engstrom ne sait pas encore avec certitude de quelle façon les fonds nécessaires pourront être recueillis à l'avenir.

Compte tenu des problèmes de financement actuels, il a été difficile pour de nombreuses organisations de trouver des sources de financement pour des projets comme celui du Musée d'anthropologie. Les quelques stratégies que ce musée a cependant élaborées pour financer ses projets numériques peuvent servir de modèles aux établissements désireux de développer leurs propres capacités et infrastructures, même si ce travail doit être plus modeste ou avoir lieu graduellement.

Personnes interrogées dans le cadre de l'étude de cas sur la stratégie numérique du Musée d'anthropologie

Guide d'entrevue pour l'étude de cas sur la stratégie numérique du Musée d'anthropologie (MOA)

Outil professionnel visant à aider les créateurs de contenus numériques à aborder les questions de pérennité

Bibliographie de l'étude de cas sur la pérennisation des contenus numériques des musées

• Arms, William Y, Digital Libraries, Cambridge, MIT, 2000.
• Association canadienne des professeures et professeurs d'université, Dernières nouvelles sur la campagne – septembre 2012.
• Bibliothèque et archives Canada, Stratégie canadienne sur l'information numérique (PDF), octobre 2007.
• ---. Canadian Digital Information Strategy: Final report on consultations with stakeholder communities 2005 to 2008 (PDF) (février 2010).
• ---. Politique de développement des collections numériques (février 2006).
• Bureau du dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation – Direction des services d'évaluation, Évaluation sommative de la Stratégie sur la culture canadienne en ligne (SCCE), septembre 2008.
• Centre canadien de ressources en cyberpolitiques
• Comité des Sages, « La nouvelle Renaissance », janvier 2011 (press release).
• Commission européenne, ICT PSP 7 (décembre 2012).
• Dietz, Steve, et coll., The Virtual Museum (of Canada): The Next Generation, 2004.
• Dunmore, Carol. « Museums and the Web », The Responsive Museum: Working with Audiences in the Twenty-first Century, éd. Caroline Lang, et coll., Burlington, Ashgate, p. 95-114, 2006.
• Hudson, Claire. « The Digital Museum », Evaluating and Measuring the Value, Use and Impact of Digital Collections, éd. Lorna M. Hughes, London, Facet, p. 35-48, 2012.
• Maron, Nancy L., Jason Yun et Sarah Pickle, Sustaining Our Digital Future: Institutional Strategies for Digital Content, janvier 2013.
• « Preservation in the Digital Age », Conservation Perspectives: The Getty Conservation Institute Newsletter, 22.3, automne 2007.