Préservation numérique

Le Musée Medalta, musée de taille moyenne situé à Medicine Hat, en Alberta, avec l'aide du RCIP, a utilisé les outils contenus dans la boîte à outils de préservation numérique pour élaborer une politique, un plan et des procédures de préservation numérique afin de permettre l'accès à long terme à ses biens numériques, y compris des images, des enregistrements audio, des dossiers sur la gestion des collections et du contenu semblable. Ce document est la politique découlant de ces travaux. Il est préservé dans le format que le Musée Medalta utilisera. Le document tient compte des normes de préservation existantes, décrit les responsabilités administratives, résume les mesures de viabilité et de sécurité organisationnelles, et assure la viabilité financière ainsi que la pertinence technologique et procédurale.

Le Musée Medalta, musée de taille moyenne situé à Medicine Hat, en Alberta, avec l'aide du RCIP, a utilisé les outils contenus dans la boîte à outils de préservation numérique pour élaborer une politique, un plan et des procédures de préservation numérique afin de permettre l'accès à long terme à ses biens numériques, y compris des images, des enregistrements audio, des dossiers sur la gestion des collections et du contenu semblable. Ce document est le plan découlant de ces travaux. Il est préservé dans le format que le Musée Medalta utilisera. Le document décrit les objectifs et les contraintes du musée, puis propose diverses solutions. Enfin, le plan indique la solution choisie, justifie ce choix et décrit les procédures de base pour mettre en œuvre cette solution.

En 2011, le RCIP a réalisé un sondage sur l'état de la préservation numérique dans les musées canadiens et a découvert que, même si les musées possèdent souvent des biens numériques, très peu d'entre eux disposent d'une politique ou d'un plan officiel pour la préservation de ces biens à long terme. Pour remédier à ce problème, le RCIP a mis au point la Boîte à outils de la préservation numérique comprenant des ressources produites par le RCIP et ses partenaires, qui a permis aux musées d'élaborer des politiques, des plans et des procédures de préservation numérique. Le Musée Medalta, musée de taille moyenne situé à Medicine Hat, en Alberta, a conclu un partenariat avec le RCIP dans le cadre de ses efforts de restauration suivant une inondation afin de produire ses propres plans et politiques de préservation numérique. La présente étude de cas fait état de cette expérience. Il reste à espérer que d'autres musées de taille moyenne profiteront des travaux exposés ici ainsi que des documents qui en découlent.

Anne Kenney et Nancy McGovern sur les dix bonnes raisons pour envisager la préservation numérique. Anne Kenney et Nancy McGovern de la bibliothèque de l'Université Cornell.

En réponse aux commentaires des membres dans le sondage sur la préservation numérique du RCIP de 2011, celui-ci a déterminé et élaboré un certain nombre d'outils faciles à utiliser afin d'aider les musées à évaluer leurs besoins en matière de préservation numérique et de les guider dans la mise en œuvre de la politique, des plans et des procédures de préservation numérique. Tous ces documents sont accessibles (par ordre chronologique) aux professionnels et aux bénévoles des musées qui ne détiennent peut-être pas de formation institutionnelle dans le domaine de la préservation numérique.

Une fois qu’un besoin en matière de préservation numérique a été défini, utilisez ce nouveau cadre révisé pour examiner diverses solutions potentielles et en sélectionner une qui correspond le mieux aux besoins et aux ressources de votre établissement.

Ce cadre est conforme aux normes et aux pratiques convenant à la préservation numérique dans les musées, qui préservent habituellement les biens numériques différemment des archives. En particulier, les musées consignent les renseignements sur les biens numériques dans des systèmes existants de gestion des collections plutôt que dans une archive numérique officielle. Bien que les principes de base demeurent les mêmes, les normes et les pratiques diffèrent.

Alors que les établissements culturels continuent à créer une variété de contenus et de produits numériques, ils procèdent souvent sans suffisamment tenir compte des efforts et des ressources nécessaires à la pérennisation de ces derniers. La présente étude de cas examine donc comment le Musée d'anthropologie de l'Université de la Colombie-Britannique a réussi à élaborer et à mettre en œuvre une stratégie visant à numériser ses collections permanentes et à créer une base de données durable. Elle propose un certain nombre de leçons aux autres établissements qui cherchent à développer leurs propres capacités et infrastructures, même si ce travail se veut plus modeste ou est réalisé progressivement. Cette étude de cas présente en outre un outil intitulé Health Check Tool For Digital Content Creators in Cultural Heritage Institutions (outil de bilan de santé à l'intention des créateurs de contenus numériques dans les établissements du patrimoine culturel), qui a été créé en collaboration avec le Joint Information Systems Committee (JISC – Royaume-Uni) et l'organisme américain Ithaka S+R.

La boîte à outils est axée sur l'élaboration de politiques, de plans et de procédures portant sur les avoirs numériques pour la préservation numérique dans les institutions culturelles canadiennes. Entre autres, elle comprend des gabarits qui servent à dresser l'inventaire des avoirs numériques de votre institution. Ils aident également à élaborer une politique de préservation numérique et à préparer un plan et des procédures de préservation numérique. Ce document est un guide sur l'utilisation des ressources de la boîte à outils de la préservation numérique, et offre un déroulement du travail pour toutes les activités préalables à l'élaboration de politique et de plan en matière de préservation numérique ainsi que celles les entourant.

Le Musée de la Monnaie de la Banque du Canada gère et expose des parties de la Collection nationale de la monnaie. En 2001, le Musée a décidé de numériser la collection pour en faciliter l'évaluation et la gestion. Les travaux ont commencé de façon sérieuse en 2002. La collection renferme environ 100 000 artéfacts. Nous avons eu deux préoccupations au sujet du processus de numérisation. La première concerne les entrées dans notre base de données, lesquelles comprennent de petites versions d'images, tandis que la seconde touche les grandes versions des images elles-mêmes. La présente étude de cas ne porte que sur les images.

Cette étude de cas relate le processus d'inventaire de biens numériques entrepris par le Musée canadien de l'histoire (MCH), qui constitue une première étape dans l'élaboration d'un plan et d'une politique de préservation des biens numériques.

Une politique bien conçue sur la préservation numérique doit être adaptée aux besoins de l'organisation qui l'utilisera. Une seule politique ne peut donc convenir à tous les musées. Toutefois, il existe certaines composantes communes dont il faut tenir compte dans le cadre de l'élaboration d'une telle stratégie, et celles-ci sont présentées dans la Lignes directrices sur l'élaboration d'un cadre stratégique pour la préservation numérique – Version 2.1. Cette version (2.1) des Lignes directrices, élaborée par Nancy Y. McGovern, directrice des ateliers sur la gestion de la préservation numérique, a été révisée en octobre 2012. Elle prend appui sur la version 1.0, qui se fondait sur les constatations découlant du projet d'élaboration du programme des ateliers sur la gestion de la préservation numérique de l'Université Cornell (coréalisatrices : Anne R. Kenney et Nancy Y. McGovern; financement versé par la National Endowment for the Humanities [fondation nationale pour les lettres et sciences humaines]), ainsi que sur les leçons tirées de l'élaboration du Cornell University Library Digital Preservation Policy Framework (cadre stratégique pour la préservation numérique de la bibliothèque de l'Université Cornell). Au nombre des organisations qui ont mis au point des cadres stratégiques pour la préservation numérique à l'aide de cette ligne directrice, figurent l'Interuniversity Consortium for Political and Social Research (consortium interuniversitaire pour la recherche politique et sociale), Bibliothèque et Archives Canada et North Carolina State Archives and Library (archives et bibliothèque de l'État de la Caroline du Nord).

Le modèle d'inventaire de la préservation numérique est utilisé pendant l'étape de définition d'un problème de toute activité de préservation numérique. Même si votre musée choisit de ne pas poursuivre une activité de préservation numérique, il devrait, pour le moins, inventorier les ressources qu'il détient, la durée prévue de leur conservation, les risques relatifs à l'accès à ces ressources et les répercussions possibles découlant d'une perte de cet accès. Si votre musée devait décider qu'un certain degré de préservation numérique était essentiel, l'information recueillie en utilisant ce modèle pourra servir à la mise en œuvre de la politique, du plan d'action et des procédures nécessaires à votre préservation numérique.

Cette ressource fournit un arbre décisionnel sur la préservation numérique visant à aider les établissements du patrimoine culturel à déterminer, parmi les ressources numériques existantes, celles qui devraient être préservées à long terme. L’arbre peut servir à élaborer la politique de préservation numérique de l’établissement (un document clé qui contribue à établir le plan d’action pour la préservation numérique de l’établissement et qui l’appuie) ou à appuyer une politique existante en ce qui a trait aux ressources qui n’y sont pas déjà abordées. La version de 2021 de cet arbre diffère des versions précédentes, puisqu’elle comprend un sous-arbre détaillé pour les considérations techniques. Ces considérations sont un condensé des enjeux cernés et enseignés par Joe Iraci et Ern Bieman lors des ateliers régionaux « Supports d’information modernes et préservation numérique » de l’Institut canadien de conservation ayant eu lieu entre 2017 à 2019.

Le Musée régimentaire du 8th Hussars de Sussex, au Nouveau-Brunswick, avec l'aide du RCIP, a utilisé les outils contenus dans la boîte à outils de préservation numérique pour élaborer une politique, un plan et des procédures de préservation numérique afin de permettre l'accès à long terme à ses biens numériques, y compris des images, des enregistrements audio, des dossiers sur la gestion des collections et du contenu semblable. Cette étude de cas porte sur la façon dont la boîte à outils de la préservation numérique du RCIP peut être utilisée dans des musées plus petits dont les finances et les ressources humaines sont limitées.

La transition vers le numérique provoquée par la crise de COVID-19 a mis en évidence la nécessité de développer des compétences numériques de base et un certain niveau de capacité à travailler avec les contenus numériques en relation avec les collections. L'Association des musées de l'Ontario a le plaisir de partager, en collaboration avec les Musées d'histoire de Toronto et Digital Action Research & Training, une nouvelle ressource destinée aux musées visant une collecte, une préservation et une exploitation éthique des histoires orales et des collections nées numériques. Cette nouvelle ressource s'appuie sur des meilleures pratiques issues de la communauté internationale et est le résultat du projet « Innover avec les collections en ligne », financé par le Programme d'aide aux musées du ministère du Patrimoine canadien, qui a permis à cinq musées de bénéficier d'un mentorat et d'un apprentissage pour s'engager dans la collecte éthique et la mobilization d'histoires orales et de collections nées numériques au sein de leur institution.

Le Musée régimentaire du 8th Hussars de Sussex, au Nouveau-Brunswick, avec l'aide du RCIP, a utilisé les outils contenus dans la boîte à outils de préservation numérique pour élaborer une politique, un plan et des procédures de préservation numérique afin de permettre l'accès à long terme à ses biens numériques, y compris des images, des enregistrements audio, des dossiers sur la gestion des collections et du contenu semblable. Ce document est le plan découlant de ces travaux. Il est préservé dans le format que le Musée du 8th Hussars utilisera. Le document décrit les objectifs et les contraintes du musée, puis propose diverses solutions. Enfin, le plan indique la solution choisie, justifie ce choix et décrit les procédures de base pour mettre en œuvre cette solution.

Le Musée régimentaire du 8th Hussars de Sussex, au Nouveau Brunswick, avec l'aide du RCIP, a utilisé les outils contenus dans la boîte à outils de préservation numérique pour élaborer une politique, un plan et des procédures de préservation numérique afin de permettre l'accès à long terme à ses biens numériques, y compris des images, des enregistrements audio, des dossiers sur la gestion des collections et du contenu semblable. Ce document est la politique découlant de ces travaux. Il est préservé dans le format que le Musée du 8th Hussars utilisera. Le document tient compte des normes de préservation existantes, décrit les responsabilités administratives, résume les mesures de viabilité et de sécurité organisationnelles, et assure la viabilité financière ainsi que la pertinence technologique et procédurale.

Ce tutoriel vous enseignera comment mettre en place des politiques de préservation numérique au sein de votre musée. Le contenu suppose une connaissance élémentaire de la préservation numérique. Toutefois, pour les utilisateurs plus expérimentés, le tutoriel comprend des liens vers de l'information et des ressources supplémentaires. En suivant ce cours, vous : - comprendrez ce qu'est une procédure de politique; - apprendrez les étapes et le processus d'élaboration d'une politique de préservation numérique; - vous familiariserez avec les pratiques d'élaboration de politiques adoptées par les établissements; - déterminerez les points qu'une politique sur la préservation numérique doit couvrir. Format du cours : Le cours ayant trait à la politique sur la préservation numérique consiste en trois modules, cinq jeux-questionnaires, trois auto-évaluations, des listes de vérification, des ressources imprimables et des groupes de discussion. Il se divise en trois modules : une introduction à la politique et aux procédures, le processus d'élaboration d'une politique et l'élaboration d'une politique sur la préservation numérique. Par ailleurs, ce cours vous permettra d'évaluer votre connaissance du matériel. Il offre également des outils vous permettant d'analyser des situations précises de politique de préservation numérique au sein de votre établissement. Vous pouvez envoyer les résultats de vos évaluations à un animateur par courriel à l'adresse du cours afin d'obtenir une rétroaction, des suggestions ou des conseils utiles.

Soins des collections sur support électronique des petits musées et archives fournit de l'information sur les étapes à suivre pour augmenter leur longévité. La prise de mesures dès maintenant réduira la probabilité de perte d'information à l'avenir.

À l'automne 2011, le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP) a effectué un sondage sur la préservation numérique pour recueillir de l'information précise et pertinente sur l'envergure et l'état des biens numériques détenus par ses organisations membres. Ce rapport donne un aperçu de l'information recueillie et présente une analyse des résultats, question par question. Les données fournies par les répondants sont riches et pourraient appuyer la réalisation d'analyses supplémentaires plus détaillées de la situation actuelle. En tout, les données des 307 organisations ayant répondu au sondage, ce qui représente un taux de réponse de 22,3 %, ont été examinées dans le cadre de l'analyse. Un certain nombre d'organisations ont pris le temps de souligner qu'il fallait posséder de grandes connaissances techniques pour pouvoir répondre aux questions du sondage. Les organisations n'ont pas toutes été en mesure de trouver les ressources nécessaires pour répondre au sondage dans les délais alloués. Les principaux résultats du sondage révèlent ce qui suit : - Bon nombre des établissements membres ne disposent pas des ressources requises pour dresser un inventaire; - Il y a très peu de supports obsolètes; - La grande majorité des répondants possèdent des biens numériques et sont en mesure de classer ces derniers par ordre de priorité aux fins de préservation; - La plupart des répondants utilisent un petit nombre de progiciels bien connus; - De nombreux répondants ont accès à de multiples espaces d'entreposage; - Certains répondants ne connaissent pas la température ni le degré d'humidité relative qui prévalent dans leurs espaces d'entreposage; Il faut mettre en place un mécanisme pour aider les nouveaux établissements membres ainsi que les bénévoles de ces organisations à suivre une formation sur des sujets moins récents, comme la numérisation.