Étude de cas sur l'obsolescence numérique - Le Musée de la monnaie de la Banque du Canada

Contexte

Le Musée de la Monnaie de la Banque du Canada gère et expose des parties de la Collection nationale de la monnaie. En 2001, le Musée a décidé de numériser la collection pour en faciliter l'évaluation et la gestion. Les travaux ont commencé de façon sérieuse en 2002 et se poursuivront pendant un certain temps, car la collection renferme environ 100 000 artéfacts. Nous avons deux préoccupations au sujet du processus de numérisation. La première concerne les entrées dans notre base de données, lesquelles comprennent de petites versions d'images, tandis que la seconde touche les grandes versions des images elles-mêmes. La présente étude de cas ne portera que sur les images.

Obsolescence numérique et biens numériques entreposés sur support

Des études d'imagerie préparées au début du projet numérique du Musée abordaient brièvement l'obsolescence numérique. Un document proposait de sauvegarder les images sur deux DVD et d'en entreposer une version hors site ou à tout le moins dans un autre secteur de l'immeuble. On y mentionnait également la longévité des CD, des DVD et des disques durs. D'autres situations n'ont pas été considérées, comme la disponibilité à long terme du matériel pour lire le support, la qualité du support ainsi que l'éventuelle grande capacité d'entreposage et la migration. La technologie recommandée a été mise à niveau avant que le matériel soit acheté, car il est devenu moins coûteux entre-temps.

Une des étapes initiales du projet d'imagerie du Musée consistait à numériser les diapositives couleur sur des disques PCD Kodak. Depuis cette étape, ils sont devenus désuets et ont été remplacés par des images numériques des artéfacts originaux.

Actuellement, nous saisissons les images des artéfacts à l'aide d'appareils photo numériques et de scanneurs. Ces images passent de leur format RAW au format TIFF, puis sont ensuite gravées sur des DVD.

Les premiers problèmes sont apparus au moment où sont survenues de multiples erreurs lorsqu'on a gravé les images sur une marque particulière de DVD. Nous avons immédiatement changé de marque (nous devons maintenant effectuer leur migration), puis commencé à graver les deux copies sur des disques de deux marques différentes, dont les DVD Delkin Gold. Pour l'instant, tout semble bien fonctionner et les données sont récupérables.

De plus, on examine un plan de migration. Tous les éléments sont à l'étude, y compris le choix du moment. Devrions-nous attendre le prochain niveau de technologie pour réaliser certaines économies et envisager une technologie ultérieure? Notre collection d'images est-elle assez stable pour cela? En ce moment, nous le pensons.

Investissement et répercussions financières

Les coûts seront un facteur lors de la prochaine migration. Il faudra les prévoir et explorer minutieusement les options. Si nous continuons, pour le moment, d'utiliser la technologie et la stratégie actuelles, cela deviendra moins coûteux, car le prix des DVD Gold diminuera. Cependant, il faudra étudier toute nouvelle technologie (entreposage et accessibilité) qui sera offerte sur le marché. Puisque nous sommes financés directement par la Banque du Canada, nous devrons suivre des processus budgétaires pour veiller à choisir l'option la plus rentable et durable.

Recommandations

Je crois que le plan original est fondamentalement solide, mais il faudra effectuer davantage de recherche en ce qui concerne le choix des produits et une éventuelle migration. Il faut toujours tenir compte des répercussions à long terme concernant la stabilité des données et les besoins financiers. Des stratégies comme des rencontres avec d'autres institutions qui effectuent le même travail – par exemple les membres du groupe de discussion intergouvernemental sur la numérisation – nous aideront à tirer des leçons des expériences des autres.