Gestion des contenus numériques et les musées – Introduction

Qu'est ce qu'un contenu numérique?

Un contenu numérique est un document numérique créé par votre établissement ou qui lui appartient. Il existe plusieurs formats de contenus numériques, notamment, les fichiers en format texte, en format Web, les fichiers audio, vidéo et d'images. Les images numériques des objets de votre collection sont des contenus numériques, au même titre que vos logos ou vos présentations PowerPoint corporatives, et toute autre ressource numérique créée par votre établissement afin de générer des revenus ou de fournir un contenu de valeur aux employés ou aux clients. Les contenus numériques peuvent être utilisés dans différents contextes, y compris la vente, le marketing, l'enseignement, le développement Web, la gestion des collections et la préservation numérique. On utilise parfois l'expression « contenus multimédias », en faisant référence plus spécifiquement à un contenu audio ou vidéo.

La gestion des contenus numériques

Les contenus numériques sont le résultat des activités institutionnelles de création de contenu, de production graphique et de numérisation, et peuvent représenter un investissement important en temps et en expertise. À mesure que la quantité de ressources numériques créées et préservées par les musées augmente, la gestion de ces ressources prend une importance grandissante si l'on souhaite que le personnel puisse les repérer facilement et les utiliser à bon escient. La gestion des contenus numériques (GCN) englobe des activités associées à la création, au catalogage, au stockage, au repérage et à la sauvegarde de ces contenus. La GCN a pour objectif d'intégrer des pratiques exemplaires au déroulement du travail, de manière à améliorer l'accès aux ressources et à les rendre disponibles pour réutilisation. La GCN peut être aussi simple que l'adoption de conventions régissant les noms de fichiers et les modes de stockage, pour qu'il soit plus facile de retracer, de localiser et de récupérer les contenus, en fonction des besoins et de l'utilisation qu'on souhaite en faire. Plusieurs d'entre nous ont déjà connu une certaine frustration au moment de chercher la plus récente version d'un fichier numérique; la GCN peut nous aider à éviter ce type de situation en mettant en place des pratiques cohérentes de gestion des fichiers au sein d'une organisation. La GCN contribue généralement à améliorer l'efficacité, non seulement en ce qui a trait à la gestion des fichiers, mais aussi dans tous les secteurs suivants :

• gestion de fichiers;
• gestion de métadonnées;
• déroulement du travail;
• suivi et mise en application des politiques;
• accès.

Systèmes de gestion des contenus numériques

Un « système » de GCN est un ensemble de matériel informatique et de logiciel conçus pour être utilisés conjointement afin de gérer des contenus numériques. Il permet de centraliser et de simplifier les processus associés à la propriété intellectuelle (PI) et à la gestion des droits, à la sécurité et au suivi des déplacements, de même qu'à la recherche et à au repérage des ressources. Si vous envisagez investir dans l'acquisition d'un système de GCN, vous devriez d'abord élaborer une stratégie de GCN adaptée à votre organisation, en évaluant vos pratiques ou vos méthodes actuelles au chapitre de la création et de la préservation des contenus numériques. Cette évaluation devrait inclure l'inventaire des types de contenus produits et les besoins des utilisateurs. Les fonctionnalités requises et les objectifs établis dans votre stratégie de GCN vous permettront de définir les critères de sélection ou de conception d'un système qui répond à vos besoins spécifiques. Il faudra peut-être envisager d'adapter à vos besoins un produit exclusif, de marque déposée ou à code source libre, dans le cas où un produit de série prêt-à-utiliser ne réponde pas adéquatement à tous vos critères.

Certains établissements pourraient créer eux-mêmes leur propre système de GCN à l'aide d'un logiciel de base de données existant, s'ils ont l'expertise nécessaire pour développer les fonctionnalités requises. Il existe également de nombreux produits de GCN de marque déposée et à code source libre parmi lesquels vous pouvez choisir et qui offrent la totalité ou la plupart des fonctionnalités que vous recherchez. Vous devrez faire appel à des fournisseurs, à des consultants ou à vos employés des services technologiques internes pour installer, configurer, adapter et maintenir le système choisi. La stratégie et le système de GCN doivent également être revus à intervalles réguliers et lorsque des changements se produisent au niveau des pratiques institutionnelles en matière de contenus numériques.

Conclusion

Investir dans la gestion stratégique des contenus numériques de votre organisation peut vous faire économiser temps et argent, grâce à la rationalisation des opérations et du travail, et à l'amélioration de l'accès aux ressources pour les utilisations et les utilisateurs multiples. Si vous ne pouvez pas investir dans des produits logiciels et matériels de GCN, élaborez et mettez en place des normes de gestion et de stockage des fichiers, pour pouvoir plus facilement localiser et récupérer vos données. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la GCN, veuillez consulter les ressources énumérées ci-dessous.

Sites Web à consulter

• Le NINCH Guide to Good Practice in the Digital Representation and Management of Cultural Heritage Materials, chapitre XIII : Gestion des biens numériques.
  http://www.nyu.edu/its/humanities/ninchguide/XIII/ (en anglais seulement)

• RLG Diginews. Numéro spécial : Managing Digital Assets in US Museums. Volume 10, numéro 6, décembre 2006.
  http://worldcat.org/arcviewer/1/OCC/2007/07/10/0000068924/viewer/file1.html (en anglais seulement)

• Teri Ross, « Digital Asset Management : The Art of Archiving ».
  http://www.techexchange.com/library/Digital%20Asset%20Management.pdf (en anglais seulement)

Solutions de GCN à code source libres

• DAMD – Base de données – Gestion des contenus numériques
  http://archive.bampfa.berkeley.edu/moac/ (en anglais seulement)
  Richard Rinehart a conçu ce système de GCN en libre accès, à l'aide de Filemaker Pro. Si vous avez Filemaker Pro 8.5 ou une version supérieure déjà installée dans votre ordinateur, vous pouvez télécharger et faire fonctionner ce système.

• Razuna
  http://www.razuna.org/ (en anglais seulement)
  Système de gestion des contenus numériques/contenus multimédias de source ouverte, avec système intégré de gestion du contenu Web.

• ResourceSpace
  http://www.montala.net/resourcespace.php (en anglais seulement)
  Un système de GCN de source ouverte, accessible par le biais du Web, qui offre un accès facile et rapide aux ressources imprimées et prêtes pour le Web.