Liste des critères d’évaluation de systèmes de gestion des collections

Format alternatif

Liste des critères d’évaluation (Excel, 158 Ko)

Introduction à la liste des critères d’évaluation

La liste des critères d’évaluation de systèmes de gestion des collections du Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) a été mise à jour et comprend maintenant plus de 800 critères. La description des exigences liées à ces critères peut aider un établissement qui cherche à mettre à niveau ou à acquérir un système de gestion des collections (SGC).

De plus, pour aider les établissements ayant des collections plus modestes et des besoins plus simples, nous avons créé une version abrégée de la liste des critères d’évaluation. Cette version comprend un peu moins de 300 critères. Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée. Les établissements qui souhaitent utiliser la version abrégée de la liste devraient néanmoins consulter la version complète pour s’assurer de n’omettre aucun critère important. Bien que les deux versions puissent être téléchargées au format Excel, elles sont présentées ensemble sur la page Web, ce qui permet de les comparer facilement.

Les listes des critères d’évaluation visent à aider un établissement à définir des exigences, puis à choisir le système convenant le mieux à ses besoins. Les utilisateurs peuvent consulter les listes des critères d’évaluation pour déterminer ceux qui sont obligatoires, ceux qui sont souhaitables et ceux qui ne s’appliquent pas. Les utilisateurs peuvent aussi télécharger et personnaliser les listes en incluant des critères propres à leur établissement, comme le nombre d’objets qu’il faut gérer, l’information au sujet d’une collection spécialisée et l’accès du public aux renseignements liés à la gestion des collections.

Les critères des listes de vérification sont organisés de sorte que les utilisateurs peuvent reconnaître les procédures tirées de la norme Spectrum. Spectrum est un ensemble de procédures normalisées de gestion des collections conçu par la Collections Trust. Nous recommandons que les établissements suivent ces procédures pour appliquer les pratiques exemplaires en vigueur lorsqu’il s’agit de gérer leurs collections.

Les fournisseurs peuvent utiliser les listes pour indiquer le nombre de critères auxquels ils répondent, et ce, pour chaque catégorie. Le nombre de critères dans chaque catégorie est indiqué avant chaque section. On peut se baser sur ce nombre pour évaluer à quel point le SGC d’un fournisseur répond aux critères.

La liste des critères d’évaluation de systèmes de gestion des collections n’est qu’une référence parmi d’autres pour les critères possibles. Elle ne remplace pas le travail nécessaire pour déterminer le meilleur fournisseur ou le système le plus approprié. Les références au sujet d’un fournisseur, la taille de la communauté d’utilisateurs ou le nombre d’années d’expérience d’un fournisseur ou d’un revendeur sont d’autres exemples de facteurs qui pourraient être pris en considération dans le cadre de la sélection d’un SGC.

Section A : Principaux critères pour la gestion des collections
(procédures primaires de la norme Spectrum)

A.1 Entrée des objets

Gestion et documentation de la réception d’objets qui ne font pas actuellement partie d’une collection. Ces objets pourraient ou non faire l’objet d’une accession.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 21.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.1.1 Entrée des objets
Gestion et documentation de la réception d’objets qui ne font pas actuellement partie d’une collection. Ces objets pourraient ou non faire l’objet d’une accession.
*A.1.2 Raison de l’entrée
Le système permet d’indiquer le motif du dépôt temporaire d’un objet ou de lots d’objets dans un musée (par exemple, évaluation, traitement de conservation, identification, acquisition potentielle, etc.).
*A.1.3 Attribution d’un numéro système
Le système attribue un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets.
A.1.4 Compte rendu des objets
Le système permet au musée de rendre compte de tous les objets ou lots d’objets en dépôt qui comportent des données d’identification (par exemple, nom du propriétaire, nom du déposant, emplacement, numéro d’identification, nombre d’objets, date de retour).
A.1.5 Fourniture d’un reçu
Le système produit un reçu à l’intention du propriétaire d’un objet ou d’un lot d’objets en dépôt.
A.1.6 Responsabilité de l’établissement
Le système aide à établir le degré de responsabilité de l’établissement relativement à un objet ou à un lot d’objets en dépôt (par exemple, renvoi à un dossier sur papier contenant des documents de dépôt signés).
A.1.7 Motif du dépôt
Le système permet d’indiquer le motif du dépôt temporaire d’un objet ou d’un lot d’objets dans un musée (par exemple, évaluation, traitement de conservation, identification, acquisition potentielle).
A.1.8 Fin du dépôt
Le système permet de spécifier la date de fin du dépôt temporaire d’un objet ou d’un lot d’objets dans un musée.
A.1.9 Avis de fin de dépôt
Le système émet un avis de fin de dépôt (par exemple, rappel de ce que l’utilisateur doit faire, production d’un rapport).
*A.1.10 Propriétaire actuel
Le système enregistre les informations sur le propriétaire d’un objet prêté ou en dépôt temporaire, ou d’un autre objet dont l’établissement a la garde, mais qui n’appartient pas à celui-ci.
A.1.11 Numéro d’entrée
Le système permet d’inscrire le numéro d’entrée des prêts et de tout autre objet qui ne vous appartient pas (par exemple, les demandes de renseignements).
*A.1.12 Date d’entrée
Le système permet de saisir la date à laquelle un objet ou un lot d’objets arrive dans l’établissement.
A.1.13 Méthode d’entrée
Le système permet de consigner la méthode par laquelle un objet ou un groupe d’objets est entré dans l’établissement (p.ex. messager).
A.1.14 Gestionnaire des entrées
Le système permet de consigner la personne ayant accusé réception de l’objet ou des objets qui sont entrés dans l’établissement.
A.1.15 Déposant
Le système permet de consigner la personne ou l’organisation de laquelle un objet prêté ou temporairement déposé a été reçu, si elle est différente du propriétaire ou prêteur actuel.
A.1.16 Exigences du déposant
Le système permet de consigner les exigences d’un déposant ou propriétaire concernant le dépôt d’un objet ou d’un groupe d’objets, y compris les conditions de dépôt d’archives archéologiques.
A.1.17 Note sur l’entrée
Le système permet les champs vierges pour la consignation d’information sous forme de vocabulaire non contrôlé concernant le dépôt d’un objet.
*A.1.18 Retour au propriétaire
Le système permet de noter le fait qu’un objet ou un lot d’objets en dépôt a été retourné comme convenu à son propriétaire (par exemple, indication du retour de l’objet, date de retour).
A.1.19 Note sur l’emballage
Le système permet de consigner de l’information au sujet de la façon dont un objet reçu a été emballé ou entreposé.
*A.1.20 Date de retour
Le système permet de saisir la date à laquelle un objet doit être rendu au propriétaire ou à la personne qui l’a mis en dépôt, ou être récupéré par l’un de ceux-ci.
A.1.21 Conditions pour le dépôt
Le système permet de consigner toute condition qui s’applique au dépôt d’un ou de plusieurs objets (par exemple, exigences pour l’entreposage ou l’exposition).

A.2 Acquisition et enregistrement

Gestion et documentation de l’ajout d’un objet aux collections ou d’un lot d’objets à collection permanentes d’un établissement

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 33.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.2.1 Accession par lot
Le système permet de faire l’accession d’objets par lot (par exemple, attribution d’un numéro unique, propre à l’établissement, à un groupe d’objets faisant l’objet d’une même accession ─ les différents objets peuvent par la suite être numérotés séparément).
*A.2.2 Attribution d’un numéro système
Le système attribue un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets.
*A.2.3 Numéros d’identification propres à un établissement
Le système permet de consigner des numéros d’identification propres à un établissement (par exemple, numéro d’acquisition, numéro Borden).
*A.2.4 Numéro d’objet
Le système peut enregistrer le numéro d’identification propre à un objet ou à des spécimens, y compris à toute composante distincte.
A.2.5 Numéros précédents
Le système permet de consigner les numéros précédents d’un objet ou d’un lot d’objets nouvellement acquis.
A.2.6 Autre numéro
Le système permet d’enregistrer un deuxième numéro d’objet, différent du Numéro d’objet principal.
A.2.7 Autre type de numéro
Le système permet de consigner une description d’un autre numéro assigné à un objet.
A.2.8 Nombre d’objets
Le système permet de consigner le nombre d’objets au niveau suivant dans l’enregistrement de l’objet.
*A.2.9 Nom de l’objet
Le système permet d’ajouter une description de la forme, de la fonction ou du type d’objet.
*A.2.10 Titre
Le système permet d’enregistrer le nom associé à un objet ou à un groupe d’objets par l’artiste, le créateur ou le collectionneur au moment de leur création ou ultérieurement, qu’il s’agisse d’un titre expressément attribué à l’objet ou communément utilisé pour y faire référence.
*A.2.11 Courte description
Le système permet de saisir la description textuelle d’un objet en une phrase environ; c’est une fonction généralement utilisée à des fins administratives et d’identification. Le système enregistre les informations les plus importantes à partir d’un certain nombre d’unités d’information descriptives distinctes.
A.2.12 Note sur l’historique de l’objet
Le système permet de consigner l’historique d’un objet, y compris sa création, ses propriétaires, ses vendeurs et les circonstances entourant ces événements. Consignez ici de l’information qui n’a pas été consignée ailleurs au moyen de terminologie contrôlée.
*A.2.13 Source
Le système permet d’enregistrer des données sur la source d’un objet ou d’un lot d’objets (par exemple, source de l’acquisition , titre, prénom, adresse).
A.2.14 Pronoms préférés
Le système permet de noter les pronoms qui sont préférés par les propriétaires précédents, les artistes, etc. Ce champ doit être rempli en fonction des politiques sur les collections ou acquisitions d’un établissement qui nécessitent une confirmation expresse des pronoms préférés par les propriétaires, artistes, etc.
A.2.15 Expérience personnelle du propriétaire
Le système permet de consigner une description d’en quoi et pourquoi un objet ou un groupe d’objets en particulier a eu une importance particulière pour un propriétaire précédent.
A.2.16 Mention de source
Le système permet d’inscrire du texte reconnaissant un don ou un prêt, qui figure normalement sur une étiquette.
A.2.17 Source de l’acquisition
Le système permet de consigner la ou les personnes ou l’organisation de laquelle un objet a été obtenu, s’il ne s’agit pas du propriétaire. La source de l’acquisition peut être un agent ou un autre intermédiaire entre l’organisation ayant fait l’acquisition et le propriétaire. Pour les archives archéologiques, utilisez le champ de la source d’acquisition pour consigner le responsable de l’excavation ayant préparé l’archive et l’ayant déposée auprès de l’organisation.
A.2.18 Motifs de l’acquisition
Le système permet d’enregistrer les motifs de l’acquisition d’un objet ou d’un lot d’objets (par exemple, raisons de l’acquisition, documentation à l’appui).
A.2.19 Transfert des titres
Le système permet de consigner des données sur le transfert des titres de propriété à l’établissement acquéreur (par exemple, méthode d’acquisition, attestation des titres originaux, signature confirmant le transfert des titres, brève description de l’objet ou du lot d’objets, renseignements sur le propriétaire précédent).
A.2.20 Numéro de transfert du titre
Le système peut générer un numéro d’identification unique pour un transfert de titre ou un événement d’acquisition. Ce numéro doit servir de référence pour la documentation écrite d’un transfert de titre ou d’un processus d’acquisition. Ce numéro peut être assigné à un formulaire de transfert de titre.
A.2.21 Registre des accessions
Le système assure la tenue d’un registre des accessions décrivant toutes les acquisitions, par ordre numérique.
A.2.22 Raison de l’acquisition
Le système permet de consigner une raison ou une justification pour une acquisition.
A.2.23 Autorisation d’acquisition
Le système permet de consigner le nom de la personne ou de l’employé qui a autorisé l’acquisition et la date à laquelle cela s’est produit.
*A.2.24 Date de l’acquisition
Le système permet de saisir la date à laquelle l’objet ou le lot d’objets a été acquis.
A.2.25 Financement de l’acquisition
Le système permet de consigner la méthode de financement de l’objet, y compris le montant offert et les conditions du financement.
*A.2.26 Conditionnelles à l’acquisition
Le système permet de saisir toutes les conditions relatives à l’acquisition de l’objet, telles les conditions d’accès par le donateur ou les conditions d’exposition.
A.2.27 Prix d’achat
Le système permet de consigner le prix payé pour l’acquisition (taxes incluses), à la fois par lot et par objet individuel, en plus de renseignements sur la devise et sur toute négociation.
A.2.28 Note sur l’acquisition
Le système permet de consigner des renseignements généraux au sujet de l’acquisition.
A.2.29 Conditions d’acquisition
Le système permet de consigner les restrictions s’appliquant aux objets faisant partie d’une acquisition donnée, y compris les conditions de dépôt d’archives archéologiques.
A.2.30 Conditions relatives aux sources de financement des acquisitions
Le système permet de consigner des restrictions s’appliquant à tous les objets acquis avec l’aide d’une source de financement des acquisitions.
A.2.31 Restriction d’utilisation
Le système permet de consigner les restrictions relatives à l’utilisation d’un objet ou d’un groupe d’objets.
A.2.32 Date de la restriction d’utilisation
Le système permet de consigner la date à laquelle une restriction sur l’utilisation a été consignée.
A.2.33 Note sur la restriction de l’utilisation
Le système permet de consigner des renseignements supplémentaires au sujet de la restriction de l’utilisation d’un objet qui n’ont pas été consignés ailleurs au moyen de terminologie contrôlée.

A.3 Contrôle des emplacements et des déplacements

Gestion et documentation des emplacements précédents et actuel de tous les objets dont l’établissement a la garde, afin qu’il puisse localiser n’importe quel objet à n’importe quel moment

A.3.1 Emplacement de l’objet

Le système permet de consigner des détails concernant l’emplacement actuel d’un objet ou d’un lot d’objets.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 22.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

A.3.1.1 Consignation de l’emplacement permanent
Le système peut fournir un enregistrement de l’emplacement où un objet ou groupe d’objets est normalement exposé ou entreposé (par exemple, emplacement permanent).
*A.3.1.2 Zone indiquant l’emplacement
La zone indiquant l’emplacement peut être obligatoire, même si un emplacement est « inconnu ».
A.3.1.3 Type d’emplacement
Le système permet de consigner le type d’emplacement où un objet est entreposé (par exemple, permanent, temporaire).
*A.3.1.4 Recherche sur l’emplacement
Le système peut trouver de l’information sur un objet ou un lot d’objets à partir de son emplacement.
A.3.1.5 Détails sur le déplacement
Le système donne des détails sur l’endroit où se trouve un objet ou un lot d’objets lorsqu’il n’est pas dans son emplacement habituel (par exemple, son emplacement actuel).
*A.3.1.6 Numéro d’objet
Le système peut enregistrer le numéro d’identification propre à un objet ou à des spécimens, y compris à toute composante distincte.
A.3.1.7 Emplacement normal
Le système permet de consigner l’emplacement dans l’organisation où un objet est normalement situé.
*A.3.1.8 Emplacement actuel
Le système permet de noter l’emplacement actuel d’un objet dans l’établissement.
A.3.1.9 Numéro de référence du déplacement
Le système permet de consigner un nom, numéro ou identifiant unique pour un emplacement d’exposition ou d’entreposage. Cela peut également s’appliquer à un emplacement sur un système informatique utilisé pour des objets numériques.
*A.3.1.10 Date de l’emplacement
Le système permet de saisir la date à laquelle un objet a été mis à son emplacement actuel.
A.3.1.11 Caractère adéquat de l’emplacement actuel
Le système permet de consigner un terme décrivant la mesure dans laquelle l’emplacement actuel d’un objet est adéquat pour les exigences relatives à cet objet.
A.3.1.12 Note sur l’emplacement actuel
Le système permet de consigner de l’information au sujet de la raison pour laquelle un objet se trouve à son emplacement actuel.
A.3.1.13 Adresse de l’emplacement
Le système permet de consigner l’adresse d’un emplacement s’il se trouve à l’extérieur de la propriété principale d’un établissement.
A.3.1.14 Note sur l’accès à l’emplacement
Le système permet de consigner dans un champ non contrôlé des détails supplémentaires au sujet de l’accès à un objet dans un emplacement (par exemple, taille de la porte, comment ouvrir un contenant).
A.3.1.15 Note sur les conditions de l’emplacement
Le système permet de consigner les conditions ambiantes d’un emplacement.
A.3.1.16 Date de la note sur les conditions de l’emplacement
Le système permet de consigner la date à laquelle une note sur les conditions ambiantes d’un emplacement a été rédigée.
A.3.1.17 Note sur la sécurité de l’emplacement
Le système permet la prise de notes au sujet de la sécurité de l’emplacement.
A.3.1.18 Type de mesure des conditions ambiantes
Le système permet de consigner le type de mesure des conditions ambiantes prise à un emplacement.
A.3.1.19 Valeur de la mesure des conditions ambiantes
Le système permet de consigner la valeur d’une mesure des conditions ambiantes prise à un emplacement.
A.3.1.20 Unité de valeur de la mesure des conditions ambiantes
Le système permet de consigner l’unité de mesure utilisée pour mesurer un aspect des conditions ambiantes d’un emplacement.
A.3.1.21 Qualificateur de la valeur de la mesure des conditions ambiantes
Le système permet la détermination de l’exactitude de la mesure d’un aspect des conditions ambiantes d’un emplacement.
A.3.1.22 Date de la mesure des conditions ambiantes
Le système permet de consigner la date à laquelle une mesure des conditions ambiantes d’un emplacement a été effectuée.

A.3.2 Objets en déplacement

Gestion et documentation de déplacement d'objets dans, hors et au sein d'une institution

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 28.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.3.2.1 Zone indiquant l’emplacement précédent
Lorsqu’un objet ou un lot d’objets est déplacé, le système fait en sorte que les détails concernant l’emplacement précédent, y compris la date, soient automatiquement transférés dans une zone indiquant l’emplacement précédent.
A.3.2.3 Date de début de l’emplacement précédent
Le système permet de consigner la date à laquelle un objet ou un groupe d’objets est arrivé à un emplacement précédent.
A.3.2.4 Date de fin de l’emplacement précédent
Le système permet de consigner la date à laquelle un objet ou un groupe d’objets a quitté un emplacement précédent.
A.3.2.5 Zone indiquant la date de déplacement
La zone indiquant la date de déplacement est mise à jour automatiquement.
A.3.2.6 Modification de la zone indiquant la date de déplacement
Il est possible de modifier la zone indiquant la date de déplacement.
A.3.2.7 Emplacement des parties
Le système permet d’associer des codes d’emplacement distincts aux parties d’un objet aussi bien qu’à un objet qui faisait partie d’un ensemble (par exemple, indiquer que la théière est exposée, mais que le reste du service à thé est entreposé).
A.3.2.8 Déplacement de groupes d’objets
Le système permet d’enregistrer le déplacement d’un groupe d’objets, y compris des parties d’un objet ou d’un lot d’objets, en modifiant globalement les données sur leur emplacement, tout en maintenant les vérifications et les autorisations nécessaires.
A.3.2.9 Emplacement temporaire
Le système peut émettre un avis quand la durée prévue pour un emplacement temporaire prend fin.
A.3.2.10 Personnes responsables
Le système permet d’enregistrer des données sur les personnes qui peuvent autoriser l’expédition d’un objet ou d’un lot d’objets.
A.3.2.11 Autorisation de déplacement
Le système permet d’indiquer quels membres du personnel peuvent autoriser le déplacement d’objets ou d’un lot d’objets.
A.3.2.12 Historique des autorisations de déplacement
Le système permet de consigner l’historique des autorisations de déplacement d’un objet ou d’un lot d’objets.
A.3.2.13 Transfert
Le système permet le transfert de la responsabilité d’un objet ou d’un lot d’objets d’une collection à une autre au sein d’un même établissement (par exemple, d’une collection de costumes à une collection d’ethnologie).
A.3.2.14 Déplacement d’un objet
Le système fournit un mécanisme de vérification de tout déplacement d’un objet ou d’un lot d’objets au-delà des limites physiques ou administratives de l’organisation.
A.3.2.15 Manutention d’un objet
Le système permet de consigner des données sur la manutention, l’emballage, l’entreposage et l’exposition d’objets ou de lots d’objets.
A.3.2.16 Historique des déplacements
Le système permet d’enregistrer plusieurs emplacements précédents d’objets ou de lots d’objets.
A.3.2.17 Note sur le déplacement
Le système comprend un champ non contrôlé pour consigner des renseignements supplémentaires concernant les déplacements d’un objet.
A.3.2.18 Numéro de référence du déplacement
Le système permet de consigner un numéro d’identification unique pour les déplacements d’un objet ou d’un groupe d’objets. Celui-ci doit servir de référence pour la documentation écrite d’un déplacement.
*A.3.2.19 Autorisateur du déplacement
Le système permet d’enregistrer le nom de la personne qui donne son approbation finale pour procéder à un déplacement.
*A.3.2.20 Date d’autorisation du déplacement
Le système permet de saisir la date à laquelle l’autorisateur du déplacement donne l’approbation finale du déplacement.
A.3.2.21 Raison du déplacement
Le système permet la saisie d’une raison ou d’un but pour le déplacement d’un objet ou d’un groupe d’objets.
A.3.2.22 Date prévue du retrait
Le système permet de consigner la date à laquelle un objet doit être retourné depuis un emplacement actuel qui n’est pas son emplacement normal.
A.3.2.23 Date du retrait
Le système permet de consigner la date à laquelle un objet est réellement retiré d’un emplacement actuel.
A.3.2.24 Responsable du déplacement
Le système permet de consigner le membre du personnel responsable d’un objet pendant le déplacement.
A.3.2.25 Numéro de référence de sortie
Le système permet de consigner un numéro d’identification unique pour une sortie. Il doit servir de référence pour la documentation écrite d’une sortie. Le numéro peut être assigné à une note ou à un reçu de sortie.
A.3.2.26 Date de livraison
Le système permet de consigner une date précise à laquelle un ou des objets qui quittent l’organisation doivent arriver à destination.
A.3.2.27 Date de retour attendue
Le système permet de consigner la date à laquelle le retour d’objets dans vos immeubles est prévu.
A.3.2.28 Méthode de retour attendue
La manière dont les objets reviendront dans vos immeubles.

A.4 Inventaire

Tenue d’information à jour sur tous les objets dont l’établissement est responsable, y compris ceux qui sont prêtés ou non traités, ainsi que les autres éléments et demandes d’information non consignés auparavant

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 10.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.4.1 Numéro d’objet
Le système permet d’afficher le numéro d’identification propre à un objet ou à des spécimens, y compris à toute composante distincte.
*A.4.2 Nom de l’objet
Le système permet de voir la description de la forme, de la fonction ou du type d’objet.
A.4.3 Nombre d’objets
Le système permet d’afficher le nombre d’objets au niveau suivant dans l’enregistrement de l’objet.
*A.4.4 Emplacement de l’objet
Le système permet de consigner des détails concernant l’emplacement actuel d’un objet ou d’un lot d’objets.
*A.4.5 Statut de l’objet
Le système permet d’indiquer le statut de tous les objets ou lots d’objets (par exemple, si le musée est responsable d’un objet si celui-ci est non traité, prêté, exposé, retiré de l’inventaire ou manquant).
*A.4.6 Données fondamentales
Le système permet d’enregistrer les données fondamentales d’inventaire (par exemple, emplacement, date de l’inventaire, personne ayant inventorié l’objet).
A.4.7 Vérification des stocks
Le système permet d’enregistrer les données recueillies lors de la vérification des stocks, notamment la date, l’emplacement et le nom du vérificateur.
A.4.8 Distinction entre vérification et inventaire
Le système permet d’enregistrer les données recueillies lors de la vérification des stocks, notamment la date, l’emplacement et le nom du vérificateur.
*A.4.9 Personne responsable de l’inventaire
Le système permet d’enregistrer le nom de la personne qui consigne les informations.
*A.4.10 Date de l’inventaire
Le système permet de saisir la date à laquelle les informations sont ajoutées à l’enregistrement.

A.5 Catalogage

Compilation et tenue à jour de données primaires concernant les objets d’une collection, notamment leur description et les données d’identification

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 52.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.5.1 Numéro d’objet
Le système permet d’afficher le numéro d’identification propre à un objet ou à des spécimens, y compris à toute composante distincte.
*A.5.2 Autre numéro
Le système permet d’enregistrer un deuxième numéro d’objet, différent du Numéro d’objet principal.
A.5.3 Type d’autre numéro
Le système permet de consigner une description d’un autre numéro assigné à un objet.
*A.5.4 Nom de l’objet
Le système permet de voir la description de la forme, de la fonction ou du type d’objet.
A.5.5 Nombre d’objets
Le système permet d’afficher le nombre d’objets au niveau suivant dans l’enregistrement de l’objet.
*A.5.6 Titre
Le système permet d’enregistrer le nom associé à un objet ou à un groupe d’objets par l’artiste, le créateur ou le collectionneur au moment de leur création ou ultérieurement, qu’il s’agisse d’un titre expressément attribués à l’objet ou communément utilisé pour y faire référence.
A.5.7 Commentaires
Le système permet de saisir des commentaires supplémentaires au sujet d’un objet formulés par des visiteurs, conservateurs ou chercheurs.
*A.5.8 Courte description
Le système permet de saisir la description textuelle d’un objet en une phrase environ; c’est une fonction généralement utilisée à des fins administratives et d’identification. Le système enregistre les informations les plus importantes à partir d’un certain nombre d’unités d’information descriptives distinctes.
*A.5.9 Caractéristiques distinctives
Le système permet de saisir une description des caractéristiques uniques qui pourraient permettre d’identifier un objet, en regroupant des détails tirés d’autres groupes d’unités d’information comme l’identification, l’inscription et l’état, qui pourraient, en une phrase, constituer un identificateur unique pour l’objet.
A.5.10 Âge
Le système permet de consigner l’âge numérique qu’avait un échantillon lié aux sciences naturelles à sa mort. Utilisez le champ de l’âge pour décrire l’unité de mesure utilisée ainsi que le qualificatif connexe pour qualifier l’information. Utilisez le champ « Phase » pour inscrire une description textuelle de l’âge.
A.5.11 Couleur
Le système permet de documenter la couleur d’un objet.
A.5.12 Numéro d’exemplaire
Le système permet de saisir un numéro assigné à un objet par le fabricant en cas d’édition limitée ou de production spéciale.
*A.5.13 Dimension
Le système permet de documenter les dimensions d’une partie ou d’une composante d’un objet mesuré.
A.5.14 Dimension mesurée – partie
Le système permet de documenter les dimensions d’une partie d’un objet mesuré.
*A.5.15 Valeur de dimension
Le système permet d’indiquer la valeur numérique des dimensions mesurées.
A.5.16 Date de la valeur de la dimension
Le système permet de consigner la date à laquelle la valeur de la dimension a été consignée.
*A.5.17 Unité de mesure de dimension
Le système permet d’utiliser un seul terme, sans ponctuation ni majuscule, ou une abréviation normalisée, et conserve une liste des termes normalisés. L’établissement doit décider des unités de mesure normalisées à utiliser pour les différentes dimensions et les divers types d’objets.
A.5.18 Forme
Le système permet l’utilisation d’un unique terme, sans ponctuation ou majuscule. Il maintient une liste de termes standard.
A.5.19 Contenu de l’inscription
Le système permet de consigner le texte inscrit dans le cadre de la décoration ou de la construction d’un objet, et ce, dans la langue originale.
*A.5.20 Matériau
Le système permet de consigner les matériaux et médiums de base dont un objet est fait.
A.5.21 Statut de l’objet
Le système permet de saisir un énoncé sur le statut d’un échantillon lié aux sciences naturelles ou d’un autre objet ayant un lien avec d’autres objets existants.
A.5.22 Phase
Le système permet de consigner l’expression textuelle de l’âge ou de la phase de développement d’un échantillon lié aux sciences naturelles.
*A.5.23 Description physique
Le système permet de documenter l’apparence visuelle générale d’un objet.
A.5.24 Sexe
Le système permet de documenter le sexe d’un spécimen animal.
A.5.25 Style
Le système permet d’indiquer les styles ou les écoles qui se rapportent à un objet.
A.5.26 Attribut technique
Le système permet de décrire et de quantifier un attribut technique possédé par un objet.
A.5.27 Section responsable
Le système permet d’indiquer le département ou la section de l’organisation qui est responsable de la gestion de l’objet ou du groupe d’objets.
*A.5.28 Emplacement actuel
Le système permet de consigner l’emplacement, au sein de l’organisation, où se trouve actuellement un objet.
A.5.29 Nom/numéro de référence de l’emplacement
Le système permet de consigner un nom, un numéro ou un identifiant unique pour un emplacement d’exposition ou d’entreposage. Il peut aussi appliquer ces éléments à un emplacement sur un système informatique utilisé pour les objets numériques.
*A.5.30 Personne responsable de la documentation
Le système permet de voir le nom de la personne qui consigne les informations.
*A.5.31 Date de documentation
Le système permet de s’assurer que les informations concernant la date sont ajoutées à l’enregistrement.
A.5.32 Propriété
Le système permet de savoir qui détient les droits de propriété sur un objet ou un lot d’objets.
*A.5.33 Histoire de l’objet
Le système permet d’enregistrer des données sur l’histoire d’un objet ou d’un lot d’objets (par exemple, données historiques).
*A.5.34 Propriétaires successifs
Le système permet d’enregistrer des données sur les propriétaires successifs d’un objet ou d’un lot d’objets.
A.5.35 Recherches savantes
Le système permet d’enregistrer l’information produite par des chercheurs (par exemple, données de recherche ou renvois à des dossiers de recherche).
A.5.36 Historique des publications
Le système permet de documenter l’historique des publications dans lesquelles figure un renvoi à l’objet.
A.5.37 Cadres et autres supports
Le système permet de consigner des données sur les cadres et les autres supports.
A.5.38 Renvois à des dossiers
Le système permet de faire des renvois à des documents ou à des dossiers ne figurant pas dans le système de collections.
A.5.39 Référence
Le système permet de consigner les détails d’une référence bibliographique ou autre à un objet. La référence peut être dans tout format, soit publiée, non publiée, audio, vidéo ou dossier informatique.
A.5.40 Auteur/éditeur de la référence
Le système permet de consigner la personne ou l’organisation responsable du contenu intellectuel d’une œuvre citée en référence.
A.5.41 Association de la référence
Le système permet d’inscrire un seul terme décrivant la nature de la relation entre la référence et un objet.
A.5.42 Détails de la référence
Le système permet de consigner les détails, les pages et les illustrations d’une référence bibliographique.
A.5.43 Note de la référence
Le système permet d’indiquer les détails de la nature spécifique de la pertinence de la référence par rapport à un objet, y compris un résumé si nécessaire.
A.5.44 Numéro de la référence
Le système permet de consigner un numéro ou un identifiant unique à une référence.
A.5.45 Date de publication de la référence
Le système permet d’indiquer la date à laquelle une œuvre citée en référence a été publiée.
A.5.46 Lieu de publication de la référence
Le système permet d’indiquer le lieu à où une œuvre citée en référence a été publiée.
A.5.47 Éditeur de la référence.
Le système permet de consigner l’organisation ou la personne responsable de la publication d’une œuvre citée en référence.
A.5.48 Titre de la référence
Le système permet d’indiquer le titre d’une œuvre citée en référence.
A.5.49 Type de référence
Le système permet de consigner un terme décrivant la nature de la référence.
A.5.50 Emplacement des documents
Le système permet d’indiquer où un document cité en référence est entreposé dans le système de documentation d’une organisation.
A.5.51 Numéro de catalogue
Le système permet de consigner un numéro assigné à un objet dans un catalogue d’exposition.
*A.5.52 Relation entre une entité et ses parties
Le système permet de consigner des données sur les relations entre les différentes parties d’un objet, entre chacun des éléments constituant un lot d’objets, ou entre plusieurs objets.

A.6 Sortie d’objet

Gestion et documentation des objets qui quittent l’établissement

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 15.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.6.1 Données sur l’emplacement des objets enregistrés
Le système permet de gérer l’information sur l’emplacement des objets ou des lots d’objets enregistrés qui quittent l’établissement.
A.6.2 Données sur l’emplacement des objets non enregistrés
Le système permet de gérer l’information sur l’emplacement des objets ou des lots d’objets non enregistrés qui quittent l’établissement.
*A.6.3 Personnes responsables
Le système permet d’enregistrer des données sur les personnes qui peuvent autoriser l’expédition d’un objet ou d’un lot d’objets.
A.6.4 Transport
Le système permet de consigner des détails sur le transport d’objets ou de lots d’objets.
*A.6.5 Numéro de référence de sortie
Le système permet de saisir l’information sur les personnes ayant permis que les objets ou lots d’objets quittent l’établissement.
A.6.6 Date de livraison
Le système permet de consigner une date attendue de livraison à la destination pour les objets qui ont quitté l’établissement.
*A.6.7 Date de sortie
Le système permet de saisir la date à laquelle un objet a quitté l’établissement.
*A.6.8 Destination de sortie
Le système permet d’indiquer la personne ou l’établissement destinataire de l’objet.
*A.6.9 Raison de sortie
Le système permet d’indiquer les raisons pour lesquelles un objet quitte l’institution.
A.6.10 Méthode de sortie
Le système permet de consigner la méthode par laquelle un objet ou un groupe d’objets quitte l’organisation.
*A.6.11 Date de retour prévue
Le système permet de saisir la date à laquelle un objet est censé revenir à l’établissement.
A.6.12 Méthode de retour prévue
Le système permet de documenter les détails du transport pour le retour de l’objet.
*A.6.13 Autorisateur de sortie
La personne qui donne l’approbation finale pour qu’un objet quitte l’établissement.
*A.6.14 Date d’autorisation de sortie
La date à laquelle l’autorisateur de sortie donne son approbation finale pour autoriser un déplacement.
A.6.15 Note de sortie
Le système permet de consigner des renseignements supplémentaires au sujet de la sortie d'un objet qui ne peut être consigné ailleurs.

A.7 Emprunt d’objets

Gestion et documentation de l’emprunt d’objets dont l’établissement est responsable pour une période donnée et un but précis, comme l’exposition, la recherche, l’éducation ou la photographie

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 17.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.7.1 Production automatique du numéro d’emprunt
Numéro unique attribué au prêt d'objets provenant de l'extérieur de l’établissement. Le système produit automatiquement un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets emprunté. Le numéro doit également faire référence à un dossier contenant de la documentation écrite au sujet du prêt.
A.7.2 Numéro de référence de l’emprunt.
Le système peut générer un numéro unique assigné au prêt d’objets provenant de l’extérieur de l’organisation. Le numéro doit également faire référence à un fichier contenant de la documentation écrite au sujet du prêt.
A.7.3 Établissement de la durée
Le système permet d’établir des durées fixes pour les emprunts.
A.7.4 Renseignements particuliers
Le système permet de noter des renseignements particuliers concernant les objets ou lots d’objets empruntés, notamment sur leur sécurité.
A.7.5 Emprunt d'un lot
Le système permet de gérer chacun des objets c'un lot emprunté (par exemple, Lorsque l'un des objets du lot doit être retourné avant les autres).
A.7.6 Production d’ententes d’emprunt
Le système permet de produire des ententes d’emprunt devant être signées par l’emprunteur et le prêteur avant le début de l’emprunt.
*A.7.7 Raison de l’emprunt
Le système permet de consigner la raison du prêt de l’objet.
*A.7.8 Date du début de l’emprunt
Le système permet de saisir la date à laquelle commence l’emprunt des objets par l’établissement.
*A.7.9 Date de fin de l’emprunt
Le système permet de saisir la date à laquelle prend fin l’emprunt des objets par l’établissement.
*A.7.10 Prêteur
Le système permet de consigner les informations sur l’établissement ou la personne qui prête l’objet.
A.7.11 Autorisateur du prêteur
Le système permet de consigner le nom et les coordonnées de la personne ou de l’employé associé au prêteur qui donne l’autorisation finale pour que le prêt ait lieu.
A.7.12 Date d’autorisation du prêteur
Le système permet de consigner la date à laquelle le prêteur a autorisé le prêt.
*A.7.13 Coordonnées du prêteur
Le système permet de saisir les coordonnées de l’employé ou de la personne qui gère le prêt pour le compte du prêteur.
A.7.14 Adresse du prêteur
Le système permet de consigner l’adresse du prêteur.
A.7.15 Gestionnaire du prêt
Le système permet de consigner un employé ou une personne responsable de la gestion du prêt au nom de l’établissement ou de l’organisation.
A.7.16 État du prêt entrant
Le système permet d’indiquer, par des mises à jour sur l’état, à quelle étape du processus se trouve un prêt.
A.7.17 Date de l’état du prêt entrant
Le système permet d’effectuer un suivi des dates auxquelles l’état d’un prêt change.

A.8 Prêt d’objets

Gestion et documentation des objets prêtés à d’autres établissements pour une période déterminée et dans un but précis, comme l’exposition, la recherche, l’éducation ou la photographie

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 30.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*A.8.1 Production automatique du numéro de prêt
Le système produit automatiquement un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets prêté.
A.8.2 Établissement de la durée
Le système permet d’établir des durées fixes pour les prêts.
A.8.3 Renseignements particuliers
Le système permet de noter des renseignements particuliers concernant les objets ou lots d’objets prêtés, notamment sur leur sécurité.
*A.8.4 Historique
Le système permet de consigner l’historique des prêts pour chaque objet ou lot d’objets prêté.
*A.8.5 Prêt d’un lot
Le système permet de gérer chacun des objets d’un lot prêté (par exemple, lorsque l’un des objets du lot doit être retourné avant les autres).
A.8.6 Production d’ententes
Le système peut produire des ententes que l’emprunteur et le prêteur doivent signer avant le début des prêts.
*A.8.7 Registre des prêts
Le système maintient un registre de tous les prêts, avec des détails sur l’emprunteur, les échéances, la durée et le but du prêt.
A.8.8 Paiements
Le système enregistre et calcule les paiements effectués par les emprunteurs.
A.8.9 Prêts en retard
Le système assure le suivi des objets ou lots d’objets d’un prêt en retard.
*A.8.10 Raison du prêt
Le système permet d’indiquer la raison pour laquelle un prêt sortant a lieu.
A.8.11 Note sur le prêt
Le système permet de consigner des renseignements généraux au sujet d’un prêt sortant.
*A.8.12 Autorisateur du prêt
Le système permet de saisir le nom et les coordonnées de l’employé ou de la personne qui donne son autorisation finale pour effectuer le prêt sortant.
*A.8.13 Date d’autorisation du prêt
Le système peut enregistrer la date à laquelle l'autorisateur du prêt donne son approbation finale pour effectuer le prêt sortant.
*A.8.14 Emprunteur
Le système permet d’inscrire le nom de la personne ou de l’établissement qui a emprunté un ou plusieurs objets au moyen d’un prêt sortant.
A.8.15 Statut de l’emprunteur
Le système permet d’indiquer le statut de la personne ou de l’organisation qui emprunte les objets.
*A.8.16 Personne-ressource de l’emprunteur
Le système permet de consigner les coordonnées de l’employé ou de la personne qui gère le prêt au nom de l’emprunteur.
A.8.17 Statut de l’objet prêté
Le système permet des mises à jour du statut afin de suivre à quelle étape le processus du prêt est rendu.
A.8.18 Date du statut de l’objet prêté
Le système peut suivre les dates lorsqu’ un prêt est modifié.
*A.8.19 Date du début du prêt
Le système permet de saisir la date à laquelle commence le prêt des objets.
*A.8.20 Date de fin du prêt
Le système permet de saisir la date à laquelle prend fin le prêt des objets.
A.8.21 Conditions spéciales du prêt
Le système permet de consigner un énoncé des conditions du prêt d’un objet provenant d’une organisation en plus de celles qui sont normalement établies.
A.8.22 Logistique des prêts
Manutention et assurance des objets prêtés ou empruntés.
A.8.23 Assurances
Le système permet d’enregistrer des données relatives aux assurances, notamment les besoins, le nom de l’assureur, le nom des évaluateurs, la valeur déclarée.
*A.8.24 Expédition
Le système permet d’enregistrer des données relatives à l’expédition, notamment les calendriers et horaires de même que les références à des dossiers.
*A.8.25 Ressources pour l’expédition
Le système permet de créer des pièces pour les activités d’expédition (par exemple, manifeste d’expédition, étiquettes).
A.8.26 Liens entre les objets et les caisses d’expédition
Le système permet d’établir des liens entre les objets et les caisses d’expédition.
A.8.27 Localisation
Le système permet de localiser un objet ou un lot d’objets emprunté ou prêté.
A.8.28 Caisses d’expédition
Le système permet de localiser les caisses d’expédition.
A.8.29 Listes d’empaquetage
Pour les emprunts et les prêts, le système produit des listes d’empaquetage.
A.8.30 Coûts
Le système enregistre et calcule les coûts liés aux emprunts et aux prêts.

Section B : Autres critères de gestion de collections
(procédures Spectrum non primaires)

B.1 État des objets et évaluation technique

Les aspects d’un objet en fonction de son état ou d’une évaluation technique

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 16.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.1.1 Vérification de l'état et évaluation technique
Les aspects objet d'une condition ou d'une évaluation technique.
B.1.2 Intégralité
Le système permet d’inscrire un seul terme décrivant l'intégralité d'un objet.
B.1.3 Date de l'intégralité
Le système permet de saisir la date à laquelle l'intégralité d'un objet a été enregistrée.
B.1.4 Note sur l'intégralité
Le système permet de consigner des renseignements supplémentaires au sujet de l'intégralité de l'objet qui n'a pas été consigné ailleurs en utilisant un vocabulaire contrôlé.
*B.1.5 État
Le système admet un seul terme pour décrire l’état d’un objet.
*B.1.6 Date de l’état
Le système permet de saisir la date à laquelle l’état d’un objet a été consigné.
*B.1.7 Note sur l'état
Le système permet de saisir une brève description de l'état d'un objet
B.1.8 Priorité du traitement de restauration
Le système permet de saisir un terme décrivant le besoin de l'objet pour un traitement de restauration.
*B.1.9 Remarque sur les conditions ambiantes
Le système permet d’enregistrer les conditions ambiantes dans lesquelles un objet est conservé.
*B.1.10 Date de la remarque sur les conditions ambiantes
Le système permet de saisir la date à laquelle la remarque sur les conditions ambiantes s’applique.
B.1.11 Prochaine date du constat d’état ou d’analyse
Le système permet d’indiquer la date d’échéance du prochain constat d’état ou de la prochaine analyse technique.
B.1.12 Analyse technique
Le système permet une analyse détaillée de l’état d’un objet ainsi que du traitement requis.
B.1.13 Date de l’analyse technique
Le système permet de consigner la date à laquelle une analyse technique d’un objet a été effectuée.
B.1.14 Danger
Le système permet de consigner les détails des dangers potentiels pour les personnes et pour d’autres objets que peuvent présenter la manipulation et l’entreposage d’un objet.
B.1.15 Date du danger
Le système permet d’indiquer la date à laquelle un danger a été relevé.
B.1.16 Note sur les dangers
Le système permet de consigner des détails des dangers potentiels pour les personnes ou les autres objets que peuvent présenter la manipulation et l’entreposage d’un objet, s’ils ne sont pas consignés au moyen de terminologie contrôlée dans la section sur les dangers.

B.2 Conservation et soin des collections

Gestion et documentation de l’information concernant la conservation des objets du point de vue de la gestion des collections et des services de conservation

B.2.1 Conservation

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 17.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

B.2.1.1 Demande de travaux de conservation
Le système permet d’enregistrer les demandes de travaux de conservation touchant un objet, une partie d’un objet ou un lot d’objets.
B.2.1.2 Examens
Le système permet d’enregistrer le processus des examens techniques, y compris les renvois à des documents d’archives et à des dossiers sur papier.
*B.2.1.3 Mesures préventives
Le système permet d’enregistrer toutes les mesures préventives qui sont prises, et toute documentation à l’appui dont dispose l’établissement, notamment des documents d’archives et des contrats.
*B.2.1.4 Traitements
Le système permet d’enregistrer tout traitement correctif, ainsi que tout document à l’appui dont dispose l’établissement, comme des documents d’archives et des contrats.
*B.2.1.5 Historique de la conservation
Le système permet de consigner l’historique de l’état d’un objet et des traitements qu’il a subis.
B.2.1.6 Avis concernant les rappels pour traitement
Le système émet des avis concernant les rappels pour traitement (par exemple, cinq ans après la réparation ou l’examen d’un objet).
B.2.1.7 Recherche par un numéro unique propre à l’établissement
Le système permet d’accéder aux données de conservation d’un objet par un numéro unique propre à l’établissement (par exemple, numéro Borden, numéro d’accession).
B.2.1.8 Numéro de référence du traitement de restauration
Le système peut générer un numéro unique pour chaque mesure de conservation.
B.2.1.9 Autorisateur du traitement de restauration
Le système permet de consigner le nom et les coordonnées de l’employé ou de la personne qui a autorisé la mesure de conservation.
B.2.1.10 Date d’autorisation du traitement de restauration
Le système permet de consigner la date à laquelle une mesure de conservation a été autorisée.
B.2.1.11 Méthode de restauration
Le système permet d’indiquer la méthode utilisée pour la conservation d’un objet.
*B.2.1.12 Restaurateur
Le système permet d’enregistrer le nom de la personne qui effectue un traitement de conservation.
B.2.1.13 Date de début du traitement
Le système permet de consigner la date à laquelle le traitement d’un objet ou d’un groupe d’objets a commencé.
B.2.1.14 Date de fin du traitement
Le système permet de consigner la date à laquelle le traitement d’un objet ou d’un groupe d’objets a pris fin.
*B.2.1.15 Rapport de traitement
Le système permet de consigner une description détaillée du traitement de conservation subi par un objet.
B.2.1.16 Gestion du projet de conservation
Le système offre des capacités de gestion de projet de conservation, comme l’assignation de tâches de conservation, le suivi des données sur les conditions ambiantes, etc.
B.2.1.17 Lutte antiparasitaire intégrée
Le système permet de consigner de l’information concernant le système de lutte antiparasitaire intégrée de l’établissement (par exemple, types de pièges, emplacements, horaires).

B.2.2 Risques

Gestion et documentation de l’information sur les menaces pouvant affecter les collections d’un établissement et les objets ou lots d’objets dont il est temporairement responsable

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.2.2.1 Données sur les menaces
Le système permet de consigner des données liées aux menaces pouvant affecter les collections d’un établissement.
*B.2.2.2 Mesures préventives
Le système permet de consigner des données sur les mesures préventives.
*B.2.2.3 Contrats et procédures
Le système permet de tenir à jour des fichiers sur les personnes ou organismes à qui s’adresser, et les procédures à suivre en cas de sinistre.
B.2.2.4 Responsabilité
Le système permet de rendre compte de l’état de n’importe quel objet ou de lot d’objet pendant et après un sinistre (par exemple, liste d’objets par emplacement, état des objets, responsabilité du musée, etc.).

B.3 Evaluations

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

B.3.1 Numéro de référence d’évaluation
Le système peut générer un numéro unique pour chaque mesure d’évaluation.
B.3.2 Personne ayant autorisé l’évaluation
Le système permet de consigner le nom de l’employé ou de la personne ayant autorisé une mesure d’évaluation.
B.3.3 Date d’autorisation de l’évaluation
Le système permet de consigner la date à laquelle une mesure d’évaluation est autorisée.
B.3.4 Confidentialité des données d’évaluation
Le système aide à assurer que les données sur les évaluations sont traitées d’une manière confidentielle et qu’elles ne sont transmises à personne sans les autorisations appropriées (par exemple, accessibilité restreinte aux seuls utilisateurs).

B.4 Assurance et indemnité

Gestion et documentation des besoins d’assurances pour les objets de la collection permanente d’un établissement ou pour ceux dont il est temporairement responsable (par exemple, prêts ou œuvres en dépôt). Le contrôle des évaluations consiste à gérer les renseignements liés à la valeur attribuée à un objet ou à un groupe d’objets, généralement aux fins d’assurance ou d’indemnité.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 34.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.4.1 Numéro d’objet
Le système permet d’afficher les numéros de référence (accession, prêt, entrée, etc.) des objets concernés.
*B.4.2 Courte description
Le système permet de saisir la description textuelle d’un objet en une phrase environ; c’est une fonction généralement utilisée à des fins administratives et d’identification. Le système enregistre les informations les plus importantes à partir d’un certain nombre d’unités d’information descriptives distinctes.
*B.4.3 Numéro de référence de prêt entrant
Le système permet d’assigner un numéro unique au prêt d’objets venant de l’extérieur de l’organisation. Le numéro doit également faire référence à un dossier contenant de la documentation écrite au sujet du prêt.
*B.4.4 Évaluations
Le système permet de consigner des données sur les évaluations.
*B.4.5 Évaluateurs
Le système permet de consigner des données sur les personnes qui effectuent des évaluations.
B.4.6 Historique de la valeur
Le système permet de consigner des données sur l’historique des évaluations faites d’un objet, d’un lot d’objets ou d’un groupe d’objets.
B.4.7 Numéro de référence de l'assurance
Le système peut générer un numéro unique pour chaque police de l'assurance.
*B.4.8 Assureur
Le système permet d’enregistrer l’entreprise ou l’établissement qui fournit une police d’assurance.
B.4.9 Note sur l’assurance
Le système peut comprendre un champ non contrôlé pour inscrire des notes au sujet d’une assurance prise pour un objet.
*B.4.10 Montant de l’assurance
Le système permet de consigner le montant de la couverture qui est offerte par une assurance.
B.4.11 Devise du montant de l’assurance
Le système permet l’utilisation de la devise propre à l’établissement.
B.4.12 Responsable de l’autorisation de l’assurance
Le système permet de consigner le nom de la personne qui a donné l’approbation finale pour la mise en œuvre d’une assurance.
B.4.13 Date de l’autorisation de l’assurance
Le système permet d’indiquer la date à laquelle le responsable de l’autorisation de l’assurance a donné son approbation finale pour la mise en œuvre d’une assurance.
*B.4.14 Date de début de l’assurance
Le système permet de consigner la date à laquelle une police d’assurance devient active.
*B.4.15 Date de fin de l’assurance
Le système permet de consigner la date à laquelle une police d’assurance cesse d’être active.
B.4.16 Note sur l’assurance
Le système permet de consigner d’autres renseignements au sujet d’une assurance qui ne sont pas consignés ailleurs.
*B.4.17 Date de renouvellement de l’assurance
Le système permet de consigner la date du renouvellement d’une police d’assurance.
*B.4.18 Numéro de la police d’assurance
Le système permet d’indiquer le numéro de la police d’assurance assigné par l’assureur.
B.4.19 Assurances adéquates
Le système permet de vérifier que tous les objets d’un établissement sont adéquatement assurés (par exemple, rapport sur la valeur assurée, numéro et date d’expiration des polices).
B.4.20 Demandes d’indemnité
Le système permet de documenter toutes les décisions et actions de l’établissement relativement à une demande d’indemnité, y compris les renvois à des dossiers papier.
B.4.21 Avis de renouvellement
Le système émet des avis lorsque des polices d’assurance doivent être revues ou renouvelées (par exemple, rappel de ce que l’utilisateur doit faire, production d’un rapport).
B.4.22 Numéro de référence d’indemnisation
Le système peut générer un numéro unique pour chaque indemnisation ou entente d’indemnisation.
B.4.23 Fournisseur d’indemnisation
Le système permet de consigner le nom de l’entreprise ou de l’organisation qui offre l’indemnisation pour les objets.
B.4.24 Responsable de l’autorisation de l’indemnisation
Le système permet de consigner le nom de l’employé ou de la personne qui a autorisé une indemnisation.
B.4.25 Date d’autorisation de l’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle une indemnisation est approuvée.
B.4.26 Date de demande d’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle une demande d’indemnisation est présentée.
B.4.27 Date de confirmation de l’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle la confirmation de l’indemnisation a été reçue de la part du fournisseur d’indemnisation.
B.4.28 Note sur l’indemnisation
Le système peut comprendre un champ non contrôlé permettant d’inscrire des notes concernant l’indemnisation se rapportant à un objet.
B.4.29 Date de début de l’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle l’indemnisation commence.
B.4.30 Date de fin de l’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle l’indemnisation prend fin.
B.4.31 Date de la demande d’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle une indemnisation est demandée.
B.4.32 Date de renouvellement de l’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle une entente d’indemnisation doit être renouvelée.
B.433 Date de confirmation de l’indemnisation
Le système permet de consigner la date à laquelle la confirmation d’indemnisation a été reçue de la part du fournisseur d’indemnisation.
B.4.34 Montant minimal de l’indemnisation de l’objet
Le système permet de consigner le montant dont l’organisation indemnisée est responsable.

B.5 Dommages et pertes

Gestion et documentation des dommages aux objets dont vous êtes responsable ou de la perte de ces objets

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 7.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.5.1 Numéro d’objet
Le système peut enregistrer le numéro d’identification propre à un objet ou à des spécimens, y compris à toute composante distincte.
*B.5.2 Numéro d’entrée
Le système permet d’inscrire le numéro d’entrée des prêts et de tout autre objet qui ne vous appartient pas (par exemple, les demandes de renseignements).
*B.5.3 Date du dommage/de la perte
Le système permet de saisir la date à laquelle on a rapporté pour la première fois des dommages ou la disparition d’un objet.
*B.5.4 Méthode du dommage/de la perte
Le système permet d’indiquer la façon dont l’objet ou le lot d’objets a été endommagé ou perdu.
*B.5.5 Note sur le dommage/de la perte
Le système permet de consigner toute autre information concernant des dommages ou la perte d’un objet.
B.5.6 Numéro de référence du dommage/perte
Le système permet de consigner un numéro de référence pour le dommage.
*B.5.7 Rapporteur du dommage/perte
Le système permet d’inscrire le nom de la personne qui rapporte des dommages ou la perte d’un objet.

B.6 Aliénations et modes de dessaisissement

Gestion des aliénations (documentation du processus) et des modes de dessaisissement (transfert, vente, échange ou destruction)

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 18.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

B.6.1 Transfert des titres de propriété
Le système permet d’enregistrer le transfert des titres de propriété à un autre établissement.
B.6.2 Approbation
Le système vérifie si les approbations nécessaires ont été enregistrées avant le mode de dessaisissement d’un objet ou d’un lot d’objets.
B.6.3 Titres de propriété
Le système vérifie si l’établissement possède les titres de propriété voulus avant de commencer le processus de mode de dessaisissement ou d’aliénation (par exemple, il interdit de remplir les zones relatives au mode de dessaisissement et à l’aliénation si le musée ne possède pas les titres de propriété voulus, c.-à-d. indiqués dans la zone des titres de propriété).
B.6.4 Piste de vérification
Le système conserve une piste de vérification des aliénations d’objets ou de lots d’objets.
*B.6.5 Motif de l’aliénation
Le système permet de consigner le motif d’une aliénation.
B.6.6 Numéro de référence de l’aliénation
Le système peut générer un numéro unique pour une action ou un événement d’aliénation en particulier.
*B.6.7 Méthode d’aliénation
Le système permet de consigner la méthode d’aliénation d’un objet, par exemple, vente ou destruction.
*B.6.8 Date du retrait d’inventaire
Le système permet de consigner la date à laquelle un objet est retiré de l’inventaire.
*B.6.9 Date d’aliénation
Le système permet de consigner la date de l’aliénation d’un objet.
B.6.10 Bénéficiaire de l’aliénation
Le système permet de consigner la ou les personnes ou l’organisation qui reçoit un objet devant être aliéné par le transfert, le don ou la vente.
B.6.11 Nouveau numéro de l’objet aliéné
Le système permet de saisir un nouveau numéro d’accession attribué à un objet aliéné par l’établissement auquel il a été transféré.
*B.6.12 Note sur l’aliénation
Le système peut comprendre un champ non contrôlé pour consigner toute information liée à l’aliénation.
B.6.13 Prix de l’objet aliéné
Le système permet de consigner le montant de la vente d’un objet aliéné.
B.6.14 Conditions d’aliénation
Le système permet de consigner les conditions de l’aliénation d’un objet, par exemple, qu’il doit être aliéné au pays.
B.6.15 Clauses de l’aliénation
Le système permet d’indiquer des restrictions qui s’appliquent à tous les objets devant être aliénés.
B.6.16 Destinataire proposé de l’aliénation
Le système permet de consigner la ou les personnes ou l’organisation qui reçoit un objet devant être aliéné par transfert, don ou vente.
B.6.17 Personne ayant autorisé l’aliénation
Le système permet d’indiquer la personne ayant donné l’approbation finale pour une aliénation.
B.6.18 Date d’autorisation de l’aliénation
Le système permet de consigner la date à laquelle la personne responsable a donné l’approbation finale pour une aliénation.

B.7 Gestion des droits

Gestion et documentation de l’information sur la reproduction d’objets, y compris la préparation d’images, de moulages et de modèles/maquettes

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 18.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

B.7.1 Gestion des droits d’auteur
Le système intègre divers régimes de gestion des droits (droit d’auteur canadien, Creative Commons, autres provinces et territoires) à son flux de travaux.
*B.7.2 Propriété du droit d’auteur lié à des enregistrements
Le système permet d’enregistrer des données sur la propriété du droit d’auteur lié à un objet.
B.7.3 Restrictions sur l’utilisation
Le système permet diverses restrictions sur l’utilisation.
*B.7.4 Propriété du droit d’auteur lié à des reproductions
Le système permet d’enregistrer des données sur la propriété du droit d’auteur lié à n’importe quelle reproduction.
B.7.5 Données sur les reproductions
Le système permet de consigner des données sur les reproductions d’objets, y compris les images, les moulages et les modèles/maquettes.
B.7.6 Accès aux reproductions par un numéro unique propre à l’établissement
Le système permet d’accéder aux données sur les reproductions par un numéro unique propre à l’établissement (par exemple, numéro d’accession, numéro de reproduction, numéro Borden).
*B.7.7 Droits d’auteur
Le système permet d’indiquer l’état des droits d’auteur d’une image numérique maîtresse et de ses images dérivées.
B.7.8 Numéro de référence du droit
Le système permet de consigner un numéro unique identifiant un droit.
*B.7.9 Type de droit
Le système permet d’identifier un type spécifique de droit consigné relativement à un objet, une reproduction ou un texte.
*B.7.10 Détenteur du droit
Le système permet de consigner le détenteur du droit associé à un objet, une reproduction ou un texte.
B.7.11 Représentant du détenteur du droit
Le système permet de consigner l’organisation ou la personne désignée par le détenteur du droit en tant que responsable des droits en son nom.
*B.7.12 Date de début du droit
Le système permet de consigner la date à laquelle un droit entre en vigueur.
*B.7.13 Date de fin du droit
Le système permet de consigner la date à laquelle un droit prend fin.
B.7.14 Note sur le droit
Le système permet de consigner tout détail concernant le droit qui n’est pas inscrit ailleurs.
*B.7.15 Photos ou images liées à des processus de gestion des collections
Le système permet de relier des photos ou des images à des processus précis de gestion des collections (par exemple, relier au processus de conservation des photos prises avant et après un traitement donné).
B.7.16 Impression d’images
Le système permet de faire imprimer n’importe quelle image.
B.7.17 Impression d’images ou de textes accompagnés d’un avis de droit d’auteur
Les images ou les textes sont imprimés avec un avis concernant le droit d’auteur.
*B.7.18 Exportation d’images
Le système permet d’exporter des images dans divers formats. Haute résolution pour la publication, faible résolution pour l’utilisation dans PowerPoint, sur les médias sociaux et en ligne.

B.8 Reproduction

Information au sujet d’une reproduction. Renvoi à l’objet ou aux objets en question en utilisant l’élément Numéro d’objet dans la section concernant l’information sur l’identification des objets.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 12.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.8.1 Numéro d’objet
Le système permet de consigner le numéro de référence de l’objet visé par le droit.
*B.8.2 Numéro de reproduction
Le système permet d’attribuer un identifiant unique à la reproduction.
B.8.3 Emplacement actuel de la reproduction
Le système permet de consigner l’emplacement actuel d’une reproduction.
*B.8.4 Date de la reproduction
Le système permet d’indiquer la date à laquelle une reproduction a été créée.
B.8.5 Description de la reproduction
Le système permet d’inscrire une description de caractéristiques pouvant permettre d’identifier une reproduction.
*B.8.6 Emplacement de la reproduction
Le système permet de consigner l’emplacement d’une reproduction.
*B.8.7 Créateur de la reproduction
Le système permet de consigner le nom de la personne ou de l’organisation ayant créé la reproduction.
B.8.8 Format de la reproduction
Le système permet de spécifier le format d’une reproduction (par exemple, TIFF, JPG).
B.8.9 Statut de la reproduction
Le système permet de spécifier le statut d’une reproduction en faisant une distinction entre diverses copies (par exemple, copie maîtresse; copie de travail).
B.8.10 Type de reproduction
Le système permet de spécifier le mode de reproduction (par exemple, image numérique; plâtre).
B.8.11 Raison de la reproduction
Le système permet de documenter la raison pour laquelle une reproduction a été créée.
B.8.12 Demandeur de la reproduction
Le système permet de consigner le nom de la personne ou de l’organisation ayant demandé qu’une reproduction soit créée, le cas échéant.

B.9 Utilisation des collections

Gestion et documentation de la manière dont les collections, y compris les images et autres reproductions, sont utilisées

B.9.1 Utilisation des collections

Le système permet la gestion et documentation de la manière dont les collections, y compris les images et autres reproductions, sont utilisées.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 15.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

B.9.1.1 Numéro de référence de l’utilisation
Le système permet de consigner un numéro unique assigné à l’utilisation d’un objet ou d’un groupe d’objets. Le numéro doit également faire référence à un dossier contenant toute la documentation écrite au sujet de l’utilisation.
B.9.1.2 Note sur la demande d’utilisation
Le système permet d’inscrire des renseignements supplémentaires à propos de la demande d’utilisation.
B.9.1.3 Type d’utilisation
Le système permet de consigner un terme décrivant la nature de l’événement d’utilisation.
B.9.1.4 Responsable de l’autorisation de l’utilisation
Le système permet d’indiquer la personne qui donne l’approbation finale pour l’utilisation.
B.9.1.5 Date de l’autorisation d’utilisation
Le système permet de consigner la date à laquelle le responsable de l’autorisation donne son approbation finale pour l’utilisation.
*B.9.1.6 Titre de l’utilisation
Le système permet de consigner le nom d’un événement d’utilisation (par exemple, le titre d’une exposition).
*B.9.1.7 Date de début de l’utilisation
Le système permet d’indiquer la date à laquelle une utilisation a commencé.
*B.9.1.8 Date de fin de l’utilisation
Le système permet d’indiquer la date à laquelle une utilisation a pris fin.
B.9.1.9 Utilisateur
Le système permet de consigner la personne ou l’organisation qui cherche, utilise, sélectionne ou consulte un objet ou un groupe d’objets.
B.9.1.10 Personne-ressource de l’utilisateur
Le système permet d’inscrire des détails concernant une personne désignée par l’utilisateur comme responsable de l’utilisation en son nom.
B.9.1.11 Organisateur de l’utilisation
Le système permet d’indiquer la personne ou l’organisation qui organise un événement d’utilisation (par exemple, exposition, affichage et démonstration).
B.9.1.12 Lieu de l’utilisation
Le système permet d’indiquer l’endroit où une utilisation a lieu.
B.9.1.13 Note sur l’utilisation
Le système permet de consigner des renseignements généraux supplémentaires au sujet de l’utilisation.
B.9.1.14 Conditions d’utilisation
Le système permet d’indiquer les restrictions qui s’appliquent à la recherche ou à l’utilisation d’un objet.
B.9.1.15 Résultat de l’utilisation
Le système permet de consigner de l’information au sujet du résultat de l’utilisation.

B.9.2 Information sur la contribution de l’utilisateur de l’objet

Le système permet de consigner de l’information au sujet d’un objet fournie par un utilisateur de cet objet. Consultez la section Utilisation des collections pour connaître la procédure. Renvoi à l’information pertinente sur l’utilisation des collections au moyen du numéro de référence de l’utilisation.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 5.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.9.2.1 Référence de l’utilisateur
Le système permet de documenter toute référence supplémentaire à l’objet fourni par un utilisateur, par exemple, un événement, un objet, un document, une personne ou une organisation.
*B.9.2.2 Rôle de l’utilisateur
Le système permet de consigner le rôle d’un utilisateur par rapport à l’objet.
B.9.2.3 Expérience personnelle de l’utilisateur
Le système permet de saisir une description expliquant en quoi et pourquoi un objet ou un type d’objet donné revêt une importance particulière pour un utilisateur.
B.9.2.4 Réponse personnelle de l’utilisateur
Le système permet de saisir une description de la manière dont un utilisateur a répondu de façon intuitive à l’objet.
B.9.2.5 Note sur la contribution de l’utilisateur
Le système permet de consigner toute observation ou tout commentaire au sujet des contributions d’un utilisateur que l’organisation souhaite consigner, par exemple, la manière dont l’information a été obtenue et toute divergence relevée.

B.10 Information sur l’examen des collections d’objets

Permet de consigner la tenue d’une activité d’audit. Renvoi à l’objet ou aux objets en question en utilisant l’élément Numéro d’objet dans la section concernant l’information sur l’identification des objets.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 16.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*B.10.1 Critère de l’examen des collections
Le système permet d’enregistrer les critères de l’examen des collections d’objets qui est consigné.
*B.10.2 Résultat de l’examen des collections
Le système permet d’enregistrer le résultat d’un examen des collections pour un objet ou un groupe d’objets en fonction des critères d’examen établis.
B.10.3 Date des résultats de l’examen des collections
Le système permet d’indiquer la date à laquelle un résultat d’examen de collections a été attribué à un objet ou un groupe d’objets.
B.10.4 Action d’examen des collections
Le système permet d’indiquer une mesure à prendre pour un objet ou un groupe d’objets à la suite d’un examen des collections.
B.10.5 Numéro de référence de l’examen des collections
Le système peut générer un numéro unique assigné à l’enregistrement d’un examen des collections.
B.10.6 Autorisateur de l’examen des collections
Le système permet d’indiquer la personne donnant l’approbation finale pour la tenue d’un examen des collections.
B.10.7 Date d’autorisation de l’examen des collections
Le système permet de consigner la date à laquelle l’autorisateur de l’examen des collections donne son approbation finale pour la tenue d’un examen des collections.
B.10.8 Titre de l’examen des collections
Le système permet de consigner le nom donné à un examen des collections.
*B.10.9 Raison de l’examen des collections
Le système permet d’indiquer la raison de la tenue d’un examen des collections.
B.10.10 Méthode d’examen des collections
Le système permet de consigner la manière dont l’examen des collections est effectué.
B.10.11 Gestionnaire de l’examen des collections
Le système permet d’indiquer la personne ou l’organisation responsable de l’exécution de l’examen des collections.
B.10.12 Note sur l’examen des collections
Le système permet de consigner de l’information au sujet d’un examen des collections qui n’est pas consignée ailleurs.
B.10.13 Statut de l’examen des collections
Le système permet d’indiquer le statut du processus d’examen des collections.
B.10.14 Date du statut de l’examen des collections
Le système permet de consigner la date à laquelle un statut de l’examen des collections a été enregistré.
*B.10.15 Date du début de l’examen des collections
Le système permet de saisir la date à laquelle débute un examen des collections.
*B.10.16 Date de fin de l’examen des collections
Le système permet de saisir la date à laquelle prend fin un examen des collections.

B.11 Audit

Processus pour veiller à ce que les données concernant les objets correspondent à la réalité physique des collections (par exemple, emplacement, numéro d’acquisition)

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 13.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

B.11.1 Numéro de référence de la vérification
Le système peut générer un numéro d’identification unique pour la vérification d’un objet ou d’un groupe d’objets. Ce numéro doit servir de référence à la documentation écrite d’une vérification.
*B.11.2 Méthode de vérification
La méthode utilisée pour effectuer l’audit d’un objet ou d’un groupe d’objets.
B.11.3 Autorisateur de la vérification
Le système permet de consigner le nom de la personne qui donne l’approbation finale pour une vérification.
B.11.4 Date d’autorisation de la vérification
Le système permet d’indiquer la date à laquelle l’autorisateur de la vérification donne son approbation finale pour qu’une acquisition ait lieu.
*B.11.5 Vérificateur
Le système répertorie la personne ou l’établissement qui exécute un audit. Celle-ci ou celui-ci doit rendre compte personnellement du résultat de l’audit de l’objet.
B.11.6 Numéro d’objet
Le système permet d’afficher le numéro des objets qui vous appartiennent.
B.11.7 Numéro d’entrée
Le système permet d’afficher le numéro d’entrée des objets qui appartiennent à d’autres personnes.
B.11.8 Catégorie de vérification de l’objet
Le système permet de saisir un code indiquant la priorité d’un objet à des fins de vérification.
B.11.9 Type de vérification
Le système permet d’indiquer le type de vérification effectuée pour un objet, un groupe d’objets ou de l’information.
*B.11.10 Date de la vérification de l’objet
Le système permet d’enregistrer la date du dernier contrôle d’un objet à son emplacement.
B.11.11 Object audit information unit
Le système permet de consigner l’unité d’information dans l’enregistrement d’un objet qui a été vérifié.
B.11.12 Note sur la vérification de l’objet
Le système permet de consigner de l’information supplémentaire au sujet des résultats ou des circonstances de la vérification d’un objet.
*B.11.13 Résultat de l’audit de l’objet
Le système permet d’enregistrer le résultat de l’audit d’un objet.

Section C : Critères de fonctionnalité supplémentaires

C.1 Expositions

Gestion et documentation des expositions temporaires et permanentes, du point de vue de la conservation et de la gestion des collections

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 8.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*C.1.1 Processus lié aux expositions
Le système peut prendre en charge la gestion et la documentation d’expositions analogiques et numériques.
C.1.2 Expositions analogiques et numériques
Les expositions analogiques et numériques peuvent être coordonnées ou gérées séparément.
C.1.3 Réservation d’objets
Le système permet de réserver des objets ou des lots d’objets pour des événements spéciaux.
C.1.4 Documentation de la recherche
Le système permet de documenter la recherche effectuée en vue d’une exposition.
C.1.5 Suivi des expositions
Le système permet de consigner des données sur les déplacements des expositions itinérantes.
C.1.6 Historique des expositions
Le système permet de documenter l’historique des expositions.
*C.1.7 Historique des expositions d’un objet
Le système permet de documenter l’historique des expositions dans lesquelles a figuré un objet en particulier.
*C.1.8 Gestion des expositions en ligne
Le système permet de créer des pages web accessibles pour les expositions en ligne et numériques.

C.2 Fonctions relatives à la discipline

Champs de données et tâches relatifs à des collections, sujets ou disciplines spécialisés se rapportant aux collections

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 2.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*C.2.1 Disciplines
Le système possède des modules ou des fonctions propres à une discipline (par exemple, ethnologie, histoire, beaux-arts).
*C.2.2 Liste des modules
La liste des modules pris en charge par le système sont fournis.

C.3 Fonctions d’accès public

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 22.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

C.3.1 Suggestions de recherches
Le système peut offrir des suggestions d’objets connexes pouvant intéresser les utilisateurs.
*C.3.2 Accès par internet
Le public peut accéder au système par internet.
*C.3.3 Accès à un sous-ensemble
Les utilisateurs publics peuvent définir des sous-ensembles à un niveau contrôlé par l’établissement.
C.3.4 Écran d’accueil
Le système permet d’afficher un écran d’accueil ou d’introduction défini par l’utilisateur.
C.3.5 Soutien de l’externalisation
Le système prend en charge l’intégration de commentaires, de balises et d’autres documents obtenus par externalisation.
*C.3.6 Interface de programmation d'applications (API)
Une interface de programmation d’application (API) offre un accès à un produit tiers permettant d’accéder aux données de système et de travailler avec celles-ci.
*C.3.7 Capacité en ligne
En plus des recherches en ligne, le système permet la création de visites ou d’expositions ou autres présentations virtuelles.
C.3.8 Partage
Le système permet le partage d’éléments (par exemple, l’envoi d’un lien ou d’un résultat de recherche).
C.3.9 Mobile
Le système d’accès public prend en charge les appareils mobiles.
*C.3.10 Affichage d’images
Le système prend en charge l’International Image Interoperability Framework (IIIF) dans son interface d’accès public.
*C.3.11 Autre langue
Le système permet au public de sélectionner une autre langue.
C.3.12 Redémarrage
Le système peut afficher en permanence une option pour redémarrer une session.
C.3.13 Bases de données multiples
Le système offre au public un choix de bases de données (par exemple, si un musée possède plusieurs divisions, le public peut-il en choisir une ou deux?).
C.3.14 Affichage de zones sélectionnées
Le système permet de faire afficher uniquement des zones sélectionnées.
*C.3.15 Précision d’une recherche
Le système permet au public de préciser une recherche en ajoutant ou en modifiant des critères.
C.3.16 Sauvegarde des recherches
Les membres du public peuvent créer des comptes pour sauvegarder leurs recherches et leurs résultats.
C.3.17 Collecte d’information provenant du public
Le système permet la collecte d’information (par exemple, données ou commentaires sur un objet) provenant du public.
*C.3.18 Impression du résultat
Le système permet au public de faire imprimer le résultat d’une recherche.
C.3.19 Commande d’impression
Le système permet au musée de gérer le format, le contenu et le nombre d’enregistrements à imprimer.
C.3.20 Facturation des sorties imprimées
Le système permet au musée de facturer les sorties imprimées.
C.3.21 Impression d’images
Le système permet au public de faire imprimer des images par l’entremise du web.
C.3.22 Statistiques sur les visiteurs
Le système peut générer des statistiques, notamment sur les visiteurs et les appels de fichier.

Section D : Autres fonctions de gestion de l’information

D.1 Administration des métadonnées

Façons dont les métadonnées sont stockées, retrouvées et reconnues

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 6.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*D.1.1 Normes des métadonnées
Le système peut suivre plus d’une norme pour l’enregistrement des métadonnées de fichiers multimédias. Énumérer les normes (par exemple, National Information Standards Organization (NISO), MPEG-7, DIG35 (Digital Imaging Group Standard), International Press Telecommunications Council (IPTC).
*D.1.2 Importation et exportation de métadonnées
Le système permet d’importer et d’exporter des métadonnées de fichiers multimédias (par exemple, Exchangeable Image File Format (EXIF)).
*D.1.3 Recherche sur des métadonnées
Le système permet de faire une recherche sur les métadonnées de fichiers multimédias (par exemple, rechercher toutes les images numérisées à l’aide d’un appareil Canon).
D.1.4 Reconnaissance de métadonnées
Le système reconnaît les métadonnées existantes produites par des appareils numériques (par exemple, reconnaître et lire automatiquement les métadonnées produites par un appareil photographique numérique).
D.1.5 Langage des métadonnées
Le système indique le langage des métadonnées.
D.1.6 Affichage des métadonnées
Les utilisateurs peuvent consulter les métadonnées de champs de données précis, comme les champs de classification, et des fichiers, tels que les fichiers d’images.

D.2 Fichiers multimédias

Prise en charge et le traitement des métadonnées de fichiers multimédias

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 29.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*D.2.1 Indexation
Les fichiers multimédias sont indexés.
*D.2.2 Fichiers sonores
Le système peut prendre en charge des fichiers sonores (*.wav, *.au, etc.). Énumérer les formats pris en charge.
*D.2.3 Association de fichiers sonores à un objet
Le système permet d’associer (par des liens) des fichiers sonores à un objet.
*D.2.4 Fichiers d’images
Le système peut prendre en charge des fichiers d’images (*.jpg, *.gif, *.tif, etc.). Énumérer les formats pris en charge.
*D.2.5 Association de fichiers d’images à un objet
Le système permet d’associer des fichiers d’images à un objet, et les fichiers d’images peuvent être consultés dans le système.
D.2.6 Fichiers en continu
Le système peut recevoir et transmettre des fichiers de données en continu.
D.2.7 Association de fichiers en continu à un objet
Le système permet d’associer des fichiers en continu à un objet.
D.2.8 Fichiers d’animation
Le système prend en charge le format Flash et les formats sans Flash.
D.2.9 Association de fichiers d’animation à un objet
Le système permet d’associer (par des liens) des fichiers d’animation à un objet.
*D.2.10 Fichiers d’image 3D
Le système peut prendre en charge des images 3D (*.mov, (movie) *.dwg (DraWinG)).
D.2.11 Association de fichiers d’image 3D à un objet
Le système permet d’associer (par des liens) des fichiers d’image 3D à un objet ou à un lot d’objets
D.2.12 Autres types de fichiers
D’autres formats multimédias sont pris en charge, incluant tout format de fichier actuellement utilisé par l’établissement. (Nota : L’établissement devra énumérer les formats.)
*D.2.13 Affichage d’images et de texte
Le système permet de voir dans une même page des images et du texte.
D.2.14 Production automatique de nombreuses résolutions d’une image
Le système permet de produire automatiquement des images dans de nombreuses résolutions pour les besoins de l’affichage dans le système, des rapports produits par le système ou de l’exportation.
D.2.15 Options pour l’affichage d’images
Les utilisateurs ont accès à des fonctions d’édition non destructrices, comme le redimensionnement ou la rotation dynamiques, qui ne changent que la façon dont une image est affichée.
D.2.16 Descriptions textuelles des images
Le système permet de saisir des descriptions verbales et des balises ALT.
*D.2.17 Légende
Le système permet d’enregistrer une légende devant être affichée avec une image.
D.2.18 Nombre d’images par objet
Le système associe plusieurs images à un même objet.
D.2.19 Nombre maximal d’images par objet
Le fournisseur peut fournir à l’établissement des renseignements sur le nombre maximal d’images que l’on peut associer à un même objet.
D.2.20 Mosaïque d’images
Le système permet d’afficher à l’écran des images sous forme de mosaïque.
*D.2.21 Stockage des images dans la base de données
Le système conserve les images dans la base de données de gestion des collections.
D.2.22 Conversion d’images
Le système permet de convertir des images en plusieurs formats et résolutions.
D.2.23 Données sur l’original d’une image
Le système permet de consigner des données sur l’original d’une image (par exemple, numéro de référence, classification, emplacement).
D.2.24 Extraction d’images selon des caractéristiques
Le système permet d’extraire des images selon leurs caractéristiques (par exemple, trouver des images d’objets qui sont d’une certaine couleur [bleue], forme [ronde] ou orientation [portrait/paysage]).
D.2.25 Recherche de données sur un objet ou une image
Le système permet de faire simultanément une recherche de données sur un objet et sur une image (par exemple, rechercher le nom d’un photographe dans les données sur l’objet et dans celles sur l’image).
D.2.26 Traitement d’images
Le système permet de faire du traitement d’images numériques (par exemple, correction des couleurs, rotation, redimensionnement, détourage).
D.2.27 Gestion de fichiers d’objets numérisés
Le système permet de renommer, déplacer et copier des fichiers d’objets numérisés (*.wav, (waveform audio file), *.avi, (audio video interleave)*.jpg, etc.).
D.2.28 Plugiciels multimédias
Le système peut utiliser les plugiciels requis par l’établissement.
*D.2.29 Exportation d’images
Le système permet d’exporter des images dans divers formats. Haute résolution pour la publication, faible résolution pour l’utilisation dans PowerPoint, sur les médias sociaux et en ligne.

D.3 Structure des zones de données

Façon dont les zones de données sont définies

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

D.3.1 Date
Le format de date peut être déterminé par l’établissement (aaaammjj, etc.).
D.3.2 Données monétaires
Données monétaires (99999,99 $) avec le nombre de caractères (par exemple, 12) exigés par l’établissement.
*D.3.3 Zones de longueur variable
Une zone peut être définie comme étant de longueur variable.
*D.3.4 Zones de longueur fixe
Une zone peut être définie comme étant de longueur fixe.

D.4 Validation des données

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 11.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*D.4.1 Données numériques
Le système peut vérifier si une donnée est un nombre (par exemple, nombre entier uniquement pour un champ précis, comme le nombre d’articles dans un lot).
*D.4.2 Nombres réels
Le système peut vérifier si une donnée est un nombre réel (par exemple, décimal).
*D.4.3 Données alphabétiques
Le système peut vérifier si une donnée est purement alphabétique.
*D.4.4 Majuscules et minuscules
Le système peut vérifier si une donnée est en majuscules ou en minuscules (par exemple, AaAa pour un numéro Borden).
*D.4.5 Date
Le système peut vérifier si une donnée est une date valide, conformément aux exigences de l’établissement.
D.4.6 Outils d’entrée de données
Le système prend en charge les outils d’entrée de données visant à faciliter la validation (par exemple, sélecteur de date).
D.4.7 Heures
Le système peut vérifier si une donnée est une heure valide (par exemple, de la forme hh:mm:ss).
D.4.8 Longueur fixe
Le système peut vérifier la longueur d’une donnée de longueur fixe (par exemple, introduire une donnée qui dépasse la longueur de la zone, mettre à jour, faire une extraction, puis faire afficher).
D.4.9 Valeurs minimale ou maximale
Le système peut vérifier si une donnée respecte les valeurs minimale ou maximale autorisées (par exemple, un minimum de 1 ou un maximum de 10).
D.4.10 Concordance avec un modèle
Le système peut vérifier si une donnée concorde avec un modèle prédéfini (par exemple, un code postal canadien ou américain).
D.4.11 Masques de saisie et validation de données intelligentes
Le système prend en charge les masques de saisie et la validation de données intelligentes.

D.5 Mise à jour des données

Façon dont le système met les données à jour

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 5.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*D.5.1 Mise à jour en ligne
Le système peut effectuer sans délai la mise à jour de chaque enregistrement (par exemple, mise à jour immédiate).
*D.5.2 Mise à jour par lot
Le système permet de regrouper des mises à jour qu’il effectue ensuite dans un ordre déterminé (par exemple, traitement par lot des modifications à plusieurs enregistrements).
*D.5.3 Mise à jour générale
Le système permet d’effectuer des mises à jour portant sur tous les enregistrements.
D.5.4 Validation pour des mises à jour par lot
Le système permet d’appliquer des règles de validation à des mises à jour par lot.
D.5.5 Validation pour des mises à jour générales
Le système permet d’appliquer des règles de validation à des mises à jour générales.

D.6 Indexation des zones

Traitement des tâches d’indexation des données effectuées par le système

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 3.

D.6.1 Index portant sur plusieurs zones
Un même index peut servir à faire des recherches dans plusieurs zones (par exemple, l’index Emplacement pourrait porter sur toutes les zones d’emplacement, telles que pièce, armoire, tablette).
D.6.2 Concaténation d’une zone et d’une chaîne de caractères
Le système permet de concaténer une zone et une chaîne de caractères pour créer une valeur d’index.
D.6.3 Mise à jour automatique des index
Les index sont mis à jour automatiquement lorsqu’un changement (ajout, modification, suppression) survient dans une zone indexée.

D.7 Contrôle du vocabulaire

D.7.1 Contrôle d’autorité

Pour les fins de ce document, « autorité » désigne une simple liste de termes (sans structure hiérarchique) à utiliser pendant la saisie ou la recherche de données.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 13.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

D.7.1.1 Disponibilité
Le contrôle d’autorité est disponible dans le système.
*D.7.1.2 Procédure de mise à jour des listes d’autorité
Le système possède une procédure distincte de mise à jour des listes d’autorité.
*D.7.1.3 Mise au point de listes d’autorité
Le système permet de mettre au point des listes d’autorité.
D.7.1.4 Zones dotées de contrôle d’autorité
Le système permet de choisir les zones pour lesquelles il doit y avoir un contrôle d’autorité.
*D.7.1.5 Intégration de listes d’autorité prédéfinies
Le système permet d’intégrer à un moment quelconque des listes d’autorité externes prédéfinies.
D.7.1.6 Listes d’autorité pour la saisie et la validation
Le système permet de parcourir des listes d’autorité prédéfinies pour la saisie et la validation des données.
*D.7.1.7 Liste des listes d’autorité prédéfinies
Le fournisseur peut fournir une liste des listes d’autorité comprises dans le système.
D.7.1.8 Listes d’autorité pour la recherche
Le système permet de parcourir des listes d’autorité prédéfinies pour la recherche de données.
D.7.1.9 Mise à jour des listes d’autorité en mode saisie
Le système permet d’ajouter des termes aux listes d’autorité et de mettre ces listes à jour tout en restant en mode saisie.
D.7.1.10 Autorisation de modifier les listes d’autorité
Le système possède un dispositif de contrôle qui peut ajouter, modifier ou supprimer des termes dans une liste d’autorité.
D.7.1.11 Impression des listes d’autorité
Il est possible de faire imprimer toutes les listes d’autorité.
D.7.1.12 Utilisation de plusieurs listes d’autorité pour une même zone
Il est possible d’utiliser plusieurs listes d’autorité pour une même zone (par exemple, une liste de termes dans le domaine des tissus et une autre en ethnologie pour la zone Nom de l’objet).
*D.7.1.13 Modification ou suppression de termes – effet sur les enregistrements
Le système peut prendre en charge la modification ou la suppression d’un terme d’une liste d’autorité lorsque ce terme est actuellement utilisé dans les enregistrements.

D.7.2 Contrôle par thésaurus

Pour les fins de ce document, « autorité » désigne une simple liste de termes (sans structure hiérarchique) à utiliser pendant la saisie ou la recherche de données.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 26.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*D.7.2.1 Disponibilité
Le contrôle par thésaurus est disponible dans le système.
D.7.2.2 Procédure de mise à jour des fichiers de thésaurus
Le système possède une procédure distincte de mise à jour des fichiers de thésaurus.
*D.7.2.3 Mise au point de fichiers de thésaurus
Le système permet de mettre au point des fichiers de thésaurus.
*D.7.2.4 Zones dotées de contrôle de thésaurus
Le système permet de choisir les zones pour lesquelles il doit y avoir un contrôle par thésaurus.
*D.7.2.5 Intégration de fichiers de thésaurus prédéfinis
Le système permet d’importer et d’intégrer des fichiers de thésaurus externes prédéfinis (par exemple, le Thesaurus of Geographic Names, l’Art & Architecture Thesaurus ou un thésaurus créé localement dont se sert déjà le musée).
D.7.2.6 Fichiers de thésaurus pour la saisie et la validation
Le système permet l’utilisation des fichiers de thésaurus pour la saisie et la validation des données.
D.7.2.7 Liste des fichiers de thésaurus prédéfinis
Le fournisseur peut fournir une liste des fichiers de thésaurus compris dans le système.
D.7.2.8 Intégration de thésaurus
Le système permet d’intégrer des autorités en matière de données liées, comme le vocabulaire de l’institut Getty.
D.7.2.9 Fichiers de thésaurus pour la recherche
Le système permet l’utilisation des fichiers de thésaurus pour la recherche de données (par exemple, l’utilisateur peut parcourir le thésaurus pour choisir des termes à saisir comme critères de recherche).
D.7.2.10 Utilisation de thésaurus pendant la recherche
Les thésaurus sont utilisés dans le cadre du processus d’extraction afin d’élargir les critères de recherche d’un utilisateur, de manière à englober des synonymes et des termes plus restreints (par exemple, si l’utilisateur cherche le terme « peinture », le système a recours au thésaurus pour inclure des termes plus restreints comme « aquarelle »).
D.7.2.11 Récupération de termes équivalents
Les erreurs d’orthographe ou orthographes différentes donneront des résultats de recherche pertinents (par exemple, « Watercolour » et « Watercolor »).
D.7.2.12 Mise à jour des fichiers de thésaurus en mode saisie
Le système permet d’ajouter des termes aux fichiers de thésaurus et de mettre ces fichiers à jour tout en restant en mode saisie.
D.7.2.13 Autorisation de modifier les fichiers de thésaurus
Le système possède un dispositif de contrôle qui peut ajouter, modifier ou supprimer des termes dans un fichier de thésaurus.
D.7.2.14 Traitement des homonymes
Le système est capable de traiter des homonymes à l’intérieur d’un thésaurus et de proposer diverses options aux utilisateurs (par exemple, « tambour » comme instrument à percussion et comme métier circulaire servant à broder à l’aiguille).
D.7.2.15 Affichage hiérarchique
Il est possible de voir ou de parcourir un thésaurus selon un ordre hiérarchique.
D.7.2.16 Terme non autorisé
Le système permet la création et l’utilisation d’un terme non autorisé mais marqué en vue d’une révision ultérieure.
D.7.2.17 Impression des fichiers de thésaurus
Il est possible de faire imprimer tous les fichiers de thésaurus.
D.7.2.18 Affichage de toute l’information
Il est possible de faire afficher toute l’information associée à un terme dans le thésaurus (par exemple, relations, définition, notes explicatives).
*D.7.2.19 Emploi de plusieurs thésaurus pour une même zone
Il est possible d’utiliser plusieurs thésaurus pour une même zone (par exemple, un thésaurus dans le domaine des tissus et un autre en ethnologie pour la zone Nom de l’objet).
D.7.2.20 Thésaurus monolingues et multilingues conformes à la norme ISO (Organisation internationale de normalisation)
Le système prend en charge la norme ISO 25964-1 : 2011 – Information et documentation – Thésaurus et interopérabilité avec d’autres vocabulaires – Partie 1 : Thésaurus pour la recherche documentaire.
*D.7.2.21 Élaboration de thésaurus multilingues
On peut élaborer des thésaurus multilingues à partir du système.
D.7.2.22 Élaboration de thésaurus monolingues
On peut élaborer des thésaurus monolingues à partir du système.
D.7.2.23 Répercussion dans les enregistrements de la modification d’un terme du thésaurus
Le système permet la modification d’un terme d’un fichier de thésaurus qui est employé dans des enregistrements.
D.7.2.24 Répercussion dans les enregistrements de modification d’un terme spécifique
Le système permet la modification d’un terme d’un fichier de thésaurus auquel sont reliés des termes spécifiques.
D.7.2.25 Répercussion dans les enregistrements de la suppression d’un terme du thésaurus
Le système permet la suppression d’un terme d’un fichier de thésaurus qui est employé dans des enregistrements.
*D.7.2.26 Prévention de la suppression de termes auxquels sont liés des termes spécifiques
Le système empêche de supprimer un terme d’un fichier de thésaurus auquel sont reliés des termes spécifiques.

Section E : Interface utilisateur

E.1 Fonctions d’aide

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 9.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*E.1.1 Écrans implicites de saisie et de mise à jour
Le système comporte des écrans implicites pour la saisie et la mise à jour de données.
E.1.2 Didacticiel
Le système possède un didacticiel intégré.
E.1.3 Aide en ligne
Le système possède un module d’aide en ligne.
E.1.4 Aide sur demande
Le système offre de l’aide seulement lorsque l’on en fait la demande.
E.1.5 Aide en contexte
Lorsque la fonction d’aide est appelée, l’information affichée correspond toujours au processus en cours (par exemple, appeler l’aide au cours d’une recherche).
*E.1.6 Aide pour chaque zone
Le système permet d’obtenir de l’aide qui décrit le contenu approprié d’une zone au cours de la saisie ou d’une recherche.
E.1.7 Aide complète en elle-même
L’aide en ligne est complète en elle-même (c’est-à-dire qu’elle ne consiste pas seulement en des codes obligeant l’utilisateur à consulter un manuel).
E.1.8 Aide définie par l’utilisateur
Le système permet de faire des ajouts ou des modifications au contenu de l’aide.
E.1.9 Création de fichiers d’aide
Le système permet de créer des fichiers d’aide (par exemple, ajouter un fichier d’aide sur une zone pour laquelle il n’y a pas d’aide).

E.2 Saisie des données

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 22.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

E.2.1 Zone répétitive
Le système permet d’indiquer que la valeur d’une zone se répète dans les enregistrements subséquents jusqu’à indication contraire.
*E.2.2 Zone répétitive à plusieurs valeurs
Le système permet d’indiquer que les valeurs multiples d’une zone se répètent dans les enregistrements subséquents jusqu’à indication contraire.
E.2.3 Reproduction d’enregistrements
Le système permet de reproduire automatiquement toutes les données d’un enregistrement.
E.2.4 Valeurs implicites
Le système permet d’attribuer à une zone une valeur implicite (par exemple, un nom de division ou de service) qui sera automatiquement reproduite dans les enregistrements subséquents.
*E.2.5 Zones obligatoires
Le système permet de marquer un nombre quelconque de zones comme étant obligatoires.
E.2.6 Modification du caractère obligatoire
Le système permet de rendre des zones obligatoires temporairement non obligatoires.
E.2.7 Zones calculées
Le système permet que la valeur d’une zone soit calculée à partir de la valeur d’autres zones ou de constantes (par exemple, calcul des taxes en utilisant un taux fixe).
E.2.8 Opérations « Couper et coller »
Le système permet de couper et coller de l’information (par exemple, le contenu d’une zone) dans un même enregistrement.
E.2.9 Copie de zones
Le système permet de copier des zones sélectionnées d’un enregistrement à un autre (par exemple, copier deux zones d’un enregistrement dans un nouvel enregistrement).
E.2.10 Mise en forme de données
Le système permet de souligner une portion de texte, de la mettre en italique, en caractères gras, ou de combiner ces possibilités.
E.2.11 Macros
Le système permet d’enregistrer de l’information dans des macros pour accélérer la saisie des données (par exemple, créer un nouveau document, mettre à jour, faire une extraction, puis faire afficher).
E.2.12 Raccourcis au clavier
Les macros peuvent être appelées à l’aide de raccourcis au clavier (par exemple, <Ctrl+R> pour faire imprimer le document qui vient d’être introduit).
E.2.13 Recherche et remplacement à l’intérieur d’un enregistrement
Le système comporte une fonction de recherche et remplacement à l’intérieur d’un enregistrement au cours du processus de saisie (par exemple, choisir un nom de source, le chercher à l’intérieur d’un enregistrement seulement, puis le remplacer par autre chose).
E.2.14 Recherche et remplacement dans plusieurs enregistrements
Le système comporte une fonction de recherche et remplacement dans plusieurs enregistrements au cours du processus de saisie (par exemple, choisir un nom de source, le chercher et le remplacer par autre chose dans toute la base de données).
*E.2.15 Importation de données d’autres sources pour les besoins d’enregistrements partiels ou complets
Le système peut établir la date à partir des formats requis, comme Microsoft Office et des logiciels libres.
E.2.16 Configuration des zones
Le système permet à l’établissement de configurer chaque zone, en précisant si sa présence est obligatoire ou optionnelle, sa valeur par défaut ou l’application d’un masque de saisie.
E.2.17 Sélecteurs de date
Le système comprend un sélecteur de date.
*E.2.18 Vérificateur orthographique
Le système comporte un vérificateur orthographique en ligne.
E.2.19 Remplissage automatique
Les termes fréquemment utilisés seront suggérés au moyen d’un remplissage automatique dans le système.
E.2.20 Langue du vérificateur orthographique
Le système permet de choisir la langue du vérificateur orthographique.
E.2.21 Ajout de termes au vérificateur orthographique
Le système permet d’ajouter des termes au vérificateur orthographique.
E.2.22 Hyperliens
Le système prend en charge les hyperliens (par exemple, dans les champs de l’enregistrement).

E.3 Traitement des dates

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 9.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*E.3.1 Format des dates
Les formats de date exigés par l’établissement sont pris en charge.
*E.3.2 Saisie des dates
Le système prend en charge les sélecteurs de date et les calendriers contextuels.
E.3.3 Format de recherche
Le système permet de spécifier le format de date à utiliser pour la recherche.
E.3.4 Affichage
Le système permet de spécifier le format d’affichage des dates.
E.3.5 Format de sortie
Le système permet de spécifier le format de sortie des dates (par exemple, dans un rapport).
*E.3.6 Dates approximatives
Le système permet de spécifier des dates approximatives (par exemple, antérieur à, postérieur à, circa, ?, av. J.-C.).
E.3.7 Conversion
Le système peut prendre en charge la conversion de dates importées vers un format standard (par exemple, on peut introduire des dates dans différents formats – 050596, 05 MA 96, 05 mai 1996, 19960505, 960505 – et le système les convertir en un format standard).
*E.3.8 Dates inconnues
Le système permet l’enregistrement des dates inconnues, par exemple, sous la forme « inconnu ».
E.3.9 Dates floues
Le système prend en charge les plages de dates comme « vers » et peut calculer les résultats en fonction de ces plages.

E.4 Personnalisation par l’utilisateur

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*E.4.1 Écrans de saisie
Le système permet de personnaliser la disposition des écrans de saisie.
E.4.2 Écrans de recherche
Le système permet de personnaliser les écrans de recherche (par exemple, modifier un libellé de zone dans un écran de recherche, puis faire extraire et afficher un document).
E.4.3 Étiquettes de zone
Le système permet de personnaliser les étiquettes de zone d’un écran de saisie (par exemple, au cours de la saisie de données, modifier un libellé de zone puis faire afficher un document).
E.4.4 Messages d’erreur
Le système permet de personnaliser les messages d’erreur (par exemple, provoquer une erreur, modifier le texte du message affiché, puis provoquer de nouveau la même erreur).

E.5 Bilinguisme

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 6.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*E.5.1 Disponibilité
Le système fonctionne dans une deuxième langue.
E.5.2 Choix de la langue au moment de l’ouverture d’une session
Le système permet de choisir la langue au moment de l’ouverture d’une session.
E.5.3 Choix de la langue sur n’importe quel écran
Le système permet de choisir la langue sur n’importe quel écran.
E.5.4 Données en français ou en anglais
Le système permet d’afficher toutes les données dans une langue ou l’autre (par exemple, en français ou en anglais).
E.5.5 Données en français et en anglais
Le système permet d’afficher toutes les données dans les deux langues (par exemple, en français et en anglais).
*E.5.6 UTF-8
Le jeu de caractères normalisé Unicode UTF-8 est pris en charge.

E.6 Interface web

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 10.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*E.6.1 Accès par internet
Le système comprend une interface d’accès à la base de données par internet.
*E.6.2 Saisie de données hors ligne
Le système permet de recueillir des données hors ligne et de les télécharger ou de les importer plus tard.
*E.6.3 Cohérence entre les divers environnements
Les interfaces (présentation, fonctions) sont cohérentes d’un environnement à l’autre (navigateur, poste autonome, client, etc.).
*E.6.4 Prise en charge de navigateurs multi-plateformes
Le système peut fonctionner dans Chrome, Firefox, Safari et Edge sur PC et sur Mac.
E.6.5 Logiciel en tant que service (SaaS)
Le système peut être offert sous forme de logiciel en tant que service sur le nuage.
E.6.6 Stockage hébergé extensible
Le système peut stocker de grandes quantités de données, et cette capacité pourra augmenter en réponse à la croissance du dépôt.
E.6.7 Accès par appareil mobile/tablette
Le système peut être utilisé au moyen d’un appareil mobile.
E.6.8 Mesures
Le système peut fournir des mesures de l’utilisation en ligne des collections (consultations des objets, partage des objets).
E.6.9 Gestion des données à jour
Le système offre un client Java ou Web pour l’administration et la gestion des données.
E.6.10 Accès ouvert
Le système prend en charge le partage de données et les initiatives de partenariat avec des plateformes tierces, notamment des groupeurs de contenu et des entreprises sans but lucratif et à but lucratif.

E.7 Accessibilité

Le système prend en charge les outils permettant de veiller à ce que le contenu et l’interface utilisateur soient accessibles aux personnes ayant un handicap.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

E.7.1 Médias substituts
Le système prend en charge les médias substituts pour assurer l’accessibilité.
*E.7.2 Méthodes de saisie
Le système offre un choix de méthodes de saisie.
*E.7.3 Méthodes de sortie
Le système offre un choix de méthodes de sortie.
*E.7.4 Respect des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG)
Le système respecte les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG).

Section F : Recherche

F.1 Besoins généraux

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 7.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

F.1.1 Interrogation dans le langage du module d’interrogation
Il est possible de faire une interrogation dans le langage d’origine du module d’interrogation.
*F.1.2 Écrans prédéfinis
Le système peut se servir d’écrans prédéfinis pour effectuer des recherches.
*F.1.3 Recherche sur n’importe quelle zone
Il est possible de faire une recherche sur n’importe quelle zone.
*F.1.4 Opérateur ET
L’opérateur booléen ET est reconnu.
*F.1.5 Opérateur OU
L’opérateur booléen OU est reconnu.
*F.1.6 Opérateur NON
L’opérateur booléen NON est reconnu.
F.1.7 Expressions imbriquées
Le système permet d’employer des expressions imbriquées dans une ligne de commande ou une zone de recherche, selon les besoins de l’établissement. Exemple : Nom=Tremblay ET ((Prénom=Jean) OU (Prénom=Pierre)).

F.2 Recherches sur un intervalle

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 5.

F.2.1 Opérateurs de recherche
Le système permet de faire des recherches sur un intervalle à l’aide des opérateurs =, < et > (par exemple, trouver les artistes nés en 1950 ou après cette date).
F.2.2 Zones numériques
Le système permet de faire des recherches sur un intervalle dans des zones numériques (par exemple, trouver tous les objets dont la valeur se situe entre 5 000 $ et 10 000 $).
F.2.3 Zones de type date
Le système permet de faire des recherches sur un intervalle dans des zones de type date (par exemple, trouver tous les objets dont l’accession s’est faite entre le 12 mai 1999 et le 14 juin 2000).
F.2.4 Dates attribuées
Le système tient compte des dates attribuées lorsqu’une recherche sur un intervalle porte sur une zone de type date. Par exemple, si une date est notée c1945, elle figurera dans le résultat d’une recherche qui porterait sur la période de 1920 à 1944.
F.2.5 Zones de type chaîne
Le système permet de faire des recherches sur un intervalle dans des zones de type chaîne.

F.3 Recherches approximatives

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

F.3.1 Troncature à droite
Le système permet l’emploi d’un caractère passe-partout à la fin d’un radical (par exemple, livre*).
F.3.2 Troncature à gauche
Le système permet l’emploi d’un caractère passe-partout au début d’un radical (par exemple, *livre).
F.3.3 Zone quelconque
Le système permet l’emploi des caractères passe-partout dans n’importe quelle zone.
F.3.4 Représentation d’un caractère
Un caractère passe-partout peut représenter un caractère quelconque (par exemple, « perr*n » permet de trouver « perron » et « perrin »).

F.4 Résultats d’une recherché

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 14.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*F.4.1 Enregistrement
Le résultat d’une recherche (à ne pas confondre avec la commande de recherche) peut être enregistré en vue d’un usage ultérieur.
*F.4.2 Exporter les résultats
Le système permet d’exporter les résultats d’une recherche dans les documents Excel.
F.4.3 Affichage sous un format différent
Le résultat d’une recherche peut être affiché et mis en forme à l’écran de saisie des données.
F.4.4 Ordre d’affichage des enregistrements
Le système a un ordre implicite d’affichage des enregistrements.
F.4.5 Ordre d’affichage des zones
Le système a un ordre implicite d’affichage des zones.
F.4.6 Définition de l’ordre implicite d’affichage des zones
Le système permet la définition de l’ordre implicite d’affichage des zones.
F.4.7 Zones à afficher
Le système permet de choisir les zones à afficher.
F.4.8 Défilement vers le début et vers la fin
Le système permet de faire défiler vers le début et vers la fin des enregistrements ou groupes d’enregistrements.
F.4.9 Report de données
Lorsqu’il affiche un enregistrement comportant plusieurs pages, le système reporte sur toutes les pages les données fondamentales qui identifient l’enregistrement (par exemple, clé d’identification, numéro d’accession ou de catalogue, nom de l’objet).
F.4.10 Position relative
Le système indique la position relative de l’écran actuel dans l’enregistrement ou dans l’ensemble des enregistrements en cours d’affichage (par exemple, « Page n sur n » ou « Enregistrement n sur n »).
F.4.11 Accès aux enregistrements liés
Le système permet de demander l’affichage des enregistrements liés à celui actuellement affiché (par exemple, parties d’un tout).
F.4.12 Tri
Le résultat d’une recherche peut être trié sur plusieurs zones (par exemple, faire une recherche, demander le tri du résultat sur trois zones différentes, puis faire afficher les documents).
F.4.13 Tri en ordre croissant
Le résultat d’une recherche peut être trié sur plusieurs zones en ordre croissant (par exemple, faire une recherche, demander le tri du résultat en ordre croissant, puis faire afficher les documents).
F.4.14 Tri en ordre décroissant
Le résultat d’une recherche peut être trié sur plusieurs zones en ordre décroissant (par exemple, faire une recherche, demander le tri du résultat en ordre décroissant, puis faire afficher les documents).

F.5 Fonctionnalités

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 19.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

F.5.1 Recherche phonétique
La recherche phonétique est disponible (par exemple, Perrot, Perrault, Perreault).
F.5.2 Recherche en langue naturelle
Il est possible de formuler une recherche en langue naturelle (par exemple, « Trouver toutes les poupées actuellement exposées »).
F.5.3 Recherche de termes adjacents ou voisins
Le système permet de chercher des mots ou expressions adjacents ou situés au maximum à une certaine distance les uns des autres (par exemple, trouver toutes les occurrences du mot « dépoli » séparées par au plus deux mots du mot « verre »).
F.5.4 Recherche de présence ou d’absence
Le système permet de faire une recherche basée sur la présence ou l’absence d’une valeur ou d’une expression (par exemple, faire une recherche sur la présence d’une valeur, puis sur l’absence d’une valeur).
F.5.5 Zones non indexées
Il est possible de faire une recherche sur des zones non indexées.
*F.5.6 Combinaison de zones indexées et non indexées
Le système permet de faire une recherche sur plusieurs zones, dont certaines sont indexées et d’autres non.
F.5.7 Liste des enregistrements trouvés
Le système permet de parcourir les enregistrements trouvés au cours de recherches précédentes.
F.5.8 Nombre d’enregistrements trouvés
Le système informe l’utilisateur du nombre d’enregistrements trouvés (résultat d’une recherche).
F.5.9 Affichage du résultat
Après avoir donné le nombre d’enregistrements trouvés, le système donne la possibilité de les faire afficher ou d’annuler.
*F.5.10 Précision d’une recherche
Le système permet de préciser une recherche en ajoutant d’autres critères (par exemple, après avoir fait une recherche sur les installations d’un artiste donné, ajouter un critère pour trouver celles auxquelles un autre artiste a aussi travaillé).
F.5.11 Restriction de l’étendue d’une recherche
Le système permet de restreindre l’étendue d’une recherche en faisant porter les demandes subséquentes sur le résultat de celle-ci (par exemple, après avoir fait une recherche sur les œuvres d’un sculpteur, ajouter un critère pour trouver celles qui sont en pierre).
*F.5.12 Filtrage des recherches
Les résultats de recherche peuvent être filtrés par facette dans le système.
F.5.13 Historique des recherches
Le système permet de faire afficher le résultat de recherches précédentes.
F.5.14 Examen d’un résultat en mode recherche
Le système permet à l’utilisateur de voir le résultat d’une recherche sans avoir à sortir du module de recherche.
F.5.15 Modification d’une recherche
Après avoir été exécutée, une commande de recherche peut être modifiée puis exécutée à nouveau.
*F.5.16 Enregistrement des commandes de recherche
Une commande de recherche peut être enregistrée pour un usage ultérieur.
*F.5.17 Impression du résultat d’une recherche
Il est possible de faire imprimer le résultat d’une recherche.
F.5.18 Recherche simple (de type Google)
Une interface de recherche simple de type Google est offerte au public.
F.5.19 Compatibilité avec SQL (Structured Query Language)
Le système prend en charge la norme SQL pour les requêtes de données.

Section G : Rapports

G.1 Rapports prédéfinis

Rapports qui ont été conçus et créés dans un format donné et qui sont disponibles dans le logiciel

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 12.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

G.1.1 Existence de rapports prédéfinis
Le système est livré avec un ensemble de rapports prédéfinis pouvant être produits dans les formats de fichier exigés par l’établissement.
G.1.2 Liste des rapports prédéfinis
La liste des rapports prédéfinis est disponibles (par exemple, numéros d’accession ou de catalogue, artistes ou artisans, noms d’objet, sources).
*G.1.3 Modification de rapports prédéfinis
Le système permet la modification d’un rapport prédéfini.
G.1.4 Enregistrement de rapports modifiés
Le système permet l’enregistrement d’un rapport modifié en vue d’une utilisation ultérieure.
G.1.5 Spécification de l’ordre de tri
Le système permet la spécification de l’ordre de tri d’un rapport prédéfini.
G.1.6 Liste de fréquences pour une zone
Le système fournit une liste de fréquences pour n’importe quelle zone (par exemple, « —10 poupées, 5 chaises— » dans la zone Nom de l’objet).
G.1.7 Liste de fréquences pour des zones concaténées
Le système fournit une liste de fréquences pour n’importe quel ensemble de zones concaténées (par exemple, « 10 fauteuils; à bascule, 11 fauteuils; à oreilles » dans les zones Nom de l’objet et Type de l’objet).
G.1.8 Nombre de termes
Le système fournit une liste de fréquences donnant le nombre de termes distincts (par exemple, une recherche sur Tom Thomson donne 300 œuvres. Obtenir une liste de fréquences sur la zone Nom de l’objet –100 peintures, 200 croquis).
G.1.9 Nombre d’enregistrements traités
Le système fournit une liste de fréquences avec des totaux (par exemple, le nombre total d’enregistrements traités).
G.1.10 Feuilles de travail hors ligne pour les objets
L’utilisateur peut travailler hors ligne sur des feuilles de travail imprimées ou électroniques et se servir du système pour synchroniser les changements dans la base de données.
G.1.11 Intrants de l’utilisateur
Le système offre un rapport tabulaire prédéfini dont l’utilisateur doit spécifier certains éléments (par exemple, rapport prédéfini de six colonnes, pour lequel l’utilisateur spécifie les zones, les en-têtes et la largeur des colonnes).
G.1.12 Modification du format d’un rapport
Le système permet la modification temporaire du format d’un rapport prédéfini.

G.2 Rapports définis par l’utilisateur

G.2.1 Besoins généraux

Façons dont l’utilisateur balaie, choisit et limite le nombre de données pour les rapports

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 20.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*G.2.1.1 Rapports définis par l’utilisateur
Le système permet la définition des rapports.
G.2.1.2 Copie et modification de rapports
Le système permet de copier un rapport existant, puis de le modifier pour créer un nouveau rapport.
*G.2.1.3 Enregistrement de rapports
Les rapports nouvellement créés peuvent être enregistrés pour être réutilisés dans le système.
G.2.1.4 Étiquettes
Le système permet de produire des étiquettes en utilisant les zones spécifiées par l’utilisateur.
G.2.1.5 Production de formulaires
Le générateur de rapports permet de produire un formulaire (par exemple, un formulaire légal).
G.2.1.6 Inclusion ou exclusion de zones
Le générateur de rapports permet d’inclure ou d’exclure des zones d’un rapport.
G.2.1.7 Opérateurs booléens
Le générateur de rapports permet d’utiliser des opérateurs booléens.
G.2.1.8 Tri sur une zone quelconque
Le générateur de rapports peut trier un rapport sur une zone quelconque.
G.2.1.9 Ordre croissant
Le générateur de rapports peut trier des zones par ordre croissant.
G.2.1.10 Ordre décroissant
Le générateur de rapports peut trier des zones par ordre décroissant.
G.2.1.11 Calcul de totaux
Le générateur de rapports peut calculer des totaux (par exemple, la valeur assurée totale d’une collection).
G.2.1.12 Calcul de sous-totaux
Le générateur de rapports peut calculer des sous-totaux (par exemple, la valeur assurée totale d’une collection avec des sous-totaux par division).
G.2.1.13 Rapports en colonnes
Le générateur de rapports peut produire des rapports en colonnes (par exemple, sélectionner un ensemble d’enregistrements, les classer par ordre de numéro d’objet, puis faire imprimer en colonnes les zones Numéro d’objet, Nom de l’objet et Emplacement).
G.2.1.14 Adaptation du nom des zones
Le générateur de rapports permet d’adapter le nom des zones en vue de leur impression (par exemple, faire imprimer « Type de l’objet » pour la zone Type de l’objet).
G.2.1.15 Parcours
Le système permet de parcourir un rapport.
G.2.1.16 État d’avancement
Le système affiche l’état d’avancement de la production d’un rapport en mode interactif (par exemple, nombre ou échelle représentant la proportion du rapport complétée).
G.2.1.17 Affichage à l’écran
Le système permet de voir un rapport à l’écran.
G.2.1.18 Impression
Le système permet de faire imprimer un rapport.
G.2.1.19 Réutilisation
Le système permet de réutiliser un rapport enregistré sur disque (par exemple, récupérer le rapport enregistré et le faire afficher dans un progiciel de traitement de textes).
G.2.1.20 Réutilisation d’un extrant enregistré
Le système permet de réutiliser l’extrant d’un rapport enregistré (par exemple, récupérer le rapport enregistré depuis G.2.1.20 et l’afficher dans un logiciel de traitement de texte comme Word ou en format CSV, Excel ou PDF).

G.2.2 Fonctions de formatage

Façons dont l’utilisateur peut déterminer l’aspect visuel des rapports

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 4.

G.2.2.1 Mise en forme des données
Le système prend en charge les normes de mise en forme d’un texte, notamment les signes diacritiques et les différentes polices de caractères.
G.2.2.2 Mise en forme de documents
Le système prend en charge la mise en forme de documents, notamment les en-têtes et les titres courants ainsi que le contrôle des marges.
G.2.2.3 Date de production
Le générateur de rapports indique la date de production du rapport.
G.2.2.4 Formats de date
Le générateur de rapports peut indiquer la date de production d’un rapport dans divers formats, au choix de l’utilisateur.

G.3 Production de documents

Façons dont les utilisateurs peuvent définir les données de sortie des rapports créés par le système

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 3.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*G.3.1 Templates
Le système permet de modifier des rapports et d’autres modèles créés par les utilisateurs. Il est possible de modifier les modèles de rapports sans personnaliser le système.
G.3.2 Rapports Web
Le système peut créer des rapports dans un langage HTML accessible.
G.3.3 Courriels
Le système peut émettre des courriels selon les réglages établis par les utilisateurs.

G.4 Représentation visuelle des données

Fonctions permettant aux utilisateurs de visualiser de vastes catégories de données au moyen de représentations visuelles, plutôt qu’au moyen de listes

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 3.

G.4.1 Consultation des taxonomies
Le système peut mettre en évidence ou représenter visuellement les caractéristiques des taxonomies, comme les structures taxonomiques ou les statistiques sur l’utilisation et la recherche.
G.4.2 Données temporelles
Le système peut mettre en évidence ou représenter visuellement les caractéristiques des taxonomies, comme les structures taxonomiques ou les statistiques sur l’utilisation et la recherche.
G.4.3 Données géographiques
Le système peut produire des données géographiques au moyen de cartes, de plans d’étage ou d’autres formes de visualisation.

Section H : Critères techniques

H.1 Fonctions d’importation et d’exportation

H.1.1 Importation de fichiers

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 12.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

H.1.1.1 Liste des types de fichiers
Le fournisseur a fourni une liste de tous les types de fichiers pouvant être importés dans le système sans besoin d’être personnalisés.
*H.1.1.2 Choix des zones
Le système peut importer des fichiers American Standard for Information Interchange (ASCII) et transférer l’information dans des zones déterminées (par exemple, créer un fichier de traitement de texte contenant des numéros d’accession et des noms d’objet, puis l’importer dans des zones précises).
*H.1.1.3 Rapport sommaire
Le système produit un rapport sommaire d’une opération d’importation, en donnant par exemple le nombre d’enregistrements lus, refusés et acceptés, etc.
H.1.1.4 Validation des zones
Le système fait une validation des zones au moment de l’importation.
*H.1.1.5 Vérification des doubles
Le système vérifie la présence d’enregistrements en double au moment de l’importation.
H.1.1.6 Vérification des doubles selon la définition du gestionnaire des bases de données
Au moment de l’importation d’enregistrements, le système vérifie les doubles selon une clé définie par le gestionnaire des bases de données.
H.1.1.7 Suppression de la validation
Le système permet de supprimer la validation des zones au moment d’une importation.
H.1.1.8 Rétention à des fins de vérification
Le système produit un rapport sur les enregistrements qui ont échoué la validation ou les retient afin qu’ils soient vérifiés par l’utilisateur (par exemple, importer des termes erronés dans une zone pour laquelle il y a un contrôle d’autorité).
H.1.1.9 Longues zones
Le système produit un rapport lorsque des données sont refusées ou tronquées au moment de leur importation.
*H.1.1.10 Importation en format Extensible markup language (XML)
Le système permet d’importer des enregistrements en format XML.
H.1.1.11 Liste XML de normes d’importation
Énumérer les normes d’importation XML suivies, par exemple, Dublin Core, Spectrum.
*H.1.1.12 Liste des formats d’importation
Fournir la liste des autres formats d’importation reconnus (par exemple, Texte-micro du RCIP, American Standard for American Interchange (ASCII avec séparateurs), Machine Readable Cataloguing (MARC), Standard Generalized Markup Language (SGML)).

H.1.2 Exportation de fichiers

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 11.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*H.1.2.1 Enregistrements de longueur fixe
Le système peut exporter des fichiers ASCII formés d’enregistrements de longueur fixe.
*H.1.2.2 Enregistrements de longueur variable
Le système peut exporter des fichiers ASCII formés d’enregistrements de longueur variable.
*H.1.2.3 Choix des zones
La fonction d’exportation permet de choisir les zones à exporter (par exemple, exporter les numéros d’accession et les noms d’objet importés précédemment).
H.1.2.4 Rapport sommaire
Le système produit un rapport sommaire d’une opération d’exportation, donnant par exemple le nombre d’enregistrements lus, le nombre d’enregistrements exportés, etc.
H.1.2.5 Marquage des enregistrements
Le système marque les enregistrements qui ont été exportés.
H.1.2.6 Marquage des zones
Le système marque les zones qui ont été exportées.
H.1.2.7 Transfert dynamique de données
Le système reconnaît le protocole DDE (transfert dynamique de données) ou un équivalent (par exemple, lien à un bloc de cellules dans un tableur).
H.1.2.8 Liaison et incorporation d’objets
Le système reconnaît la fonction OLE (liaison et incorporation d’objets) ou un équivalent (par exemple, liaison ou incorporation à un document Word dans une zone de texte).
H.1.2.9 Liste des formats d’exportation
Fournir la liste des autres formats d’exportation reconnus (par exemple, Texte-micro du RCIP, ASCII avec séparateurs, MARC, SGML).
*H.1.2.10 Exportation de données liées
Le système peut exporter des données en au moins une sérialisation RDF (resource description framework) (JSON-LD, (javascript object notation for Linked Data) RDF/XML, (extensible markup language) Turtle, (terse RDF triple language) etc.)
*H.1.2.11 Exportation en format XML
Le système permet d’exporter des enregistrements en format XML, par exemple, Dublin Core, Spectrum.

H.1.3 Interface avec d’autres logiciels

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 10.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*H.1.3.1 Traitement de texte
Le système permet le transfert de données dans les deux sens avec un logiciel de traitement de texte.
*H.1.3.2 Pièces jointes
Le système permet de joindre des documents provenant de nombreux types de logiciels à un enregistrement spécifique.
H.1.3.3 Tableur
Le système permet le transfert de données dans les deux sens avec un tableur.
*H.1.3.4 Autres logiciels
Fournir la liste des autres logiciels avec lesquels le système permet le transfert de données dans les deux sens.
*H.1.3.5 Importation/exportation vers et depuis d’autres logiciels – SGBN (Système de gestion des biens numériques)
Le logiciel peut être intégré à un SGBN).
*H.1.3.6 API (interface de programmation d'applications)
Le système comprend une API pour la collecte de données par des sites Web tiers et d’autres systèmes pour le partage de données.
H.1.3.7 Documentation sur l’API
Il y a de la documentation complète sur l’API offerte par le fournisseur ou dans le système.
H.1.3.8 Mode Open Database Connectivity (ODBC)
Le système permet de faire des interrogations à partir de l’extérieur du musée en mode ODBC.
*H.1.3.9 Interopérabilité
Le système permet d’échanger des données avec d’autres systèmes selon des normes d’interopérabilité (par exemple, Open Archives Initiative, Dublin Core).
H.1.3.10 Source ouverte
Le système est de source ouverte.

H.2 Fonctionnalités particulières

Zones de données et fonctionnalités relatives à des formats de données ou à des types d’information spécifiques aux collections

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 15.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

H.2.1 Personnalisation par le fournisseur
Le logiciel peut être personnalisé par le fournisseur.
H.2.2 Personnalisation par l’utilisateur
Le logiciel peut être personnalisé par l’utilisateur.
H.2.3 Table de tri personnalisée
Le système permet de personnaliser les tables de tri afin de changer l’ordre de classement des caractères (par exemple, trier des numéros d’accession en ordre logique).
H.2.4 Enregistrement d’une table de tri
Le système permet d’enregistrer une table de tri modifiée en vue d’un usage ultérieur.
H.2.5 Traitement multitâche
Le système permet d’interrompre la tâche en cours afin d’effectuer d’autres tâches.
H.2.6 Fonction d’aide-mémoire
Le système interrompt le processus en cours afin de rappeler à l’utilisateur d’autres tâches à effectuer.
H.2.7 Conversion des mesures à l’écran
Le système peut convertir et afficher à l’écran des mesures du système impérial et du système métrique.
H.2.8 Conversion des mesures dans les rapports
Le système peut convertir des mesures du système impérial et du système métrique pour la production de rapports.
H.2.9 Choix des unités de mesure
Le système permet de choisir les unités de mesure (par exemple, métriques ou impériales) pour la saisie, la recherche et les rapports.
H.2.10 Modification de mesures après conversion
Le système permet de modifier en mode saisie la valeur des mesures après conversion.
H.2.11 Le système prend en charge les codes à barres, l’identification par radiofréquence et les codes QR.
Le système peut traiter les données de codes à barres, identification par radiofréquence (IRF) et les codes QR.
H.2.12 Étiquettes avec code à barres
Le système produit des étiquettes avec code à barres.
H.2.13 Logiciel de traitement des codes à barres
Le logiciel de traitement des codes à barres est livré avec le système.
H.2.14 Lecture de codes à barres
Le système permet de transférer ultérieurement, dans le système de gestion des collections, des données recueillies par lecture de codes à barres.
H.2.15 Lecture optique
Le système permet le recours à la lecture optique.

Section I : Assistance technique et formation

I.1 Documentation et assistance technique

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 15.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*I.1.1 Manuel d’utilisation
Le fournisseur peut décrire des options pour la documentation destinée aux utilisateurs, les instructions d’utilisation et les renseignements sur les mises à jour.
I.1.2 Documentation de l’utilisateur – langue
Le fournisseur offre de la documentation dans les deux langues officielles.
I.1.3 Nombre d’exemplaires
Combien d’exemplaires du manuel d’utilisation sont inclus dans le prix du logiciel?
I.1.4 Manuels en ligne
Le logiciel comporte une copie en ligne de tous les manuels.
*I.1.5 Manuel pour utilisateurs débutants
Le logiciel est livré avec un manuel destiné aux utilisateurs débutants.
I.1.6 Manuel du système
Le logiciel est livré avec de la documentation sur la structure du système (par exemple, manuel de gestion des bases de données).
*I.1.7 Services d’assistance technique
Le fournisseur peut décrire en détail les options, les coûts et la disponibilité des services d’assistance technique.
I.1.8 Soutien du service de dépannage – langue
Le fournisseur peut offrir du soutien dans les deux langues officielles.
I.1.9 Soutien du service de dépannage
Le fournisseur offre différents niveaux de services de soutien.
I.1.10 Heures de soutien
Soutien dans les 24 heures suivant la demande d’aide?
*I.1.11 Format du dictionnaire de données
Le dictionnaire de données est accessible en version électronique ou en ligne et fait partie de la trousse de documentation.
I.1.12 Modules personnalisés
Le logiciel peut être personnalisé pour ajouter des fonctions spécifiques aux disciplines (par ex. module distinct pour l’ethnologie, l’histoire ou les beaux-arts).
I.1.13 Code source
Le fournisseur donne-t-il accès au code source?
I.1.14 Protection
Le fournisseur accepte de remettre, au moment de l’installation et pour chaque nouvelle version, une copie complète et exploitable du code source du logiciel ainsi que la documentation pertinente, à un tiers choisi en commun.
I.1.15 Droits de l’établissement si le fournisseur cesse ses activités
Le fournisseur confirme et fournit la preuve que, s’il cessait ses activités ou était incapable de poursuivre le développement du logiciel, le musée aurait le droit d’entretenir et de développer l’application.

I.2 Formation

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 7.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*I.2.1 Formation gratuite à l’achat du logiciel
Le fournisseur peut décrire toutes les options de formation, y compris la formation spécialisée et personnalisée (par exemple, sécurité et contrôle, procédures de sauvegarde et administration des systèmes), ainsi que fournir les coûts s’y rattachant.
I.2.2 Formation donnée par des tiers
Des fournisseurs tiers sont déjà en mesure de donner de la formation.
I.2.3 Formation sur place
La formation est dispensée dans les locaux du client.
I.2.4 Formation à distance
La formation sera offerte à distance.
I.2.5 Formation – multilingue
La formation peut être offerte dans d’autres langues.
I.2.6 Option de formation du formateur
Le fournisseur peut offrir ou appuyer un programme de formation du formateur.
I.2.7 Matériel de formation supplémentaire
Le fournisseur offre du matériel de formation supplémentaire sur son site web, y compris des webinaires, des tutoriels, des wikis, des démonstrations, etc.

Section J : Critères de gestion du système

J.1 Sécurité

Façon dont le système gère l’identité des utilisateurs et assure le contrôle et le suivi des autorisations de changer les données

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 13.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*J.1.1 Sécurité à plusieurs niveaux
Le système possède des dispositifs de sécurité à différents niveaux, par exemple, responsable du système, préposé à la saisie, conservateur, public, chercheurs.
*J.1.2 Code d’utilisateur
L’accès au système exige un code d’utilisateur.
*J.1.3 Mot de passe
L’accès au système exige un mot de passe de la part de tous les utilisateurs.
*J.1.4 Gestion des mots de passe
Le système comporte des procédures d’attribution et de changement de mots de passe.
J.1.5 Accès aux fonctions
Le système possède des dispositifs de sécurité liés à différentes fonctions (par exemple, permettre à un utilisateur d’accéder uniquement aux fonctions de saisie des données).
J.1.6 Sécurité du profil d’utilisateur
Le système permet de créer des environnements spécifiques à certaines tâches pour différents groupes d’utilisateurs. Il permet également d’établir des privilèges de lecture et d’écriture pour différents champs en fonction des groupes.
J.1.7 Accès aux fichiers
Le système permet au responsable de contrôler l’accès à un ou plusieurs fichiers selon le niveau d’utilisateur.
J.1.8 Accès aux zones
Le système permet de contrôler l’accès à une ou plusieurs zones (par exemple, pour modifier les données sur l’emplacement d’un objet).
J.1.9 Accès aux enregistrements
Le système permet de contrôler l’accès à un enregistrement ou à un groupe d’enregistrements.
J.1.10 Accès aux disciplines
Le système permet de contrôler l’accès à une ou plusieurs disciplines.
J.1.11 Sécurité lors de la modification d’un enregistrement
Lorsqu’un enregistrement est en cours de modification par un utilisateur, il ne peut être changé ou supprimé par d’autres utilisateurs.
*J.1.12 Enregistrement verrouillé et accessible
Lorsqu’un enregistrement est en cours de modification par un utilisateur, il est accessible aux autres utilisateurs en mode lecture seule.
J.1.13 Enregistrement verrouillé et non accessible
Lorsqu’un enregistrement est en cours de modification par un utilisateur, il n’est pas accessible aux autres utilisateurs.

J.2 Indexation

Administration des activités d’indexation

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 2.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*J.2.1 Changement d’index
Le responsable du système peut changer l’index de n’importe quelle zone.
J.2.2 Restructuration des index touchés
Il est possible d’utiliser le système pendant la reconstruction d’un index.

J.3 Sauvegarde

Rôle du système dans la création et l’entreposage des sauvegardes de données, d’interfaces, de configurations, de métadonnées, de structures de données, de rapports, etc.

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 12.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

J.3.1 Procédures de sauvegarde et de récupération
Le logiciel possède des procédures intégrées de sauvegarde et de récupération.
*J.3.2 Récupération de la base de données dorsale et création d’une copie de secours
La fonctionnalité standard de la base de données dorsale permettra de créer une copie de secours et de récupérer entièrement le système, notamment les données, les paramètres, les transactions, les utilisateurs et l’interface.
J.3.3 Sauvegarde en ligne
Le système permet de faire une sauvegarde en ligne dans un environnement multi-utilisateur.
J.3.4 Récupération en ligne
Le système permet de faire une récupération en ligne dans un environnement multi-utilisateur.
J.3.5 Sauvegarde intégrée
Le système possède un processus intégré de sauvegarde ou peut utiliser la fonctionnalité standard de la base de données dorsale pour créer des copies de secours.
J.3.6 Processus de sauvegarde – SaaS (logiciels en tant que service)
Une sauvegarde de la solution de SaaS hébergée est effectuée régulièrement et automatiquement.
J.3.7 Récupération intégrée
Le système possède un processus intégré de récupération ou peut utiliser la fonctionnalité standard de la base de données dorsale pour créer des copies de secours.
J.3.8 Temps de sauvegarde
Le fournisseur donne une estimation du temps d’exécution de la procédure de sauvegarde. Décrire brièvement le temps approximatif nécessaire à l’exécution de la procédure de sauvegarde.
J.3.9 Temps de récupération
Le fournisseur donne une estimation du temps d’exécution de la procédure de récupération. Décrire brièvement le temps approximatif nécessaire à l’exécution de la procédure de récupération.
J.3.10 Automatisation de la sauvegarde
Le processus de sauvegarde peut être automatisé. Décrire brièvement comment le processus de sauvegarde peut être automatisé.
J.3.11 Automatisation de la récupération
Le processus de récupération peut être automatisé. Décrire brièvement comment le processus de récupération peut être automatisé.
J.3.12 Temps d’arrêt
Le système peut offrir un temps de disponibilité de 98 % ou plus.

J.4 Rapports de vérification

Options permettant de produire des rapports sur le système lui-même, plutôt que sur les données qu’il contient

Le numéro du critère dans cette section de la liste complète est 14.

Lorsqu’un critère est précédé d’un astérisque (*), cela signifie qu’il se retrouve aussi dans la version abrégée.

*J.4.1 Rapport de vérification sur les données
Le système produit un rapport sur tous les enregistrements nouvellement créés, modifiés ou supprimés.
*J.4.2 Enregistrements supprimés
Le rapport de vérification donne tout le contenu des enregistrements supprimés.
*J.4.3 Modifications
Le système produit un rapport sur toutes les modifications effectuées dans un enregistrement.
*J.4.4 Profils d’utilisateur
Le système produit un rapport sur tous les profils d’accès des utilisateurs.
J.4.5 Tâches assignées
Le système offre des flux de travail et tâches qui peuvent être assignés à un utilisateur. Des notifications sont envoyées à l’utilisateur.
*J.4.6 Emploi du système par les utilisateurs
Le système produit un rapport par code d’utilisateur sur les heures d’entrée dans le système et de sortie au cours d’une période donnée (par exemple, dresser la liste des heures d’entrée et de sortie pour chaque utilisateur).
J.4.7 Notification automatisée
Des activités spécifiques exécutées dans le système enverront une alerte à un autre utilisateur.
J.4.8 Utilisation des modules du système
Le système produit un rapport par code d’utilisateur sur l’utilisation des fonctions du système au cours d’une période donnée (par exemple, nombre d’utilisations d’une fonction – production d’un rapport, recherche, accession – au cours d’une journée par un utilisateur).
J.4.9 Pistes de vérification/historique des modifications
Le système affiche les modifications dans le journal de vérification, et il est possible de revenir en arrière si nécessaire.
J.4.10 Détails de l’utilisation d’un module
Le système produit un rapport par fonction sur l’accès aux fonctions du système par les utilisateurs au cours d’une période donnée (par exemple, liste des utilisateurs qui se sont servis d’une fonction – production d’un rapport, recherche, accession – au cours d’une journée).
J.4.11 Recherches effectuées
Le système produit un rapport sur les recherches effectuées par les utilisateurs.
J.4.12 Démonstration complémentaire
Le fournisseur aura la possibilité de faire la démonstration des fonctions qui ne sont pas présentées ici relativement aux limites du système (par exemple, taille de la base de données, nombre d’enregistrements, nombre de champs/zones et nombre d’utilisateurs).
*J.4.13 Limites du système
Le système peut prendre en charge le nombre d’objets gérés à l’heure actuelle et que l’on prévoit gérer au cours des années à venir (#).
J.4.14 Limites techniques
Le système possède des limites techniques. Documenter les limites techniques du système (par exemple, le nombre maximal d’utilisateurs, les utilisateurs simultanés et la longueur des interrogations).

© Gouvernement du Canada, Réseau canadien d’information sur le patrimoine, 2020

Publié par :
Réseau canadien d’information sur le patrimoine
Ministère du Patrimoine canadien
1030, chemin Innes
Ottawa ON  K1B 4S7
Canada

No de catalogue : CH57-4/13-2020F-PDF
ISBN 978-0-660-35432-3

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