Liste des critères d’évaluation de logiciels de gestion des collections – 2012

Introduction

La liste de critères d’évaluation de logiciels de gestion des collections du Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) comprend près de 500 descriptions d’exigences que peut prendre en considération un établissement qui cherche à mettre à niveau ou à acquérir un système de gestion des collections. Cette liste de critères vise à aider un établissement à définir des exigences, puis à choisir le logiciel convenant le mieux à ses besoins. La liste est constituée de trois colonnes (Obligatoire, Souhaitable, Sans objet) permettant aux utilisateurs d’évaluer l’importance de chaque caractéristique en regard de leur établissement. De même, les utilisateurs peuvent personnaliser la liste en incluant des critères propres à un établissement donné, comme le nombre d’objets qu’il faut gérer, la gestion de formats de fichier particuliers et l’accès du public aux renseignements sur la gestion des collections.

Les utilisateurs de la liste de critères devraient consulter le glossaire du RCIP. À titre d’exemple, le terme « objet » est utilisé dans la liste de critères pour désigner tous les types de matériel visés par une collection muséale, notamment des documents historiques, des artefacts, des œuvres d’art, des spécimens naturels et des images créées en format numérique.

La liste de critères d’évaluation de logiciels de gestion des collections sert de référence pour les exigences possibles. Elle ne remplace pas le travail nécessaire pour déterminer le meilleur fournisseur ou le logiciel le plus approprié. Les références touchant un fournisseur, la taille de la communauté d’utilisateurs ou le nombre d’années d’expérience d’un fournisseur ou d’un revendeur ne sont que quelques‑uns des facteurs qui pourraient être pris en considération dans le cadre de la sélection d’un système de gestion des collections.

Section A : Principaux critères pour la gestion des collections

CritèreDescriptionObligatoireSouhaitableSans Objet
1 Gestion des objets      
1.1 Entrée des objetsGestion et documentation de la réception d’objets qui ne font pas actuellement partie d’une collection. Ces objets pourraient ou non faire l’objet d’une accession.      
1.1.1 L’identification unique des objets ou de lot d’objets en dépôtLe système permet d’identifier sans équivoque des objets ou des lots d’objets nouvellement reçus. Il est possible, par exemple, d’attribuer un numéro unique, propre à l’établissement, qui pourrait être distinct d’un numéro d’accession.      
1.1.2 Base des enregistrements d’acquisition et de prêtLe système peut utiliser les enregistrements d’entrée des objets comme base des enregistrements d’acquisition et de prêt.      
1.1.3 Compte rendu des objetsLe système permet au musée de rendre compte de tous les objets ou lots d’objets en dépôt qui comportent des données d’identification (p. ex. nom du propriétaire, nom du déposant, emplacement, numéro d’identification, nombre d’objets, date de retour).      
1.1.4 Fourniture d’un reçuLe système produit un reçu à l’intention du propriétaire d’un objet ou d’un lot d’objets en dépôt.      
1.1.5 Responsabilité de l’établissementLe système aide à établir le degré de responsabilité de l’établissement relativement à un objet ou à un lot d’objets en dépôt (p. ex. renvoi à un dossier sur papier contenant des documents de dépôt signés).      
1.1.6 Motif du dépôtLe système permet d’indiquer le motif du dépôt temporaire d’un objet ou d’un lot d’objets dans un musée (p. ex. évaluation, traitement de conservation, identification, acquisition potentielle).      
1.1.7 Fin du dépôtLe système permet de spécifier la date de fin du dépôt temporaire d’un objet ou d’un lot d’objets dans un musée.      
1.1.8 Avis de fin de dépôtLe système émet un avis de fin de dépôt (p. ex. rappel de ce que l’utilisateur doit faire, production d’un rapport).      
1.1.9 Retour au propriétaireLe système permet de noter le fait qu’un objet ou un lot d’objets en dépôt a été retourné comme convenu à son propriétaire (p. ex. indication du retour de l’objet, date de retour).      
1.2 Acquisition Gestion et documentation de l’ajout d’un objet ou d’un lot d’objets à une collection.      
1.2.1 Renseignements de base saisisLe système consigne les renseignements de base, déterminés par l’établissement, au sujet de l’objet ou du lot d’objets, notamment le numéro de l’objet, le nom de l’objet, une brève description, le nombre d’objets, la date d’acquisition, la méthode d’acquisition, la source d’acquisition, le transfert des titres, l’emplacement actuel, les données sur l’emplacement et la collection permanente.      
1.2.2 Accession par lotLe système permet de faire l’accession d’objets par lot (p. ex. attribution d’un numéro unique, propre à l’établissement, à un groupe d’objets faisant l’objet d’une même accession ─ les différents objets peuvent par la suite être numérotés séparément).      
1.2.3 Attribution d’un numéro systèmeLe système attribue un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets.      
1.2.4 Numéros d’identification propres à un établissementLe système permet de consigner des numéros d’identification propres à un établissement (p. ex. numéro d’accession, numéro Borden).      
1.2.5 Numéros précédentsLe système permet de consigner les numéros précédents d’un objet ou d’un lot d’objets nouvellement acquis.      
1.2.6 SourceLe système permet d’enregistrer des données sur la source d’un objet ou d’un lot d’objets (p. ex. nom, prénom, titre, adresse).      
1.2.7 Motifs de l’acquisitionLe système permet d’enregistrer les motifs de l’acquisition d’un objet ou d’un lot d’objets (p. ex. raisons de l’acquisition, documentation à l’appui).      
1.2.8 Transfert des titresLe système permet de consigner des données sur le transfert des titres de propriété à l’établissement acquéreur (p. ex. méthode d’acquisition, attestation des titres originaux, signature confirmant le transfert des titres, brève description de l’objet ou du lot d’objets, renseignements sur le propriétaire précédent).      
1.2.9 Registre des accessionsLe système assure la tenue d’un registre des accessions décrivant toutes les acquisitions, par ordre numérique.      
1.3 InventaireTenue à jour de l’information sur tous les objets ou lots d’objets dont l’établissement est légalement responsable, y compris ceux qui sont prêtés ou non enregistrés, ainsi que les autres éléments et demandes d’information non consignés auparavant.      
1.3.1 Emplacement de l’objetLe système permet de consigner des détails concernant l’emplacement actuel d’un objet ou d’un lot d’objets.      
1.3.2 Statut de l’objetLe système permet d’indiquer le statut de tous les objets ou lots d’objets (p. ex. si l’objet est enregistré ou non, prêté, exposé, retiré de l’inventaire ou manquant).      
1.3.3 Données fondamentalesLe système permet d’enregistrer les données fondamentales d’inventaire (p. ex. emplacement, date de l’inventaire, personne ayant inventorié l’objet).      
1.3.4 Vérification des stocksLe système permet d’enregistrer les données recueillies lors de la vérification des stocks, notamment la date, l’emplacement et le nom du vérificateur.      
1.3.5 Distinction entre vérification et inventaireLe système permet de faire la distinction entre des données recueillies au cours d’un inventaire ou d’une vérification (p. ex. zones distinctes pour l’inventaire et la vérification).      
1.4 Emplacements et déplacementsGestion et documentation des emplacements précédents et actuels de tous les objets et lots d’objets dont l’établissement a la garde, afin qu’il puisse localiser n’importe quel objet à n’importe quel moment.      
1.4.1 Détails sur l’emplacement permanentLe système donne des détails sur l’endroit où un objet ou un lot d’objets est normalement exposé ou rangé (p. ex. son emplacement permanent).      
1.4.2 Zone indiquant l’emplacementLa zone indiquant l’emplacement peut être obligatoire, même si un emplacement est « inconnu ».      
1.4.3 Recherche sur l’emplacementLe système peut trouver de l’information sur un objet ou un lot d’objets à partir de son emplacement.      
1.4.4 Recherche par un numéro unique propre à l’établissementLe système permet d’accéder aux données sur l’emplacement d’un objet par un numéro unique propre à l’établissement (p. ex. numéro Borden, numéro d’accession).      
1.4.5 Détails sur le déplacementLe système donne des détails sur l’endroit où se trouve un objet ou un lot d’objets lorsqu’il n’est pas dans son emplacement habituel (p. ex. son emplacement actuel).      
1.4.6 Zone indiquant l’emplacement précédentLorsqu’un objet ou un lot d’objets est déplacé, le système fait en sorte que les détails concernant l’emplacement précédent, y compris la date, soient automatiquement transférés dans une zone indiquant l’emplacement précédent.      
1.4.7 Zone indiquant la date de déplacementLa zone indiquant la date de déplacement est mise à jour automatiquement.      
1.4.8 Modification de la zone indiquant la date de déplacementIl est possible de modifier la zone indiquant la date de déplacement.      
1.4.9 Emplacement des partiesLe système permet d’associer des codes d’emplacement distincts aux parties d’un objet aussi bien qu’à un objet qui faisait partie d’un ensemble (p. ex. indiquer que la théière est exposée, mais que le reste du service à thé est entreposé).      
1.4.10 Déplacement de groupes d’objetsLe système permet d’enregistrer le déplacement d’un groupe d’objets, y compris des parties d’un objet ou d’un lot d’objets, en modifiant globalement les données sur leur emplacement, tout en maintenant les vérifications et les autorisations nécessaires.      
1.4.11 Emplacement temporaireLe système peut émettre un avis quand la durée prévue pour un emplacement temporaire prend fin.      
1.4.12 Personne responsableLe système permet d’indiquer qui a déplacé un objet ou un lot d’objets.      
1.4.13 Autorisation de déplacementLe système permet d’indiquer quels membres du personnel peuvent autoriser le déplacement d’objets ou d’un lot d’objets.      
1.4.14 Historique des autorisations de déplacementLe système permet de consigner l’historique des autorisations de déplacement d’un objet ou d’un lot d’objets.      
1.4.15 TransfertLe système permet le transfert de la responsabilité d’un objet ou d’un lot d’objets d’une collection à une autre au sein d’un même établissement (p. ex. d’une collection de costumes à une collection d’ethnologie).      
1.4.16 Déplacement d’un objetLe système fournit un mécanisme de vérification de tout déplacement d’un objet ou d’un lot d’objets au-delà des limites physiques ou administratives de l’organisation.      
1.4.17 Manutention d’un objetLe système permet de consigner des données sur la manutention, l’emballage, l’entreposage et l’exposition d’objets ou de lots d’objets.      
1.4.18 Historique des déplacementsLe système permet d’enregistrer plusieurs emplacements précédents d’objets ou de lots d’objets.      
1.5 CatalogageCompilation et tenue à jour de données primaires concernant les objets d’une collection, notamment leur description et les données d’identification.      
1.5.1 PropriétéLe système permet de savoir qui détient les droits de propriété sur un objet ou un lot d’objets.      
1.5.2 Histoire de l’objetLe système permet d’enregistrer des données sur l’histoire d’un objet ou d’un lot d’objets (p. ex. données historiques).      
1.5.3 Propriétaires successifsLe système permet d’enregistrer des données sur les propriétaires successifs d’un objet ou d’un lot d’objets.      
1.5.4 Recherches savantesLe système permet d’enregistrer l’information produite par des chercheurs (p. ex. données de recherche ou renvois à des dossiers de recherche).      
1.5.5 Historique des publicationsLe système permet de documenter l’historique des publications dans lesquelles figure un renvoi à l’objet.      
1.5.6 Cadres et autres supportsLe système permet de consigner des données sur les cadres et les autres supports.      
1.5.7 Renvois à des dossiersLe système permet de faire des renvois à des documents ou à des dossiers ne figurant pas dans le système de collections.      
1.5.8 Relation entre une entité et ses partiesLe système permet de consigner des données sur les relations entre les différentes parties d’un objet, entre chacun des éléments constituant un lot d’objets, ou entre plusieurs objets.      
1.6 ConservationDocumentation et gestion de l’information sur la conservation des objets, du point de vue de la conservation et de la gestion des collections.      
1.6.1 Demande de travaux de conservationLe système permet d’enregistrer les demandes de travaux de conservation touchant un objet, une partie d’un objet ou un lot d’objets.      
1.6.2 ExamensLe système permet d’enregistrer le processus des examens techniques, y compris les renvois à des documents d’archives et à des dossiers sur papier.      
1.6.3 Mesures préventivesLe système permet d’enregistrer toutes les mesures préventives qui sont prises, et toute documentation à l’appui dont dispose l’établissement, notamment des documents d’archives et des contrats.      
1.6.4 TraitementsLe système permet d’enregistrer tout traitement correctif, ainsi que tout document à l’appui dont dispose l’établissement, comme des documents d’archives et des contrats.      
1.6.5 Historique de la conservationLe système permet de consigner l’historique de l’état d’un objet et des traitements qu’il a subis.      
1.6.6 Avis concernant les rappels pour traitementLe système émet des avis concernant les rappels pour traitement (p. ex. cinq ans après la réparation ou l’examen d’un objet).      
1.6.7 Recherche par un numéro unique propre à l’établissementLe système permet d’accéder aux données de conservation d’un objet par un numéro unique propre à l’établissement (p. ex. numéro Borden, numéro d’accession).      
1.7 RisquesGestion et documentation de l’information sur les menaces pouvant affecter les collections d’un établissement et les objets ou lots d’objets dont il est temporairement responsable.      
1.7.1 Données sur les menacesLe système permet de consigner des données liées aux menaces pouvant affecter les collections d’un établissement.      
1.7.2 Mesures préventivesLe système permet de consigner des données sur les mesures préventives.      
1.7.3 Contrats et procéduresLe système permet de tenir à jour des fichiers sur les personnes ou organismes à qui s’adresser, et les procédures à suivre en cas de sinistre.      
1.7.4 ResponsabilitéLe système permet de rendre compte de l’état de n’importe quel objet ou de lot d’objet pendant et après un sinistre (p. ex. liste d’objets par emplacement, état des objets, responsabilité du musée, etc.).      
1.8 Assurances et évaluationsDocumentation et gestion des besoins d’assurances pour les objets de la collection permanente d’un établissement ou pour ceux dont il est temporairement responsable (p. ex. prêts ou œuvres en dépôt). Le contrôle des évaluations consiste à gérer les renseignements liés à la valeur attribuée à un objet ou à un groupe d’objets, généralement aux fins d’assurance ou d’indemnité.      
1.8.1 ÉvaluationsLe système permet de consigner des données sur les évaluations.      
1.8.2 ÉvaluateursLe système permet de consigner des données sur les personnes qui effectuent des évaluations.      
1.8.3 Historique de la valeurLe système permet de consigner des données sur l’historique des évaluations faites d’un objet, d’un lot d’objets ou d’un groupe d’objets.      
1.8.4 Confidentialité des données d’évaluationLe système aide à assurer que les données sur les évaluations sont traitées d’une manière confidentielle et qu’elles ne sont transmises à personne sans les autorisations appropriées (p. ex. accessibilité restreinte aux seuls utilisateurs).      
1.8.5 Assurances adéquatesLe système permet de vérifier que tous les objets d’un établissement sont adéquatement assurés (p. ex. rapport sur la valeur assurée, numéro et date d’expiration des polices).      
1.8.6 Demandes d’indemnitéLe système permet de documenter toutes les décisions et actions de l’établissement relativement à une demande d’indemnité, y compris les renvois à des dossiers papier.      
1.8.7 Avis de renouvellementLe système émet des avis lorsque des polices d’assurance doivent être revues ou renouvelées (p. ex. rappel de ce que l’utilisateur doit faire, production d’un rapport).      
1.9 ExpositionsGestion et documentation des expositions temporaires et permanentes, du point de vue de la conservation et de la gestion des collections.      
1.9.1 Processus lié aux expositionsLe système peut prendre en charge la gestion et la documentation d’expositions analogiques et numériques.      
1.9.2 Expositions analogiques et numériquesLes expositions analogiques et numériques peuvent être coordonnées ou gérées séparément.      
1.9.3 Réservation d’objetsLe système permet de réserver des objets ou des lots d’objets pour des événements spéciaux.      
1.9.4 Documentation de la rechercheLe système permet de documenter la recherche effectuée en vue d’une exposition.      
1.9.5 Suivi des expositionsLe système permet de consigner des données sur les déplacements des expositions itinérantes.      
1.9.6 Historique des expositionsLe système permet de documenter l’historique des expositions.      
1.9.7 Historique des expositions d’un objetLe système permet de documenter l’historique des expositions dans lesquelles a figuré un objet en particulier.      
1.9.8 Gestion des expositions en ligneLe système permet de créer des pages Web accessibles pour les expositions en ligne et numériques.      
1.10 ExpéditionsGestion et documentation des objets qui quittent l’établissement.      
1.10.1 Données sur l’emplacement des objets enregistrésLe système permet de gérer l’information sur l’emplacement des objets ou des lots d’objets enregistrés qui quittent l’établissement.      
1.10.2 Données sur l’emplacement des objets non enregistrésLe système permet de gérer l’information sur l’emplacement des objets ou des lots d’objets non enregistrés qui quittent l’établissement.      
1.10.3 Personnes responsablesLe système permet d’enregistrer des données sur les personnes qui peuvent autoriser l’expédition d’un objet ou d’un lot d’objets.      
1.10.4 TransportLe système permet de consigner des détails sur le transport d’objets ou de lots d’objets.      
1.11 Emprunts et prêts       
1.11.1 EmpruntsGestion et documentation de l’emprunt d’objets dont l’établissement est responsable pour une période déterminée et à des fins précises ─ exposition, recherche, formation, photographie, etc.      
1.11.1.1 Production automatique du numéro d’empruntLe système produit automatiquement un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets emprunté.      
1.11.1.2 Établissement de la duréeLe système permet d’établir des durées fixes pour les emprunts.      
1.11.1.3 Renseignements particuliersLe système permet de noter des renseignements particuliers concernant les objets ou lots d’objets empruntés, notamment sur leur sécurité.      
1.11.1.4 Emprunt d’un lotLe système permet de gérer chacun des objets d’un lot emprunté (p. ex. lorsque l’un des objets du lot doit être retourné avant les autres).      
1.11.1.5 Production d’ententes d’empruntLe système permet de produire des ententes d’emprunt devant être signées par l’emprunteur et le prêteur avant le début de l’emprunt.      
1.11.2 PrêtsGestion et documentation du prêt d’objets à d’autres établissements pour une période déterminée et à des fins précises ─ exposition, recherche, formation, photographie, etc.      
1.11.2.1 Production automatique du numéro de prêtLe système produit automatiquement un numéro propre à chaque objet ou lot d’objets prêté.      
1.11.2.2 Établissement de la duréeLe système permet d’établir des durées fixes pour les prêts.      
1.11.2.3 Renseignements particuliersLe système permet de noter des renseignements particuliers concernant les objets ou lots d’objets prêtés, notamment sur leur sécurité.      
1.11.2.4 HistoriqueLe système permet de consigner l’historique des prêts pour chaque objet ou lot d’objets prêté.      
1.11.2.5 Prêt d’un lotLe système permet de gérer chacun des objets d’un lot prêté (p. ex. lorsque l’un des objets du lot doit être retourné avant les autres).      
1.11.2.6 Production d’ententesLe système peut produire des ententes que l’emprunteur et le prêteur doivent signer avant le début des prêts.      
1.11.2.7 Registre des prêtsLe système maintient un registre de tous les prêts, avec des détails sur l’emprunteur, les échéances, la durée et le but du prêt.      
1.11.2.8 PaiementsLe système enregistre et calcule les paiements effectués par les emprunteurs.      
1.11.2.9 Prêts en retardLe système assure le suivi des objets ou lots d’objets d’un prêt en retard.      
1.11.3 Logistique des prêtsManutention et assurance des objets prêtés ou empruntés.      
1.11.3.1 AssurancesLe système permet d’enregistrer des données relatives aux assurances, notamment les besoins, le nom de l’assureur, le nom des évaluateurs, la valeur déclarée.      
1.11.3.2 ExpéditionLe système permet d’enregistrer des données relatives à l’expédition, notamment les calendriers et horaires de même que les références à des dossiers.      
1.11.3.3 Liens entre les objets et les caisses d’expéditionLe système permet d’établir des liens entre les objets et les caisses d’expédition.      
1.11.3.4 LocalisationLe système permet de localiser un objet ou un lot d’objets emprunté ou prêté.      
1.11.3.5 Caisses d’expéditionLe système permet de localiser les caisses d’expédition.      
1.11.3.6 Listes d’empaquetagePour les emprunts et les prêts, le système produit des listes d’empaquetage.      
1.11.3.7 CoûtsLe système enregistre et calcule les coûts liés aux emprunts et aux prêts.      
1.12 Aliénations et modes de dessaisissementGestion des aliénations (documentation du processus) et des modes de dessaisissement (transfert, vente, échange ou destruction).      
1.12.1 Transfert des titres de propriétéLe système permet d’enregistrer le transfert des titres de propriété à un autre établissement.      
1.12.2 ApprobationLe système vérifie si les approbations nécessaires ont été enregistrées avant le mode de dessaisissement d’un objet ou d’un lot d’objets.      
1.12.3 Titres de propriétéLe système vérifie si l’établissement possède les titres de propriété voulus avant de commencer le processus de mode de dessaisissement ou d’aliénation (p. ex. il interdit de remplir les zones relatives au mode de dessaisissement et à l’aliénation si le musée ne possède pas les titres de propriété voulus, c.-à-d. indiqués dans la zone des titres de propriété).      
1.12.4 Piste de vérificationLe système conserve une piste de vérification des aliénations d’objets ou de lots d’objets.      
1.12.5 Motif de l’aliénationLe système permet de consigner le motif d’une aliénation.      
2 Gestion des métadonnées      
2.1 Administration des métadonnéesFaçons dont les métadonnées sont stockées, retrouvées et reconnues.      
2.1.1 Normes des métadonnéesLe système peut suivre plus d’une norme pour l’enregistrement des métadonnées de fichiers multimédias. Énumérer les normes (p. ex. NISO, MPED-7, DIG35, IPTC).      
2.1.2 Importation et exportation de métadonnéesLe système permet d’importer et d’exporter des métadonnées de fichiers multimédias (p. ex. EXIF).      
2.1.3 Recherche sur des métadonnéesLe système permet de faire une recherche sur les métadonnées de fichiers multimédias (p. ex. rechercher toutes les images numérisées à l’aide d’un appareil Canon).      
2.1.4 Reconnaissance de métadonnéesLe système reconnaît les métadonnées existantes produites par des appareils numériques (p. ex. reconnaître et lire automatiquement les métadonnées produites par un appareil photographique numérique).      
2.1.5 Langage des métadonnéesLe système indique le langage des métadonnées.      
2.1.6 Affichage des métadonnéesLes utilisateurs peuvent consulter les métadonnées de champs de données précis, comme les champs de classification, et des fichiers, tels que les fichiers d’images.      
2.2 Fichiers multimédiasPrise en charge et le traitement des métadonnées de fichiers multimédias.      
2.2.1 IndexationLes fichiers multimédias sont indexés.      
2.2.2 Fichiers sonoresLe système peut prendre en charge des fichiers sonores (*.wav, *.au, etc.). Énumérer les formats pris en charge.      
2.2.3 Association de fichiers sonores à un objetLe système permet d’associer (par des liens) des fichiers sonores à un objet.      
2.2.4 Fichiers d’imagesLe système peut prendre en charge des fichiers d’images (*.jpg, *.gif, *.tif, etc.). Énumérer les formats pris en charge.      
2.2.5 Association de fichiers d’images à un objetLe système permet d’associer des fichiers d’images à un objet, et les fichiers d’images peuvent être consultés dans le système.      
2.2.6 Fichiers en continuLe système peut recevoir et transmettre des fichiers de données en continu.      
2.2.7 Association de fichiers en continu à un objetLe système permet d’associer des fichiers en continu à un objet.      
2.2.8 Fichiers d’animationLe système prend en charge le format Flash et les formats sans Flash.      
2.2.9 Association de fichiers d’animation à un objetLe système permet d’associer (par des liens) des fichiers d’animation à un objet.      
2.2.10 Fichiers d’image 3DLe système peut prendre en charge des images 3D (*.mov, *.dwg).      
2.2.11 Association de fichiers d’image 3D à un objetLe système permet d’associer (par des liens) des fichiers d’image 3D à un objet ou à un lot d’objets      
2.2.12 Autres types de fichiersD’autres formats multimédias sont pris en charge, incluant tout format de fichier actuellement utilisé par l’établissement. (Nota : L’établissement devra énumérer les formats.)      
2.2.13 Affichage d’images et de texteLe système permet de voir dans une même page des images et du texte.      
2.2.14 Production automatique de nombreuses résolutions d’une imageLe système permet de produire automatiquement des images dans de nombreuses résolutions pour les besoins de l’affichage dans le système, des rapports produits par le système ou de l’exportation.      
2.2.15 Options pour l’affichage d’imagesLes utilisateurs ont accès à des fonctions d’édition non destructrices, comme le redimensionnement ou la rotation dynamiques, qui ne changent que la façon dont une image est affichée.      
2.2.16 LégendeLe système permet d’enregistrer une légende devant être affichée avec une image.      
2.2.17 Nombre d’images par objetLe système associe plusieurs images à un même objet.      
2.2.18 Nombre maximal d’images par objetLe fournisseur peut fournir à l’établissement des renseignements sur le nombre maximal d’images que l’on peut associer à un même objet.      
2.2.19 Mosaïque d’imagesLe système permet d’afficher à l’écran des images sous forme de mosaïque.      
2.2.20 Stockage des images dans la base de donnéesLe système conserve les images dans la base de données de gestion des collections.      
2.2.21 Conversion d’imagesLe système permet de convertir des images en plusieurs formats et résolutions.      
2.2.22 Données sur l’original d’une imageLe système permet de consigner des données sur l’original d’une image (p. ex. numéro de référence, classification, emplacement).      
2.2.23 Extraction d’images selon des caractéristiquesLe système permet d’extraire des images selon leurs caractéristiques (p. ex. trouver des images d’objets qui sont d’une certaine couleur [bleue], forme [ronde] ou orientation [portrait/paysage]).      
2.2.24 Recherche de données sur un objet ou une imageLe système permet de faire simultanément une recherche de données sur un objet et sur une image (p. ex. rechercher le nom d’un photographe dans les données sur l’objet et dans celles sur l’image).      
2.2.25 Traitement d’imagesLe système permet de faire du traitement d’images numériques (p. ex. correction des couleurs, rotation, redimensionnement, détourage).      
2.2.26 Gestion de fichiers d’objets numérisésLe système permet de renommer, déplacer et copier des fichiers d’objets numérisés (*.wav, *.avi, *.jpg, etc.).      
2.2.27 Plugiciels multimédiasLe système peut utiliser les plugiciels requis par l’établissement.      
2.3 Structure des zones de données Façon dont les zones de données sont définies.      
2.3.1 DateLe format de date peut être déterminé par l’établissement (aaaammjj, etc.).      
2.3.2 Données monétairesDonnées monétaires (99999,99 $) avec le nombre de caractères (p. ex. 12) exigés par l’établissement.      
2.3.3 Zones de longueur variableToutes les zones peuvent être de longueur variable.      
2.3.4 Zones de longueur fixeUne zone peut être définie comme étant de longueur fixe.      
2.4 Validation des données       
2.4.1 Données numériquesLe système peut vérifier si une donnée est un nombre (p. ex. nombre entier uniquement pour un champ précis, comme le nombre d’articles dans un lot).      
2.4.2 Nombres réelsLe système peut vérifier si une donnée est un nombre réel (p. ex. décimal).      
2.4.3 Données alphabétiquesLe système peut vérifier si une donnée est purement alphabétique.      
2.4.4 Majuscules et minusculesLe système peut vérifier si une donnée est en majuscules ou en minuscules (p. ex. AaAa pour un numéro Borden).      
2.4.5 DateLe système peut vérifier si une donnée est une date valide, conformément aux exigences de l’établissement.      
2.4.6 Outils d’entrée de donnéesLe système prend en charge les outils d’entrée de données visant à faciliter la validation (p. ex. sélecteur de date).      
2.4.7 HeuresLe système peut vérifier si une donnée est une heure valide (p. ex. de la forme hh:mm:ss).      
2.4.8 Longueur fixeLe système peut vérifier la longueur d’une donnée de longueur fixe (p. ex. introduire une donnée qui dépasse la longueur de la zone, mettre à jour, faire une extraction, puis faire afficher).      
2.4.9 Valeurs minimale ou maximaleLe système peut vérifier si une donnée respecte les valeurs minimale ou maximale autorisées (p. ex. un minimum de 1 ou un maximum de 10).      
2.4.10 Concordance avec un modèleLe système peut vérifier si une donnée concorde avec un modèle prédéfini (p. ex. un code postal canadien ou américain).      
2.4.11 Masques de saisie et validation de données intelligentesLe système prend en charge les masques de saisie et la validation de données intelligentes.      
2.5 Mise à jour des donnéesFaçon dont le système met les données à jour.      
2.5.1 Mise à jour en ligneLe système peut effectuer sans délai la mise à jour de chaque enregistrement (p. ex. mise à jour immédiate).      
2.5.2 Mise à jour par lotLe système permet de regrouper des mises à jour qu’il effectue ensuite dans un ordre déterminé (p. ex. traitement par lot des modifications à plusieurs enregistrements).      
2.5.3 Mise à jour généraleLe système permet d’effectuer des mises à jour portant sur tous les enregistrements.      
2.5.4 Validation pour des mises à jour par lotLe système permet d’appliquer des règles de validation à des mises à jour par lot.      
2.5.5 Validation pour des mises à jour généralesLe système permet d’appliquer des règles de validation à des mises à jour générales.      
2.6 Indexation des zonesTraitement des tâches d’indexation des données effectuées par le système      
2.6.1 Index portant sur plusieurs zonesUn même index peut servir à faire des recherches dans plusieurs zones (p. ex. l’index Emplacement pourrait porter sur toutes les zones d’emplacement, telles que pièce, armoire, tablette).      
2.6.2 Concaténation d’une zone et d’une chaîne de caractèresLe système permet de concaténer une zone et une chaîne de caractères pour créer une valeur d’index.      
2.6.3 Mise à jour automatique des indexLes index sont mis à jour automatiquement lorsqu’un changement (ajout, modification, suppression) survient dans une zone indexée.      
2.7 Contrôle du vocabulaire       
2.7.1 Contrôle d’autoritéPour les fins de ce document, « autorité » désigne une simple liste de termes (sans structure hiérarchique) à utiliser pendant la saisie ou la recherche de données.      
2.7.1.1 DisponibilitéLe contrôle d’autorité est disponible dans le système.      
2.7.1.2 Procédure de mise à jour des listes d’autoritéLe système possède une procédure distincte de mise à jour des listes d’autorité.      
2.7.1.3 Mise au point de listes d’autoritéLe système permet de mettre au point des listes d’autorité.      
2.7.1.4 Zones dotées de contrôle d’autoritéLe système permet de choisir les zones pour lesquelles il doit y avoir un contrôle d’autorité.      
2.7.1.5 Intégration de listes d’autorité prédéfiniesLe système permet d’intégrer à un moment quelconque des listes d’autorité externes prédéfinies.      
2.7.1.6 Listes d’autorité pour la saisie et la validationLe système permet de parcourir des listes d’autorité prédéfinies pour la saisie et la validation des données.      
2.7.1.7 Liste des listes d’autorité prédéfiniesLe fournisseur peut fournir une liste des listes d’autorité comprises dans le système.      
2.7.1.8 Listes d’autorité pour la rechercheLe système permet de parcourir des listes d’autorité prédéfinies pour la recherche de données.      
2.7.1.9 Mise à jour des listes d’autorité en mode saisieLe système permet d’ajouter des termes aux listes d’autorité et de mettre ces listes à jour tout en restant en mode saisie.      
2.7.1.10 Autorisation de modifier les listes d’autoritéLe système possède un dispositif de contrôle qui peut ajouter, modifier ou supprimer des termes dans une liste d’autorité.      
2.7.1.11 Impression des listes d’autoritéIl est possible de faire imprimer toutes les listes d’autorité.      
2.7.1.12 Utilisation de plusieurs listes d’autorité pour une même zoneIl est possible d’utiliser plusieurs listes d’autorité pour une même zone (p. ex. une liste de termes dans le domaine des tissus et une autre en ethnologie pour la zone Nom de l’objet).      
2.7.1.13 Modification ou suppression de termes – effet sur les enregistrementsLe système peut prendre en charge la modification ou la suppression d’un terme d’une liste d’autorité lorsque ce terme est actuellement utilisé dans les enregistrements.      
2.7.2 Contrôle par thésaurusPour les fins de ce document, « thésaurus » désigne une liste de termes indiquant des relations hiérarchiques, de synonymie, etc.      
2.7.2.1 DisponibilitéLe contrôle par thésaurus est disponible dans le système.      
2.7.2.2 Procédure de mise à jour des fichiers de thésaurusLe système possède une procédure distincte de mise à jour des fichiers de thésaurus.      
2.7.2.3 Mise au point de fichiers de thésaurusLe système permet de mettre au point des fichiers de thésaurus.      
2.7.2.4 Zones dotées de contrôle de thésaurusLe système permet de choisir les zones pour lesquelles il doit y avoir un contrôle par thésaurus.      
2.7.2.5 Intégration de fichiers de thésaurus prédéfinisLe système permet d’importer et d’intégrer des fichiers de thésaurus externes prédéfinis (p. ex. le Thesaurus of Geographic Names, l’Art & Architecture Thesaurus ou un thesaurus créé localement dont se sert déjà le musée).      
2.7.2.6 Fichiers de thésaurus pour la saisie et la validationLe système permet l’utilisation des fichiers de thésaurus pour la saisie et la validation des données.      
2.7.2.7 Liste des fichiers de thésaurus prédéfinisLe fournisseur peut fournir une liste des fichiers de thésaurus compris dans le système.      
2.7.2.8 Fichiers de thésaurus pour la rechercheLe système permet l’utilisation des fichiers de thésaurus pour la recherche de données (p. ex. l’utilisateur peut parcourir le thésaurus pour choisir des termes à saisir comme critères de recherche).      
2.7.2.9 Utilisation de thésaurus pendant la rechercheLes thésaurus sont utilisés dans le cadre du processus d’extraction afin d’élargir les critères de recherche d’un utilisateur, de manière à englober des synonymes et des termes plus restreints (p. ex. si l’utilisateur cherche le terme « peinture », le système a recours au thésaurus pour inclure des termes plus restreints comme « aquarelle »).      
2.7.2.10 Mise à jour des fichiers de thésaurus en mode saisieLe système permet d’ajouter des termes aux fichiers de thésaurus et de mettre ces fichiers à jour tout en restant en mode saisie.      
2.7.2.11 Autorisation de modifier les fichiers de thésaurusLe système possède un dispositif de contrôle qui peut ajouter, modifier ou supprimer des termes dans un fichier de thésaurus.      
2.7.2.12 Traitement des homonymesLe système est capable de traiter des homonymes à l’intérieur d’un thésaurus et de proposer diverses options aux utilisateurs (p. ex. « tambour » comme instrument à percussion et comme métier circulaire servant à broder à l’aiguille).      
2.7.2.13 Affichage hiérarchiqueIl est possible de voir ou de parcourir un thésaurus selon un ordre hiérarchique.      
2.7.2.14 Terme non autoriséLe système permet la création et l’utilisation d’un terme non autorisé mais marqué en vue d’une révision ultérieure.      
2.7.2.15 Impression des fichiers de thésaurusIl est possible de faire imprimer tous les fichiers de thésaurus.      
2.7.2.16 Affichage de toute l’informationIl est possible de faire afficher toute l’information associée à un terme dans le thésaurus (p. ex. relations, définition, notes explicatives).      
2.7.2.17 Emploi de plusieurs thésaurus pour une même zoneIl est possible d’utiliser plusieurs thésaurus pour une même zone (p. ex. un thésaurus dans le domaine des tissus et un autre en ethnologie pour la zone Nom de l’objet).      
2.7.2.18 Thésaurus monolingues et multilingues conformes à la norme ISOLe système prend en charge la norme ISO 25964-1 : 2011 – Information et documentation – Thésaurus et interopérabilité avec d’autres vocabulaires – Partie 1 : Thésaurus pour la recherche documentaire.      
2.7.2.19 Élaboration de thésaurus multilinguesOn peut élaborer des thésaurus multilingues à partir du système.      
2.7.2.20 Élaboration de thésaurus monolinguesOn peut élaborer des thésaurus monolingues à partir du système.      
2.7.2.21 Répercussion dans les enregistrements de la modification d’un terme du thésaurusLe système permet la modification d’un terme d’un fichier de thésaurus qui est employé dans des enregistrements.      
2.7.2.22 Répercussion dans les enregistrements de modification d’un terme spécifiqueLe système permet la modification d’un terme d’un fichier de thésaurus auquel sont reliés des termes spécifiques.      
2.7.2.23 Répercussion dans les enregistrements de la suppression d’un terme du thésaurusLe système permet la suppression d’un terme d’un fichier de thésaurus qui est employé dans des enregistrements.      
2.7.2.24 Prévention de la suppression de termes auxquels sont liés des termes spécifiquesLe système empêche de supprimer un terme d’un fichier de thésaurus auquel sont reliés des termes spécifiques.      
3 Interface utilisateur      
3.1 Fonctions d’aide       
3.1.1 Écrans implicites de saisie et de mise à jourLe système comporte des écrans implicites pour la saisie et la mise à jour de données.      
3.1.2 DidacticielLe système possède un didacticiel intégré.      
3.1.3 Aide en ligneLe système possède un module d’aide en ligne.      
3.1.4 Aide sur demandeLe système offre de l’aide seulement lorsque l’on en fait la demande.      
3.1.5 Aide en contexteLorsque la fonction d’aide est appelée, l’information affichée correspond toujours au processus en cours (p. ex. appeler l’aide au cours d’une recherche).      
3.1.6 Aide pour chaque zoneLe système permet d’obtenir de l’aide qui décrit le contenu approprié d’une zone au cours de la saisie ou d’une recherche.      
3.1.7 Aide complète en elle-mêmeL’aide en ligne est complète en elle-même (c’est-à-dire qu’elle ne consiste pas seulement en des codes obligeant l’utilisateur à consulter un manuel).      
3.1.8 Aide définie par l’utilisateurLe système permet de faire des ajouts ou des modifications au contenu de l’aide.      
3.1.9 Création de fichiers d’aideLe système permet de créer des fichiers d’aide (p. ex. ajouter un fichier d’aide sur une zone pour laquelle il n’y a pas d’aide).      
3.2 Saisie des données       
3.2.1 Zone répétitiveLe système permet d’indiquer que la valeur d’une zone se répète dans les enregistrements subséquents jusqu’à indication contraire.      
3.2.2 Zone répétitive à plusieurs valeursLe système permet d’indiquer que les valeurs multiples d’une zone se répètent dans les enregistrements subséquents jusqu’à indication contraire.      
3.2.3 Reproduction d’enregistrementsLe système permet de reproduire automatiquement toutes les données d’un enregistrement.      
3.2.4 Valeurs implicitesLe système permet d’attribuer à une zone une valeur implicite (p. ex. un nom de division ou de service) qui sera automatiquement reproduite dans les enregistrements subséquents.      
3.2.5 Zones obligatoiresLe système permet de marquer un nombre quelconque de zones comme étant obligatoires.      
3.2.6 Modification du caractère obligatoireLe système permet de rendre des zones obligatoires temporairement non obligatoires.      
3.2.7 Zones calculéesLe système permet que la valeur d’une zone soit calculée à partir de la valeur d’autres zones ou de constantes (p. ex. calcul des taxes en utilisant un taux fixe).      
3.2.8 Opérations « Couper et coller »Le système permet de couper et coller de l’information (p. ex. le contenu d’une zone) dans un même enregistrement.      
3.2.9 Copie de zonesLe système permet de copier des zones sélectionnées d’un enregistrement à un autre (p. ex. copier deux zones d’un enregistrement dans un nouvel enregistrement).      
3.2.10 Mise en forme de donnéesLe système permet de souligner une portion de texte, de la mettre en italique, en caractères gras, ou de combiner ces possibilités.      
3.2.11 MacrosLe système permet d’enregistrer de l’information dans des macros pour accélérer la saisie des données (p. ex. créer un nouveau document, mettre à jour, faire une extraction, puis faire afficher).      
3.2.12 Raccourcis au clavierLes macros peuvent être appelées à l’aide de raccourcis au clavier (p. ex. <Ctrl+R> pour faire imprimer le document qui vient d’être introduit).      
3.2.13 Recherche et remplacement à l’intérieur d’un enregistrementLe système comporte une fonction de recherche et remplacement à l’intérieur d’un enregistrement au cours du processus de saisie (p. ex. choisir un nom de source, le chercher à l’intérieur d’un enregistrement seulement, puis le remplacer par autre chose).      
3.2.14 Recherche et remplacement dans plusieurs enregistrementsLe système comporte une fonction de recherche et remplacement dans plusieurs enregistrements au cours du processus de saisie (p. ex. choisir un nom de source, le chercher et le remplacer par autre chose dans toute la base de données).      
3.2.15 Importation de données d’autres sources pour les besoins d’enregistrements partiels ou completsLe système peut établir la date à partir des formats requis, comme Microsoft Office et des logiciels libres.      
3.2.16 Configuration des zonesLe système permet à l’établissement de configurer chaque zone, en précisant si sa présence est obligatoire ou optionnelle, sa valeur par défaut ou l’application d’un masque de saisie.      
3.2.17 Sélecteurs de dateLe système comprend un sélecteur de date.      
3.2.18 Vérificateur orthographiqueLe système comporte un vérificateur orthographique en ligne.      
3.2.19 Langue du vérificateur orthographiqueLe système permet de choisir la langue du vérificateur orthographique.      
3.2.20 Ajout de termes au vérificateur orthographiqueLe système permet d’ajouter des termes au vérificateur orthographique.      
3.3 Traitement des dates       
3.3.1 Format des datesLes formats de date exigés par l’établissement sont pris en charge.      
3.3.2 Saisie des datesLe système prend en charge les sélecteurs de date et les calendriers contextuels.      
3.3.3 Format de rechercheLe système permet de spécifier le format de date à utiliser pour la recherche.      
3.3.4 AffichageLe système permet de spécifier le format d’affichage des dates.      
3.3.5 Format de sortieLe système permet de spécifier le format de sortie des dates (p. ex. dans un rapport).      
3.3.6 Dates approximativesLe système permet de spécifier des dates approximatives (p. ex. antérieur à, postérieur à, circa, ?, av. J.-C.).      
3.3.7 ConversionLe système peut prendre en charge la conversion de dates importées vers un format standard (p. ex. on peut introduire des dates dans différents formats – 050596, 05 MA 96, 05 mai 1996, 19960505, 960505 – et le système les convertir en un format standard).      
3.3.8 Dates inconnuesLe système permet l’enregistrement des dates inconnues, p. ex. sous la forme « inconnu ».      
3.4 Personnalisation par l’utilisateur       
3.4.1 Écrans de saisieLe système permet de personnaliser la disposition des écrans de saisie.      
3.4.2 Écrans de rechercheLe système permet de personnaliser les écrans de recherche (p. ex. modifier un libellé de zone dans un écran de recherche, puis faire extraire et afficher un document).      
3.4.3 Étiquettes de zoneLe système permet de personnaliser les étiquettes de zone d’un écran de saisie (p. ex. au cours de la saisie de données, modifier un libellé de zone puis faire afficher un document).      
3.4.4 Messages d’erreurLe système permet de personnaliser les messages d’erreur (p. ex. provoquer une erreur, modifier le texte du message affiché, puis provoquer de nouveau la même erreur).      
3.5 Bilinguisme (français-anglais)       
3.5.1 DisponibilitéLe système fonctionne dans une deuxième langue.      
3.5.2 Choix de la langue au moment de l’ouverture d’une sessionLe système permet de choisir la langue au moment de l’ouverture d’une session.      
3.5.3 Choix de la langue sur n’importe quel écranLe système permet de choisir la langue sur n’importe quel écran.      
3.5.4 Données en français ou en anglaisLe système permet d’afficher toutes les données dans une langue ou l’autre (p. ex. en français ou en anglais).      
3.5.5 Données en français et en anglaisLe système permet d’afficher toutes les données dans les deux langues (p. ex. en français et en anglais).      
3.6 Autres langues       
3.6.1 UTF‑8Le jeu de caractères normalisé Unicode UTF‑8 est pris en charge.      
3.7 Interface Web       
3.7.1 Accès par InternetLe système comprend une interface d’accès à la base de données par Internet.      
3.7.2 Cohérence entre les divers environnementsLes interfaces (présentation, fonctions) sont cohérentes d’un environnement à l’autre (navigateur, poste autonome, client, etc.).      
3.8 AccessibilitéLe système prend en charge les outils permettant de veiller à ce que le contenu et l’interface utilisateur soient accessibles aux personnes ayant un handicap.      
3.8.1 Médias substitutsLe système prend en charge les médias substituts pour assurer l’accessibilité.      
3.8.2 Méthodes de saisieLe système offre un choix de méthodes de saisie.      
3.8.3 Méthodes de sortieLe système offre un choix de méthodes de sortie.      
4 Recherche      
4.1 Besoins généraux       
4.1.1 Interrogation dans le langage du module d’interrogationIl est possible de faire une interrogation dans le langage d’origine du module d’interrogation.      
4.1.2 Écrans prédéfinisLe système peut se servir d’écrans prédéfinis pour effectuer des recherches.      
4.1.3 Recherche sur n’importe quelle zoneIl est possible de faire une recherche sur n’importe quelle zone.      
4.1.4 Opérateur ETL’opérateur booléen ET est reconnu.      
4.1.5 Opérateur OUL’opérateur booléen OU est reconnu.      
4.1.6 Opérateur NONL’opérateur booléen NON est reconnu.      
4.1.7 Expressions imbriquéesLe système permet d’employer des expressions imbriquées dans une ligne de commande ou une zone de recherche, selon les besoins de l’établissement. Exemple : Nom=Tremblay ET ((Prénom=Jean) OU (Prénom=Pierre)).      
4.2 Recherches sur un intervalle       
4.2.1 Opérateurs de rechercheLe système permet de faire des recherches sur un intervalle à l’aide des opérateurs =, < et > (p. ex. trouver les artistes nés en 1950 ou après cette date).      
4.2.2 Zones numériquesLe système permet de faire des recherches sur un intervalle dans des zones numériques (p. ex. trouver tous les objets dont la valeur se situe entre 5 000 $ et 10 000 $).      
4.2.3 Zones de type dateLe système permet de faire des recherches sur un intervalle dans des zones de type date (p. ex. trouver tous les objets dont l’accession s’est faite entre le 12 mai 1999 et le 14 juin 2000).      
4.2.4 Dates attribuéesLe système tient compte des dates attribuées lorsqu’une recherche sur un intervalle porte sur une zone de type date. Par exemple, si une date est notée c1945, elle figurera dans le résultat d’une recherche qui porterait sur la période de 1920 à 1944.      
4.2.5 Zones de type chaîneLe système permet de faire des recherches sur un intervalle dans des zones de type chaîne.      
4.3 Recherches approximatives       
4.3.1 Troncature à droiteLe système permet l’emploi d’un caractère passe-partout à la fin d’un radical (p. ex. livre*).      
4.3.2 Troncature à gaucheLe système permet l’emploi d’un caractère passe-partout au début d’un radical (p. ex. *livre).      
4.3.3 Zone quelconqueLe système permet l’emploi des caractères passe-partout dans n’importe quelle zone.      
4.3.4 Représentation d’un caractèreUn caractère passe-partout peut représenter un caractère quelconque (p. ex. « perr*n » permet de trouver « perron » et « perrin »).      
4.4 Résultats d’une recherche       
4.4.1 EnregistrementLe résultat d’une recherche (à ne pas confondre avec la commande de recherche) peut être enregistré en vue d’un usage ultérieur.      
4.4.2 Affichage sous un format différentLe résultat d’une recherche peut être affiché et mis en forme à l’écran de saisie des données.      
4.4.3 Ordre d’affichage des enregistrementsLe système a un ordre implicite d’affichage des enregistrements.      
4.4.4 Ordre d’affichage des zonesLe système a un ordre implicite d’affichage des zones.      
4.4.5 Définition de l’ordre implicite d’affichage des zonesLe système permet la définition de l’ordre implicite d’affichage des zones.      
4.4.6 Zones à afficherLe système permet de choisir les zones à afficher.      
4.4.7 Défilement vers le début et vers la finLe système permet de faire défiler vers le début et vers la fin des enregistrements ou groupes d’enregistrements.      
4.4.8 Report de donnéesLorsqu’il affiche un enregistrement comportant plusieurs pages, le système reporte sur toutes les pages les données fondamentales qui identifient l’enregistrement (p. ex. clé d’identification, numéro d’accession ou de catalogue, nom de l’objet).      
4.4.9 Position relativeLe système indique la position relative de l’écran actuel dans l’enregistrement ou dans l’ensemble des enregistrements en cours d’affichage (p. ex. « Page n sur n » ou « Enregistrement n sur n »).      
4.4.10 Accès aux enregistrements liésLe système permet de demander l’affichage des enregistrements liés à celui actuellement affiché (p. ex. parties d’un tout).      
4.4.11 TriLe résultat d’une recherche peut être trié sur plusieurs zones (p. ex. faire une recherche, demander le tri du résultat sur trois zones différentes, puis faire afficher les documents).      
4.4.12 Tri en ordre croissantLe résultat d’une recherche peut être trié sur plusieurs zones en ordre croissant (p. ex. faire une recherche, demander le tri du résultat en ordre croissant, puis faire afficher les documents).      
4.4.13 Tri en ordre décroissantLe résultat d’une recherche peut être trié sur plusieurs zones en ordre décroissant (p. ex. faire une recherche, demander le tri du résultat en ordre décroissant, puis faire afficher les documents).      
4.5 Fonctionnalités Zones de données et fonctionnalités relatives à des disciplines ou sujets reliés aux collections ou à des collections spécialisées.      
4.5.1 Recherche phonétiqueLa recherche phonétique est disponible (p. ex. Perrot, Perrault, Perreault).      
4.5.2 Recherche en langue naturelleIl est possible de formuler une recherche en langue naturelle (p. ex. « Trouver toutes les poupées actuellement exposées »).      
4.5.3 Recherche de termes adjacents ou voisinsLe système permet de chercher des mots ou expressions adjacents ou situés au maximum à une certaine distance les uns des autres (p. ex. trouver toutes les occurrences du mot « dépoli » séparées par au plus deux mots du mot « verre »).      
4.5.4 Recherche de présence ou d’absenceLe système permet de faire une recherche basée sur la présence ou l’absence d’une valeur ou d’une expression (p. ex. faire une recherche sur la présence d’une valeur, puis sur l’absence d’une valeur).      
4.5.5 Zones non indexéesIl est possible de faire une recherche sur des zones non indexées.      
4.5.6 Combinaison de zones indexées et non indexéesLe système permet de faire une recherche sur plusieurs zones, dont certaines sont indexées et d’autres non.      
4.5.7 Liste des enregistrements trouvésLe système permet de parcourir les enregistrements trouvés au cours de recherches précédentes.      
4.5.8 Nombre d’enregistrements trouvésLe système informe l’utilisateur du nombre d’enregistrements trouvés (résultat d’une recherche).      
4.5.9 Affichage du résultatAprès avoir donné le nombre d’enregistrements trouvés, le système donne la possibilité de les faire afficher ou d’annuler.      
4.5.10 Précision d’une rechercheLe système permet de préciser une recherche en ajoutant d’autres critères (p. ex. après avoir fait une recherche sur les installations d’un artiste donné, ajouter un critère pour trouver celles auxquelles un autre artiste a aussi travaillé).      
4.5.11 Restriction de l’étendue d’une rechercheLe système permet de restreindre l’étendue d’une recherche en faisant porter les demandes subséquentes sur le résultat de celle-ci (p. ex. après avoir fait une recherche sur les œuvres d’un sculpteur, ajouter un critère pour trouver celles qui sont en pierre).      
4.5.12 Historique des recherchesLe système permet de faire afficher le résultat de recherches précédentes.      
4.5.13 Examen d’un résultat en mode rechercheLe système permet à l’utilisateur de voir le résultat d’une recherche sans avoir à sortir du module de recherche.      
4.5.14 Modification d’une rechercheAprès avoir été exécutée, une commande de recherche peut être modifiée puis exécutée à nouveau.      
4.5.15 Enregistrement des commandes de rechercheUne commande de recherche peut être enregistrée pour un usage ultérieur.      
4.5.16 Impression du résultat d’une rechercheIl est possible de faire imprimer le résultat d’une recherche.      
4.5.17 Recherche simple (de type Google)Une interface de recherche simple de type Google est offerte au public.      
5 Rapports      
5.1 Rapports prédéfinisRapports qui ont été conçus et créés dans un format donné et qui sont disponibles dans le logiciel.      
5.1.1 Existence de rapports prédéfinisLe système est livré avec un ensemble de rapports prédéfinis pouvant être produits dans les formats de fichier exigés par l’établissement.      
5.1.2 Liste des rapports prédéfinisLa liste des rapports prédéfinis est disponibles (p. ex. numéros d’accession ou de catalogue, artistes ou artisans, noms d’objet, sources).      
5.1.3 Modification de rapports prédéfinisLe système permet la modification d’un rapport prédéfini.      
5.1.4 Enregistrement de rapports modifiésLe système permet l’enregistrement d’un rapport modifié en vue d’une utilisation ultérieure.      
5.1.5 Spécification de l’ordre de triLe système permet la spécification de l’ordre de tri d’un rapport prédéfini.      
5.1.6 Liste de fréquences pour une zoneLe système fournit une liste de fréquences pour n’importe quelle zone (p. ex. « 10 poupées, 5 chaises » dans la zone Nom de l’objet).      
5.1.7 Liste de fréquences pour des zones concaténéesLe système fournit une liste de fréquences pour n’importe quel ensemble de zones concaténées (p. ex. « 10 fauteuils; à bascule, 11 fauteuils; à oreilles » dans les zones Nom de l’objet et Type de l’objet).      
5.1.8 Nombre de termesLe système fournit une liste de fréquences donnant le nombre de termes distincts (p. ex. une recherche sur Tom Thomson donne 300 œuvres. Obtenir une liste de fréquences sur la zone Nom de l’objet –100 peintures, 200 croquis).      
5.1.9 Nombre d’enregistrements traitésLe système fournit une liste de fréquences avec des totaux (p. ex. le nombre total d’enregistrements traités).      
5.1.10 Feuilles de travail hors ligne pour les objetsL’utilisateur peut travailler hors ligne sur des feuilles de travail imprimées ou électroniques et se servir du système pour synchroniser les changements dans la base de données.      
5.1.11 Intrants de l’utilisateurLe système offre un rapport tabulaire prédéfini dont l’utilisateur doit spécifier certains éléments (p. ex. rapport prédéfini de six colonnes, pour lequel l’utilisateur spécifie les zones, les en-têtes et la largeur des colonnes).      
5.1.12 Modification du format d’un rapportLe système permet la modification temporaire du format d’un rapport prédéfini.      
5.2 Rapports définis par l’utilisateur       
5.2.1 Besoins générauxFaçons dont l’utilisateur balaie, choisit et limite le nombre de données pour les rapports.      
5.2.1.1 Rapports définis par l’utilisateurLe système permet la définition des rapports.      
5.2.1.2 Copie et modification de rapportsLe système permet de copier un rapport existant, puis de le modifier pour créer un nouveau rapport.      
5.2.1.3 ÉtiquettesLe système permet de produire des étiquettes en utilisant les zones spécifiées par l’utilisateur.      
5.2.1.4 Production de formulairesLe générateur de rapports permet de produire un formulaire (p. ex. un formulaire légal).      
5.2.1.5 Inclusion ou exclusion de zonesLe générateur de rapports permet d’inclure ou d’exclure des zones d’un rapport.      
5.2.1.6 Opérateurs booléensLe générateur de rapports permet d’utiliser des opérateurs booléens.      
5.2.1.7 Tri sur une zone quelconqueLe générateur de rapports peut trier un rapport sur une zone quelconque.      
5.2.1.8 Ordre croissantLe générateur de rapports peut trier des zones par ordre croissant.      
5.2.1.9 Ordre décroissantLe générateur de rapports peut trier des zones par ordre décroissant.      
5.2.1.10 Calcul de totauxLe générateur de rapports peut calculer des totaux (p. ex. la valeur assurée totale d’une collection).      
5.2.1.11 Calcul de sous-totauxLe générateur de rapports peut calculer des sous-totaux (p. ex. la valeur assurée totale d’une collection avec des sous-totaux par division).      
5.2.1.12 Rapports en colonnesLe générateur de rapports peut produire des rapports en colonnes (p. ex. sélectionner un ensemble d’enregistrements, les classer par ordre de numéro d’objet, puis faire imprimer en colonnes les zones Numéro d’objet, Nom de l’objet et Emplacement).      
5.2.1.13 Adaptation du nom des zonesLe générateur de rapports permet d’adapter le nom des zones en vue de leur impression (p. ex. faire imprimer « Type de l’objet » pour la zone Type de l’objet).      
5.2.1.14 ParcoursLe système permet de parcourir un rapport.      
5.2.1.15 État d’avancementLe système affiche l’état d’avancement de la production d’un rapport en mode interactif (p. ex. nombre ou échelle représentant la proportion du rapport complétée).      
5.2.1.16 Affichage à l’écranLe système permet de voir un rapport à l’écran.      
5.2.1.17 ImpressionLe système permet de faire imprimer un rapport.      
5.2.1.18 RéutilisationLe système permet de réutiliser un rapport enregistré sur disque (p. ex. récupérer le rapport enregistré et le faire afficher dans un progiciel de traitement de textes).      
5.2.2 Fonctions de formatageFaçons dont l’utilisateur peut déterminer l’aspect visuel des rapports.      
5.2.2.1 Mise en forme des donnéesLe système prend en charge les normes de mise en forme d’un texte, notamment les signes diacritiques et les différentes polices de caractères.      
5.2.2.2 Mise en forme de documentsLe système prend en charge la mise en forme de documents, notamment les en‑têtes et les titres courants ainsi que le contrôle des marges.      
5.2.2.3 Date de productionLe générateur de rapports indique la date de production du rapport.      
5.2.2.4 Formats de dateLe générateur de rapports peut indiquer la date de production d’un rapport dans divers formats, au choix de l’utilisateur.      
5.3 Production de documentsFaçons dont les utilisateurs peuvent définir les données de sortie des rapports créés par le système      
5.3.1 ModèlesLe système permet de modifier des rapports et d’autres modèles créés par les utilisateurs. Il est possible de modifier les modèles de rapports sans personnaliser le système.      
5.3.2 Rapports WebLe système peut créer des rapports dans un langage HTML accessible.      
5.3.3 CourrielsLe système peut émettre des courriels selon les réglages établis par les utilisateurs.      
5.4 Représentation visuelle des donnéesFonctions permettant aux utilisateurs de visualiser de vastes catégories de données au moyen de représentations visuelles, plutôt qu’au moyen de listes.      
5.4.1 Consultation des taxinomiesLe système peut mettre en évidence ou représenter visuellement les caractéristiques des taxinomies, comme les structures taxinomiques ou les statistiques sur l’utilisation et la recherche.      
5.4.2 Données temporellesLes données temporelles peuvent être présentées au moyen de chronologies ou d’autres formes de visualisation.      
5.4.3 Données géographiquesLe système peut produire des données géographiques au moyen de cartes, de plans d’étage ou d’autres formes de visualisation.      

Section B : Critères de fonctionnalité supplémentaires

CritèreDescriptionObligatoireSouhaitableSans Objet
6 Gestion de collections supplémentaire      
6.1 Droits d’auteur et reproductionsDocumentation et gestion de l’information sur la reproduction d’objets, y compris la préparation d’images, de moulages et de modèles/maquettes.      
6.1.1 Gestion des droits d’auteur et des reproductionsLe système intègre divers régimes de gestion des droits (droit d’auteur canadien, Creative Commons, autres provinces et territoires) à son flux de travaux.      
6.1.2 Propriété du droit d’auteur lié à des enregistrementsLe système permet d’enregistrer des données sur la propriété du droit d’auteur lié à un objet.      
6.1.3 Propriété du droit d’auteur lié à des reproductionsLe système permet d’enregistrer des données sur la propriété du droit d’auteur lié à n’importe quelle reproduction.      
6.1.4 Données sur les reproductionsLe système permet de consigner des données sur les reproductions d’objets, y compris les images, les moulages et les modèles/maquettes.      
6.1.5 Accès aux reproductions par un numéro unique propre à l’établissementLe système permet d’accéder aux données sur les reproductions par un numéro unique propre à l’établissement (p. ex. numéro d’accession, numéro de reproduction, numéro Borden).      
6.1.6 Reproduction illiciteLe système permet d’ajouter des fonctions pour décourager la reproduction illicite d’une image numérique (p. ex. filigranes).      
6.1.7 Droits d’auteurLe système permet d’indiquer l’état des droits d’auteur d’une image numérique maîtresse et de ses images dérivées.      
6.1.8 Photos ou images liées à des processus de gestion des collectionsLe système permet de relier des photos ou des images à des processus précis de gestion des collections (p. ex. relier au processus de conservation des photos prises avant et après un traitement donné).      
6.1.9 Impression d’imagesLe système permet de faire imprimer n’importe quelle image.      
6.1.10 Impression d’images ou de textes accompagnés d’un avis de droit d’auteurLes images ou les textes sont imprimés avec un avis concernant le droit d’auteur.      
6.1.11 Vente d’imagesLe système permet de traiter des ventes d’images numériques ou imprimées (p. ex. nom du client, adresse, quantité commandée, prix).      
6.1.12 Commerce électroniqueLe système est lié à un service de commerce électronique tiers.      
6.1.13 ReçuLe système produit un reçu pour la vente d’images.      
6.1.14 Lien vers l’enregistrement sur l’objetLe système relie la vente d’une image à l’enregistrement sur l’objet (p. ex. l’enregistrement indique-t-il qu’il y a maintenant une reproduction de l’objet?).      
6.1.15 Caractéristiques physiquesLe système permet de consigner les caractéristiques physiques d’une image (p. ex. résolution, nombre de couleurs, compression).      
6.2 Accès par le publicLe système peut prendre en charge le visionnement et les contributions à l’information qui est accessible au public.      
6.2.1 Module de rechercheLe système possède un module de recherche conçu à l’intention du public.      
6.2.2 Accès par InternetLe public peut accéder au système par Internet.      
6.2.3 Accès à un sous-ensembleLes utilisateurs publics peuvent définir des sous‑ensembles à un niveau contrôlé par l’établissement.      
6.2.4 Écran d’accueilLe système permet d’afficher un écran d’accueil ou d’introduction défini par l’utilisateur.      
6.2.5 Autre langueLe système permet au public de sélectionner une autre langue.      
6.2.6 RedémarrageLe système peut afficher en permanence une option pour redémarrer une session.      
6.2.7 Bases de données multiplesLe système offre au public un choix de bases de données (p. ex. si un musée possède plusieurs divisions, le public peut-il en choisir une ou deux?).      
6.2.8 Affichage de zones sélectionnéesLe système permet de faire afficher uniquement des zones sélectionnées.      
6.2.9 Précision d’une rechercheLe système permet au public de préciser une recherche en ajoutant ou en modifiant des critères.      
6.2.10 Sauvegarde des recherchesLes membres du public peuvent créer des comptes pour sauvegarder leurs recherches et leurs résultats.      
6.2.11 Collecte d’information provenant du publicLe système permet la collecte d’information (p. ex. données ou commentaires sur un objet) provenant du public.      
6.2.12 Impression du résultatLe système permet au public de faire imprimer le résultat d’une recherche.      
6.2.13 Commande d’impressionLe système permet au musée de gérer le format, le contenu et le nombre d’enregistrements à imprimer.      
6.2.14 Facturation des sorties impriméesLe système permet au musée de facturer les sorties imprimées.      
6.2.15 Impression d’imagesLe système permet au public de faire imprimer des images par l’entremise du Web.      
6.2.16 Statistiques sur les visiteursLe système peut générer des statistiques, notamment sur les visiteurs et les appels de fichier.      
6.3 PersonnalisationPersonnalisation des flux de travaux, des zones de saisie de données, des rapports, des vocabulaires contrôlés, des types d’événements et des niveaux de contrôle d’accès.      
6.3.1 Personnalisation par le fournisseurLe logiciel peut être personnalisé par le fournisseur.      
6.3.2 Personnalisation par l’utilisateurLe logiciel peut être personnalisé par l’utilisateur.      

Section C : Critères techniques

CritèreDescriptionObligatoireSouhaitableSans Objet
7 Exigences techniques      
7.1 Fonctions d’importation et d’exportation       
7.1.1 Importation de fichiers       
7.1.1.1 Liste des types de fichiersLe fournisseur a fourni une liste de tous les types de fichiers pouvant être importés dans le système sans besoin d’être personnalisés.      
7.1.1.2 Choix des zonesLe système peut importer des fichiers ASCII et transférer l’information dans des zones déterminées (p. ex. créer un fichier de traitement de texte contenant des numéros d’accession et des noms d’objet, puis l’importer dans des zones précises).      
7.1.1.3 Rapport sommaireLe système produit un rapport sommaire d’une opération d’importation, en donnant par exemple le nombre d’enregistrements lus, refusés et acceptés, etc.      
7.1.1.4 Validation des zonesLe système fait une validation des zones au moment de l’importation.      
7.1.1.5 Vérification des doublesLe système vérifie la présence d’enregistrements en double au moment de l’importation.      
7.1.1.6 Vérification des doubles selon la définition du gestionnaire des bases de donnéesAu moment de l’importation d’enregistrements, le système vérifie les doubles selon une clé définie par le gestionnaire des bases de données.      
7.1.1.7 Suppression de la validationLe système permet de supprimer la validation des zones au moment d’une importation.      
7.1.1.8 Rétention à des fins de vérificationLe système produit un rapport sur les enregistrements qui ont échoué la validation ou les retient afin qu’ils soient vérifiés par l’utilisateur (p. ex. importer des termes erronés dans une zone pour laquelle il y a un contrôle d’autorité).      
7.1.1.9 Longues zonesLe système produit un rapport lorsque des données sont refusées ou tronquées au moment de leur importation.      
7.1.1.10 Importation en format XMLLe système permet d’importer des enregistrements en format XML.      
7.1.1.11 Liste XML de normes d’importationÉnumérer les normes d’importation XML suivies, p. ex. Dublin Core, SPECTRUM.      
7.1.1.12 Liste des formats d’importationFournir la liste des autres formats d’importation reconnus (p. ex. Texte-micro du RCIP, ASCII avec séparateurs, MARC, SGML).      
7.1.2 Exportation de fichiers       
7.1.2.1 Enregistrements de longueur fixeLe système peut exporter des fichiers ASCII formés d’enregistrements de longueur fixe.      
7.1.2.2 Enregistrements de longueur variableLe système peut exporter des fichiers ASCII formés d’enregistrements de longueur variable.      
7.1.2.3 Choix des zonesLa fonction d’exportation permet de choisir les zones à exporter (p. ex. exporter les numéros d’accession et les noms d’objet importés précédemment).      
7.1.2.4 Rapport sommaireLe système produit un rapport sommaire d’une opération d’exportation, donnant par exemple le nombre d’enregistrements lus, le nombre d’enregistrements exportés, etc.      
7.1.2.5 Marquage des enregistrementsLe système marque les enregistrements qui ont été exportés.      
7.1.2.6 Marquage des zonesLe système marque les zones qui ont été exportées.      
7.1.2.7 Transfert dynamique de donnéesLe système reconnaît le protocole DDE (transfert dynamique de données) ou un équivalent (p. ex. lien à un bloc de cellules dans un tableur).      
7.1.2.8 Liaison et incorporation d’objetsLe système reconnaît la fonction OLE (liaison et incorporation d’objets) ou un équivalent (p. ex. liaison ou incorporation à un document Word dans une zone de texte).      
7.1.2.9 Liste des formats d’exportationFournir la liste des autres formats d’exportation reconnus (p. ex. Texte-micro du RCIP, ASCII avec séparateurs, MARC, SGML).      
7.1.2.10 Exportation en format XMLLe système permet d’exporter des enregistrements en format XML, p. ex. Dublin Core, SPECTRUM.      
7.1.3 Interface avec d’autres logiciels       
7.1.3.1 Traitement de texteLe système permet le transfert de données dans les deux sens avec un logiciel de traitement de texte.      
7.1.3.2 TableurLe système permet le transfert de données dans les deux sens avec un tableur.      
7.1.3.3 Autres logicielsFournir la liste des autres logiciels avec lesquels le système permet le transfert de données dans les deux sens.      
7.1.3.4 Mode ODBCLe système permet de faire des interrogations à partir de l’extérieur du musée en mode ODBC (Open Database Connectivity).      
7.1.3.5 InteropérabilitéLe système permet d’échanger des données avec d’autres systèmes selon des normes d’interopérabilité (p. ex. Open Archives Initiative, Dublin Core).      
7.2 Documentation et assistance technique       
7.2.1 Manuel d’utilisationLe fournisseur peut décrire des options pour la documentation destinée aux utilisateurs, les instructions d’utilisation et les renseignements sur les mises à jour.      
7.2.2 Nombre d’exemplairesCombien d’exemplaires du manuel d’utilisation sont inclus dans le prix du logiciel?      
7.2.3 Manuels en ligneLe logiciel comporte une copie en ligne de tous les manuels.      
7.2.4 Manuel pour utilisateurs débutantsLe logiciel est livré avec un manuel destiné aux utilisateurs débutants.      
7.2.5 Manuel du systèmeLe logiciel est livré avec de la documentation sur la structure du système (p. ex. manuel de gestion des bases de données).      
7.2.6 Services d’assistance techniqueLe fournisseur peut décrire en détail les options, les coûts et la disponibilité des services d’assistance technique.      
7.2.7 Format du dictionnaire de donnéesLe dictionnaire de données est accessible en version électronique ou en ligne et fait partie de la trousse de documentation.      
7.2.8 Modules personnalisésLe logiciel peut être personnalisé pour ajouter des fonctions spécifiques aux disciplines (par ex. module distinct pour l’ethnologie, l’histoire ou les beaux‑arts).      
7.2.9 Code sourceLe fournisseur donne‑t‑il accès au code source?      
7.2.10 ProtectionLe fournisseur accepte de remettre, au moment de l’installation et pour chaque nouvelle version, une copie complète et exploitable du code source du logiciel ainsi que la documentation pertinente, à un tiers choisi en commun.      
7.2.11 Droits de l’établissement si le fournisseur cesse ses activitésLe fournisseur confirme et fournit la preuve que, s’il cessait ses activités ou était incapable de poursuivre le développement du logiciel, le musée aurait le droit d’entretenir et de développer l’application.      
7.3 Formation       
7.3.1 Formation gratuite à l’achat du logicielLe fournisseur peut décrire toutes les options de formation, y compris la formation spécialisée et personnalisée (p. ex. sécurité et contrôle, procédures de sauvegarde et administration des systèmes), ainsi que fournir les coûts s’y rattachant.      
7.3.2 Formation donnée par des tiersDes fournisseurs tiers sont déjà en mesure de donner de la formation.      
7.3.3 Formation sur placeLa formation est dispensée dans les locaux du client.      
7.3.4 Option de formation du formateurLe fournisseur peut offrir ou appuyer un programme de formation du formateur.      
7.4 Fonctionnalités généralesChamps de données et tâches relatifs à des collections, sujets ou disciplines spécialisés se rapportant aux collections.      
7.4.1 DisciplinesLe système possède des modules ou des fonctions propres à une discipline (p. ex. ethnologie, histoire, beaux-arts).      
7.4.2 Liste des modulesLa liste des modules pris en charge par le système sont fournis.      
7.5 Fonctionnalités particulièresZones de données et fonctionnalités relatives à des formats de données ou à des types d’information spécifiques aux collections.      
7.5.1 Table de tri personnaliséeLe système permet de personnaliser les tables de tri afin de changer l’ordre de classement des caractères (p. ex. trier des numéros d’accession en ordre logique).      
7.5.2 Enregistrement d’une table de triLe système permet d’enregistrer une table de tri modifiée en vue d’un usage ultérieur.      
7.5.3 Traitement multitâcheLe système permet d’interrompre la tâche en cours afin d’effectuer d’autres tâches.      
7.5.4 Fonction d’aide-mémoireLe système interrompt le processus en cours afin de rappeler à l’utilisateur d’autres tâches à effectuer.      
7.5.5 Conversion des mesures à l’écranLe système peut convertir et afficher à l’écran des mesures du système impérial et du système métrique.      
7.5.6 Conversion des mesures dans les rapportsLe système peut convertir des mesures du système impérial et du système métrique pour la production de rapports.      
7.5.7 Choix des unités de mesureLe système permet de choisir les unités de mesure (p. ex. métriques ou impériales) pour la saisie, la recherche et les rapports.      
7.5.8 Modification de mesures après conversionLe système permet de modifier en mode saisie la valeur des mesures après conversion.      
7.5.9 Codes à barresLe système peut traiter les données de codes à barres.      
7.5.10 Étiquettes avec code à barresLe système produit des étiquettes avec code à barres.      
7.5.11 Logiciel de traitement des codes à barresLe logiciel de traitement des codes à barres est livré avec le système.      
7.5.12 Lecture de codes à barresLe système permet de transférer ultérieurement, dans le système de gestion des collections, des données recueillies par lecture de codes à barres.      
7.5.13 Lecture optiqueLe système permet le recours à la lecture optique.      

Section D : Critères de gestion du système

CritèreDescriptionObligatoireSouhaitableSans Objet
8 Gestion du système      
8.1 SécuritéFaçon dont le système gère l’identité des utilisateurs et assure le contrôle et le suivi des autorisations de changer les données.      
8.1.1 Sécurité à plusieurs niveauxLe système possède des dispositifs de sécurité à différents niveaux, p. ex. responsable du système, préposé à la saisie, conservateur, public, chercheurs.      
8.1.2 Code d’utilisateurL’accès au système exige un code d’utilisateur.      
8.1.3 Mot de passeL’accès au système exige un mot de passe de la part de tous les utilisateurs.      
8.1.4 Gestion des mots de passeLe système comporte des procédures d’attribution et de changement de mots de passe.      
8.1.5 Accès aux fonctionsLe système possède des dispositifs de sécurité liés à différentes fonctions (p. ex. permettre à un utilisateur d’accéder uniquement aux fonctions de saisie des données).      
8.1.6 Accès aux fichiersLe système permet au responsable de contrôler l’accès à un ou plusieurs fichiers selon le niveau d’utilisateur.      
8.1.7 Accès aux zonesLe système permet de contrôler l’accès à une ou plusieurs zones (p. ex. pour modifier les données sur l’emplacement d’un objet).      
8.1.8 Accès aux enregistrementsLe système permet de contrôler l’accès à un enregistrement ou à un groupe d’enregistrements.      
8.1.9 Accès aux disciplinesLe système permet de contrôler l’accès à une ou plusieurs disciplines.      
8.1.10 Sécurité lors de la modification d’un enregistrementLorsqu’un enregistrement est en cours de modification par un utilisateur, il ne peut être changé ou supprimé par d’autres utilisateurs.      
8.1.11 Enregistrement verrouillé et accessibleLorsqu’un enregistrement est en cours de modification par un utilisateur, il est accessible aux autres utilisateurs en mode lecture seule.      
8.1.12 Enregistrement verrouillé et non accessibleLorsqu’un enregistrement est en cours de modification par un utilisateur, il n’est pas accessible aux autres utilisateurs.      
8.2 IndexationAdministration des activités d’indexation.      
8.2.1 Changement d’indexLe responsable du système peut changer l’index de n’importe quelle zone.      
8.2.2 Restructuration des index touchésIl est possible d’utiliser le système pendant la reconstruction d’un index.      
8.3 SauvegardeRôle du système dans la création et l’entreposage des sauvegardes de données, d’interfaces, de configurations, de métadonnées, de structures de données, de rapports, etc.      
8.3.1 Procédures de sauvegarde et de récupérationLe logiciel possède des procédures intégrées de sauvegarde et de récupération.      
8.3.2 Récupération de la base de données dorsale et création d’une copie de secoursLa fonctionnalité standard de la base de données dorsale permettra de créer une copie de secours et de récupérer entièrement le système, notamment les données, les paramètres, les transactions, les utilisateurs et l’interface.      
8.3.3 Sauvegarde en ligneLe système permet de faire une sauvegarde en ligne dans un environnement multi-utilisateur.      
8.3.4 Récupération en ligneLe système permet de faire une récupération en ligne dans un environnement multi-utilisateur.      
8.3.5 Sauvegarde intégréeLe système possède un processus intégré de sauvegarde ou peut utiliser la fonctionnalité standard de la base de données dorsale pour créer des copies de secours.      
8.3.6 Récupération intégréeLe système possède un processus intégré de récupération ou peut utiliser la fonctionnalité standard de la base de données dorsale pour créer des copies de secours.      
8.3.7 Temps de sauvegardeLe fournisseur donne une estimation du temps d’exécution de la procédure de sauvegarde. Décrire brièvement le temps approximatif nécessaire à l’exécution de la procédure de sauvegarde.      
8.3.8 Temps de récupérationLe fournisseur donne une estimation du temps d’exécution de la procédure de récupération. Décrire brièvement le temps approximatif nécessaire à l’exécution de la procédure de récupération.      
8.3.9 Automatisation de la sauvegardeLe processus de sauvegarde peut être automatisé. Décrire brièvement comment le processus de sauvegarde peut être automatisé.      
8.3.10 Automatisation de la récupérationLe processus de récupération peut être automatisé. Décrire brièvement comment le processus de récupération peut être automatisé.      
8.4 Rapports de vérificationOptions permettant de produire des rapports sur le système lui‑même, plutôt que sur les données qu’il contient.      
8.4.1 Rapport de vérification sur les donnéesLe système produit un rapport sur tous les enregistrements nouvellement créés, modifiés ou supprimés.      
8.4.2 Enregistrements supprimésLe rapport de vérification donne tout le contenu des enregistrements supprimés.      
8.4.3 ModificationsLe système produit un rapport sur toutes les modifications effectuées dans un enregistrement.      
8.4.4 Profils d’utilisateurLe système produit un rapport sur tous les profils d’accès des utilisateurs.      
8.4.5 Emploi du système par les utilisateursLe système produit un rapport par code d’utilisateur sur les heures d’entrée dans le système et de sortie au cours d’une période donnée (p. ex. dresser la liste des heures d’entrée et de sortie pour chaque utilisateur).      
8.4.6 Utilisation des modules du systèmeLe système produit un rapport par code d’utilisateur sur l’utilisation des fonctions du système au cours d’une période donnée (p. ex. nombre d’utilisations d’une fonction – production d’un rapport, recherche, accession – au cours d’une journée par un utilisateur).      
8.4.7 Détails de l’utilisation d’un moduleLe système produit un rapport par fonction sur l’accès aux fonctions du système par les utilisateurs au cours d’une période donnée (p. ex. liste des utilisateurs qui se sont servis d’une fonction – production d’un rapport, recherche, accession – au cours d’une journée).      
8.4.8 Recherches effectuéesLe système produit un rapport sur les recherches effectuées par les utilisateurs.      
8.4.9 Démonstration complémentaireLe fournisseur aura la possibilité de faire la démonstration des fonctions qui ne sont pas présentées ici relativement aux limites du système (p. ex. taille de la base de données, nombre d’enregistrements, nombre de champs/zones et nombre d’utilisateurs).      
8.4.10 Limites du systèmeLe système peut prendre en charge le nombre d’objets gérés à l’heure actuelle et que l’on prévoit gérer au cours des années à venir (#).      
8.4.11 Limites techniquesLe système possède des limites techniques. Documenter les limites techniques du système (p. ex. le nombre maximal d’utilisateurs, les utilisateurs simultanés et la longueur des interrogations).      

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Ce document est publié par le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Pour fournir des commentaires ou des questions à ce sujet, veuillez communiquer directement avec le RCIP. Pour trouver d’autres ressources en ligne destinées aux professionnels de musées, visitez la page d'accueil du RCIP ou la page Muséologie et conservation sur Canada.ca.

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